Índice 1.Enquadramento...2 2.Principais Necessidades e Prioridades a Satisfazer em 2013...7 3.Planificação...9 4.Projetos de Investimento a Implementar em 2013... 22 5.Dados Previsionais. a) Lotação para 2013... 23 b) Recursos Humanos para 2013... 25 c) Contas Previsionais de 2013... 27 Clínica Psiquiátrica de São José 1
1. Enquadramento Este Plano de Gestão de 2013 desenvolve-se segundo as orientações do documento do XX Capítulo Geral da Congregação das Irmãs Hospitaleiras do Sagrado Coração de Jesus: Recriar a Hospitalidade Caminhos de Revitalização, e intenta resumir a planificação da Clínica Psiquiátrica de S. José, para este ano. Assistimos ao início de um novo Caminho, onde todos somos chamados a participar ativamente na missão que nos é confiada, dando um novo rosto à Hospitalidade. Procuraremos, assim, concentrar todos os esforços no que é essencial, de forma a efetuarmos o percurso desejado por todos. A nossa missão consiste na prestação de cuidados diferenciados e humanizados, em saúde mental e psiquiatria, de acordo com as melhores práticas clínicas, com qualidade e eficiência, respeito pela individualidade e sensibilidade do utente, numa visão humanista e integral da pessoa. Já a visão do Centro, passa por ser um estabelecimento de saúde com intervenção especializada em saúde mental e psiquiatria, inserido na comunidade, em contínua evolução no sentido de uma adequação sistemática e progressiva às necessidades da população em cada momento, enquadrando na assistência prestada, os aspetos médicos e sociais que englobam a dimensão física, psíquica e espiritual da pessoa doente. A prossecução da missão e da visão não se pode dissociar dos valores da Congregação das Irmãs Hospitaleiras do Sagrado Coração de Jesus, mais propriamente: Serviço aos doentes e necessitados; Sensibilidade para com os excluídos; Acolhimento libertador; Saúde integral; Qualidade profissional; Humanização de cuidados; Ética na atuação; Consciência histórica. A Clínica Psiquiátrica de S. José desenvolve os seus objectivos no âmbito da prestação de cuidados de saúde mental e psiquiatria, de acordo com o modelo assistencial hospitaleiro definido pelo Instituto, que abrange as vertentes preventiva, terapêutica e reabilitadora, numa Clínica Psiquiátrica de São José 2
perspectiva integral da pessoa. A abordagem interdisciplinar inerente ao modelo de referência exige uma metodologia de diagnóstico, planeamento, implementação e avaliação de um programa individualizado de cuidados, desenvolvido por equipas multidisciplinares, constituídas por profissionais qualificados: Médicos Psiquiatras, Clínicos Gerais, Médicos de outras especialidades, Enfermeiros, Psicólogos, Assistentes Sociais, Terapeutas Ocupacionais, Fisioterapeuta, Técnico de Reabilitação Física Adaptada, Higienista Oral e Assistente Espiritual. As valências assistenciais atualmente existentes na Clínica são: a) Unidades de Internamento, nas seguintes áreas: Psiquiatria: curto, médio e longo internamento Psicogeriatria e Gerontopsiquiatria Deficiência Mental Grave e Moderada Unidade de Treino de Autonomia b) Ambulatório: Consulta externa de Psiquiatria e Psicologia Grupos Psicoeducativos para famílias Área de Dia c) Residência de Apoio Moderado na Comunidade No que diz respeito a outras estruturas/serviços, a Clínica possuí as seguintes: Serviços administrativos expediente geral, tesouraria, contabilidade e faturação. Departamento de Recursos Humanos. Gabinete do Utente. Serviço de Pastoral da Saúde. Serviços sócio-terapêuticos: Ateliers Ocupacionais; Centro de Atividades Ocupacionais; Sala de Snoezelen; Sala de Fisioterapia; Ginásio; Sala de Bem-estar, Salão de Jogos; Campo Ludoterápico; Circuito de Manutenção. Serviços sócio-culturais: Centro de Exposições Arco-Íris; Bibliotecas técnica e dos utentes; Auditório Bento Menni; Cafetaria; Salão de Cabeleireiro. Serviços gerais e de manutenção. No âmbito de uma análise estratégica e de negócio, revela-se adequado procedermos a uma análise SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats), que se traduz na avaliação da posição competitiva de uma empresa no mercado através do recurso a uma matriz de dois Clínica Psiquiátrica de São José 3
eixos, cada um dos quais composto por duas variações: pontos fortes (Strenghts) e pontos fracos (Weaknesses) da organização; oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats), do meio envolvente. ANÁLISE EXTERNA ANÁLISE INTERNA Notoriedade OPORTUNIDADES Novas formas de Gestão e Negociação Centralizadas Certificação de Qualidade (HACCP; EQUASS e ISO 9001:2008) Plano Institucional de Comunicação Diversificar as fontes de financiamento face ao crescimento da medicina privada Possibilidade de oferecer bons serviços a preços competitivos Diversificar a oferta de serviços Adequar as unidades e programas assistenciais à RNCCISM Criação de novos protocolos com entidades diferenciadas (parcerias) Marketing institucional com vista à promoção da imagem da Clínica Poucos recursos e estruturas de cuidados em Saúde Mental e Psiquiatria PONTOS FORTES Grande potencial de crescimento Desenvolvimento do processo de certificação de Qualidade (HACCP; EQUASS e ISO 9001:2008) Qualidade das instalações e dos profissionais Disponibilização de profissionais para a consolidação do Núcleo de Apoio à Investigação em Saúde Mental (NAISM) Consultas externas Estrutura de trabalho com equipas multidisciplinares Oferta diversificada de serviços Modelo assistencial hospitaleiro, baseado na Centralidade da Pessoa Assistida, visando a assistência integral Carta de Identidade da Instituição