SIG RECURSOS HUMANOS E VENCIMENTOS Maj AdMil Carlos Manuel de Almeida 1. Introdução O Sistema Integrado de Gestão da Defesa Nacional (SIGDN) é uma ferramenta tecnológica e um instrumento de gestão integrada da Defesa que potencia a adoção de procedimentos normalizados dentro do MDN e das Forças Armadas. O SIGDN enquanto Sistema de Informação foi concebido para permitir o exercício das competências de gestão de recursos humanos, logísticos, financeiros e operacionais, de forma a obter ganhos de eficiência e de eficácia, ao assegurar a racionalização e otimização dos processos. Na componente de gestão de recursos financeiros e orçamentais, estão disponíveis funcionalidades que permitem efetuar o planeamento de atividades e orçamental, bem como o registo contabilístico dos processos orçamentais, administrativos e financeiros, atualmente de acordo com o Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP), a partir de 01 de janeiro de 2019 de acordo com o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNCAP), abrangendo as áreas orçamental, financeira e gestão. A componente de gestão logística abrange o planeamento logístico, a obtenção de bens e serviços, a gestão de materiais (controlo de qualidade, controlo de produção, armazenamento, vendas e distribuição), a manutenção de equipamentos e ainda a gestão de contratos, de infraestruturas, e de transportes. A componente de gestão de recursos humanos, agora em implementação, deverá disponibilizar serviços nas áreas de planeamento, gestão administrativa e vencimentos, gestão de carreiras, obtenção e recrutamento de pessoal, formação, justiça e disciplina e de higiene e segurança no trabalho. Pela sua dimensão e abrangência, trata-se de um dos maiores Enterprise Resource Planning (ERP) na Administração Pública e está alinhado com as melhores práticas seguidas no âmbito da Defesa pelas nações aliadas de Portugal com as quais se tem vindo a partilhar conhecimento no âmbito da organização militar e da gestão das Forças Armadas. 2. Objetivos do SIGDN-RHV A implementação da área de Gestão de Recursos Humanos e Vencimentos do SIGDN advém da necessidade de normalização dos sistemas de gestão de recursos humanos do Ministério da Defesa Nacional, conjugada com a oportunidade de evolução para sistemas aplicacionais modernos. 1
Esta solução deverá permitir a gestão de realidades e dados geograficamente repartidos e funcionalmente desconcentrados, garantindo a integração e consolidação centralizada da informação e a articulação com outros sistemas de informação, nomeadamente com as áreas Financeira e Logística. Para a implementação do SIGDN-RHV foram traçados s seguintes objetivos: Assegurar a eficácia da gestão de Recursos Humanos dos comandos, unidades e serviços integrados na estrutura do Ministério da Defesa Nacional; Integrar, consolidar e disponibilizar informação agregada, relevante para o exercício das competências específicas de cada uma das entidades da estrutura do Ministério da Defesa Nacional; Criar uma plataforma informática única em SAP ERP, consistente e intimamente integrada entre as suas Áreas Financeira, BW, Logística e de Recursos Humanos e Vencimentos; Apoiar a Gestão na tomada de decisões estratégicas no âmbito dos Recursos Humanos; Reforçar a utilização de novas técnicas de gestão; Diminuir os custos administrativos; Melhorar o planeamento e controlo das operações; Obter informação mais precisa, fiável e atempada; Aumentar a capacidade de reagir a mudanças dentro da organização; Redução dos erros humanos. 3. Desenho Concetual a. Estrutura organizacional O modelo de implementação do projeto SIGDN-RHV assenta numa estrutura organizacional constituída por 3 níveis: no primeiro nível encontra-se o MDN, seguido por entidades constituídas pelo EMGFA, Ramos e demais organismos do MDN e por último, no terceiro nível, encontram-se as Unidades e serviços orgânicos de cada entidade. A figura 1 ilustra a estrutura organizacional de base do projeto. 2
