Capítulo 1. Conceitos Fundamentais

Capítulo 1 Conceitos Fundamentais

Leis Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1.991. (dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.) Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1.968; regulamentada pelo Decreto nº 1.799 de 30 de janeiro de 1.996. (dispõe sobre Microfilmagem)

Com o surgimento da escrita, surgiu também a necessidade do homem arquivar os documentos que produz.

Noções de Arquivologia

Como os homens se comunicavam? Linguagem gestual mímica Linguagem oral emissão de sons/vocábulos Linguagem escrita para documentar fatos (registro) Arquivo local de guarda de documentos

ARQUIVO É a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente. Heloísa Almeida Prado.

Noções de Arquivologia Arquivos organizados Produção intelectual

Documento: toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa. Todo documento é uma fonte de informação. Documentação: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica, no decurso de suas atividades. Informação: ideia ou mensagem contida num documento. Suporte: meio físico no qual a informação é registrada.

PROCESSO DE FORMAÇÃO DO DOCUMENTO Dados Informação obtida Informação registrada Em um SUPORTE DOCUMENTO

Suportes da escrita (evolução) Épocas remotas Mármore Cobre Marfim Tábuas Placas ou tabletes de argila Épocas mais recentes Papiro Pergaminho Papel Novas tecnologias - micrográficos; - informáticos; etc.

Terminologia Arquivística (itens mais importantes) ACERVO: totalidade dos documentos conservados num arquivo. ACESSO: possibilidades de consulta a arquivo mediante autorização legal. ARRANJO: ordenação/organização dos arquivos correntes e permanentes. DOSSIÊ: reunião de documentos oriundos de diversas naturezas, para uma finalidade específica.

FUNDO: unidade constituída pelo conjunto de documentos acumulados por uma entidade (Fundo aberto/fundo fechado). GESTÃO DE DOCUMENTOS: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes aos documentos de arquivo. PROTOCOLO: conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação.

Acervo x Dossiê Acervo: definição genérica, envolvendo toda a documentação de um organismo ou de um arquivo. Dossiê: definição restrita, pois envolve um assunto específico ou determinada pessoa (parte do acervo).

Dossiê Coleção de documentos referentes a certo processo, a determinado assunto, ou a certo indivíduo. Dicionário Aurélio

Comentários importantes 1º) O acesso aos documentos pode ser pleno (documentos ostensivos) ou limitado (documentos sigilosos). Por isso, a definição de acesso começa com possibilidades de consulta, pelo fato de que nem todas as pessoas terão acesso a certos documentos.

2º) Os itens documentais estão contidos nas unidades de arquivamento. Ex.: um relatório (item documental) está dentro de um pacote (unidade de arquivamento)

Ver também x Ver Ver também Ver caráter complementar caráter exclusivo

DICA DE PROVA Dois outros termos são também muito utilizados pelos arquivistas: Armazenamento x Acondicionamento Armazenamento guarda Acondicionamento embalagem (proteção aos documentos)

Ciências auxiliares da Arquivologia Diplomática é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (o documento é verdadeiro?) e fidedignidade (possui fé pública), além da sua estrutura formal. Paleografia técnica que habilita a decifrar documentos antigos. Estuda a história da escrita e a evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiro, pergaminho, papel, etc.) e dos instrumentos (cálamo, pena, etc.). O estudo da Paleografia propicia um melhor entendimento dos registros documentais para o resgate de fatos históricos.

Antecedente: é o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa. Precedente: é o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, porém de pessoas diferentes. Portanto: Antecedente mesmo assunto/mesma pessoa (anexação) Precedente mesmo assunto/ pessoas diferentes (apensamento)

Processo Anexação: caráter definitivo Apensamento: caráter provisório

Processo É a unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível.

Órgãos de documentação Arquivo: conjunto de documentos Biblioteca: conjunto de material Museu: peças e objetos de valor cultural Centro de documentação: organiza, classifica, seleciona para a guarda e conservação dos documentos, visando a disseminação da informação. Agrupa qualquer tipo de documento, exigindo especialização para aproveitá-los com eficiência.

