1 Manual de Procedimentos
DIRETOR EXECUTIVO Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes COLABORADORES GESTORES Leonardo Ruffeil Diana Rodrigues Eliana Fernandes Claudia Coelho Cleidy Aparecida Lopes Edson José Gomes Gleidson Carvalho Maria de Fátima Vieira Marina Matta Marlene Gilda Fonseca Marlene Perotes Elayne Barbosa Walter dos Santos Marcella Soranso Maria do Socorro Souza Leila Figueiredo Luciane Figueiredo Ricardo José de S. Paulo ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - ASCOM ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO - ASPLAN GERENCIA ADMINISTRATIVA - GA COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE PESSOAS - CGP COORDENAÇÃO DE LICITAÇÃO - CLI COORDENAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS - CAO COORDENAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS - CCS COORDENAÇÃO DE CONTABILIDADE - CCO COORDENAÇÃO JURÍDICA CJU COORDENAÇÃO FINANCEIRA CFI COORDENAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS - CPC COORDENAÇÃO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - CDI COORDENAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - CTE COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO CIM GERENCIA DE NEGÓCIOS E PARCERIAS - GN COORDENAÇÃO DE CURSOS E CONCURSOS - CCC COORDENAÇÃO DE APOIO A UFPA E PARCEIROS - CAU COORDENAÇÃO DE CONSULT. E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL - CCD 2
APRESENTAÇÃO A Fundação de Amparo e Desenvolvimento da Pesquisa FADESP, visando a transparência em suas ações e ao mesmo tempo, dar acesso aos seus colaboradores sobre sua política interna, na busca incessante da excelência na prestação de seus serviços elabora este Manual de Procedimentos, cujo objetivo principal é orientar sobre os procedimentos adotados na execução dos projetos por ela gerenciados. As orientações aqui descritas servirão de apoio aos funcionários, Coordenadores, Gestores ou Ordenadores de Despesas da Fundação, no estabelecimento de critérios e procedimentos necessários a padronização das atividades desenvolvidas. Este manual poderá sofrer ajustes e adequações, sempre que necessário, na intenção de cada vez mais fortalecer procedimentos que profissionalizem a Fundação, sem perder suas características de celeridade e eficácia na prestação de serviços. CARACTERIZAÇÃO DA FUNDAÇÃO MISSÃO DA FADESP Promover a gestão de ações de pesquisa, ensino e extensão, de forma dinâmica, contribuindo para o fortalecimento da UFPA e o desenvolvimento da região Amazônica. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 3
PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS POR UNIDADE GESTORA COORDENAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS CAO MISSÃO DA UNIDADE GESTORA Viabilizar de forma econômica e eficiente a aplicação de recursos destinados a obras de infra-estrutura, buscando a plena satisfação do cliente. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS POP Nº 01 CAO POP Nº 02 CAO POP Nº 03 CAO POP Nº 04 CAO POP Nº 05 CAO POP Nº 06 CAO POP Nº 07 CAO serviços POP Nº 08 CAO Elaborar Proposta Inicial Analisar projetos para contratação de obras e serviços de engenharia Elaborar orçamentos de obras de acordo com recursos disponíveis Analisar Documentação de Habilitação de Empresas em processo de Licitação Acompanhar a execução Físico / Financeiro, com anotações da evolução da obra Realizar manutenção predial Acompanhar a Manutenção Predial, elaborar orçamentos e atestar execução de Apresentar propostas de melhoramentos do layout interno do prédio da FADESP 4
POP Nº 01 - CAO PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ELABORAR PROPOSTA INICIAL OBRAS 01 - CAO UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação de Acompanhamento de Obras Janeiro/2013 Nº 01/2013 OBJETIVO Elaborar Projeto Básico/Executivo conforme apoiado no convênio para abertura de Processo Licitatório FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CAU CCS -Solicitação (via Portal da FADESP) -Plano de Necessidades Elaborar Proposta Inicial DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL - Solicitação do Coordenador do convênio informando valor disponível; - Descrição do objeto conforme plano de trabalho do convênio; Proposta Inicial Elaborada PCU/UFPA e outros ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER A SOLICITAÇÃO POSSUI PROJETO ELABORADO? SE SIM: ANALISAR PROJETO PROJETO OK? SE SIM: ENCAMINHAR PARA PCU OU OUTROS SE NÃO: FAZER O LEVANTAMENTO DA DOCUMENTAÇÃO PENDENTE PROVIDENCIAR A DOCUMENTAÇÃO