Komunik [Digite seu endereço] [Digite seu telefone] [Digite seu endereço de email] RIGNER Manual Operacional Gensys Genius System Manual Komunik- Versão 1.0 E-mail: documentacao@geniusnt.com -Telefone: (71) 3503-1999 Este material descreve as funções do sistema Gensys Fiscal- Komunik. Como os nossos sistemas são vendidos em famílias - Freedom, Discovery, Evolution, Enterprise - este manual foi então desenvolvido buscando uma visão geral de todas as versões, sendo assim, alguns menus ou opções descritas neste manual poderão não estar disponível para a versão do seu sistema. Qualquer dúvida ou divergência informada neste manual poderá ser comunicada ou esclarecida através do email documentacao@geniusnt.com
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SUMÁRIO KOMUNIK... 04 CONFIGURAÇÃO... 04 Geral Rede... 04 Pagamento... 04 Komunik... 05 Direitos... 05 TELA ATENDIMENTO DO KOMUNIK... 06 Icones do Atendimento... 07 Inclusão de Atividades... 09 Inclusão nas Tabelas Atividade e Assunto... 09 Interação do Komunik com os demais sistemas... 10 Pagamento... 12 Filtrar Atividade... 14 Listagem... 15 3
KOMUNIK O komunik é utilizado como uma comunicação interna da empresa onde são feitos os registros das atividades, separadas por setor. Cada atividade poderá ser acompanhada, podendo responsabilizar ou capturar os atendimentos dos demais usuários. CONFIGURAÇÃO A configuração do sistema centraliza a personificação de todos os módulos da Gensys. A configuração é saparada entre local e rede. Essa identificação poderá ser notada pelas opções laterais (Geral Rede/Micro Local) ou pela cor do campo a ser alterado: azul escuro as alterações inteferem em todos os sistemas da rede e verde as alterações serão feitas apenas para máquina local. Antes de começar a usar o Komunik é importante definir as configurações do sistema para ficar adequado à realidade da sua empresa. Geral Rede Nas configurações gerais em destaque são para todas as máquinas conectadas na rede. Defina sobre o atendimento, podendo habilitar ou desabilitar as opções conforme imagem abaixo. No índice sistemas visíveis poderá habilitar e desabilitar os campos que ficarão visíveis na tela atendimento do Komunik. Pagamento Nesta tela poderá configurar o campo, por exemplo, o campo conta depósito, clicando na lupa selecione onde será créditado todos os valores recebidos. Ex.: Caso sua empresa realize atividades, cobrando um determinado valor. Ao abrir a atividade referente a atividade, terá um campo para 4
informar o valor. Após concluir a atividade no komunik poderá realizar o pagamento. Na tela de pagamento o conta depósito já estará configurado facilitando a conclusão do pagamento. Komunik Na configuração Komunik poderá fixar um valor para o atendimento avulso e/ ou fixar um tempo de alerta para atividades agendadas. Direitos Nesta tela, na aba complemento é definido o nome, senha, sexo - que será utilizado como identificação no Fliper Messenger, nome completo, Setor - que será utilizado no Komunik, tipo usuário, empresa, desconto máximo e período de férias. Poderá adicionar a foto do usuário, clicando na pasta amarela e informando o caminho. 5
Na aba direitos habilite e desabilite as permissões de cada usuário no sistema. Em Komunik poderá habilitar as permissões para o assunto, atividade, prioridade. Podendo alterar atividade, concluído e prazo. Caso queira poderá clicar no botão direito a tudo ou a nenhum direito. Na aba senha remota, defina a fórmula da sua senha no campo monte a fórmula. A senha remota será utilizada para liberação de uma determinada atividade, que necessite da sua aplicação. Clique no ícone testar, surgirá a janela ao lado. Clique no icone ok. O sistema executará a transformação, informando a senha. Para cada atividade executada com a senha remota, o sistema gera uma numeração diferente para aplicação da fórmula. Tela Atendimento do Komunik Para acessar a tela de comunicação interna da sua empresa. Clique no ícone Komunik. Nesta tela serão feitos os registros das atividades separadas por setor. Cada atividade poderá ser acompanhada, podendo responsabilizar ou capturar os atendimentos dos demais usuários. 6
