Apresentação do esocial: O que muda na relação trabalhista e previdenciária. Versão de novembro de 2018 CARTILHA

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1 Apresentação do esocial: O que muda na relação trabalhista e previdenciária Versão de novembro de 2018 CARTILHA

2 CARTA DE APRESENTAÇÃO Fortaleza, 01 de novembro de Prezados Clientes, Com o intuito de oferecer todos os subsídios para que sua empresa conheça o esocial e se adeque às mudanças legais previstas, promovemos em 25 de junho um evento gratuito exclusivo para nossos clientes, com a consultora Patrícia Capistrano (especialista em esocial). Dada a grande quantidade de informações e requisitos que compõem o sistema do esocial, apresentamos esta cartilha contendo um resumo das principais mudanças trabalhistas e previdenciárias para sua empresa. A sugestão é que ela seja compartilhada com todas as áreas envolvidas na gestão da organização, como: financeira, jurídica, recursos humanos, etc. Contamos com a disposição e pontualidade de todos para o repasse das informações à Teplacon nesta segunda fase: o envio de dados dos seus trabalhadores e seus vínculos com as empresas e os chamados eventos não periódicos (admissões, afastamentos, desligamentos, etc.). É essencial, portanto, que os responsáveis pelos setores envolvidos se informem e tenham atenção com regras e prazos para evitar possíveis autuações. Recomendamos não deixar para última hora, pois imprevistos com o ambiente do esocial podem acontecer, além dos problemas que podem ter com seus processos internos. Fiquem à vontade para tirar quaisquer dúvidas com a Teplacon, para que possamos ter sucesso nesta transição que requer adaptação e quebra de paradigmas. Agradecemos a parceria e desejamos uma boa leitura da cartilha! Obs.: Este material também está disponível em nosso site

3 SUMÁRIO O que é esocial Quais os objetivos do esocial? Admissões Desligamentos Folha de Pagamento Declaração de Encargos de Família para fins do Imposto de Renda Benefício do Salário Família Alterações Cadastrais Contratação de Estrangeiros Férias Afastamentos Contratação de Autônomos Contratação de MEI Microempreendedor Individual Dos Exames Médicos Do LTCAT Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho /15 16 CAT e PPP 17 PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais 18 Contratação de Estagiários 18 Cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência 19 Compromisso com o esocial 19 Termo de Responsabilidade 20 Versão de novembro de 2018

4 O QUE É O esocial? É uma nova forma de enviar ao Governo - Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet. É parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). O SPED foi criado através do Decreto n /2007. Para entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 acima de 78 milhões, o esocial teve início em Janeiro de 2018 são as empresas do 1º grupo. Já para as entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional, o esocial teve início em Julho de 2018 (empresas do 2º grupo). E, por fim, para empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos, o início o esocial será em Janeiro de 2019 (3º grupo). Para os órgãos públicos e Organizações Internacionais o esocial terá início em Janeiro de 2021 (4º grupo). Fique atento às novas orientações sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar autuações e multas para sua empresa! 4 3

5 QUAIS OS OBJETIVOS DO esocial? PARA OS TRABALHADORES Garantia de Direitos Trabalhistas. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador, que deverá ser seguida pelas empresas, através da internet que deverá ser seguida pelas empresas. PARA O GOVERNO Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador. PARA OS EMPREGADORES Simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao esocial. E é visando a adequação destes PROCEDIMENTOS que apresentamos a presente Cartilha, que deverá ser seguida pelas empresas. 5

6 Admissões As contratações nas empresas privadas serão informadas no esocial antes da admissão. A documentação completa dos novos empregados precisam chegar na Teplacon até 07 (sete) dias antes da admissão para que o setor pessoal possa transmitir as informações em tempo hábil (até 1 dia antes da admissão). Antes de realizar a contratação do empregado, a empresa deverá realizar a Consulta de Qualificação Cadastral, ferramenta simples de consulta que permite ao empregador ou trabalhador ter conhecimento prévio do resultado das validações cadastrais que serão aplicadas ao esocial, através do seguinte site: O empregado já deverá ter realizado o ASO Atestado de Saúde Ocupacional. 6