PENDENTE PARA O PROSSEGUIMENTO DO PROCESSO (PCU OU OUTROS) SE NÃO: TEM RECURSO DESTINADO A ELABORAÇÃO DE PROJETOS? SE SIM (TEM RECURSOS PARA O PROJETO): FAZER O LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES DE ACORDO COM O TERMO DE REFERÊNCIA DA INTERESSADA ENCAMINHAR PARA SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO PELO COORDENADOR FAZER A CONTRATAÇÃO DA EMPRESA QUE IRÁ ELABORAR O PROJETO (CCS) RECEBER AS INFORMAÇÕES SOBRE QUEM IRÁ ELABORAR O PROJETO ACOMPANHAR A ELABORAÇÃO DO PROJETO RECEBER PROJETO ELABORADO SE NÃO (TEM RECURSOS PARA O PROJETO): PROJETO É SIMPLES? SE NÃO É SIMPLES: ELABORAR O PROJETO OU CONTRATA EMPRESA PARA ELABORAR (PCU OU OUTROS) SE SIM (É SIMPLES): CONVERSAR COM O COORDENADOR DO PROJETO SOBRE A ELABORAÇÃO DO PROJETO É POSSÍVEL A ELABORAÇÃO PELA CAO? SE SIM: FAZER O LEVANTAMENTO DAS NECESSIDADES ELABORAR O PROJETO E O ORÇAMENTO COM APROVAÇÃO DO COORDENADOR DO PROJETO RECEBER O PROJETO PARA APROVAÇÃO(PCU OU OUTROS) RECEBER O PROCESSO COM AUTORIZAÇÃO PARA CONTINUIDADE 5
CUIDADOS ESPECIAIS - Elaboração de projeto que obedeça ao programa de necessidade e se adeque ao recurso disponível; - Prazo de execução dos projetos e prazo de execução da obra de acordo com a vigência do convênio; AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE - Refazer para adequação conforme plano de trabalho do convênio; - Em caso de inviabilidade técnica solicitar à financiadora alteração no plano de trabalho do convênio; 6
FLUXOGRAMA DO PROCESSO Prefeitura do Campus UFPA ou Outros CCS CAO DETALHAMENTO DO PROCESSO: ELABORAR PROPOSTA INICIAL 1)Receber a solicitação: -Conhecer o Plano de Aplicação do Convênio; -Verificar localização prevista do prédio; -Verificar recurso disponível e prazo de execução; Possui projeto elaborado? 2) Se sim: Analisar projeto: Projeto ok? 3) Se sim: Encaminhar para PCU ou outros: 4) Se não: Fazer o levantamento da documentação pendente: 5) Providenciar a documentação pendente para o prosseguimento do processo (PCU ou outros) 7
Se não: Tem Recurso destinado a elaboração de projetos? 6) Se sim (tem recursos para o projeto): Fazer o levantamento das necessidades de acordo com o Termo de Referência da Interessada: -Contato com Pesquisador; -Conhecer o local da edificação; -Verificar qual o publico alvo, finalidade da edificação necessidade de técnicas e materiais especiais; -Quantificar usuários e área por ambiente; -Elaborar termo de referencia em conjunto com a PCU/UFPA ou Comissão de Obras do MPEG; -Informar a Finalidade da edificação; -Informar área por ambiente e área total; -Informar necessidades de técnicas e materiais especiais; -Informar recurso disponível e prazo previsto para execução do empreendimento; -Estipular preço para o projeto executivo e complementares. 7) Encaminhar para solicitação de contratação pelo coordenador: 8) Fazer a contratação da Empresa que irá elaborar o Projeto (CCS) 9) Receber as informações sobre quem irá elaborar o Projeto: -Contato com o contratado sobre linhas gerais do projeto; -Resposta a duvidas e questionamentos; 10)Acompanhar a elaboração do projeto: -Analisa material entregue em cada etapa do projeto; -Elabora parecer sobre o material recebido;8)recebe o projeto elaborado: -Confere documentação, licenças das esferas Federal, estadual e municipal; -Verificar se o material entregue se esta de acordo com o contrato; -Apresenta projeto ao Pesquisador do Convênio; -Solicita modificação ou adequação do projeto caso seja solicitado pelo pesquisador; 11) Receber Projeto elaborado 12) Se não (tem recursos para o projeto): Projeto é simples? 13) Se não é simples: Elaborar o projeto ou contrata empresa para elaborar (PCU ou outros) 14) Se sim (é simples): Conversar com o coordenador do projeto sobre a elaboração do projeto É possível a elaboração pela CAO? 15) Se sim: Fazer o levantamento das necessidades 16) Elaborar o projeto e o orçamento com aprovação do coordenador do projeto 8
17) Receber o Projeto para aprovação(pcu ou outros) 18) Receber o Processo com autorização para continuidade 9
