Apresentação Hospital O Manual do Expositor é um documento que irá reger a participação de sua empresa na HospitalMinas 2012. Contendo todas as informações necessárias para um amplo entendimento das normas e direitos pertinentes ao evento, este Manual é essencial para uma participação bem sucedida de sua empresa. O respeito aos prazos estabelecidos neste Manual e o conhecimento dos direitos e obrigações do expositor são fundamentais para garantir o sucesso e tranqüilidade na realização do evento. Direção do evento O EXPOSITOR e o MONTADOR que desejar obter informações gerais sobre o evento nos dias de realização deverão comparecer ao stand do CAEX. Observação Importante Em todas as passagens em que forem mencionados MONTADORES e/ou MONTAGEM DO STAND, o expositor fica ciente que a(s) palavra(s) refere(m)-se ao montador e/ou a montagem do equipamento, produto e/ou decoração do stand. ATENÇÃO 1. O desconhecimento das normas aqui estabelecidas não exime o expositor e seus contratados (montador, decorador, sub-contratado e demais pessoas envolvidas com o evento) das penalidades, multas, sanções e responsabilidades previstas neste manual, que ocorrendo, são assumidas pelo expositor e seu preposto, seja qual for a natureza, solidariamente e independentemente da ordem da nomeação. 2. Quando o EVENTO for realizado no Centro de Exposições George Norman Kutova, Expominas, as normas específicas de cada pavilhão deverão ser observadas complementarmente àquelas contidas neste manual. 3. Este manual fornece ao expositor, às pessoas, empresas e outros por ele contratados, as principais informações e normas necessárias ao bom funcionamento da HospitalMinas 2012. 4. As normas que regem o evento devem ser lidas e observadas por todos os seus funcionários, fornecedores e demais contratados, afim de evitar transtornos de última hora. 5. Não monte o seu estande fora dos padrões, ou das especificações legais ABNT, CONTRU e demais órgãos, inclusive das normas deste manual e das normas específicas. A responsabilidade da construção e montagem é exclusiva do expositor ou seu preposto ou montador integralmente, independentemente da ordem de nomeação. 6. As partes, expositores e seus contratados prestadores de serviços, declaram que ocorrendo qualquer dúvida que os envolvam durante a montagem, realização e desmontagem do evento, seja de qualquer tipo e procedência surgida no evento, tal situação será dirimida exclusivamente pela Certa Eventos de forma a conduzir a melhor harmonia para o evento, obrigando-se as partes a acatarem a decisão seja ela qual for, tudo objetivando o maior brilho e sucesso do evento. 02
CHECK LIST DO EXPOSITOR O objetivo deste check list é auxiliá-lo nas principais providências que sua empresa deverá tomar para uma participação com sucesso. Leu todas as instruções? CHECK-LIST PARA SUA MELHOR ORIENTAÇÃO SIM NÃO Repassou-as aos funcionários e demais contratados? Contratou - Montadora? Informá-la sobre a taxa de Manutenção. Essa taxa deverá ser paga pela respectiva MONTADORA ou pelo EXPOSITOR se o mesmo fizer sua própria montagem - Serviços de Buffet? - Serviços de Limpeza? - Recepcionista e Vigilante? Providenciou: - Passagens e estadias para seus representantes? - Linha direta / Internet? - Tickets para Estacionamento (junto ao Pavilhão)? - Extintores? - Seguro? - Mostruários? - Definiu e preparou os produtos para exposição com antecedência? - Planejou a logística de transporte dos itens a serem expostos? - Solicitou à promotora a quantidade necessária de convites? - Recebeu e distribuiu entre seus clientes e fornecedores o convite para acesso ao evento? - Definiu o projeto de seu stand concomitantemente à Montadora? - Selecionou e treinou as pessoas que vão trabalhar no stand? - Planejou e executou divulgações internas em sua empresa? - Impressos para serem distribuídos já estão providenciados? - Merchandising? - Pagou taxa de Energia Elétrica? - Solicitou a confecção de credenciais com antecedência? - Se vai fazer uso de musica no stand providenciou taxa de Direitos Autorais? (ECAD) - Solicitou Instalações Pneumáticas e Hidráulicas? - Distribuiu convites entre seus clientes e fornecedores? - Enviou a promotora todos os formulários? - Escalou Pessoal Técnico? - Escolheu produtos a serem expostos? - O cronograma de montagem do stand esta dentro dos prazos estabelecidos pela montadora? - Após o evento retirou todo Material exposto e de Divulgação? 03
www.hospitalminas.com.br Hospital ÍNDICE I INFORMAÇÕES GERAIS...5 1. Promoção e Realização...5 2. Comunicação e Correspondências...5 3. Contratos e Pagamentos...5 4. Regras e Visitações...6 5. Locação de Área sem Montagem Básica...6 II NORMAS GERAIS...6 1. Caracterização do Expositor...6 2. Redistribuição de Área...7 3. Intransferibilidade...7 4. Holding, Grupos e Empresas Associadas...7 5. Representantes Comerciais, Distribuidores Tradings...7 6. Responsabilidade...7 7. Atualização de Cadastro...7 8. Dados Técnicos do Expominas...8 III NORMAS LEGAIS...8 1. Direitos Autorais...8 2. Remessa de Produtos para Exportação...9 2.1. Envio dos Produtos...9 2.2. Retorno dos Produtos...9 3. Impostos...10 4. Materiais Importados...11 5. Contratação de Mão-de-Obra...11 6. Visitação e Permanecia de Menores no Pavilhão... 11 IV MATERIAL DE DIVULGAÇÃO...12 1. Visitação... 12 2. Distribuição de Convites...12 3. Merchandising...12 V PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS...13 1. Preenchimento e Envio de Formulários...13 2. Regras Gerais de Credenciamento...13 3. Formulários...14 3.1. Formulário F1- Identificação do Expositor...15 3.2. Formulário F2 Solicitação de Instalações Elétricas...15 3.3. Formulário F3 Internet...17 3.4. Formulário F4 Entrada e Saída de Materiais...17 3.5. Formulário F5 Catálogo Oficial...18 3.6. Formulário F6 Taxa de Manutenção...19 3.7. Formulário F7 Credenciamento de Prestadores de serviços...19 3.8. Formulário F8 Ponto Hidráulico...19 3.9. Formulário F9 Ponto Pneumático......20 3.10. Formulário F10 Termo de Retirada de Materiais...20 3.11. Formulário F11 Credenciamento de Montadora...20 VI NORMAS BÁSICAS DE MONTAGEM...21 1. Escolha da Montadora... 21 2. Períodos e Horários de Montagem... 21 3. Acesso de Pessoal...22 4. Acesso de Veículos...22 5. Entrada de Mercadorias...22 6. Utilização do Pavilhão...22 7. Construção em Alvenaria...22 8. Jardins e Plantas...22 9. Projeção Vertical do Stand...22 10. Stands em Áreas Externas...22 11. Normas de Trabalho...23 12. Normas de Segurança...23 13. Saídas de Emergência...23 14. Embargo da Construção...23 VII REALIZAÇÃO...24 1. Períodos e Horários...24 2. Acesso de Pessoal...24 3. Estacionamento...24 4. Abastecimento de Mercadorias...28 5. Operação do Stand...24 6. Limites de Operações...24 7. Visitação do Stand...24 8. Distribuição de Brindes...24 9. Saída de Produtos...24 10. Demonstração de Equipamentos...26 11. Cobertura Fotográfica...26 12. Limpeza do Stand...26 13. Linha Telefônica Eventual...26 14. Vendas a Varejo...27 15. Atividades Artísticas e Volume de Som...27 16. Lanchonete...27 VII DESMONTAGEM...27 1. Períodos e Horários...27 2. Responsabilidade...28 3. Acesso de Pessoal...28 IX NORMAS ESPECÍFICAS...28 1. Local do Evento...28 2. Serviços de Buffet e Segurança...28 04
