Time Tracking Guia do usuário Versão R9 Português Março 26, 2015
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Conteúdo Visão geral do rastreamento temporal... 1 Requisitos do módulo Time Tracking... 2 Como configurar o rastreamento temporal... 2 Painel... 3 Meus registros de tempo... 3 Como criar uma entrada de quadro de horários de tarefas do administrador... 4 Como criar uma entrada de registro de tempo de cliente/ordem de trabalho... 5 Como criar uma entrada de registro de tempo para um ticket de service desk... 5 Aprovar registros de tempo... 6 Resumo do registro de tempo... 7 Transações não processadas... 8 Login no aplicativo... 8 Histórico do registro de tempo (resumo)... 9 Histórico do registro de tempo (detalhes)... 9 Temporizadores... 9 Como criar uma entrada de temporizador de tarefas do administrador... 11 Como criar uma entrada de temporizador de cliente/ordem de trabalho... 11 Como criar um ticket de service desk e uma entrada de temporizador no Service Billing... 13 Como criar uma entrada de temporizador para um ticket de service desk ou para um ticket/tarefa... 14 Configurações... 15 Períodos... 16 Tarefas administrativas... 17 Padrões de aprovação... 17 Índice... 19 i
Visão geral do rastreamento temporal Visão geral do rastreamento temporal O Rastreamento temporal permite que os usuários registrem como eles utilizam o tempo, tanto dentro como fora do aplicativo Kaseya. Registros de tempo são os principais registros usados para controlar o tempo dos usuários. Entradas de tempo em um registro de tempo são integradas a outras funções no VSA, dependendo do seu tipo de trabalho: tarefas administrativas, ordens de trabalho, tickets de service desk ou tarefas de projeto. Você também pode exportar registros de tempo para fins de faturamento fora do VSA. Temporizadores fornecem uma maneira fácil de criar entradas de tempo. Os usuários podem iniciar e parar um ou mais temporizadores (página 9) e gerar entradas de tempo para os tempos decorridos. Temporizadores não precisam ser desligados quando você faz logoff do VSA. Você pode voltar a fazer logon várias horas mais tarde e aplicar o tempo decorrido até um máximo de 24 horas. Meus registros de tempo: seus próprios registros de tempo são acessados usando Rastreamento temporal > Meus registros de tempo (página 3). Registros de tempo aprovados: registros de tempo são aprovados com o uso de Rastreamento temporal > Aprovar registros de tempo (página 6). A aprovação de registros de tempo pode ser cancelada com o uso de Resumo do registro de tempo (página 7). Relatórios de rastreamento temporal: consulte os relatórios Resumo do registro de tempo e Entradas no registro de tempo em Centro de informações > Relatórios. Nota: Para opções de configuração, consulte Controle de horas (página 2). Funções Painel (página 3) Meus registros de tempo (página 3) Aprovar registros de tempo (página 6) Transações não processadas (página 8) Resumo do registro de tempo (página 7) Temporizadores (página 9) Períodos (página 16) Tarefas administrativas (página 17) Padrões de aprovação (página 17) Descrição Fornece uma exibição de painel de alertas do Time Tracking. Rastreia o seu tempo usando registros de tempo. Registros de tempo podem ser salvos, submetidos a aprovação ou exportados para uma planilha do Excel. Aprova, rejeita ou anula registros de tempo enviados. Exibe entradas de tempo não processadas. Fornece um resumo do status de todos os períodos do registro de tempo. Registra o tempo decorrido e o aplica a registros de tempo e outros registros de tipo de trabalho. Cria uma série de períodos de tempo. Define tarefas que representam atividades operacionais recorrentes, não associadas a projetos específicos. Define padrões de aprovações de uma ou duas etapas. Dois tipos de aprovadores podem aprovar um registro de tempo: 1
Requisitos do módulo Time Tracking Requisitos do módulo Time Tracking servidor da Kaseya O módulo Time Tracking R9 requer o VSA R9. Nota: Consulte Requisitos gerais do sistema (http://help.kaseya.com/webhelp/en/vsa/9000000/reqs/index.asp#home.htm). Como configurar o rastreamento temporal Como configurar registros de tempo e aprovações automáticas Desative a opção Usar o recurso Registro de tempo para aprovação de entradas de tempo usando Rastreamento temporal > Configurações (página 15). Crie e ative uma série de períodos de tempo usando Períodos (página 16). Um período de tempo deve estar ativo para exibir um registro de tempo para esse período em Meus registros de tempo. Ative ou feche períodos de tempo individuais usando Rastreamento temporal > Resumo do registro de tempo (página 7). Você também pode usar essa página para rever todos os registros de tempo por período e por status: pendentes, enviados, aprovados ou anulados. Vincule registros de usuário do VSA a registros de equipe em uma organização usando Sistema > Organizações/Grupos/Depts/Equipe > Gerenciar > Equipe. Isso é feito automaticamente quando um novo usuário do VSA é criado. Como aprovar de registros de tempo manualmente Para aprovar registros de tempo manualmente usando um ou dois aprovadores, as seguintes etapas de configuração são necessárias: Ative a opção Usar o recurso Registro de tempo para aprovação de entradas de tempo usando Rastreamento temporal > Configurações (página 15). Defina e ative pelo menos um padrão de aprovação usando Rastreamento temporal > Padrões de aprovação (página 17). Vincule registros de usuário do VSA a registros de equipe em uma organização usando Sistema > Organizações/Grupos/Depts/Equipe > Gerenciar > Equipe. Isso se aplica tanto a usuários do VSA que estão sendo aprovados quanto a usuários do VSA atuando como aprovadores. Com essa mesma guia: Vincule registros de equipe cujos registros de tempo exigem aprovação a um padrão de aprovação ativado usando Sistema > Organizações/Grupos/Depts/Equipe > Gerenciar > Equipe. Verifique se o registro de equipe que está sendo aprovado está atribuído ao supervisor que atua como aprovador. Se o padrão de aprovação especificar dois aprovadores, verifique se o supervisor que atua como primeiro aprovador está atribuído ao supervisor que atua como segundo aprovador. Nota: Aprovadores podem apenas aprovar registros de tempo em sua própria organização. Eles podem estar em diferentes escopos e funções dos usuários que lhes enviam registros de tempo. Nessa mesma página, você pode opcionalmente ativar um membro de equipe, por exceção, com a capacidade de aprovar qualquer registro de tempo em sua respectiva organização. Isso garante que todos os registros de tempo possam ser aprovados em tempo hábil caso outros aprovadores estejam temporariamente indisponíveis. 2