POP Nº 02 - CAO PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ANALISAR PROJETOS PARA CONTRATAÇÃO DE OBRAS E OBRAS 02 - CAO SERVIÇOS DE ENGENHARIA UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação de Acompanhamento de Obras Janeiro/2013 Nº 01/2013 OBJETIVO Analisar projetos para abertura de processos licitatórios em conformidade Lei 8.666 e minimizar a possibilidades de possíveis aditivos de serviços FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE PCU/UFPA, MPEG e outros Projetos Elaborados Analisar projetos para contratação de obras e serviços de engenharia Projetos Analisados DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL -ART dos autores do projeto de arquitetura e de cada projeto complementar, orçamento e especificações técnicas; - Projeto executivo; - Plano de trabalho do convênio e recurso disponível; ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER O PROJETO EXECUTIVO COMPLETO E ANEXOS(ELABORADO PELA PCU/UFPA OU MPEG) ANALISAR OS DETALHES CONSTRUTIVOS, ORÇAMENTO QUANTO À DISPONIBILIDADE DE RECURSOS E SE O MESMO ESTA DE ACORDO COM O PLANO DE APLICAÇÃO, E CONFERIR O PRAZO DE EXECUÇÃO DA OBRA COM O PERÍODO DE VIGÊNCIA DO PROJETO ESTÁ TUDO OK? SE NÃO: VERIFICAR JUNTAMENTE COM A CAU AS ADEQUAÇÕES NECESSÁRIAS INDICAR OU PROVIDENCIAR OS AJUSTES NECESSÁRIOS (CAU) É NECESSÁRIO AJUSTE ORÇAMENTÁRIO? SE SIM: ELABORAR ORÇAMENTOS DE OBRAS DE ACORDO COM RECURSOS DISPONÍVEIS SE SIM: VERIFICAR SE O CONTEÚDO DO PROJETO SE ATENDE OS REQUISITOS DA LEI N 8.666/93: ELABORAR PARECER CADASTRAR A SOLICITAÇÃO CLI CUIDADOS ESPECIAIS -Cronograma Físico-Financeiro se esta de acordo com vigência do convênio -Classificar o orçamento se está de acordo com os itens aprovados no convênio; AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Desacordo do objeto e a relação de itens aprovados no convênio; 10
FLUXOGRAMA DO PROCESSO CAU CCS CAO DETALHAMENTO DO PROCESSO: ANALISAR PROJETOS PARA ABERTURA DE PROCESSOS LICITATÓRIOS 1)Receber o projeto executivo completo e anexos(elaborado pela PCU/UFPA ou MPEG): - Confere se o projeto e orçamento esta de acordo com plano de trabalho (item apoiado); 2) Analisar os detalhes construtivos, orçamento quanto à disponibilidade de recursos e se o mesmo esta de acordo com o plano de aplicação, e conferir o prazo de execução da obra com o período de vigência do projeto: -Confere os projetos quanto aos de talhes e métodos construtivos; -Confere áreas e ambientes projetados; -Confere orçamento se atende todas as etapas construtivas; - Verifica se o Cronograma Físico financeiro está dentro do prazo de vigência do convênio; Está tudo ok? 3) Se não: Verificar juntamente com a CAU as adequações necessárias: 11
4) Indicar ou providenciar os ajustes necessários (CAU) É necessário ajuste orçamentário? 5) Se sim: Elaborar orçamentos de obras de acordo com recursos disponíveis Executar o processo Elaborar orçamentos de obras de acordo com recursos disponíveis (CAO POP 03); 6) Se sim: Verificar se o conteúdo do projeto se atende os requisitos da Lei n 8.666/93: - Verifica a documentação referente a ART, Licenças e Alvarás; - Verifica se o orçamento atende os requisitos legais; 7)Elaborar parecer: -Elabora parecer informando se esta de acordo com o plano de aplicação, valor da obra, prazo de execução, etapa de maior relevância e fiscal da obra; - Encaminha ao Coordenação de Licitação; 8) Cadastrar a solicitação 12
POP Nº 03 - CAO PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ELABORAR ORÇAMENTOS DE OBRAS DE ACORDO COM OBRAS 03 - CAO RECURSOS DISPONÍVEIS UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação de Acompanhamento de Obras Janeiro/2013 Nº 01/2013 OBJETIVO Elaborar orçamentos de obras de acordo com recursos disponíveis visando maior agilidade na contratação e conforme apoiado no convênio FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CAO, PCU/UFPA, MPEG e outros -Projeto executivo; -Recurso disponível; Projetos Elaborar orçamentos de obras de acordo com recursos disponíveis DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Orçamentos de Obras Elaborados CCS ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBE PROJETO EXECUTIVO; ANALISA DETALHES CONSTRUTIVOS; MENSURA OS QUANTITATIVOS; ELABORA A COMPOSIÇÃO DE PREÇOS UNITÁRIOS; ELABORA PLANILHA ORÇAMENTÁRIA; ELABORA ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA; COMPOR PROJETO PARA CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA. CUIDADOS ESPECIAIS -Orçar de acordo com o recurso disponível; -O prazo de execução da ora não ultrapassar a vigência do convênio; AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 13