Observação importante Enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, embora o arquivo também possa adquirir, eventualmente, caráter cultural, quando tratar-se de arquivo histórico.

CONCEITOS BÁSICOS Arquivologia é a ciência (estudos sobre os arquivos); Arquivística é a técnica (organizar: classificar, guardar, conservar e localizar os documentos); Arquivoconomia conjunto de determinações e conhecimento para instalar, organizar e administrar os arquivos (é a visão de cima para baixo);

Arquivo (origem da palavra) Origem Grega arché archeion arquivo (depósitos de documentos) Origem Latina archivum arquivo (lugar de guarda de documentos e títulos de nobreza)

Arquivo (conceitos) Antigo Depósitos de papéis de qualquer espécie (relação com os direitos das instituições ou indivíduos) Moderno Conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos no decorrer de atividades, arquivados e conservados para efeitos futuros.

Arquivo É o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.

O termo arquivo pode também ser usado para designar: Conjunto de documentos; Móvel para guarda de documentos; Local onde o acervo deverá ser conservado; Órgão governamental; Títulos de periódicos.

Documento de Arquivo São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.

Características dos documentos de arquivo Produção por um governo Recepção organização ou firma Acumulação (ordenada) Valor probatório de fatos passados Mantê-los em conjunto (organicidade documental) Produzidos para fins administrativos, funcionais, jurídicos e legais

Funções do Arquivo Guarda Conservação Acessibilidade ao uso e à pesquisa

Arquivos Principal finalidade: servir à administração (facilitando a consulta aos documentos pelos usuários) Principal função: guarda e conservação de documentos

Objetivos Armazenar corretamente os documentos; Transmitir com precisão suas informações.

Requisitos para se alcançar os objetivos a. b. c. d. e. f. Instalado em local apropriado; Pessoal qualificado e suficiente; Instalações e materiais adequados; Sistemas racionais de arquivamento; Existência de normas de funcionamento; Dirigente qualificado (Arquivista).

Importância do Arquivo Gerenciar o volume de documentos que a instituição expede e recebe no exercício de suas atividades, utilizando critérios estabelecidos de guarda e de eliminação de documentos inservíveis para a organização.

EXERCÍCIOS

1. A guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em área que lhes são destinados denomina-se: a) acondicionamento. b) acesso. c) acumulação. d) armazenamento.

2. Ao conjunto de documentos de um arquivo denominamos de: a) armazenamento. b) acondicionamento. c) acervo. d) acumulação.

3. A alternativa que melhor conceitua uma unidade de arquivo é: a) menor conjunto de documentos reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. b) conjunto de documentos da mesma espécie, disposto numa determinada ordem ou designação. c) documento anexado a outro por assunto, com referência a pessoas diferentes. d) conjunto de informação e despachos originados por um requerimento.

4. O conjunto de documentos reunidos por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, e conservados em decorrência de seu valor, denomina-se: a) inventário. b) arquivo. c) depósito. d) arranjo. e) maço.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subsequentes. 1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos. 2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. 3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. 4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo. 5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subsequentes. 1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos. E 2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. 3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. 4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo. 5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subsequentes. 1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos. E 2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. C 3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. 4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo. 5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subsequentes. 1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos. E 2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. C 3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. C 4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo. 5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subsequentes. 1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos. E 2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. C 3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. C 4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo. E 5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição.

5. Marque certo (C) ou errado (E). O arquivista responsável pelo gerenciamento das informações deverá identificar as similaridades e as antinomias existentes nos acervos arquivísticos que os distinguem dos acervos biblioteconômicos e museológicos. Nesse contexto, julgue os itens subsequentes. 1. Em relação ao tipo de suporte, os acervos arquivísticos assemelham-se aos biblioteconômicos pelo fato de apresentarem documentos manuscritos, impressos, audiovisuais e exemplares múltiplos. E 2. O objetivo do arquivo é provar e testemunhar. C 3. Os documentos de arquivo são produzidos para atender as finalidades administrativas, jurídicas, funcionais e legais. C 4. Em relação ao tipo de conjunto, os documentos arquivísticos são reunidos pelo conteúdo. E 5. O crescimento do acervo arquivístico resulta da acumulação dos documentos no âmbito da instituição. C

6. Considerando a polissemia do termo arquivo, assinale qual das assertivas abaixo não corresponde a uma de suas definições. a) conjunto de documentos colecionados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, ao longo de sua existência. b) acumulação ordenada de documentos criados por uma instituição ou pessoa no curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos políticos, legais e culturais. c) documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo de que são parte constituinte. d) entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos. e) edifício onde são guardados os arquivos.

