Introdução a Preservação de Documentos Digitais José Guilherme Junqueira Dias de Souza email: jose.guilhermesouza@gmail.com Profissional certificado CDIA+ e MIT pela AIIM e CGD pela ABGD, Consultor especializado em Gestão Documental, Colaborador de conteúdo da Revista Information Management e Superintendente Comercial da SBK BPO.
Índice Once upon a time... 3 Introdução 4 Uma evolução acelerada 5 Definições e Conceitos 6 Estratégias de Preservação 8 Introdução a Preservação de Documentos Digitais 2
Once upon a time... Parte da nossa história foi preservada e conhecida através das pinturas rupestres, feitas desde o período paleolítico superior, ou seja, há cerca de 40.000 anos. Normalmente, desenhos de animais selvagens, cavalos, bisões, rinocerontes, búfalos e mamutes, entalhados na rocha e impregnados de pigmentos, basicamente nas cores vermelha, ocre e preta. Os egípcios, em aproximadamente 3.300 a.c., gravavam pequenos selos que podiam ser multiplicados através de uma matriz que os copiava perfeitamente, talvez as primeiras idéias sobre impressão, como conhecemos hoje. Recordemo-nos de um dos mais antigos conjuntos de leis, um dos exemplos mais bem preservados deste tipo de documento, da antiga Mesopotâmia, provavelmente elaborado por volta de 1700 a.c., 282 leis gravadas em caracteres cuneiformes acadianos, em um monólito de diorita preta de 2,5 metros de altura, regulando a vida cotidiana o Código de Hamurabi. A Pedra de Roseta, de 196 a.c., é também um dos belos exemplos de preservação da informação e da história, registrando um decreto instituído sob o reinado de Ptolomeu V Epifânio, escrito nas línguas egípcia (nas versões hieróglifo e demótico, variante cursiva da escrita hieróglifa) e grega. Os chineses, aproximadamente em 105 d.c desenvolveram um papel com fibras vegetais e trapos velhos, uma alterna- tiva econômica que dava início à viabilização da utilização do papel em larga escala; associe-se a esta descoberta, as inovações chinesas nas tintas, impressão xilográfica e impressão com caracteres móveis de argila, contribuições decisivas para a divulgação e preservação da palavra escrita. E a informação analógica viveu feliz para sempre, até que apareceu a informação digital, e ai a história começa a ser escrita de maneira diferente... Introdução a Preservação de Documentos Digitais 3
Introdução As informações, de um passado bem distante, tiveram sua perenidade garantida ao serem gravadas em meios físicos. Os registros através de pinturas nas cavernas, cunhados em pedras ou pedaços de madeira, papiros e papéis, discos de vinil, filmes fotográficos e películas cinematográficas, entre tantos outros, preservaram informações vitais para o conhecimento e crescimento da humanidade durante milênios. Nos últimos 70 anos, tomando-se como base a data da conclusão do primeiro computador do mundo, o ENIAC - Electronic Numerical Integrator and Computer - o mundo enfrenta um novo desafio garantir que suas informações e seus registros históricos, com o advento dos recursos computacionais, cada vez mais disponíveis e utilizados, sejam adequadamente preservados e sua recuperação seja garantida no futuro, a qualquer tempo. Este fato torna-se mais relevante, considerando-se a evolução galopante da tecnologia e a dependência, cada vez maior, de meios físicos (hardware) e não físicos (software) para a adequada preservação e disponibilização da informação. - No fim do segundo milênio da Era Cristã, vários acontecimentos de importância histórica transformaram o cenário social da vida humana. Uma revolução tecnológica concentrada nas tecnologias da informação começou a remodelar a base material da sociedade em ritmo acelerado. (CASTELLS, 2006, p. 39) Introdução a Preservação de Documentos Digitais 4
Uma evolução acelerada 2,5 quintillion bytes = 1018 bytes = 1 000 000 000 gigabytes = 1 000 000 terabytes = 1 000 petabytes - essa e a quantidade de dados criada a cada dia (90% dos dados que possuímos foram criados nos últimos 2 anos!) e esse volume não para de crescer. Cada foto que tiramos, mensagens que enviamos no Facebook, Instagram, e-mails, compras realizadas com cartões, filmes postados no YouTube, informações compartilhas em redes sociais, dados gerados por GPS, desenhos, livros, exames médicos, tabelas, planilhas enfim, informações digitais irão contribuir para que, em 2020, tenhamos 35 zettabytes (ZB) = 10 21 bytes de dados armazenados no mundo. Não somente dados, mas informações que poderão se transformar em conhecimento. Atualmente, uma parte significativa da produção intelectual é realizada com o auxílio de ferramentas digitais. A simplicidade, facilidade de utilização e disseminação das informações faz com que, cada vez mais, essa tecnologia seja adotada. Devemos, porém, levar em consideração que os dados e informações digitais carregam consigo um problema estrutural que pode colocar em risco sua longevidade. Obsolescências que marcaram nossa época Não precisamos voltar muito no tempo para recordamos tecnologias que já se tornaram obsoletas muitos dos que lerão esse artigo se lembrarão das fitas VHS e Betamax, dos disquetes de 5 ¼ e até mesmo os de 3 ½ (para não ser muito cruel e falar dos