GESTÃO DE ESTOQUES: APLICAÇÃO DE INDICADORES DE DESEMPENHO PARA MEDIR OS NÍVEIS DE ESTOQUES Michelle Santos do Nascimento, FATEC- Carapicuíba, mi_mkk@yahoo.com.br Aline de Souza Custodio, FATEC- Carapicuíba, alinescustodio@ibest.com.br Manoel da Silva Godoy Junior, FATEC- Carapicuíba, mnlgodoy@yahoo.com.br ORIENTADOR: Walter Aloísio Santana, FATEC-Carapicuíba, wballoo@hotmail.com Área temática Gestão de Estoques, Lay-out Resumo Com a necessidade que as empresas têm em reduzir os níveis de estoques e consequentemente seus custos, torna-se cada vez mais necessário utilizar indicadores de desempenho para que os gestores tenham como medir os índices de suas empresas ou de um setor determinado. Dessa forma o uso de indicadores de desempenho para mensurar os níveis de estoques é vantajoso, pois ele auxilia nas tomadas de decisões relacionado a estoques. Esse trabalho demonstra as vantagens dos indicadores de desempenhos para auxiliar nas tomadas de decisão nos estoques e os métodos utilizados para planejamento de estoques. Palavras chave: Indicadores de desempenho; Níveis de estoques; Planejamento de estoque; otimização. Abstract Companies have some necessities to reduce inventory levels and consequently their costs, it becomes increasingly necessary to use performance indicators so that managers have to measure therates of their companies or a particular sector. Thus the use of performance indicators to measure inventory levels is advantageous because it helps in making decisions related to inventory. This work intends to show the advantages of performance indicators to assist in decision making in inventories and the methods used for inventory planning. Keywords: Performance indicators; Inventory levels; Inventory Planning; Optimization. 1. INTRODUÇÃO Em um ambiente cada vez mais competitivo e complexo que as empresas estão inseridas, no qual a necessidade de reduzir os custos estoques é uma das prioridades, e considerando que este setor é um dos que mais absorvem os custos logísticos, cerca de 25 a 40% dos custos totais (Ballou, p.204). As tomadas de decisões envolvendo estoques causam grandes impactos para a contabilidade das empresas, por esse motivo é necessário que haja um planejamento adequado e é viável o uso dos relatórios para medir seus índices de desempenho, por que eles darão informações importantes e necessárias para os gestores. Por esses fatos as empresas estão cada vez mais se preocupando com a administração de materiais, realizam assim planejamentos de estoques com o objetivo de otimizar as quantidades estocadas, mas sem comprometer a produção com riscos de falta e buscam o modelo de gestão de estoques que mais se adapta a realidade da empresa.
Indicadores de desempenhos são utilizados para medir os índices da empresa, dessa forma adotá-los para mensurar o desempenho dos estoques se faz necessário, pois eles mostram a situação do estoque e auxilia na tomada de decisão mais coerente para atingir as metas necessárias a curto, médio e longo prazo, proporcionando assim redução dos custos e uma melhor gestão de materiais. Mesmo com a importância dos indicadores de desempenho para medir os níveis dos estoques, há empresas que ainda não se utiliza desta ferramenta. Este artigo tem por objetivo descrever a aplicabilidade e as vantagens em adotar e utilizar indicadores de desempenho para medir os níveis dos estoques e auxiliar no seu planejamento. Por tanto se justifica esta pesquisa pela importância que o planejamento e os relatórios de desempenho proporcionam aos gestores na busca pela otimização dos estoques. 1.1. O que são estoques Pode considerar que estoques são acúmulos de materiais que uma empresa possui, podendo ser destinados ao processo produtivo ou para vendas. Bowersox, Closs e Cooper (2007, p.144) definem que Estoque é ativo atual que deve oferecer retorno sobre o capital investido. E conclui que este retorno sobre investimentos em estoque é o lucro marginal. A função básica de todo estoque é cobrir as incertezas de demanda, ou seja, deve-se manter uma quantidade suficiente para atender a uma determinada demanda. Quando a empresa opta por manter estoques, ela visa algumas vantagens, tais como: melhora no seu nível de serviço, incentivar as economias de escalas, absorverem as incertezas da demanda e do tempo de espera, ter o produto disponível caso o cliente necessite com urgência, evitar com que haja falta de produção ou de vendas por não ter um determinado produto disponível em estoque e absorver a inflação evitando aumento de preços. Contudo existem algumas desvantagens em manter estoques: aumento do capital investido, aumento dos custos totais, aumenta o risco de ter insumos obsoletos, deteriorados ou fora do prazo de validade, material parado, excesso de material armazenado, manter material desnecessário em estoques e risco de ter descontrole. 