Localização geográfica privilegiada do Centro Serviço de Voluntariado Realização de eventos/jornadas em vários âmbitos AMEAÇAS Clínicas Privadas (ambulatório) Comparticipação do SNS no curto e longo internamento (dificuldade em os utentes adquirirem a credencial para internamento) Indefinição e fins dos subsistemas Conjuntura política, económica e social PONTOS FRACOS Autofinanciamento de projetos (unidade de curto internamento e UCI) Défices de comunicação Imagem externa pouco competitiva Programa de seleção de Novos Colaboradores (ajudantes de enfermaria) Escassez de recursos humanos Site da Clínica Ausência de sinalização exterior Sobreposição de atividades internas e externas dos colaboradores Falta de reconhecimento de alguns profissionais que se dedicam com empenho e mobilizam estratégias de rentabilização Clínica Psiquiátrica de São José 4
Fig. 1 Análise SWOT da Clínica Psiquiátrica de S. José para 2013 A partir da anterior Análise SWOT é possível identificar algumas linhas de ação, tendo por base a análise externa/ambiental (o diagnóstico de fora para dentro da Clínica Psiquiátrica de S. José) e a análise interna/organizacional (o diagnóstico de dentro para fora da Clínica Psiquiátrica de S, José). Neste contexto, seria de combater: A rotatividade do corpo de enfermagem, oferecendo-lhes condições de ingresso aos quadros do pessoal. Aproveitar: A dimensão da Instituição, para negociação junto das entidades estatais e fornecedores; Formação profissional de alguns profissionais, para a criação de novos programas/valências; O facto de prestarmos um serviço diferenciado, face à dificuldade de resposta do setor público; O Know-how histórico sobre a Saúde-Mental, de forma a captar novas oportunidades que surjam no PNSM; Os preços exorbitantes do setor privado, cativando novos utentes, atraídos pelos nossos preços competitivos aliados ao nosso Know-how; Promoção de sinergias entre os vários Centros, para partilha de recursos humanos especializados. Melhorar: Uso recorrente das tecnologias de informação, com o objetivo desmaterializar o uso do papel, globalizando o acesso à informação; Investir na formação contínua dos colaboradores, no sentido de conferir qualidade técnica às suas funções, sendo também fonte de realização profissional; Investir na seleção de novos colaboradores, através de criteriosa avaliação, experiência profissional demonstrada e formação disciplinar compatível, no sentido de uma adequabilidade entre a função e o colaborador a contratar; Organização interna, através da realização periódica de reuniões de unidade; Fluidez nos canais de comunicação, com o objetivo de reduzir tempos de comunicação. Empreender: Clínica Psiquiátrica de São José 5
Novas formas de receita, através da rentabilização dos espaços existentes; Desenvolvimento de parcerias com Centros de Emprego para recrutamento de pessoas desempregadas; Investir no marketing e comunicação (desenvolver a marca institucional) com o objetivo de conferir vantagem competitiva; Elaboração de protocolos com seguradoras; Esforço na negociação junto dos fornecedores, procurando obter preços mais competitivos; Divulgação da imagem da Clínica, através de jornais, folhetos e internet. Com o objetivo de analisar a evolução da Clínica Psiquiátrica de S. José desde o ano de 2010, através de alguns indicadores operacionais e económico-financeiros mais significativos, obtemse o seguinte quadro: OPERACIONAIS INDICADOR ANO 2010 2011 2012 (1) Número de camas 190 195 195 Taxa de ocupação 98% 97% 97% Valor das diárias recebidas 2.528.418 (2) 2.626.192 (2) 2.613.489 Valor dos reembolsos recebidos 51.516 81.469 Valor das comparticipações recebidas 348.102 364.437 714.333 Nº de colaboradores 136 129 132 Nº médio de camas por colaborador 1,40 1,51 1,48 Número de consultas externas 3.016 3.286 3.307 ECONÓMICO-FINANCEIROS Total de proveitos 3.412.871 3.549.988 3.527.767 Total de custos 3.320.828 3.278.489 3.316.358 Resultado líquido 92.043 271.499 145.425 Prazo médio de recebimentos 111 91 94 Prazo médio de pagamentos 184 145 136 1) Valores a 31 de Dezembro 2) Refere-se a valores faturados Fig. 2 Quadro resumo comparativo com os principais Indicadores Operacionais e Económico-Financeiros da Clínica Psiquiátrica de S. José de 2010-2012 Clínica Psiquiátrica de São José 6
2. Principais necessidades e prioridades a satisfazer em 2013 Plano de Gestão 2013 O XX Capítulo Geral, veio reafirmar a prioridade da revitalização como compromisso congregacional. Com ousadia e criatividade, procura-se uma nova era congregacional, gerando novas expressões de espiritualidade, experiências de comunhão, estilos de governo e compromissos com o projeto hospitaleiro de serviço à pessoa que sofre. Por estas razões, atribui-se uma responsabilidade acrescida a esta reestruturação, para que as mudanças que devam ocorrer, sejam de carácter organizativo, jurídico ou de presenças e serviços. O processo de planificação surge-nos assim para que, através de uma gestão planificada do tempo e de meios, contando com o contributo de todos e de cada um, possamos manter o espírito congregacional e a audácia que sempre nos foi incutida pelos nossos fundadores. Assim, selecionando e organizando ações, definindo indicadores de medida e a respectiva meta anual, procura-se o desejado posicionamento da Clínica Psiquiátrica de S. José, no sentido de oferecer uma resposta cada vez mais diferenciada e qualificada, à população que nos procura. Em prol de uma resposta diferenciada, e extraindo vantagem da nossa localização geográfica, iremos implementar uma consulta especializada em doenças do