Ponto 8 Anexo ao balanço e à demonstração de resultados referente ao exercício económico de 2011 8.1 CARACTERIZAÇÃO DA ENTIDADE 8.1.1 Identificação: Designação: Serviços de Acção Social do Instituto Politécnico de Viseu Endereço: Av. José Maria Vale de Andrade Campus Politécnico 3504-510 Viseu Código da Classificação Orgânica: 11 1 042702 Tutela: Ministério Educação e da Ciência Regime Financeiro: Serviço e Fundos Autónomos NPC: 600 044 742 8.1.2 Legislação: Constituição: Decreto-Lei n.º 129/93, de 22 de Abril Orgânica e funcionamento interno: Estatutos: Despacho Normativo n.º 12-A/2009 publicado na 2.ª Série do Diário da República n.º 61, de 27 de março Natureza Jurídico/Financeiro: pessoa coletiva de direito público dotado de autonomia administrativa e financeira 8.1.3 Estrutura organizacional efetiva Ver Organograma no relatório de gestão 8.1.4 Descrição sumária da atividade A atividade dos Serviços de Acção Social cabe-lhe nomeadamente: Atribuir bolsas de estudo; Conceder auxílios de emergência; Promover a criação, manutenção e funcionamento de residências, refeitórios, bares e snack-bares; Promover a criação, manutenção e funcionamento dos serviços de informação, reprografia, apoio bibliográfico e de material escolar; Promover o estabelecimento de protocolos com os serviços locais, regionais, nacionais e internacionais, a fim de facilitar a integração e o acesso aos estudantes; Promover o estabelecimento de protocolos com o Ministério da Saúde, a fim de facilitar o acesso dos estudantes às unidades de restauração (estágios da Escola Superior de Saúde); Apoiar as atividades desportivas e culturais; Desenvolver outras atividades que, pela sua natureza, se enquadrem nos fins gerais da acção social, nomeadamente a definição de um Página:1
sistema de bolsas-empréstimo, com a participação de instituições bancárias. Os Serviços de Acção Social dispõem de serviços identificados, respetivamente, pelos objetivos específicos que prosseguem e são vocacionados para o apoio técnico e administrativo, nomeadamente nas seguintes áreas: Serviços Administrativos e Financeiros: Contabilidade, orçamento e tesouraria Pessoal, expediente e arquivo Aprovisionamento, gestão de stoks e transporte. Serviços Operativos e de Apoio ao Aluno: Alojamento Bolsas Alimentação Apoios Diversos 8.1.5 Recursos Humanos Responsáveis pela Direção: Presidente do Instituto Politécnico: Eng.º Fernando Lopes Rodrigues Sebastião Administradora: Rosa Maria de Almeida Rodrigues Os recursos humanos encontram-se descritos no relatório de gestão. Vínculo contratual Efetivo existente em 31/12/2011 Comissão de serviço no âmbito da LVCR 1 Contrato de Trabalho em Funções Públicas 50 51 Página:2
Por Carreira e Categoria Efetivo existente em 31/12/2011 Técnico Superior Dirigente 1 Técnico superior 2 Assistentes Coordenador Técnico 1 Técnicos Assistente Técnico 1 Assistente Operacional Assistente Operacional 46 51 8.1.6 Organização contabilística Os Serviços de Acção Social dispõem de uma norma de controlo interno, normas de procedimentos e regulamentos de: Aquisição e gestão de existências Fundo de maneio Liquidação e cobrança de receita Cadastro e inventário dos bens do imobilizado. Receita O arquivo de documentação é feito por rubrica orçamental e fonte de financiamento. O processo compõe-se por: proposta de requisição e/ou documento de autorização de despesa acompanhado de cabimento de verba, requisição oficial ou cópia de contrato (quando aplicável), fatura do fornecedor, documento de autorização de pagamento, documento de pagamento, cópia do cheque e recibo e/ou comprovativo de pagamento (cópia do extrato da instituição bancária). Dando cumprimento ao Decreto-Lei de Execução Orçamental n.º 29- A/2011, de 01 de março são elaborados mensalmente os mapas 7.1 e 7.2 Mapas de controlo de execução orçamental Despesa e Receita previsto no POC-Educação. Internamente, são elaborados mapas que refletem a receita gerada e a despesa acumulada pelas diferentes fontes de financiamento, tendo em vista a tomada de decisões. Os Serviços de Acção Social utilizam a aplicação informática da área de recursos humanos (epublicarh) e da área financeira (e@publica) da empresa Able Solutions, SA. A gestão destas aplicações é feita pela própria empresa ao nível de alterações, introdução de novas funcionalidades bem como correção de erros gerados pela própria aplicação. Não foram efetuadas demonstrações financeiras intercalares nem houve descentralização contabilística. Página:3
8.2 NOTAS AO BALANÇO E À DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS POR NATUREZA 8.2.1 Indicação e justificação das disposições do POC-Educação que em casos excecionais tenham sido derrogadas tendo em vista a necessidade destes darem uma imagem verdadeira e apropriada da posição financeira e do desempenho Na preparação das demonstrações financeiras não foram derrogadas quaisquer disposições do POC-Educação. 8.2.2 Indicação e comentário das contas do balanço e demonstração de resultados, cujos conteúdos não sejam comparáveis com as do exercício anterior Não se verificou no presente exercício qualquer alteração de políticas e critérios que levasse a que os saldos de algumas das contas não sejam comparáveis com as do exercício anterior. 8.2.3 Critérios valorimétricos O imobilizado corpóreo, incluindo os investimentos adicionais ou complementares está valorizado ao custo de aquisição. Os ativos cedidos/transferidos por terceiros foram mensurados pelo valor constante dos registos contabilísticos da entidade de origem. As amortizações estão calculadas de acordo com o método das quotas constantes, sendo utilizadas para o efeito as taxas máximas permitidas previstas no Decreto Regulamentar n.º 2/90, de 12 de Janeiro, para os bens com entrada em funcionamento até 31 de Dezembro de 1999, e na Portaria n.º 671/2000, de 17 de Abril, em data posterior. Os livros e revistas, constantes do inventário da Instituição, não estão sujeitos a amortização. As existências são valorizadas pelo custo de aquisição. Página:4