Painel Nota: Registros de tempo serão automaticamente aprovados se um registro de equipe não especificar um padrão de aprovação e um supervisor. Após a configuração de aprovações de registro de tempo, os registros de tempo enviados aparecerão na página Rastreamento temporal > Aprovar registros de tempo (página 6) do aprovador depois que ele os receber. O aprovador pode aprovar, rejeitar ou anular o registro de tempo enviado. A aprovação de registros de tempo pode ser cancelada com o uso de Resumo do registro de tempo (página 7). Como configurar temporizadores Verifique se a opção Mostrar temporizador de sessão está ativada por função de usuário usando Sistema > Funções do usuário > Direitos de acesso. Ative Sessões de temporizador usando Rastreamento temporal > Configurações (página 15). Marque Mostrar temporizadores de sessão no cabeçalho. Opcionalmente, marque Permitir que diversos temporizadores de sessão funcionem ao mesmo tempo. Nota: Temporizadores podem ser usados para criar entradas de tempo mesmo quando a opção Mostrar registros de tempo estiver desativada. Vincule registros de usuário do VSA a registros de membros de equipe em uma organização usando Sistema > Organizações/Grupos/Depts/Equipe > Gerenciar > Equipe. Nota: Logons de usuários do VSA são normalmente associados a registros de membros de equipe na organização myorg. Painel Time Tracking > Resumo > Painel A página Painel fornece uma exibição de painel dos alertas do Time Tracking. Os tipos de alertas gerados pelo sistema incluem: Não existem períodos ativos. O período ativo expirou. Meus registros de tempo Rastreamento temporal > Meus registros de tempo A página Registros de tempo permite que você acompanhe seu tempo usando registros de tempo. Cada registro de tempo representa um período de tempo diferente. Registros de tempo podem ser salvos, submetidos a aprovação (página 6) ou exportados para uma planilha do Excel. Entradas de tempo podem ser criadas manualmente, ou você pode usar temporizadores (página 9) para registrar o tempo decorrido e aplicar esse tempo à sua planilha atual. Nota: Apenas registros de tempo para a data atual e datas anteriores são exibidos em Meus registros de tempo (página 3) e Aprovar registros de tempo (página 6). Nota: Para opções de configuração, consulte Controle de horas (página 2). Tipos de trabalho Os tipos de trabalho determinam como as entradas de hora são integradas a outras funções no VSA. 3
Meus registros de tempo Ações Colunas As opções de tipo de trabalho exibidas em seu VSA dependem dos módulos instalados. Tarefas administrativas: uma atividade operacional recorrente não associada a qualquer projeto. Ordens de trabalho: exibida somente se o Service Billing estiver instalado. Tickets de Service Desk: exibida somente se o Service Desk 1.3 ou versão posterior estiver instalado. Período: seleciona um período de registro de tempo a ser exibido. Adicionar entrada: cria uma entrada de quadro de horários no quadro de horários exibido. Como criar uma entrada de quadro de horários de tarefas do administrador (página 4) Como criar uma entrada de registro de tempo de cliente/ordem de trabalho (página 5) Como criar uma entrada de registro de tempo para um ticket de service desk (página 5) Alterar tipo de trabalho: transforma uma entrada selecionada no registro de tempo exibido em um dos três tipos de trabalho listados acima. Salvar: salva o registro de tempo exibido. Enviar: envia um registro de tempo exibido para aprovação. Registros de tempo enviados não podem ser editados. Registros de tempo não podem ser enviados antes do final do período. Essa tabela é compatível com colunas selecionáveis, classificação de coluna, filtragem de coluna e larguras de colunas flexíveis. Além disso, você pode selecionar um título de coluna a ser usado como base para agrupamento. Como inserir tempo Para qualquer linha de atividade já existente, selecione uma célula e insira o número de horas. Como criar uma entrada de quadro de horários de tarefas do administrador Crie uma entrada de registro de tempo de Tarefa administrativa para acompanhar o tempo de atividades operacionais recorrentes (página 17) não associadas a projetos específicos ou ao Service Billing ou Service Desk. 1. Selecione um registros de tempo usando Rastreamento temporal > Meus registros de tempo. 2. Adicione uma nova entrada ao registro de tempo clicando em Adicionar entrada. A caixa de diálogo Nova entrada de registro de tempo é exibida. 3. Insira uma data e uma hora para a entrada do registro de tempo. 4. Selecione a opção de tipo de trabalho Tarefa administrativa. 5. Selecione o Nome da tarefa que melhor descreve o tempo que você está registrando. As tarefas são exibidas na coluna Ref 1 do registro de tempo. 6. Referência: insira uma referência em formato livre. Exemplo: Número da ordem de compra do cliente. As referências são exibidas na coluna Ref 2 do registro de tempo. 7. Opcionalmente, adicione uma Nota. 8. Clique em Salvar para fechar esta caixa de diálogo. A nova entrada é exibida no registro de tempo. 9. Clique em Salvar para salvar suas alterações no registro de tempo. 4