7 Desligamentos O pedido de demissão deve ser informado a Teplacon no mesmo dia. No processo rescisório por término de contrato de experiência, a Teplacon deverá ser informada com até 3 (três) dias antes, para que seja elaborado todo o processo. No processo rescisório com aviso prévio indenizado, a Teplacon deverá ser informada com até 3 (três) dias de antecedência para que seja elaborado o aviso. O exame médico demissional, será obrigatoriamente realizada até a data da homologação, desde que o último exame médico ocupacional tenha sido realizado há mais de: * 135 (cento e trinta e cinco) dias para empresas de grau de risco 1 e 2, segundo o Quadro I da NR 4; * 90 (noventa) dias para empresas de grau de risco 3 e 4, segundo o Quadro I da NR 4. Folha De Pagamento As informações para elaboração da folha de pagamento mensal devem chegar a Teplacon até o dia 25 de cada mês. Para empresas que trabalham com variáveis, tais como: comissão, hora extra, adicional noturno, etc., o prazo será até o dia 30 do mês. 7

8 Declaração de Encargos de Família para fins do Imposto de Renda Todos os dependentes a partir de 12 anos deverão ter CPF, porém a partir de Janeiro de 2019 todos os dependentes, de qualquer idade, deverão ter CPF. Em caso de dependente em comum, a declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN nº 1.500/2014, artigo 90). O mesmo dependente não poderá ser incluído para mais de 1 (um) contribuinte (ex.: um filho só poderá ser dependente do pai ou da mãe). É obrigatório informar todos os dependentes no esocial. 8

9 Benefício do Salário Família Para ter direito ao benefício do salário família, o empregado deverá apresentar a certidão de nascimento de cada dependente e caderneta de vacinação e CPF dos dependentes de até 06 anos de idade. Para renovar a apresentação da caderneta deve ocorrer anualmente, sempre no mês de novembro. : Já para os dependentes de 7 a 14 anos de idade, é necessária a apresentação do CPF e da comprovação de frequência escolar, que para ser renovada precisa ser apresentada a cada seis meses (em maio e novembro). Estes procedimentos de entrega e apresentação de documentação descritos acima são de responsabilidade da empresa. 9

10 Alterações Cadastrais A Teplacon está enviando uma Ficha Cadastral para que seja revisada e atualizada pela empresa, com todos os dados de seus empregados. Sempre que ocorrer alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, a Teplacon deverá ser informada imediatamente para envio ao esocial. Contratação de Estrangeiros A Teplacon deverá informar a contratação de Estrangeiro (s) com detalhes ao esocial. Antes da contratação de Estrangeiro (s), a Teplacon deverá antes de sua contrataçãoser comunicada para enviar as informações corretas. 10

11 Férias As férias do empregado devem ser comunicadas à Teplacon com até 35 dias de antecedência, para que a Teplacon atenda o prazo de 30 dias exigido pelo esocial. As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo. Encaminharemos mensalmente a previsão de férias para que a empresa elabore planejamento anual. Caso a Teplacon não seja avisada em tempo hábil, a empresa poderá ser penalizada pela não informação. 11

12 Afastamentos Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no esocial. Outros afastamentos, como licença maternidade e acidente de trabalho, precisarão ser informados a partir do primeiro dia da ocorrência. Enviar para Teplacon as informações tão logo ocorram, para gerar os dados ao esocial. Os empregados afastados por mais de 30 (trinta) dias por doença, acidente de trabalho ou parto, deverão realizar obrigatoriamente o exame médico de retorno no primeiro dia da volta ao trabalho. 12

13 Contratação de Autônomos Antes de contratar um trabalhador autônomo, a empresa deverá realizar a qualificação cadastral ( tml) e solicitar os seguintes documentos ao profissional: RG - Orgão Expedidor PIS/PASEP/NIT Data de Nascimento CPF Inscrição INSS Título de Eleitor Endereço Completo Se o profissional autônomo apresentar comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o número do CNPJ da empresa, para a qual prestou serviço, o valor recebido e descontado de INSS. 13

14 Contratação de MEI Microempreendedor Individual Contratando o MEI para os serviços de hidráulica, elétrica, pintura, carpintaria, alvenaria, manutenção ou reparo de veículos e outros, o contratante deverá informá-los no esocial. Nos serviços citados, haverá o pagamento patronal previdenciário no valor de 20% (vinte) por cento da remuneração paga ao MEI. Solicitar o número do PIS/PASEP/NIT. Realizar a Consulta de Qualificação Cadastral: Da Saúde e Segurança no Trabalho - SST As informações referentes a Saúde e Segurança serão informadas pelo sistema do esocial para o Ministério do Trabalho e Emprego, Receita Federal e Previdência Social. Assim, as empresas deverão se conscientizar da obrigatoriedade da aplicação das legislações e das NR s (Normas Regulamentadoras), mantendo, assim, atualizados os programas de saúde e segurança no trabalho. Estão obrigados a informar sobre os eventos relacionados a Saúde e Segurança no Trabalho (SST): o empregador, a 14

