Proposto por: Divisão de Operações (DIOPE) Analisado por: Diretor do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos (DEGEA) Aprovado por: Diretor-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR) 1 OBJETIVO Estabelecer critérios e procedimentos para movimentação de documentos acondicionados em caixas-arquivo no Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA), passando a vigorar a partir de 02/12/2013. 3 DEFINIÇÕES TERMO Amostragem Arquivo corrente Arquivo Externo Arquivo intermediário Arquivo permanente Avaliação de documento Baixa Caixa-arquivo DEFINIÇÃO Técnica de seleção em que, de um dado conjunto, elege-se um subconjunto representativo do todo. Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Empresa contratada (empresa terceirizada) para guarda de caixas-arquivo. Conjunto dos documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam, por razões de interesse administrativo, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente. Conjunto dos documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Toda movimentação de autos de processo que esgote sua tramitação no órgão, procedendo-se ao respectivo registro informatizado. Caixa padronizada, que substitui o maço, destinada à acomodação e à proteção de documentos, visando ao arquivamento destes. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 1 de 24
TERMO Classificar documento Código de Classificação de Documentos (CCD) do PJERJ Condensação Desarquivamento Compulsório Destinação final de documentos Eliminação de documento DEFINIÇÃO Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo. Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente, ao respectivo agrupamento lógico e físico. Junção do conteúdo de duas ou mais caixas - arquivo, visando a otimização do espaço físico. Retirar, obrigatoriamente, autos de processos arquivados provisoriamente, da rede de arquivos do PJERJ, encaminhá-los à Divisão de Processamento Especial e Arquivamento da Diretoria Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial DGFAJ/DIPEA para possível extinção do processo, e fazer a devida atualização no sistema informatizado. Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação. Destruição de documento destituído de valor para guarda permanente e que, de acordo com a tabela de temporalidade, já cumpriu o seu respectivo prazo de guarda. Etiqueta ARQGER Etiqueta de localização Lote de caixas Seleção de documentos Sistema ARQGER Sistema de Controle de Malote (SISCOMA) Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação numérica da caixa-arquivo. Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação alfa-numérica da localização da caixa-arquivo nos Centros de Informação CI. Conjunto de caixas-arquivo reunidas em sistema informatizado para facilitar a movimentação. Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade. Sistema informatizado utilizado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA), para o gerenciamento do acervo arquivístico do PJERJ. Sistema informatizado de controle de malotes e rastreabilidade de documentos. Instrumento técnico de destinação de documentos, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 2 de 24
PJERJ TERMO DEFINIÇÃO ou a eliminação de documentos. 4 REFERÊNCIAS Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ nº 04/2004 - Dispõe sobre a utilização do correio eletrônico para a correspondência interna do Tribunal de Justiça e dá outras providências; Aviso Conjunto TJ/CGJ nº 09/2007 - Avisam que as comunicações internas da Presidência e da Corregedoria Geral da Justiça serão feitas por meio eletrônico, de acordo com as determinações contidas no Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ n 4, de 27/01/2004); Resolução TJ/OE nº 10/2011 - Altera os arts. 58 e 101 a 108 e introduz dois novos dispositivos na Resolucao TJ/OE n. 38, de 13 de dezembro de 2010, para alterar a estrutura organizacional da Diretoria Geral de Fiscalizacao e Apoio as Serventias Judiciais da Corregedoria Geral da Justica; Resolução TJ/OE nº 22/06 - Regula o arquivamento definitivo dos autos dos processos cíveis e dá outra providências; Ato Normativo Conjunto nº. 01/2005 - Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, a eliminação dos autos