Questão em foco: Gerenciamento do Portfólio de Produto em uma estratégia de PLM Fechando o ciclo de planejamento do produto Tech-Clarity, Inc. 2010
Sumário Introdução à questão... 3 As Primeiras Coisas Primeiro Obtenha o Portfólio Certo... 4 Torne viável Planejamento de recursos... 5 Faça acontecer Execução do projeto... 5 Faça o investimento valer a pena Examine e monitore o valor.. 6 Feche o ciclo entre o planejamento e a realidade... 7 Conclusão... 9 Recomendações... 9 Sobre o autor... 10 2 Tech-Clarity, Inc. 2010
Introdução à questão Conforme reportado na Questão em foco: O ROI do Gerenciamento do Portfólio do Produto da Tech-Clarity, um gerenciamento eficiente do portfólio pode melhorar tanto o desempenho inicial quanto a lucratividade final. Por essa razão, os fabricantes estão adotando cada vez mais as soluções de Gerenciamento do Portfólio de Produto (PPM) para ajudar a melhorar o gerenciamento do portfólio e a execução do desenvolvimento de novos produtos (NPD). Um programa de PPM bem desenvolvido consiste em quatro processos principais (veja a Figura 1): Selecionar e maximizar o portfólio de produtos Pesquisar e qualificar o canal Executar e gerenciar projetos Determinar e monitorar o valor do produto O PPM agrega valor a qualquer empresa que precise alinhar portfólios com estratégia de negócios e maximizar o investimento de recursos limitados para atingir suas metas. Para uma indústria, isso significa desenvolver produtos rentáveis. Mas há diferenças mesmo entre os setores industriais. Grande parte do que se tem escrito se refere ao PPM para bens de consumo, mas ele tem um significado diferente para outros setores. Por exemplo, o Sandia National Labs é um laboratório de engenharia e ciências com vários programas operado pela Sandia Corporation, uma empresa do grupo Lockheed Martin. Precisamos de um processo de planejamento integrado para o Sandia Labs, explica Sharon Trauth, diretora da equipe técnica do Sandia National Labs. Precisamos ter a capacidade de ver o que precisa ser feito, entender como isso é possível e, em seguida, tomar uma ação. 3 Tech-Clarity, Inc. 2010
Em alguns setores, como de bens de consumo, a ligação entre os aspectos comercial e técnico do projeto de desenvolvimento de produtos pode ser totalmente diferente. Para outras indústrias e empresas como a Sandia, o elo entre o projeto e as iniciativas de engenharia de base é muito grande. Este documento aborda como empresas essencialmente de engenharia podem usar uma abordagem mais consolidada entre o Gerenciamento do Portfólio de Produto (PPM) e o Gerenciamento do Ciclo de Vida do Produto (PLM) para ampliar seus benefícios fechando o ciclo entre planos na teoria e progresso e resultados reais. Este documento aborda como empresas essencialmente de engenharia podem usar uma abordagem mais consolidada entre o Gerenciamento do Portfólio de Produto (PPM) e o Gerenciamento do Ciclo de Vida do Produto (PLM) para ampliar seus benefícios. As Primeiras Coisas Primeiro Obtenha o Portfólio Certo Antes de levar em consideração um ciclo de planejamento consolidado, é melhor deixar claro que os fundamentos do PPM ainda se aplicam. Não tem sentido conseguir uma execução melhor se o portfólio propriamente dito está errado. Um elemento essencial da seleção do mix de produtos certo é econômico, mas nem tudo se baseia exclusivamente em retorno financeiro. A otimização de um portfólio também deve garantir que o portfólio sustente a estratégia de negócios. Se novos produtos melhores forem desenvolvidos para um mercado do qual a empresa está saindo, o valor potencial será desperdiçado. Os portfólios também devem ser equilibrados com outros fatores, como o risco em relação ao prêmio, o investimento na linha de produtos ou a porcentagem de produtos novos no mercado. O PPM oferece análises e recursos hipotéticos para ajudar as empresas a otimizar o valor de suas finanças. Obviamente, o valor das finanças é o fator principal. A compreensão do valor que cada produto pode proporcionar e o investimento necessário ao desenvolvimento desse produto é essencial para um planejamento bem-sucedido. O PPM oferece análises e recursos hipotéticos para ajudar as empresas a otimizar o valor de suas finanças. Os fabricantes precisam ser capazes de ajustar previsões, custos e programações, além de comparar opções do mix no portfólio para conseguir o lucro ideal. Eles também devem levar em consideração as relações e as dependências entre exigências, produtos e projetos para determinar o impacto potencial de decisões, como o corte de um projeto. 4 Tech-Clarity, Inc. 2010