15 cooperativa, o Órgão Gestor de Mão de Obra, a parte concedente de estágio, o sindicato de trabalhadores avulsos e órgãos públicos em relação aos seus empregados e servidores vinculados ao Regime Geral de Previdência Social RGPS. Já no caso dos servidores vinculados ao RPPS (Regime Próprio de Previdência Social), o envio de informação é facultativo. SST Síntese dos Exames Médicos Ocupacionais Todos os empregados deverão realizar os exames médicos, que serão informados no esocial. As informações pertinentes a segurança e saúde do trabalhador (SST) tem o seguinte calendário de implantação: Eventos do esocial Eventos SST Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Grupo 4 Jul/2019 Jan/2020 Jul/2020 Jan/2021 Admissional antes da admissão. Periódicos nos prazos previstos. Demissional logo após o comunicado do desligamento. Caso este exame dê o laudo de INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS. Exames Complementares conforme previstos nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos. 15

16 Do LTCAT Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho O LTCAT tem como objetivo caracterizar a exposição do empregado aos agentes nocivos. Este laudo deve ser elaborado pelo médico do trabalho ou engenheiro de segurança do trabalho em conformidade com a legislação trabalhista. O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao esocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI). Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra, os LAUDOS deverão ser entregues (cópias), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/2009, artigo 291). Os EPI s (Equipamentos de Proteção Individual) serão informados com seus respectivos CA (Certificado de Aprovação). 16

17 CAT Comunicação de Acidente de Trabalho e PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário A CAT passará a ser elaborada no ambiente do esocial. Para isso, precisaremos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente. Informar imediatamente a Teplacon para que possamos tomar as devidas providencias. O PPP constitui-se em um documento histórico-laboral do trabalhador que reúne, entre outras informações, dados administrativos, registros ambientais e resultados de monitoração biológica, durante todo o período em que este exerceu suas atividades na respectiva empresa. O PPP é elaborado pela empresa com base, principalmente, no Laudo Técnico de Condições Ambientais de Trabalho (LTCAT), expedido pelo médico do trabalho ou pelo engenheiro de segurança do trabalho. Assim, seu preenchimento de forma correta é essencial. É importante, ainda, que ao final da elaboração do PPP, hajam as assinaturas dos responsáveis pelas informações contidas no documento, podendo ser o engenheiro de segurança de trabalho, o médico do trabalho, ou o responsável legal pela empresa. Caso haja alguma alteração das atividades ou riscos para o empregado, a Teplacon deverá informar ao esocial dentro do próprio mês. 17

18 PCMSO - Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais O PCMSO é um procedimento legal estabelecido pela Consolidação das Leis do Trabalho mediante a Norma Regulamentadora 7, visando proteger a Saúde Ocupacional dos trabalhadores. O PCMSO deve ser planejado e implantado com base nos riscos à saúde dos trabalhadores, especialmente os identificados nas avaliações previstas nas demais NR s. Assim, deve incluir, entre outros, a realização obrigatória de exames médicos, tais como: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, de mudança de função e demissional. O PPRA, através da Norma Regulamentadora 9, consiste num conjunto de ações visando à preservação da saúde e da integridade/segurança dos trabalhadores, através de etapas que visam a antecipação, reconhecimento, avaliação e consequente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais. 18

19 Contratação de Estagiários A contratação de estagiário deverá obedecer à LEI nº /2008. Os estagiários deverão realizar o ASO - Atestado de Saúde Ocupacional: Admissional, Periódico e Demissional. Os contratos assinados deverão ser enviados a Teplacon até 04 (quatro) dias antes do início do estágio. Lembramos que a RH Teplacon realiza todo o processo de seleção e administração dos estagiários nas empresas. Faça seu contato através dos telefones: (85) ou (85) Os estagiários deverão dispor da mesma documentação do empregado (como CTPS, PIS/NIT, etc.), além dos documentos previstos na legislação em vigor. 19

20 Cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência Levantaremos todos os empregadores que devem cumprir com as cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD), conforme legislação específica (Lei n º /2000 e Lei nº 8213/1991). Caso haja desligamento de algum aprendiz ou PCD, haverá de imediato a contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho. Compromisso com o esocial O perfeito funcionamento do esocial depende da integração e envolvimento de todos os setores da empresa, não somente do RH/DP ou da Teplacon, pois as informações devem sempre representar a realidade dos fatos e serem informadas de forma tempestiva. 20

21 Termo de Responsabilidade Eu representando a empresa declaro que recebi e li a cartilha com os novos procedimentos a serem seguidos em função do esocial. Declaro estar ciente do risco de autuação, isentando a Teplacon de qualquer responsabilidade jurídica e civil, caso não envie as informações conforme previsto. LOCAL DATA / / ASSINATURA