Capítulo 2 Teoria das 3 idades/ciclo Vital dos Documentos/Estágios de Evolução dos Arquivos

Teoria das 3 idades a) Arquivo corrente ou de primeira idade valor primário; b) Arquivo intermediário ou de segunda idade valor primário; c) Arquivo permanente ou de terceira idade valor secundário.

As três idades são complementares Corrente corre Intermediário Permanente tramita (consulta frequente) transitoriedade (consulta não-frequente) preservados sempre (matéria-prima da história)

Localização física Arquivos correntes junto aos órgãos produtores; Arquivos intermediários afastados; Arquivos permanentes culturais ou universidades. junto aos centros

Acesso aos documentos Arquivos correntes: restrito ao órgão produtor; Arquivos intermediários: - Acesso pelo produtor; - Acesso ao público (quando autorizado); Arquivo permanente: liberado ao público

Arquivo em depósito Conjunto de documentos depositados em caráter provisório em um arquivo permanente sem, contudo, perder seu valor primário.

Transferência e recolhimento arquivo corrente arquivo intermediário (TRANSFERÊNCIA) DOCUMENTO arquivo intermediário arquivo permanente (RECOLHIMENTO)

Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos Arquivos Correntes (setoriais) Gerais ou centrais (continuação da idade corrente) Intermediários Anos 1 ano 5 a 10 anos 20 anos Permanentes (tempo de 25 ou 30 anos, a contar da data de sua produção existência do ou do fim de seu trâmite documento, e não de sua guarda)

COMENTÁRIO: Depois de um certo tempo (em torno de 1 ano), os arquivos correntes (setoriais) não têm mais espaço para guardar um número maior de documentos. Assim sendo, aqueles menos consultados são mandados para um arquivo central do respectivo órgão produtor, onde permanecem por tempo aproximado de 5 a 10 anos. Após este tempo, os documentos são transferidos para os arquivos intermediários, neles ficando por cerca de 20 anos, no aguardo do destino que os cercam. Se não tiverem valor secundário, serão eliminados; caso contrário, serão recolhidos aos arquivos permanentes, a fim de serem guardados para sempre. Geralmente, os documentos recolhidos nesses arquivos nasceram há 25 ou 30 anos (conforme tabela).

Valor do documento Valor primário: fins de sua criação; Valor secundário: diverso do qual foi produzido.

Importante Arquivo corrente Arquivo intermediário valor primário Arquivo permanente valor secundário

Comentário: Os documentos relacionados à origem e aos objetivos da instituição possuem valor secundário e, na terceira fase do ciclo vital, são de guarda permanente.

Termos associados às 3 idades Vários termos podem ser associados, como sinônimos, aos arquivos nas três idades. Devemos ficar atentos a todos, dentre eles os seguintes: - Vivo - Limbo, purgatório - Histórico, morto (não aceito no meio arquivista) O termo arquivo morto costuma cair muito em prova. Este termo popularizou-se e é muito utilizado até nas grandes empresas. Caso caia, é só pensar nos arquivos permanentes.

Comentário: Os profissionais da área arquivística não utilizam o termo arquivo morto, pois é inadequado, uma vez que os documentos de valor secundário devem ser preservados em caráter definitivo, devido ao seu valor histórico, probatório e informativo, como já vimos anteriormente. Representam a matéria-prima da história, sendo muito importantes (não devem ser descartados), podendo ser consultados pelos pesquisadores/administradores a qualquer tempo, em face de seu uso científico, social e cultural. O termo utilizado pelos arquivistas é arquivo permanente ou histórico, pois morto dá ideia de algo sem vida. E, se assim fosse, seria ilógico guardar documentos irrelevantes.