FLUXOGRAMA DO PROCESSO CAO DETALHAMENTO DO PROCESSO: ELABORAR ORÇAMENTOS DE OBRAS DE ACORDO COM RECURSOS DISPONÍVEIS 1)Recebe projeto executivo; -Verifica o valor disponível; -Verifica se o convênio dispõe de rendimento de aplicação; -Informa Coordenação de Projetos para solicitar uso de rendimento para financiadora caso necessário; 2) Analisa detalhes construtivos; -Elenca as etapas da obra; 3) Mensura os quantitativos; -Levanta as quantidades de material e serviço cada etapa da obra; 4)Elabora a composição de preços unitários; -Compõe preço unitário para cada serviço; 5)Elabora planilha orçamentária; -Monta a planilha orçamentária relacionando os serviços pela ordem de execução; 6)Elabora especificação técnica; -Especifica normas gerais quanto a relação com a empresa que executara à obra; -Relaciona os serviços de acordo com a planilha orçamentária e especifica o modo de execução dos serviços; 14
-Especifica os materiais a serem utilizados; 7) Compor projeto para contratação de obras e serviços de engenharia; 15
POP Nº 04 - CAO PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ANALISAR DOCUMENTAÇÃO DE HABILITAÇÃO DE OBRAS 04 - CAO EMPRESAS PARA CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação de Acompanhamento de Obras Janeiro/2013 Nº 01/2013 OBJETIVO Verificar as Certidões de Acervo Técnico atendem as exigências contidas no Edital do Processo Licitatório FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CLI Certidão de Acervo Técnico das empresas licitantes Analisar Documentação de Habilitação de Empresas para contratação de obras e serviços de engenharia Parecer elaborado DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL -Orçamento da obra para verificação do item de maior relevância no custo da obra; -Lei 8.666; Certidão de Acervo Técnico da empresa emitido pelo CREA; ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER DOCUMENTAÇÃO DE HABILITAÇÃO DE EMPRESAS PARTICIPANTES DE PROCESSO DE LICITAÇÃO; ANALISAR DOCUMENTAÇÃO SE ESTA DE ACORDO COM O SOLICITADO NO EDITAL DA LICITAÇÃO; ELABORAR PARECER; DAR CONTINUIDADE AO PROCESSO LICITATÓRIO (CLI). CLI CUIDADOS ESPECIAIS -Atribuições e competências do responsável técnico informados na CAT pelo CREA se é de características semelhantes ao objeto; AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 16
FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO: ANALISAR DOCUMENTAÇÃO DE HABILITAÇÃO DE EMPRESAS PARA CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS DE ENGENHARIA 1) Receber documentação de habilitação de empresas participantes de processo de licitação; - Na abertura do processo licitatório, na fase de habilitação é necessário comprovação do acervo técnico da licitante pela analise da CAT (certidão de acervo técnico); -O Coordenação de Licitação encaminha as CAT S para o Coordenação de Acompanhamento de Obras 2)Analisar documentação se esta de acordo com o solicitado no edital da licitação; -Verifica a autenticidade da certidão; -Analisa a CAT de cada licitante para verificar se atende as exigências do edital do processo licitatório; 3)Elaborar parecer; -Elabora parecer habilitando ou não de acordo com a comprovação do acervo; 4) Dar continuidade ao Processo Licitatório (CLI); 17
POP Nº 05 - CAO PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ACOMPANHAR A EXECUÇÃO FÍSICO / FINANCEIRO, OBRAS 05 - CAO COM ANOTAÇÕES DA EVOLUÇÃO DA OBRA UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação de Acompanhamento de Obras Janeiro/2013 Nº 01/2013 OBJETIVO Acompanhar a execução da obra conforme cronograma físico-financeiro e informar o Coordenador do Convenio sobre a evolução do empreendimento FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CLI Contrato, Projetos, orçamentos e especificações Acompanhar a execução Físico / Financeiro, com anotações da evolução da obra Acompanhamento da execução da obra realizado Coordenador de Projetos (Pesquisador) DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Processo Licitatório completo, com proposta do vencedor, cronograma físico-financeiro, Contrato, Termo de Inicio de Obras e Ordem de Fornecimento; ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER O PROCESSO LICITATÓRIO COM PROPOSTA DA EMPRESA E CONTRATO; ELABORAR PLANILHA DE ACOMPANHAMENTO DA OBRA FÍSICO/ FINANCEIRA; FAZER VISITAS PERIÓDICAS A OBRA PARA ACOMPANHAMENTO DA EVOLUÇÃO DA OBRA; RECEBER SOLICITAÇÃO DE ADITIVOS DE PRAZO E DE SERVIÇOS; VERIFICAR A NECESSIDADE DE ADITIVO DE PRAZO E DE SERVIÇOS; EXISTE A NECESSIDADE DE PRAZOS E SERVIÇOS? SE SIM: OS PRAZOS E SERVIÇOS ESTÃO DE ACORDO COM O PREVISTO NO PROJETO? SE SIM: ENCAMINHA A COORDENAÇÃO JURÍDICO PARA ELABORAR TERMO ADITIVO; SE NÃO: POSICIONAR O COORDENADOR QUANTO A NECESSIDADE DO ADITIVO (CAU); RECEBER INDICAÇÃO DE PROJETO AJUSTADO; RECEBER TERMO ADITIVO ELABORADO; É ADITIVO DE VALOR? SE SIM: ELABORAR A OF COMPLEMENTAR (CCS); RECEBER OF COMPLEMENTAR; SE NÃO: ALTERAR PLANILHA FÍSICO/FINANCEIRA DE ACOMPANHAMENTO DA OBRA; RECEBER MEDIÇÕES PARA CONFERENCIA DE DOCUMENTAÇÃO PARA PAGAMENTO; REALIZAR VISITA A OBRA DE CONFERÊNCIA DA EVOLUÇÃO DA OBRA; POSICIONAR O COORDENADOR SOBRE EVOLUÇÃO DA OBRA E SOLICITAR AUTORIZAÇÃO DE PAGAMENTO; O PAGAMENTO DA MEDIÇÃO É PARCIAL OU FINAL? PARCIAL: SOLICITAR O PAGAMENTO DAS MEDIÇÕES; FINAL: SOLICITAR O TERMO DEFINITIVO DO ENGº FISCAL DA OBRA; ANEXAR À MEDIÇÃO O TERMO DEFINITIVO E A PASTA DO PROCESSO; RECEBER A INFORMAÇÃO DO PAGAMENTO ATRAVÉS DA INTRANET. 18