comportamento alimentar, com o objetivo de disponibilizarmos um tratamento ótimo para a forma grave de anorexia nervosa incrementando, assim, a oferta terapêutica. Também, com vista a aumentar e diferenciar as consultas que a Clínica Psiquiátrica de S. José proporciona aos seus utentes, apresentamos a possibilidade, num período inicial experimental entre 6 meses a 1 ano, de recrutar um psicólogo, que venha trabalhar connosco à tarefa, em regime de prestação de serviços. Constituiria, assim, uma forma de angariar mais doentes, sem encargos acrescidos e/ou vinculação definitiva. Como princípios estratégicos globais, procurar-se-á: Promover a interação com a envolvente social e comunitária; Promover outras parcerias com entidades privadas na prestação de cuidados, docência e investigação; Promover o princípio da centralidade e a salvaguarda da dignidade incondicional da pessoa; Atender às prioridades identificadas no PNSM, no contexto da população a que a Clínica atende; Desenvolver níveis de qualidade contínua e integral no atendimento do doente e família; Clínica Psiquiátrica de São José 7
Decidir e planear dentro do princípio da sustentabilidade dos projetos/programas (autofinanciamento); Qualificar a ação assistencial com a determinação de se constituir, não só uma referência clínica na prestação de cuidados na área da psiquiatria e saúde mental, mas também como uma mais-valia ao nível do investimento na investigação e defesa dos princípios da Ética e Deontologia. Conscientes do momento de crise que vivenciamos, sabedores das medidas de contenção e cortes orçamentais divulgados pelo Estado, e tendo a nossa Instituição uma excessiva dependência em relação ao mesmo, torna-se imperioso garantir a sustentabilidade da prestação de cuidados aos nossos doentes e assegurar a retribuição a todos os colaboradores que se dedicam à nossa instituição. Desta forma, devemos todos, como Comunidade Hospitaleira, encetar um esforço conjunto de contenção e responsabilidade perante esta grande Obra. Assim, para este triénio, procurar-se-á ter em linha de conta as seguintes medidas, que em conjunto com as definidas na planificação, contribuirão para uma gestão contida e assertiva: Solicitar maior empenho e responsabilidade às diferentes equipas, com o intuito de aumentar a produtividade, disponibilidade e flexibilidade, através de um maior acompanhamento por parte das chefias com consequente redução de custos; Sensibilização aos diferentes profissionais, para uma maior racionalização e contenção de custos associados ao normal funcionamento da Clínica Psiquiátrica de S. José (água, luz, gás, comunicações, diverso material, etc) com consequente redução de custos; Reforçar as negociações centralizadas, de forma a obter vantagem competitiva, através de economias de escala, possíveis devido à dimensão da Instituição; Manutenção da taxa de ocupação superior ou igual a 98% (contudo teremos que ter em conta que estamos a assistir a cada vez menos referenciação, menor poder económico dos utentes e dificuldade de obtenção da credencial para internamento). Clínica Psiquiátrica de São José 8
3. Planificação IV ASSUMIR CRIATIVAMENTE A MISSÃO COMO PROJETO COMUM Linha de ação 1: Promover uma formação contínua e sistemática na identidade e na cultura hospitaleiras em todos os níveis da organização, tendo como referência a Carta de Identidade. Objetivo estratégico 1: Elaborar e aplicar itinerários formativos diferenciados no âmbito da identidade, cultura, valores e modelo hospitaleiro. Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 1.1 Aplicação e avaliação dos itinerários com compromissos práticos na missão: - chefias intermédias (2014); - ajud. Enfermaria/ASG e áreas técnicas (2015). Aplicação dos itinerários formativos às ajudantes de enfermaria/asg. Avaliação do impato da formação. TIPO DE OBJETIVO MC INDICADOR DE MEDIDA RESPONSÁVEL META 1º QUAD. JAN.-ABR. META 2º QUAD. MAI.-AGO. META 3º QUAD. SET.-DEZ. Nº de itinerários aplicados Diretor Gerente 1 % de participantes % de pessoas avaliadas Grau de identificação com a Carta de Identidade/Modelo Hospitaleiro Departamento de Formação Departamento de Formação 25% ajudantes enfermaria/asg 50% ajudantes enfermaria/asg 50% aplicação dos questionários de avaliação Objetivo estratégico 2: Reestruturar o processo de integração e incorporação dos colaboradores no projeto hospitaleiro. 2.1 Introdução dos processos de tutoria nas fases de integração na instituição. MP Curso reestruturado Recursos Humanos 100% do curso reestruturado Reformulação do curso de integração que incorpore processos de tutoria. Curso reestruturado Recursos Humanos 100% do curso reestruturado Elaboração de folha de registo que evidencie o desenvolvimento do processo. Criação da folha Recursos Humanos 100% Clínica Psiquiátrica de São José 9