www.hospitalminas.com.br Hospital I INFORMAÇÕES GERAIS 1. PROMOÇÃO E REALIZAÇÃO Fica denominada a CERTA EVENTOS LTDA neste manual, PROMOTORA. A qual compete a organização, administração, supervisão e comercialização das áreas destinadas aos expositores. Fica denominada EMPRESA OFICIAL a empresa que prestará serviços de segurança/vigilância, montagem, limpeza e recepção. Os dados da EMPRESA OFICIAL serão posteriormente divulgados e apresentados aos EXPOSITORES. Fica denominada EMPRESA OFICIAL DE MONTAGEM a empresa de montagem RBarros, cujos dados seguem abaixo: RBarros Equipamentos Promocionais Endereço: José Américo de Almeida, 881 Bairro: Camargos Belo Horizonte / MG Tel.: (31) 3303-4500 Responsável: Alexandre Araújo 2. COMUNICAÇÃO E CORRESPONDÊNCIAS Comunicações e correspondências relacionadas ao EVENTO deverão ser encaminhadas ao endereço da PROMOTORA: CERTA EVENTOS Ltda. Av. Quinze de Novembro, 609 1º andar Jardim Petrópolis Betim MG CEP: 32.655.122 A/C: Divisão de Negócios Telefone: (31) 3592-5428 Fax: (31) 3592-1698 E-mail: hospitalminas@certaeventos.com.br 3. CONTRATOS E PAGAMENTOS O contrato será enviado por e-mail e deverá ser impresso em duas vias. Após devidamente preenchido e assinado por seu(s) represente(s) legal(ais) será enviado ao endereço da PROMOTORA por correspondência registrada ou entregue pessoalmente na Divisão de Negócios da PROMOTORA. A PROMOTORA somente confirmará a reserva do stand após contrato assinado, e datas de pagamentos acertados entre as partes. Será (ao) emitido (as) boleto (os) correspondente(s) a condição de pagamento negociada e enviadas á empresa via e-mail e via correio, no momento do recebimento do contrato assinado. 05
www.hospitalminas.com.br Hospital A Nota Fiscal será emitida nas vésperas do evento e entregue pessoalmente ao representante legal ou pessoa por ele identificada no contrato. OBS.: Para outra forma de emissão de Nota Fiscal a PROMOTORA deverá ser acionada. Será vetada a participação do contratante caso não sejam pagas as parcelas nas datas marcadas junto à PROMOTORA. Qualquer alteração nos planos de pagamento deve ser acordado entre EXPOSITOR e PROMOTORA, devendo ser anexado ao contrato. 2. REGRAS DE VISITAÇÃO. Durante o período de realização somente será liberada a entrada para menores de 18 anos, somente acompanhado pelos pais, ou responsáveis. A credencial é pessoal e intransferível. Necessário apresentar documento oficial com foto. Não dá direito aos Congressos. Ao participar da feira, Visitantes e Expositores estão cientes e concordam que fotos e vídeos do evento poderão ser utilizados pelos Organizadores para promoção do setor e da feira. Só é permitido fotografar/ filmar estandes e produtos com autorização do Expositor. A direção da feira não se responsabiliza pela perda ou roubo de objetos pessoais de visitantes e expositores. 5. LOCAÇÃO DE ÁREA SEM MONTAGEM BÁSICA Considera-se área sem montagem básica, o stand contratado sem quaisquer elementos da montagem básica, ou seja, o expositor receberá a área locada, demarcada no piso do pavilhão, cabendo ao mesmo todo o trabalho de montagem e acabamento do espaço locado, inclusive as paredes de fundo, laterais e vista superior entre stands vizinhos. A contratação de empresa especializada a ser encarregada da montagem, instalação elétrica, hidráulica, pneumática e decoração, manutenção técnica e desmontagem do stand são de responsabilidade do expositor. Esta contratação não isenta o expositor, entretanto, da responsabilidade quanto ao cumprimento integral das normas contidas neste manual. II NORMAS GERAIS 1. CARACTERIZAÇÃO DO EXPOSITOR Poderão participar do EVENTO empresas nacionais e internacionais fabricantes, representantes ou distribuidoras exclusivas de produtos e/ou serviços enquadrados nos seguintes setores: 1º - Serviços Hospitalares: equipamentos hospitalares, centros cirúrgicos, alimentação e cozinha, enfermaria e monitorização, recuperação traumatológica e pós operatória, emergência e transporte, tecnologia Médica, medicamentos 2º - Serviços Diagnósticos: equipamentos laboratoriais, reagentes, equipamentos para diagnostico por imagem, suprimentos para diagnóstico em geral, laboratórios de análises clínicas e citopatológico, home health care 3º Serviços Complementares: ortopedia e fisioterapia, informática e comunicações, projetos, instalações e construções, hotelaria e mobiliário, lavanderia, bens de consumo médico, literatura médica especializada, hemodiálise. A PROMOTORA tem total autonomia para vender stand para patrocinadores e/ou apoiadores da HospitalMinas 2012. 06
