IMPLANTAÇÃO DE UMA FERRAMENTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO PARA OTIMIZAÇÃO DOS PROCESSOS DE UM HOSPITAL PÚBLICO Edilene de Fátima Vetorato¹, Gustavo Kimura Montanha² ¹Tecnóloga em Informática para Negócios - Fatec, Botucatu. E-mail: edilenefv@gmail.com ²Docente da Faculdade de Tecnologia de Botucatu - Fatec, Botucatu. E-mail: gmontanha@fatecbt.edu.br 1 INTRODUÇÃO O atual cenário competitivo dentro do mundo organizacional deve direcionar para uma maior disposição no compartilhamento de informações, bem como uma maior consciência da necessidade de compartilhá-las de forma eficaz nas empresas. Nesse sentido, buscam-se soluções tecnológicas juntamente com rápidas inovações de tecnologia da informação, conduzindo a uma conectividade baseada em resposta competitiva (FAWCETT et al., 2011). Na área da saúde, Mullner (2006) ressalta que as organizações de sucesso são aquelas que possuem a habilidade de mensurar e agir de acordo com os fatores críticos de sucesso e com os eventos que ocorrem no ambiente geral em tempo real. Nesse contexto, a Tecnologia da Informação (TI) em sistemas de saúde consolida-se como um novo e importante campo de estudo que pode ser definido como a ciência que pesquisa o uso e o tratamento adequado da informação no aperfeiçoamento da qualidade dos serviços de saúde prestados aos pacientes, aumentando dessa forma a produtividade e facilidade de acesso ao conhecimento. Nota-se que variados processos executados na área da saúde como em salas de observações de hospitais e outras localidades críticas apresentam problemas operacionais e também pouca eficiência na elaboração do censo e na coleta e levantamento de dados de pacientes. Nesse cenário, muitas vezes, encontram-se organizações que ainda utilizam ferramentas e métodos manuais. Por meio de técnicas de engenharia de software é possível propor soluções de tecnologia da informação que permitam realizar um levantamento e uma análise de requisitos dentro desses setores críticos. O processo iterativo de contínua validação de atividades pode permitir a interação mais eficiente entre todos os stakeholders da empresa (SOMMERVILLE, 2011).
Aliado a técnicas de engenharia de software, metodologias podem ser aplicadas para facilitar a informatização e a interpretação dos processos e assim facilitar o controle da entrada, saída e permanência dos pacientes. As informações podem ser coletadas e armazenadas em uma base de dados e assim ser compartilhada com um prontuário eletrônico. Este trabalho teve como objetivo a implantação de uma ferramenta de tecnologia da informação para melhoria de processos de uma sala de observação de um hospital público do interior de São Paulo. 2 MATERIAL E MÉTODOS A pesquisa foi realizada durante o ano de 2016 até início de 2017 em um hospital público localizado no interior do estado de São Paulo. Inicialmente foram realizadas visitas técnicas ao hospital onde foram analisados os processos e as metodologias adotadas pela organização e dessa forma criadas hipóteses de implantação da melhoria. Durante esse período utilizou-se técnicas de engenharia de software para o levantamento de requisitos junto aos usuários utilizando como base o modelo de prototipação; comumente utilizado em situações onde o cenário apresenta pontos de vista distintos do software ou mesmo quando existem chances de deparar-se com possibilidades não previstas. Sua construção é definida a partir da discussão entre a equipe responsável pelo processo e equipe de desenvolvimento. Pelo fato do estudo basear-se em um ambiente da área de saúde, especificamente de uma sala de observação com leitos de um pronto socorro, plausível de situações inesperadas, entendeu-se que as técnicas de engenharia de software escolhidas se adequariam melhor para um bom processo de desenvolvimento do produto. O sistema foi desenvolvido baseado em um algoritmo contendo perguntas com valores fixos de forma que ao final do preenchimento do formulário, um cálculo matemático fosse executado para processar e demonstrar os resultados e interpretações baseados na metodologia. Dentre estas, pode-se optar pela metodologia Kanban que designa um método de fabricação em série, desenvolvido pela Toyota Motor Company, aplicado aos processos de previsão, produção e distribuição, seguindo os princípios do Just in Time (JIT), o tempo certo para quantidade e qualidades certas e defeitos zero (MOURA, 1999).
