Soluções adequadas ao seu ramo de atividade ONG

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Flávio Bentes
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Pacote ONG Destinatários O pacote ONG destina-se a Organizações que pretendem gerir de forma eﬁciente as suas actividades e projetos, bem como os seus fundos, parceiros e fornecedores, tanto no

Dada a importância dos documentos e da comunicação interna e da organização com o exterior, o pacote ONG inclui as funcionalidades de Gestão Documental e Expediente, garantindo um controlo total dos

Através do módulo de Gestão Documental, que visa abandonar métodos antigos de arquivos, terá a possibilidade de aceder a novas formas de estar nos negócios, tendo sempre à mão os documentos

2 Pacote ONG Destinatários O pacote ONG destina-se a Organizações que pretendem gerir de forma eficiente as suas actividades e projetos, bem como os seus fundos, parceiros e fornecedores, tanto no domínio da Administração Pública como no domínio de Projectos no Sector de Desenvolvimento. Dada a importância dos documentos e da comunicação interna e da organização com o exterior, o pacote ONG inclui as funcionalidades de Gestão Documental e Expediente, garantindo um controlo total dos documentos e seu ciclo de vida. Vantagens Com o módulo Base poderá gerir dados macro da aplicação, nomeadamente os dados da empresa, utilizadores, grupos, permissões e acessos. Através do módulo de Gestão Documental, que visa abandonar métodos antigos de arquivos, terá a possibilidade de aceder a novas formas de estar nos negócios, tendo sempre à mão os documentos necessários para trabalhar, quer sejam recentes ou antigos. Em plena articulação com o módulo de Gestão Documental, o módulo de Expediente permite a utilização de um processo ad-hoc, onde em cada momento são definidos os intervenientes apropriados, com a liberdade de evolução ditada pela própria natureza dos assuntos a analisar. Com o módulo de Recursos Humanos poderá gerir todas as questões relacionadas com o quadro de pessoal da organização, como por exemplo definição remunerações multi-moeda, com câmbio a definir no processamento mensal, processos disciplinares, folhas de tempo, registo de alterações mensais, processamento mensal e diversos mapas, legais e/ou de gestão. O módulo ProjME irá permitir a Monitoria e Avaliação de Projectos, de acordo com as boas práticas e orientação do PMI (Project Management Institute). É possível, portanto, definir cronogramas e registar a evolução de projectos com indicadores agregados, sem entrar em detalhes quanto à sua execução, recursos, fluxos financeiros, e outros. Módulos incluídos

Módulo Base Administração do Sistema O módulo de Administração do Sistema permite gerir dados macro da aplicação, nomeadamente os dados da empresa, utilizadores e grupos, permissões e acessos.

Para isso, haverá métodos rigorosos de classiﬁcação do arquivo electrónico de documentos, cujo acesso terá regras a cumprir.

3 Módulo Base Administração do Sistema O módulo de Administração do Sistema permite gerir dados macro da aplicação, nomeadamente os dados da empresa, utilizadores e grupos, permissões e acessos. Gestão Documental O módulo de Gestão Documental permite disseminar informação pura, intra ou extra empresa, relegando o arquivo físico para o arcaico. Para isso, haverá métodos rigorosos de classificação do arquivo electrónico de documentos, cujo acesso terá regras a cumprir. O módulo de Gestão Documental, que visa abandonar métodos antigos de arquivos, permite aceder a novas formas de estar nos negócios, tendo sempre à mão os documentos necessários para trabalhar, quer sejam recentes ou antigos. Este módulo regista, para memória futura, todas as versões dos documentos, isto é, memoriza os seus estádios (documento, seu subscritor, data de inclusão). Assim, todos os documentos podem ser facilmente consultados pelo seu número, data, palavra-chave ou outra designação, prescindindo do formato físico. Principais Características Motor de Pesquisa - Ao estilo de motores de pesquisa na web, capaz de encontrar resultados na informação introduzida na aplicação ou constante nos documentos da gestão documental. Sistema de Classificação - Possibilidade de definir tipos de documentos, com atributos livres ou com valores pré-estabelecidos. Regras de Redireccionamento - Quando submetidos a partir de qualquer formulário ou processo, os documentos podem ser automaticamente classificados e organizados na gestão documental. Centralização - repositório central de informação. Encriptação - a informação é encriptada, o que impossibilita a sua leitura ou modificação fora do sistema. Catalogação - cada documento será catalogado segundo os critérios definidos. Segurança - os acessos aos documentos são definidos na administração do sistema, em função dos perfis de utilizador. Auditoria - os acessos aos documentos são registados, de tal forma que é possível saber quem acede ao quê e quando. Controlo de Versões - possibilidade de manter um registo de todas as versões de um dado documento, bem como um registo dos responsáveis pelas alterações. Acesso Simultâneo - possibilidade de várias pessoas acederem ao mesmo documento simultaneamente. Expediente O módulo de Expediente, em plena articulação com o módulo de Gestão Documental, permite a utilização de um processo ad-hoc, onde em cada momento são definidos os intervenientes apropriados, com a liberdade de evolução ditada pela própria natureza dos assuntos a analisar. Os processos, transversais à organização, podem ser de entrada ou saída. O processo é desmaterializado desde o início com a digitalização e vinculação de documentos no formato digital. O seguimento do processo pode ser controlado por temporizadores, pré-definidos ou definidos pelo utilizador de forma a poder visualizar em relatórios os processos por utilizador e estado (iniciado, em curso, atrasado, encerrado).