Ícones do atendimento existentes. - Este ícone tem a função de salvar novos registros ou alterações dos registros já - Disponibiliza listagens para impressões. Apresenta os dados que estão na tela onde está localizado. Se antes de imprimir uma listagem o usuário realizar um filtro, apenas os dados filtrados irão aparecer na impressão. - O botão Incluir (INSERT), irá criar um novo registro de atividade (em destaque amarelo), onde deve inserir novos dados e informações no sistema. - Esse ícone permite filtrar os registros por opções mais específicas, com mais detalhes, maiores informações. Clique no ícone filtro, selecione a informação que deseja pesquisar. Todos os campos poderão ser utilizados para localização dos registros. Na abertura das telas, o sistema realiza um filtro automático, para visualizar todos os dados, clique no icone filtro e em seguida no ícone cancelar. Esse ícone é apresentado com cores diferentes, vermelho quando não utilizado e verde quando ativado. - O ícone telefone serve como uma agenda para armazenar telefones de clientes, fornecedores, funcionários; potencial, revendas, empresas, indicador e parceiros constando endereço, telefones e email. Para localização de registros, no campo nome para pesquisa, faça a busca desejada. Poderá visualizar os dados na aba dados cadastrais - telefones, endereço e email; contato comercial nome do contato e aniversário; indicador nome do indicador, telefone, email e aniversário. O sistema simultaneamente trará os registros para tela em função do nome digitado. 7
- Através deste ícone poderá visualizar as atividades concluídas. Podendo também modificar para ícone atendimento clicando no mesmo, mostrando os atendimentos em aberto. - Através deste ícone poderá consultar o gráfico com dados relacionados a rapidez de cada funcionário na conclusão das atividades. Informando a data e a hora, clicando no ícone siga. Podendo visualizar o tempo médio, atividades, situação do atendimento e médias e ranking. - Este ícone poderá agendar visita. Escolhendo o dia, funcionário e o setor. Logo após Clicando no ícone montar agenda. Surgirá uma tabela abaixo digite a hora, escolha o dia da semana dando um duplo clique, surgirá a tela alteração de visita escolha o cliente e o funcionário. Caso esse agendamento for cobrado informe o valor. Na aba observação, descreva o motivo da visita, clique no ícone salvar. Poderá utilizar o campo descrição livre na aba conclusão da visita. Os agendamentos de cor azul significa que está confirmado e o de cor verde concluído. Para cada visita marcada, será criado um atendimento para ser acompanhado no Komunik. sistema. - Ícone utilizado para sair de uma determinada tela ou sair completamente do - O botão Excluir (DEL / DELETE), serve para eliminar completamente do banco de dados do sistema o registro que estiver selecionado na listagem pesquisada. Excluir significa remover fisicamente um registro do banco de dados e uma vez executado este comando a reversão não é mais possível, apenas com a restauração do backup. Normalmente o sistema pergunta se realmente o usuário tem certeza se quer excluir antes de executar a função (informação definida 8
em configuração). Defina em direitos do usuário se o usuário poderá ou não executar a função de excluir. Não é recomendada a exclusão de itens que possuam movimentação vinculada. - Tem a função de atualizar os dados da tela ativa. Caso trabalhe com o sistema em rede e um outro usuário faça alguma modificação nos dados, esse ícone deverá ser utilizado para atualização dos dados na tela. - Tem a função de cancelar a última ação feita no sistema, só registra o cancelamento antes de que seja acionado o ícone salvar. Inclusão de Atividades Para fazer inclusão de atividades na tela atendimento do Komunik. Clique no ícone insert(incluir). Surgirá a janela inclusão de atividades. Clicando na lupa informe o cliente (Pressionando F3) ou digite o assunto, poderá habilitar a opção privado apenas envolvidos. Clique