Introdução aos Sistemas de Informações Gerenciais Prof. Nécio de Lima Veras
Problema: Definições: Questão que se propõe para ser resolvida; Situação que ocorre quando o estado atual das coisas é diferente do estado desejado; Ex.: Situações que alertam os administradores para possíveis problemas: Vendas mais baixas; Lucros menores; estouro de orçamento; projeto atrasado; Melhor atendimento; novos lançamentos; Como resolvê-los?
SIG Focaliza a eficiência operacional através do monitoramento e controle e tomada de decisão. Um SIG é uma coleção integrada de SI funcionais, cada um dando suporte a áreas funcionais específicas. SIG Contabilidade -> relatórios de contabilidade SIG Finanças -> relatórios de finanças SIG Marketing -> relatórios de marketing pessoal, pesquisa e desenvolvimento, etc.
Aspectos funcionais dos SIG Cada uma das áreas funcionais utiliza o seu próprio conj. de subsistemas e vão exigir diferentes informações e suporte a tomada de decisão; As empresas hoje buscam integrar os vários sistemas através de banco de dados compartilhados. A integração de diferentes SI torna mais fácil o compartilhamento de dados o que pode levar a relatórios mais precisos (- redundância) e conseqüentemente ao aumento da eficiência.
Aspectos funcionais dos SIG Os SIG devem ser desenvolvidos de forma que cada área funcional receba relatórios com informações que se focalizam nas necessidades específicas daquele grupo. Mas e os SIG s já prontinhos?
Entradas de um SIG (fontes internas) Fontes Internas SIT presentes em diversas áreas funcionais SI transacionais que coletam e armazenam dados resultantes de transações empresarias e atualizam os arquivos e bd. Ex.: aplicação de cobrança mantém atualizado o arquivo de contas a receber (assim a empresa sabe quem lhe deve) Esses arquivos atualizados são a principal fonte interna de dados para os SIG
Entradas de um SIG (fontes externas) Fontes Externas Clientes, fornecedores, concorrentes,... Os dados coletas de fontes externas são coletados pelos SIT e então aplicados aos SIG. O SIG usa os dados obtidos das fontes, processando-os em informações mais úteis para os administradores. Ex.: gerente nacional de vendas: obter dados semanais de venda da organização em um formato que ele possa ver a atividades de venda por região, por representante local de vendas, por produto e mesmo em comparação as vendas do último ano;
Saída de um SIG A saída da maioria dos SIG é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores. Existem vários Tipos de relatórios: Programados produzidos periodicamente de forma programada (diária, mensal,...). Ex.: gerente de produção: relatório resumido mensal que liste os custos totais de folha de pagamento para monitorar e controlar os custos de mão-de-obra. Sob-solicitação gerado para dar uma informação em um dado momento. Ex.: um gerente pode solicitar um relatório para ver o total de vendas de um produto durante um ano. De exceção produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer alguma atitude da administração. Ex.: um gerente poderia estabelecer um parâmetro que gerasse um relatório de todos os itens em estoque com menos de 50 unidades disponíveis.
Em síntese os SIG s Geram resumos de transações básicas e exceções relativas ao planejado (produz relatórios resumidos de desempenho para auxiliar no planejamento); Utilizam ferramentas analíticas simples; Lidam com problemas estruturados ou semiestruturados;
Questões que um SIG pode ajudar a responder SIT responde a questão: Quantas peças existem no estoque? SIG responde as questões: Qual o número médio de vendas nos últimos 3 anos? Devo aumentar a produção de um dado produto? (Observações a partir de relatórios)
O apoio dos SIG s aos gerentes Os SIG oferecem aos gerentes relatórios sobre o desempenho passado e presente da empresa; Auxiliam o papel informativo dos gerentes ajudando a monitorar o desempenho atual e a prever o desempenho futuro, possibilitando assim que os gerentes intervenham quando as coisas não estiverem indo bem.
Assim, um SIG: Resume e presta informações sobre as operações básicas da empresa. Cumpri os dados básicos das transações por meio de resumos e apresenta as informações através de relatórios; Ou seja, são essenciais para o controle operacional da empresa.