8.2.7 Movimentos ocorridos nas rubricas do ativo imobilizado Imobilizado corpóreo - em euros Rubricas Saldo inicial Reforços Abates Saldo final De imobilizações corpóreas: Terrenos e recursos naturais Edifícios e outras construções 4.172.607,74 4.172.607,74 Equipamento e material básico 461.281,97 6.934,85 513,11 467.703,71 Equipamento de transporte Ferramentas e utensílios 6.408,14 6.408,14 Equipamento administrativo 182.693,67 9.613,48 7,22 192.299,93 Taras e vasilhame Outras imobilizações corpóreas 1.930,60 1.930,60 4.824.922,12 16.548,33 520,33 4.840.950,12 Os reforços do exercício, no valor de 16.548,33, foram relacionados maioritariamente com: _ Software informático: Solução integrada c/ módulos Siges e módulo CIBE e stocks _ Equipamento administrativo: 1 extintor Co2 Neve carbonica; _ Equipamento básico: 4 máquinas registadoras, 1 máquina de lavar loiça, 3 bancadas inox, 1 chuveiro de bancada, 1 carro em aço inox para detritos alimentares, 1 armário fechado e 1 pio com comando e com caixote para papéis. _ Material de educação e recreio: 2 mesas de ping-pong. Amortizações -em euros Rubricas Saldo inicial Reforços Regularizações Saldo final De imobilizações corpóreas: Terrenos e recursos naturais Edifícios e outras construções 524.950,94 52.157,64 577.108,58 Equipamento e material básico 429.166,44 10.568,77 513,11 439.222,10 Equipamento de transporte Ferramentas e utensílios 6.408,14 6.408,14 Equipamento administrativo 164.895,70 5.686,35 7,22 170.574,83 Taras e vasilhame Outras imobilizações corpóreas 404,26 404,26 1.125.825,48 68.412,76 520,33 1.193.717,91 Página:5
8.2.12 Imobilizações cedidas por terceiros O valor de 10.020,39 decorre da transferência de ativos do IPV para os SAS (equipamento básico). 8.2.32 Fundo Patrimonial O fundo patrimonial sofreu uma diminuição de 2010 para 2011, na ordem dos 1,16%. A diminuição verificou-se apenas ao nível dos resultados transitados e no resultado líquido do exercício, originado pelos resultados de 2010 e 2011. -em euros 2011 2010 Património 4.227.058,23 4.227.058,23 Doações 710,00 710,00 Reservas decorrentes da transferência de ativos 10.020,39 10.020,39 Resultado transitado -513.924,71-498.628,45 Resultado líquido do exercício -43.096,52-15.295,72 Total Fundo Patrimonial 3.680.767,39 3.723.864,45 8.2.33 Demonstração do custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas Código de conta Movimentos Mercadorias 32 Existências iniciais 17.694,92 Compras 254.585,94 Regularização 2,80 Existências finais 15.565,33 Custo no exercício 256.712,73 -em euros Matérias-primas, subsidiárias e de consumo Página:6
8.2.37 Demonstração dos resultados financeiros -em euros- Código de Exercício Código Exercício conta Custos e perdas 2011 2010 de Proveitos e ganhos conta 2011 2010 681 Juros suportados 16,65 781 Juros obtidos 0,00 0,00 682 Perdas em entidades ou subentidades 782 Ganhos em entidades ou subentidades 683 Amortizações de 783 Rendimentos de imóveis investimentos em imóveis 684 Provisões para aplicações financeiras 784 Rendimentos de participações de capital 685 Diferenças de câmbio desfavoráveis 785 Diferenças de câmbio favoráveis 687 Perdas nas aplicações de tesouraria 786 Descontos de pronto pagamento obtidos 688 Outros custos e perdas financeiras 58,38 128,62 787 Ganhos na alienação de aplicações de tesouraria 788 Outros proveitos e ganhos financeiros Resultados financeiros -75,03-128,62 0,00 0,00 0,00 0,00 8.2.38 Demonstração dos Resultados Extraordinários Código Custos e perdas de conta 691 Transferência de capital -em euros- Exercício Exercício 2011 2010 Código Proveitos e ganhos de 2011 2010 conta 791 Restituições de impostos concedidas 692 Dívidas incobráveis 7892 Recuperação de dívidas 693 Perdas em existências 1,00 11,82 793 Ganhos em existências 694 Perdas em imobilizações 48,53 794 Ganhos em imobilizações 695 Multas e penalidades 795 Benefícios de penalizações contratuais 696 Aumentos de amortizações e provisões 697 Correções relativas a exercícios anteriores 698 Outros custos e perdas extraordinárias Resultados extraordinários 796 Reduções de amortizações e provisões 137,50 3.543,00 797 Correções relativas a exercícios anteriores 20,00 798 Outros proveitos e ganhos extraordinários 1.602,99 619,05 678,63 613,35 1.062,86 3.629,05 1.741,49 4.242,40 1.741,49 4.242,40 Os resultados extraordinários mantiveram-se positivos no exercício de 2011 e aumentaram na ordem dos 158,9% de quando comparados ao exercício de 2010. Apenas foram mencionadas as notas ao balanço e demonstração de resultados por natureza aplicáveis à Instituição. Página:7
O Conselho Administrativo, em 16 de abril de 2011 Página:8