Um processo de PPM efetivo pesa fatores financeiros e não financeiros em um processo padrão com critérios de decisão claros e consistentes para aumentar a objetividade e melhorar a tomada de decisões. Como explica a Sra. Trauth do Sandia Lab, eles veem o PPM como um meio de dar maior visibilidade às razões e mais informações para o gerenciamento. Essa transparência das informações é importante para um PPM efetivo. Temos gerentes de programas, representantes, diretores e diretores representantes, explica Trauth. Muitas pessoas precisam estar envolvidas para que se tomem boas decisões. Torne viável Planejamento de recursos Ter o portfólio certo é uma tarefa importante, mas é apenas um elemento de um processo de PPM efetivo. Mesmo o melhor portfólio estará condenado a falhar se não tiver os recursos apropriados. Os recursos escassos atualmente exigem que os fabricantes obtenham o máximo de seus investimentos. A compreensão do nível de esforço e das habilidades necessárias para um projeto ajuda a determinar um ROI, mas também ajuda a assegurar sua execução correta. Um problema comum para muitas empresas é ter muitos projetos de desenvolvimento de produto no canal de produtos. Isso pode levar a um descarte no qual as pessoas passam a dividir sua atenção entre muitos projetos e não realizam boa parte deles. Uma carga de recursos adequada ajuda a atenuar esse risco. O planejamento da capacidade em alto nível é importante para garantir que os planos possam ser executados e reduzir a necessidade de alterações intermediárias que subotimizam os portfólios. O planejamento da capacidade em alto nível é importante para garantir que os planos possam ser executados e reduzir a necessidade de alterações intermediárias que subotimizam os portfólios. Os planos de portfólio devem assegurar a disponibilidade dos recursos apropriados, ou o canal de desenvolvimento do produto irá parar. Muitas empresas adotam níveis diferentes de planejamento de recursos com base no estágio da tomada de decisões. Planos iniciais exigem um equilíbrio severo entre os recursos necessários e a capacidade, normalmente em um nível de habilidade, função e orçamento, ao contrário de recursos indicados. Esse alinhamento dos recursos de alto nível é essencial para um canal de desenvolvimento de produtos que seja tranquilo e produtivo. Em seguida, a execução do projeto segue com uma abordagem mais granular. Faça acontecer Execução do projeto Assim que os planos de projeto e recurso forem implementados, os projetos NPD precisarão ser gerenciados para assegurar resultados dentro do prazo e do orçamento. O gerenciamento de estruturas divisórias de trabalho, dependências e riscos de maneira consistente ajuda os fabricantes a ter uma imagem mais clara do andamento do 5 Tech-Clarity, Inc. 2010
desenvolvimento do produto. O status, o andamento e os resultados finais do projeto devem ser monitorados para que seja possível fazer correções intermediárias antes que seja tarde demais. Ou, se necessário, um projeto já condenado pode ser interrompido para criar espaço a uma proposição de valor maior antes do projeto de baixo valor consumir recursos importantes e escassos. Integrando-se o projeto ao portfólio, as informações sobre o portfólio continuam válidas e atualizadas para que as empresas possam otimizá-los continuamente e tomar decisões melhores a respeito. Avaliando-se proativamente a integridade dos projetos, as decisões podem incluir a adição de recursos ou o cancelamento de um projeto com base na forma como as pressuposições do planejamento estão se tornando realidade. Os pontos de conferência da passagem de estágios podem ajudar a garantir que os requisitos e o escopo sejam atendidos, além da validação das pressuposições do planejamento. Integrando-se o projeto ao portfólio, as