processuais dos Juizados Especiais Cíveis), com alteração do art 1º, cuja redação dada pelo Ato Executivo TJ nº 5156/2009 é a seguinte: Art. 1 - Os autos process uais findos dos Juizados Especiais Cíveis serão eliminados após o prazo de 90 (noventa) dias da data do arquivamento definitivo. (Redação dada pelo Ato Executivo TJ nº 5156/2009; Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 03/2005 - Resolve que os autos processuais findos dos Juizados Especiais Civeis, que já se encontravam sob a guarda do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos antes da edição do Ato Normativo 01/2005, serão eliminados após o prazo de 180 (cento e oitenta) dias da data de publicação do presente ato; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 3 de 24
Ato Executivo TJ nº 5157/2009 - Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro, a eliminação dos autos processuais dos Juizados Especiais Criminais; Ato Executivo TJ nº 4363/2010 - Autoriza a eliminação de processos julgados sem resolução do mérito, com baixa no registro de distribuição, em decorrência do cumprimento da Meta 2 de 2009, do Conselho Nacional de Justiça CNJ; Ato Executivo TJ nº 4364/2010 - Autoriza a eliminação de processos judiciais de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, a publicação de editais para manifestação das partes e dá outras providências. 5 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Diretor da Divisão de Operações da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DIOPE) Chefe do Serviço de Desarquivamento de Documentos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEDES) Chefe do Serviço do Arquivo de Rio Bonito, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEARB) Chefe do Serviço do Arquivo de RESPONSABILIDADE Supervisionar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Central e nos Arquivos Regionais; coordenar a atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER. Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Central; acompanhar as equipes nas atividades de eliminação e desarquivamento de documentos indicados pelo sistema ARQGER; registrar em FRM os produtos não-conformes; elaborar Planos de ação; consolidar os indicadores de desempenho. Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Regional de Rio Bonito; imprimir relatório para desarquivamento das caixas-arquivo; disponibilizar as caixas-arquivo contendo documentos a serem descartados; acompanhar a equipe na atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER. Coordenar o trâmite de movimentação de Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 4 de 24
FUNÇÃO Itaipava da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR /SEAIT) Serviço de Gestão de Instrumentos Arquivísticos da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEGIA) RESPONSABILIDADE documentos no Arquivo Regional de Itaipava; imprimir relatório para desarquivamento das caixas-arquivo; disponibilizar as caixas-arquivo contendo documentos a serem descartados; acompanhar a equipe na atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER. Classificar os tipos documentais que não estejam contemplados no CCD. Realizar pesquisas nos sistemas informatizados; Prestador de Serviço Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal do Estado do Rio de Janeiro (ABATERJ) prestar informações aos usuários; operar sistema ARQGER; retirar documentos da caixa-arquivo; condensar caixa-arquivo; conferir documentos; registrar a retirada e a confirmação dos processos indicados para eliminação pelo Sistema ARQGER; receber caixas-arquivo, organizando-as; movimentar documentos armazenados na caixa-arquivo. Indicar a empresa terceirizada responsável pela coleta e fragmentação dos documentos indicados para eliminação pelo DEGEA; acompanhar o transporte dos documentos indicados para eliminação pelo DEGEA. 6 CONDIÇÕES GERAIS 6.1 O processo de trabalho Movimentar Documentos no DEGEA compreende as atividades operacionais e o cadastramento de informação no sistema ARQGER. 6.2 Os registros de movimentação (entrada, saída, solicitação, vinculação, inclusão ou exclusão, condensação e eliminação) de caixas-arquivo ou lote de caixas-arquivo, emissão de guias, recibos ou relatórios são feitos por meio do sistema ARQGER. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 5 de 24