www.hospitalminas.com.br Hospital 1. REDISTRIBUIÇÃO DE ÁREA Embora só o faça em caso extremo, a qualquer tempo, a bem geral e sem aviso prévio, poderá a PROMOTORA redistribuir os setores ou stands, desde que respeitadas as dimensões e características estabelecidas em contrato, com o que concorda o EXPOSITOR. 2. INTRANSFERIBILIDADE O expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, quaisquer direitos ou responsabilidades assumidos com relação à PROMOTORA, nem sublocar ou ceder qualquer parcela ou todo da área que lhe for locada. 3. HOLDINGS, GRUPOS E EMPRESAS ASSOCIADAS. Quando o expositor se tratar de um holding, membro de um grupo empresarial ou quando possuir empresas associadas poderá apresentar produtos das outras empresas, desde que forneça à PROMOTORA a relação dessas empresas, juntamente com comprovantes dos vínculos existentes entre elas, quando da assinatura do contrato ou quando houver necessidade de comprovação da associação ou representação exclusiva. 4. REPRESENTANTES COMERCIAIS, DISTRIBUIDORES E TRADINGS. Quando o EXPOSITOR se tratar de uma empresa de representação comercial, distribuição ou trading company poderá apresentar tão somente produtos de sua representação exclusiva devidamente comprovada. 5. RESPONSABILIDADE A PROMOTORA não se responsabiliza por danos ou prejuízos causados a pessoas ou produtos expostos antes, durante ou após a realização do EVENTO, incluindo roubo, sabotagem, convulsão civil, deficiências ou interrupções no fornecimento de energia elétrica, água ou sinistros de qualquer espécie. É sugerido que o EXPOSITOR envie seus produtos/equipamentos somente quando houver um responsável em seu stand para o devido recebimento. 6. ATUALIZAÇÃO DE CADASTRO O EXPOSITOR deverá manter a PROMOTORA informada sobre eventuais alterações na empresa, tais como: diretoria, endereço, e-mail, telefone, fax, linha de produção, empresas representadas etc., através de correspondência em papel timbrado da empresa. 07
1. DADOS TÉCNICOS DO EXPOMINAS Características do Pavilhão: 2 Limites de capacidade de peso por m : 2 Carga máxima admissível...1.200 kgf/m Energia elétrica Tensão... 220 e 127 volts N.º de fases...3 Freqüência...60 hertz Descrição das fases 1 fase, 1 neutro... 127 volts 2 fases (bifásico)...220 volts 3 fases (trifásico)... 220 volts Pé direito Pavilhão......15,80 m Altura máxima permitida de montagem......8 m Recuo Não há recuo. Recomendamos uma distância mínima de cinco cm de cada lado dos stands. III NORMAS LEGAIS 1. DIREITOS AUTORAIS Todos os participantes que realizarem programa musical (música ambiente) deverão pagar taxas correspondentes aos Direitos Autorais que, de acordo com a lei n 9610/98, são cobradas pela seguinte entidade: ECAD Escritório Central de Arrecadação e Distribuição Em Belo horizonte - MG Endereço: Rua dos Carijós, 150 Sala 1.101- Centro Telefone: (31) 3273-1221/ Fax: (31) 3273-1221 08
O valor dessas taxas varia de acordo com uma tabela desta entidade. É aconselhável, portanto, que o assunto seja tratado com antecedência junto ao ECAD, para serem evitados possíveis contratempos. Este pagamento é de exclusiva e única responsabilidade do EXPOSITOR. 1. REMESSA DE PRODUTOS PARA EXPOSIÇÃO Fica sob única e exclusiva responsabilidade do EXPOSITOR o transporte de equipamentos/produtos até o local da exposição e da exposição até o local de origem. 2.1 ENVIO DOS PRODUTOS a) A nota fiscal para envio das mercadorias a serem expostas deverá ser emitida em nome do próprio EXPOSITOR, com seu CNPJ e Inscrição Estadual. No corpo da Nota Fiscal deverá constar a seguinte observação: AS MERCADORIAS DESTINAM-SE À EXPOSIÇÃO NA HospitalMinas 2012 FEIRA DE NEGOCIOS ENTRE OS DIAS 22, E 24 DE AGOSTO DE 2012, NO 'CENTRO DE FEIRAS E EXPOSIÇÕES GEORGE NORMAN KUTOVA EXPOMINAS BH', SITUADO NA AVENIDA AMAZONAS, 6030 GAMELEIRA, CEP: 30510-000, BELO HORIZONTE MG BRASIL. b) Nos espaços próprios, discriminar as quantidades de produtos e os respectivos valores, unitários e totais. c) As notas fiscais deverão ser preenchidas de acordo com o Estado onde esteja situado o remetente, a saber: MINAS GERAIS: CFOP: 5.914 Natureza da Operação: Remessa de mercadoria ou bem para exposição ou feira IPI com suspensão do imposto de acordo com o artigo 42, inciso II, do RIPI/98. ICMS Suspenso, de acordo com o item 4 do anexo III do RICMS. (consultar se a lei não foi alterada). OUTROS ESTADOS: CFOP: 6.914 Natureza da Operação: Remessa de mercadoria ou bem para exposição ou feira. 09
A nota fiscal só será válida para produtos/equipamentos com intuito de exposição, por 60 dias. a) É fundamental que a empresa expositora envie junto aos produtos a serem expostos, um xerox de cada Nota Fiscal emitida. Estas cópias ficarão em poder do fiscal responsável pelo corredor onde estará localizada a EMPRESA EXPOSITORA. Os produtos/ equipamentos que constarem em Nota Fiscal só poderá entrar no PAVILHÃO com cópia da Nota Fiscal. Os produtos/equipamentos que não constarem em Nota Fiscal deverá ser relacionado no formulário de Entrada e Saída de Equipamentos (F4- Pág. 20). Este formulário também deverá ser entregue ao fiscal responsável, em duas vias, devidamente assinadas e carimbadas pelo responsável da EMPRESA EXPOSITORA. 1. RETORNO DOS PRODUTOS Para retornar os produtos à empresa do EXPOSITOR, deverá ser emitida Nota Fiscal de Entrada com os seguintes dizeres: RETORNO DE MERCADORIAS DESTINADAS À EXPOSIÇÃO NA HOSPITALMINAS 2012 FEIRA DE NEGOCIOS DE MINAS GERAIS, NOS DIAS 22,23 e 24 DE AGOSTO DE 2012, NO 'CENTRO DE FEIRAS E EXPOSIÇÕES GEORGE NORMAN KUTOVA EXPOMINAS BH', SITUADO NA AVENIDA AMAZONAS, 6030 GAMELEIRA, CEP: 30510-000, BELO HORIZONTE MG BRASIL. Para maiores informações, contactar diretamente o Posto Fiscal: Em Belo Horizonte / MG Orientação Tributária Endereço: Rua Rio de Janeiro, 341 - Centro Telefone: (31) 3048 9600/ 30489624 CEP: 30.160-040 Horário de funcionamento: 2ª a 6ª de 9h às 17h 1. IMPOSTOS A Promotora do Evento será responsável pelo recolhimento do ISS referente á prestação de serviços de criação e Organização da Feira HOSPITALMINAS de todas as notas fiscais emitidas. 10
1. MATERIAIS IMPORTADOS Conforme Portaria n 107 de 15 de abril de 1996 do Ministério da Fazenda, ficam isentos de impostos de importação os materiais promocionais até o limite máximo de US$5.000,00 (FOB) para distribuição gratuita no recinto do EVENTO. Consideram-se materiais promocionais: folhetos, slides, CDs, fitas de vídeo, panfletos, catálogos, revistas, cartazes, guias, fotografias, mapas ilustrados e outros materiais gráficos similares, filmes e fitas magnéticas gravadas com som ou com imagem e som. É EXPRESSAMENTE PROIBIDA A COMERCIALIZAÇÃO DOS BENS PROMOCIONAIS. IMPORTANTE: O NÃO CUMPRIMENTO DAS EXIGÊNCIAS ACIMA PODERÁ RETARDAR OU IMPEDIR O INGRESSO DE MERCADORIAS DO EXPOSITOR NO BRASIL. 2. CONTRATAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA Mão-de-obra eventual Para a utilização de mão-de-obra eventual diretamente pelo EXPOSITOR, os procedimentos legais deverão ser observados com especial atenção. Na contratação de serviço de terceiros (empresas prestadoras de serviços) é conveniente solicitar as comprovações de existência legal (contrato social, alvarás etc.) da empresa contratada e as respectivas guias de recolhimento da previdência social (GRPS), cópias da ficha de registro de empregados, recolhimento FGTS, etc. Os documentos de terceiros e dos próprios empregados deverão estar disponíveis no stand para serem apresentados aos Representantes do Ministério do Trabalho. Trabalho para menores É expressamente proibido o trabalho de menores de 18 anos de idade na HOSPITALMINAS 2012. 3. VISITAÇÃO E PERMANÊNCIA DE MENORES NO PAVILHÃO. É expressamente proibida a entrada para menores de 18 anos, salvo se acompanhados dos pais, durante os períodos de montagem, realização e desmontagem. 11
