Sistema de descrição arquivística em contexto empresarial hospitalar Caso de Estudo José Pedro Maçorano Gabriel David Fernanda Gonçalves
Desafio Oportunidade de melhoria Necessidades de acesso a informação retrospetiva por parte do CA (Conselho de Administração)/SOA (Serviço de Organização Administrativa); Desatualização do sistema de arquivo utilizado e volume de informação em causa resultam em constrangimentos e demoras no acesso à informação, influenciando a capacidade de recuperação e a eficácia/completude da mesma. Encontro Internacional de Arquivos 2013 2
Projeto Implementação de boas práticas nacionais e internacionais: ICA ISAD(G) e ISAAR(CPF). DGLAB No enquadramento da ACE - MEF e MIP. Boas práticas de gestão - Gestão por processos. Implementação de procedimentos e tecnologias informáticas atuais - ICA-AtoM como solução informática de suporte. Perspetiva integrada de gestão da informação - suporte aos processos de tomada de decisão, potenciando o acesso/reutilização da informação administrativa retrospetiva de suporte a processos funcionais atuais. Lançar as bases para a preservação digital do Arquivo do CA. Encontro Internacional de Arquivos 2013 3
Projeto Sistema de informação do CA/SOA Gestão por Processos MEF CHSJ Planos de classificação funcional Macroestrutura Funcional/MIP Sistema de Arquivo CHSJ ICA-AtoM ISAD(G) e ISAAR(CPF) Encontro Internacional de Arquivos 2013 4
Sistema de Informação CA/SOA Entrevista estruturada (diretor do SOA); Questionário a colaboradores; Análise documental; Análise orgânico-funcional Predominância do critério orgânico; Compartimentação e redundância de informação; Dificuldade em assegurar standardização (documentos /procedimentos); Reduzida exploração efetiva de ferramentas informáticas em uso informação não clínica; Uso de suporte papel (vs. digital < > valor legal); Dificuldades na gestão e recuperação de informação retrospetiva; Colaboradores assumem necessidade de melhoria. Encontro Internacional de Arquivos 2013 5
Sistema de Informação CA/SOA Necessidades identificadas Estruturar os fluxos de informação internos e externos; Recuperação de informação retrospetiva - baixo nível de ruído, elevada completude, sem limite de antiguidade; Recuperação da informação retrospetiva por colaboradores integrados em diversos processos/unidades; Garantia de segurança da informação e no seu acesso; Seleção da informação a integrar no arquivo; Utilização preferencial de informação digital/digitalizada acesso rápido e múltiplo, diminui a duplicação; Acesso e/ou integração de outros arquivos; Integração da informação proveniente de outras unidades orgânicas internas e instituições externas. Encontro Internacional de Arquivos 2013 6
Planos de Classificação Funcional Planos de Classificação Funcional A utilização de um Plano de Classificação Funcional assume que apenas o fator funcional é determinante do significado da informação e seu valor informacional. Gestão por processos Conformidade não verificada no SOA CHSJ constituiu um contexto ideal Gestão por Processos Trabalho exploratório do potencial de aplicabilidade e exequibilidade da substituição/complemento do PC da instituição; Encontro Internacional de Arquivos 2013 7
MEF CHSJ Planos de Classificação (PC) Contexto de produção da informação Fatores determinantes do significado e valor informacional Específicos de cada instituição, dada a singularidade de funcionamento e organização das mesmas. Os PC têm que refletir os fatores essenciais que determinam o significado da informação e seu valor informacional, sob pena de não cumprirem a sua função. Análise da instituição/tipo de instituição Inadequação de PC externos CHSJ => PC Orgânico-Funcional Encontro Internacional de Arquivos 2013 8
MEF CHSJ Recontextualização da deliberação no respetivo Processo de Negócio, após a funcional resultante da primazia do critério orgânico. Poderá a MEF substituir um PC Orgânico Funcional? descontextualização Encontro Internacional de Arquivos 2013 9
MEF CHSJ (exercício exploratório) Funções Subfunções Processos 300.10.01 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE SERVIÇOS CLÍNICOS 300.10.02 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE SERVIÇOS NÃO CLÍNICOS 300 ADMINISTRAÇÃO DE DIREITOS, BENS E SERVIÇOS 300.10 AQUISIÇÃO, VENDA, ABATE OU PERMUTA 300.10.03 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE EQUIPAMENTOS NÃO CLÍNICOS 300.10.04 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE EQUIPAMENTOS CLÍNICOS 300.10.05 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE MEDICAMENTOS E REAGENTES 300.10.06 CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE CONSUMÍVEIS Encontro Internacional de Arquivos 2013 10
