Comunidade de Prática Internacional para apoiar o fortalecimento e liderança da BIREME OPAS/OMS Fortalecimento institucional da BIREME OPAS/OMS TERMOS DE REFERÊNCIA Versão 17/07/2012 No âmbito de um processo de fortalecimento institucional da BIREME, aprovado pelos Corpos Diretivos da Organização Pan- Americana da Saúde, diversos agentes e instituições da comunidade científica, acadêmica, governamental e não- governamental do Brasil, expressaram publicamente ao Ministério da Saúde desse país e à OPAS/OMS, um forte interesse em reforçar o seu apoio à BIREME recomendando o estabelecimento de um grupo de trabalho de caráter internacional que permita identificar ações adicionais para o fortalecimento institucional do Centro. A partir desta manifestação, o Ministério da Saúde do Brasil, em conjunto com a OPAS/OMS, convocaram uma reunião presencial em Brasília, com o objetivo de compartilhar diversas informações sobre a BIREME, especialmente sobre o estado do processo de implementação de seu novo estatuto e modelo de governança aprovado na 49ª Reunião do Conselho Diretivo da Organização Pan- Americana da Saúde. Durante o seminário, mencionado acima, foram analisadas as possibilidades e oportunidades relacionadas com a criação de um grupo de trabalho cuja missão é estabelecer um fórum internacional de reflexão, para apoiar a nova estrutura de governança da BIREME, com capacidade para produzir análises e recomendações individuais e coletivas que agreguem valor e eficiência aos projetos, produtos e serviços do Centro, no âmbito da cooperação técnica internacional com os países membros da OPAS/OMS. A resposta da OPAS/OMS a esse chamado, de consenso com o Ministério da Saúde do Brasil, é o estabelecimento de um grupo internacional de trabalho que opere sob o modo de "comunidades de práticas", que a OPAS/OMS utiliza para tais fóruns internacionais. A seguir descreve- se cada um dos componentes da metodologia "OPAS/OMS CoP V.1" para dar inicio ao processo acima mencionado.
I. Nome do Grupo de Trabalho Comunidade de Prática (CoP) Internacional para apoiar o fortalecimento e liderança da BIREME OPS/OMS. II. Visão BIREME fortalecida, com espaços inovadores claramente identificados e manifestados através de novos produtos, projetos e serviços que o Centro deve prestar aos Estados Membros da OPAS/OMS nas Américas e em outros países membros da Organização Mundial da Saúde. III. Missão Estabelecer um fórum internacional de reflexão, que apoie a nova estrutura de governança da BIREME, com capacidade de produzir análises e recomendações individuais e coletivas que agreguem valor e eficiência aos projetos, produtos e serviços do Centro, no âmbito da cooperação técnica internacional da OPAS/OMS com seus países membros. IV. Objetivo geral Contribuir com o bom funcionamento e liderança da BIREME, através da formulação de recomendações e ações que agreguem valor e fortaleçam o trabalho dos Comitês Coordenadores Internacionais, Nacionais e Científicos da BIREME, aprovados pelos Estados Membros da OPAS/OMS. V. Resultados esperados 1. Recomendações sobre novos projetos, produtos e serviços inovadores que a BIREME possa ou deva liderar, para apoiar o desenvolvimento de sistemas de informação técnico- científicos em Saúde Pública na região das Américas; 2. Recomendações sobre novas tecnologias de informação, comunicações e metodologias de gestão e intercambio de conhecimento que a BIREME deveria adotar e concentrar seus esforços para o futuro; 3. Recomendações sobre prioridades de trabalho dos diferentes fóruns de governança da BIREME (Internacional, Nacional e Científico); 4. Recomendações sobre prioridades de trabalho e ações da BIREME no âmbito da Agenda de Saúde das Américas, Plano Estratégico da OPAS/OMS e Programa Bienal de Trabalho 2012-13 aprovado pelos Estados Membros; 5. Identificação de novos potenciais sócios, nacionais e internacionais e novas fontes de financiamento para projetos especiais baseados em contribuições voluntárias; 2
VI. Estrutura de funcionamento da CoP CoP Líder ou Coordenador Responsabilidade: Fornece suporte como coordenador, porém não tem que estar diretamente envolvido nas atividades de rotina da CoP. O coordenador da CoP deve guiar os moderadores identificando temas ou áreas de prioridade ao redor dos quais devem- se desenvolver a CoP. Igualmente, o coordenador pode contribuir a aperfeiçoar a CoP e a motivar os moderadores, o facilitador e aos membros da comunidade, conforme seja necessário. Finalmente, o coordenador deve compartilhar as conclusões e resultados da CoP com todos os membros, incluindo com a equipe da BIREME e KMC, e posteriormente apresentará os resultados à Diretora da OPAS. CoP Moderadores Responsabilidade: Desempenham uma função vital para impulsionar a atividade e a participação da comunidade através da informação, apresentação de problemas, discussões e a identificação de novos temas relacionados que possam ajudar a comunidade a evoluir e a crescer. Moderam discussões, avaliam comentários e informações, extraem conclusões a serem compartilhadas com toda a comunidade e garantem que a CoP esteja em coerência com os objetivos definidos pela mesma. Os moderadores devem discutir idéias ou objetivos planejados pela CoP com o facilitador para garantir que os mesmos sejam palpáveis e o suficientemente depurados de forma serem alcançados pelos membros da CoP. Devem enviar atualizações sobre o progresso ou destacar os temas de interesse aos