UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO JOÃO DEL-REI - UFSJ INSTITUÍDA PELA LEI N O 10.425, DE 19/04/2002 D.O.U. DE 22/04/2002 PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO - PROAD DIVISÃO DE MATERIAS E PATRIMÔNIO DIMAP SETOR DE COMPRAS E LICITAÇÕES - SECOL MANUAL E PROCEDIMENTOS DE COMPRAS Setembro, 2014 1
MANUAL DE COMPRAS 1 ESCLARECIMENTO Este manual visa orientar os setores no âmbito da UFSJ, acerca dos procedimentos de compras da Instituição, esclarecer questões básicas relacionadas ao assunto e estabelecer regras e diretrizes. 2 OBJETIVO Definir normas para solicitação de compras de materiais e serviços, visando à dinamização do processo, à racionalização dos trâmites, à eficácia das aquisições e atender às orientações dos órgãos de Controle Controladoria Geral da União e Tribunal de Contas da União. 3 O processo licitatório será instruído com os seguintes documentos: (Art. 30, Decreto 5.450/05) I - justificativa da contratação; II - termo de referência (para a modalidade Pregão) ou Projeto Básico (para as demais modalidades da Lei nº 8.666/93); III - planilhas de custo; IV - previsão de recursos orçamentários, com a indicação das respectivas rubricas; V - autorização de abertura da licitação; VI - designação do pregoeiro e equipe de apoio; VII - edital e respectivos anexos, quando for o caso; VIII - minuta do termo do contrato ou instrumento equivalente, ou minuta da ata de registro de preços, conforme o caso; IX - parecer jurídico; X - documentação exigida para a habilitação; XI - ata contendo de todos os registros executados durante a sessão pública. O termo de referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar avaliação do custo pela administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com a pesquisa de preços, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva. ( 2º, Art. nº 9, Decreto nº 5.450/05). É documento obrigatório para a solicitação de compras/serviços, conforme modelo anexo deste manual. Deve ser preenchido pelo requisitante da compra (Art. nº 9, inciso I, Decreto nº 5.450/05), contemplando: O objeto e justificativa da aquisição, Setembro, 2014 2
A especificação detalhada do material ou serviço sem a indicação de marca/modelo, incluindo, quando necessário, a garantia para o equipamento, voltagem, cor, tipo de material e acabamento (ex: mesa em MDF, aço, ferro, etc.), acessórios inclusos, etc. O quantitativo. A unidade de medida (metro, kg, unid., litro, etc.). Local de entrega dos bens ou prestação dos serviços. Prazo de entrega do material. Em caso de serviços: o Citar prazo de execução se for até 30 dias, o Acima de 30 dias será necessária formalização de minuta de contrato com determinação de sua vigência. Estimativa de custo total e unitário, baseada em média de no mínimo 03 (três) pesquisas de preços para cada item, conforme mapa de pesquisa de preços e orçamentos (modelo anexo) que deve ser preenchido e entregue juntamente com o Termo de Referência e as pesquisas referentes impressas. A pesquisa de preços deverá ser conforme dispõe a Instrução Normativa nº 07, de 29 de agosto de 2014, com valores em reais já incluídos todos os custos do fornecedor, como fretes (frete CIF o fornecedor que deve arcar com os custos da entrega), impostos, carga e descarga, conter CNPJ, data, validade e Razão Social. Informar quando houver instalação do equipamento. Deverá prever as obrigações do contratado e do contratante. Responsável pelo acompanhamento e aceite dos materiais e/ou serviços, com nome, telefone e e-mail. O Setor de Compras e Licitações instrui e coordena a tramitação do processo pelos setores envolvidos de acordo com as características que determinarão o tipo de aquisição, que poderá ser: direta, isto é, por dispensa de licitação ou inexigibilidade, em casos e condições específicas, ou por licitação, em modalidade adequada e remete para autorização da autoridade competente para a abertura da licitação (art. 38, caput, da Lei nº 8.666/93 e arts. 8º, III e 30, V, do Decreto 5.450/05). Deve-se salientar que, procedimentos posteriores à licitação/contratação, como emissão de nota de empenho, contrato, pagamento da nota fiscal, devem ser tratados nos setores pertinentes. Observações: a - A unidade administrativa requerente, deverá juntar a SD - Solicitação de despesa, o Termo de Referência assinado pelo chefe da unidade administrativa, a planilha de custo e mapa de pesquisa de preços preenchida e a impressão das pesquisas, para cada item e encaminhar para o Setor de Arquivo para abertura do processo licitatório e este deverá ter conhecimento do número do processo para acompanhamentos posteriores. b A abertura do processo deverá ser feita separadamente para aquisição de material permanente, material de consumo e serviço, sendo que para material de consumo, devem ainda ser separados por grupos (expediente, informática, gráfico, laboratorial, etc, ou conforme editais internos para abertura de compras específicas) de acordo com a(s) SD(s) citadas no termo de referência inclusive quando se tratar Setembro, 2014 3