CUIDADOS ESPECIAIS Acompanhar rigorosamente o cronograma físico-financeiro; Acompanhar vigência do convênio; Manter coordenador do convênio informado; AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 19
FLUXOGRAMA DO PROCESSO CCS CJU CAU CAO DETALHAMENTO DO PROCESSO: ACOMPANHAR A EXECUÇÃO FÍSICO / FINANCEIRO, COM ANOTAÇÕES DA EVOLUÇÃO DA OBRA 1)Receber o processo licitatório com proposta da empresa e contrato; -O CLI encaminha o processo licitatório concluído, com a empresa contratada para execução da obra; -Verifica se a documentação esta completa; -Entra em contato com a empresa para conhecimento e dirimir possível duvida; 2)Elaborar planilha de acompanhamento da obra físico/ financeira; -Elabora planilha de acompanhamento de obras com os dados do contrato, prazo de execução e valor; 20
3) Fazer visitas periódicas a obra para acompanhamento da evolução da obra; -Fazer visitas periódicas à obra para acompanhar o prazo de execução conforme cronograma físicofinanceiro; -Elaborar relatório sobre o andamento da obra para conhecimento do pesquisador; 4) Receber solicitação de aditivos de prazo e de serviços; -Verifica a necessidade de aditivo de prazo e o motivo que gerou o atraso; -Caso o atraso da obra é por fato justificado, informa o pesquisador sobre a necessidade de aditivo de prazo e aditivo da taxa de administração; -Analisa solicitação de aditivo de serviços se é justificável, saldo orçamentário e posicionamento do pesquisador; 5) Verificar a necessidade de aditivo de prazo e de serviços Existe a necessidade de prazos e serviços? 6) Se sim: Os prazos e serviços estão de acordo com o previsto no projeto? 7) Se sim: Encaminha a Coordenação jurídico para elaborar Termo Aditivo; -Encaminha ao Coordenação Jurídico para verificação quanto a legalidade da solicitação; -Elaboração do Termo Aditivo; 8) Se não: Posicionar o coordenador quanto a necessidade do aditivo (CAU) 9) Receber indicação de projeto ajustado 10) Receber Termo Aditivo elaborado É aditivo de valor? 11) Se sim: Elaborar a OF complementar (CCS) -Encaminha o termo aditivo ao CCS para emissão da OF do Termo Aditivo 12) Receber OF complementar 13) Se não: Alterar planilha físico/financeira de acompanhamento da obra 14) Receber medições para conferencia de documentação para pagamento; - Confere boletim de medição, verifica o atesto do engenheiro fiscal; - Confere documentação Nota Fiscal, GPS, FGTS, ART de execução da obra, OF e folha de pagamento; 15) Realizar visita a obra de conferência da evolução da obra 16) Posicionar o coordenador sobre evolução da obra e solicitar autorização de pagamento; -Elaborar relatório sobre o andamento da obra para conhecimento do pesquisador; 21
-Envia documentação para o pesquisador autorizar o pagamento. O pagamento da medição é Parcial ou Final? 17) Parcial: Solicitar o pagamento das medições -Encaminha a medição ao CCS para pagamento; -Quando se tratar de ultima medição anexar Termo Definitivo de Recebimento da Obra e o processo; 18) Final: Solicitar o Termo definitivo do Engº Fiscal da Obra -Faz visita para conferencia da execução da obra conforme contrato e termos aditivos; -Emite relatório ao pesquisador sobre conclusão da obra; -Encaminha Termo Definitivo de Recebimento da Obra para pesquisador assinar; 19) Anexar à Medição o Termo definitivo e a Pasta do Processo; 20) Receber a informação do pagamento através da Intranet 22