6.3 O prazo para atendimento de documentos que estejam acondicionados em caixaarquivo localizada no Arquivo 09 Recall é de 2 dias úteis. 6.4 Os registros de solicitação, recebimento e envio de caixas-arquivo ao Arquivo 09 Recall são realizados no ARQGER, por meio do menu Arquivo Externo. 6.5 Os arquivos eletrônicos de envio de caixas, somente são disponibilizados à empresa contratada após a confirmação da saída da viatura oficial das dependências do Arquivo Central com destino ao Arquivo 09 - Recall. 6.6 As caixas-arquivo armazenadas no Arquivo 09 Recall com pedido de desarquivamento são solicitadas pelo SEDES-Posto, célula de trabalho localizada nas dependências da empresa contratada, que providencia o desarquivamento e remessa das mesmas para o SEDES-Expedição. 6.7 As caixas grandes com padronização distinta, fornecidas exclusivamente pelo DEGEA, são armazenadas na empresa contratada. 6.8 A eliminação é realizada de acordo com os prazos de guarda e a destinação final estipulados na TTD. 6.8.1 Os procedimentos descritos nesta RAD são aplicados ao Arquivo Central e aos Arquivos Regionais. 6.8.2 O processo de trabalho está vinculado ao carregamento da base de dados (sistema ARQGER) de documentos indicados para eliminação. 6.8.3 O documento, cujo prazo de guarda em arquivo corrente tenha sido cumprido no arquivo intermediário e tenha como destinação final a eliminação, será descartado no DEGEA. 6.8.4 O produto da eliminação é coletado por empresa terceirizada, contratada pela Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro (ABATERJ), com vistas à reciclagem. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 6 de 24
6.8.5 No caso de dúvidas quanto à necessidade de baixa em relação aos processos judiciais (tipos de ação), o SEDES consulta o SEGIA. 7 IDENTIFICAÇÃO DAS ETIQUETAS 7.1 As etiquetas emitidas pelo sistema ARQGER obedecem ao seguinte padrão: Etiqueta de Caixa-arquivo Cx00.000.000-0 Digito verificador Etiqueta de Localização 0.G0.S0.0000 Número que identifica a caixa-arquivo Número que define a posição na prateleira Sigla que define o setor no andar Sigla que define o andar do CI Unidade de Arquivo 8 MOVIMENTAR DOCUMENTOS ARMAZENADOS EM CAIXA-ARQUIVO PARA ARQUIVAMENTO 8.1 SEDES-Triagem recebe caixas-arquivo ou lote de caixas-arquivo contendo documentos para armazenamento. 8.1.1 No caso do recebimento de lote de caixas-arquivo é feita a conferência por meio do recibo de lote impresso. 8.1.2 Se a caixa-arquivo não constar do lote, o funcionário do SEDES encaminha mensagem eletrônica à unidade remetente para verificação. Caso a caixa-arquivo Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 7 de 24
seja localizada, regulariza o lote. Caso contrário, efetua o registro da não localização no quadro de controle de produtos não conformes, de acordo com os procedimentos da RAD-DGJUR-049 Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA. 8.2 Após a conferência, registra a entrada do lote de caixas-arquivo no sistema ARQGER e procede à exclusão do lote para individualizar as caixas-arquivo. 8.2.1 No caso de caixas-arquivo recebidas individualmente há somente o registro de entrada das mesmas no sistema. 8.2.1.1 As caixas-arquivo cujas etiquetas não permitem movimentação por leitora óptica são segregadas para a reimpressão da segunda via das etiquetas. 8.2.1.2 O funcionário emite a segunda via da etiqueta e cola na caixa-arquivo. 8.2.2 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de caixas-arquivo danificadas e registra no quadro de controle de produtos não conformes do DEGEA a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os procedimentos da RAD- DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA. 8.3 Cola a etiqueta de localização na parte frontal inferior da caixa-arquivo e a vincula à etiqueta ARQGER. 8.4 Registra a saída da caixa-arquivo com destino ao SEDES - Centros de Informação. No SEARB e SEAIT, após o recebimento, as caixas-arquivo são movimentadas para o CI. 8.5 SEDES Centros de Informação registra a entrada da caixa-arquivo. 8.5.1 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de caixas-arquivo danificadas e registra no quadro de controle de produtos não conformes do DEGEA a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os procedimentos da RAD- DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA. 8.6 Armazena a caixa-arquivo na posição indicada na etiqueta de localização. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 8 de 24
