Arquivologia Professor Darlan Eterno www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia ARQUIVOS CONCEITOS E DEFINIÇÕES Conceitos Documento = Informação + suporte Arquivo: conceitos 1. Setor www.acasadoconcurseiro.com.br 3
2. Mobiliário 3. Entidade/Instituição 4. Conjunto de documentos Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.(art. 2º da lei nº 8.159/91) Finalidades dos Arquivos Servir á Administração Servir á História Função dos Arquivos Possibilitar o acesso às informações 4 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia FINALIDADE DOS ARQUIVOS Características Dos Documentos de Arquivo a) Naturalidade: os documentos são acumulados de acordo com as atividades da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro das transações por ela executadas. b) Imparcialidade: está relacionada ao fato de que a produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. c) Autenticidade: os documentos de arquivo são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados. Também está relacionada a qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração d) Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geraram. O documento de arquivo deve ser entendido como peça de um conjunto orgânico e não como elemento isolado de um contexto. e) Unicidade: cada documento de arquivo tem lugar único na estrutura documental a qual pertence. www.acasadoconcurseiro.com.br 5
Arquivologia Aula XX Conceitos fundamentais de Arquivologia: teorias e princípios. Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno Finalidades do Arquivo www.acasadoconcurseiro.com.br 7
Arquivologia Aula XX Características Arquivo Biblioteca Tipo de Suporte/Quantitati vo de Exemplares Entrada de documentos Tipo de conjunto Documentos manuscritos, audiovisuais. Apresentam-se em exemplares únicos ou em número limitado de vias/cópias. Acumulação natural Fundos: conjunto de documentos unidos pela origem. Tipos de fundo: - aberto: (instituições em funcionamento) - fechado: (instituições extintas) Documentos impressos e audiovisuais, que se apresentam em exemplares múltiplos. Compra, permuta e doação. Coleções: Reunidas pelo conteúdo. Objetivos Funcionais, administrativos Culturais, científicos. Tipo Classificação Baseia-se nas atividades Predeterminada institucionais www.acasadoconcurseiro.com.br 9
Arquivologia Aula XX 1.Classificação dos Arquivos a) Extensão ü Setorial ü Central/Geral 1.Classificação dos Arquivos b)entidade Mantenedora ü Público ü Privado www.acasadoconcurseiro.com.br 11
1.Classificação dos Arquivos c) Estágios de Evolução ü Corrente ü Intermediário ü Permanente 1.Classificação dos Arquivos d)natureza dos Documento ü Especial ü Especializado 12 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Aula XX 1.Classificação dos Documentos a) Natureza do Assunto Ostensivo Sigiloso b) Espécie: Ex: Ata,Certidão e Oficio. www.acasadoconcurseiro.com.br 13
b) Tipo (tipologia): Espécie + função = tipologia d) Gênero Textual Sonoro Cartográfico 14 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Classificação dos Documentos de Arquivos Prof. Darlan Eterno d) Gênero Filmográfico Iconográfico Micrográfico www.acasadoconcurseiro.com.br 15
d) Gênero Informático e)forma f) formato 16 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Aula XX 1. Teoria das Três Idades Baseia-se na: a) Frequência de uso b) Valores dos Documentos 1. Fase Corrente (caract) Frequência de Uso Localização Extensão do arquivo Tipo de arquivamento Valor Tipo de Acesso www.acasadoconcurseiro.com.br 17
1. Fase Corrente Atividades: (Protocolo, Expedição, Arquivamento,Consulta, Empréstimo, Destinação) 1. Fase Intermediária (caract) Frequência de Uso Localização Extensão do arquivo Tipo de arquivamento Valor Tipo de Acesso 18 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Teoria das Três Idades Prof. Darlan Eterno 1. Fase Intermediária Atividades: o Empréstimo o Consulta o Arquivamento 1. Fase Permanente Frequência de Uso Localização Extensão do arquivo Tipo de arquivamento Valor Tipo de Acesso www.acasadoconcurseiro.com.br 19