MEF CHSJ (exercício exploratório) Funções 150 PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA Subfunções 150.10 DEFINIÇÃO E AVALIAÇÃO DE POLÍTICAS 150.20 PLANEAMENTO, AVALIAÇÃO E MELHORIA DE SERVIÇOS 250 ADMINISTRAÇÃO DE RELAÇÕES DE TRABALHO 300 ADMINISTRAÇÃO DE DIREITOS, BENS E SERVIÇOS 350 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 500 SUPERVISÃO, CONTROLO E RESPONSABILIZAÇÃO 700 PRESTAÇÃO DE CUIDADOS DE SAÚDE 800 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS TÉCNICOS E CIENTÍFICOS, INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO 250.10 ESTABELECIMENTO E CESSAÇÃO DE RELAÇÕES DE TRABALHO 250.20 GESTÃO DE RELAÇÕES INDIVIDUAIS DE TRABALHO 300.10 AQUISIÇÃO, VENDA, ABATE OU PERMUTA 300.40 PROTEÇÃO, CONSERVAÇÃO E VALORIZAÇÃO 300.50 UTILIZAÇÃO, EXPLORAÇÃO E RENDIBILIDADE 350.10 EXECUÇÃO ORÇAMENTAL 350.30 GESTÃO DE TESOURARIA 500.10 INSPEÇÃO, AUDITORIA, FISCALIZAÇÃO E MONITORIZAÇÃO DE CONFORMIDADE À NORMA 500.20 AÇÃO DISCIPLINAR 500.40 IMPUGNAÇÃO ADMINISTRATIVA 700.20 SERVIÇOS CLÍNICOS 800.20 EXECUÇÃO DE PROJETOS DE INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO Encontro Internacional de Arquivos 2013 11
ICA-AtoM - MEF CHSJ Encontro Internacional de Arquivos 2013 12
ICA-AtoM Implementação e Povoamento Diagnóstico de problemas na aplicação Pesquisa Preenchimento Objetos digitais Exportação/ Importação Problema Pesquisa em língua portuguesa Resultados da pesquisa Termos de indexação e registos de autoridade Integração dos objetos digitais nas descrições Criação dos Thumbnails Termos de indexação Duplicação de descrições e termos de indexação Perda de elementos descritivos nos registos de autoridade e taxonomias Parametrização da aplicação em função do CHSJ: i. Diagnóstico de problemas e sua solução; ii.estrutura OF e documental; iii. MEF; iv. Indexação por assuntos; v. Tradução; vi. Personalização visual CHSJ. vii. Integração na política de backups - CHSJ. Encontro Internacional de Arquivos 2013 13
ICA-AtoM Implementação e Povoamento Estrutura documental Atas e Deliberações das reuniões do CA Resultam do mesmo ato informacional => uma Série Atas das reuniões do CA Imperativo Legal => Valor probatório; Menor valor funcional. Deliberações das reuniões do CA Imperativo Operacional => Maior valor funcional; Reconstituição do processo. Descrição: não detalhando deliberações. MEF: classificação única. Descrição: detalhando as deliberações. MEF: classificação múltipla. Encontro Internacional de Arquivos 2013 14
ICA-AtoM Implementação e Povoamento Povoamento da aplicação Definição da estrutura do arquivo; 1954, 2001, 2003; Deliberações: Ex: 130 folhas (média), 46 decisões, 26 assuntos, 13 processos (MEF), 159 nomes. máximo: 320 folhas. Encontro Internacional de Arquivos 2013 15
Conclusões - Aplicação como repositório digital no CHSJ, freeware, MySql (integração, migração, evolução) => boas práticas na ACE/Setor da saúde - Orientação estratégica; - Mais-valia da utilização de software de arquivo em contexto empresarial Promoção de uma perspetiva de gestão integrada e reutilização da informação produzida/ armazenada pelo CHSJ; - MEF evolução: possível benefício da orientação para a gestão por processos no CHSJ; enquanto instrumento de interoperabilidade e não substituição do PC; - Base de trabalho para gestão por processos no CHSJ: diagnóstico do Sistema de Informação CA/SOA. Encontro Internacional de Arquivos 2013 16
Conclusões - Relação intrínseca: Modelo de gestão => realidade informacional => Planos de Classificação Trabalho futuro - Uso da ferramenta no CHSJ informação retrospetiva do arquivo do CA, - Evolução da MEF e da linguagem controlada de indexação; - Alargamento a outros arquivos/informação não clínica. - Estudo orgânico-funcional retrospetivo e alargado; - Integração com sistemas de produção de informação. - Desenvolvimento da Gestão por processos - CHSJ. Encontro Internacional de Arquivos 2013 17
Conclusões Obrigado pela atenção. Encontro Internacional de Arquivos 2013 18