GABINETE DA CORREGEDORIA SETOR DE CORREIÇÃO/2014 RELATÓRIO DA CORREIÇÃO AO SETOR DE APOIO ADMINISTRATIVO E AOS SETORES ADMINISTRATIVOS DA SUBSEÇÃO JUDICIÁRIA DE ANGRA DOS REIS/RJ Data da realização: de 04 a 07 de agosto de 2014 1. A COORDENADORIA DE APOIO A coordenadoria de apoio, da subseção de Angra dos Reis/RJ, tem subordinada à sua responsabilidade: a) a contadoria judicial e a b) a seção de distribuição. O primeiro atendimento dos Juizados Especiais, assim como o controle e distribuição de mandados estão diretamente vinculados à Diretora da Secretaria da Vara. Encontram-se lotados na Coordenadoria de Apoio: 03 servidores, assim distribuídos: 01 chefe do setor, responsável pelo apoio administrativo; 01 servidor na distribuição; e 01 contador, dispondo ainda de duas estagiárias, sendo uma lotada junto ao chefe do setor de apoio e outra na distribuição. São eles: Ângelo Canzi Neto, chefe do setor de apoio Maurício Martins de Souza, da distribuição Vagner Silva de Oliveira, da contadoria e Maite Silva de Oliveira Ingrid de Oliveira Lucas, estagiárias As principais atividades da coordenadoria de apoio são:. fiscalização dos trabalhos dos serviços terceirizados: (limpeza, segurança, informática, manutenção e digitalização);. recebimento e expedição de expedientes físicos da administração, Juizado e Vara. frequência dos servidores. controle do almoxarifado. manutenção e conservação das instalações do prédio. vigilância e segurança de bens e pessoas. controle e consumo de energia e telefonia 1
Controle de frequência: é realizado por meio do Livro de Ponto, com relação aos 03 servidores lotados no setor, com atesto à SECAD; as estagiárias possuem folha de frequência, em separado, que é enviada mensalmente, à Seção de Estágio. O controle dos terceirizados é feito pelas próprias empresas, com supervisão do chefe do setor de apoio que atesta faltas e atrasos. Constatou-se a ausência do Termo de Encerramento no livro, imediatamente providenciado. O controle do almoxarifado é feito pelo chefe do setor de apoio, sendo o controle do estoque realizado pelo sistema ASI. O pedido de material e de gêneros alimentícios é feito com base no gasto de um ou dois meses, que também serve de referência para o suprimento do estoque. O material de expediente encontra-se estocado em uma sala muito pequena, na qual, encontra-se localizado, também, o material de limpeza, da empresa terceirizada. Há um controle de saída que é feito por meio de um formulário. O pequeno espaço não permite uma boa arrumação de todo o material estocado. Veja-se: 2
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O controle do recebimento e expedição de expedientes físicos da administração: os expedientes físicos, via malote ou correio, são recebidos no apoio que os encaminha às respectivas seções da vara, por meio de guias de remessa interna. Os documentos expedidos pelas seções da vara são encaminhados ao apoio, por meio de relação própria, que, após serem conferidos são remetidos aos respectivos destinatários. Toda a movimentação se dá no sistema K. O controle dos trabalhos terceirizados: é realizado pelo chefe do setor de apoio administrativo, em conjunto com as empresas. Segundo informado, existem, em vigor, os seguintes contratos e serviços terceirizados: Vigilância: a empresa responsável é a Confederal. Serviços Gerais: a empresa responsável é a Liderança. Informática: sob a responsabilidade da empresa PC Service. Manutenção elétrica: sob a responsabilidade da empresa Higheng. Manutenção civil e hidráulica: empresa GPC. Digitalização: 1 digitalizador, empresa Master Vig. Por ocasião da correição foi informado que cada uma das empresas contratadas realiza sua própria supervisão, a fim de fiscalizar os serviços prestados. Foi destacado o bem desempenho dos serviços terceirizados nas atribuições que lhes competem. O espaço destinado às perícias judiciais: ocupa uma parte da sala de audiências, em razão da insuficiência de espaço, da qual está dividido por biombos; a sala possui maca, balança, mesa e cadeiras; O controle e acautelamento de armas e a detecção de metais: existe um portal de entrada e um detector de metais manual (raquete), encontrando-se, outrossim, na portaria, o armário para a guarda de armas e a caixa de areia para a desmuniciação; Livro de Reclamações: fica disponível no balcão da secretaria. A localização: a