Para o seu desenvolvimento foi utilizado a linguagem de programação ASP (Active Server Pages). A escolha da linguagem baseou-se na sua capacidade de processar informações diretamente do servidor, e assim, apresentar os resultados somente ao usuário, proporcionando independência de navegador (browser) e de Sistema Operacional utilizado. O desenvolvimento na linguagem ASP permitiu a exibição das informações coletadas no banco de dados no painel eletrônico, pré-programado para ser atualizado dentro de intervalos de tempo de 15 minutos, ou quando o usuário do sistema solicitasse a atualização clicando no botão indicativo. Para o armazenamento dos dados foi utilizado o SGBD (sistema de gerenciamento de banco de dados) Oracle. Esse SGBD apresentou um excelente desempenho no quesito escalabilidade, e assim, maior capacidade de manipular elevado volume de dados de forma uniforme. Outra característica para a escolha do SGBD foi sua confiabilidade, por se tratar de um banco de dados sólido com baixos índices de perda de dados. A extração de dados foi realizada por meio do PL/SQL (Procedural Language extensions to SQL) procedimento que permite que os dados manipulados não tenham a necessidade de entrar ou sair do SGBD, ou seja, trafegar pela rede. Uma vez que o sistema desenvolvido seria integrado junto ao sistema de prontuário eletrônico, PEP (MV Sistemas ) já existente, fez-se necessário um estudo prévio de viabilidade entre os mesmos antes de seu emprego. 3 RESULTADOS E DISCUSSÕES A versão final do software em funcionamento realiza uma admissão dos pacientes ao dar entrada na sala de observação, o responsável pela admissão pode informar a matrícula ou nome do paciente e preencher um pequeno formulário de risco ao paciente. Dessa forma as informações são exibidas no painel eletrônico, sinalizado com círculos vermelhos para as respostas sim e uma coluna com a informação de dias que o paciente se encontra na sala de observação, seguindo princípios da metodologia Kanban, que muda de cor conforme sua permanência, iniciando com menos de 24 horas em verde, de 24 horas a 48 em amarelo, de 48 a 72 em laranja e maior de 72 horas em vermelho, conforme ilustrado na Figura 1.
Figura 1 - Painel Eletrônico Kanban Fonte: Ferramenta Administrativa Kanban. O painel apresenta todos os pacientes em observação e a sinalização da cor ajuda a equipe multiprofissional a visualizar quais estão fora do planejamento do tempo de permanência, realizando uma análise dos fatores desencadeantes e assim tentam solucionar o problema. Por meio do Kanban, a equipe multiprofissional detectou diversas necessidades no setor, como novos leitos, aumento de quadro funcional, leitos de retaguarda, entre outros. Com o uso das sinalizações de riscos inerentes aos pacientes mostradas no painel eletrônico do Kanban, possibilitou à equipe uma detecção previa, de maneira que as sinalizações apresentadas pudessem auxiliar no processo de tomada de decisão aumentado a segurança do paciente. Na Figura 1 pode-se observar a perda de sonda (PRD), se o paciente possuir sonda; Flebite (FLE), caso o paciente admitido possua acesso venoso; Queda (QDA), pacientes idosos ou desorientados, dentre outros ricos que são facilmente identificados utilizando o painel eletrônico localizado no centro da sala de observação de fácil visualização. Félix (2013) salienta que em diversos trabalhos a ferramenta Kanban apresenta vantagens como: método simples e prático; permite a visão geral da unidade de maneira rápida e sistematizada; visão global dos pacientes e da unidade; controle do tempo de permanência de cada paciente; visualização rápida dos pacientes com problemas de resolutividade.