DICA DE PROVA CORRENTE INTERMEDIÁRIO PERMANENTE 1ª idade 2ª idade 3ª idade Setorial Pré-arquivo Histórico Administrativo Records centers De custódia Ativo-dinâmico Semi-ativo Passivo Vivo Limbo Morto De movimento Purgatório Estático Em curso Temporário Definitivo Núcleos de arquivo Transitório Final

EXERCÍCIOS

1. O valor mediato, quando atribuído aos documentos de arquivo, equivale ao valor: a) primário. b) fiscal. c) legal. d) probatório. e) secundário.

2. São considerados documentos intermediários: a) aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. b) os de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados definitivamente. c) os produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas. d) os de interesse público ou social. e) aqueles que, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

3. O ciclo vital dos documentos compreende as idades: a) temporária, intermediária, permanente. b) corrente, intermediária, permanente. c) administrativa, temporária, permanente. d) administrativa, intermediária, permanente. e) corrente, temporária, permanente.

4. A passagem dos documentos correntes para os arquivos intermediários denomina-se: a) recolhimento. b) arranjo. c) transferência. d) destinação. e) arquivamento.

5. Os documentos de arquivo de uma instituição são produzidos com um determinado objetivo e, para tanto, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma instituição para outra, ou de um setor para outro da mesma instituição, até serem arquivados. Essa descrição refere-se a um arquivo em sua fase: a) pública. b) administrativa. c) permanente. d) corrente. e) privada.

6. A teoria arquivística apresenta as três idades dos arquivos como estágios de sua evolução. A idade em que são arquivados os documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa é a: a) permanente. b) corrente. c) especializada. d) empresarial. e) pública.

7. Assinale a afirmativa correta a respeito dos tipos de arquivo: a) Os chamados arquivos de primeira idade constituem-se de documentos que deixaram de ser consultados. b) Denomina-se arquivo em depósito o conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam a seu acervo. c) O conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais e empresas em geral é chamado arquivo público. d) Arquivos intermediários são aqueles constituídos de documentos de uso frequente mas que não são conservados nas repartições que os receberam ou produziram.

8. Assinale a afirmativa INCORRETA a respeito dos arquivos. a) Existem três tipos de arquivos: de primeira idade ou corrente, de segunda idade ou intermediário e de terceira idade ou permanente. b) Os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem ser arquivados em separado daqueles de uso contínuo. c) Os documentos em curso ou de uso frequente devem ser conservados na sede das empresas que os produziram ou em dependências próximas. d) De acordo com a frequência de consulta, existem tipos diferentes de arquivos, e para cada um deles há uma forma distinta de organizar, conservar e tratar os documentos. e) Devem ser destruídos todos os documentos que têm apenas valor histórico ou que passaram a ser considerados inúteis ou imprestáveis.

9. Constituídos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decisões das administrações são os arquivos: a) correntes. b) intermediários. c) permanentes. d) sigilosos. e) secretos.

10. Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico. b) permanente. c) especializado. d) intermediário. e) estratégico.

11. Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo: ( ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas. ( ) Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares. ( ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo. ( ) Embora o termo arquivo seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de terceira idade. A ordem correta é: a) V V F V. b) V V F F. c) V F V V. d) F F V F. e) F V F V.

11. Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo: ( V ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas. ( F) Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares. ( V ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo. ( V ) Embora o termo arquivo seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de terceira idade. A ordem correta é: a) V V F V. b) V V F F. c) V F V V. d) F F V F. e) F V F V.

12. Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários: a) Devem necessariamente ser conservados próximos aos escritórios. b) Devem disponibilizar seus documentos para consultas frequentes. c) São também chamados de limbo, purgatório ou arquivo morto. d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente. e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados.

13. As atas das sessões ordinárias dos Conselhos Superiores da universidade federal, dos anos de 1973 a 1985, formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo: a) especial. b) especializado. c) permanente. d) corrente. e) jurídico.