2.2 Realização de dinâmicas de reflexão sobre a prática hospitaleira, nas equipas de trabalho, que gere sentido de pertença e compromisso. MC % participação de colaboradores Direção de Enfermagem 20% 20% 20% Aprofundamento dos valores hospitaleiros a partir da Carta de Identidade na prática assistencial. Nº de dinâmicas por equipa Enfermeiros Chefe Responsáveis de Serviço 1 dinâmica por equipa 1 dinâmica por equipa 1 dinâmica por equipa Linha de ação 2: Promover o estilo evangelizador e hospitaleiro das obras, procurando as formas mais adequadas para garantir, de acordo com cada realidade. Objetivo estratégico 3: Potenciar a dimensão evangelizadora das obras hospitaleiras com cariz eminentemente humanizador e sanador. Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 3.1 Aprofundamento do estilo evangelizador das obras em equipas interdisciplinares. Consolidação nas programações de serviços/unidades da dimensão evangelizadora. Dinamização das equipas para participação em eventos sobre Humanização nos Cuidados de Saúde. Dinamização de celebrações festivas congregacionais e eclesiais. 3.2 Divulgação externa da identidade evangelizadora da obra hospitaleira. TIPO DE OBJETIVO MC MC INDICADOR DE MEDIDA RESPONSÁVEL META 1º QUAD. JAN.-ABR. META 2º QUAD. MAI.-AGO. META 3º QUAD. SET.-DEZ. Índice de participação da PS Pastoral da Saúde 60% Nº de evidências nas planificações Pastoral da Saúde 8 8 7 Nº de participações Direção Técnica 1 Nº de celebrações % evidências do estilo evangelizador Coordenadora da Pastoral da Saúde 5 3 3 Diretor Gerente 10% 20% 20% Divulgação das iniciativas com recurso aos métodos de difusão existentes. Nº de iniciativas Coordenadora da Pastoral da Saúde 1 1 Clínica Psiquiátrica de São José 10
Participação em ações externas, de forma a evidenciarmos o estilo evangelizador da obra. Nº de participações Direção Técnica 1 1 1 Objetivo estratégico 4: Potenciar a dimensão evangelizadora e de acompanhamento espiritual da Pastoral da Saúde. 4.1 Capacitação de agentes para uma intervenção diferenciada em saúde mental. MP Nº de agentes da pastoral com formação em saúde mental Superiora 1 Participação em ações de formação externas. Nº de ações de formação Superiora 1 4.2 Criação de um espaço de atenção, escuta e promoção de sentido de vida, para familiares e colaboradores. MC Projeto estruturado Diretor Gerente 100% Estruturação de projeto. Projeto definido Diretor Gerente 100% projeto Linha de ação 3: Desenvolver a comunicação institucional, interna e externa, para reforçar o sentimento de pertença ao projeto hospitaleiro e dar-lhe visibilidade. Objetivo estratégico 5: Potenciar e qualificar a comunicação interna e externa. Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 5.1 Promoção de iniciativas em articulação com a comunidade envolvente. TIPO DE OBJETIVO MP INDICADOR DE MEDIDA RESPONSÁVEL META 1º QUAD. JAN.-ABR. META 2º QUAD. MAI.-AGO. Nº de iniciativas Diretor Gerente 1 1 META 3º QUAD. SET.-DEZ. Promoção de um evento aberto à comunidade envolvente. Nº de instituições presentes Direção Clínica 5 Realização de eventos em conjunto com entidades parceiras. Nº de eventos Diretor Gerente 1 Participação em atividades promovidas pela Junta de Freguesia e Academia Sénior de % de participação Nº de utentes Diretor Gerente 50% 10 50% 10 50% 10 Clínica Psiquiátrica de São José 11
Carnide. 5.2 Dinamização e atualização de canais de comunicação (intranet, páginas web, redes sociais, etc). CRI Nº de atualizações Diretor Gerente 4 2 4 Publicação da revista interna Passo a Passo. Nº de publicações Serviço Social 1 1 1 5.3 Divulgação nos meios de comunicação social. Criação de rede de contatos com os canais de comunicação social. CRI Nº de divulgações Diretor Gerente 1 Nº de contatos Direção Clínica 1 Objetivo estratégico 6: Desenvolver a partilha de conhecimento e de boas práticas intra e intercentros. 6.1 Desenvolvimento de sinergias entre centros no âmbito de projetos. Dinamização e partilha do programa de intervenção da Unidade de Cuidados Integrados (UCI). MP Nº de partilhas Direção Clínica 1 Nº de centros envolvidos Direção Clínica 1 Objetivo estratégico 7: Projetar o Modelo Hospitaleiro como referência no âmbito da saúde mental. 7.1 Participação em reuniões estratégicas e fóruns de discussão sobre saúde mental. MC Nº de participações Direção Técnica 1 1 1 Disponibilização dos profissionais para a participação. Nº de participações em congressos/fóruns/reuniões Direção Técnica 1 1 1 Elaboração de folha de registo de participações. Folha de registo elaborado Departamento de Formação Elaboração da folha 7.2 Incentivo à participação em eventos científicos, com a apresentação de posters, comunicações, artigos, etc. CRI Nº de incentivos à comunicação Direção Técnica 3 2 3 Realizações de posters e comunicações científicas. Nº de posters Nº de comunicações Direção Técnica 1 1 1 1 1 1 Clínica Psiquiátrica de São José 12
Elaboração de matriz de registo de posters e comunicações apresentados. 7.3 Divulgação de trabalhos em revistas científicas. CRI Matriz elaborada Departamento de Formação Elaboração da matriz Nº de trabalhos científicos Direção Clínica 1 Realização de artigos científicos. Nº de artigos publicados Direção Clínica 1 Apresentação interna do trabalho realizado. Nº de apresentações Direção Clínica 1 Linha de ação 4: Definir o modelo de missão partilhada e de espiritualidade da colaboração e a sua implicação na realização do projeto hospitaleiro. Objetivo estratégico 8: Fortalecer o compromisso efetivo na realização partilhada da missão. Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 8.1 Acompanhamento sistemático às pessoas com funções de responsabilidade e liderança na missão. Reuniões de acompanhamento às chefias intermédias das unidades. Encontros de monitorização quadrimestral das unidades/serviços. TIPO DE OBJETIVO MC INDICADOR DE MEDIDA % acompanhamentos Nº de reuniões conjuntas e individuais RESPONSÁVEL Direção de Enfermagem Direção de Enfermagem META 1º QUAD. JAN.-ABR. META 2º QUAD. MAI.-AGO. META 3º QUAD. SET.-DEZ. 20% 20% 20% 2 reuniões conjuntas 3 reuniões individuais 2 reuniões conjuntas 3 reuniões individuais 2 reuniões conjuntas 3 reuniões individuais % de planos monitorizados Direção Técnica 10% 10% 10% Clínica Psiquiátrica de São José 13