POP Nº 06 - CAO PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº REALIZAR MANUTENÇÃO PREDIAL OBRAS 06 - CAO UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação de Acompanhamento de Obras Janeiro/2013 Nº 01/2013 OBJETIVO Manter o prédio da FADESP em boas condições de funcionamento e atendimento de normas de segurança FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Coordenações da FADESP e CAO Solicitação e as Demandas de manutenção interna Realizar manutenção predial DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Notificação através do sistema de chamado; Recursos disponíveis no Orçamento Anual da FADESP; Manutenção Predial Realizada FADESP ATIVIDADES DO PROCESSO VISTORIAR PERIODICAMENTE O PRÉDIO DA FADESP E SUAS INSTALAÇÕES QUANTO AO PERFEITO FUNCIONAMENTO; REGISTRAR DEMANDAS DE MANUTENÇÃO RECEBER DEMANDA DE SERVIÇOS ATRAVÉS DO SISTEMA DE CHAMADO; QUAL O GRAU DE COMPLEXIDADE? SE BAIXA COMPLEXIDADE: EXECUTAR MANUTENÇÃO SE DEMANDA COMPLEXA/MANUTENÇÃO ESPECIALIZADA: SOLICITAR PROPOSTA AO FORNECEDOR SUBMETER A PROPOSTA A APROVAÇÃO DA GERÊNCIA CONTRATAR SERVIÇO (CCS) ACOMPANHAR EXECUÇÃO DO SERVIÇO ENCAMINHAR A CCS PARA PAGAMENTO APÓS ATESTO DE SERVIÇO EXECUTADO REALIZAR MANUTENÇÃO PREVENTIVA ELABORAR PLANILHAS DE MANUTENÇÃO PERIÓDICA DE INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTOS; CONTROLAR LIMPEZA E MANUTENÇÃO CENTRAL AR CONDICIONADO; FAZER CONTROLE DA MANUTENÇÃO DO GERADOR REALIZAR CONTROLE DE HIGIENIZAÇÃO DAS INSTALAÇÕES HIDRO- SANITÁRIAS; REALIZAR CONTROLE DO SERVIÇO DE PREVENÇÃO A DISSEMINAÇÃO DE PRAGAS E VETORES; REALIZAR MANUTENÇÃO DOS EXTINTORES DE INCÊNDIO DO PRÉDIO; VERIFICAR NECESSIDADE DE ABASTECIMENTO GRUPO GERADOR FORNECER ÓLEO DIESEL (SEC) ABASTECER O GERADOR CUIDADOS ESPECIAIS Executar serviços de manutenção de acordo como previsto no Orçamento anual da FADESP; Solicitar propostas detalhadas de execução de serviços; AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Despesa não prevista no Orçamento Anual da FADESP; 23
FLUXOGRAMA DO PROCESSO FAZER MANUTENÇÃO PREDIAL Unidades da FADESP e CAO Solicitação e Demandas de manutenção interna Fazer manutenção predial Manutenção Predial Realizada FADESP Início Receber demanda através de chamado Vistoriar periodicamente o prédio e instalações da FADESP quanto ao perfeito funcionamento Registrar demandas de manutenção Realizar manutenção preventiva Elaborar e acompanhar planilhas de manutenção periódica (instalações e equipamentos) Verificar necessidade de abastecimento grupo gerador Grau de complexidade Baixa complexidade Demanda complexa Manutenção especializada Controlar limpeza e manutenção central ar condicionado Fazer controle da manutenção do gerador Fazer controle da manutenção dos extintores de incêndio do prédio Fazer controle do serviço de prevenção a disseminação de pragas e vetores Fazer manutenção do sistema hidrosanitário do prédio Executar Manutenção Solicitar proposta ao fornecedor FIM Acompanhar execução do serviço Fim Abastecer o gerador Submeter a proposta a aprovação da Gerência Contratar serviço?? Encaminhar a CCS para pagamento após atesto de serviço executado FIM Fornecer óleo diesel DETALHAMENTO DO PROCESSO: REALIZAR MANUTENÇÃO PREDIAL 1)Vistoriar periodicamente o prédio da FADESP e suas instalações quanto ao perfeito funcionamento; -Vistoriar as instalações elétricas e hidro- sanitárias quanto ao perfeito funcionamento; -Fazer a manutenção de qualquer eventualidade quando de pequena complexidade; -solicitar a execução de serviço por terceiros quando, o serviço for de maior complexidade; 2) Registrar demandas de manutenção 3) Receber demanda de serviços através do sistema de chamado; -Acompanhar através de recebimento de e-mail a solicitação de serviços; -Atender demanda de manutenção corretiva de equipamentos através do sistema de chamado; -Informar o solicitante quando da resolução do problema, sugerir procedimentos que evitem a repetição do evento, quando o pane for causado por operação incorreta do equipamento; 24
Qual o grau de complexidade? 4) Se Baixa complexidade: Executar Manutenção 5) Se Demanda complexa/manutenção especializada: Solicitar proposta ao fornecedor 6) Submeter a proposta a aprovação da Gerência 7) Contratar serviço (CCS) 8) Acompanhar execução do serviço 9) Encaminhar a CCS para pagamento após atesto de serviço executado 10) Realizar manutenção preventiva 11) Elaborar planilhas de manutenção periódica de instalações e equipamentos; -Elaborar planilha de manutenção de equipamentos e acompanhar a periodicidade de execução; 12) Controlar limpeza e manutenção central ar condicionado; -Acompanhar o funcionamento do grupo gerador, reabastecer quando necessário; -Seguir plano de manutenção periódica do fabricante; 13) Fazer controle da manutenção do gerador 14) Realizar controle de higienização das instalações hidro- sanitárias; -Controlar periodicamente a higienização das instalações de água potável do prédio da FADESP; -Acompanhar visualmente as características da água consumida no prédio da FADESP; 15) Realizar controle do serviço de prevenção a disseminação de pragas e vetores; -Contratar empresa prestadora de serviço para controle de pragas e vetores; -Vistoriar periodicamente as instalações sobre a proliferação de insetos ou roedores entre o período entre as aplicações; 16) Realizar manutenção dos extintores de incêndio do prédio; -Providenciar manutenção periódica dos extintores do prédio da FADESP; 17) Verificar necessidade de abastecimento grupo gerador 18) Fornecer óleo diesel (SEC) 19) Abastecer o gerador 25