1. Fase Permanente Atividades: (Arranjo, descrição, publicação, conservação e referência) 2. Representação da Teoria (operações de destinação) 20 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Teoria das Três Idades Prof. Darlan Eterno Quadro resumo Fase (Idade) Corrente Intermediária Permanente Frequência de Uso Uso freqüente Uso eventual Sem uso para Administração Localização Próximo ao setor de trabalho Pode estar próximo dos setores de trabalho ou distante (fora da instituição) Pode estar próximo dos setores de trabalho ou distante (fora da instituição) Extensão do Arquivo Setorial e/ou Central Central Central Tipo de arquivamento Vertical Vertical/Horizontal Vertical/Horizontal Valor Primário Primário Secundário Tipo de Acesso Restrito Restrito Público Atividades Protocolo, expedição, Atendimento á Arranjo, descrição, arquivamento, consultas/empréstimos publicação, conservação e empréstimo, consulta, referência destinação www.acasadoconcurseiro.com.br 21
Arquivologia Aula XX Noções de Arquivologia Professor Darlan Eterno 1. Classificação a) Definição: agrupamento de documentos, podendo a eles atribuir códigos. www.acasadoconcurseiro.com.br 23
1.2 Plano ou Código de Classificação a) Definição: Instrumento que auxilia na classificação de documentos, visando a sua guarda e localização. 1.3 Plano ou Código de Classificação Modelo 001 MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA. 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 24 www.acasadoconcurseiro.com.br
Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Prof. Darlan Eterno 1.3 Plano ou Código de Classificação c) características Baseia-se nas funções/atividades da instituição 1. Avaliação a) Definição www.acasadoconcurseiro.com.br 25
1.2 Objetivos a) reduzir a MDA b) reduzir custos c) reduzir prazo de busca d) garantir preservação de docs 1.3 Tabela de Temporalidade a) Definição prazos de guarda destinação alteração suporte obs 26 www.acasadoconcurseiro.com.br
Instrumentos de Gestão Arquivística, Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Prof. Darlan Eterno 1.3 Tabela de Temporalidade b) Modelo 1.3 Tabela de Temporalidade c) características elaborada pela CPAD aprovada por autoridade competente www.acasadoconcurseiro.com.br 27
1.3 Tabela de Temporalidade c) características Prazos baseiam-se na legislação e nas necessidades administrativas 28 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Aula XX Arquivamento: Conjunto de procedimentos que visa ao acondicionamento( ) e ao armazenamento( ) de documentos. 1.1 Rotinas de Arquivamento a) inspeção b) estudo c) Classificação d) Codificação www.acasadoconcurseiro.com.br 29
1.1 Rotinas de Arquivamento e)ordenação f) guarda (arquivamento) 30 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Aula XX 1. Métodos de Arquivamento Escolha: Estrutura Organizacional Natureza dos Docs 1.Categorias I - Padronizados Ex: Variadex (letras e cores) www.acasadoconcurseiro.com.br 31
II Básicos a) Alfabético: (nome) II Básicos b) Geográfico: local/ procedência Estado/País/Cidade 32 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 Prof. Darlan Eterno Itália Roma Milão Veneza Paraná Curitiba Londrina Paranaguá Por cidades: Araçatuba (SP) Brasília (DF) Brasília (MG) Natal (RN) www.acasadoconcurseiro.com.br 33
c) Numérico: üsimples ücronológico üdígito terminal 158678 d) Ideográfico (interpretação do doc e do contexto) d1)alfabético üdicionário üenciclopédico 34 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 1 Prof. Darlan Eterno Dicionário Controle de Chaves Controle de Entrada Controle de Frequência Divulgação Enciclopédico Controle de chaves de entrada de frequência Divulgação d) Ideográfico d2) Numérico ü Decimal ü Dupléx ü Unitermo www.acasadoconcurseiro.com.br 35
Decimal 411 Planejamento 411.1Anual 411.2 Mensal Dupléx 4-1-1 Planejamento 4-1-1-1 Anual 4-1-1-2 Mensal 36 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Aula XX 1. Regras de Alfabetação I. Nomes Brasileiros a) regra geral Ex:Carla Ferreira Lima Pedro Silva Araújo Ord:Araújo, André Silva Lima,Carla Ferreira www.acasadoconcurseiro.com.br 37