9 CONDENSAR CAIXA-ARQUIVO 9.1 O funcionário acessa a rotina especifica do sistema ARQGER, informa a quantidade de caixas-arquivo a serem condensadas e emite o relatório de caixas para condensação. 9.2 Havendo caixas-arquivo na área de caixas-arquivo danificadas, efetua a condensação com as caixas-arquivo destinadas a Recall. 9.3 Localiza nos Centros de Informação, as caixas solicitadas, retirando-as da estante. 9.3.1 Caso alguma caixa-arquivo não esteja na posição da estante indicada, providencia o registro da ocorrência no Quadro de Controle de Produtos Não Conformes do DEGEA, de acordo com os procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA. 9.4 No Arquivo Central, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao SEDES Triagem. No SEAIT e SEARB, o destino é a Recepção. 9.5 Registra a entrada das caixas-arquivo e efetua por meio do sistema ARQGER, a transferência do conteúdo da caixa-arquivo de origem para a caixa-arquivo de destino e grava a operação. 9.5.1 Acondiciona a caixa-arquivo com conteúdo no palete e segrega a vazia para ser consultada. 9.6 Verifica, antes do envio do palete para o Centro de Informações, se as caixas-arquivo vazias possuem conteúdo registrado no sistema ARQGER. 9.6.1 Caso haja caixa-arquivo vazia com conteúdo registrado no sistema ARQGER, verifica todas as caixas-arquivo acondicionadas no palete e realiza a regularização no sistema. 9.7 Envia as caixas-arquivo vazias para serem reaproveitadas ou para trituração. 9.8 Envia caixa-arquivo completa para o Centro de Informação. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 9 de 24
10 RETIRAR DOCUMENTO DA CAIXA-ARQUIVO PARA DESARQUIVAMENTO 10.1 SEDES, SEAIT e SEARB recebem das unidades organizacionais do PJERJ os pedidos de desarquivamento, conforme os procedimentos da RAD-DGJUR-035 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA. 10.1.1 Os pedidos de desarquivamento de documentos que não estejam registrados no sistema ARQGER são encaminhados à Central de Atendimento da DGJUR/DIOPE para monitoramento. 10.2 O procedimento de monitoramento dos pedidos não localizados no sistema ARQGER está disciplinado na RAD-DGJUR-041 Prestar Atendimento aos Usuários. 10.3 O funcionário registra os pedidos de desarquivamento no sistema e imprime relatório de caixas solicitadas. 10.4 Localiza, nos Centros de Informação, as caixas solicitadas, retirando-as da estante. 10.4.1 Caso alguma caixa-arquivo não esteja na posição da estante indicada, providencia o registro da ocorrência no Quadro de Controle de Produtos Não Conformes do DEGEA, de acordo com os procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA. 10.5 No Arquivo Central, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao SEDES Consulta. 10.5.1 No SEARB e SEAIT, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao setor de recepção, a fim de efetuar o desarquivamento dos documentos solicitados. 10.6 Registra a entrada das caixas-arquivo no SEDES Consulta e efetua a retirada dos documentos constantes dos pedidos de desarquivamento. 10.6.1 Caso seja retirado todo o conteúdo da caixa-arquivo para desarquivamento, efetua a eliminação da etiqueta no sistema ARQGER. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 10 de 24
10.6.2 No caso de maço administrativo, encaminha toda a caixa para UO solicitante, por meio da guia de entrega. 10.6.3 No Arquivo Central, caso a caixa-arquivo apresente menos de 50% (cinquenta por cento) de sua capacidade de armazenagem ocupada, envia para o SEDES -Triagem para ser efetuada a condensação. 10.6.4 No SEARB e no SEAIT, é registrada no sistema ARQGER a caixa-arquivo que apresenta menos de 50% (cinquenta por cento) de sua capacidade de armazenagem ocupada, para posterior condensação. 