MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO ARMAZENISTA

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1 Luis Figueiredo :35:35 Z PROCEDIMENTO 1. OBJECTIVO Definição de Procedimentos nos Armazenistas que aderiram à VALORMED. 2. ÂMBITO A VALORMED tem por objectivo a implementação e gestão de um sistema integrado de gestão de resíduos de embalagens e medicamentos (SIGREM), concretamente, resíduos de medicamentos fora de prazo ou já não utilizados, materiais utilizados no acondicionamento e embalagem (cartonagens vazias, folhetos informativos, frascos, blisters, bisnagas, ampolas, etc.), mesmo que contenham restos de medicamentos, e acessórios utilizados para facilitar a sua administração (colheres, copos, seringas doseadoras, conta gotas, cânulas, etc.). Este procedimento enquadra-se no Subsistema dos resíduos pós-consumo recolhidos por farmácias comunitárias, descrito e mencionado na licença atribuída como abrangendo os resíduos de embalagens de serviço e resíduos de embalagens primárias, secundárias e terciárias, contendo medicamentos e outros produtos fora de uso, nomeadamente, medicamentos homeopáticos, produtos dietéticos, dermocosméticos, produtos de puericultura, e resíduos de medicamentos veterinários vendidos nas farmácias para os animais domésticos. 3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS MEDICAMENTO DE USO HUMANO Toda a substância ou associação de substâncias apresentada como possuindo propriedades curativas ou preventivas relativas a doenças em seres humanos; ou toda a substância ou associação de substâncias que possa ser utilizada ou administrada em seres humanos com vista a estabelecer um diagnóstico médico ou a restaurar, corrigir ou modificar funções fisiológicas ao exercer uma acção farmacológica, imunológica ou metabólica, ou a estabelecer um diagnóstico médico. PRODUTO SIMILAR A MEDICAMENTO É aquele que: a) É equiparável a medicamento; b) É comercializado exclusiva ou predominantemente em Farmácias; c) A sua inclusão no SIGREM foi notificada previamente. SIGREM Sistema Integrado de Gestão de Resíduos de Embalagens e Medicamentos. 4. RESPONSABILIDADES É da responsabilidade dos Armazenistas cumprirem as práticas constantes deste procedimento. PC1A Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:1 de 7

2 5. DOCUMENTOS E IMPRESSOS ASSOCIADOS PC1D_I.003 Guia de Acompanhamento de Resíduos Ficha de Contentor Modelo A 1428 Ministério da Agricultura, do Ambiente e do Ordenamento do Território 6. PROCEDIMENTO 6.1. CONSUMÍVEIS A recolha de resíduos de embalagens vazias e de medicamentos fora de uso recorre à utilização do seguinte artigo: Contentor de recolha em cartão contendo uma bolsa plástica autocolante contendo 3 fichas: Contentor (ficha branca), Farmácia (ficha verde) e Armazenista (ficha azul); Os contentores de recolha VALORMED possuem identificação exterior, a qual se destina a eliminar qualquer risco de confusão com outros produtos, mercadorias ou resíduos. Os contentores deverão ser utilizados exclusivamente para a recolha de resíduos abrangidos pelo SIGREM, não devendo ter qualquer outra finalidade FORNECIMENTO DE CONSUMÍVEIS À FARMÁCIA 1. A farmácia requisita o contentor utilizado no SIGREM ao armazenista, sempre que necessário; 2. O pedido é feito com referência ao Código Nacional de Produto, como a seguir se descreve: Consumível Código Nacional de Produto Contentor com Bolsa de Fichas O fornecimento é assegurado no prazo mais curto possível LEVANTAMENTO DO CONTENTOR CHEIO NA FARMÁCIA O colaborador da farmácia: Pesa o contentor e regista o valor obtido nas fichas contidas na bolsa; Preenche os campos relativos ao nome, código da farmácia e rubrica o campo destinado ao responsável pelo fecho; Retira a ficha verde (farmácia) e, após o preenchimento dos dados pelo responsável do armazenista, arquiva-a durante dois anos; A retirada da ficha da bolsa deverá ser feita com cuidado a fim de não danificar as restantes; As restantes fichas branca e azul acompanham o contentor. O representante do Armazenista (motorista): PC1A Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:2 de 7