www.hospitalminas.com.br Hospital IV MATERIAL DE DIVULGAÇÃO 1. VISITAÇÃO A entrada da Feira HospitalMinas 2012 será gratuita. Já para participar dos Eventos Científicos será cobrada taxa de inscrição com valor acessível e a ser determinado pelos organizadores destes eventos. Não será permitida a entrada de menores de 18 anos nos dias de realização do evento, salvo se acompanhados dos pais ou responsáveis. 2. DISTRIBUIÇ ÃO DE CONVITES A PROMOTORA fornecerá automaticamente ao EXPOSITOR convites gratuitos, individuais para serem distribuídos a seus clientes e fornecedores. Cada EXPOSITOR terá direito à 500 (quinhentos) convites iniciais. Caso julgue necessário acréscimo desta quantia, deverá comunicar a PROMOTORA 45 dias antes da realização da feira, não havendo ônus ao EXPOSITOR pela solicitação de convites extras. 3. MERCHANDISING (ver book de merchandising) Será considerado merchandising toda e qualquer propaganda fora dos limites do stand. O interesse em fazer prática de merchandising deve ser manifestado pelo expositor 30 dias antes da feira para que a PROMOTORA envie o contrato. Nenhum material poderá ser instalado sem que o contrato de Merchandising tenha sido assinado e quitado. Qualquer tipo de merchandising a ser feito deve ser criteriosamente descrito à PROMOTORA, 30 dias antes da montagem via e-mail: hospitalminas@certaeventos.com.br, com confirmação de leitura e arte em anexo, ou correspondência à PROMOTORA, em papel timbrado da empresa com a arte anexa em CD. O material somente poderá ser exposto nos pontos determinados e aprovados pela PROMOTORA. Os pedidos deverão ser pagos de acordo com a tabela de publicidade que irá anexada ao contrato de merchandising caso o expositor solicite. As formas e datas de pagamento serão posteriormente discutidas e acertadas entre as partes. Os pedidos serão atendidos rigorosamente por ordem de chegada, quando formalizados pelo fax: (31) 3592-1698 e/ou pelo e-mail: hospitalminas@certaeventos.com.br. Os produtos de merchandising têm o objetivo de ampliar a visibilidade e divulgação do expositor dentro do evento, não podendo, contudo, ser exposto de forma agressiva ou provocativa aos outro participantes. Os textos e/ou materiais promocionais devem ser previamente aprovados pela PROMOTORA. Os espaços de merchandising serão locados preferencialmente aos expositores participantes do evento. As áreas de merchandising não serão locadas às empresas não participantes do evento que sejam concorrentes dos setores básicos da feira. 12
NÃO SERÁ PERMITIDO a) Circulação pelos corredores do EVENTO ou áreas comuns de pessoas caracterizadas com trajes de qualquer tipo ou espécie (infláveis, fantasias etc.) que representem os produtos da empresa expositora, marca, personagem ou tema alusivo ao stand. a) Distribuição de folhetos fora do domínio do stand, sob a penalidade de serem os mesmos recolhidos pelo setor de segurança da PROMOTORA. Todo e qualquer material que infringir este regulamento serão apreendidos e devolvidos somente após o término do EVENTO. É vetada qualquer outra ação de publicidade, que não esteja especificada na tabela de divulgação, a ser praticada nas áreas comuns ou de circulação (fora dos limites do stand). Todo material exposto no EVENTO deverá ser retirado pelo EXPOSITOR impreterivelmente no primeiro dia de desmontagem do EVENTO. O material que não for retirado neste prazo será destruído. V PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS 1. PREENCHIMENTO E ENVIO DE FORMULÁRIOS O não cumprimento, pelo EXPOSITOR, das datas limites ou de outras instruções aqui constantes, isentará automaticamente a PROMOTORA de qualquer responsabilidade por prejuízos que possam advir para o EXPOSITOR em todos os períodos de funcionamento: montagem, realização e desmontagem. 2. REGRAS GERAIS DE CREDENCIAMENTO As credenciais são válidas durante todos os períodos de funcionamento do EVENTO e serão solicitadas pelo formulário correspondente e estarão disponíveis até sete dias antes da inauguração do EVENTO, sendo retiradas na sede da PROMOTORA ou pavilhão de exposição (Expominas). Cada EXPOSITOR terá direito a um número máximo de crachás de acordo com a relação abaixo: Metragem N. de Crachás 4 m 2 1 crachá 13
Atenção: Sem os dados completos não serão fornecidas as credenciais. É essencial que a equipe de montagem e desmontagem dos stands esteja devidamente identificada com crachá, durante a montagem e desmontagem dos equipamentos/serviços/decoração, bem como durante a realização da feira (conforme formulário/credenciamento). O uso da credencial, em local visível, é obrigatório por parte dos expositores, montadores e pessoal de serviço no stand, ficando sujeito a ser convidado a se retirar do pavilhão, caso assim não o fizer. Desta forma, a PROMOTORA não aceitará formulários que não especifiquem a quantidade de credenciais autorizadas pelo EXPOSITOR, para cada serviço. Em cada credencial constará:? O nome do credenciado? Cargo ou Função? Empresa expositora para qual está trabalhando APREENSÃO DE CREDENCIAIS Todas as credenciais fornecidos pela PROMOTORA são pessoais, intransferíveis e não dão direito a acompanhantes. Desta forma, o uso indevido implicará na apreensão e cancelamento da referida credencial. Não serão emitidas 2ª vias de credenciais apreendidas. 3. FORMULÁRIOS Todos os formulários deverão ser preenchidos e enviados, preferencialmente pelo e-mail: formularios@certaeventos.com.br. Os formulários F1, F2 e F4 são OBRIGATÓRIOS. Os demais formulários serão exigidos caso a EMPRESA EXPOSITORA necessite dos serviços relacionados a eles. 14
