FEDERAÇÃO PORTUGUESA DE MINIGOLFE

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1 FEDERAÇÃO PORTUGUESA DE MINIGOLFE RELATÓRIO E CONTAS 2012 Relatório do Conselho Fiscal 1. Enquadramento Nos termos do art.º 42.º do D.L. n.º 248-B/2008 que regulamenta a atividade da F.P.M. cumpre-se o disposto no seu ponto 2: - Compete em especial ao Conselho Fiscal: a) Emitir parecer sobre o orçamento, o balanço e os documentos de prestação de contas; b) Verificar a regularidade dos livros, registos contabilísticos e documentos que lhes servem de suporte; c) Acompanhar o funcionamento da federação participando aos órgãos competentes as irregularidades financeiras de que tenha conhecimento. Este documento pretende expressar a opinião deste órgão relativa à matéria da sua competência, antes citada. Da análise documental efetuada resultam algumas informações a prestar, consideradas relevantes, descritas e fundamentadas no ponto seguinte, e que consubstanciam uma conclusão final, de forma a sustentar uma posterior apreciação por parte da Assembleia Geral. Recorde-se e sublinhe-se que este Conselho Fiscal foi eleito em 2013, não tendo podido, assim, cumprir, durante o ano de 2012, o disposto no n.º 1 do artigo acima citado: O Conselho Fiscal fiscaliza os atos de administração financeira da federação desportiva. 1

2 2. Análise Para a concretização das competências antes descritas foram observados: o arquivo de documentação relativo ao ano de 2012; os balancetes mensais; os extratos do diário da conta de depósitos à ordem 121- B.P.I.; os relatórios de atividade e de prestação de contas; e, os documentos de certificação de contas. Do exame à citada documentação resultada uma opinião fundamentada através de alguns exemplos ilustrativos Opinião/Resultado Observam-se insuficiências relevantes, incompatíveis, quer com os primados da regularidade e da transparência na execução e no controlo contabilísticos, quer com o fomento do rigor nos diversos atos de gestão associados à realização de despesas e receitas. Isto, no entendimento de que, qualquer instituição de utilidade pública em qualquer momento, jamais se deve confundir, e deve prevalecer, para além das personagens que são os seus dirigentes Justificação O Sistema de Normalização Contabilística (SNC) estabelece, nomeadamente: - Devem ser elaboradas reconciliações bancárias mensalmente; as diferenças apuradas devem ser analisadas e regularizadas; as reconciliações devem ser revistas e aprovadas por um superior hierárquico. - A contabilidade é processada de acordo com o princípio da especialização de exercícios, pelo qual os gastos e rendimentos de um período devem ser reconhecidos independentemente da existência de movimento financeiro (pagamento ou recebimento) ou da existência ou não de documentação específica. Ora, a análise dos documentos e registos contabilísticos e as práticas de gestão financeira deles emanadas, permitem relevar: a) Não se procedeu a qualquer reconciliação bancária ao longo do ano, desprezando-se a necessidade de controlo interno dos movimentos de tesouraria, embora existindo formalmente na estrutura organizativa o papel do diretor financeiro. b) Só no final do ano foi apurada a existência de uma dívida por arrendamento de instalações que tem origem em anos anteriores. c) No arquivo documental falta o duplicado do recibo emitido n.º 30/2012 (o último recibo emitido é o n.º 34/2012). d) Existe em arquivo um recibo irregular, que deveria ser de emissão eletrónica, manuscrito e rasurado, relativo a um pagamento por montagem de pistas, no valor de