Justiça Federal encontra-se localizada em local de fácil acesso, bem servida de transportes, com policiamento eficaz nas imediações, eis que, sempre presente uma viatura da polícia; A manutenção e conservação das instalações do prédio: segundo relatado, trata-se de um prédio misto, do qual a Justiça Federal aluga espaços, em 03 andares, desde 2008, supondo-se que o mesmo não possui habite-se, eis que, o referido documento ainda não foi apresentado, ao chefe do setor de apoio, após reiterados pedidos. A responsabilidade pela manutenção e limpeza é da administração do condomínio, destacando-se alguns problemas, tais como: o piso dos andares mal conservado, as escadas sem borrachas antiderrapantes; irregularidades na coluna de incêndio, na medida em que inexiste ligação entre a caixa d água e a tubulação dos andares destinada ao combate a incêndios. Além desses, o prédio não possui carceragem, inexiste acessibilidade aos portadores de necessidades especiais (rampa ou banheiros). Registre-se, por oportuno, as considerações encaminhadas pela Juíza Titular da Vara, Dra. Ana Carolina Vieira de Carvalho, a respeito da precária situação do prédio, no qual encontra-se instalada a Justiça Federal de Angra dos Reis: Diante das considerações acima, aproveito o espaço para me manifestar a respeito das más condições da Vara de Angra, pois este Juízo encaminhou ofício JFRJ-OFI-2013/13126 a DIRFO 4
relatando tais condições. Salientado, ainda, que o prédio ora alugado, não possui HABITE-SE. Quanto à questão da segurança,foi solicitada a instalação de câmera (ofício JFRJ-OFI-2013/10857), ressalta-se, ainda, que Angra passou a ser prioridade quanto à questão de segurança, haja vista que foi solicitado reforço policial pelo Diretor de Divisão Especial de Segurança, por meio do ofício JFRJ-OFI-2014/05942.O número reduzido de servidores numa Vara de competência plena como de Angra, com muitas ações civis públicas e complexas, com poucos servidores na execução fiscal, as constantes quedas no link, são fatores que prejudicam enormemente o célere andamento dos feitos em trâmites nesta Vara Federal Única de Angra dos Reis. Quanto à questão estrutural do prédio, enumero, a seguir, os problemas verificados: A mangueira de incêndio encontra-se em péssimas condições,se houver algum incêndio, a mesma não serviria ao seu propósito. Saliento que o Chefe do Apoio já notificou o SEGIM e o Condomínio, mas até o momento nenhuma providência foi tomada,ressalto, outrossim, que mesmo que a mangueira fosse trocada por uma nova, também não adiantaria, pois a falta de conexão da tubulação de incêndio com a caixa d'água inviabiliza qualquer ação contra eventual incêndio ocorrido; Também falta manutenção do transformador (alta para baixa tensão) que abastece todo o prédio, havendo risco de sobrecarga e explosão, além de danos as máquinas utilizadas no prédio. Segundo informação do chefe do Setor Administrativo, nunca foi feita manutenção no transformador. Falta de manutenção e limpeza das dependências comuns do prédio (escadas e saguão dos andares), havendo buracos e falta de borracha antiderrapante. Falta de portas corta fogo na escadaria do prédio. Ausência de rampa de acesso para cadeirantes na portaria. Falta de controle de acesso ao prédio, em decorrência da existência de clínica médica no segundo andar (prédio misto), inexistindo sistema de câmeras nos corredores; Ausência de carceragem para réu preso. As fotografias a seguir expostas, tiradas por ocasião da correição presencial, ilustram a situação aflitiva, anteriormente descrita: 5
Fachada do prédio. 6
Fachada do prédio. Entrada (inexistência de rampa de acesso aos portadores de necessidades especiais). 7
Portal de entrada (detector de metais) Escadas danificadas (com buracos e sem antiderrapante) 8
Escadas danificadas (com buracos e sem antiderrapante) Quadro de energia. 9
Espaço comum (refeitório e vestiário dos terceirizados) Espaço comum (refeitório e vestiário dos terceirizados) 10
Espaço do setor de apoio. Espaço do setor de apoio. 11
Corredor, no espaço do setor de apoio. Irregularidade na coluna de incêndio (bloqueio na passagem de água). 12
Irregularidade na coluna de incêndio (bloqueio na passagem de água). Banheiro no andar térreo, para os vigilantes. 13