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POP Nº 07 - CAO PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ACOMPANHAR A MANUTENÇÃO PREDIAL, A OBRAS 07 - CAO APROVAÇÃO DE ORÇAMENTOS E ATESTAR EXECUÇÃO DE SERVIÇOS UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação de Acompanhamento de Obras Janeiro/2013 Nº 01/2013 OBJETIVO Executar ações que visem o perfeito funcionamento das instalações do prédio da FADESP FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CCS Contrato de Empresas Terceirizadas para a Execução de serviços Acompanhar a Manutenção Predial, a aprovação de orçamentos e atestar execução de serviços DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Proposta do prestador de serviço; Acompanhamento realizado e a Execução dos Serviços atestada FADESP ATIVIDADES DO PROCESSO IDENTIFICAR OU RECEBER DEMANDA DE SERVIÇO; ELABORAR PLANILHA DE SERVIÇOS A SEREM EXECUTADOS; APROVAR A PLANILHA (GA); RECEBER PLANILHA APROVADA; APROVAR PROPOSTAS DE EXECUÇÃO DE SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO E CONSTRUÇÃO; SOLICITAR PROPOSTAS DE EMPRESAS; APROVAR PROPOSTAS DE EXECUÇÃO DE SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO E CONSTRUÇÃO (GA); REALIZAR A CONTRATAÇÃO (CCS); ACOMPANHAR A EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS QUANTO AO PRAZO DE EXECUÇÃO E QUALIDADE DO SERVIÇO PRESTADO; ATESTAR A EXECUÇÃO DE SERVIÇOS PARA PAGAMENTO; FAZER O PAGAMENTO (CCS). CUIDADOS ESPECIAIS Qualidade do serviço executado; Acompanhar a qualidade do serviço prestado em função do tempo de garantia; AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE 27
FLUXOGRAMA DO PROCESSO ACOMPANHAR A MANUTENÇÃO PREDIAL, ELABORAR ORÇAMENTOS E ATESTAR A EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS CAO e outras unidades da Fadesp Demanda Acompanhar a Manutenção Predial, aprovação de orçamentos e atestar execução de serviços Acompanhamento realizado e a Execução dos Serviços atestada CCS Início Identificar ou receber demanda de serviço CCS GA CAO Elaborar a planilha de serviços a serem executados Aprovar a Planilha Receber Planilha aprovada Solicitar propostas de Empresas Aprovar propostas de execução de serviços de manutenção e construção Solicitar contratação Realizar a contratação Acompanhar a execução dos serviços quanto ao prazo de execução e qualidade do serviço prestado Atestar a execução de serviços para pagamento Fazer o Pagamento Fim DETALHAMENTO DO PROCESSO: ACOMPANHAR A MANUTENÇÃO PREDIAL, A APROVAÇÃO DE ORÇAMENTOS E ATESTAR EXECUÇÃO DE SERVIÇOS 1)Identificar ou receber demanda de serviço 2)Elaborar planilha de serviços a serem executados; -Elaborar planilha orçamentária dos serviços de manutenção a serem executados; 3)Aprovar a Planilha (GA) 4) Receber Planilha aprovada 5) Aprovar propostas de execução de serviços de manutenção e construção; -Aprovar propostas de prestadores de serviços terceirizados para execução dos serviços de manutenção considerando preço, prazo e qualidade de serviços prestados anteriormente; 6) Solicitar propostas de Empresas 7) Aprovar propostas de execução de serviços de manutenção e construção (GA) 28
8) Realizar a contratação (CCS) 9)Acompanhar a execução dos serviços quanto ao prazo de execução e qualidade do serviço prestado; -Acompanhar a execução dos serviços quanto a aplicação de material, prazo de execução, qualidade dos serviço e quantitativos; 10) Atestar a execução de serviços para pagamento; -Atestar a execução dos serviços para pagamento; 11) Fazer o Pagamento (CCS) 29