informações sobre o portfólio continuam válidas e atualizadas para que as empresas possam otimizá-los continuamente e tomar decisões melhores a respeito. Faça o investimento valer a pena Examine e monitore o valor Um aspecto que costuma ser deixado de lado na tomada de decisões do portfólio é a avaliação e o monitoramento do possível retorno financeiro de um produto à medida que muda com o passar do tempo. O valor do produto no início de um projeto de desenvolvimento do produto é especulativo. As empresas costumam desenvolver um valor presente líquido que oferece um desconto à oportunidade de mercado com base em pressuposições e riscos comerciais e técnicos. Se for feito corretamente, isso resultará em vários valores potenciais para o projeto dependendo dos riscos superados e enfrentados. Ao longo de um projeto NPD, à medida que as projeções e os riscos são substituídos pela experiência e pelos resultados, os fabricantes devem monitorar o valor para garantir que o projeto ainda ofereça um ROI dentro de uma faixa atrativa. Ao longo de um projeto NPD, à medida que as projeções e os riscos são substituídos pela experiência e pelos resultados, os fabricantes devem monitorar o valor para garantir que o projeto ainda ofereça um ROI dentro de uma faixa atrativa. A essa altura, é muito importante manter os olhos nas alterações feitas fora do controle do projeto, como condições de marcado ou movimentos da concorrência, o que pode mudar drasticamente o valor potencial. Com muita frequência, fatores externos são ignorados quando o projeto 6 Tech-Clarity, Inc. 2010
é bem-sucedido internamente. Essas influências externas devem ser gerenciadas como riscos em todo o ciclo de vida do projeto. Feche o ciclo entre o planejamento e a realidade Esses fundamentos do PPM são essenciais para gerenciar portfólios de produtos rentáveis. Mas o PPM costuma estar desconectado de outros processos de desenvolvimento e engenharia de produtos. Que valor adicional pode ser agregado por meio de uma integração maior entre o PPM e o PLM e com o preenchimento da lacuna entre o planejamento do produto e a realidade das iniciativas de projeto e desenvolvimento por trás dele? O PPM costuma estar desconectado de outros processos de desenvolvimento e engenharia de produtos. Do ponto de vista do planejamento, o fechamento do ciclo garante que a estratégia do produto será seguida até o produto final. As informações reais podem ser comparadas com previsões futuras, inclusive informações do PLM, mas também dados da execução de soluções estratégicas de recursos e ERP. À medida que o projeto avança, pressuposições iniciais podem ser substituídas por resultados reais, como custos reais para deixar o planejamento mais preciso e em tempo hábil. Isso é importante na medida em que os ciclos de desenvolvimento do produto diminuem, porque as empresas precisam tomar mais decisões em tempo real. Além disso, ligações mais estreitas levam ao planejamento de produtos futuros e já existentes em um processo de planejamento coeso. À medida que o projeto avança, pressuposições iniciais podem ser substituídas por resultados reais, como custos reais para deixar o planejamento mais preciso e em tempo hábil. No planejamento de recursos, os nomes e os recursos reais podem ser controlados de baixo para cima. Os planos e as tarefas de projeto reais e atualizados dão uma visão muito mais clara dos recursos reais, o que permite correções intermediárias melhores para a manutenção do controle dos projetos. A utilização dos recursos também pode ser comparada em projeções de baixo para cima versus de cima para baixo, e o uso real pode ser um indicativo para dar uma ideia do projeto no momento. Esses resultados também podem ajudar a melhorar as estimativas para projetos futuros. Talvez a execução do projeto seja o aspecto do PPM mais possivelmente alinhado com o PLM. Na verdade, muitas empresas já usam o PLM para gerenciar suas iniciativas de NPD. O controle do projeto é essencial para manter os projetos dentro do prazo e do orçamento. Monitorando-se o andamento mais detalhadamente, inclusive resultados 7 Tech-Clarity, Inc. 2010