14. Os documentos de segunda idade são aqueles: a) que retratam a origem da entidade, o seu procedimento e o seu funcionamento. b) que se conservam junto aos órgãos produtores em razão da frequência com que são consultados. c) que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final. d) que exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. e) reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido.

Capítulo 3 Classificação dos Arquivos e dos Documentos

Os arquivos possuem inúmeras características e podem ser classificados de acordo com: As entidades mantenedoras; Os estágios de sua evolução; A extensão de sua atuação; A natureza dos documentos.

QUANTO À EXTENSÃO Setorial originados em um setor determinado da instituição. Geral formado por documentos oriundos dos arquivos setoriais.

Não se esqueça: Arquivos descentralizados documentos em diversos locais. Exemplo: arquivos setoriais. Arquivos centralizados documentos concentrados em um determinado local. Exemplo: arquivo central (geral), arquivo intermediário.

QUANTO AO CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS a) Arquivos Correntes ativos-dinâmicos b) c) administrativos 1ª idade. Arquivos Intermediários semi-ativo 2ª idade. Arquivo Permanente Histórico 3ª idade.

QUANTO AOS VALORES DOS DOCUMENTOS a) Valor Primário (uso administrativo, razão da criação do documento); b) Valor Secundário (Probatório ou Informativo: estudo ou pesquisa).

QUANTO AO ÓRGÃO PRODUTOR a) Público b) Privados Institucionais: escolas, igrejas, clubes. Comerciais: empresas, companhias. Pessoais: fotos de família, cartas.

QUANTO AO ACESSO a) Franqueados aberto ao público b) Restritos referentes à segurança nacional (militares) c) Confidenciais somente pessoas credenciadas

QUANTO À NATUREZA a) Especiais (material especial) CD, fitas, microfilmes, fotografias, etc. b) Especializados (técnicos) arquivo médico, de engenharia, etc.

QUANTO À FINALIDADE a) Funcionais 1ª e 2ª idades b) Culturais 3ª idade

CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Criação e recepção por uma entidade: produção do documento pela entidade, coleção de manuscritos históricos reunidos por uma pessoa, não são considerados arquivos. Autenticidade: qualidade que reconhece sua proveniência. Naturalidade: os documentos se acumulam de maneira contínua, progressiva e estruturada, naturalmente no dia-adia. Inter-relacionamento: organicidade; é o que liga um documento a outro no arquivo, formando o conjunto que retrata o órgão. Unicidade: exemplar único, ou com poucas cópias. Princípio da legalidade: os registros arquivísticos são provas confiáveis das ações a que se referem. (Art. 37, CF/88)

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS O gênero; A espécie; A natureza do assunto.

Quanto ao Gênero a) b) c) d) e) f) Textuais ofícios, atas, etc. Audiovisuais CD, DVD, discos, fitas, etc. Cartográficos mapas, maquetes, etc. Iconográficos desenhos, fotos, etc. Informáticos (digitais) MP3, discos rígidos, disquetes, etc. Micrográficos microfilmes e microfichas

Quanto à espécie Atos normativos leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, etc. Atos enunciativos pareceres, relatórios, etc. Atos de assentamento atas, termos, etc. Atos comprobatórios certidões, atestados, etc Atos de ajuste convênios, contratos, etc. Atos de correspondência editais, ofícios, memorandos, cartas, etc.

Quanto à Natureza do Assunto *NORMA ANTIGA* a) b) c) d) Documento Ostensivo ou Ordinário Documento Sigiloso (RSAS) Ultrassecreto Secreto Confidencial Reservado

Quanto à Natureza do Assunto Lei de Acesso à Informação a) b) c) Documento Ostensivo ou Ordinário Documento Sigiloso (RSAS) Ultrassecreto Secreto Reservado

Documento Ostensivo: documento cujo acesso é irrestrito. Documento Sigiloso: aquele que, por sua natureza, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requer medidas especiais de salvaguardar sua custódia e divulgação. (RSAS)

