1. Objetivo Garantir o melhor resultado económico da despesa pública resultante da aquisição de bens e serviços necessários para os processos da Escola Superior de Saúde de Santarém. 2. Definições e abreviaturas Por aquisição de bens e serviços entende-se a contratação com entidades externas o fornecimento de bens e a prestação de serviços com a contraprestação de um valor monetário por parte da Escola, independentemente de estas transações serem classificadas como despesas correntes ou de capital. Na sua generalidade o presente procedimento está sujeito ao código de contratação pública. O processo de despesa é o conjunto documental que comprova e demonstra o resultado económico da aquisição, assim como o cumprimento das obrigações legais associadas. Da sequência das atividades do presente procedimento deve resultar a composição do respetivo processo de despesa. 2.1. Abreviaturas e Siglas - isionamento EA Entidade Adjudicante entidade ou órgão que, à luz dos estatutos e da legislação em vigor, detém a competência para autorizar a despesa. abilidade CCAT Coordenadora de abilidade, isionamento e Tesouraria E-pub E-Pública aplicação específica de contabilidade em uso GFM - Gestão Financeira e Material Dir Diretor Homebanking IGCP sistema de tesouraria do Instituto de Gestão do Crédito Público IGCP Instituto de Gestão do Crédito Público Sec - Secretário Sector Especializado sector ou funcionário com conhecimentos e competências específicos essenciais ao resultado económico e técnico da aquisição de um determinado bem ou serviço Tes - Tesouraria Versão 06 05-12-2013 1de 7
3. Sequência de atividades ATIVIDADE DOCUMENTOS RESPONSÁVEIS Reconhecimento da necessidade de aquisição Avaliação de procedimentos précontratuais e tipificação do serviço Procedimento pré-contratual Plano mensal de compras Proposta de aquisição de material Sector Especializado Funcionários GFM-Sec- Dir Cabimento Cabimento (emitido por E-pub) Proposta de Adjudicação Proposta de Adjudicação Adjudicação Proposta de Adjudicação Dir Encomenda/Celebração do contrato Fornecimento do bem ou serviço prestado aceitação da factura Liquidação da despesa/compromisso Monitorização dos compromissos assumidos Elaboração do Plano de Pagamento mensal ação do Plano de Pagamento mensal rato Nota de Encomenda Requisição interna (emitido por E- pub) Factura ou documento equivalente Aceitação da factura Nota de não aceitação da despesa Compromisso (emitido por E-pub) Plano de Pagamento mensal Plano de Pagamento mensal Preparação de processos de despesa Autorização de Pagamento (emitido por E-pub) Autorização do pagamento Autorização de Pagamento (emitido por E-pub) -Sec +sector especializado CCAT-Sec- Dir +Tes Sec+Dir Ordem de pagamento Pagamento (emitido por E-pub) Pagamento Comunicação de pagamento (emitido por Homebanking IGCP) Dir Tes-Sec-PCD Avaliação de fornecedores PG. 07 - NCACP Coordenador da qualidade Versão 06 05-12-2013 2de 7
3.1. Avaliação de procedimentos pré-contratuais e procedimento précontratual Tem em consideração o disposto no Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro. 3.2. Cabimento e Proposta de Adjudicação Elaborado pelos serviços ou por Comissão responsável, deve ser envolvido sempre que possível o sector especializado. Cabimento é condição necessária à continuidade do processo. 3.3. Adjudicação e Encomenda/Celebração do contrato Com a adjudicação é possível formalizar perante o fornecedor o interesse na aquisição. Devem ser atos suportados e registados documentalmente. 3.4. Fornecimento do bem ou serviço prestado aceitação da fatura Deve ser envolvido o serviço especializado para verificação da conformidade do fornecimento. O não cumprimento dos requisitos deve implicar a devolução ou não aceitação do produto ou serviço e, eventualmente, da fatura. 3.5. Liquidação da despesa/compromisso A contabilidade deve validar a conformidade do processo de despesa, a fim de registar o respetivo compromisso. Caso contrário, deve ser registada e comunicada a não conformidade, não podendo registar o compromisso até à sua correção. 3.6. Elaboração do Plano de Pagamento mensal e ação do Plano de Pagamento mensal Visa o planeamento e monitorização de tesouraria. empla todos os recebimentos e pagamentos do mês. Deve estar elaborado e aprovado até dia 3 de cada mês. 3.7. Preparação de processos de despesa Com base no plano de pagamentos do mês. Versão 06 05-12-2013 3de 7