POP Nº 08 - CAO PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº APRESENTAR PROPOSTAS DE MELHORAMENTOS DO OBRAS 08 - CAO LAYOUT INTERNO DO PRÉDIO DA FADESP UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Coordenação de Acompanhamento de Obras Janeiro/2013 Nº 01/2013 OBJETIVO Acompanhar e propor soluções para demanda de crescimento de espaço fisco da FADESP FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Diversos Coordenaçãoes da FADESP Demanda de evolução do layout interno Apresentar propostas de melhoramentos do Layout interno do prédio da FADESP DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitação do Diretor executivo ou Gerencias; Layout adaptado a nova realidade dos Coordenaçãoes FADESP ATIVIDADES DO PROCESSO SOLICITAÇÃO DE DEMANDA DE MODIFICAÇÃO OU AMPLIAÇÃO DO PRÉDIO; ELABORAR PLANO DE NECESSIDADE; ELABORAR ANTE- PROJETO DAS ALTERAÇÕES SOLICITADAS; DISCUTIR COM O COORDENAÇÃO DEMANDANTE DE SERVIÇOS A PROPOSTA APRESENTADA; ELABORAR PROJETO EXECUTIVO; HAVERÁ CUSTOS? SE NÃO: ACOMPANHAR A EXECUÇÃO; SE SIM: ELABORAR PLANILHA ORÇAMENTÁRIA; APROVAR PLANILHA (GA); APRESENTAR PARA GERÊNCIAS E DIRETORIA O PROJETO E ORÇAMENTO DO EMPREENDIMENTO; SE APROVADO: ACOMPANHAR EXECUÇÃO DA OBRA; ATESTAR EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS E ENCAMINHAR PARA PAGAMENTO; MEDIÇÃO PARCIAL OU FINAL? SE PARCIAL: SOLICITAR O PAGAMENTO DAS MEDIÇÕES; SE FINAL: EMITIR O TERMO DEFINITIVO DA OBRA; ANEXAR À MEDIÇÃO O TERMO DEFINITIVO E A PASTA DO PROCESSO; REALIZAR O PAGAMENTO (CCS); RECEBER A INFORMAÇÃO DO PAGAMENTO ATRAVÉS DA INTRANET. CUIDADOS ESPECIAIS Verificar previsão Orçamentária; Seguir padronização de moveis e equipamentos; Orientar prestador de serviço quanto ao risco de acidentes ou danos ao Patrimônio da FADESP; 30
AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE FLUXOGRAMA DO PROCESSO APRESENTAR PROPOSTA DE MELHORAMENTO DO LAYOUT INTERNO DO PRÉDIO DA FADESP Diretoria Executiva e Gerências Solicitação de demanda de modificação ou ampliação do prédio Apresentar proposta de melhoramento do Layout interno do prédio da FADESP Layout adaptado a nova realidade dos Setores FADESP Início Receber a solicitação Analisar solicitação Elaborar plano de necessidade junto com o solicitante CCS GA CAO Elaborar anteprojeto das alterações solicitadas Discutir com a unidade demandante a proposta apresentada Elaborar projeto executivo Haverá custos? não Acompanhar a execução Elaborar planilha orçamentária sim Fim Apresentar as Gerências e Diretoria o projeto e orçamento do empreendimento Aprovar Planilha Refazer a Planilha e o Projeto Não Aprovado? Sim Acompanhar execução da obra Atestar as medições da execução dos serviços Medição Parcial ou Final? Parcial Solicitar o pagamento das medições Realizar o Pagamento Final Emitir o Termo definitivo da Obra Anexar à Medição o Termo definitivo e a Pasta do Processo Fim Receber a informação do pagamento através da Intranet DETALHAMENTO DO PROCESSO: APRESENTAR PROPOSTAS DE MELHORAMENTOS DO LAYOUT INTERNO DO PRÉDIO DA FADESP 31
1)Solicitação de demanda de modificação ou ampliação do prédio; -Recebe a solicitação de ampliação, adequação, mudança de sala ou atualização de mobiliário; 2)Elaborar plano de necessidade; -Levanta as necessidades do interessado e rotina do Coordenação; -Levanta a disponibilidade financeira para execução do serviço; 3)Elaborar ante- projeto das alterações solicitadas; -Elabora o ante- projeto baseado no plano de necessidade; -4)Discutir com o Coordenação demandante de serviços a proposta apresentada; -Apresenta a proposta ao Coordenação interessado para verificar se atende as expectativas; -Apresenta a proposta para Gerência e Diretoria para conhecimento e aprovação; 5)Elaborar projeto executivo; -Elabora projeto executivo e complementares; Haverá custos? 6) Se não: Acompanhar a execução 7) Se sim: Elaborar planilha orçamentária; -Orça a execução do serviço ou obra; 8) Aprovar Planilha (GA) 9) Apresentar para gerências e diretoria o projeto e orçamento do empreendimento; - Apresenta para Gerência e Diretoria o projeto e orçamento final elaborado; 10)Se aprovado: acompanhar execução da obra; -Elaborar planilhas para contratação da obra; -Selecionar melhor proposta para execução do serviço; -Submeter a gerência e a Diretoria a proposta para aprovação; 11) Atestar execução dos serviços e encaminhar para pagamento; -Acompanhar a execução da obra conforme cronograma físico-financeiro; -Acompanhar a execução da obra quanto a qualidade e execução de todas as etapas conforme contrato; Medição Parcial ou Final? 12) Se Parcial: Solicitar o pagamento das medições 13) Se Final: Emitir o Termo definitivo da Obra - Receber os serviços executados; -Elaborar termo definitivo de recebimento da obra; 14) Anexar à Medição o Termo definitivo e a Pasta do Processo 32
15) Realizar o Pagamento (CCS) 16) Receber a informação do pagamento através da Intranet 33