Prazos de duração da classificação dos documentos NORMA ANTIGA Grau de sigilo Anos/prorrogação Acesso indevido Ultrassecreto Máximo de 30 anos/ Acarreta dano excepcionalmente + 30 grave à segurança da sociedade e do estado. Secreto Máximo de 20 anos/ Acarreta dano grave à segurança + 20 da sociedade e do estado. Confidencial Máximo de 10 anos/ Acarreta dano à segurança da +10 sociedade e do estado. Reservado Máximo de 5 anos/ +5 Revelação não autorizada de dados ou informações podem comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Prazos de duração da classificação dos documentos Lei de Acesso à Informação Grau de sigilo Anos/prorrogação Acesso indevido Ultrassecreto Máximo de 25 anos/ Acarreta dano excepcionalmente renovável uma única grave à segurança da sociedade e vez (+25) do estado. Secreto Máximo de 15 anos Acarreta dano grave à segurança da sociedade e do estado. Reservado Máximo de 5 anos Revelação não autorizada de dados ou informações podem comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos.

Conceitos importantes Classificação: ato de atribuir um grau de sigilo ao documento. Todo documento classificado é um documento sigiloso. Reclassificação: quando atribui-se a um documento já sigiloso novo grau de sigilo. Todo documento reclassificado é sigiloso. Desclassificação: ato de se retirar o grau de sigilo de um documento. Um documento desclassificado será, obrigatoriamente, um documento ostensivo ou ordinário.

LAI Lei nº 12.527 de 18 de novembro de 2011 * Essa norma entrou em vigor em 16 de maio de 2012 e criou mecanismos que possibilitam, a qualquer pessoa, física ou jurídica, sem necessidade de apresentar motivo, o recebimento de informações públicas dos órgãos e entidades.

Principais Aspectos Acesso é a regra, o sigilo a exceção (divulgação máxima); Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a informação (não exigência de motivação); Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação de exceções); Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução (gratuidade da informação); Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral (transparência ativa); Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à informação (transparência passiva).

Abrangência A Lei vale para os três Poderes da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, inclusive aos Tribunais de Contas e Ministério Público. Entidades privadas sem fins lucrativos também são obrigadas a dar publicidade a informações referentes ao recebimento e à destinação dos recursos públicos por elas recebidos.

Exceções Dados pessoais: são aquelas informações relacionadas a uma determinada pessoa. Seu tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito a intimidade, vida privada, honra e imagem, bem como a liberdades e garantias individuais. As informações pessoais não são públicas e terão seu acesso restrito. Elas podem ser acessadas pelos próprios indivíduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na Lei.

Exceções Informações classificadas como sigilosas: são aquelas que a divulgação possa colocar em risco a segurança da sociedade (vida, segurança, saúde da população) ou do Estado (soberania nacional, relações internacionais, atividades de inteligência). Por isso, apesar de serem públicas, o acesso a elas deve ser restringido por meio da classificação da autoridade competente.

Exceções Informações sigilosas com base em outras leis: são aquelas informações protegidas por outras legislações, tais como os sigilos bancário, fiscal e industrial.

Marcação do Documento Classificado SECRETO 3/8 A marcação, ou indicação do grau de sigilo, deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver. SECRETO "Todo aquele que tiver conhecimento (...) de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos." ( 1º do Art. 37 do Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.)

Marcação do Documento Classificado SECRETO 3/8 Dec. 4553, Art. 20, 1º: As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, indicação do total de páginas que compõem o documento. SECRETO "Todo aquele que tiver conhecimento (...) de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos." ( 1º do Art. 37 do Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.)

Marcação do Documento Classificado SECRETO 3/8 SECRETO "Todo aquele que tiver conhecimento (...) de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos." ( 1º do Art. 37 do Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.) "Todo aquele que tiver conhecimento (...) de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos." ( 1º do Art. 37 do Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002.)

Proteção no Envio e no Recebimento Orientações Os documentos sigilosos despachados devem ser acondicionados em invólucros duplos. Somente o invólucro interno deve conter o grau de sigilo. O acondicionamento adequado dificulta adulterações e o acesso não autorizado.

EXERCÍCIOS

1. Desclassificação ocorre quando um documento é: a) liberado de restrições de acesso. b) colocado na pasta Diversos ou Miscelânea. c) misturado a outros, durante o arranjo. d) ordenado por assunto.