10.6.5 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de caixas-arquivo danificadas e registra no quadro de controle de produtos não conformes do DEGEA a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os procedimentos da RAD- DGJUR-049- Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA. 10.6.6 Nos casos em que o atendimento de processos acondicionados em caixa localizada no Arquivo 09 Recall ensejar o integral esvaziamento desta, o funcionário do SEDES solicita à contratada, por meio do correio eletrônico, a exclusão desta caixa do contrato (perm out). 10.6.7 Emite a guia de desarquivamento em uma via. 10.7 No âmbito do Arquivo Central envia os documentos para o SEDES Expedição. 10.8 Disponibiliza as caixas-arquivo para o Centro de Informação, com a devida movimentação no sistema ARQGER. 10.8.1 Caso a caixa-arquivo, após atendimento, deva retornar ao Arquivo 09 Recall efetua o devido registro de saída no sistema ARQGER. 10.9 O desarquivamento compulsório é realizado conforme procedimentos descritos nos itens 10.3 a 10.9.1. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 11 de 24
10.9.1 Os autos processuais desarquivados compulsoriamente são encaminhados à Divisão de Processamento Especial e Arquivamento da Diretoria Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial DGFAJ/DIPEA. 11 SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO ARQUIVO 09 RECALL 11.1 O SEDES-Posto solicita as caixas-arquivo localizadas no Arquivo 09 Recall por meio de rotina especifica disponibilizada no sistema ARQGER. 11.2 Registra a entrada das caixas-arquivo no SEDES Posto e efetua a retirada dos documentos constantes dos pedidos de desarquivamento. 11.2.1 Caso seja retirado todo o conteúdo da caixa-arquivo para desarquivamento, efetua a eliminação da etiqueta no sistema ARQGER. 11.3 Solicita à contratada, por meio do correio eletrônico, a exclusão desta caixa do contrato, bem como das caixas que foram condensadas e tiveram suas etiquetas eliminadas no sistema (perm out). 11.3.1 Caso a caixa-arquivo apresente menos de 50% (cinquenta por cento) de sua capacidade de armazenagem, segrega a caixa-arquivo para ser efetuada a condensação. 11.3.2 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, efetua reparo ou substituição da mesma e informa ao Chefe de Serviço por meio de correio eletrônico para o devido registro no FRM-DGJUR-049-01 (Quadro de controle de produtos não conformes no DEGEA) a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os procedimentos da RAD- DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA. 11.4 Emite a guia de desarquivamento em uma via. 11.5 Disponibiliza os documentos desarquivados para serem remetidos ao SEDES- Expedição, por meio do SEARQ-Coleta. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 12 de 24
11.6 Disponibiliza as caixas-arquivo para a contratada, com a devida movimentação no sistema ARQGER. 12 ENVIAR CAIXA-ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 RECALL 12.1 O SEDES acessa o sistema ARQGER e registra a entrada da caixa-arquivo no SEDES - CI Externo. 12.2 Acessa o menu Arquivo Externo e registra a saída da caixa-arquivo informando o tipo e código da etiqueta da contratada. 12.3 Carrega o caminhão com as caixas-arquivo destinadas ao Arquivo Externo. 12.4 Processa o lote de caixas-arquivo enviadas ao Arquivo Externo. 12.5 Envia o arquivo com o processamento dos lotes com destino ao Arquivo Externo por meio do sistema ARQGER. 13 MONITORAR PEDIDOS EM ABERTO 13.1 O SEDES gera diariamente relatório gerencial de indicador de desempenho para visualizar os pedidos que se encontram em aberto, visando ao atendimento das solicitações no prazo estabelecido. 13.2 Verifica se no relatório existem processos com status liberado para atendimento ; 13.3 Consulta no sistema ARQGER a caixa que se encontra o processo em aberto. 13.3.1 Caso a caixa-arquivo esteja no Arquivo Central de São Cristóvão, a mesma é localizada e destinada ao SEDES-Consulta para efetuar o desarquivamento. 13.3.2 Caso a caixa-arquivo esteja nas dependências da contratada, envia mensagem eletrônica reiterando a solicitação da caixa-arquivo. 13.3.3 Caso a caixa-arquivo não seja localizada, registra a ocorrência no FRM-DGJUR-049-01 (Quadro de controle de produtos não conformes no DEGEA) e envia numeração Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 13 de 24