disquetes de 8, que ainda mantenho para meu acervo de palestras, mas que não cheguei a utilizar), as agendas eletrônicas dentre tantas outras. Informações que, se não foram devidamente tratadas, ficaram perdidas no tempo. Vinte por cento dos dados coletados pela missão espacial Viking da Nasa, para Marte, 1976, estão completamente ilegíveis e perdidas para sempre. Estavam gravadas em fitas magnéticas que se deterioram com o tempo! Tempo, dinheiro e informações estratégicas perdidas por obsolescência ou deterioração de suas mídias. Tente achar um computador capaz de ler, perfeitamente, um documento em Word Perfect! E olha que ele não é tão velhinho assim...tem pouco mais de 20 anos. Para encerrar, a Apple acaba de decretar seu primeiro modelo de iphone, lançado em 2007, obsoleto! Introdução a Preservação de Documentos Digitais 5
Definições e Conceitos Uma grande dificuldade, quando tratamos de novas tecnologias, é a falta de uma definição precisa e definitiva dos termos adotados, o que pode gerar a utilização de um mesmo termo de diferentes maneiras e, eventualmente, causar problemas de entendimento e comunicação. Dessa forma, vamos procurar, inicialmente, uniformizar algumas definições e conceitos que não pretendem, porém, esgotar seus entendimentos nem tampouco obter consenso de todos os especialistas envolvidos nesses assuntos. Preservação Digital - É uma série de atividades de gerenciamento necessárias para assegurar acesso contínuo aos materiais convertidos para digitais e para aqueles que já nascem digitais, pelo período que se fizer necessário. Requer planejamento, método, normas/padrões e tecnologia para assegurar a preservação, acessibilidade, validade/autenticidade e acessibilidade à informação digital. Acessibilidade - Usabilidade contínua de um recurso digital, mantendo-se todas as qualidades de autenticidade, precisão e funcionalidade. O desafio da preservação dos documentos arquivísticos digitais está em garantir o acesso contínuo a seus conteúdos e funcionalidades, por meio de recursos tecnológicos disponíveis à época em que ocorrer a sua utilização. Dessa forma, selecione hardwares, software e formatos de arquivos que ofereçam as melhores expectativas de garantia de que os materiais digitais permanecerão facilmente acessíveis ao longo do tempo. Fixidez - Garantia de que os materiais digitais, mantidos como documentos arquivísticos, são estáveis e fixos tanto no conteúdo quanto na forma. Autenticação - Mecanismo que tenta estabelecer a autenticidade dos materiais digitais num ponto particular no tempo. Por exemplo, as assinaturas digitais. Utilize técnicas de autenticação que favoreçam a manutenção e a preservação dos materiais digitais. Autenticidade - Confiabilidade do registro eletrônico como um registro. Tanto para os já nascidos digitais quanto para os mate- Introdução a Preservação de Documentos Digitais 6
riais digitalizados, refere-se ao fato de que o que está sendo utilizado é o mesmo que era quando foi criado pela primeira vez, a menos que os metadados que o acompanham indiquem quaisquer alterações. A confiança na autenticidade dos materiais digitais ao longo do tempo é especialmente importante, devido à facilidade com que as alterações podem ser feitas. Identidade - Garantia de que os materiais digitais estão identificados adequadamente. Integridade - Garantia de que os materiais digitais carreguem informações que ajudarão a verificar sua integridade. Proteção - Garantia de que os materiais digitais não sofrerão ações não autorizadas. Material Digital Termo amplo que engloba conteúdos digitais criados como resultado de conversão de materiais analógicos (papel, microfilmes, microfichas, etc) para o formato digital (digitalização) e aqueles que já nascem digitais (natidigitais). Natidigitais - Materiais originalmente produzidos por meios digitais. Utilizaremos esse termo para diferenciar a-) dos materiais digitais que foram criados como resultado da conversão de analógicos para digitais (através da digitalização, por exemplo) e b-) dos materiais digitais que se originaram de uma fonte digital mas que foram impressos em papel. Introdução a Preservação de Documentos Digitais 7
Estratégias de Preservação Independentemente do tipo de arquivo áudio, vídeo, texto, etc., todos requerem a mesma estratégia essencial de preservação: Identificar o que precisa ser armazenado Decidir quais são os mais importantes Organizar o conteúdo Armazenar em diferentes mídias e locais A informação em formato digital é extremamente suscetível a intervenções não autorizadas (perda, adulteração e destruição), degradação física e obsolescência tecnológica (hardware, software e formatos), o que compromete sua qualidade e integridade. É necessário, portanto, o estabelecimento de políticas, procedimentos e práticas para assistir às organizações e apoiá-las a criarem e manterem documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e preserváveis. Preservação digital é um conjunto de atividades e processos contínuos que visam garantir o acesso à informação em formatos digitais, ao longo do tempo, garantindo sua qualidade e autenticidade. A preservação digital é um assunto complexo e recente e não