Linha de ação 5: Promover a formação e o acompanhamento, o compromisso e a articulação dos Leigos Hospitaleiros. Objetivo estratégico 9: Consolidar o processo de Leigos Hospitaleiros (LH). Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 9.1 Consolidação do itinerário formativo dos grupos LH. Aplicação do itinerário anual dos Leigos Hospitaleiros proposto pela Província. TIPO DE OBJETIVO MC INDICADOR DE MEDIDA RESPONSÁVEL META 1º QUAD. JAN.-ABR. META 2º QUAD. MAI.-AGO. META 3º QUAD. SET.-DEZ. Itinerário formativo Superiora 30% 20% 30% 100% itinerário aplicado Superiora 100% 100% 100% Realização das reuniões mensais do grupo. Nº de reuniões Superiora 4 4 4 9.2 Divulgação da proposta LH na comunidade envolvente. Dinamização de um encontro anual que ajude a divulgar os Leigos Hospitaleiros dentro e fora do centro. CRI Nº de novos elementos Superiora 1 1 Realização do Encontro Superiora 1 Linha de ação 6: Formar grupos de irmãs e pessoas comprometidas com a missão hospitaleira para desenvolver projetos em realidades geográficas de maior necessidade. Objetivo estratégico 10: Desenvolver experiências de missão partilhada realizando projetos de fronteira. Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 10.1 Divulgação e sensibilização junto da Comunidade Hospitaleira para o voluntariado missionário. TIPO DE OBJETIVO CRI INDICADOR DE MEDIDA RESPONSÁVEL META 1º QUAD. JAN.-ABR. META 2º QUAD. MAI.-AGO. META 3º QUAD. SET.-DEZ. Nº de propostas Superiora 1 Clínica Psiquiátrica de São José 14
Criação de iniciativas de divulgação do voluntariado missionário na semana missionária hospitaleira. Dinamização de uma atividade na comunidade envolvente. Nº de iniciativas Superiora 1 1 1 Atividade realizada Superiora 1 V TORNAR VISÍVEL A BOA NOTÍCIA NO MUNDO DO SOFRIMENTO PSÍQUICO Linha de ação 7: Interpretar os critérios fundacionais a partir da opção preferencial pelo mundo do sofrimento psíquico que orientem a resposta a novas formas de sofrimento e à realização de novos projetos. Objetivo estratégico 11: Auscultar novas formas de sofrimento psíquico. Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 11.1 Identificação de novos problemas ou situações de risco para a saúde mental na proximidade dos centros. Abertura de uma consulta especializada em doenças do comportamento alimentar. Desenvolvimento de uma nova unidade de geriatria (convalescença e média duração). 11.2 Criação de métodos ou recursos que respondam às necessidades emergentes. Desenvolvimento da atual UCI para uma unidade mista de reabilitação em formato de Hospital de Dia com doentes internados e doentes ambulatórios. TIPO DE OBJETIVO CRI CRI INDICADOR DE MEDIDA RESPONSÁVEL META 1º QUAD. JAN.-ABR. META 2º QUAD. MAI.-AGO. Novas situações de risco Direção Técnica 1 META 3º QUAD. SET.- DEZ. Nº de utentes abrangidos Direção Clínica 5 5 Realização do estudo Direção Clínica 100% Nº de recursos Direção Técnica 1 1 Nº de utentes em regime ambulatório Direção Clínica 3 3 Clínica Psiquiátrica de São José 15
Desenvolvimento de uma unidade ambulatória de psicoterapia diferenciada. Desenvolvimento de intervenções em grupo (classes de mobilidade no ginásio), visando a prevenção de quedas. Realização do estudo Nº de novos utentes Objetivo estratégico 12: Estudar e avaliar as obras e estruturas da Província. Direção Clínica 100% 20 Plano de Gestão 2013 Nº de utentes Fisioterapeuta 5 5 5 12.1 Envolvimento dos centros na análise das suas estruturas assistenciais. MP Nº de estruturas analisadas Direção Clínica 15% 15% Reestruturação do programa de reabilitação. 100% programa reestruturado Direção Técnica 25% 25% 50% Estudar em conjunto com parceiros (Hospital de Santa Maria, Autarquia) a abertura de uma unidade de dia comunitária. 12.2 Revisão e aplicação do Plano Estratégico Assistencial do Instituto (PEA). MP % projeto desenvolvido Direção Técnica 25% 25% Realização da avaliação do PEA. Nº de reuniões % concretização do PEA Direção Técnica 1 15% 1 15% 1 20% Objetivo estratégico 13: Desenvolver uma cultura de trabalho em rede, melhoria contínua e investigação. 13.1 Revisão de protocolos e parcerias existentes e avaliação do seu contributo para a missão. Assinatura de novos protocolos de colaboração. Sistematizar as parcerias existentes e o seu real contributo. 13.2 Dinamização e participação em projetos de investigação. MP CRI % protocolos/parcerias Diretor Gerente 20% 20% Nº de protocolos Direção Técnica 1 1 Realização da tarefa Direção Técnica 100% Nº projetos de investigação Direção Clínica 1 2 1 Participação em projetos de investigação. Nº de projetos Direção Clínica 1 1 Clínica Psiquiátrica de São José 16
Realização de projetos de investigação no âmbito de mestrados ou doutoramentos. 13.3 Desenvolvimento de iniciativas de combate ao estigma e exclusão social. Participação no estudo interprovincial Inter Nós. CRI Plano de Gestão 2013 Nº de projetos Direção Clínica 1 1 Nº iniciativas Direção Clínica 1 Realização do estudo Direção Clínica 100% 100% 100% Intercâmbio com escolas e ATL no meio envolvente. Nº de ações Direção de Enfermagem 1 Objetivo estratégico 14: Consolidar, na prática diária dos Centros, o Modelo Hospitaleiro. 14.1 Dinamização de práticas que evidenciem o protagonismo da pessoa assistida e seus familiares. Dinamização de eventos lúdo-terapêuticos internos e externos. PEUF Nº dinâmicas Diretor Gerente 1 1 1 Nº de dinâmicas Diretor Gerente 1 1 1 Realização de reuniões familiares nas unidades e projetos de reabilitação. Nº de reuniões Direção de Enfermagem 1 1 1 Monitorização do PII. % PII s monitorizados Direção Técnica 100% 100% 100% 14.2 Implementação dos sistemas de Certificação e Acreditação da Qualidade em saúde. Realização de auditorias internas aos processos chave. Acompanhamento da implementação do sistema de gestão da qualidade. 14.3 Realização de projetos de proximidade e continuidade de cuidados. Desenvolvimento de um projeto de acompanhamento pós-alta de doentes agudos. QSS CRI Obtenção da certificação Diretor Gerente 100% Nº de auditorias Direção Técnica 1 1 Nº de reuniões de monitorização Gestor da Qualidade 2 1 1 Nº projetos Direção Técnica 1 % de doentes acompanhados Direção de Enfermagem 10% 20% 20% Clínica Psiquiátrica de São José 17
