1. Conecte-se ao Sistema Administrativo da Unesp Link: https://sistemas.unesp.br/sentinela/login.open.action 2. Faça o login com o e-mail e senha pessoal [1] (estes podem ser obtidos junto ao Serviço Técnico de informática - STI) 3. Escolha o módulo SOLICITANTE [2].
4. Entre nas opções MATERIAIS E SERVIÇOS [3] > SOLICITAR [4]. 5. Selecione a área ou o projeto a ser onerado [5]. Estes são programados de acordo com área/ departamento de cada usuário. 6. Clique em AVANÇAR [6] para seguir para a próxima página. 7. No campo PALAVRA-CHAVE OU CÓDIGO BEC [7] digite o nome do item ou serviço a ser comprado ou parte deste. O item também pode ser previamente pesquisado no site da BEC - Bolsa Eletrônica de Compras (Clique Aqui) e no momento de preencher o campo usa-se apenas o código do item. 8. Definir o tipo de item a ser comprado: MATERIAL DE CONSUMO, BEM PERMANENTE (PATRIMÔNIO ou SERVIÇO [8]. 9. Definir se a pesquisa do item será feita no CADASTRO INTERNO e/ ou CADASTRO BEC [9]. 10. Clicar em PESQUISAR [10] para seguir para o próximo passo.
11. Aparecerá uma lista [11] com itens com nomes semelhantes ao solicitado na pesquisa. 12. Escolha o item de acordo com a necessidade e que tenha as características semelhantes ao item desejado clicando no ícone [12] conforme imagem. 13. Caso o item desejado não seja encontrado na lista, seguir para a instrução número 16. 14. Após conferir os detalhes do item [13], adicionar a quantidade [14] desejada e alterar a unidade de fornecimento [15] de acordo com a característica do item. 15. Clicar em ADICIONAR [16] para colocar o item escolhido na lista de materiais/ serviços a serem comprados.
16. No caso de o item desejado não seja encontrado na lista, aparecerá a tela conforme abaixo, contendo a mensagem NENHUM MATERIAL/ SERVIÇO ENCONTRADO [17]. 17. Clicar na mensagem SOLICITAR CADASTRO DE UM MATERIAL/ SERVIÇO INEXISTENTE [18] para solicitar a criação de um item novo no sistema. 18. Para cadastrar o item, escolha o tipo do mesmo: MATERIAL DE CONSUMO, BEM PERMANENTE (PATRIMÔNIO ou SERVIÇO [19]. 19. Clique no ícone [20], conforme imagem, para selecionar a família do produto a ser cadastrado. 20. Descrever o nome da família do produto no campo NOME [21] para que o mesmo seja localizado. Em seguida clique em PESQUISAR [22] para prosseguir o comando. 21. Na lista dos produtos que aparecerem [23], escolha o que melhor se enquadram nas características do item a ser solicitado clicando no nome do mesmo [24].
22. Digite no campo NOME DO MATERIAL/SERVIÇO [25] o nome a ser dado ao novo item. Este nome deve ser simples e claro. 23. Digite no campo CARACTERISTICAS [26] os detalhes que devem conter no item a ser criado. 24. Escolha a Unidade de Fornecimento [27]. 25. Se for necessário, adicione uma imagem [28] para se tornar mais fácil a identificação do item. 26. Clique em SALVAR [29] para gravar o item criado. 27. Clique em OK [30] para confirmar a criação do novo item. 28. Em seguida, a sequência da solicitação segue normalmente, igual ao item já existente no sistema (seguir para o próximo passo). 29. Conferir a quantidade [31] do item solicitado e adicionar o Preço Estimado [32] (se possível). O sistema já traz um valor de Preço Estimado pré-estabelecido, usando como base a média de valores de compras anteriores. Porém este valor pode não estar de acordo com o preço real de mercado no momento da solicitação de compra. Caso o usuário não saiba a valor do item, preencher o campo com valor igual a R$ 0,01. 30. Caso necessite solicitar mais itens para compra. voltar à instrução número 7 e repetir as operações. 31. Ao encerrar a escolha dos itens a serem comprados, clicar em FINALIZAR PEDIDO [33] para seguir para o próximo passo.
32. Selecionar a Fonte de Recurso [34] em que o item será pago. 33. Escrever no campo JUSTIFICATIVA [35] o motivo ou necessidade da compra do material ou contratação do serviço. Este campo é de preenchimento obrigatório e deverá conter dados e informações mínimas necessárias para que a compra possa ser finalizada de forma que venha atender o solicitante de acordo com suas necessidades iniciais. 34. Escrever no campo OBSERVAÇÕES [36] outras informações complementares pertinentes á solicitação, como o caso da especificação da verba que custeará a compra dos itens solicitados. 35. No campo ANEXO [37] pode ser anexados documentos, planilhas, imagens ou quaisquer outros documentos que venham auxiliar no momento da compra. 36. Após preenchimento desses últimos dados de extrema importância no auxilio à compra, clicar em CONFIRMAR PEDIDO [38] para encerrar a solicitação de compra. 37. Aparecerá uma mensagem de Confirmação de Dados para finalizar o pedido de compra. Se estiver tudo correto, clique em OK [39] para confirmar a finalização do pedido.
38. Ao finalizar o pedido, aparecerá a tela de acompanhamento da solicitação. Nesta tela pode ser verificado todos os dados da solicitação e o andamento da mesma. Observação: os itens criados deverão ser aprovados pela Seção Técnica de Materiais para posteriormente seguirem para o processo de compra.