3.1 FORMULÁRIO F1 IDENTIFICAÇÃO DO EXPOSITOR Data limite para envio do formulário: até 20 dias antes do início da realização do EVENTO. Este formulário destina-se às informações gerais sobre a empresa expositora, seu ramo de atividade e ao credenciamento individual dos EXPOSITORES. Têm como fim o credenciamento de Presidentes, Diretores, Gerentes, Supervisores, Chefes de Departamento, Representantes, Vendedores, funcionários do EXPOSITOR, para acesso ao PAVILHÃO. Ao solicitar as credenciais, o EXPOSITOR deverá relacionar as pessoas cujos nomes deverão ser emitidos, mencionando, também, nome completo, conforme RG, e o cargo de cada uma delas, uma vez que as credenciais já serão entregues devidamente preenchidas pela PROMOTORA. Nessas credenciais, além do nome do credenciado, constará o NOME FANTASIA da empresa, de acordo com o determinado pelo EXPOSITOR no formulário. A PROMOTORA fornecerá a cada EMPRESA EXPOSITORA um Certificado de Participação que será emitido de acordo com o preenchimento deste formulário. Não serão emitidos certificados para as empresas que não enviarem o formulário até a data limite. 3.2. FORMULÁRIO F2 SOLICITAÇÃO DE INSTALAÇÕES ELÉTRICAS Data limite para envio do formulário: até 20 dias antes do início da realização do EVENTO. A corrente elétrica disponível é alternada, mono e trifásica, nas tensões 127/220 volts. O Pavilhão não possui aterramento para ligações de equipamentos com tensão superior à 220 volts. Caso necessário, a EMPRESA EXPOSITORA assumirá a responsabilidade pela utilização de um transformador. A compra ou locação deste transformador fica a cargo da EMPRESA EXPOSITORA. A MONTADORA contratada pelo EXPOSITOR será responsável pela instalação elétrica no interior do stand devendo, para tanto, respeitar as Normas Brasileiras de Instalações Elétricas. 15
A EMPRESA EXPOSITORA ou a MONTADORA NÃO OFICIAL deverá encaminhar até o dia 05/08/2012 juntamente com o projeto do stand, o formulário F2 referente à energia elétrica, o demonstrativo de cálculo de carga, sem o qual, a PROMOTORA e nem a MONTADORA OFICIAL farão ligações elétricas do stand. Deverão ser utilizados obrigatoriamente, disjuntores compatíveis com a carga utilizada e declarada no stand. Recomendamos que a demanda de energia seja avaliada por um técnico, para evitar erros nos cálculos de unidades requeridas. O VALOR DA TAXA DE ENERGIA ELÉTRICA É DE R$150,00 POR KVA INSTALADO. As solicitações fora do prazo, não terão garantia de atendimento. Todos os stands (inclusive os de montagem básica) ficam obrigados a solicitar e efetuar o pagamento de 01 ponto de energia por se tratar de consumo mínimo de energia, o equivalente à iluminação. Portanto, deverá ser preenchido no formulário F2. A taxa mínima de energia será de 1KVA. O não preenchimento correto das informações, ou a utilização de carga elétrica acima da aprovada, poderá acarretar na queda de energia elétrica de seu stand. Caso o prazo de solicitação de energia elétrica não seja cumprido e não haja mais disponibilidade de energia no pavilhão, a empresa expositora deverá arcar com o custo adicional para tal procedimento. Toda e qualquer instalação elétrica deve ser acompanhada de projeto executado por profissionais habilitados, obedecendo as normas da ABNT e CEMIG. Não será permitida a instalação de artefatos elétricos, pingentes, nem fixação externa, sem prévia autorização da PROMOTORA. PARA MAIOR SEGURANÇA DO PÚBLICO, AS INSTALAÇÕES DO STANDS (ILUMINAÇÃO, EQUIPAMENTOS, FIOS E CABOS) NÃO PODERÃO FICAR VISÍVEIS AOS STANDS VIZINHOS E NEM AOS VISITANTES. A PROMOTORA recomenda que cada stand possua equipamentos de proteção (estabilizador, chaves automáticas, etc.) contra possíveis oscilações de energia ou falta de fases, devendo tal equipamento estarem em local de livre acesso. 16
Não será permitida a utilização de iluminação que, por seus interruptores automáticos, possa provocar interferência em aparelhos elétricos ou eletrônicos expostos em outros stands. Caso a empresa expositora utilize uma unidade móvel, deve comunicar previamente à PROMOTORA e à EMPRESA OFICIAL DE MONTAGEM, discriminando o tipo de instalação necessária. Após o encerramento diário do EVENTO, a energia elétrica é automaticamente desligada. Assim sendo, caso existam no stand aparelhos, máquinas ou produtos que necessitem de fornecimento contínuo de energia até a sua retirada do PAVILHÃO, é importante que seja feito um comunicado antecipado à PROMOTORA. Após o recebimento do Formulário F2, a PROMOTORA fará os cálculos e entregará a cobrança em forma de boleto bancário justificado com nota fiscal no primeiro dia de realização do evento. A assinatura do canhoto da nota fiscal é obrigatória no ato do recebimento. Obs.: Caso o expositor não preencha este formulário, a PROMOTORA estará isenta de qualquer responsabilidade por prejuízos que possam advir para o expositor em todos os períodos de funcionamento do evento. 3.3. FORMULÁRIO F3 INTERNET BANDA LARGA Data limite para envio deste Formulário Totalmente Preenchido: 05/08/2012 O Expositor que necessitar de ponto de Internet, básico ou de maior velocidade de conexão, deverá contratar o serviço à parte que será fornecido pela empresa HBA Tecnologia. HBA TECNOLOGIA Av. Prudente de Morais, 890 3ºandar Cidade Jardim BH/MG (31) 3342-2513 / (31) 8899-2153 www.hbatecnologia.com.br / aluisio.mourao@hbatecnologia.com.br Para ter acesso à Internet é necessário que o expositor tenha microcomputador ou notebook com tecnologia de acesso sem fio. 3.4. FORMULÁRIO F4 ENTRADA E SAÍDA DE MATERIAIS Este formulário não será enviado. O EXPOSITOR deverá portá-lo no ato da entrada dos materiais de exposição no PAVILHÃO. Para que não haja problemas solicitamos aos EXPOSITORES que preencham este formulário com a descrição de todos os materiais que terão acesso ao pavilhão. Contêm os seguintes campos a serem preenchidos: Quantidade: neste campo deverá ser preenchido a quantidade do mesmo/exato material que será exposto 17