1.2. Tipos de estoques Segundo Martins e Alt (2009, p. 170-171) os tipos de estoques são: Estoque de materiais: são todos os itens que estão armazenados e esperando para ser utilizado no processo produtivo da fábrica, podendo fazer parte do produto final ou não. Estoques de produto em processo: são os insumos que estão na linha de produção, mas ainda não são produtos acabados, ou seja, são todos os itens que vão agregar valor ao produto final. Estoque de produtos acabados: são considerados todos os produtos que já passaram por todas as transformações necessárias e por todas as etapas do processo produtivo da empresa e estão armazenados para serem expedidos e enviados para seus clientes. Estoque de transito ou de canal: são todos os itens que já passaram por todo o processo produtivo que uma determinada empresa produziu e expediu com destinatário determinado, mas ainda não foram recebidos por este destinatário, ou seja, são produtos que ainda estão no percurso entre o fornecedor e o cliente. Estoques em consignação: são materiais que fazem parte do estoque do fornecedor, destinados a vendas e estão divididos em duas categorias:
a. Materiais diretos: são itens que farão parte do produto final, ou seja, são todos aqueles insumos que estão armazenados para serem transformados ou irão fazer parte do produto final. Para este caso possuem créditos fiscais. Um exemplo seria matéria-prima. b. Materiais indiretos: são todos os materiais que são armazenados pela empresa, do qual ela necessita ter em estoque, entretanto seu destino não será a linha de produção, estes insumos não produzem nenhum valor para o produto final e não tem créditos fiscais. Um exemplo seria material de escritório. 1.3. Gestão de estoques Considera-se gestão de estoques como sendo o conjunto de atividades focado ao atendimento das necessidades da empresa, utilizando-se de políticas de estoques com a melhor eficiência e com o menor custo possíveis. Para que tal conjunto de atividades seja feito com a melhor eficiência possível, é necessário um planejamento e controle de estoques adequados, tendo como objetivos principais um nível de atendimento suficiente para atender a demanda com o menor custo possível para as empresas. A busca por esse equilíbrio entre as quantidades que serão mantidas em estoques com custos é um dos desafios encontrados pelos gestores. Segundo Bowersox, Closs e Cooper (2007, p.165) O controle de estoque define com que freqüência os níveis de estoque são analisados para determinar quando e quanto comprar. No controle de estoque também define o que deve permanecer em estoque e registrar as entradas e saídas. Como os estoques absorvem uma parte considerável do capital de uma empresa, seu controle deve ser bem estruturado, pois eles influenciam de forma direta no capital investido das empresas. Caso ocorra descontrole no setor de suprimentos, as empresas acarretaram altos custos por falta de uma boa administração de materiais. Vale ressaltar que os gestores devem conhecer o tipo de estoque que está trabalhando, bem como classificá-los de acordo com tipo de demanda. Essa classificação é definida por Ballou (1993, p. 209-210) da seguinte forma: Demanda permanente: São os que requerem ressuprimento contínuo. Para este caso o controle de estoque se orienta para a previsão de demanda para cada item estocado; a determinação de quando o ressuprimento deve ocorrer e determinar os lotes de compra para reabastecimento. Demanda sazonal: caracteriza por um aumento de demanda em um determinado período do ano, exemplo, natal, páscoa. É necessária uma previsão precisa das quantidades que serão vendidas no período determinado, para que os níveis de estoques acompanhem essa previsão. Demanda irregular: trata-se de itens que possui um comportamento de difícil previsão para vendas, pode ocorrer em casos onde o pedido é muito grande, contudo de baixa freqüência. Demanda em declínio: ocorre quando ciclo de vida de um produto está no seu fim, este declínio pode acontece de forma gradual ou substancial. Demanda derivada: sua demanda é calculada de acordo com a previsão de demanda de outro produto.
