Luis Figueiredo 2016.01.19 12:27:21 Z PROCEDIMENTO 1. OBJECTIVO Definição de procedimentos nos distribuidores das farmácias comunitárias aderentes à VALORMED. 2. ÂMBITO A VALORMED tem por objectivo a implementação e gestão de um sistema integrado de gestão de resíduos de embalagens e medicamentos, concretamente, resíduos de medicamentos fora de prazo ou já não utilizados, materiais utilizados no seu acondicionamento e embalagem (cartonagens vazias, folhetos informativos, frascos, blisters, bisnagas, ampolas, etc.), mesmo que contenham restos de medicamentos, e acessórios utilizados para facilitar a sua administração (colheres, copos, seringas doseadoras, conta gotas, cânulas, etc.). Este procedimento enquadra-se no Subsistema dos resíduos pós-consumo recolhidos por farmácias comunitárias, descrito e mencionado na licença atribuída como abrangendo os resíduos de embalagens de medicamentos de uso humano, contendo ou não contendo restos de medicamentos, resíduos de embalagens de medicamentos de uso veterinário, contendo ou não contendo restos de medicamentos, e produtos veterinários vendidos nas farmácias comunitárias para animais domésticos, produzidos pelos consumidores finais. O seu âmbito abrange a gestão do universo de embalagens primárias contendo medicamentos de uso humano, sujeitos ou não sujeitos a receita médica, que são as típicas embalagens de venda ao público na sua apresentação mais completa, e pelas embalagens de medicamentos de uso veterinário e, acessoriamente, produtos veterinários, colocadas no mercado nacional. 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS EMBALAGEM PRIMÁRIA Embalagem concebida de modo a constituir uma unidade de venda para o utilizador final ou consumidor no ponto de compra. MEDICAMENTO DE USO HUMANO Toda a substância ou associação de substâncias apresentada como possuindo propriedades curativas ou preventivas relativas a doenças em seres humanos, ou toda a substância ou associação de substâncias que possa ser utilizada ou administrada em seres humanos com vista a estabelecer um diagnóstico médico ou a restaurar, corrigir ou modificar funções fisiológicas ao exercer uma acção farmacológica, imunológica ou metabólica, ou a estabelecer um diagnóstico médico. MEDICAMENTO VETERINÁRIO Toda a substância, ou associação de substâncias, apresentada como possuindo propriedades curativas ou preventivas de doenças em espécies animais ou dos seus sintomas ou que possa ser utilizada ou administrada no animal com vista a estabelecer um diagnóstico médico-veterinário ou, exercendo uma acção farmacológica, imunológica ou metabólica, a restaurar, corrigir ou modificar funções fisiológicas. PRODUTO DE USO VETERINÁRIO Toda a substância ou mistura de substâncias, de utilização em espécies animais, sem indicações terapêuticas ou profilácticas. SIGREM Sistema Integrado de Gestão de Resíduos de Embalagens e Medicamentos. PC1A.02.02 18-01-2016 Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:1 de 8
4. RESPONSABILIDADES PROCEDIMENTO É da responsabilidade dos Armazenistas cumprirem as práticas constantes deste procedimento. 5. DOCUMENTOS E IMPRESSOS ASSOCIADOS PC1D_I.003 Guia de Acompanhamento de Resíduos Ficha de Contentor Modelo A 1428 Ministério da Agricultura, do Ambiente e do Ordenamento do Território 6. PROCEDIMENTO 6.1. CONSUMÍVEIS A recolha de resíduos de embalagens vazias e de medicamentos fora de uso recorre à utilização de um contentor em cartão contendo uma bolsa autocolante com fichas em 3 vias: Contentor (ficha branca), Farmácia (ficha verde) e Armazenistas (ficha azul). Os contentores possuem uma identificação exterior, a qual se destina a eliminar qualquer risco de confusão com outros produtos, mercadorias ou resíduos, devendo ser utilizados exclusivamente para a recolha de resíduos abrangidos pelo SIGREM, e não para qualquer outra finalidade. Neles encontra-se impresso o Código Nacional de Produto (CNP 7877647), através do qual a farmácia comunitária deverá efectuar o pedido ao armazenista. Os contentores são distribuidos pelas farmácias comunitárias e devem ser exclusivamente utilizados para a recolha de resíduos abrangidos pelo SIGREM, não devendo ter qualquer outra finalidade. 6.2. FORNECIMENTO DE CONSUMÍVEIS À FARMÁCIA 1. Sempre que necessitar a farmácia requisita o contentor ao armazenista; 2. O pedido é feito com referência ao CNP (Código Nacional de Produto), como a seguir se descreve: Consumível Código Nacional de Produto Contentor com Bolsa de Fichas 7877647 3. O fornecimento deve ser assegurado no prazo mais curto possível. PC1A.02.02 18-01-2016 Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:2 de 8