Meus registros de tempo Como criar uma entrada de registro de tempo de cliente/ordem de trabalho Crie uma entrada de registro de tempo para Cliente/Ordem de trabalho para direcionar o tempo inserido no Service Billing. As entradas de tempo do Service Billing podem ser faturadas ao cliente. 1. Selecione um registros de tempo usando Rastreamento temporal > Meus registros de tempo. 2. Adicione uma nova entrada ao registro de tempo clicando em Adicionar entrada. A caixa de diálogo Nova entrada de registro de tempo é exibida. 3. Insira uma data e uma hora para a entrada do registro de tempo. 4. Selecione a opção de tipo de trabalho Cliente/Ordem de trabalho. 5. Selecione um Cliente. O cliente é exibido na coluna Ref 1 do registro de tempo. 6. Selecione a Ordem de trabalho. A ordem de trabalho é exibida na coluna Ref 2 do registro de tempo. 7. Selecione o Nome da tarefa. O Nome da tarefa é o item de ordem de trabalho no qual deseja inserir detalhes de entrada. 8. Opcionalmente, adicione uma Nota. 9. Opcionalmente, marque a caixa de seleção Mostrar nota na fatura. 10. Classifique essa entrada como Tipo de atividade. O tipo de atividade é exibido na coluna Atividade do registro de tempo. 11. Verifique se a caixa de seleção Faturável está selecionada se quiser faturar essa atividade. 12. Clique em Salvar para fechar esta caixa de diálogo. A nova entrada é exibida no registro de tempo. 13. Clique em Salvar para salvar suas alterações no registro de tempo. 14. A entrada que você criou ficará qualificada para faturamento quando o registro de tempo for enviado e aprovado. Como criar uma entrada de registro de tempo para um ticket de service desk Crie uma entrada de registro de tempo para um Ticket do service desk para adicionar o tempo ao ticket do Service Desk inteiro. Opcionalmente, é possível vincular o ticket a registros do Service Billing ou a uma tarefa quando qualquer um desses recursos está ativado. O tempo inserido é exibido como uma nota no ticket. 1. Selecione um registros de tempo usando Rastreamento temporal > Meus registros de tempo. 2. Adicione uma nova entrada ao registro de tempo clicando em Adicionar entrada. A caixa de diálogo Nova entrada de registro de tempo é exibida. 3. Insira uma data e uma hora para a entrada do registro de tempo. 4. Selecione a opção de tipo de trabalho Ticket do service desk. 5. Selecione a definição Service Desk. 6. Opcionalmente, selecione um Filtro de status para limitar a lista de tickets exibidos na lista suspensa Ticket. 7. Selecione: Mostrar todos os tickets Mostrar Meus tickets 8. Selecione um Ticket. 5
Aprovar registros de tempo 9. Os seguintes campos apenas serão exibidos se o Service Billing estiver instalado e integrado com o Service Desk. Consulte Como criar entradas de faturamento usando o Service Desk. Ordem de trabalho: somente exibição. Aparece somente quando uma ordem de trabalho está associada ao ticket na guia Geral do editor de tickets. Item da ordem de trabalho: a linha da ordem de trabalho a ser associada às horas trabalhadas. Aparece somente quando uma ordem de trabalho está associada ao ticket na guia Geral do editor de tickets. Tipo de atividade: Entradas de trabalho são agrupadas por tipo de atividade para analisar o custo e a receita do trabalho. A classificação dos tipos de atividade normalmente refletem os requisitos de contabilidade de uma empresa. As entradas de trabalho são classificadas pelo tipo de atividade e de recurso. não editável quando uma ordem de trabalho detalhada é selecionada. Tipo de recurso: Um tipo de recurso especifica uma habilidade, um material ou custo e define uma taxa padrão para um item ou uma entrada de trabalho faturável. Normalmente, um tipo de recurso representa uma habilidade executada por um membro da equipe. A taxa de faturamento e o custo padrão são definidos por cada habilidade necessária para executar o serviço. A taxa pode ser substituída quando selecionada. Como o trabalho executado para entregar um serviço às vezes requer cobranças incidentais para materiais e custos, os tipos de recurso também podem ser classificados como material ou custo. Por exemplo, o cabeamento extra ou o envio noturno pode ser incluído como entrada de trabalho faturável e adicional porque são necessários para fornecer o serviço de instalação a um servidor. A classificação dos tipos de recursos normalmente refletem os requisitos de produção de uma empresa. As entradas de trabalho são classificadas pelo tipo de recurso e de atividade.não editável quando uma ordem de trabalho detalhada é selecionada. Taxa: A taxa de faturamento padrão para o tipo de recurso selecionado. somente exibir. Substituir taxa: Uma taxa inserida manualmente que substitui a taxa de faturamento padrão para um tipo de recurso selecionado.essa opção não é exibida quando uma ordem de trabalho detalhada é selecionada. Mostrar nota na fatura: se essa opção estiver marcada, a nota será exibida na fatura impressa. 10. Selecione uma Tarefa. Esse campo apenas será exibido se Tarefas tiverem sido ativadas para o service desk. 11. Opcionalmente, adicione uma Nota. 12. Opcionalmente, transforme uma nota em uma Nota oculta no ticket. 13. Faturável: caso selecionada, a entrada é faturável. Se o Service Billing não estiver instalado, a caixa de seleção Faturável servirá apenas como referência. Se o Service Billing estiver instalado, a entrada será encaminhada ao Service Billing. Se registros de tempo exigirem aprovação, o registro de tempo contendo essa entrada deverá ser aprovado antes que a entrada seja encaminhada para o Service Billing. 14. Clique em Salvar para fechar esta caixa de diálogo. A nova entrada é exibida no registro de tempo. 15. Clique em Salvar para salvar suas alterações no registro de tempo. Aprovar registros de tempo Time Tracking > Aprovar registros de tempo A página Aprovar registros de tempo aprova registros de tempo enviados por usuários do VSA usando Meus registros de tempo (página 3). Os aprovadores podem aprovar, rejeitar ou anular um registro de tempo. Clicar no hiperlink abaixo de um nome na coluna Equipe exibe os detalhes desse registro de tempo. 6
