Memorandos On-line Ofícios On-line Manual Desenvolvido pela DIATI Abril 2008 v 2.0
1. Introdução e Conceitos Este manual foi desenvolvido para auxiliar a utilização dos sistemas Memorandos On-line e Ofícios On-line. Para tanto foi escrito em linguagem simples e ilustrado para facilitar o entendimento pelo leitor. Neste manual trataremos documento como memorando e ofício. Portando, onde se lê Documento, leia Memorando / Ofício. A utilização dos sistemas é semelhante e simples, com algumas diferenças, explicitadas a seguir: Memorando: documento que tramita entre setores de um mesmo órgão. É enviado para pessoas do órgão, o qual, o remetente trabalha. Também pode ser despachado, desde que para funcionários do mesmo órgão. Ofício: documento que tramita entre órgãos diferentes, logo deve ser enviado para pessoas de órgãos diferentes do qual o remetente trabalha. Também pode ser despachado para qualquer funcionário de todos os órgãos. 2. Tela Inicial Na tela inicial é possível visualizar três possíveis menus. Estes menus são restritos pelo tipo de usuário que executou o login no sistema. Menu de usuário não especializado: permite apenas a leitura de documentos; Fig. 1 Menu de Usuário não especializado.
Menu de usuário especializado: permite envio e leitura de documentos (privilégio padrão); Fig. 2 Menu de Usuário especializado. Menu de usuário Administrador: Permite além do envio e leitura, a liberação de documentos. (Restrito a diretores, juízes e desembargadores). Fig. 3 Menu de Administrador.
4. Enviar Documentos (memorando ou ofício) Escolha do destinatário(s): 1 - Caso a opção Todos os Setores seja selecionada o documento será enviado para todos os usuários de todos os setores do órgão. 2 - Caso um setor seja selecionado, o documento será enviado para todos os usuários do setor selecionado. 3 - Caso um usuário seja selecionado, o documento será enviado exclusivamente para o mesmo. Fig. 4 Tela de Envio do Documento (Escolha do Destinatário). Formulário de Envio: Escolha uma opção e descreva o cargo do funcionário. Caso deseje enviar um arquivo anexo, escolha a opção SIM e utilize o campo abaixo para procurar o arquivo. Enviar diretamente: o documento é enviado para o destinatário sem necessidade de autorização, dessa forma, o próprio usuário é quem assina o documento; Aguardar liberação de Envio: o documento fica aguardando a liberação do documento, que deve ser feita pelo responsável do setor. Fig. 5 Tela de Envio do Documento (Formulário de Envio).
Enviar para: Selecionar alguma opção da lista e em seguida fazer referência, se possível, ao cargo. Assunto: digitar o assunto do documento; Texto: digitar o conteúdo do documento; Anexo: selecionar a opção SIM, caso exista anexo. Em seguida, selecionar o arquivo desejado. 5. Ler Documentos ATENÇÃO: Documentos lidos aparecem com o assunto na cor Preta e os documentos não lidos aparecem com o assunto na cor Vermelha. Clique aqui para LER documentos. Fig. 6 Tela para Leitura de documentos Leitura de documentos Visualizar o Anexo Imprimir Fig. 7 Exemplo de documento enviado
6. Despachar Documentos Clique aqui para DESPACHAR documentos. Fig. 8 Tela para gerenciamento de documentos. Para despachar documentos clique na opção correspondente na tela de visualização de documentos. Escolha o destinatário e descreva o assunto desejado. Em seguida clique no botão DESPACHAR. Escolha do destinatário do despacho. Fig. 9 Tela para despacho de documentos.
Digite a mensagem do despacho. Fig. 10 Tela para despacho de documentos. Fig. 10 Tela de leitura dos despachos.
Fig. 10 Leitura do despacho. 3. Documentos Enviados O sistema fornece ao usuário a opção de visualizar seus documentos enviados, assim como, informar quem já leu o documento. Para tanto o usuário deve selecionar a opção Documentos Enviados no menu do sistema e visualiza-lo na íntegra.
Ao clicar sob o assunto do documento irá ver a listagem de usuários que já visualizaram o documento. Observe que são informados: o nome do usuário, a hora e a data de visualização do documento. 4. Arquivar documentos Ao clicar sob a opção de Arquivar o usuário irá visualizar a listagem de documentos recebidos e que foram arquivados, e ainda, poderá visualizar o documento na íntegra.
5. Liberar Documentos Esta opção, disponível apenas para usuários específicos, permite a liberação de envio de documentos previamente redigidos, ou ainda, a exclusão ou a edição do mesmo. Observe as opções disponíveis na tela de liberação e então clique sob a opção desejada. Ao liberar o envio do documento, o mesmo é destravado para visualização por parte do(s) destinatário(s).