3.8. Pagamento Só deve ser concretizado estando na presença do respetivo processo de despesa, confirmada a existência de saldo utilizável para o efeito. 4. Fundo de Maneio A gestão do fundo de maneio é da responsabilidade da Tesouraria, sob a supervisão do Secretário. Mensalmente, a Tesouraria faz presente conferência de fundo de maneio contendo saldo inicial, relação de despesas realizadas e saldo final, assim como documentos comprovativos. Os saldos em cofre são confirmados presencialmente pelo Secretário, nele se incluindo todos os valores monetários e não monetários. O valor do fundo de maneio é reposto mensalmente após confirmação dos saldos. Sob decisão do Diretor é atribuído valor de fundo de maneio, limite máximo por transação e natureza de despesas admissíveis por Fundo de Maneio. 5. Organização do processo de despesa e seu arquivo na pasta da despesa O processo de despesa deve incluir a informação suficiente ao seu esclarecimento, podendo ser suprido por referência a n.º de processo de aprovisionamento. 6. Avaliação de fornecedores A avaliação dos fornecedores é efetuada tendo por base critérios de satisfação dos requisitos de funcionalidade, qualidade de serviço e de eficácia, eventuais não conformidades e o número de fornecimentos. São particularmente relevantes ocorrências que imponham serviço não conforme aos clientes da ESSS. Assim, os critérios de qualificação e não qualificação dos fornecedores são os seguintes: Pela não entrega ou não prestação do serviço assim que a percentagem média de unidades não fornecidas um dado par fornecedorproduto superior ou igual a 10%: Média de % de não entrega>= 10% - Qualificação Avaliada Versão 06 05-12-2013 4de 7
ii. A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área assim que a percentagem média de unidades não fornecidas nos fornecimentos de todos os produtos de um dado fornecedor for superior ou igual a 7,5%: Média de % de devolução>= 10% - Qualificação Avaliada Pelo atraso na entrega ou na prestação do serviço assim que o n.º dias médio de atraso na entrega de um dado par fornecedor-produto for superior ou igual a 7 dias: Média dias em atraso>= 7 - Qualificação Avaliada i assim que o n.º dias médio de atraso na entrega de nos fornecimentos de todos os produtos de um dado fornecedor for superior ou igual a 5 dias: Média dias em atraso>= 5 - Qualificação Avaliada Pela devolução de produtos ou não aceitação de serviços: assim que o n.º de devoluções seja maior ou igual a 20% dos fornecimentos num dado par fornecedor-produto: (n.º de devoluções/ n.º de fornecimentos) >= 20% - Qualificação Avaliada i assim que o n.º de devoluções seja maior ou igual a 15% dos fornecimentos na totalidade dos produtos de um dado fornecedor: (n.º de devoluções/ n.º de fornecimentos) >= 15% - Qualificação Avaliada ii assim que a percentagem média de unidades devolvidas nos fornecimentos de um dado par fornecedor-produto for superior ou igual a 10%: Média de % de devolução>= 10% - Qualificação Avaliada iv. A não qualificação de um fornecedor é avaliada pelo Diretor e Responsável de área assim que a percentagem média de unidades devolvidas nos fornecimentos de todos os produtos de um dado fornecedor for superior ou igual a 7,5%: Média de % de devolução>= 7,5% - Qualificação Avaliada Versão 06 05-12-2013 5de 7
Pela não aceitação da fatura: assim que o n.º de faturas não aceites seja maior ou igual a 10% do total de um dado fornecedor: (n.º de faturas não aceites/ total de faturas) >= 10% - Qualificação Avaliada Pela qualidade do serviço na venda e pós-venda prestado pelo fornecedor: assim que a percentagem de classificações de Mau no serviço de venda e pós-venda seja maior ou igual a 15% dos fornecimentos num dado par fornecedor-produto: (n.º de serviços com mau / n.º de fornecimentos) >= 15% - Qualificação Avaliada i assim que a percentagem de classificações de Mau no serviço de venda e pós-venda seja maior ou igual a 10% de todos os produtos de um dado fornecedor: (n n.º de serviços com mau / n.º de fornecimentos) >= 10% - Qualificação Avaliada Pela existência de não conformidades: sempre que o quociente entre o número de não conformidades e o número de fornecimentos for superior ou igual a 33%. (n.º de não conformidades / n.º de fornecimento) > 33% - Qualificação Avaliada A avaliação dos fornecedores ocorre trimestralmente, com base no registo de processos de compras, base de dados cuja manutenção é da responsabilidade do aprovisionamento. Os resultados da avaliação dos fornecedores são registados no Mod.26.04 Avaliação de fornecedores, assim como as ações necessárias daí resultantes, seu planeamento e eficácia. 7. Registos NOME INDEXAÇÃO RESPONSÁVEL TEMPO DE ARQUIVO Plano mensal de compras Pasta de controlo de existências de armazém Proposta de aquisição Pasta de propostas de aquisição Conforme regulamento arquivístico Versão 06 05-12-2013 6de 7
NOME INDEXAÇÃO RESPONSÁVEL TEMPO DE ARQUIVO Proposta de Adjudicação Pasta de Processos de aquisição ratos Pasta de ratos Nota de Encomenda Pasta de Notas de Fatura ou documento equivalente Encomenda Pasta da despesa Aceitação da fatura Pasta da despesa Nota de não liquidação da fatura Avaliação fornecedores de Plano de Pagamento mensal Pasta da despesa Informatizado Pasta da despesa Processo de despesa Pasta da despesa Comunicação de pagamento (emitido por Homebanking IGCP) Pasta de registo da tesouraria Tes 8. Alterações VERSÃO DATA ALTERAÇÕES 1 27-10-2008 Versão inicial 2 14-07-2009 Adaptação a novos estatutos 3 07-12-2009 Avaliação de fornecedores 4 30-08-2010 Designação órgão de gestão: Diretor 5 20-09-2011 Alteração de logótipo 6 05-12-2013 Adequação ao novo acordo ortográfico ELABORADO EQUIPA DA QUALIDADE APROVADO EQUIPA DA QUALIDADE Versão 06 05-12-2013 7de 7