2. O contrato de aluguel, documento, é exemplo de: a) gênero. b) tipo. c) formato. d) espécie. e) forma. como

3. Quanto ao gênero, os documentos de arquivo podem ser: a) manuscritos datilografados impressos informáticos. b) textuais cartográficos gráficos impressos. c) escritos ou textuais cartográficos iconográficos filmográficos sonoros micrográficos informáticos. d) públicos e privados. e) particular oficial público coletivo.

4. Os documentos de arquivo podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal e definidos em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, bem quanto à forma de registro dos atos. Estas características sinalizam: a) o gênero. b) a organicidade. c) a espécie. d) o tipo. e) a unicidade.

5. Quanto à entidade produtora, os arquivos se classificam em: a) públicos e privados. b) históricos e probatórios. c) comerciais e institucionais. d) públicos e comerciais. e) privados e institucionais

6. Dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possam acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são considerados originalmente: a) ostensivos. b) sigilosos. c) reservados. d) confidenciais. e) secretos.

7. Os prazos de classificação segundo o grau de sigilo poderão, de acordo com a legislação em vigor, ser prorrogados da seguinte forma: a) duas vezes, por igual período. b) quantas vezes forem necessárias, por igual período. c) uma vez, por igual período se ultrassecreto. d) indefinidamente. e) três vezes, por igual período.

8. São considerados arquivos especiais aqueles que: a) têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico. b) têm sob sua custódia os documentos resultantes da política arquivística. c) têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes. d) têm sob sua guarda documentos resultantes do processo de avaliação. e) têm sob sua custódia documentos resultantes do processo de classificação.

9. Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos podem ser: a) ultrassecretos, históricos, oficiais e reservados. b) históricos, oficiais, confidenciais e reservados. c) ultrassecretos, secretos e reservados. d) oficiais, históricos, secretos e reservados. e) secretos, históricos, confidenciais e reservados.

10. A definição técnica de espécie é a configuração que assume um documento de acordo com: a) o sistema de signos utilizados na comunicação. b) a atividade que o gerou. c) o material sobre o qual as informações são geradas. d) a disposição e a natureza das informações. e) a preparação e transmissão das informações.

11. Partituras, desenhos e cartazes são classificados como documentos do seguinte gênero: a) audiovisual. b) ideográfico. c) iconográfico. d) simbológico.

12. De acordo com a nova legislação dos arquivos públicos, os documentos considerados secretos têm os seguintes prazos, em anos, de sigilo e de prorrogação: a) 50 por mais 20. b) 30 por mais 30. c) 25 por mais 10. d) 20 por mais 05. e) 15 improrrogáveis.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado). Documentos do gênero cartográfico incluem: 1. litogravuras. 2. cartazes. 3. perfis. 4. plantas. 5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado). Documentos do gênero cartográfico incluem: 1. litogravuras. E 2. cartazes. 3. perfis. 4. plantas. 5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado). Documentos do gênero cartográfico incluem: 1. litogravuras. E 2. cartazes. E 3. perfis. 4. plantas. 5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado). Documentos do gênero cartográfico incluem: 1. litogravuras. E 2. cartazes. E 3. perfis. C 4. plantas. 5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado). Documentos do gênero cartográfico incluem: 1. litogravuras. E 2. cartazes. E 3. perfis. C 4. plantas. C 5. desenhos.

Nas questões 13 a 15, o leitor deve julgar os itens relacionados a elas (certo ou errado). Documentos do gênero cartográfico incluem: 1. litogravuras. E 2. cartazes. E 3. perfis. C 4. plantas. C 5. desenhos. E

14. Quanto à características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles: 1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras. 2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição. 3. são, essencialmente, arquivos correntes. 4. podem descartar documentos. 5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles: 1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.c 2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição. 3. são, essencialmente, arquivos correntes. 4. podem descartar documentos. 5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles: 1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.c 2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição. E 3. são, essencialmente, arquivos correntes. 4. podem descartar documentos. 5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles: 1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.c 2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição. E 3. são, essencialmente, arquivos correntes. C 4. podem descartar documentos. 5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles: 1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.c 2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição. E 3. são, essencialmente, arquivos correntes. C 4. podem descartar documentos. C 5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central.