3 Verifica o estado em que se encontra o contentor de recolha que se deve apresentar intacto, isento de manchas ou humidade e devidamente fechado; Preenche os campos relativos ao n.º de armazenista, data de recolha e o campo destinado à rubrica do responsável; Confirma que a ficha do contentor se encontra correctamente preenchida (nome e código da farmácia, peso e rubrica do responsável pelo fecho); Retira a ficha ou aguarda que o colaborador da farmácia fique com a sua cópia; Recolhe o contentor e entrega os contentores vazios solicitados pela farmácia TRANSPORTE DO CONTENTOR DE RECOLHA PARA O ARMAZÉM O motorista deve manusear com cuidado o contentor recolhido, acomodando-o na carrinha de transporte de forma a evitar que não sofra danos durante o transporte. Caso haja lugar a uma inspecção por parte das autoridades, deve assegurar-se que o contentor não é violado: se for aberto, deverá ser entregue às autoridades as quais passam a ser responsáveis por ele a partir desse momento. Tal facto, deve ser mencionado no campo Observações da ficha do contentor, sendo responsabilidade do armazenista destacar e guardar a respectiva cópia (ficha azul). Caso ocorra um derrame do conteúdo do contentor na carrinha, o contentor VALORMED deve evitar a propagação do derrame. Se acontecer, o produto derramado deve ser removido com um absorvente e colocado dentro do saco de plástico que contém o contentor, de modo a ser eliminado conjuntamente com o mesmo PROCESSAMENTO DAS FICHAS DE CONTENTOR Antes da armazenagem dos contentores trazidos cheios das farmácias: 1. O motorista retira a ficha azul Armazenista e entrega-a para arquivo pelo período de dois anos. 2. O armazenista poderá utilizar a ficha para controlo da sua actividade na recolha de embalagens e medicamentos fora de uso. 3. A ficha branca Contentor - acompanha sempre o contentor até à central de triagem, sendo a identificação unívoca até a sua triagem ARMAZENAGEM INTERMÉDIA Os contentores VALORMED, recolhidos nas farmácias, destinam-se a ser encaminhados para triagem. Na sequência da recolha pelas farmácias, os contentores VALORMED são armazenados nas instalações dos armazenistas até se atingir a quantidade adequada para transporte: designa-se por Armazenagem Intermédia. A armazenagem intermédia pode ser feita de duas formas: ARMAZENAGEM INTERMÉDIA EM CONTENTOR MARÍTIMO Nos armazenistas para os quais a VALORMED disponibilizou um contentor marítimo (20 ), os contentores VALORMED devem aí ser armazenados. PC1A Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:3 de 7

4 Para uma melhor optimização e arrumação do espaço no interior do contentor marítimo e manutenção da integridade do contentor de farmácia até ao seu destino final, sugere-se a sua organização pelos motoristas sempre na vertical (de notar, que os contentores VALORMED foram concebidos para suportar peso em empilhamento vertical) e empilhados em 3 alturas, e da forma que a imagem a seguir documenta: Este contentor marítimo deve ser colocado num local adequado, seguindo os princípios das Boas Práticas de Distribuição Farmacêutica, considerando que deverá permitir um fácil acesso do camião de recolha ARMAZENAGEM INTERMÉDIA EM PALETES Nos casos em que o sistema de armazenagem intermédia recorre ao uso de paletes, o contentor de recolha deve ser aí colocado. A VALORMED sugere a seguinte paletização: Palete Europeia: Dimensões -1200x800mm Base de 3 x 4 contentores colocados verticalmente; Empilhamento em 3 alturas, para que cada palete contenha 36 contentores. Uma vez atingida a capacidade anteriormente referida, a palete é envolvida com película retráctil ou estirável. A paletização pode ser diferente consoante a palete utilizada pelo armazenista e o espaço disponível. No entanto a VALORMED alerta que os contentores na base do empilhamento devem ser sempre colocados em posição vertical. Esta armazenagem deve ser efectuada em local adequado, seguindo os princípios das Boas Práticas de Distribuição, em local coberto e preferencialmente em pavimento impermeável RECOLHA DOS CONTENTORES PELO TRANSPORTADOR Quando o número de contentores cheios armazenados (em contentor marítimo ou em paletes) atingiu as 420 unidades, o armazenista solicita ao transportador contratado pela VALORMED a sua recolha. Esta recolha será agendada em 48h. PC1A Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:4 de 7