de serviço de manutenção de equipamento e material permanente com reposição de peças, devem ser minuciosamente descritos no termo de referência. c - Não indicar marca, nem modelo de um determinado fabricante; exceto quando, em processo de contratação de manutenção corretiva ou preventiva, tratar-se da identificação de um equipamento do patrimônio da UFSJ ou pelo princípio da padronização. d - A especificação completa do material ou serviço com o padrão de desempenho é fundamental para que você receba exatamente o que necessita. e - Assuntos relacionados quanto a disponibilidade de recursos orçamentários deverão ser dirimidos junto à Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento PPLAN com indicação das respectivas rubricas (art. 30, IV, do Decreto nº 5.450/05 e arts. 7º, 2º, III, 14 e 38, caput, da Lei nº 8.666/93). f Os recursos de Capital, específicos para aquisição de material permanente e obras são centralizados no orçamento da Reitoria e sua execução deve ser autorizada exclusivamente pelo(a) Reitor(a). g - Todos os processos de solicitação de compra somente serão aceitos se estiverem corretamente preenchidos, conforme as determinações trazidas pelo presente manual. h O processo, devidamente instruído, deve ser enviado, em caso de dispensa (manual específico), com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da realização do evento e nos casos de licitação e pregão eletrônico ou presencial, 60 (sessenta) dias para a sua realização. As compras contempladas nos editais internos deverão cumprir os prazos nele determinados, sob pena de não serem adquiridos. i Cabe ao Setor de Compras e Licitações SECOL, definir a modalidade e o prazo da licitação, observando o disposto nas leis e decretos de licitações bem como submeter os editais para análise pela Procuradoria Jurídica PROJU. 4 RECEBIMENTO DE MATERIAL E ATESTADO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO Todo material de consumo adquirido deverá ser entregue no Setor de Almoxarifado e todo material permanente deverá ser entregue no Setor de Patrimônio, onde permanecerá à disposição do requerente. Os materiais de consumo ficarão disponíveis no ESTOQUE VIRTUAL - SISERGE das unidades administrativas que requisitaram o bem, para que seja efetuado as respectivas Requisições de Materiais- RM e a entrega pelo SEALM Setor de Almoxarifado. Quando se tratar de materiais permanentes equipamentos, o SEPAT Setor de Patrimônio examina o quantitativo e se o equipamento confere com as especificações contidas no edital e comunica ao requisitante da chegada do material para que este, num prazo máximo de 03 dias úteis faça a conferência técnica do equipamento e o SEPAT emita o Termo de Responsabilidade do Patrimônio, cole o nº de Tombamento e entregue o bem ao seu destinatário. Caso o requerente não compareça dentro do prazo determinado para conferir se o material foi exatamente o que ele solicitou em edital, o bem será recebido à revelia, emitido o Termo de Responsabilidade do Patrimônio, colado a placa com nº de Tombamento e enviado ao requisitante. Todo Termo de Responsabilidade deverá ser assinado pelo Chefe da Unidade Administrativa que requisitou o material. Setembro, 2014 4
FLUXOGRAMA SINTÉTICO DE TRAMITAÇÃO DE PROCESSO LICITATÓRIO Setembro, 2014 5
INTERESSADO Memorando/termo de referência ou projeto básico/ 03 orçamentos/ planilha preços médios RECURSO DESCENTRALIZADO OU SOLICITA AUTORIZAÇÃO DE EXECUÇÃO (AE) INTERESSADO Elaboração da Solicitação de despesa (SD) conforme orientação da PPLAN CHEFIA IMEDIATA / UNIDADE Autoriza a SD no SISERGE Interessado Fazer as correções apontadas no Parecer PROJU GABINETE Reitora Aprova a Compra/contratação SECOL Publica Edital, executa a Compra ou Contratação SECON Empenha a despesa gerando a Nota de empenho PROAD Analisa parecer da PROJU, assina SD e encaminha SECOC Serviço/obra: celebra contrato e Publica EMPRESA Recebe extrato da nota de empenho PROJU Exame e Parecer da Minuta do Edital e anexos SEPAT/SEALM Recebimento do material ou equipamento SECOL Elaboração da minuta do edital de compra ou contratação de serviço através de licitação SETES Liquidação da despesa e pagamento da Nota fiscal Sugestões, esclarecimentos e críticas quanto ao manual de compras, encaminhar através do e-mail dimap@ufsj.edu.br ou secol@ufsj.edu.br. Setembro, 2014 6