MANUAL EXTRACTOS GALP/BP Acesso O acesso é efectuado através do Portal de Recursos Humanos, no link Expenses Report: Breve explicação da ferramenta. À semelhança do que acontece com os cartões de crédito, os extractos dos cartões de gestão de frota Galp e BP, serão integrados automaticamente na ferramenta de Notas de Despesa. Os extractos referentes ao cartão Galp ou BP, serão gerados em documentos separados, assim se houve utilização dos dois cartões serão criados 2 documentos distintos. Após criação do cartão/extracto mensal na ferramenta, serão emitidos mails de forma automática para o responsável do cartão e para os utilizadores que têm acesso a personificá-lo (ex: secretárias), que poderão assim realizar uma pré-validação. No caso de existir mais do que um user com acesso à personificação do responsável, o mail será emitido para ambos. A seguir exemplo dos mails enviados pelo sistema: - Mail para o responsável do cartão 1
- Mail para o user que tem acesso a personificar o responsável do cartão. O mail é dirigido a quem tem acesso a personificar (secretária), mas indica no texto o nome do responsável do cartão. A validação pode ser efectuada pelas secretárias, directamente no seu portal de despesas e sem aceder à personificação do responsável (ou seja é uma tarefa a ser realizada pelo próprio user da secretária). Após validação do documento por parte da secretária, o responsável do cartão recebe um mail (ver exemplo em baixo), e é inserida essa informação no histórico do documento. Nota: O responsável pode aprovar o documento, sem ter de esperar por qualquer validação por parte da(s) secretária(s), neste caso o documento segue para aprovação do seu superior hierárquico, e a tarefa de validação é anulada do circuito (a secretária recebe mail com informação de que o documento foi aprovado e já não necessita da sua validação). Após aprovação do responsável do cartão, o processo segue para aprovação do seu superior hierárquico, que também receberá mail do sistema, e após esta aprovação, o processo segue para o responsável de logística que terminará o processo. Nota importante: Não será necessário enviar qualquer tipo de documento para a logística, bem como não serão necessários os tickets das portagens nem do combustível, que deverão servir apenas para ajudar na validação dos valores antes da aprovação. A ferramenta permite também realizar Pedidos de Débito, com valores que deverão ser debitados ao responsável do cartão, por exemplo devido a gastos pessoais. Neste caso o responsável da Logistica irá 2
receber um mail com um ficheiro.pdf em anexo (que estará também como anexo do processo), com a indicação do motivo e do valor a debitar. Quando receber o processo aprovado, enviará essa informação para a Gestão de contractos, de forma a ser efectuada a facturação ao responsável. Exemplo do mail recebido pelo responsável de Logística e do PDF, com o Pedido de Débito: 3
Validação dos Cartões Frota Galp / BP (secretárias) Para efectuar a validação, aceder à ferramenta da Saphety, sem entrar na Personificação de Utilizador e no menu Necessária minha Classificação, aceder ao documento pretendido. Validar os movimentos directamente no ecrã O sistema permite também a impressão do extracto (botão Imprimir ), no entanto a impressão não é necessária, pois não será necessário enviar qualquer tipo de documento para a Logística. A impressão gera um PDF, com informação do responsável do cartão, nr. de litros a aprovar, valor, etc, bem como com os movimentos do cartão. 4
Para efectuar a Validação, basta alterar o Estado do documento de Bloqueado para Aprovado E confirmar a alteração do Estado. Após a aprovação é enviado mail para o responsável do cartão, e adicionada informação no histórico da aprovação. Na imagem abaixo podemos verificar que no histórico de aprovação foi adicionada a informação de que o utilizador aprovou. 5
O processo de validação por parte da Secretária está assim terminado. 6
Aprovação dos Cartões Frota Galp / BP Para efectuar a Aprovação, aceder à ferramenta da Saphety, e no menu Necessária minha Classificação, aceder ao documento pretendido. Validar os movimentos directamente no ecrã O sistema permite também a impressão do extracto (botão Imprimir ), no entanto a impressão não é necessária, pois não será necessário enviar qualquer tipo de documento para a Logística. A impressão gera um PDF, com informação do responsável do cartão, nr. de litros a aprovar, valor, etc, bem como com os movimentos do cartão. 7
Para efectuar a Aprovação, basta alterar o Estado do documento de Bloqueado para Aprovado. Uma vez que a ferramenta permite a aprovação do responsável, sem ter a validação da secretária, verifique se já recebeu o mail com essa informação, ou visualize na área do histórico de aprovação, se já existe a indicação dessa validação (apenas no caso de não querer aprovar, sem a validação da secretária). Confirmar a alteração do Estado 8
Após a aprovação é enviado mail para o Superior Hierárquico do responsável do cartão, e adicionada informação no histórico da aprovação. Na imagem abaixo podemos verificar que no histórico de aprovação foi adicionada a informação de que o utilizador aprovou. Após a aprovação do superior hierárquico processo segue para validação por parte da Logística e após validação o processo fica completamente terminado. Nota: Quer a Aprovação do responsável do cartão, quer a do seu superior hierárquico, são realizadas exactamente da mesma forma, ou seja através da alteração do Estado de Bloqueado para Aprovado. 9
Pedidos de Débito A ferramenta, permite também efectuar Pedidos de Débito, para o caso de despesas pessoais, pagas com o cartão Galp ou BP, como por exemplo portagens sem ser em serviço. Este pedido de débito pode ser realizado, por qualquer interveniente do processo de aprovação. Para efectuar o Pedido de Débito, aceder ao documento, verificar quais os valores para os quais se vai solicitar o débito (Ex: Portagens do dia 11/12/2009 cujo valor total é de 8,20 (2,70+1,40+1,40+2,70). Solicitar o débito através do botão Pedido de Débito, inserindo o valor com Iva e o Motivo, como imagens abaixo: 10
De seguida clic no botão Submeter. Após submeter é enviado mail para a Logística, que após receber o processo aprovado e para validação final, irá solicitar a emissão do débito. Em simultâneo é criado no documento um anexo com o formato PDF, que será visualizado por todos os intervenientes do processo e será este PDF, que a Logistica enviará para a gestão de contratos, para que seja efectuada a facturação ao responsável do cartão. Em baixo imagem onde se pode ver o anexo no documento e visualização do mesmo: 11
12
Informação Diversa Inserção de Comentários No caso de existirem comentários relevantes para o aprovador, os mesmos deverão ser inseridos na zona dos comentários. Para registar os mesmos, clic no botão Adicionar Desta forma os mesmos ficarão visíveis para todos os intervenientes do processo. Valores a serem validados em papel Os valores debitados pela Finlog, cujo pagamento não foi efectuado através do cartão Galp ou BP, como por exemplo reparação de viaturas, serão enviados para o responsável em papel, como até ao momento para sua validação, visto este tipo de despesa não ser carregado automaticamente no extracto. 13