Resumo do registro de tempo Ações Nota: Apenas registros de tempo para a data atual e datas anteriores são exibidos em Meus registros de tempo (página 3) e Aprovar registros de tempo (página 6). Nota: Para opções de configuração, consulte Controle de horas (página 2). Aprovar: aprova registros de tempo selecionados. A aprovação de registros de tempo pode ser cancelada com o uso de Resumo do registro de tempo (página 7). Nota: Se os registros de tempo exigirem aprovação, uma entrada de tempo não será encaminhada ao Service Billing até que seu registro de tempo seja aprovado. Rejeitar: rejeita registros de tempo selecionados, retornando-os para correção aos respectivos remetentes em Meus registros de tempo. Anular: impede que registros de tempo selecionados e suas entradas sejam processados adicionalmente no sistema. Resumo do registro de tempo Rastreamento temporal > Resumo do registro de tempo A página Resumo do registro de tempo fornece um resumo do status de todos os períodos do registro de tempo. Ativar um período de registro de tempo permite que todos os usuários do VSA acessem esse período em Rastreamento temporal > Meus registros de tempo (página 3) e Rastreamento temporal > Aprovar registros de tempo (página 6). Como anular a aprovação de registros de tempo Ações A aprovação de um registro de tempo pode ser cancelada quando uma fatura não tiver sido gerada no Service Billing. Se não houver um item do Service Billing no registro de tempo, será possível cancelar a aprovação de registros de tempo. Você deve clicar em um link na célula Aprovado da página Resumo do registro de tempo (página 7) para acessar o botão Cancelar a aprovação de registros de tempo. Fechar período: fecha um período de registro de tempo selecionado, impedindo novas alterações de registros de tempo nesse período. Ativar período: ativa um período de registro de tempo selecionado, permitindo alterações de registros de tempo nesse período. Cabeçalhos de coluna Clicar em qualquer número em uma das células da grade da tabela exibe uma janela secundária que lista o status de cada registro de tempo nesse estado e período de tempo. Período: o intervalo de datas de um período de registro de tempo. Status: indica se o período de registro de tempo está Active ou Closed. Pendente: o número de registros de tempo que estão sendo atualizados pelos usuários nesse período, antes de serem enviados. Enviado: o número de registros de tempo enviados nesse período, antes de serem aprovados. Aprovado: o número de registros de tempo aprovados nesse período. Clique em uma célula vinculada nessa coluna para acessar o botão Cancelar a aprovação de registros de tempo. Anulado: o número de registros de tempo anulados nesse período. 7
Transações não processadas Transações não processadas Ações Time Tracking > Transações não processadas A página Transações não processadas exibe entradas de tempo não processadas. Em geral, entradas de tempo criadas em outro módulo são processadas pelo Time Tracking imediatamente e exibidas no registro de tempo apropriado. Tipos de erros que podem impedir que uma entrada de tempo seja processada imediatamente incluem: No valid period found Timesheet status was approved Timesheet status was submitted Period status is not active Error Assim que a condição que está impedindo o processamento for corrigida, você poderá reenviar a transação para processamento. Reenviar: reenvia transações não processadas selecionadas. Excluir: exclui transações não processadas selecionadas. Mover: move transações não processadas selecionadas do período anterior para o período atual. As entradas movidas adotam a hora, o dia e a data do período atual. Atualizar: atualiza a página. Colunas de tabela Nome do cliente: o nome da organização. Equipe: o nome do registro de equipe. Motivo: uma descrição da atividade de tempo. Salvar mensagem: o tipo de erro que está impedindo o processamento da transação. Data: a data da entrada de tempo Ref 1: o nome da tarefa. Horas: a duração da entrada de tempo. Referência: crie uma referência que possa ser classificada e filtrada para essa tarefa em exibições de tabela e relatórios. As referências são exibidas na coluna Ref 2 dessa página. Faturável: se essa opção for marcada, essa entrada de tempo será faturável. Login no aplicativo Rastreamento temporal > Registros em log de aplicativos A página Registro em logs de aplicativos exibe um registro da atividade do módulo Rastreamento temporal por: ID do evento Nome do evento Mensagem Admin Data do evento Essa tabela é compatível com colunas selecionáveis, classificação de coluna, filtragem de coluna e larguras de colunas flexíveis. 8
Histórico do registro de tempo (resumo) Histórico do registro de tempo (resumo) Rastreamento temporal > Histórico do registro de tempo (resumo) A página Histórico do registro de tempo (resumo) fornece um resumo de todas as entradas de tempo em uma exibição tabular. A tabela exibe uma única linha para cada combinação exclusiva de Usuário, Data, Tipo de trabalho, Ref 1 e Ref 2. As colunas de dados para cada entrada de registro de tempo incluem: Status: New, Approved, Submitted, Void Usuário: o nome do registro de equipe. Tipo de trabalho: Admin Task, Work Order, Service Desk Ticket, Project Task. Ref 1: o nome da tarefa. Ref 2: uma referência em formato livre. Exemplo: Número da ordem de compra do cliente. Atividade: uma descrição da atividade de tempo que você está registrando. Faturável: se essa opção for marcada, essa entrada de tempo será faturável. Período de tempo: o período de tempo da entrada de tempo. Data: a data da entrada de tempo Horas: o número total de horas informadas para a duração da entrada de tempo. Essa tabela é compatível com colunas selecionáveis, classificação de coluna, filtragem de coluna e larguras de colunas flexíveis. Histórico do registro de tempo (detalhes) Rastreamento temporal > Histórico do registro de tempo (detalhes) A página Histórico do registro de tempo (detalhes) fornece todas as entradas de tempo em uma exibição tabular. As colunas de dados para cada entrada de registro de tempo incluem: Status: New, Approved, Submitted, Void Usuário: o nome do registro de equipe. Tipo de trabalho: Admin Task, Work Order, Service Desk Ticket, Project Task. Ref 1: o nome da tarefa. Ref 2: uma referência em formato livre. Exemplo: Número da ordem de compra do cliente. Atividade: uma descrição da atividade de tempo que você está registrando. Faturável: se essa opção for marcada, essa entrada de tempo será faturável. Nota: texto adicional, se apropriado, descrevendo essa entrada de tempo. Período de tempo: o período de tempo da entrada de tempo. Data: a data da entrada de tempo Horas: a duração da entrada de tempo. Essa tabela é compatível com colunas selecionáveis, classificação de coluna, filtragem de coluna e larguras de colunas flexíveis. Temporizadores Um painel de controle de temporizador é exibido no canto superior direito do VSA, logo abaixo do Seletor de função/escopo. 9