6.3. LEVANTAMENTO DO CONTENTOR CHEIO NA FARMÁCIA O colaborador da farmácia: Pesa o contentor e regista o valor obtido nas fichas contidas na bolsa; Preenche os campos relativos ao nome, código da farmácia e assina o campo destinado ao responsável pelo fecho; Retira a Ficha Verde - Farmácia, após o preenchimento dos dados pelo responsável do armazenista, arquivando-a durante dois anos; Retira a ficha da bolsa com cuidado a fim de não danificar as restantes; Deixa as restantes fichas (branca e azul), que acompanham o contentor. O representante do armazenista (motorista): Verifica o estado em que se encontra o contentor de recolha, que se deve apresentar em bom estado de conservação (não está rasgado, não apresenta vestígios de humidade resultante de substâncias derramadas, etc.). Preenche os campos relativos ao n.º de armazenista, data de recolha e o campo destinado à assinatura do responsável pela recolha; Confirma que a ficha do contentor se encontra correctamente preenchida (nome e código da farmácia, peso e rubrica do responsável pelo fecho); Retira a Ficha Verde Farmácia e entrega-a ao colaborador da farmácia; Recolhe o(s) contentor(es) cheio(s) e entrega os contentores vazios requisitados pela farmácia. 6.4. TRANSPORTE DO CONTENTOR DE RECOLHA PARA O ARMAZÉM O motorista deve manusear o contentor recolhido com cuidado, acomodando-o na viatura de forma a evitar que não sofra danos durante o transporte. Caso haja lugar a uma inspecção por parte das autoridades, deve assegurar-se que o contentor não é violado: se for aberto, deverá ser entregue às autoridades as quais passam a ser responsáveis por ele a partir desse momento. Tal facto, deve ser mencionado no campo Observações da ficha do contentor, sendo responsabilidade do armazenista destacar e guardar a respectiva cópia (Ficha Azul - Armazenista). Caso ocorra um derrame do conteúdo do contentor na carrinha, o contentor VALORMED deve evitar a propagação do derrame. Se acontecer, o produto derramado deve ser removido com um absorvente e colocado dentro do saco de plástico que contém o contentor, para ser eliminado conjuntamente com o mesmo. 6.5. PROCESSAMENTO DAS FICHAS DE CONTENTOR Antes da armazenagem dos contentores trazidos cheios das farmácias nas instalações do distribuidor: 1. O motorista retira a Ficha Azul Armazenista e entrega-a para que seja arquivada por um período de dois anos. 2. O armazenista pode utilizar estas fichaa para controlo da sua actividade de recolha de contentores nas farmácias. 3. A Ficha Branca Contentor acompanha sempre o contentor até à Central de Triagem, sendo a identificação unívoca até a sua triagem. PC1A.02.02 18-01-2016 Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:3 de 8
6.6. ARMAZENAGEM INTERMÉDIA Os contentores VALORMED recolhidos nas farmácias, destinam-se a ser encaminhados para triagem. Após recolha nas farmácias, os contentores VALORMED são armazenados nas instalações dos armazenistas até se atingir a quantidade adequada para transporte para o Centro de Triagem, no que é designado por Armazenagem Intermédia. A armazenagem intermédia pode ser feita de duas formas: 6.6.1. ARMAZENAGEM INTERMÉDIA EM CONTENTOR MARÍTIMO Nos distribuidores para os quais a VALORMED disponibilizou um contentor marítimo (20 ), os contentores VALORMED recolhidos nas farmácias devem ser colocados no seu interior pelos motoristas. Para uma melhor optimização e arrumação do espaço no interior do contentor marítimo e manutenção da integridade do contentor de farmácia até ao seu destino final, sugere-se uma organização sempre na vertical empilhados em 3 alturas e da forma que a imagem a seguir documenta: O contentor marítimo deve ser colocado num local adequado, seguindo os princípios das Boas Práticas de Distribuição Farmacêutica, considerando que deverá permitir um fácil acesso da viatura de recolha. De salientar que os contentores VALORMED foram concebidos para suportar peso em empilhamento vertical. 6.6.2. ARMAZENAGEM INTERMÉDIA EM PALETES Nos distribuidores em que a armazenagem intermédia só é possível utilizando paletes, os contentores VALORMED recolhidos nas farmácias devem ser aí colocados pelos motoristas. A VALORMED recomenda que a paletização seja realizada da forma seguinte: PC1A.02.02 18-01-2016 Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:4 de 8
Utilizar uma europalete (dimensões 1200x800 mm). Na base da palete acomodar 12 contentores colocados na posição vertical; Empilhar os contentores em 3 alturas, para que cada palete contenha 36 contentores. Envolver os contentores com película retráctil ou estirável. A paletização pode ser diferente consoante a palete utilizada pelo armazenista e o espaço disponível. A armazenagem deve ser efectuada em local adequado, seguindo os princípios das Boas Práticas de Distribuição, em local coberto e preferencialmente numa zona com pavimento impermeável. 