1.4. Planejamento de estoques Bowersox e Closs (2007, p.223) consideram que do ponto de vista logístico as decisões que envolvem estoques são de alto risco e de alto impacto. Dessa forma então, se os níveis de estoques não forem bem definidos acarretaram altos custos para as empresas, por volta de 25 a 40% dos custos totais. Para que tal risco seja reduzido é necessário que os administradores planejem as quantidades que serão mantidas em estoques, pois o planejamento constitui em definir as políticas de estoques, procedimentos de controle, localização, arranjo físico, técnicas de gestão, utilização de sistemas de informação, entre outros. Políticas de estoques: constitui acerca de quando e quanto pedir, definição de estoque de segurança, ponto de ressuprimento, reposição periódica, lotes de compra, entre outras. a. Quando pedir: para Ballou (1993, p.220) a finalidade do ponto de reposição é dar inicio ao processo de ressuprimento com antecipação suficiente para não ocorrer falta de material, ou seja, aqui se concentra o momento em que um novo pedido será realizado e o saldo do estoque deve ser suficiente para cobrir o tempo de espera, sem que ocorra falta de material. O modelo matemático adotado para calcular o ponto de ressuprimento é: Onde: PP= Ponto de pedido D= Demanda média TE= Tempo de espera médio ES= Estoque de Segurança Fonte: Morais, Introdução à gestão de estoques (2012, p. 38) b. Estoque de segurança: Segundo Bowersox, Closs e Cooper (2007, p.150) Quando existe incerteza na demanda ou na duração do ciclo de atividades, há necessidade de estoque de segurança, sendo assim considera-se que estoque de segurança tem por objetivo absorver todas as incertezas da demanda e do tempo de reposição, apesar de aumentar os custos de estoques, por manter uma quantidade mais elevada, garante um aumento no nível de atendimento em um ambiente incerto, para o tempo de espera e demanda incerta. Neste cálculo tanto o tempo de espera, quanto a demanda são variáveis. Fonte: Morais, Introdução à gestão de estoques (2012, p.37) Onde: Zα= Coeficiente de confiabilidade (nível de serviço) TE= Tempo de Espera σd= Desvio padrão da Demanda média D= Demanda média σte= Desvio do Tempo de espera médio
Para Morais (2012, p. 35) o nível de serviço do estoque está ligado à disponibilidade do produto e à probabilidade de atendimento do pedido, em outras palavras o nível de serviço é determinado para reduzir o risco de falta de material. Quanto mais próximo de 100% for esse índice, menor será a probabilidade de falta, entretanto, quando maior for o nível de serviço, maior serão os custos de estoques. Encontra-se o coeficiente de segurança (Zα) na tabela Z, segundo Morais (2012, p. 36) para determiná-lo é necessário definir o nível de serviço, por exemplo, caso se queira um Zα de 98,5% procura seu valor mais próximo e soma o cabeçalho da coluna com a primeira coluna da linha em que se encontra o número desejado. Para um Zα de 98,5% a soma totaliza em 2,17, conforme a tabela abaixo. Tabela 1: Tabela Z Fonte: Adaptado de Morais, Introdução à gestão de estoques (2012, p.59) Na figura abaixo, é representado o gráfico dente de serra, representa a evolução do consumo no decorrer do tempo e os níveis de estoque máximo, de segurança, ponto de pedido ou ressuprimento e o tempo de espera. Figura 1: Gráfico dente de serra Fonte: Adaptado de http://apostilas.netsaber.com.br/apostilas/1024.pdf c. Reposição periódica: de acordo com Ching (2010, p.30) este método consiste em revisar as quantidades mantidas em estoque em períodos regulares, ou seja, neste caso o intervalo de revisão é fixo e as quantidades solicitadas são variáveis. Para calcular as quantidades a ser compradas deve-se saber o nível máximo de estoque. Onde: N= Nível máximo do estoque D= Demanda média R= Intervalo de revisão Fonte: Morais, Introdução à gestão de estoques (2012, p. 41)