Foi possível com a implantação da ferramenta otimizar os processos de coleta de dados, que antes era feito de forma manual, de leito a leito, coletando todas as informações e as armazenando em planilhas. Para Petry (2016), os hospitais que implantam o Kanban conseguem revelar diversos problemas pontuais e/ou habituais de sua assistência, dessa forma tem buscado a reorganização de vários de seus processos. Com isso, é possível diminuir o Tempo Médio de Permanência (TMP) e uma melhor assistência ao paciente, conforme percepção da equipe. A ferramenta implantada pode gerar relatórios com informações de todos os pacientes em atendimento na sala de observação, como: Nome, RG, Idade, Data de Entrada e também a Especialidade que está responsável. Posteriormente, itens podem ser preenchidos pela equipe multiprofissional na passagem de plantão, por exemplo: Local, Diagnóstico, Dieta, Banho, Evolução. Dessa forma é possível realizar uma passagem de plantão com maior precisão e de maneira eficaz (Figura 2). Figura 2 - Relatório gerado pelo Kanban Fonte: Relatório Kanban Em trabalho semelhante realizado com o Kanban no Hospital Santa Marcelina- SP, Félix (2013) constatou melhoras no fluxo e na resolutividade da longa permanência dos pacientes em unidades do pronto socorro, melhorando assim a qualidade no atendimento e na administração de recursos humanos e materiais. Segundo Heisler (2012), a ferramenta Kanban em um ambiente hospitalar pode qualificar a gestão assistencial para melhor visualização do paciente nos diferentes sítios assistenciais, e assim obter uma identificação do paciente, identificação da equipe
responsável, localização do paciente na emergência hospitalar e indicar o tempo de permanência. 4 CONCLUSÕES A adoção de ferramentas de tecnologia da informação aliada à metodologia administrativa Kanban no ambiente hospitalar permitiu redução no tempo de permanência dos pacientes e otimizou o tempo gasto nos procedimentos repetitivos. A implantação da ferramenta melhorou a gestão da sala de observação do hospital público analisado fortalecendo toda a equipe multiprofissional e consequentemente a melhora da qualidade dos processos. 5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS FAWCETT, S., WALLIN, C., ALLRED, C., FAWCETT, A. M., MAGNAN, G. M. Information technology as an enabler of supply chain collaboration: a dynamic capabilities perspective. The Journal of Supply Chain Management, v.47, n.1, p. 38-59, 2011. FELIX, C.R. Implantação do método Kanban no Pronto Socorro (SUS) em um Hospital Filantrópico Quaternário da Zona Leste de São Paulo. São Paulo, 2013. Disponível em: <http://pvista.proevento.com.br/hp/subpaper/download.asp?strfilename=663709_5_projeto_kanban.pdf >. Acesso em 31 ago. 2017. HEISLER, P. A. Aplicação da metodologia Kanban como ferramenta adaptada para a gestão de leitos na emergência. Porto Alegre, 2012. Disponível em: <https://www.arca.fiocruz.br/bitstream/icict/6505/1/tcc%20paulo%5b1%5d.pdf> Acesso em: 04 set. 2017. MOURA, R. A. Kanban: a simplicidade do controle da produção. 4. ed. São Paulo: IMAM, p. 19-23, 1999. MULLNER, R. M. Current issues in health care informatics. Journal of Medical Systems, v. 30, n. 1, p. 1-2, 2006. PETRY, D. Análise de Implantação do Kanban em Hospitais do Programa SOS Emergências. Palmas Tocantins, 2016. Disponível em: <http://www.repositorio.ufba.br:8080/ri/bitstream/ri/21644/1/diss%20debora%20petry.%20mp% 202016.pdf> Acesso em: 05 set. 2017. SOMMERVILLE, I. Engenharia de Software. 9. ed. São Paulo: Pearson Education. p. 57-81, 2011.