Descrição: descrição do material a ser exposto. Número da NF: número da Nota Fiscal do qual o material é parte integrante. Caso o material não esteja em Nota Fiscal, este campo deverá conter o texto: S/NF. Observação: observação a ser feita, se houver necessidade, durante o decorrer da feira. Número da Página: campo a ser preenchido caso os produtos não caibam em apenas uma página. Este Formulário deverá ser entregue ao Fiscal do Evento responsável pelo corredor onde esteja localizada a EMPRESA EXPOSITORA, em duas vias, devidamente assinadas e carimbadas (Razão social e CNPJ da EMPRESA EXPOSITORA), junto com a cópia da(s) Nota(s) Fiscal emitida(s). OBS.: SEM ESTE FORMULÁRIO PREENCHIDO, ASSINADO E CARIMBADO; OU SEM A CÓPIA DAS NOTAS FISCAIS ANEXADAS AO FORMULÁRIO, NENHUM MATERIAL SERÁ LIBERADO PARA ENTRAR NO PAVILHÃO. SOLICITAMOS ATENÇÃO NO PREENCHIMENTO DESTE, POIS UM ITEM A MAIS, OU FALTANTE, PODE ACARRETAR EM PROBLEMAS POSTERIORES. O fiscal responsável fará a conferência de todo o material. Após realizada a conferência, caso esteja correta, o material poderá ser colocado no interior do PAVILHÃO. Nenhum material poderá ficar armazenado nos corredores. Solicitamos aos expositores a orientar os montadores, a deixar TODO o material dentro do stand da EMPRESA EXPOSITORA. Todos os materiais deverão estar relacionados, exceto os materiais de divulgação, que serão distribuídos no decorrer da feira, Notebooks, Palmtops, celulares, câmeras fotográficas e filmadoras que são considerados de uso pessoal, e não sofrerão fiscalização de entrada e saída. A PROMOTORA se isenta de qualquer prejuízo ou dano nestes materiais/equipamentos, em qualquer dia e horário. O material só poderá ser retirado do PAVILHÃO (período de desmontagem) após conferência do fiscal responsável, liberação (assinatura) do mesmo. Após este processo, uma via deste Formulário será devolvida ao expositor/transportador, que só poderá sair com o material após entregá-la ao Fiscal-Segurança no portão do Pavilhão. 3.5. FORMULÁRIO F5 CATÁLOGO OFICIAL Data limite para envio do formulário: até 20 dias antes do início da realização do EVENTO. As empresas expositoras da HospitalMinas 2012 terão inserção gratuita no Catálogo Oficial do evento, com os dados cadastrais, produtos e/ou serviços. 18
3.6 FORMULÁRIO F6 TAXA DE MANUTENÇÃO Data limite para envio do formulário: até 20 dias antes do início da realização do EVENTO. O PREENCHIMENTO DESTE FORMULÁRIO É DE RESPONSABILIDADE DA EMPRESA MONTADORA CONTRATADA PELO EXPOSITOR. Este formulário refere-se à taxa que deverá ser paga por todos os MONTADORES do evento. Não é de responsabilidade da EMPRESA EXPOSITORA o pagamento desta taxa. A MONTADORA contratada pelo EXPOSITOR deverá efetuar o pagamento, tomando como exemplo a tabela abaixo: (R$20,00 por m²). Metragem Valor Stand 80 m² R$ 1.600,00 Stand 48 m² R$ 960,00 Stand 28 m² R$ 560,00 Stand 24 m² R$ 480,00 Stand 20 m² R$ 400,00 É necessário o preenchimento completo do formulário com os dados da MONTADORA contratada pelo EXPOSITOR. A PROMOTORA fará os cálculos e entregará a cobrança em forma de boleto bancário justificado com nota fiscal ao responsável pela empresa montadora, A empresa montadora que não comprovar o pagamento da taxa, não poderá entrar no pavilhão para montagem do Stand. Solicitamos a todas as empresas expositoras que informem seus montadores da existência desta taxa. Obs: Deve ser informada apenas a montadora que não for a oficial do evento 3.7 FORMULÁRIO F7- CREDENCIAMENTO DE PRESTADORES DE SERVIÇOS Data limite para envio do formulário: até 20 dias antes do início da realização do EVENTO. Este formulário destina-se ao cadastramento de serviços adicionais (limpeza, segurança, fotógrafo/filmagem, recepcionista e outros). Os serviços de segurança, recepção e limpeza do PAVILHÃO ficarão a cargo da PROMOTORA, porém, se a empresa expositora necessitar de pessoal trabalhando nestes serviços internos ao stand, poderá solicitar à PROMOTORA, que por sua vez irá fornecer o contato da EMPRESA OFICIAL encarregada de tais serviços. 3.8 FORMULÁRIO F8 PONTO HIDRÁULICO Data limite para envio do formulário: até 20 dias antes do início da realização do EVENTO. 19
As instalações dos pontos de água são de responsabilidade da MONTADORA contratada pelo EXPOSITOR. A taxa de água é totalmente franqueada a todos os expositores da HospitalMinas 2012. Para que o EXPOSITOR utilize este recurso é necessário preencher o formulário corretamente, assinalando o local do stand onde deseja instalar o ponto hidráulico. Obs.: Caso o expositor não preencha este formulário a PROMOTORA estará isenta de qualquer responsabilidade por prejuízos que possam advir para o expositor em todos os períodos de funcionamento do evento. 3.9 FORMULÁRIO F9 PONTO PNEUMÁTICO Data limite para envio do formulário: até 20 dias antes do início da realização do EVENTO. As instalações dos pontos pneumáticos são de responsabilidade da MONTADORA contratada pelo EXPOSITOR. Todos os aparelhos deverão ser instalados em estruturas com travamentos seguros, evitando possíveis acidentes. Para solicitar a instalação do ponto pneumático é necessário que o EXPOSITOR informe no formulário o local do stand onde deseja instalar o mesmo. A utilização e consumo de ar comprimido será gratuito ao expositor. 3.10. FORMULÁRIO F10 - TERMO DE RETIRADA DE MATERIAIS Este formulário não será enviado. O EXPOSITOR deverá solicitá-lo ao fiscal responsável caso necessite utilizá-lo. Este formulário deverá ser preenchido caso haja necessidade do EXPOSITOR retirar materiais do pavilhão antes dos períodos de desmontagem (conforme item VIII/1 deste formulário). Sem este termo devidamente preenchido e assinado, nenhum material poderá ser retirado do pavilhão antes do período de desmontagem determinado. Caso a EMPRESA EXPOSITORA deseje, poderá anexar ao formulário a cópia da nota fiscal dos produtos. 3.11. FORMULÁRIO F11 CREDENCIAMENTO DE MONTADORA Data limite para envio do formulário: até 20 dias antes do início da realização do EVENTO. OBS.: Caso a MONTADORA contratada pelo EXPOSITOR seja a oficial não é necessário o preenchimento deste formulário. 20