L= Tempo de espera ES= Estoque de segurança A partir do instante em que se define o nível máximo em estoque é possível determinar as quantidades que serão compradas, subtraindo o nível máximo pelo o saldo do estoque no momento da revisão. Onde: Q= Quantidade a ser solicitada N= Nível máximo do estoque EA= Estoque atual Fonte: Morais, Introdução à gestão de estoques (2012, p. 42) É um método vantajoso quando mais de um produto é adquirido de um mesmo fornecedor, podendo proporcionar descontos com transporte ou até mesmo compras. Apesar dessas vantagens, esse modelo de gestão possui desvantagens, pois quando ocorrer à revisão do estoque, seus níveis poderão estar numa quantidade em que não é possível suprir a demanda no período do tempo de espera do produto, sendo assim é viável adotar o ponto de ressuprimento ou de pedido para eliminar essa deficiência. 1.5. Indicadores de desempenho Os indicadores de desempenho têm a função de quantificar os resultados obtidos nas atividades ou na produção e seus objetivos e metas da organização implica a especificação dos indicadores de desempenho e a descrição do que medir, como medir e onde medir. Bandeira (2009, p. 38). Os Key Performance Indicators, que em português significa indicadores chaves de desempenho, ou simplesmente indicadores de desempenho são utilizados para mensurar o desempenho de um determinado setor da empresa e auxiliar nas decisões a curto, médio e longo, seja ele produção, estoques, financeiro, logística entre outros. Nos estoques os indicadores de desempenho podem ser utilizados para medir os níveis de estoques, seus custos, giro, entre outros. Sendo assim os indicadores de desempenho é uma importante ferramenta para mostrar aos gestores de forma quantitativa a situação dos estoques e propiciá-los a oportunidade de identificar os pontos onde devem melhorar o setor em que atua. 2. RELATO CIRCUNSTANCIADO 2.1. Métodos A metodologia aplicada neste artigo está dividida em duas partes: a primeira de cunho teórico, apoiada na revisão bibliográfica utilizando como ferramentas livros, trabalhos de conclusão de curso e artigos contidos em sítios da rede mundial de computadores. Na segunda etapa do trabalho foi realizado um estudo de caso da empresa K, empresa do ramo de reparos de equipamentos eletrônicos da grande São Paulo, comprovando a aplicabilidade dos conceitos teóricos.
2.2. Estudo de caso O estudo de caso que será apresentado é sobre a Empresa K, que atua no ramo de reparo de equipamentos eletrônicos, prestando serviços para as mais diversas empresas que utilizam esse tipo de equipamentos. A empresa não permitiu que seu nome fosse divulgado. O produto de código XY-001 é uma embalagem utilizada K para embalar determinados produtos que são reparados e enviados para seus clientes. A empresa em questão tinha como uma de suas principais metas a otimização dos seus níveis de estoques, utilizando as ferramentas adotadas para planejamento de estoques foi elaborado um projeto para solucionar esse problema, sendo assim o estudo de caso tem como finalidade mostrar como era a situação desse produto antes da realização do projeto e após a conclusão do mesmo. Na primeira etapa do projeto foram levantados os históricos de consumo, tempo de espera, um inventário foi realizado e também foi criada uma planilha contemplando as informações obtidas, para que fosse possível a realização dos cálculos de estoques. A partir do momento em que os dados foram obtidos os cálculos para definir os níveis de estoques foram realizados. O consumo médio é de 4415,17 unidades por mês e o tempo de espera foi de 0,31por mês, considerando apenas dias uteis, e o coeficiente Zα foi de 2,17, o que corresponde a 98,5% de confiabilidade. Figura 2: Consumo entre agosto de 2010 a julho de 2011 Quadro 1: Gráfico de consumo do produto XY-001 (agosto de 2010 a julho de 2011) Figura 3: Resultados dos cálculos dos estoques no 1º cenário (Agosto de 2011) Nesse primeiro cenário mostra que o consumo é regular. As medidas adotadas foram de que seria realizada uma revisão periódica e a solicitação de compra uma vez por mês, porém para reduzir as quantidades em excesso um novo lote de compra só seria adquirido quando o estoque atingisse seu ponto de pedido, coluna (PP), dessa forma então a colocação de um novo pedido de compra ocorreu no mês de outubro.