Realização de cursos psicopedagógicos para as famílias/cuidadores de doentes com esquizofrenia. Nº de famílias/cuidadores envolvidos Plano de Gestão 2013 Direção Clínica 3 2 3 Desenvolvimento de sessões de relaxamento para os utentes que reúnam critérios. 14.4 Qualificação da pastoral da saúde nos programas de intervenção das diferentes áreas assistenciais. Consolidação da intervenção da Pastoral da saúde na programação das unidades, em três áreas (celebrar; evangelizar; diálogo e acompanhamento pastoral e religiosoespiritual). 14.5 Promoção do voluntariado e sua integração nos programas assistenciais diferenciados. Integração dos voluntários na dinâmica das unidades e serviços. Transmissão da missão, visão e valores na formação inicial e integração dos voluntários. 14.6 Dinamização de iniciativas de reflexão e formação sobre bioética na área da saúde mental. Desenvolvimento de dinâmicas de reflexão sobre bioética. Participação num evento anual sobre dilemas éticos em Saúde Mental. 14.7 Implementação do Manual de Políticas de Gestão de Recursos Humanos, desenvolvendo uma cultura de melhoria contínua do desempenho. MP MP MC MP Nº de sessões realizadas Nº de programas por área de intervenção Responsável do projeto 18 17 17 Diretor Gerente 8 8 8 % de intervenções Pastoral da Saúde 100% 100% 100% Nº de voluntários nas unidades/serviços Nº de reuniões de equipa da unidade Nº de sessões Diretor Gerente 33 33 33 Coordenadora do Voluntariado Coordenadora do Voluntariado 1 1 1 1 1 1 Nº de iniciativas Direção Clínica 1 2 1 Nº de dinâmicas Direção de Enfermagem 1 1 1 Participação no encontro Direção Clínica 1 % melhoria do desempenho Diretor Gerente 2% Reduzir a rotatividade da equipa de enfermagem, promovendo a integração no Nº de integrações Direção de Enfermagem 1 1 Clínica Psiquiátrica de São José 18
quadro. Monitorização do desempenho de todos os colaboradores, através da aplicação da avaliação de desempenho. 14.8 Aplicação do Manual de Procedimentos Administrativos. MP % de avaliações efetuadas Chefe de Recursos Humanos 100% % de aplicação do manual Diretor Gerente 20% 20% Divulgação e implementação do MPA. Nº de ações de divulgação Diretor Gerente 1 Linha de ação 8: Gerir a área económica e financeira garantindo a sustentabilidade e viabilidade das obras e a diversificação das fontes de financiamento. Objetivo estratégico 15: Garantir a sustentabilidade e a viabilidade das obras hospitaleiras. Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 15.1 Consolidação do processo de planificação, monitorização e avaliação da performance da gestão económico-financeira do IIHSCJ. Ter informação económica, financeira e patrimonial atualizada. Monitorização e acompanhamento do número de internamentos ( Gestão de Camas ). 15.2 Fortalecimento da estratégia institucional de sobriedade, contenção de custos e racionalização de recursos. Realização de sessões de informação às pessoas com funções de responsabilidade sobre os custos mais significativos. TIPO DE OBJETIVO ECC ECC INDICADOR DE MEDIDA RESPONSÁVEL META 1º QUAD. JAN.-ABR. META 2º QUAD. MAI.-AGO. META 3º QUAD. SET.-DEZ. % taxa de ocupação Diretor Gerente 98% 98% 98% Cumprimento do prazo Direção Administrativa Dia 15 de cada mês Dia 15 de cada mês Dia 15 de cada mês % taxa de ocupação Direção Técnica 98% 98% 98% % de aumento do resultado líquido Diretor Gerente 20% Nº de sessões Diretor Gerente 1 1 1 Clínica Psiquiátrica de São José 19
Linha de ação 9: Promover a cooperação internacional, procurando recursos dentro e fora da instituição e impulsionando a participação das irmãs, dos colaboradores, voluntários e utentes. Objetivo estratégico 16: Promover o compromisso para o envio apostólico e a partilha solidária de recursos. Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 16.1 Solicitação de apoios para projetos solidários. TIPO DE OBJETIVO MC INDICADOR DE MEDIDA RESPONSÁVEL META 1º QUAD. JAN.-ABR. Nº de participações Diretor Gerente 1 META 2º QUAD. MAI.-AGO. META 3º QUAD. SET.-DEZ. Disponibilização do recurso médico para apoiar o projeto de Angola. 16.2 Organização de campanhas solidárias nos centros. MC 100% apoio realizado Direção Clínica 1 Nº de campanhas Diretor Gerente 1 1 Promoção de sessões de colheita de sangue. Nº de sessões Direção de Enfermagem 1 Realização de campanha solidária. Realização da campanha Diretor Gerente 1 Linha de ação 10: Impulsionar respostas de missão com formas simples e inseridas na sociedade, orientadas por uma sensibilidade especial pelos pobres que estão fora das nossas estruturas, com cunho de gratuidade e carácter intercongregacional. Objetivo estratégico 17: Estabelecer parcerias de cooperação em rede com outras instituições que respondam a situações de pobreza social. Nº DESCRIÇÃO DO OBJETIVO/AÇÕES CONEXAS 17.1 Participação ativa na Rede Social. TIPO DE OBJETIVO MP INDICADOR DE MEDIDA RESPONSÁVEL META 1º QUAD. JAN.-ABR. META 2º QUAD. MAI.-AGO. META 3º QUAD. SET.-DEZ. Nº de participações Diretor Gerente 2 1 2 Clínica Psiquiátrica de São José 20