Temporizadores Temporizadores permitem que você registre o tempo necessário para realizar uma tarefa. Em seguida, você pode adicionar o tempo decorrido como uma entrada de registro de tempo. É possível executar vários temporizadores simultaneamente. As entradas criadas aparecem na página Rastreamento temporal > Meus registros de tempo (página 3). Temporizadores não precisam ser desligados quando você faz logoff do VSA. Você pode voltar a fazer logon várias horas mais tarde e aplicar o tempo decorrido. Nota: Para opções de configuração, consulte Controle de horas (página 2). Como adicioar um temporizador Entradas de temporizador podem ser aplicadas usando os seguintes tipos de trabalho: Como criar uma entrada de temporizador de tarefas do administrador (página 11) Como criar uma entrada de temporizador de cliente/ordem de trabalho (página 11) Como criar uma entrada de temporizador para um ticket de service desk (página 13) Como trabalhar com temporizadores Após a adição de um temporizador, um temporizador selecionado na barra de temporizadores exibe a cor e o nome do temporizador. Enquanto um temporizador está em execução, o botão Pausa é exibido. Quando um temporizador é interrompido, o botão Reproduzir é exibido. Você poderá executar vários temporizadores se esse recurso estiver ativado em Rastreamento temporal > Configurações (página 15). Botões de ação do temporizador Passar o cursor do mouse sobre um temporizador específico ativa os botões de ação para esse temporizador. A cor, a legenda e o tempo decorrido do temporizador são exibidos. Os campos de legenda e cor são editáveis. Clique no ícone de marca de seleção para exibir a janela Aplicar hora. Você pode editar sua entrada de tempo, incluindo o tempo decorrido, e escolher uma destas opções: Aplicar e remover: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e remova o temporizador. Aplicar e redefinir: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e redefina o temporizador para 0. Clique no ícone de marca de seleção com a tecla Ctrl pressionada para aplicar seu tempo decorrido imediatamente ao registro de tempo, na célula referente à data de hoje. Você poderá editar a entrada de tempo mais tarde usando Rastreamento temporal > Meus registros de tempo (página 3). O ícone Reinicializar temporizador redefine o tempo decorrido de volta para 0. O ícone Remover temporizador remove o temporizador sem aplicar o tempo decorrido à sua planilha. Botões de ação para adicionar temporizador Passar o cursor do mouse sobre o ícone Novo temporizador ícone. ativa os botões de ação para esse Clique em Novo temporizador para criar um novo temporizador. 10
Temporizadores Clique em Pausar tudo para pausar todos os temporizadores de uma vez. Clique em Excluir tudo para remover todos os temporizadores. Como criar uma entrada de temporizador de tarefas do administrador Crie uma entrada de temporizador de Tarefa administrativa para acompanhar o tempo de atividades operacionais recorrentes (página 17) não associadas a projetos específicos ou ao Service Billing ou Service Desk. 1. Clique no ícone de novo temporizador para adicionar um novo temporizador. Temporizadores estão localizados no canto superior direito da janela do VSA. A caixa de diálogo Novo temporizador é exibida. Insira ou selecione valores para os campos a seguir. 2. Selecione uma Cor do temporizador exclusiva. Como você pode definir vários temporizadores ao mesmo tempo, é útil atribuir cores diferentes a cada um deles. 3. Insira uma Legenda para o seu temporizador. A legenda é exibida sempre que o ícone de temporizador é selecionado, sendo adicionada como uma nota a qualquer entrada criada a partir do temporizador. Se estiver em branco, o temporizador será rotulado com base no tipo de trabalho que você selecionar. 4. Se a opção Início do salvamento for marcada, o tempo começará a ser contado assim que você salvar essa caixa de diálogo. 5. Selecione a opção de tipo de trabalho Tarefa administrativa. 6. Selecione o Nome da tarefa que melhor descreve o tempo que você está registrando. As tarefas são exibidas na coluna Ref 1 de um registro de tempo. 7. Referência: insira uma referência em formato livre. Exemplo: Número da ordem de compra do cliente. As referências são exibidas na coluna Ref 2 de um registro de tempo. 8. Opcionalmente, adicione uma Nota. 9. Clique em Salvar para fechar esta caixa de diálogo. Os relógios do novo temporizador começarão a registrar o tempo dessa atividade. 10. Conclua a atividade que está sendo cronometrada por esse temporizador. 11. Clique no ícone de marca de seleção. Você pode editar sua entrada de tempo, incluindo o tempo decorrido, e escolher uma destas opções: Aplicar e remover: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e remova o temporizador. Aplicar e redefinir: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e redefina o temporizador para 0. 12. A entrada que você criou ficará qualificada para faturamento quando o registro de tempo for enviado e aprovado. Como criar uma entrada de temporizador de cliente/ordem de trabalho Crie uma entrada de temporizador para Cliente/Ordem de trabalho para direcionar o tempo inserido no Service Billing. As entradas de tempo do Service Billing podem ser faturadas ao cliente. 1. Clique no ícone de novo temporizador para adicionar um novo temporizador. Temporizadores estão localizados no canto superior direito da janela do VSA. A caixa de diálogo Novo temporizador é exibida. Insira ou selecione valores para os campos a seguir. 11