A quantidade em estoque, estoque atual (EA), no dia do inventário era de 11186, 4697 unidades a mais que o ideal calculado, em porcentagem 58% acima do permitido. Estoque de segurança (ES) 713 e foram adotados para auxiliar no controle e nas decisões sobre o estoque os indicadores de desempenho. Figura 4: Consumo entre Dezembro de 2010 a Novembro de 2011 Quadro 2: Gráfico de consumo entre Dezembro de 2010 a Novembro de 2011 Figura 5: Resultados dos cálculos dos estoques no 2º cenário (Dezembro de 2011) No segundo cenário em dezembro de 2011, já com os níveis de estoque otimizados, não houve alteração nos cálculos, o consumo permanece regular e o lote de compra (LC) para suprir a demanda do mês de dezembro foi de 4370 unidades. 2.3. Resultados Quadro 3: Gráfico representativo da evolução dos níveis de estoque no período de Agosto à Dezembro de 2011
O gráfico acima mostra a evolução dos níveis de estoque nos cinco primeiros meses do projeto, na coluna estoque atual (EA) apresenta a redução do nível de estoque nos meses de agosto e setembro e nos meses de outubro a dezembro representa o nível de estoque no momento do reabastecimento. Pode-se considerar então que os lotes adquiridos para suprir a demanda de outubro a dezembro não fizeram com que as quantidades mantidas ultrapassem o nível máximo do estoque (NME) permitido de 6489 unidades. Os lotes solicitados, considerando os arredondamentos, para suprir os meses de outubro, novembro e dezembro foram respectivamente de 4110, 3970 e 4370 e os níveis de estoques no momento da revisão eram de 2380 em outubro, 2522 em novembro e 2122 em dezembro. Nos meses de outubro a dezembro os níveis de estoques sempre se mantiveram abaixo do nível máximo, demonstrando que os resultados obtidos com o planejamento foram positivos. A redução dos níveis de estoques no mês de agosto comparado ao de dezembro foi de 50%, o que representou 5563 unidades a menos em estoque. 3. CONCLUSÕES Com base nos resultados pode-se afirmar que os métodos aplicados para a otimização dos níveis de estoques foram positivos, pois houve uma redução de 50% dos seus níveis. A empresa optou por utilizar o modelo de reposição periódica, definindo que um novo pedido de compra seja solicitado uma vez por mês. O método de ponto de pedido foi adotado caso o estoque atingisse seu ponto de pedido, antes do momento da reposição periódica, um novo lote de compra fosse solicitado. Assim este método supriu essa desvantagem da reposição periódica, uma vez que as quantidades em estoques podem ser insuficientes para que haja o reabastecimento no instante da revisão, o que ocasionaria falta de insumo. O uso do estoque de segurança é para absorver as incertezas geradas pela demanda e o tempo de espera. Como os estoques absorvem uma parcela considerável dos custos logísticos, se torna essencial que as empresas realizem planejamento de estoque, bem como definir os procedimentos de gestão, tendo em vista que terão redução de custos e de perdas de materiais por estarem obsoletos ou fora do prazo de validade. Os indicadores de desempenho são ferramentas que trazem benefícios quanto ao auxilio das tomadas decisão e controle de estoques, pois mostram aos administradores a situação dos estoques dando suporte para as melhores decisões a curto, médio e longo prazo. Neste contexto os autores consideram que o planejamento de estoques e a adoção dos indicadores de desempenho são ferramentas fundamentais para uma melhor gestão de materiais. Dessa forma considera-se que as empresas que melhor planejarem e adotaram medidas adequadas para sua gestão de estoques, como estoque de segurança, ponto de pedido, indicadores de desempenho, entre outros, terão grandes benefícios, pois manterão quantidades suficientes em estoque para atender suas demandas com o menor risco possível de ocorrer faltas ou de ter excesso de material e consequentemente redução dos custos relacionados a estoque. Referências bibliográficas Apostila de administração de recursos: Faculdade de ciências administrativas e contabeis. curso de administração. Disponível em: <http://apostilas.netsaber.com.br/apostilas/1024.pdf>. Acesso em: 08 mar. 2012. BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: Logística empresarial. 5. ed. São Paulo: Bookman Companhia Ed, 2006.
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