6.7. RECOLHA DOS CONTENTORES PELO TRANSPORTADOR Quando o número de contentores armazenados atingir a quantidade mínima de 420 unidades (em contentor marítimo ou em paletes), o armazenista deve solicitar ao transportador contratado pela VALORMED a sua recolha, a qual será de imediato agendada por forma a que possa acontecer num tempo máximo de 48h, salvo qualquer situação extraordinária que será comunicada. Afim de não prejudicar o horário normal de funcionamento do armazenista pode ser combinado e previsto com o transportador a marcação de horários para a recolha dos contentores. A transferência de responsabilidade para a empresa que transporta os resíduos até à Central de Triagem efectua-se mediante o preenchimento de uma Guia de Acompanhamento de Resíduos (GAR) a qual certifica a transferência sequencial, da responsabilidade entre os operadores intervenientes no processo, para além de conter dados destinados ao processamento estatístico. Existe um regime de excepção para as Regiões Autónomas, em que a recolha de contentores obedece a regras específicas acordadas com a VALORMED e os transportadores locais. 6.7.1. PREENCHIMENTO DA GUIA ACOMPANHAMENTO DE RESÍDUOS (MODELO A 1428) Esta guia é constituída por 3 vias: 1. Azul reservada ao produtor/detentor VALORMED. 2. Verde reservada ao transportador Ambicargo. 3. Rosa reservada ao destinatário Centro de Triagem. O representante do armazenista: 1. Preenche o campo respeitante ao produtor/detentor com os dados da VALORMED, e a localização do armazém de recolha no canto superior direito (ver exemplo): PC1A.02.02 18-01-2016 Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:5 de 8
2. Disponibiliza a Guia de Acompanhamento de Resíduos (GAR) ao motorista a fim de que este complete o preenchimento dos dados relativos ao transportador. 3. As vias reservadas ao produtor ou detentor devem ficar retidas pelo representante do armazenista até ao final do mês. 4. No final de cada mês devem ser remetidas por correio para a VALORMED em envelopes RSF que por esta serão disponibilizados. 6.8. PEDIDO DE CONSUMÍVEIS Os armazenistas são os responsáveis pela entrega e recolha de contentores às farmácias comunitárias, tendo por isso que: 1. Controlar o seu stock em armazém; 2. Quando necessário solicitar por escrito o seu fornecimento para reposição do stock mínimo por si determinado: o pedido deve ser feito à VALORMED por e-mail para o endereço electrónico valormed@valormed.pt; 3. As quantidades a solicitar devem corresponder a múltiplos de 200 contentores (1 palete); PC1A.02.02 18-01-2016 Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:6 de 8
4. A VALORMED emite uma Guia de Remessa/Transporte (30.03_I.026) com a indicação das quantidades a entregar, enviando-a no prazo de 24 horas à empresa de logística; 5. A empresa de logística procede à sua entrega de acordo com o pedido efectuado, sendo a entrega das paletes com os contentores vazios realizada nos mesmos dias em que é realizada a recolha de contentores cheios; 6. O armazenista recepciona-os e confere a sua recepção assinando a Guia de Remessa/Transporte. Excepção para as Regiões Autónomas, em que não existe quantidade mínima de contentores a enviar e a sua entrega é independente da recolha de contentores cheios. Os consumíveis são enviados atarvés de uma empresa transitária. 6.9. RESPONSÁVEL PELOS PROCEDIMENTOS O armazenista deve nomear internamente e informar a VALORMED do seu colaborador responsável pela aplicação dos procedimentos do SIGREM, o qual terá a responsabilidade de comunicar a todos os outros envolvidos neste processo as alterações que possam ter lugar (motoristas, pessoal administrativo, etc.). Para o efeito, e se necessário, deve promover a realização de acções internas de formação e sensibilização periódicas recorrendo ao pedido e utilização de material didático que a VALORMED possa ter para disponibilizar. 7. CONTROLO DE REGISTOS DESIGNAÇÃO DO REGISTO INDEXAÇÃO (LOCAL/ FORMA DE INDEXAR) RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO TEMPO DE RETENÇÃO PC1A_I.003 - Ficha de Contentor - cópia Azul Armazenista Físico / Não aplicável Armazenista 2 anos Guia de Acompanhamento de Resíduos - Via azul Arquivo temporário Armazenista 1 mês para envio mensal à VALORMED 8. LISTA DE DISTRIBUIÇÃO VALORMED EMBALADOR FORNECEDORES OPERADORES DE RESÍDUOS UTENTES FARMÁCIAS COMUNITÁRIAS DISTRIBUIDOR DO SUBSISTEMA DAS FARMÁCIAS COMUNITÁRIAS DISTRIBUIDOR DO SUBSISTEMA DA VETERINÁRIA OUTROS: CENTROS DE RECEPÇÃO DO SUBSISTEMA DA VETERINÁRIA EXPLORAÇÕES PECUÁRIAS PC1A.02.02 18-01-2016 Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:7 de 8
9. HISTORIAL DO DOCUMENTO REVISÃO MOTIVO DA ALTERAÇÃO DATA 01 02 Documento novo. Integra os antigos procedimentos: 30.01.05 - Fornecimento de consumíveis, recolha, transporte e armazenagem de contentores 30.02.06 - Recolha de contentores e paletes VALORMED 30.03.03 - Fornecimento de consumíveis aos armazenistas Documento actualizado com as novas definições e exigências da Licença VALORMED 2015-2020 (Despacho n.º 9592/2015) 24/01/2014 18/01/2016 PC1A.02.02 18-01-2016 Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:8 de 8