das caixas-arquivo não atendidas pela contratada à Central de Atendimento da Divisão de Operações. 13.4 A Central de Atendimento da Divisão de Operações providencia o envio de mensagem/ ofício a U.O. solicitante, informando sobre o não atendimento da solicitação no prazo e das providências que serão adotadas, a fim de atender à solicitação. 14 PROCEDIMENTOS PARA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS INDICADOS PELO SISTEMA ARQGER 14.1 O funcionário acessa rotina específica do ARQGER, visualizando o relatório de caixasarquivo contendo processos judiciais para eliminação. 14.2 O funcionário elabora listagem, em planilha eletrônica, relacionando as posições das caixas-arquivo. 14.3 O SEDES-Eliminação encaminha a listagem para os Centros de Informação (CI). 14.3.1 No caso dos Arquivos Regionais, o funcionário efetua o desarquivamento. 14.4 O funcionário registra a entrada das caixas-arquivo e as encaminha para o local de realização da atividade. 14.5 O funcionário efetua a retirada dos documentos destinados à eliminação e registra no ARQGER. 14.5.1 No caso dos Arquivos Regionais, as caixas-arquivo desocupadas integralmente são encaminhadas para o Arquivo Central para reciclagem. 14.6 Encaminha para o SEDES Triagem, em paletes separados, as caixas-arquivo totalmente desocupadas e as caixas que ainda possuem conteúdo para que seja feita a condensação. Após, envia as caixas-arquivo eliminadas para reciclagem. 14.6.1 No caso dos Arquivos Regionais as caixas-arquivos não desocupadas integralmente são encaminhadas para o CI. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 14 de 24
14.7 Acondiciona os documentos eliminados em caixas de plástico azul separando os processos com e sem código de barra. 14.8 Efetua a confirmação da eliminação no sistema ARQGER e acondiciona os processos em caixas de plástico verde. 14.9 Excepcionalmente, em situação de mutirão, a DIOPE efetuará a retirada / confirmação da eliminação no ARQGER. 14.9.1 No caso dos Arquivos Regionais os documentos eliminados são confirmados no Sistema ARQGER pelos respectivos Serviços. 14.10 Disponibiliza os documentos indicados para reciclagem pelo SEDES-Eliminação na caçamba para posterior coleta pela empresa terceirizada. 14.11 O SEDES agenda a coleta dos documentos com o funcionário indicado pela ABATERJ, registrando a quantidade de processos e peso enviados no FRM-DGJUR- 040-01 - Termo de Coleta para Trituração de Documentos, em duas vias assinadas pelo Servidor lotado no Serviço de Desarquivamento de Documentos, pelo responsável do transporte e pelo funcionário da ABATERJ, que acompanha o transporte. A primeira via é entregue ao responsável pelo transporte para atestar o recebimento do material na empresa e emitir o Certificado de Recepção e Responsabilidade. A segunda via é arquivada pelo Serviço de Desarquivamento de Documentos até que retorne a 1ª via assinada pelo responsável da Empresa Terceirizada, junto com um registro da quantidade em peso que foi enviado para reciclagem. Com o retorno da 1ª via, é efetuada a troca das vias ficando o Serviço Desarquivamento de Documentos com a 1ª via e a ABATERJ com a segunda via. 15 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Índice de desarquivamento Σ(pedidos atendidos pelo DEGEA em até 2 dias úteis) / Σ(pedidos recebidos pelo DEGEA) ] x 100 Mensal Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 15 de 24
NOME FÓRMULA PERIODICIDADE Quantidade de documentos descartados [Σ (documentos descartados pelo SEDES) + Σ (documentos descartados pelo SEAIT) + Σ (documentos descartados pelo SEARB)] Mensal 16 GESTÃO DE REGISTROS O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁV EL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Cópia de correspondência expedida - e-mail 0-6-2-2 j SEDES Disco rígido Assunto/ data Backup e condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Termo de Coleta para Trituração de Documentos (FRM- DGJUR-040-01) 0-6-2-6-2 a SEDES Caixa arquivo Assunto/ Data/UO Condições apropriadas 5 anos DGJUR/ DEGEA Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. Notas: a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD-DGJUR-035 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047 Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados Servidores de Aplicação. 7 ANEXOS Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Movimentar Documentos Armazenados em Caixa-arquivo; Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Condensar Caixa-arquivo; Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Retirar Documentos da Caixa-arquivo; Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 16 de 24