5 Está prevista a utilização de horários para a recolha dos contentores, os quais deverão ser combinados previamente com a empresa transportadora, a fim de não prejudicar o horário normal de funcionamento do armazenista. A transferência da responsabilidade para a empresa que transporta os resíduos até à central de triagem efectua-se mediante o preenchimento de uma Guia de Acompanhamento de Resíduos (GAR) a qual certifica a transferência sequencial, da responsabilidade entre os operadores intervenientes no processo, para além de conter dados destinados ao processamento estatístico. Excepção para as Regiões Autónomas, em que a recolha de contentores obedece a regras específicas acordadas com a VALORMED e os transportadores locais PREENCHIMENTO DA GUIA ACOMPANHAMENTO DE RESÍDUOS (MODELO A 1428) Esta guia é constituída por 3 vias: 1. Via azul reservada ao produtor/detentor --> VALORMED. 2. Via verde reservada ao transportador --> Ambicargo 3. Via rosa reservada ao destinatário --> Centro de Triagem O representante do armazenista: 1. Preenche o campo respeitante ao produtor/detentor com os dados da VALORMED, e a localização do armazém de recolha no canto superior direito (ver exemplo): PC1A Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:5 de 7

6 2. Disponibiliza a guia de acompanhamento de resíduos ao motorista a fim de que este complete o preenchimento dos dados relativos ao transportador. 3. As vias reservadas ao produtor ou detentor devem ficar retidas pelo representante do armazenista até ao final do mês. 4. No final de cada mês devem ser remetidas por correio à VALORMED em envelope RSF fornecido pela VALORMED PEDIDO DE CONSUMÍVEIS Os armazenistas são os responsáveis pela entrega e recolha de contentores às farmácias comunitárias, tendo por isso que: 1. Controlar o seu stock em armazém; 2. Quando necessário solicitam por escrito o seu fornecimento para reposição do stock mínimo por si determinado: o pedido é feito à VALORMED por (valormed@valormed.pt) ou fax ( ); 3. As quantidades a solicitar devem corresponder a múltiplos de 200 contentores (1 palete); 4. A VALORMED emite uma Guia de Remessa/Transporte (30.03_I.026) e envia-a à empresa de logística, no prazo de 24 horas, com a indicação das quantidades a entregar; 5. A empresa de logística procede à sua entrega de acordo com a Guia de Remessa/Transporte, sendo a entrega de paletes de contentores realizada nos mesmos dias em que é feita a recolha de contentores cheios; 6. O Armazenista recepciona-os e confere a sua recepção assinando a Guia de Remessa/Transporte. Excepção para as Regiões Autónomas, em que não existe quantidade mínima de contentores a enviar e a sua entrega é independente da recolha de contentores cheios. Os consumíveis são enviados, aquando do pedido, via empresa transitária RESPONSÁVEL PELOS PROCEDIMENTOS O armazenista deve nomear internamente e informar a VALORMED do seu colaborador responsável pela aplicação dos procedimentos do SIGREM, o qual terá a responsabilidade de comunicar a todos os outros envolvidos neste processo (motoristas, administrativos, etc.) as alterações que possam ter lugar. Para o efeito, se necessário, deve promover a realização de acções internas de formação e sensibilização periódicas recorrendo do uso de material didático que a VALORMED possa ter para fornecimento. 7. CONTROLO DE REGISTOS DESIGNAÇÃO DO REGISTO INDEXAÇÃO (LOCAL/ FORMA DE INDEXAR) RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO TEMPO DE RETENÇÃO PC1A_I Ficha de Contentor - cópia Azul Armazenista Físico / Não aplicável Armazenista 2 anos Guia de Acompanhamento de Resíduos - Via azul Arquivo temporário Armazenista 1 mês para envio mensal à VALORMED PC1A Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:6 de 7

7 8. LISTA DE DISTRIBUIÇÃO VALORMED EMBALADOR FORNECEDORES OPERADORES DE RESÍDUOS UTENTES FARMÁCIAS COMUNITÁRIAS ARMAZENISTAS DO SUBSISTEMA DAS FARMÁCIAS COMUNITÁRIAS ARMAZENISTAS DO CENTROS DE RETOMA DO SUBSISTEMA DA VETERINÁRIA SUBSISTEMA DA VETERINÁRIA EXPLORAÇÕES PECUÁRIAS FARMÁCIAS HOSPITALARES OUTROS: 9. HISTORIAL DO DOCUMENTO REVISÃO MOTIVO DA ALTERAÇÃO DATA 01 Documento novo. Integra os antigos procedimentos: Fornecimento de consumíveis, recolha, transporte e armazenagem de contentores Recolha de contentores e paletes VALORMED Fornecimento de consumíveis aos armazenistas 24/01/2014 PC1A Elaborado por: AA Aprovado por: LF Página:7 de 7