b. Os Processos O projeto de Recursos Humanos e Vencimentos é constituído por 7 Macroprocessos (MP) que por sua vez incorporam diversos Processos (P). No total, para a primeira fase, o Exército optou por implementar 30 processos: MP 1 - Planear necessidades e despesas de pessoal P 1.1 - Atualizar Unidades QO/Lotações P 1.2 - Planear necessidades despesas pessoal MP 2 - Obtenção de Pessoal P 2.1 - Divulgar concursos Pessoal Militar P 2.6 - Divulgar procedimentos concursais Pessoal Civil P 2.7 - Gerir candidaturas Pessoal Civil P 2.8 - Classificar Selecionar Pessoal Civil P 2.9 - Admitir Pessoal Civil MP 3 - Gestão de Pessoal P 3.1 - Processo Individual 3
P 3.2 - Assiduidades P 3.3 - ADM-Gerir cadastro beneficiários P 3.4 - Movimentos Pessoal Militar Militarizado P 3.5 - Mobilidades Pessoal Civil P 3.11 - Auditorias e Inspeções Internas MP 4 - Gestão de Carreiras P 4.1 Reclassificações P 4.2 - Progressões Promoções Pessoal Militar P 4.3 - Progressões Promoções Pessoal Militarizado P 4.9 - Saídas Pessoal Militar P 4.10 - Saídas Pessoal Civil MP 5 - Justiça e Disciplina P 5.1 - Gerir Louvores e Menções Honrosas P 5.2 - Gerir Condecorações P 5.3 - Gerir Processos Averiguações Disciplinares P 5.4 - Gerir Processos Averiguações Acidente Doença Morte P 5.5 - Gerir Processos Administrativos P 5.6 - Gerir Reclamações e Recursos MP 6 Vencimentos P 6.1 - Processar Vencimentos P 6.2 - Processar Abonos P 6.3 - Processar Descontos P 6.4 - Processar Reposições P 6.5 - Integração financeira MP 7 - Procedimentos de Fecho P 7 - Procedimentos de Fecho c. A Arquitetura do projeto A solução proposta para o SIGDN-RHV assenta no módulo Human Capital Management (HCM) do ERP SAP. Do ponto de integração com outros sistemas prevêem-se no âmbito da solução proposta 4 integrações entre o SIGDN-RHV e outras soluções: 4
SIG-Financeira integração entre a Gestão Organizacional e Gestão de Pessoal, no que respeita à atribuição dos objetos de recursos humanos às estruturas financeiras (Empresas, centros de custo, orçamento, etc.), e com o módulo de vencimentos no que respeita à integração financeira do resultado do seu processamento. SIGnet o SIGnet assumirá a função de Portal do Empregado, numa fase posterior, naquilo que é a gestão descentralizada (descentralização ao individuo) dos processos de recursos humanos. De acordo com o que se encontra descrito, está prevista a disponibilização das seguintes funcionalidades: Consulta de Dados Pessoais, Solicitação de Alteração de Dados Pessoais, Marcação de Férias, Impressão de Passaporte de licença, Pedido de Guia de Marcha e consulta de recibo de vencimento. Sistemas Atuais do MDN o SIGDN-RHV integrará ainda com alguns dos sistemas atuais do MDN que suportam processos relacionados com a Gestão de Recursos Humanos (tais como gestão hospitalar, gestão escolar, gestão de escalas, etc.). A figura 2 seguinte demonstra a arquitetura do projeto SIGDN-RHV: Figura 1: Arquitetura projeto SIGDN-RHV. Fonte: Business Blueprint, 2015. 5
4. Formação A estratégia adotada para a formação consistiu num programa de formação faseado em que nas diversas fases do projeto os diferentes grupos de utilizadores envolvidos recebem formação especifica para a respetiva fase. A Escola dos Serviços (ES) ficou com a responsabilidade de efetuar a formação dos utilizadores finais das Secções de Pessoal das Unidades. Esta tarefa terá dois momentos. Num primeiro momento, que se prevê que ocorra entre junho e julho do presente ano, uma equipa de formadores da ES receberá formação de formadores por parte da equipa do projeto SIGDN-RHV da Direção de Serviços de Sistemas de Informação do MDN (DSSI/MDN), e numa segunda fase, a decorrer em setembro, esta formação será ministrada aos utilizadores das Unidades. 5. Conclusões Com a implementação do SIGDN-RHV podemos considerar concluída, em termos macro, a implementação do SIGDN iniciada em 2006 com os módulos financeiros. De facto, que desde o seu surgimento na década de 90 do século passado, que os sistemas ERP são apontados como ferramentas essenciais para qualquer organização que pretenda ter implementado um sistema de gestão interna capaz de produzir informação com a oportunidade e a qualidade exigidas de modo a que os decisores possam tomar decisões consequentes para o bom rumo das organizações. Sendo os processos de implementação dos sistemas ERP dispendiosos, morosos e envolventes de toda a organização, e o SIGDN não é diferente, resta-nos esperar para, no futuro, observarmos os frutos da sua implementação. 6. Referências bibliográficas SIG, P. (2015). SIG-RHV - Desenho Concetual, Versão 3.0. Lisboa 6