3 e) No extrato do BPI de março consta o pagamento de 600, com data de 20 de março, sem movimento contabilístico nem documento de suporte. f) As receitas e despesas apresentadas, ainda que de muito reduzido montante e com saldo na tesouraria para lhes fazer face, foram, em regra, intermediadas pelo presidente da direção e outros diretores, o que provocou distorções nos registos contabilísticos. Este procedimento permite observar que, no final de março, um diretor é devedor da instituição. g) Da prática anterior resulta falta de transparência relativa à subsidiação de despesas de representação. Trata-se de duas faturas da empresa Geostar, com data de 6 fevereiro, no valor total de 570,42. Existem recibos emitidos por esta entidade em 21 de março sem movimento contabilístico, e a posterior emissão de dois recibos pela F.P.M. (n.º 21 e n.º 22) em outubro, em nome do presidente. Como este é credor da instituição (até pela aquisição de selos de correio), aquela importância total foi abatida ao crédito existente, ficando por conhecer quem atribuiu o subsídio e se o seu montante efetivo corresponde ao valor total das faturas antes mencionadas. h) Em fevereiro está registado um movimento a débito no valor de 688,88 e a crédito no valor de 644, ,73 na mesma conta: Jorge Fernando Oliveira dos Santos, que não tem suporte documental. i) Em 1 janeiro de 2012 não está refletida na contabilidade qualquer dívida à entidade Minigolfe Clube de Portugal. No entanto, em 26 janeiro de 2012, no recibo n.º 1/2012 emitido àquela entidade pela entrada de 450 de inscrições, foi abatido o valor de 182,5 relativo a encontro de contas com subsídio de j) Em 1 janeiro de 2012 não existe na contabilidade qualquer dívida do filiado Associação de Praticantes de Minigolfe. Todavia, em 27 de dezembro de 2012 (recibo n.º 34), esta entidade pagou 150 relativo a inscrições do ano de k) Em 1 janeiro de 2012 não está contabilizada qualquer dívida do filiado Associação Portuguesa de Jogadores de Minigolfe. Mas, em 31 de janeiro de 2012, é emitido recibo onde consta a referência ao pagamento de 150 de inscrições de l) A regularização da situação anterior e outras semelhantes com os filiados, registadas nos recibos emitidos como encontro de contas, não é regularizada documentalmente pela entidade beneficiária/credora, à exceção da entidade Vizelgolfe, que emitiu recibos comprovativos dessa regularização, mas nestes documentos foi posteriormente manuscrita, internamente, uma informação de anulação. m) Em janeiro foi emitido o cheque n.º , no montante de 60, situação conhecida através do extrato emitido pelo BPI, mas que não tem qualquer suporte documental que permita identificar a que diz respeito este pagamento. 3

4 n) Em março foi efetuado um pagamento a Fun-Sports, conforme se constata pelo extrato do BPI, no valor de 748,65, relativo a uma dívida transitada de 2011, mas sem documento emitido pelo credor da sua regularização. o) As faturas emitidas pela World Minigolfe Sport Federation não descriminam, de forma clara, a que se referem, nem são acompanhadas de qualquer justificativo da sua realização. p) Parece excessivo para uma instituição estruturalmente deficitária, o pagamento de 738 a colaboradores em tarefas de secretariado, e o pagamento de com a montagem de kits, limpeza e reparação de pistas, para a realização de eventos desportivos de reduzida duração. Assim como o pagamento de inúmeras deslocações, nomeadamente em transporte ferroviário de 1.ª classe, sem que qualquer dessas deslocações esteja acompanhada de um relatório que as fundamente e permita avaliar a sua necessidade e o seu efeito. 3. Conclusão A Federação foi uma instituição dependente de subsídios à atividade e de taxas pagas pelos seus filiados, que não apresentou em 2012 qualquer receita proveniente de patrocínios ou sponsorização. Uma organização com este perfil deve ser objeto de uma gestão de fundos contida e controlada. As situações antes descritas são ilustrativas de que essa não foi uma preocupação na gestão do ano em apreço. A atividade regular da instituição apresentou um resultado liquido negativo que duplicou o valor apurado em 2011, com o consequente aumento do capital próprio negativo e o agravamento do nível de endividamento. Compete aos membros da Assembleia Geral avaliar se este acréscimo teve consequências na evolução e no desenvolvimento da modalidade, sendo que, no relatório de atividades, não consta qualquer dado estatístico desta natureza. Assim como avaliar o impacto e a utilidade interna, do facto da World Minigolf Federation ter sido a principal fonte das despesas da F.P.M. Importa realçar que, na posse da 1.ª versão (draft) do documento Certificação das Contas emitido pelo Revisor Oficial de Contas (ROC.), onde nenhuma das situações anteriormente descritas no ponto 2. estava assinalada, o Conselho Fiscal alertou o ROC para algumas delas. Ao emitir a versão final da Certificação das Contas, o ROC fê-la acompanhar de um Relatório de Conclusões de Auditoria e Recomendações em que fez referência à necessidade da direção proceder a determinadas correções. Não podendo omitir e deixar de trazer formalmente ao conhecimento da Assembleia os aspetos referidos, o Conselho Fiscal entende censurar a gestão responsável pelas deficiências apontadas, mas emitir um parecer favorável à aprovação das contas, tendo em conta que a sua não aprovação teria consequências nefastas para os associados, e comprometeria o exercício de funções da atual direção, que se compromete, no mandato que agora inicia, a alterar procedimentos técnicos e a 4

5 implementar processos de controlo interno, dirigidos no sentido de corrigir as desconformidades apu radas. Evora, tz de abril de 2013 O Conselho Fiscal Presidente: Joaquim Simplício N. F. Simões t{-.,t J-l"^u\+. Secretáris: Rute Isabel L. Farinha n l,*rslwa Relator: Ricardo Jorge M. Albefto e;;i;;^*"h^0ffi. 5