Participação nas reuniões da Rede Comunitária de Carnide. Participação ativa nas iniciativas da rede social local. Participação no Grupo de Solidariedade e Gerações 17.2 Colaboração em iniciativas de resposta local. Promover a participação da Clínica na campanha de recolha de alimentos do Banco Alimentar. CRI % de participações Serviço Social 100% 100% 100% Nº de iniciativas Serviço Social 1 1 Nº de reuniões TO 4 4 4 Nº de iniciativas Diretor Gerente 1 1 Nº de participações Diretor Gerente 1 1 Clínica Psiquiátrica de São José 21
4. Projetos de investimento a implementar em 2013 Plano de Gestão 2013 Para o ano de 2013, prevê-se iniciar obras de remodelação na Comunidade de Irmãs da Clínica, com o intuito de rentabilizar o espaço existente, criando assim uma divisão do espaço, que permita criar uma nova unidade de internamento, ligada ao Centro, que proporcione dar resposta a novas exigências no panorama da Saúde Mental. O projeto foi aprovado recentemente, pelo que até à elaboração deste documento apenas existe uma previsão dos custos dada pelos arquitetos, na ordem dos 700.000 euros. Perspetiva-se também a mudança do espaço da fisioterapia para o antigo salão de jogos, visto o espaço atual estar a tornar-se pequeno e ser necessário dar melhor resposta aos utentes. Esta mudança terá como objetivo principal a rentabilização do serviço, com a previsão de a médio prazo, abrir este serviço à comunidade envolvente. A previsão de custos ronda os 20.000 euros. Clínica Psiquiátrica de São José 22
5. Dados previsionais a. Lotação para 2013 A Clínica Psiquiátrica de S. José tem, neste momento, uma lotação de 195 camas, distribuídas em sete unidades de internamento. Dispomos, também, dentro das nossas instalações, de uma Residência de Transição, com 5 utentes e de uma Unidade de Vida Protegida, no exterior, com 6 utentes. Clínica Psiquiátrica de São José 23
Ano de 2013 Nº de Camas Unidades Existentes Curto Inter. Psiquiatria Médio Inter. Longo Inter. Internas Psicogeriatria Deficiência Mental Outras áreas assistenciais Total Internas Externas Unidade 1 12 12 12 Unidade 2 28 28 28 Unidade 3 16 16 16 Unidade 4 30 30 30 Unidade 5 30 30 30 Unidade 6 30 30 30 Unidade 7 30 30 30 Total Existentes 28 0 46 42 60 176 0 176 Estruturas de Reabilitação Internas Unidade de Cuidados Integrados 14 14 14 Residência Galileia 5 5 5 Total Estruturas de Reabilitação 0 14 5 0 0 0 19 0 19 Novas Unidades Total Global 0 0 Total de Novas Unidades 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Total Global 28 14 51 42 60 0 195 0 195 Fig. 3 Quadro Resumo da Lotação da Clínica Psiquiátrica de S. José para 2013 Clínica Psiquiátrica de São José 24
b. Recursos humanos para 2013 A manutenção dos padrões de qualidade, aliada à maior exigência, por parte dos nossos utentes, é uma realidade cada vez mais emergente, e para que possamos ter um serviço de excelência, temos que ter bons profissionais. Contudo para que isso seja possível, e visto que atualmente laboramos com o mínimo de pessoal possível, pensamos que a estratégia de atuação da Clínica passará por uma avaliação mais criteriosa dos profissionais que contratamos. Para além disso, a seleção, muitas das vezes, torna-se difícil, pois a oferta não apresenta na maioria das vezes, os requisitos pretendidos. Assim, para este ano, projeta-se a continuidade de integração de 2 enfermeiros no quadro da Instituição (um deles como enfermeiro especialista de saúde mental e psiquiatria), abandonando o regime de prestação de serviços, com o intuito de estabilizar as equipas de enfermagem. Planeia-se também contratar um fiel de armazém, uma vez que a colaboradora que tinha a categoria de fiel de armazém passou a ser técnica de farmácia, pelo que se registou uma redução do seu horário, inerente à sua nova categoria. Outra razão para esta contratação é o aumento de volume de trabalho que se tem vindo a assinalar no armazém de medicamentos e aprovisionamento e separação do armazém geral. Tendo em vista a mudança do espaço de fisioterapia, propomos aumentar para tempo inteiro a técnica de fisioterapia, uma vez que com o seu número atual de horas, não estamos a conseguir dar resposta às prescrições efectuadas pela médica fisiatra, respondendo apenas às mais prioritárias. Neste ano de 2013, teremos assim, que encetar a uma gestão mais sensível e racional dos recursos humanos, privilegiando a formação e a valorização dos profissionais que trabalham connosco. Clínica Psiquiátrica de São José 25
Categoria Tempo Inteiro Efectivos Ano de 2012 Tempo Parcial Prest. de Serviços Total Tempo Inteiro Ano 2013 Entradas Ano Saídas Ano Total Efectivos Tempo Parcial Prest. de Serviços Tempo Inteiro Efectivos Tempo Parcial Prest. de Serviços Tempo Inteiro Efectivos Tempo Parcial Prest. de Serviços Diretor Clínico 1 1 0 1 0 1 Médicos Psiquiatras 1 4 1 6 1 4 1 6 Médicos de Clínica Geral 2 2 0 2 0 2 Estomatologista 1 1 0 0 1 1 Enfermeiros 14 1 18 33 2 2 16 1 16 33 Psicólogos 3 1 4 3 1 0 4 Assistente Social 2 2 2 0 0 2 Técnico de Psicomotricidade 1 1 0 1 0 1 Terapeutas Ocupacionais 1 1 2 1 1 0 2 Fisioterapeuta 1 1 0 1 0 1 Higienista Oral 1 1 0 1 0 1 Animador Social 1 1 1 0 0 1 Téc. de Apoio à Pessoa/Comunidade 1 1 1 0 0 1 Monitoras 3 3 3 0 0 3 Ajudantes de Enfermaria 38 2 40 38 2 0 40 Outro Pessoal Assistencial 8 1 9 8 0 1 9 Total Assistencial 72 15 21 108 2 0 0 0 0 2 74 15 19 108 Diretivos 4 4 4 0 0 4 Administrativos 11 11 1 12 0 0 12 Serviço Religioso 1 1 0 1 0 1 Limpeza 2 2 2 0 0 2 Lavandaria/Rouparia 4 4 4 0 0 4 Manutenção/Jardineiro 1 1 1 0 0 1 Motorista/Encarregado Geral de Manutenção 1 1 1 0 0 1 Outro Pessoal Não Assisten. 0 0 0 0 0 Total Não Assistencial 23 1 0 24 1 0 0 0 0 0 24 1 0 25 Total Pessoal 95 16 21 132 3 0 0 0 0 2 98 16 19 133 Fig. 4 Quadro Resumo de Recursos Humanos da Clínica Psiquiátrica de S. José para 2013 Total Clínica Psiquiátrica de São José 26