podemos nos ater somente ao estudo das mídias, técnicas de backup, técnicas de migração, técnicas de autenticação etc. Este assunto deve ser estudado de forma interdisciplinar e institucionalmente, cabendo aos profissionais da informação a garan- tia da preservação e manutenção do documento digital de forma íntegra e autêntica. Dessa forma, faz-se necessária a definição de políticas e praticas arquivistas, tanto para os documentos que já nascem digitais (pois a ICP-Brasil não disciplina essa questão do arquivamento), como para os documentos analógicos convertidos para digitais. Essa definição ou adoção de normas e padrões é necessária para que as organizações possam garantir a preservação de suas informações. Algumas normas que poderão nos auxiliar na definição de nossas Políticas de Preservação Digital, e que poderão ser úteis na preservação das informações e do conhecimento das organizações e na Introdução a Preservação de Documentos Digitais 8
redução de riscos e na garantia de continuidade dos negócios são: ISO 14721 Dados Espaciais e Sistemas de Transferência de Informações modelo de referencia OAIS padrão digital disponível gratuitamente na Web e como um padrão ISO. Apresenta um conjunto de modelos teóricos que representam vários aspectos da preservação digital a partir de representação de informações através de metadados para funções e processos que são necessários em preservação digital; ISO 15489 Informação e Documentação utiliza o padrão australiano AS4390 como base, para fornecer orientações sobre o gerenciamento de registros de documentos originais; ISO / TR 18492 Preservação de longo prazo - fornece orientação metodológica para a preservação de longo prazo e recuperação de informações; ISO 19005 Gestão de Documentos formato de arquivos eletrônicos de documentos para preservação de longo prazo; também conhecida como PDF/A-2, dispõem sobre o formato dos arquivos eletrônicos, baseado em PDF, tendo em vista sua preservação. Introdução a Preservação de Documentos Digitais 9
Nossos Desafios Olhando para esse quadro, ao mesmo tempo tão fantástico quanto assustador, deparamo-nos com vários desafios, dentre os quais infraestrutura (e-infraestrutura) para suportar os serviços relativos a esse Big Data, para que esses dados, em um ambiente de diversidade de formatos, metadados, direitos de acesso, software e sistemas, possam ser devidamente gerenciados e utilizados, como também definir mecanismos que garantam a preservação dessas informações digitais. A preservação digital vem se tornando uma área significativa na Era do Big Data que vem apresentando uma serie de desafios de preservação. Esses desafios em manter os recursos digitais acessíveis por um longo período de tempo são marcados por diferenças significativas entre as informações digitais e analógicas: Dependência - materiais digitais requerem hardware e software específicos para serem acessados; A velocidade nas mudanças tecnológicas: significa que ações devem ser tomadas em períodos muito mais curtos do que as requeridas para as informações em papel; nossas políticas de preservação precisam ser revisadas no máximo entre 2 e 5 anos, ao contrário da preservação tradicional em papel que não exigiam ações em menos de décadas; Fragilidade das mídias - mídias armazenadas em condições não favoráveis de temperatura e umidade podem se deteriorar rapidamente, mesmo que esses danos possam não aparecer externamente; Garantindo a integridade e autenticidade - a facilidade com que as alterações podem ser realizadas e a própria necessidade de ser fazer alterações são desafios constantes para se garantir a integridade e a autenticidade das informações digitais;a definição de prioridade para tratamento das informações digitais é muito mais grave do que para as informações em papel. Um recurso digital não tratado adequadamente em sua fase inicial pode, muito provavelmente, ser perdido ou inutilizado em um futuro bem próximo. A natureza da própria tecnologia exige uma abordagem diferenciada no ciclo de vida do gerenciamento a ser adotado para sua adequada manutenção. Um programa contínuo de gestão Introdução a Preservação de Documentos Digitais 10
ativa é necessário desde a fase de concepção e criação para o sucesso da preservação. As precauções que podem ser tomadas para se minimizar os efeitos da deterioração e obsolescência e reduzir os riscos de perda incluem: Armazenamento em um ambiente estável e controlado; Implementar ciclos regulares para transposição das informações para mídias mais recentes; Fazer cópias de preservação Implementar procedimentos adequados de manejo das mídias Transferir para meios de armazenagem padrão No entanto, enquanto a mídia na qual as informações estão armazenadas poderá ou não falhar, o certo é que a tecnologia vai mudar rapidamente e mesmo que essas mídias sejam adequadamente armazenadas há o risco de não se conseguir acessar as informações nela contidas. Independentemente de todo cuidado que tenhamos com nossas mídias, não iremos eliminar as exigências de lidarmos com as mudanças na tecnologia, embora esses cuidados tornem mais fáceis o gerenciamento dessas mudanças. Introdução a Preservação de Documentos Digitais 11