Temporizadores 2. Selecione uma Cor do temporizador exclusiva. Como você pode definir vários temporizadores ao mesmo tempo, é útil atribuir cores diferentes a cada um deles. 3. Insira uma Legenda para o seu temporizador. A legenda é exibida sempre que o ícone de temporizador é selecionado, sendo adicionada como uma nota a qualquer entrada criada a partir do temporizador. Se estiver em branco, o temporizador será rotulado com base no tipo de trabalho que você selecionar. 4. Se a opção Início do salvamento for marcada, o tempo começará a ser contado assim que você salvar essa caixa de diálogo. 5. Selecione a opção de tipo de trabalho Cliente/Ordem de trabalho. 6. Selecione um Cliente, Ordem de trabalho e Nome da tarefa. O Nome da tarefa é o item de ordem de trabalho no qual deseja inserir detalhes de entrada. 7. Opcionalmente, adicione uma Nota. 8. Opcionalmente, marque a caixa de seleção Mostrar nota na fatura. 9. Insira um tipo de Recurso. Não será editável se uma ordem de trabalho detalhada for selecionada. Um tipo de recurso especifica uma habilidade, um material ou custo e define uma taxa padrão para um item ou uma entrada de trabalho faturável. Normalmente, um tipo de recurso representa uma habilidade executada por um membro da equipe. A taxa de faturamento e o custo padrão são definidos por cada habilidade necessária para executar o serviço. A taxa pode ser substituída quando selecionada. Como o trabalho executado para entregar um serviço às vezes requer cobranças incidentais para materiais e custos, os tipos de recurso também podem ser classificados como material ou custo. Por exemplo, o cabeamento extra ou o envio noturno pode ser incluído como entrada de trabalho faturável e adicional porque são necessários para fornecer o serviço de instalação a um servidor. A classificação dos tipos de recursos normalmente refletem os requisitos de produção de uma empresa. As entradas de trabalho são classificadas pelo tipo de recurso e de atividade. 10. Classifique essa entrada como Tipo de atividade. Não será editável se uma ordem de trabalho detalhada for selecionada. Entradas de trabalho são agrupadas por tipo de atividade para analisar o custo e a receita do trabalho. A classificação dos tipos de atividade normalmente refletem os requisitos de contabilidade de uma empresa. As entradas de trabalho são classificadas pelo tipo de atividade e de recurso. 11. A Taxa é apenas para exibição. A taxa de faturamento padrão para o tipo de recurso selecionado. 12. Opcionalmente, verifique a caixa de seleção Substituir taxa para inserir uma Nova taxa. Não será exibida se uma ordem de trabalho detalhada for selecionada. 13. Verifique se a caixa de seleção Faturável está selecionada se quiser faturar essa atividade. 14. Clique em Salvar para fechar esta caixa de diálogo. Os relógios do novo temporizador começarão a registrar o tempo dessa atividade. 15. Conclua a atividade que está sendo cronometrada por esse temporizador. 16. Clique no ícone de marca de seleção para exibir a janela Aplicar hora. Você pode editar sua entrada de tempo, incluindo o tempo decorrido, e escolher uma destas opções: Aplicar e remover: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e remova o temporizador. Aplicar e redefinir: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e redefina o temporizador para 0. 17. A entrada que você criou ficará qualificada para faturamento quando o registro de tempo for enviado e aprovado. 12
Temporizadores Como criar um ticket de service desk e uma entrada de temporizador no Service Billing Crie uma entrada de temporizador para um Ticket do service desk para adicionar o tempo ao ticket do Service Desk inteiro. Opcionalmente, é possível vincular o ticket a registros do Service Billing ou a uma tarefa quando qualquer um desses recursos está ativado. O tempo inserido é exibido como uma nota no ticket. 1. Clique no ícone de novo temporizador para adicionar um novo temporizador. Temporizadores estão localizados no canto superior direito da janela do VSA. A caixa de diálogo Novo temporizador é exibida. Insira ou selecione valores para os campos a seguir. 2. Selecione uma Cor do temporizador exclusiva. Como você pode definir vários temporizadores ao mesmo tempo, é útil atribuir cores diferentes a cada um deles. 3. Insira uma Legenda para o seu temporizador. A legenda é exibida sempre que o ícone de temporizador é selecionado, sendo adicionada como uma nota a qualquer entrada criada a partir do temporizador. Se estiver em branco, o temporizador será rotulado com base no tipo de trabalho que você selecionar. 4. Se a opção Início do salvamento for marcada, o tempo começará a ser contado assim que você salvar essa caixa de diálogo. 5. Selecione a opção de tipo de trabalho Ticket do service desk. 6. Selecione a definição Service Desk. 7. Opcionalmente, selecione um Filtro de status para limitar a lista de tickets exibidos na lista suspensa Ticket. 8. Selecione: Mostrar todos os tickets Mostrar Meus tickets 9. Selecione um Ticket. 10. Os seguintes campos apenas serão exibidos se um service desk estiver integrado ao Service Billing. Consulte Como criar entradas de faturamento usando o Service Desk. Ordem de trabalho: somente exibição. Aparece somente quando uma ordem de trabalho está associada ao ticket na guia Geral do editor de tickets. Item da ordem de trabalho: a linha da ordem de trabalho a ser associada às horas trabalhadas. Aparece somente quando uma ordem de trabalho está associada ao ticket na guia Geral do editor de tickets. Tipo de atividade: Entradas de trabalho são agrupadas por tipo de atividade para analisar o custo e a receita do trabalho. A classificação dos tipos de atividade normalmente refletem os requisitos de contabilidade de uma empresa. As entradas de trabalho são classificadas pelo tipo de atividade e de recurso. não editável quando uma ordem de trabalho detalhada é selecionada. Tipo de recurso: Um tipo de recurso especifica uma habilidade, um material ou custo e define uma taxa padrão para um item ou uma entrada de trabalho faturável. Normalmente, um tipo de recurso representa uma habilidade executada por um membro da equipe. A taxa de faturamento e o custo padrão são definidos por cada habilidade necessária para executar o serviço. A taxa pode ser substituída quando selecionada. Como o trabalho executado para entregar um serviço às vezes requer cobranças incidentais para materiais e custos, os tipos de recurso também podem ser classificados como material ou custo. Por exemplo, o cabeamento extra ou o envio noturno pode ser incluído como entrada de trabalho faturável e adicional porque são necessários para fornecer o serviço de instalação a um servidor. A classificação dos tipos de recursos normalmente refletem os requisitos de produção de uma empresa. As entradas de trabalho são classificadas pelo tipo de recurso e de atividade.não editável quando uma ordem de trabalho detalhada é selecionada. 13