no campo atividade e assunto para fazer a seleção do conteúdo. O campo descrição da atividade, serve para acrescentar dados na atividade a ser lançada, o número do documento o sistema trará automaticamente após selecionado em outra tela, informe o valor da operação sendo este o caso, prazo de entrega, prioridade - normal, imediato e urgente, o contato será preenchido pelo sistema estando cadastrado o nome do contato na tabela de clientes. Na aba por nome, habilite os funcionários envolvidos, ou na aba por setor, habilite todos os funcionários do setor escolhido. Caso queira que todos os funcionários participem da atividade, clique no ícone todos. Logo após clique no ícone siga. Inclusão nas tabelas de atividade e assunto Para incluir novas atividades ou assuntos clique na pasta amarela referente ao campo. O sistema abrirá a tabela de atividades ou tabela de assuntos de acordo com a solicitação desejada. Para inclusão de novos dados em cada tabela clique no ícone ins, surgirá um campo em branco descreva a atividade e/ou assunto. Não esqueça de nformar a opção Visivel como S, para que a mesma seja visualizada na tela de inclusão de atendimentos. Clique no ícone salvar. 9
Integração do Komunik com os demais sistemas Poderá fazer a inclusão de atividades na tela do Komunik apartir de outra tela. EX.: neste caso a atividade a ser incluída será com o número de venda na tela de movimento estoque, podendo ser inclusa a partir de qualquer tela que possua o seu ícone. Apó selecionada a venda, clique no ícone Komunik. Surgirá a tela ao lado para o preenchimento dos demais campos, no campo documento em destaque informa o número do documento com Est identificando que a integração foi realizada a partir da tela de movimento de estoque e o VN- seguido da numeração, informando que é uma venda. Logo após de todos os campos preenchidos. Clique no ícone siga. Para vizualizar os atendimentos em aberto clique no ícone komunik na barra principal do sistema ou a partir de qualquer sistema integrado com o mesmo. Ao logar com o nome do usuário e senha para o acesso ao sistema, caso tenha atividades não vistas, não cientes, atrasadas, pendentes conclusão ou alertas, mostrará na tela pricipal do sistema. A tela que dá acesso ao Komunik sinalizada abaixo só não irá apresentar essa tela quando as atividades pendentes forem concluídas. Para marcar como ciente ou visto, dê um duplo clique em qualquer um dos campos e o sistema abrirá automaticamente o Komunik. 10
Clique no sinal de + no índice setor, mostrará todos os setores da sua empresa. Selecione o setor desejado dando um clique, visualizando as atividades concluídas ou em aberto. Para exclusão de atividades, clique no ícone excluir abaixo. Pois só conseguirá excluir a numeração referente a atividade com o ícone excluir sinalizado. Na aba acompanhamento poderá acompanhar as atividades na qual estará como responsável ou acompanhante. Preencha o campo ciente, dando um duplo clique. Surgirá a tela data hora do primeiro alerta, confirme a data ou escolha uma das opções disponíveis, clique em siga. Para concluir a atividade, dê um duplo clique na campo conclusão. Se for o responsável, descreva o motivo para a conclusão, clique no ícone siga. A atividade ficará com um sinal de legal, informando que foi concluída. As legendas abaixo, mostra o cadeado verde - informando que atividade aberta a pessoa está como resposável de solucioná-la, o sinal do komunik informa que foi o criador da atividade e o sinal de legal concluído. As cores significam: vermelho responsável, azul e laranja acompanhante e verde quando captura a atividade do responsável. Na aba acompanhamento completo poderá visualizar todos os cometários, que ficaram armazenados, como: reunião, treinamento, oficío dentre outros documentos importantes. 11