Anexo 4 - Fluxograma do Procedimento Solicitar Caixa Localizada no Arquivo 09 RECALL ; Anexo 5 Fluxograma do Procedimento Enviar Caixa-arquivo para o Arquivo 09 Recall; Anexo 6 Fluxograma do Procedimento Monitorar Pedidos Em Aberto. Anexo 7 Fluxograma do Procedimento Eliminar Documentos Indicados pelo Sistema ARQGER. ========== Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 17 de 24
ANEXO 1 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MOVIMENTAR DOCUMENTOS ARMAZENADOS EM CAIXA- ARQUIVO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 18 de 24
ANEXO 2 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONDENSAR CAIXA-ARQUIVO INÍCIO ACESSAR O SISTEMA ARQGER, INFORMAR A QUANTIDADE DE CAIXAS- ARQUIVO E EMITIR RELATÓRIO HÁ CAIXAS-ARQUIVO DANIFICADAS? SIM REALIZAR A CONDENSAÇÃO NAS CAIXAS COM DESTINO AO NOVO CONTRATO NÃO LOCALIZAR E RETIRAR AS CAIXAS- ARQUIVO DAS ESTANTES CAIXA-ARQUIVO FOI LOCALIZADA? NÃO REGISTRAR OCORRÊNCIA NO FRM- DGJUR-049-01 E REGULARIZA SITUAÇÃO DA CAIXA-ARQUIVO SIM REGISTRAR A SAÍDA DAS CAIXAS- ARQUIVO PARA ÁREA DE CONDENSAÇÃO REGISTRAR A ENTRADA E REALIZA A CONDENSAÇÃO POR MEIO DO SISTEMA ARQGER ACONDICIONAR AS CAIXAS-ARQUIVO COM CONTEÚDO NO PALETE SEGREGA AS CAIXAS-ARQUIVO VAZIAS VERIFICAR SE HÁ CONTEÚDO REGISTRADO NAS CAIXAS-ARQUIVO VAZIAS HÁ REGISTRO DE CONTEÚDO? SIM VERIFICAR AS CAIXAS-ARQUIVO ACONDICIONADAS NO PALETE NÃO ENVIAR AS CAIXAS-ARQUIVO VAZIAS PARA SEREM REUTILIZADAS OU PARA TRITURAÇÃO REGULARIZAR SITUAÇÃO DA CAIXA- ARQUIVO E REGISTRA NO FRM- DGJUR-049-01 ENVIAR AS CAIXAS-ARQUIVO OCUPADAS PARA O C.I. FIM Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 19 de 24
ANEXO 3 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RETIRAR DOCUMENTOS DA CAIXA-ARQUIVO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 20 de 24
ANEXO 4 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO ARQUIVO 9 RECALL Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 21 de 24
ANEXO 5 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENVIAR CAIXA-ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 RECALL Início Registrar entrada da caixa-arquivo no ARQGER (SEDES) Acessar menu Arquivo Externo e registra saída da caixa-arquivo Carregar o caminhão com as caixasarquivo Processar o lote de caixas-arquivo Enviar o arquivo com o processamento dos lotes por meio do ARQGER Fim Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 22 de 24
ANEXO 6 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MONITORAR PEDIDOS EM ABERTO Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 23 de 24
ANEXO 7 FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ELIMINAR DOCUMENTOS NDICADOS PELO SISTEMA ARQGER INÍCIO ACESSAR SISTEMA E VISUALIZAR RELATÓRIO ENCAMINHAR PARA ABATERJ PARA RECICLAGEM GERAR LISTAGEM COM POSIÇÕES DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA DESARQUIVAR ACONDICIONAR OS DOCUMENTOS ELIMINADOS EM CAIXA PLÁSTICO AZUL ENCAMINHAR LISTAGEM PARA OS CI REGISTRAR A ENTRADA DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA ELIMINAÇÃO EFETUAR A RETIRADA DOS DOCUMENTOS DESTINADOS À ELIMINAÇÃO E REGISTRA NO ARQGER CAIXA-ARQUIVO DESOCUPADA? NÃO SIM ENCAMINHAR CAIXA-ARQUIVO PARA O SEDES-TRIAGEM PARA CONDENSAÇÃO CONFIRMAR ELIMINAÇÃO E ACONDICIONAR OS PROCESSOS EM CAIXAS DE PLÁSTICO VERDE DISPONIBILIZAR DOCUMENTOS INDICADOS PARA RECICLAGEM PARA A EMPRESA TERCEIRIZADA AGENDAR A COLETA DOS DOCUMENTOS E REGISTRAR A QUANTIDADE DE PROCESSOS E PESO ENVIADOS FIM REGISTRA NO FRM-DGJUR- 040-01 EM DUAS VIAS ASSINADAS PELO SEDES, PELO TRANSPORTE E PELA,ABATERJ. A 1ª VIA É ENTREGUE TRANSPORTE CERTIFICADO RECEPÇÃO AO PRO DE E RESPONSABILIDADE.. A 2ª VIDA É ARQUIVADA NO SEDES E DEPOIS TROCADA COM A 1ª ASSINADA PELA ABATERJ, COM O REGISTRO DA QDE EM PESO ENVIADO PARA RECICLAGEM E ARQUIVADA NO SEDES, FICANDO A ABATERJ COM A 2ª VIA. Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 24 de 24