Este formulário destina-se ao credenciamento da MONTADORA contratada pelo EXPOSITOR, e dos funcionários da mesma que trabalharão nos dias da montagem e desmontagem do evento. Ao solicitar as credenciais, o responsável pelo preenchimento do formulário deverá relacionar os funcionários da MONTADORA que terão acesso ao pavilhão, mencionando nome completo, conforme RG, e o cargo de cada um deles; uma vez que as mesmas já serão entregues devidamente preenchidas pela PROMOTORA. Nestas credenciais, além do nome do funcionário que terá acesso ao pavilhão, constará o Nome Fantasia da EMPRESA EXPOSITORA, de acordo com o descrito no formulário. 3.12 FORMULÁRIO F12 SOLICITAÇÃO DE EMPILHADEIRA Data limite para envio do formulário: até 20 dias antes do início da realização do EVENTO. A PROMOTORA disponibilizará, sem qualquer ônus para a empresa expositora, uma empilhadeira ao EXPOSITOR que necessitar transportar algum equipamento ou material. A empilhadeira estará disponível na montagem, dia 21/08/2012 e na desmontagem, dia 25/08/2012. A capacidade máxima da empilhadeira é de 2.200kg. Para utilizar este serviço é necessário preencher o formulário completo e enviá-lo à PROMOTORA (conforme dados no item I/2 deste manual) até o prazo determinado. OBS.: A utilização da empilhadeira será de acordo com a ordem de chegada do material ou equipamento do expositor. É imprescindível o preenchimento deste formulário caso a empresa solicite ou não os serviços de empilhadeira VI NORMAS BÁSICAS DE MONTAGEM 1. ESCOLHA DA MONTADORA A Promotora designou a RBarros como montadora oficial, por entender que tem condições plenas de cumprir os compromissos assumidos com o expositor, no que se refere à qualidade, atendimento e prazo de entrega do Stand. Não aceitaremos reclamações, caso o expositor opte por outra empresa de montagem. Cada EMPRESA EXPOSITORA deverá manter em seu stand a ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) com a assinatura do engenheiro ou arquiteto responsável pelo projeto da montagem. 2. PERÍODOS E HORÁRIOS DE MONTAGEM Montagem dos stands: 18,19,20 e 21 de Agosto de 2012 de 08:00 às 20:00 Montagem dos produtos. Entrada dos expositores: 22 e 24 de Agosto de 2012 de 08:00 às 20:00 Desmontagem dos produtos 25 e 26 de Agosto de 2012 de 08:00 às 20:00 21
3. ACESSO DE PESSOAL Terão acesso ao PAVILHÃO, no período da montagem, os portadores das seguintes credenciais, sendo proibido o ingresso de menores de 18 anos: - Credencial MONTADORES/DECORADOR - Credencial MANUTENÇÃO - Credencial EXPOSITOR - Credencial VIGILÂNCIA 4. ACESSO DE VEÍCULOS Não será permitido o acesso de veículos ao PAVILHÃO durante todo o período de realização do evento, incluindo montagem/desmontagem. Exceto com autorização da PROMOTORA, que irá impor limites para este acesso. 5. ENTRADA DE MERCADORIAS Todo e qualquer tipo de mercadoria/equipamento será devidamente registrado pela EMPRESA OFICIAL. Haverá um formulário (VER ITEM V- 3/3.3 DESTE MANUAL) que deve ser devidamente preenchido no momento da entrada do material, que fica sujeito à conferência pelos encarregados. Só entrarão no PAVILHÃO materiais relacionados no Formulário de Entrada e Saída de materiais ou diante de apresentação de Nota Fiscal. Os materiais a serem expostos serão, obrigatoriamente, em sua totalidade, conferidos por um FISCAL que liberará a entrada destes no PAVILHÃO. 6. UTILIZAÇÃO DO PAVILHÃO O piso do PAVILHÃO não poderá, em hipótese alguma, ser demarcado, pintado, furado ou escovado pelo EXPOSITOR. É proibido fazer uso, para qualquer finalidade, das canaletas de serviço existentes no piso ou, ainda, apoiar, amarrar ou pendurar qualquer componente do stand ou de produtos expostos à estrutura, telhado, coberturas, paredes ou colunas do PAVILHÃO. É também proibido furar ou pintar esses elementos. 7. CONSTRUÇÃO EM ALVENARIA São vetadas quaisquer construções (pisos, paredes etc.) em alvenaria ou similares 8. PROJEÇÃO VERTICAL DO STAND A projeção vertical de qualquer elemento da montagem (INCLUINDO VITRINES E AR CONDICIONADOS) ou de produtos expostos deverá obrigatoriamente, estar totalmente contida nos limites da área do stand. Não serão aceitas projeções sobre stands contíguos ou sobre a passagem do público, à exceção de spots para iluminação de logotipos, desde que colocados a altura mínima de 2m. 8. STANDS EM ÁREAS EXTERNAS Os stands localizados nas áreas externas do PAVILHÃO, deverão obedecer todas as normas contidas neste regulamento e as normas da ABNT. ABNT- Rua da BAHIA, 1148 sala 1007 30160-906 BH Tel.: (031) 3226-4396 Fax: (031) 3273-4344 www.abnt.org.br 22
9. NORMAS DE TRABALHO a) Durante o transcorrer da feira, fica de inteira responsabilidade da empresa expositora o zelo pela estrutura física do(s) stand(s) que está sendo utilizado. b) As vias de circulação e os stands contíguos não poderão ser utilizados para a deposição de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no stand. Toda operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do stand do EXPOSITOR. c) Não será permitido lixar e/ou massear as paredes dos stands nas dependências do PAVILHÃO; soldagem à gás; pintura à revolver; maceamento e spray. d) Todo trabalho com graxas, tintas, materiais corrosivos, pós e líquidos deverá ser realizado em vasilhames adequados, evitando danos à pessoas, ao PAVILHÃO e aos stands contíguos. e) Todo stand que possuir painéis de vidro na área externa, deverá utilizar sinalização de alerta nos mesmos, a fim de facilitar a visualização do público, evitando possíveis acidentes. f) O EXPOSITOR deverá utilizar fita dupla face para fixação de qualquer material nas dependências do stand, sendo proibida a aplicação de cola. 10. NORMAS DE SEGURANÇA a) Instalações especiais Quaisquer equipamentos cuja demonstração possa apresentar riscos para o público, para stands contíguos ou para o PAVILHÃO deverão ser providos de instalações especiais que, a critério da PROMOTORA, eliminem por completo qualquer periculosidade. É aconselhável a utilização de materiais anti-chamas, caso seja necessário revestimento do stand. b) Extintores A MONTADORA OFICIAL irá disponibilizar o número de extintores conforme conferência e aprovação do Corpo de Bombeiros. Estes extintores ficarão nos corredores, devidamente sinalizados e não deverão ser obstruídos por qualquer objetivo. c) EPI Equipamentos de Proteção Individual Caberá ao EXPOSITOR fornecer aos seus empregados e/ou contratados os EPI s adequados ao risco, em perfeito estado de conservação e funcionamento. Atenção: É proibida a entrada e permanência de pessoas nos períodos de montagem e desmontagem sem identificação e/ou sem camisa. É também proibido o uso de tamancos, sandálias ou chinelos. Qualquer inconformidade em relação com este Manual realizada por algum funcionário do Expositor, seja ele prestador de serviços ou não, isentará automaticamente a PROMOTORA de qualquer responsabilidade advinda de algum problema durante os períodos de funcionamento: montagem, realização e desmontagem. 4. SAÍDAS DE EMERGÊNCIA Nas áreas sinalizadas e determinadas para as saídas de emergência é expressamente proibido armazenar qualquer tipo de material. 5. EMBARGO DA CONSTRUÇÃO É delegado a PROMOTORA o direito de embargar a construção do stand caso esteja em desacordo com as normas deste manual. Caso o EXPOSITOR não reformule os parâmetros do projeto em tempo hábil, além de multa de 25% sobre o valor da área, o stand não poderá ser utilizado no período da realização, sem prejuízo dos custos contratuais da área com a PROMOTORA. 23