Temporizadores Taxa: A taxa de faturamento padrão para o tipo de recurso selecionado. somente exibir. Substituir taxa: Uma taxa inserida manualmente que substitui a taxa de faturamento padrão para um tipo de recurso selecionado.essa opção não é exibida quando uma ordem de trabalho detalhada é selecionada. Mostrar nota na fatura: se essa opção estiver marcada, a nota será exibida na fatura impressa. 11. Selecione uma Tarefa. Esse campo apenas será exibido se Tarefas tiverem sido ativadas para o service desk. 12. Opcionalmente, adicione uma Nota. 13. Opcionalmente, transforme uma nota em uma Nota oculta no ticket. 14. Faturável: caso selecionada, a entrada é faturável. Se o Service Billing não estiver instalado, a caixa de seleção Faturável servirá apenas como referência. Se o Service Billing estiver instalado, a entrada será encaminhada ao Service Billing. Se registros de tempo exigirem aprovação, o registro de tempo contendo essa entrada deverá ser aprovado antes que a entrada seja encaminhada para o Service Billing. 15. Clique em Salvar para fechar esta caixa de diálogo. Os relógios do novo temporizador começarão a registrar o tempo dessa atividade. 16. Conclua a atividade que está sendo cronometrada por esse temporizador. 17. Clique no ícone de marca de seleção para exibir a janela Aplicar hora. Você pode editar sua entrada de tempo, incluindo o tempo decorrido, e escolher uma destas opções: Aplicar e remover: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e remova o temporizador. Aplicar e redefinir: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e redefina o temporizador para 0. Como criar uma entrada de temporizador para um ticket de service desk ou para um ticket/tarefa Crie uma entrada de temporizador para um Ticket de service desk para adicionar o tempo ao ticket do Service Desk inteiro ou a uma tarefa dentro desse ticket. O tempo inserido é exibido como uma nota no ticket. 1. Clique no ícone de novo temporizador para adicionar um novo temporizador. Temporizadores estão localizados no canto superior direito da janela do VSA. A caixa de diálogo Novo temporizador é exibida. Insira ou selecione valores para os campos a seguir. 2. Selecione uma Cor do temporizador exclusiva. Como você pode definir vários temporizadores ao mesmo tempo, é útil atribuir cores diferentes a cada um deles. 3. Insira uma Legenda para o seu temporizador. A legenda é exibida sempre que o ícone de temporizador é selecionado, sendo adicionada como uma nota a qualquer entrada criada a partir do temporizador. Se estiver em branco, o temporizador será rotulado com base no tipo de trabalho que você selecionar. 4. Se a opção Início do salvamento for marcada, o tempo começará a ser contado assim que você salvar essa caixa de diálogo. 5. Selecione a opção de tipo de trabalho Ticket de service desk. 6. Selecione a definição Service Desk. 7. Opcionalmente, selecione um Filtro de status para limitar a lista de tickets exibidos na lista suspensa Ticket. 8. Selecione: 14
Configurações Mostrar todos os tickets Mostrar Meus tickets 9. Selecione um Ticket. 10. Selecione uma Tarefa. Esse campo só será exibido se o recurso Funcionalidade de tarefas estiver ativado no Service Desk. 11. Opcionalmente, adicione uma Nota. 12. Opcionalmente, transforme uma nota em uma Nota oculta no ticket. 13. Faturável: caso selecionada, a entrada é faturável. Se o Service Billing não estiver instalado, a caixa de seleção Faturável servirá apenas como referência. Se o Service Billing estiver instalado, a entrada será encaminhada ao Service Billing. Se registros de tempo exigirem aprovação, o registro de tempo contendo essa entrada deverá ser aprovado antes que a entrada seja encaminhada para o Service Billing. 14. Clique em Salvar para fechar esta caixa de diálogo. Os relógios do novo temporizador começarão a registrar o tempo dessa atividade. 15. Conclua a atividade que está sendo cronometrada por esse temporizador. 16. Clique no ícone de marca de seleção para exibir a janela Aplicar hora. Você pode editar sua entrada de tempo, incluindo o tempo decorrido, e escolher uma destas opções: Aplicar e remover: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e remova o temporizador. Aplicar e redefinir: aplique a entrada de tempo ao seu registro de tempo e redefina o temporizador para 0. Configurações Rastreamento temporal > Configurações Rastreamento temporal Faturamento Usar o recurso Registro de tempo para aprovação de entradas de tempo: se essa opção for marcada, os registros de tempo serão aprovados manualmente com o uso de Rastreamento temporal > Aprovar registros de tempo (página 6). Se estiver em branco, os registros de tempo serão aprovados automaticamente. Nota: Registros de tempo também serão automaticamente aprovados se um registro de equipe não especificar um padrão de aprovação e um supervisor. Nota: Para opções de configuração, consulte Controle de horas (página 2). Enviar dados de entrada de tempo ao faturamento de serviços: essa opção só será exibida se o Service Billing estiver instalado. Se ela for marcada, as entradas de tempo criadas com Meus registros de tempo (página 3) ou Temporizadores (página 9) poderão ser transferidas ao Service Billing e faturadas. Se os registros de tempo exigirem aprovação, uma entrada de tempo não será encaminhada ao Service Billing até que seu registro de tempo seja aprovado. Temporizadores de sessão Mostrar temporizadores de sessão no cabeçalho: se essa opção for marcada, os temporizadores serão exibidos no cabeçalho do VSA. 15