Questões relacionadas a um SIG De onde um SIG obtém dados? A maioria obtém dados dos SIT O que o SIG realmente faz com os dados? Gera resumos simples e repetitivos de dados de transações e relata exceções e desvios de planos. Quais problemas gerenciais e empresarias ele auxilia na resolução? São úteis na manipulação de problemas rotineiros, repetitivos estruturados e semi-estruturados.
Tipos de Sistemas de Suporte Gerencial SIG (sistema de Informação Gerencial) SAD (Sistema de Apoio à Decisão) SSE (Sistemas de Suporte a Executivos) Servem a diferentes grupos e interesses da empresa
Contextualizando-os SSE - atende a alta administração ou o nível executivo de uma organização; SIG e SAD - atendem os gerentes dos níveis médios, que lidam com as questões operacionais cotidianas e de curto prazo.
Mas...o que os gerentes fazem? Visão tradicional - os gerentes planejam, organizam, lideram e controlam. Os gerentes não são as pessoas que de fato executam o trabalho, em vez disso, eles são os responsáveis por determinar qual trabalho deverá ser feito; A visão tradicional do gerente descreve as funções básicas dele, mas não diz como eles fazem o que fazem e como lidam com as funções gerenciais. soy yo el responsable?
Funções gerenciais da visão tradicional Planejar - refere-se à definição das metas da empresa e a como estas metas serão atingidas. Organizar - estabelecer responsabilidades para a realização das tarefas necessárias e indicar os recursos apropriados. Gerenciar - esforço para alcançar as metas da empresa por meio de planejamento, organização, liderança e controle - monitoramento das atividades da empresa e a execução de correções quando necessárias. E sobre tudo... Liderar... Motivar empregados para que alcancem as metas organizacionais.
Papéis da Visão contemporânea Nesta visão... os gerentes desempenham vários papéis, sejam eles: interpessoais, informativos e decisórios; Interpessoais - espera-se que eles ajam como seres humanos com um conjunto completo de emoções. É esperado que eles desempenhem obrigações simbólicas como comparecer a festas de aniversários e distribuir prêmios a funcionários; Motivem, orientem e apóiem funcionários; Visão Tradicional - esses papéis eram todos considerados liderança.
Atividades da Categoria Interpessoal desempenha funções cerimoniais e simbólicas, como recepcionar visitantes ou assinar documentos legais (Figura de Proa) Orienta e motiva subordinados: treina, aconselha e comunica-se com os subordinados (Líder) Mantém conexões de informações internas e externas à empresa: utiliza correio, ligações telefônicas e reuniões (Ligação)
Papéis da Visão contemporânea Informativos - espera-se que eles monitorem as atividades da empresa, distribuam informações por meio de relatórios e memorandos e atuem como porta-vozes da empresa.
Atividades da Categoria Informativa Procura e recebe informações, pesquisa em periódicos e relatórios e mantém contatos pessoais (Monitor). Transmite informações a membros de outras organizações: envia memorandos e relatórios e faz ligações telefônicas, ou por meio de palestras (Divulgador e Porta-voz)
Papéis da visão contemporânea Decisórios Os gerentes devem tomar decisões: relacionadas a novos produtos, que envolvem atuar como empresário; que controlem distúrbios na empresa; que aloquem recursos por meio de orçamentos, planejamento e definição de prioridades. negociar com as pessoas que possuem diferentes pontos de vista.
Atividades da Categoria Decisória Inicia projetos de aperfeiçoamento: identifica novas idéias e delegar responsabilidades (Empreendedor); Toma atitudes corretivas durante disputas ou crises: resolve conflito entre subordinados (Solucionador de Conflitos); Representa os interesses departamentais durante as negociações de contratos sindicais, vendas, compras e orçamentos (Negociador); Prepara o planejamento, o orçamento e a definição de prioridades (Alocador de Recursos);
Assim,... Em relação aos SIG s gostaríamos de saber: Quais os critérios para um bom SIG?