c. Contas previsionais de 2013 Na elaboração das contas previsionais referentes ao ano de 2013, foram considerados alguns pressupostos, que tiveram como ponto de partida o ano de 2012 previsional, tendo por base a contabilidade fechada até ao mês de Setembro. Esta análise geral foi elaborada tendo em conta a média dos três anos fechados e a variação existente entre os mesmos, com ponderações pontuais em determinadas rubricas. Estas ponderações deveram-se essencialmente a valores significativos que existiram num determinado ano, que não se aplicam, nem têm caráter de proporcionalidade para 2012. Concluído o ano de 2012 previsional, calculado da forma atrás explicitada, tendo como orientação alguns valores definidos e elaborados nos vários mapas de orçamento enviados pela sede, assumindo os pressupostos da evolução de preços, que comportam o nível da inflação anual, e a realidade do Centro, culminou-se com uma previsão para o ano de 2013. 3 Conta DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS Previsão Variação 2012 (1) 2013 Valor % Vendas e prestações de serviços 3.358.721 3.409.326 50.605 1,5% Proveitos suplementares 7.973 7.980 7 0,1% Outros proveitos e ganhos operacionais 153.185 157.440 4.255 2,8% PROVEITOS OPERACIONAIS 3.519.879 3.574.746 54.867 1,6% Proveitos e ganhos operacionais 28.525 68.444 39.919 139,9% Proveitos e ganhos extraordinários 15.378 15.532 154 1,0% TOTAL DOS PROVEITOS 3.563.783 3.658.722 94.939 2,7% Custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas 238.950 231.396-7.554-3,2% Fornecimentos e serviços externos 885.705 871.788-13.917-1,6% Custos com o pessoal 2.158.141 2.262.168 104.027 4,8% Outros custos e perdas operacionais 12.439 12.636 197 1,6% Amortizações do exercício 105.308 116.096 10.788 10,2% Provisões do exercício 14.031 14.172 140 1,0% CUSTOS OPERACIONAIS 3.414.575 3.508.255 93.681 2,7% Custos e perdas financeiras 586 586 0 0,0% Custos e perdas extraordinárias 3.198 3.230 32 1,0% TOTAL DOS CUSTOS 3.418.358 3.512.071 93.713 2,7% RESULTADO LÍQUIDO DO EXERCÍCIO 145.425 146.651 1.226 0,8 % RESULTADOS OPERACIONAIS 105.305 66.490-38.814-36,9% RESULTADOS FINANCEIROS 27.939 67.858 39.919 142,9% RESULTADOS EXTRAORDINÁRIOS 12.181 12.303 122 1,0% CASH-FLOW 264.764 276.919 12.155 4,6 % (1) Previsão para o ano Fig. 5 Demonstração de Resultados Previsional da Clínica Psiquiátrica de S. José para 2012 e 2013 Clínica Psiquiátrica de São José 27
BALANÇO Conta 2012 (1) 2013 Valor % ACTIVO Imobilizado Corpóreo 278.252 281.034 2.783 1,0% Imobilizado Incorpóreo 1.714 1.714 0 0,0% Imobilizado em Curso 700.000 700.000 IMOBILIZADO LÍQUIDO 279.966 982.749 702.783 251,0% Mercadorias e matérias-primas 152.633 154.159 1.526 1,0% EXISTÊNCIAS LÍQUIDAS 152.633 154.159 1.526 1,0% Clientes c/c 867.666 876.343 8.677 1,0 % Outros devedores 701.272 708.285 7.013 1,0% Provisões para cobrança duvidosas DÍVIDAS DE TERCEIROS 1.568.938 1.584.627 15.689 1,0% Depósitos em instituições financeiras 1.781.221 1.212.728-568.493-31,9% Caixa 5.659 5.715 57 1,0% DISPONIBILIDADES 1.786.880 1.218.443-568.437-31,8% Acréscimos de proveitos 32.669 32.995 327 1,0% Custos diferidos 11.274 11.387 113 1,0% ACRÉSCIMOS E DIFERIMENTOS 43.942 44.382 439 1,0% TOTAL DO ACTIVO 3.832.359 3.984.360 152.001 4,0% Conta 2012 (1) 2013 Valor % CAPITAL PRÓPRIO E PASSIVO Capital 2.788.371 2.788.371 0 0,0% Resultados transitados 363.542 508.967 145.425 40,0% Resultado líquido do exercício 145.425 146.651 1.226 0,8% CAPITAL PRÓPRIO 3.297.338 3.443.989 146.651 4,4% Provisões nos termos do CCI 75.250 76.002 752 1,0% Outras provisões TOTAL DE PROVISÕES PARA RISCOS E ENCARGOS 75.250 76.002 752 1,0% Empréstimos obtidos Fornecedores 110.117 111.218 1.101 1,0% Adiantamento de clientes 24.038 24.278 240 1,0% Estado e outros entes públicos 47.240 47.713 472 1,0% Outros credores 70 71 1 1,0% DÍVIDAS TERCEIROS C/ PRAZO 181.465 183.280 1.815 Acréscimos de custos 276.693 279.460 2.767 1,0% Proveitos diferidos 1.613 1.629 16 1,0% TOTAL ACRÉSCIMOS E DIFERIMENTOS 278.306 281.089 2.783 1,0% TOTAL DO PASSIVO 535.021 540.372 5.350 1,0% TOTAL DO CAPITAL PRÓPRIO E DO PASSIVO 3.832.359 3.984.360 152.001 4,0% (1) Previsão para o ano Fig. 6 Balanço Previsional da Clínica Psiquiátrica de S. José para 2012 e 2013 Clínica Psiquiátrica de São José 28
MAPA DE INVESTIMENTOS Conta Previsão Previsão Código Descrição 2012 (1) 2013 Valor % 422 Edifícios e outras construções 4231 Médico-cirúrgico 4232 De imagiologia 4233 De laboratório 4234 Mobiliário hospitalar 4235 De desinfecção e esterilização 4236 De hotelaria 4237 Agrícola 4239 Outros equipamentos básicos 423 Total EQUIPAMENTO BÁSICO 424 Equipamento de transporte 425 Ferramentas e utensílios 4261 Equipamento administrativo 42621 Equipamento informático - Hardware 42622 Equipamento informático Software 4263 Equipamento culto e decoração 426 Total EQUIPAMENTO ADM. E INFORMÁTICO 429 Outras imobilizações corpóreas 43 Imobilizações incorpóreas 442 Imob. em curso de imob. corpóreas 700.000 700.000 443 Imob. em curso de imob. incorpóreas 44 Total IMOBILIZAÇÕES EM CURSO 700.000 700.000 Total IMOBILIZAÇÕES 700.000 700.000 (1) Previsão para o ano Fig. 7 Quadro resumo dos investimentos mais significativos da Clínica Psiquiátrica de S. José para 2013 Clínica Psiquiátrica de São José 29
O Director (Élio Borges) A Superiora Provincial (Irmã Sameiro Martins) Clínica Psiquiátrica de São José 30