Banheiro no andar térreo interditado. 2.1 A CONTADORIA: 2. OS SETORES ADMINISTRATIVOS: Lotação: encontra-se lotado na contadoria, um servidor; Vagner Silva das Chagas O controle da frequência do servidor é feito no Livro de Ponto, no setor de apoio. O prazo médio para a elaboração de cálculos, no mês de julho/2014, foi de 6,4 dias. Para a realização dos cálculos são utilizadas as tabelas: SNCJ, planilha SAV, página da SCA, planilha dos juros progressivos, planilha de gratificação de desempenho, planilha de contagem de tempo de contribuição e outras extraídas da página da SCA. Na correição, dia 04/08, havia 11 processos da mesa do responsável pelo setor, sendo o mais antigo com data de 09/07/2014. Segundo a estatística do mês de julho/2014: deram entrada na contadoria 44 processos (05 físicos e 39 eletrônicos) e saíram 31 (05 físicos e 26 eletrônicos), restando 13 feitos eletrônicos remanescentes para o mês de agosto. 2.2 O SETOR DE DISTRIBUIÇÃO E EXECUÇÃO DE CERTIDÕES: Lotação: encontram-se lotados no setor de distribuição 01 servidor: Maurício Martins de Souza e Maite Silva de Oliveira, estagiária O controle de frequência é apurado no Livro de Ponto, no setor de apoio. 14
Atribuições:. atendimento às partes e advogados;. protocolo, autuação e distribuição no sistema informatizado (Apolo) de petições iniciais e intercorrentes;. recebimento e registro no sistema W-Emul e encaminhamento (via malote) de petições para o TRF-2ª Região;. recebimento, conferência, registro e envio de petições intercorrentes destinadas às Varas;. controle e atendimento aos pedidos de emissão de certidões negativas e de qualificação do réu, procedendo à consulta ao sítio da JFRJ, acompanhando o trâmite, quando necessário;. recebimento de processos oriundos da Secretaria, para anotação/retificação e posterior devolução;. cadastramento de cartas precatórias, de ordem e rogatórias;. controle da execução de emissão de termos, atas, etiquetas de autuação e outras peças referentes aos processos distribuídos, encaminhando às unidades da área judiciária;. conferência, para posterior validação no sistema Apolo, de cadastro de advogados; Com relação à autuação das cartas precatórias chamou-se a atenção quanto à classificação correta das mesmas, ou seja na classe 28.006 (suspensão condicional do processo); 28.005 (cumprimento das penas restritivas de direitos) e 28.001 (carta precatória penal). Oportuno assinalar que de pronto foram feitas as devidas correções. Durante a correição, em 05/08: foram encontrados 25 documentos no balcão de entrada da distribuição, sendo: 22 petições iniciais de execução fiscal e 03 petições intercorrentes. Na mesa do supervisor havia 09 documentos, todos com data de 04/08. Segundo dados estatísticos do setor, no mês de julho, foram recebidas 333 petições, sendo 288 referentes a processos eletrônicos e 03 do TRF2 A organização dos processos e das petições: existem escaninhos para recebimento das petições iniciais a serem digitalizadas, que são protocoladas, recebem numeração de autuação e encaminhadas para digitalização (exceção das criminais). Após conferência das imagens para indexação, as petições são assinadas, cadastradas do sistema Apolo e distribuídas. Inexiste acúmulo de petições a serem digitalizadas, o que ocorre, em média, no prazo de 24 horas, exceto o acúmulo eventual de execuções fiscais. As petições de urgência: são aquelas referentes aos pedidos de antecipação de tutela, auxílio doença, internações, doenças graves, pedidos de medicamentos, e, de matéria criminal comunicação de prisão, réu preso ou mandados de segurança, inexistindo acúmulo de petições a serem distribuídas. As petições intercorrentes de processos físicos (criminais e outros) são entregues diretamente no setor (90%), ou no balcão da Secretaria da Vara. O descarte das petições se faz após o decurso de 120 dias. Foi sugerida uma busca no sentido de que o material do descarte seja encaminhado à coleta reciclável. Processos pendentes de digitalização: segundo informado, o acervo das execuções fiscais não foi totalmente digitalizado. Balcão de entrada: os processos não permanecem por muito tempo aguardando o cumprimento de suas determinações, tal como relatado. 15