membros da comunidade, conforme necessário. Os moderadores promovem a CoP compartilhando seu propósito e missão dentro e fora da organização, conforme necessário. Finalmente, os moderadores capturaram e compilaram as informações sobre o impacto e resultados, a serem compartilhados pelo coordenador com todos os membros em sua apresentação final. CoP Facilitador É a coluna vertebral da CoP - compreende completamente a metodologia para dar inicio e desenvolver uma CoP. Fornece orientação e apoio aos moderadores durante todo o processo, ou conforme seja necessário. O facilitador ajuda os moderadores a alcançar os resultados esperados para fornecer recomendações sobre o uso de ferramentas e mecanismos de atividades assíncronas e síncronas, planejando atividades ou tarefas que permitam alcançar os resultados esperados da CoP. Além disso, oferece orientação aos moderadores, conforme seja necessário, sobre os aspectos técnicos das ferramentas selecionadas na fase de implementação. Por último, o facilitador promove a CoP compartilhando o propósito e a missão da mesma dentro e fora da organização, conforme seja necessário. CoP Membros Desenvolvem um repertório de recursos compartilhados: experiências, histórias, ferramentas, lições aprendidas, melhores práticas e formas de abordar problemas 3
recorrentes. Resumindo, uma prática partilhada. Isso leva tempo e interação sustentada. Apoiam- se e motivam- se uns aos outros e produzem recomendações. VII. Públicos alvo O públicos alvo desta CoP são: o OPAS/OMS com ênfase em: a) Direção, b) BIREME, c) Oficina da OPAS/OMS no Brasil e d) Área de Gestão do Conhecimento e Comunicações; o Ministério da Saúde brasileiro, outras instituições nacionais no Brasil e outros países membros da OPAS/OMS; o Conselho Assessor Internacional da BIREME. VIII. Período 31 de julho a 4 de setembro de 2012 IX. Processo de Lançamento Uma vez identificados os membros e definidos o mecanismo de governança da CoP, a OPAS/OMS convocará uma reunião inicial de lançamento, através de um convite por correio eletrônico, incluindo uma recepção, uma apresentação formal e um breve propósito da CoP a todos membros. Esta reunião inicial requererá a presença do coordenador, moderadores e facilitador. Os objetivos e os resultados esperados da CoP devem ser compartilhados para garantir que todos os membros tenham uma visão clara de como funcionará a CoP e o que se espera deles, das instituições e equipes mencionados como "públicos alvo" destes termos de referência. Deverá ser apresentado um plano de ação e cronograma de trabalho específico de acordo com a finalidade e resultados esperados da CoP aos membros da comunidade, que servirá como base para o desenvolvimento da mesma e produção do relatório final. X. Processo de Desenvolvimento É importante assegurar que a CoP funcione de acordo com o seu objectivo e resultados esperados. Os diferentes papéis identificados, tais como coordenador, moderador, facilitador e membros, juntos desempenham um papel crucial no processo de desenvolvimento da CoP. Os moderadores e facilitador atuam como a coluna vertebral da comunidade através do comprometimento pleno em atividades e são a força motriz que a impulsiona a crescer e evoluir. É muito importante o papel de moderador para analisar e sintetizar as informações e garantir que os membros não percam o foco ou que sejam desviados de alcançar os objetivos desejados. Por sua vez, a orientação dada pelo facilitador aos moderadores que diz respeito à implementação da metodologia 4
também é extremamente crucial. Quando a CoP alcançar os resultados esperados, atingirá seu estágio de maturidade. Neste momento terá completado seu ciclo de vida e precisará ser avaliada. O Líder da CoP enviará o convite por correio eletrônico para os membros para que participem de uma reunião inicial de lançamento. XI. Avaliação É necessário fazer avaliações regulares na CoP de acordo com seu tempo de vida e o moderadores podem escolher diferentes maneiras de fazê- lo. Deve- se prestar especial atenção aos prazos esperados para as atividades planejadas ou tarefas relacionadas a cada objetivo. A fase de avaliação é uma medida de resultados esperados em relação com cada objetivo e conclusões/resultados que poderão ser formulados como recomendações. Além disso, compartilhar conclusões e resultados da CoP tais como suas realizações, metas, desafios e questões dentro e fora da organização, é um passo essencial para promover e preservar a troca de aprendizagem e de conhecimento. Os moderadores poderão buscar orientação especial do facilitador para selecionar e implementar um mecanismo de avaliação que seja adequado a CoP. XII. Plano de Ação Atividade Julho Agosto Setembro Identificação e definição do mecanismo de governança da CoP * Ajuste dos Termos de Referência Reunião de Lançamento (31 de Julho) Trabalho dos membros Avaliação de meio período Apresentação do informe parcial aos públicos alvo Trabalho dos membros Elaboração e discussão do informe final dentro da CoP 5
Apresentação do informe final aos públicos alvo Nota: Deverá haver um equilíbrio de gênero e equilíbrio regional na identificação de todos os participantes da CoP, independentemente da função que ocupam. A OPAS/OMS e o Ministério da Saúde do Brasil terão a responsabilidade final para a composição da CoP, sendo que se dará especial participação e espaço para o envolvimento das instituições no Brasil, dentro de sua qualidade de país sede da BIREME. 6