Procedimentos para auxiliar no entendimento de alguns dos principais processos no esocial. 9
Admissões As contratações deverão ser informadas no esocial ANTES do colaborador iniciar suas atividades no Condomínio. Os documentos completos dos novos empregados precisam chegar à OMA 3(três) dias ANTES da admissão. Os mesmos deverão ser enviados ao esocial até um dia ANTES do início efetivo do colaborador no trabalho. ANTES de fechar a contratação do novo empregado será necessário realizar uma Qualificação Cadastral (conferência de PIS/CPF/Nome/Data de Nascimento) no link www.esocial.gov.br. Essa qualificação poderá ser realizada pelo empregador ou pelo próprio candidato. Caso dê algum erro, o candidato deverá corrigir os dados antes da contratação. O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional, ANTES do início do trabalho.. Quando for o caso, obter junto ao novo funcionário o número do calçado, tamanho das luvas, etc. e já encomendar o enxoval de EPI s para este novo funcionário. 10
Desligamentos Os Pedidos de Demissão devem ser informados à OMA no mesmo dia. Caso seja um Término de Contrato de Experiência, informe à OMA 5 (cinco) dias antes, para elaborar a rescisão contratual. Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), avise a OMA também com no mínimo 05 (cinco) dias de antecedência para que o aviso seja elaborado.. Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional, e o mesmo deve ser feito ANTES do Fechamento da Folha. 11
Folha de Pagamento As informações para a folha de pagamento como faltas/atrasos, atestados, horas extras, etc, devem ser enviadas à OMA no primeiro malote após o fechamento do ponto. O Ponto Eletrônico facilitará muito esta atividade. Caso as informações não sejam enviadas à OMA até o fechamento da folha, não será possível realizar pagamentos complementares, sendo assim, tais verbas somente serão recebidas pelo funcionário no próximo mês. O não envio do evento ou o envio em atraso acarretará a cobrança de multas e juros conforme legislação vigente. As informações deverão ser de forma clara e sem rasuras. 12
Dependentes Informações de dependentes para fins de Imposto de Renda e Salário Família: Todos os dependentes acima de 08 anos deverão ter CPF. A partir de 2019, esta exigência será desde a data de nascimento. Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90). Quem paga pensão alimentícia não poderá utilizar, para dedução de Imposto de Renda, o beneficiário da pensão. As informações referente aos novos dependentes deverão ser repassadas à OMA de imediato. 13
Alterações Cadastrais Os colaboradores deverão manter seus dados cadastrais atualizados junto ao Condomínio e nos órgãos participantes do esocial (Caixa Econômica Federal, Ministério do trabalho, Receita Federal e INSS). Se houver algum dado inconsistente, por exemplo, o nome cadastrado no Condomínio estiver diferente do que esta cadastrado na Caixa Econômica, não será possível o envio das informações de salário deste colaborador bem como o recolhimento do FGTS e INSS. Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, a OMA deverá ser informada no mesmo mês, para envio ao esocial. 14
Férias As férias devem ser avisadas com 30 (trinta) dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT. Portanto, a autorização deverá ser encaminhada a OMA 60 dias antes do início do descanso. As férias devem ser pagas 2 (dois) dias antes do início do gozo. Os pagamentos serão informados no esocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no esocial. Caso haja alteração na programação de férias, a OMA deverá ser comunicada com antecedência para que possa ser cancelada o envio do evento no esocial. A alteração deve ser feita com 45 (quarenta e cinco) dias de antecedência. Com a entrada do esocial, as férias serão tratadas como afastamento ou seja, em hipótese nenhuma o colaborador assinará as férias e continuará trabalhando, o que já não é permitido atualmente. Caso a agenda de exame médico periódico caia no mês das férias, o funcionário deverá fazê-lo ANTES da saída em férias. 15
Afastamentos Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no esocial. Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc também precisarão ser informados. Envie as informações à OMA. tão logo ocorra, para que se possa gerar os dados ao esocial. Os empregados afastados por mais de 30 (trinta) dias por doença, acidente de trabalho ou parto, deverão fazer obrigatoriamente o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho, ou seja, antes de reiniciar suas atividades. 16
Férias com Afastamento Emendar férias com afastamentos superiores a 30 (trinta) dias: Os empregados afastados por parto, doença ou acidente de trabalho acima de 30(trinta) dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no dia seguinte ao término do afastamento. Para os empregados que desejarem gozar as férias após o término do afastamento, tal concessão somente será possível se o empregado fizer a solicitação por escrito. O início do gozo das férias será a partir do 5º dia útil imediatamente posterior ao término do afastamento. No caso de afastamento por Licença Maternidade, a solicitação das férias deverá ser feita antes do afastamento. No retorno, a funcionária fará o exame, trabalhará 1(hum) dia e só então iniciará o gozo das férias. Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no esocial. 17
Contratação de Terceiros A contratação de Terceiros (MEI Micro Empreendedor Individual) ou Autônomos deverá ser informada no esocial. Será necessário solicitar ao contribuinte individual ou autônomo, antes da contratação: 1) Fazer a Qualificação Cadastral se houver erro não conseguiremos informar no esocial; 2) CPF; 3) PIS/PASEP/NIT; 4) Data de Nascimento. Se o contribuinte declarar que tem Dependentes para dedução de Imposto de Renda, será necessário solicitar as informações dos dependentes. Se o contribuinte trouxer comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS. Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no esocial 18
CAT CAT Comunicação de Acidente de Trabalho: A CAT passará a ser elaborada dentro do esocial. Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente. Atenção especial para os acidentes de trajetos (Ida e Retorno ao Trabalho) Nota: Para evitar transtornos na comprovação do acidente de trajeto, é fundamental que o cadastro do funcionário esteja sempre com o endereço atualizado. Qualquer ocorrência, informe imediatamente à OMA para que possamos enviar as informações ao esocial. Deve ser registrado uma CAT, independente se houve ou não afastamento. 19