O módulo de Recursos Humanos integra naturalmente com o módulo de Contabilidade Geral, por meio de criação de Movimentos Diferidos.

4 Módulo de Recursos Humanos O módulo de Recursos Humanos permite gerir todas as questões relacionadas com o quadro de pessoal da organização. Remunerações multi-moeda, com câmbio a deﬁnir no processamento mensal. A integração com o módulo de Vendas, permite associar a comissões sobre transacções. O módulo de Recursos Humanos integra naturalmente com o módulo de Contabilidade Geral, por meio de criação de Movimentos Diferidos. Este módulo integra as funcionalidades de Gestão Documental, onde pode aceder a uma estrutura partilhada com outras entidades do mesmo tipo, ao mesmo tempo que pode ter estrutura própria, com controlo de acessos deﬁnida ao nível da administração. Qualquer entidade tem ainda disponível uma área de Vínculos com outras entidades, Notas e Relatórios Individuais. Principais Tipos de Entidade Funcionários Principais Formulários Ficha de Funcionário Contratos de Trabalho Comissões Férias Alterações Mensais Processos Disciplinares Mapa de Pessoal Contratos a Terminar Principais Relatórios Processamento por Funcionário Mapa de Férias Requisitos Este módulo requer uma licença válida no seguinte módulo:

Módulo de Proj ME O módulo ProjME permite a Monitoria e Avaliação de Projectos, de acordo com as boas práticas e orientação do PMI (Project Management Institute).

proﬁssionalizar a equipa de projecto e os seus gestores.

5 Módulo de Proj ME O módulo ProjME permite a Monitoria e Avaliação de Projectos, de acordo com as boas práticas e orientação do PMI (Project Management Institute). Com a implementação do Sistema de Monitoria e Avaliação será possível ao Cliente fazer uma gestão mais proactiva e implementar com sucesso um sistema de controlo de mudanças no projecto e profissionalizar a equipa de projecto e os seus gestores. A implementação de um sistema de Informação de Gestão de Monitoria e Avaliação vai permitir: Gerir a carteira de Projectos; Efectuar o Controlo Orçamental, com possibilidade de orçamentos alternativos e afectação de despesas e proveitos, previstos e/ou extraordinários; Fazer a Incepção dos Projectos no Sistema; Registar os principais indicadores de Monitoria e Avaliação; Planificar com detalhe as actividades por Projecto nas componetes de Âmbito (scope), Tempo (duração) e Custo (orçamento); Registar os recursos responsáveis pela execução das actividades; Registar Notas explicativas ao processo de monitoria; Gravar e visualizar documentos de suporte do projecto no sistema (contratos, facturas, comprovativos de pagamento, fotografias); Visualizar o detalhe dos planos e cronogramas de projectos e actividades. É possível, portanto, definir cronogramas e registar a evolução de projectos com indicadores agregados, sem entrar em detalhes quanto à sua execução, recursos, fluxos financeiros, e outros. Este módulo integra as funcionalidades de Gestão Documental, onde pode aceder a uma estrutura partilhada com outras entidades do mesmo tipo, ao mesmo tempo que pode ter estrutura própria, com controlo de acessos definida ao nível da administração. Principais Tipos de Entidade Clientes Fornecedores Projectos Recursos Registo de Fluxos Monetários Agregados Principais Formulários Orçamentos Cronograma Principais Relatórios Desvios Orçamentais Execução do Projecto Orçamento planificado vs Orçamento Gasto Indicadores (o Produtividade do Projecto, Velocidade do Projecto, Estimativas de Duração e de Custo Mapa de Desvios Orçamentais Actividade Planificada vs Actividade Executada (medida de Tempo) Actividade Executada vs Orçamento Gasto (medida de custo) Requisitos Este módulo requer uma licença válida no seguinte módulo:

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