VII REALIZAÇÃO 1. PERÍODOS E HORÁRIOS O EVENTO acontecerá nos dias 22, 23, e 24 de Agosto de 2012, quarta-feira, quinta-feira e sexta-feira de 13:00h às 21:00h. Os expositores poderão entrar no pavilhão nos dias 22,23 e 24 a partir das 7:30h e deverão deixá-lo no máximo às 21:30h, permanecendo no local somente os funcionários da EMPRESA OFICIAL DE SEGURANÇA. Das 13:00h ás 21:00 hs no período de 22,23 e 24 de Agosto de 2012, todo o material contido no stand fica de única e exclusiva responsabilidade da empresa EXPOSITORA, por isto é obrigatória a presença de um responsável da EMPRESA EXPOSITORA de cada dia de realização. Este responsável deverá ficar em seu respectivo stand até o início do evento. A PROMOTORA e a EMPRESA OFICIAL DE SEGURANÇA não serão responsáveis por quaisquer prejuízos desde a abertura ao público, até que o PAVILHÃO seja fechado. 2. ACESSO DE PESSOAL Terão acesso ao PAVILHÃO, no período de realização, os portadores das seguintes credenciais: EXPOSITOR APOIO SEGURANÇA SERVIÇO VISITANTE CONGRESSISTA PALESTRANTE 3. ESTACIONAMENTO A administração do estacionamento é de responsabilidade da coordenação do Expominas (Pavilhão) e será cobrada uma taxa por veículo. A PROMOTORA se exime de quaisquer responsabilidades sobre o estacionamento, bem como dos veículos nele contidos. Obs.: As Docas estão localizadas em uma via pública, ou seja, não é estacionamento. Para evitar problemas de roubo e/ou arrombamento de seu veículo, utilize o estacionamento do Expominas. 4. ABASTECIMENTO DE MERCADORIAS Mercadorias destinadas ao abastecimento dos stands só poderão entrar no PAVILHÃO durante o período de preparação do EVENTO, das 11:30 às 12:50 horas nos dias 22, 23 e 24 de Agosto de 2012. 24
1. OPERAÇÃO DO STAND Durante todo o período de realização deverá haver no stand pelo menos um funcionário do EXPOSITOR, capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos. O horário de chegada do pessoal deverá antecipar-se 2 (duas) horas antes da abertura do EVENTO. A PROMOTORA se reserva no direito de antecipar o horário de abertura para melhorar o atendimento ao público. Não será permitido o encerramento das atividades nos stands antes do término do horário de realização do EVENTO, mesmo no último dia. 2. LIMITES DE OPERAÇÃO Os corredores do PAVILHÃO são de uso comum, não sendo neles permitido o aliciamento de visitantes ou distribuição de impressos ou quaisquer outros artigos. A PROMOTORA reserva-se o direito de apreender o material distribuído fora dos limites do stand pelo período de REALIZAÇÃO DO EVENTO. A devolução do material recolhido será efetuada na sala de segurança no primeiro dia de desmontagem, impreterivelmente. Após esse prazo, o material recolhido será destruído. 3. VISITAÇÃO DO STAND Os stands deverão ser totalmente franqueados à visitação (dentro do PAVILHÃO), não sendo permitido ao EXPOSITOR a venda de ingressos sob nenhuma forma ou pretexto, seja a que título for. O mesmo acontece com UNIDADES MÓVEIS. 4. DISTRIBUIÇÃO DE BRINDES É permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos, catálogos e degustação aos visitantes, exclusivamente no interior do stand, reservando-se à PROMOTORA o direito de fazer cessar a distribuição sempre que estiver ocasionando distúrbios ou aglomerações, apreendendo o material até o final do EVENTO, para posterior devolução. Não será permitida a distribuição de brindes que façam ruídos ou balões de gás de qualquer formato ou tamanho. 5. SAÍDA DE PRODUTOS Nenhum produto destinado à exposição poderá sair do pavilhão durante a realização do EVENTO, exceto NoteBooks, Palmtops, celulares, câmeras fotográficas e filmadoras que são considerados de uso pessoal, e não sofrerão fiscalização de entrada e saída. Como não haverá, por parte da PROMOTORA e da EMPRESA OFICIAL DE SEGURANÇA, uma fiscalização com relação a este ítem, solicitamos aos expositores que dêem uma atenção especial aos seus Notebooks, Palmtops, 25
celulares, câmeras fotográficas e filmadoras, pois perdas ou danos a estes equipamentos não serão de responsabilidade da PROMOTORA. Em casos especiais, como mercadorias que apresentem defeitos, a PROMOTORA autorizará a substituição de mercadorias que apresentem defeitos por outras de iguais características. Todo objeto que for relacionado no Formulário de Entrada e Saída de materiais (Item V- 3/3.3 deste Manual) ou que conste em Nota Fiscal, só poderá sair do PAVILHÃO após conferência e visto do FISCAL, e visto de um componente da Direção do Evento. A saída de produtos/equipamentos será barrada caso o EXPOSITOR não apresente seu Formulário de Entrada e Saída de Materiais no ato da saída do Pavilhão. 1. DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS A PROMOTORA poderá sustar ou determinar período para demonstração de quaisquer equipamentos que, a seu critério, possam apresentar riscos às pessoas, mercadorias, estruturas e elementos de stands, ou que produzam alto nível de ruído ou vibração, de modo que possam perturbar as operações de stands contíguos. 2. COBERTURA FOTOGRÁFICA Caso o Expositor deseje utilizar serviços fotográficos particulares deverá enviar devidamente preenchido o formulário correspondente. Estes profissionais somente poderão exercer suas atividades dentro da área do expositor que os contratou. Para credenciar os profissionais que irão prestar serviços durante a realização da HospitalMinas 2012 é necessário preencher o Formulário F7. 3. LIMPEZA DO STAND Os serviços de limpeza do stand deverão ser realizados diariamente, das 7:30 às 8:50 horas, nos dias 22,23 e 24 de Agosto devendo o lixo ser recolhido pela equipe de limpeza do EXPOSITOR, caso houver, e removido para a lixeira do PAVILHÃO. Fora deste horário, todo lixo deverá ser acondicionado na lixeira, dentro dos stands, para ser removido pela equipe de limpeza da PROMOTORA. É terminantemente PROIBIDO jogar lixo sobre as passadeiras. O não cumprimento acarretará em multa e descredenciamento dos infratores. 26