I.Nomes Brasileiros b)não se separam sobrenomes: b1)compostos por subst+ adj, Ex: Marcelo Vila Verde I.Nomes Brasileiros b)não se separam sobrenomes: b2) Ligados por hífen, Ex: Ana Beija-Flor 38 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno I.Nomes Brasileiros b)não se separam sobrenomes: b3) Que exprimam grau de parentesco Ex: Paulo Barbosa Filho I. Nomes Brasileiros b)não se separam sobrenomes: b4) que possuam : São, Santo (a): Ex: Ricardo São Pedro www.acasadoconcurseiro.com.br 39
Ordena-se: Barbosa Filho, Paulo Beija-Flor, Ana São Pedro, Ricardo Vila Verde, Marcelo I. Nomes Brasileiros c) Iniciais abreviadas de prenome tem preferências as demais, no caso de sobrenomes iguais 40 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno I. Nomes Brasileiros Ex: César Barros Carlos Barros C. Barros Ord: Barros, C. Barros, Carlos Barros, César I. Nomes Brasileiros d) Artigos, preposições não são consideradas na alfabetação. www.acasadoconcurseiro.com.br 41
I. Nomes Brasileiros Ex: Natália Rocha d Andrade André Silva dos Anjos Ord: Andrade, Natália Rocha d Anjos, André Silva dos I. Nomes Brasileiros e) títulos ou cargos não são considerados na alfabetação 42 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno Ex:Ministro Alexandre Bastos Doutor Fernando Rocha Or:Bastos,Alexandre(Ministro) Rocha, Fernando (Doutor) II. Nomes Estrangeiros a) regra geral Ex:Paul Smith Michel Duchein Ord:Duchein. Michel Smith, Paul www.acasadoconcurseiro.com.br 43
Os nomes hispânicos são alfabetados pelo penúltimo sobrenome Ex:Juan Gutierrez Salazar Juan Puentes García Ord: Gutierrez Salazar, Esteban Puentes García, Juan 44 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno Os nomes orientais (japoneses, chineses, árabes) são registrados como se apresentam. Ex: Lao Xing Xiang Akiko Yamamoto Sato Ord:Akiko Yamamoto Sato Lao Xing Xiang www.acasadoconcurseiro.com.br 45
III.Nomes de eventos são mantidos como se apresentam, os números devem aparecer ao final entre parênteses. Ex: Quinta Conferência de Geologia III Congresso Nacional de Arquivologia 2º Congresso Brasileiro de Arquivologia 46 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Métodos de Arquivamento de Documentos - Parte 2 Prof. Darlan Eterno Ord: Conferência de Geologia (Quinta) Congresso Brasileiro de Arquivologia (2º) Congresso Nacional de Arquivologia (III) IV Nomes de empresas são mantidos como se apresentam. www.acasadoconcurseiro.com.br 47
Ex:O Globo Ministério da Fazenda Ministério do Esporte 48 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Gestão de Documentos Gestão de Documentos conjunto de procedimentos referentes às atividades de produção, tramitação, uso e avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. www.acasadoconcurseiro.com.br 49
Etapas da Gestão de Documentos a)produção: b)utilização: Etapas da Gestão de Documentos c) Destinação (Avaliação): 50 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Aula XX 1. Protocolo 1. Protocolo 1.1Rotinas de Protocolo a) Recebimento www.acasadoconcurseiro.com.br 51
b) Registro c) Autuação d) Classificação e)movimentação ü distribuição ü expedição f)controle da Tramitação 52 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Aula XX Processo 1. Definição Conj. de docs reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação adm/judiciária. www.acasadoconcurseiro.com.br 53
2. Abertura (autuação) -protocolo 54 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Procedimentos Administrativos Prof. Darlan Eterno 3. Numeração - Carimbo (canto superior d) 3. Numeração -ordem cresc. (frente da fl.) -feita no protocolo -vedada rasuras e letras diferencias tais 14-A/14-B www.acasadoconcurseiro.com.br 55
3. Numeração -numeração incorreta será inutilizada por meio do carimbo 4. Operações com processos a) Desentranhamento A retirada de folhas ou peças, mediante despacho da autoridade competente Após último despacho (lavrado termo de desentranhamento) 56 www.acasadoconcurseiro.com.br
Arquivologia Procedimentos Administrativos Prof. Darlan Eterno b)juntada União de um processo a outro, ou de um documento a um processo; anexação (definitiva, mesmo interessados) apensação (temporária) d)desapensação www.acasadoconcurseiro.com.br 57