Na aba pagamento poderá gerar pagamento relacionado a atividade. Clique no ícone pagamento. Para registrar o pagamento é necessário que o valor seja definido no campo valor na tela de inclusão, podendo visualizar na aba Prazos e tempos. Pagamento Nesta tela são lançados os recebimentos, informando o valor do serviço, data emissão, desconto e o melhor dia para o pagamento. O pagamento lançado poderá ser: a prazo ou múltipla forma. Clique na aba a prazo. Informe a data de vencimento das parcelas e a forma de pagamento. Os campos p1,p2,p3 e assim por diante, poderá pré-datar o valor total. Por exemplo: em 30,60,90 dias. O campo freqüência atua da mesma forma, digite em quantos dias irá vencer o pagamento e em quantidade informe o número das parcelas a serem pagas. Logo após, habilite a caixa incrementar mês. Preencha os campos: centro de resultados e plano de contas, o conta corrente o usuário terá que configurar no índice pagamento na tela de configuração global. Veja a configuração na pagina 4. Clique no ícone F7 distribuir. Na tabela poderá diversificar a forma de pagamento no campo pagamento onde a seta está apontada, teclando o F3 surgirá a tela ao lado seleione a outra forma de pagamento desejada, clique no ícone enter. No campo histórico mostra o número do pagamento. Clique no ícone F8 distribua os valores acima para contas receber/recebidas.o sistema enviará os dados para o campo pagamento na tela Komunik. Para gerar boleto impresso, clique no ícone boleto. Surgirá a tela abaixo, descreva observações que sejam necessárias para o pagamento, no espaço de cor amarelo. Clique no ícone siga. Visualizará os dados do boleto, para impressão. Clique no ícone imprima. 12
Na aba atividade - poderá visualizar o cliente, nome da atividade e assunto, conta, quantidade de avisos, na aba descrição de atividade - aparecerá o que foi digitado no campo descrição na abertura dos atendimento, na aba acompanhamento - mostrará todos os comentários, na aba solução - poderá fazer comentários em relação a solução dada e prazos e tempos - poderá vizualizar o criador, responsável, número do documento da atividade, valor dentre outros campos. Para cada atividade lançada por outra tela do sistema clique na corrente na aba descrição da atividade levará para tela integrada ao Komunik. Ex: o número do documento abaixo foi integrado ao Komunik através da tela movimento. Poderá também responsabilizar um usuário através do ícone responsabilizar ou incluir novos acompanhantes através do ícone acompanhamento. 13
Ao clicar no Responsabilizar aparecerá a tela abaixo onde deverá informar o novo responsável, quem irá acompanhar e o novo prazo. Clique no ícone siga. Da mesma forma para acompanhamento. Para excluir os registros dos acompanhamentos das atividades, selecione e em seguida clique no ícone excluir surgirá uma janela para confirmação. Clique na opção sim. Só será possível excluir os acompanhantes se o usuário tiver direito e for o Responsável. Para capturar a atividade para torna-se Responsável. Clique no ícone capturar e em seguida surgirá uma janela para confirmação do novo resposavél. Clique na opção sim. O antigo responsável ficará como acompanhante. Filtrar atividade Através do ícone filtro poderá fazer a busca de atividades já lançadas no Komunik. Poderá filtrar a atividade pelos campos cliente/assunto, selecionando atividade e assunto, criador, responsável, número, setor responsável, documento sendo capturado em outra tela, avisos, contato, período de abertura e conclusão, empresa, acompanhamento, habilitando as opções: não visto, não ciente, concluído, pendente de conclusão e não concluído. Os campos deverão ser preenchidos corretamente, caso contrário o filtro não consiguirá trazer as informações para tela atendimento do Komunik. Logo após clique no ícone siga. Caso a tela não esteja mostrando as atividades em aberto, clicando em anular o sistema mostrará todos os registros de todos os setores e usuários. 14
Listagem Poderá também fazer a impressão das listagens clicando no ícone preview. Nela estão disponveis 4 tipos para impressões: listagem sintética, listagem sintética com assunto, listagem sintética com resumo das atividade e nota de serviço. Clique na opção deseja depois no ícone siga. Abaixo visualize 2 exemplos das listagens. Listagem sintética com assunto Nota de serviço 15