finais planejados, o status do projeto pode se basear no andamento real. Isso permite que revisões da passagem de estágios tenham as informações certas para que se tomem boas decisões de negócios. Outro benefício é que os documentos de planejamento associados podem ser mantidos com o projeto para que os requisitos permaneçam visíveis a engenheiros e desenvolvedores de produtos ao longo de toda a vida do projeto. Temos contratos, documentos de orçamento e documentos de programação que explicam o que se espera para ser entregue que a equipe do projeto precisa compreender, explica Sharon Trauth do Sandia Labs. Temos contratos, documentos de orçamento e documentos de programação que explicam o que se espera para ser entregue que a equipe do projeto precisa compreender. Sharon Trauth, diretora da equipe técnica do Sandia National Labs Por fim, relações mais próximas entre o PLM e o PPM proporcionam oportunidades para garantir que os projetos atinjam seu valor esperado. As exigências em alto nível no início do projeto afetam as pressuposições feitas para estimar o valor. Essas exigências podem chegar a um nível inferior, o que cria uma árvore de exigências. Assim, elas podem ser controladas ao longo de todo o projeto e associadas aos produtos finais que atendam a essas exigências. Isso pode eliminar surpresas de última hora e ajudar a atender aos requisitos de mercado e estratégia de baixo para cima e de cima para baixo. 8 Tech-Clarity, Inc. 2010
Conclusão Antes, conheça os fundamentos do gerenciamento de portfólio. Portfólios lucrativos exigem que as empresas selecionem e otimizem seu portfólio de maneira seletiva, contratem corretamente para o canal de desenvolvimento do produto, executem projetos com eficiência e gerenciem o desenvolvimento de produtos tendo em vista a economia. Além disso, esses fabricantes devem procurar oportunidades de fechar o ciclo, incluindo o PPM em sua estratégia de PLM. É claro que eles não devem se integrar só porque podem, mas devem encontrar as áreas certas de valor para focar em todos os quatro processos de PPM principais. Os fabricantes devem procurar oportunidades de fechar o ciclo, incluindo o PPM em sua estratégia de PLM. Recomendações Com base na experiência no setor e na pesquisa feita para este relato, a Tech-Clarity oferece as seguintes recomendações: Otimizar portfólios com processos padrão e critérios para a tomada de decisões Equilibrar recursos com as exigências do projeto de cima para baixo Gerenciar a execução de projetos de desenvolvimento de produtos para encontrar problemas mais rapidamente e apresentar resultados dentro do prazo e do orçamento Monitorar o valor potencial dos projetos à medida que as condições e os riscos de mercado mudam ao longo do processo de desenvolvimento do produto Integrar o planejamento de portfólio ao gerenciamento de recursos e à execução do projeto Levar em consideração a integração do PPM ao PLM (e possivelmente ao ERP) para incluir uma visão realista dos produtos e dos projetos existentes fechando o ciclo entre o planejamento e a realidade 9 Tech-Clarity, Inc. 2010
Sobre o autor Jim Brown é presidente da Tech-Clarity, uma empresa de consultoria e pesquisa independente especializada em analisar o verdadeiro valor comercial de serviços e tecnologia de software. Jim tem mais de 20 anos de experiência em software para as indústrias, com um amplo histórico, inclusive cargos na indústria, na consultoria em gestão, no setor de software e pesquisa. Sua experiência abrange aplicativos corporativos, inclusive PLM, ERP, PPM, controle de qualidade, serviço, indústria e muitos outros. Jim é apaixonado por inovações ainda melhores em produtos, desenvolvimento de produtos e qualidade de engenharia por meio do uso da tecnologia de software e das técnicas de computação social. Jim é pesquisador experiente, autor e palestrante e gosta da oportunidade de falar em conferências ou em qualquer lugar em que possa interagir com pessoas apaixonadas em melhorar o desempenho comercial por meio da tecnologia de software. É possível falar com Jim pelo e-mail jim.brown@tech-clarity.com, ou você também pode segui-lo no Twitter em @jim_techclarity ou ler seu blog em www.techclarity.com/clarityonplm. 10 Tech-Clarity, Inc. 2010