Períodos Permitir que diversos temporizadores de sessão funcionem ao mesmo tempo: se a opção Mostrar temporizadores de sessão estiver marcada, ative ou desative a execução de várias sessões ao mesmo tempo. Nota: Para opções de configuração, consulte Controle de horas (página 2). Períodos Ações Rastreamento temporal > Períodos A página Períodos define uma série de períodos de tempo. Cada registro de Períodos especifica uma data de início, a duração e a unidade de tempo do calendário padrão, por exemplo, semanal ou mensal. Esses valores são usados para criar uma série de períodos de tempo. Apenas um registro de Períodos pode ser ativado a qualquer momento. A ativação de um registro de Períodos permite que entradas de tempo sejam aplicadas aos seus períodos de tempo. Todos os períodos de tempo gerados são ativos por padrão. Você pode usar Rastreamento temporal > Resumo do registro de tempo (página 7) para fechar um período de tempo. Se registros de tempo e temporizadores forem ativados com o uso de Rastreamento temporal > Configurações (página 15), esses recursos poderão ser usados para criar e manter entradas de tempo para um período de tempo ativo. Geralmente, essa função só precisa ser executada uma vez por ano, para criar mais um ou dois anos adicionais de registros de tempo. Nota: Apenas registros de tempo para a data atual e datas anteriores são exibidos em Meus registros de tempo (página 3) e Aprovar registros de tempo (página 6). Nota: Para opções de configuração, consulte Controle de horas (página 2). Novo: cria um registro de períodos. Editar: edita um registro de períodos selecionado. Ativar: ativa um registro de períodos selecionado. Desativar: desativa um registro de períodos selecionado. Exibir períodos: exibe os períodos de tempo de um registro de períodos selecionado. Excluir: exclui um período de tempo selecionado. Apenas períodos sem entradas de tempo podem ser excluídos. Como adiccionar ou editar um período de tempo Nome: insira um nome para o registro de períodos. Agendar: insira um período de calendário. Propósito: Billing ou Timesheet. Apenas para referência. Data inicial: a data de início para começar a gerar períodos de tempo. Nota: A data de início também determina o primeiro dia da semana em que os registros de tempo são exibidos. Período de criação: por quanto tempo criar períodos de tempo. Núm. de horas por período: o número típico de horas de trabalho associadas a cada período de tempo. Usado para comparação com as horas reais inseridas. 16
Tarefas administrativas Tarefas administrativas Ações Rastreamento temporal > Tarefas administrativas A página Tarefas administrativas define tarefas que representam atividades operacionais recorrentes não associadas a projetos específicos. Vacation, Meetings e Travel são exemplos típicos. Essa tabela inclui um conjunto de tarefas administrativas predefinidas do (System). Ao criar uma entrada de tempo usando um Temporizador (página 9), você tem a opção de classificar o tempo decorrido como uma tarefa administrativa. A coluna Tipo de trabalho em Rastreamento temporal > Meus registros de tempo (página 3) identifica essas entradas de tempo como Admin Task. Nova: cria uma nova tarefa. Editar: edita uma tarefa existente. Como adicionar ou editar uma tarefa administrativa Nome: insira um nome para a tarefa. Desc: insira uma descrição para a tarefa. Ativado: se essa opção for marcada, a tarefa poderá ser adicionada a um registro de tempo. Adicionado aos registros de tempo automaticamente: se essa opção for marcada, a tarefa será automaticamente adicionada a um registro de tempo. Padrões de aprovação Rastreamento temporal > Padrões de aprovação A página Padrões de aprovação define padrões de aprovação de uma ou duas etapas. Dois tipos de aprovadores podem aprovar um registro de tempo: O supervisor de outro membro da equipe, conforme especificado com o na lista suspensa Supervisor em Sistema >Organizações/Grupos/Depts/Equipe > Gerenciar > Equipe. Um gerente, que é o supervisor de um supervisor. É possível criar padrões de aprovação que exigem a aprovação de um Supervisor, de um Manager ou de ambos. Por exemplo: Somente do Supervisor Somente do Manager Supervisor ou Manager: uma única aprovação por um dos dois é necessária para aprovar um registro de tempo. Nota: Os registros de equipe de aprovadores e aqueles que estão sendo aprovados devem estar associados aos seus próprios logons de usuário do VSA. Nota: Para opções de configuração, consulte Controle de horas (página 2). Ações Novo: crie um novo padrão de aprovação. Editar: edite um padrão de aprovação existente. Ativar: ativa um padrão de aprovação. Desativar: desative um padrão de aprovação. A desativação de um padrão de aprovação limpa esse padrão de todos os registros de equipe que o utilizam. Todos os registros de tempo 17
Padrões de aprovação subsequentes enviados por esses membros de equipe serão aprovados automaticamente, até que um novo padrão de aprovação seja atribuído a seus registros de equipe. Como adicionar ou editar um padrão de aprovação Nome do padrão: insira o nome do padrão de aprovação. Primeiro aprovador: Supervisor ou Manager. Segundo aprovador: Supervisor ou Manager, ou deixe em branco. 18
Índice Índice A Aprovar registros de tempo 6 C Como configurar o rastreamento temporal 2 Como criar um ticket de service desk e uma entrada de temporizador no Service Billing 13 Como criar uma entrada de quadro de horários de tarefas do administrador 4 Como criar uma entrada de registro de tempo de cliente/ordem de trabalho 5 Como criar uma entrada de registro de tempo para um ticket de service desk 5 Como criar uma entrada de temporizador de cliente/ordem de trabalho 11 Como criar uma entrada de temporizador de tarefas do administrador 11 Como criar uma entrada de temporizador para um ticket de service desk ou para um ticket/tarefa 14 Configurações 15 D Dashboard 3 H Histórico do registro de tempo (detalhes) 9 Histórico do registro de tempo (resumo) 9 L Login no aplicativo 8 M Meus registros de tempo 3 P Padrões de aprovação 17 Períodos 16 R Requisitos do módulo Time Tracking 2 Resumo do registro de tempo 7 T Tarefas administrativas 17 Temporizadores 9 Transações não processadas 8 V Visão geral do rastreamento temporal 1 19