Instalações Físicas: observando-se as instalações físicas do setor correicionado, verificou-se que o espaço é pequeno para acomodar os 03 servidores e as 02 estagiárias, existindo pouco espaço de circulação e guarda de material, ficando parte do mesmo alocada no corredor, ocupando o espaço destinado ao público, partes e advogados. 3. O SETOR DO PRIMEIRO ATENDIMENTO: Lotação: inexistem servidores lotados neste setor, estando o primeiro atendimento sob a responsabilidade direta da diretora da secretaria: Vania Wanderley Ruas. O primeiro atendimento: segundo relatado, é realizado, diariamente, por advogados dativos, um em cada dia da semana, no horário das 12 às 16 horas. Em decorrência, são preparadas as iniciais, que não se baseiam nos modelos existentes, e são ajuizadas as ações. Inexistindo qualquer controle dos atendimentos prestados, foi sugerido que o mesmo fosse feito, tendo em vista que, nem todos dão origem ao ajuizamento de ações, embora informações sejam prestadas aos jurisdicionados. A sugestão foi imediatamente aceita, tendo sido elaborada uma ficha para tal finalidade, a fim de que se tenha um resultado mensal de todos os atendimentos realizados. Instalações Físicas: observando as instalações físicas do setor correicionado, verificou-se que o espaço é amplo para a acomodação e atendimento às pessoas. 4. SEÇÃO DE CONTROLE DE MANDADOS: Lotação: encontram-se lotados na seção de controle de mandados 05 oficiais de justiça, sob a supervisão da diretora da secretaria. São eles: Marco de Almeida Madeira Renan Pinto Rodrigues Rogério Reis de Souza Victor Hugo da Costa Martins Vinicius de Carvalho Silva Por ocasião da correição, constava, no Relatório de Estatística de Oficial de Justiça, um total de nove oficiais. O problema foi resolvido com a baixa dos nomes daqueles que não mais integravam o efetivo da Vara, assim como de seus respectivos mandados, atualizando-se o referido Relatório. O controle da frequência dos oficiais de justiça é feito no Livro de Ponto, no dia do plantão. Sistemática de organização e controle: os oficiais de justiça encontram-se distribuídos em 05 áreas de atuação que abrangem três Municípios: Angra dos Reis: cidade, bairros e ilhas (365); Mangaratiba: cidade e ilhas e Parati: cidade e ilhas. Segundo relatado, trata-se de áreas extensas e distantes o que dificulta o cumprimento dos prazos, ressaltando-se os mandados expedidos para a ilha Grande e para a ilha de Parati, em razão da precariedade de transporte, razão pela qual, já foi encaminhado um ofício à Direção do Foro, em 31/07/2014, buscando-se uma solução para o problema (OFI-2014/09461). 16
No mapa estatístico extraído em 05/08/2014, referente ao mês de julho/2014, constava um total de 527 mandados entregues; 287 cumpridos e 240 remanescentes para o mês de agosto. Em 06/08/2014 às 13:38, havia um total de 338 mandados entregues, com 53 cumpridos e 285 a serem cumpridos até o final do mês. A distribuição dos mandados é feita pelos oficiais de justiça, respeitando-se a divisão de áreas previamente estabelecidas. Cada setor elabora o expediente (mandados/ofícios) e os encaminha à mesa da Diretora da Secretaria, que os confere, assina e/ou encaminha à mesa dos Juízes (cartas precatórias), devolvendo-os ao setor que, diariamente, imprime os expedientes e faz a distribuição. Após o cumprimento, os expedientes são certificados e devolvidos aos setores de origem. A cobrança do cumprimento das diligências em aberto é feita mensalmente, pela Diretora da Secretaria, por meio do Relatório de Estatística de Oficial de Justiça. Alguns atrasos, constatados nos prazos de cumprimento das diligências, foram justificados pela busca de se conseguir o cumprimento da diligência em lugar de simplesmente devolver os mandado no primeiro obstáculo. Findo o prazo legal, são eles descartados pelos oficiais de justiça. A escala de plantão: é mensal e é elaborada pelos próprios oficiais de justiça. No plantão semanal, os oficiais de justiça cumprem as diligências de urgência, independentemente das suas áreas específicas e auxiliam nas audiências criminais. Destaque-se algumas dificuldades lançadas pela Diretora da Secretaria, no sentido da extensa área de atuação dos oficiais de justiça que abrange três Municípios (cidades e ilhas), tendo sido sugerida a lotação de mais um oficial de justiça e a criação de uma central de mandados. Ressalte-se, outrossim, a necessidade de uma impressora e um computador para os oficiais de justiça. Informações do relatório extraídas por Astrid Person de Mattos Villas-Bôas, assessora da corregedoria (matrícula nº 11.820). Rio de Janeiro, 10 de setembro de 2014. 17