14. Quanto à características dos arquivos setoriais, é correto afirmar que eles: 1. devem se localizar junto aos órgãos produtoras.c 2. permitem realizar a distribuição interna de documentos na instituição. E 3. são, essencialmente, arquivos correntes. C 4. podem descartar documentos. C 5. realizam recolhimentos periódicos de documentos ao arquivo central. E

15. Consubstanciam-se como especializados os arquivos: 1. médicos. 2. de engenharia. 3. audiovisuais. 4. iconográficos. 5. de grandes dimensões.

15. Consubstanciam-se como especializados os arquivos: 1. médicos. C 2. de engenharia. 3. audiovisuais. 4. iconográficos. 5. de grandes dimensões.

15. Consubstanciam-se como especializados os arquivos: 1. médicos. C 2. de engenharia. C 3. audiovisuais. 4. iconográficos. 5. de grandes dimensões.

15. Consubstanciam-se como especializados os arquivos: 1. médicos. C 2. de engenharia. C 3. audiovisuais. E 4. iconográficos. 5. de grandes dimensões.

15 Consubstanciam-se como especializados os arquivos: 1. médicos. C 2. de engenharia. C 3. audiovisuais. E 4. iconográficos. E 5. de grandes dimensões.

15. Consubstanciam-se como especializados os arquivos: 1. médicos. C 2. de engenharia. C 3. audiovisuais. E 4. iconográficos. E 5. de grandes dimensões. E

16. A classificação dos documentos de arquivo em textual, audiovisual, cartográfico ou iconográfico implica definição: a) da espécie documental. b) da forma do documento. c) do formato do documento. d) do gênero documental. e) do tipo documental.

17. Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser classificados em: a) públicos e privados. b) ostensivos ou sigilosos. c) correntes e permanentes. d) tipológicos diplomáticos. e) administrativos e históricos.

Capítulo 4 Organização e Administração de Arquivos/Correspondências/Atividades dos Arquivos Correntes

Organização e administração de arquivos Apoio da cúpula organizacional; Trabalho em equipe; Pessoal treinado de forma adequada; Métodos e sistemas de arquivamento eficazes; Espaço físico compatível com o acervo existente.

DICA DE PROVA: Etapas para a organização e administração dos arquivos: 1º) 2º) 3º) 4º) levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento; execução ou implantação e acompanhamento.

Levantamento de dados (através de questionários e entrevistas) Frequência de consulta ao acervo; Localização física dos arquivos; Formas de acondicionamento; Existência de documentos sigilosos; Mobiliário utilizado; Uso de novas tecnologias (microfilmagem, digitalização); Pessoal responsável pela documentação; Métodos de arquivamento utilizados; Tipos de formulários; Procedimentos para empréstimos de documentos, etc.

DICA DE PROVA: Procedimento inicial quando nos deparamos com documentos desorganizados, sem critérios de arquivamento: Levantamento da produção documental.

Análise dos dados coletados É feito um diagnóstico da situação documental.

Diagnóstico É a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo.

O diagnóstico proporciona ao arquivista informações como: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar, etc.); Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade); Condições de armazenamento; Estado de conservação do documento; Espaço físico ocupado; Volume documental; Controle de empréstimos (frequência de consultas); Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); Acesso à informação; Gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, etc.); Arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados); Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados, etc.).

Diagnósticos Análise qualitativa: qualidade do documento. Análise quantitativa: quantidade do acervo arquivístico.

Planejamento propor soluções para eliminar os problemas encontrados na análise; fazer um plano arquivístico ; elaboração de um cronograma de trabalho.

Elementos a serem considerados na elaboração de um plano de arquivo: O arquivo deve ocupar posição de destaque na estrutura da instituição; Órgão capacitado para coordenar os serviços de arquivo; Adoção de métodos eficientes de arquivamento; Estabelecimento de regras de funcionamento dos arquivos e do protocolo; Instalações e equipamentos que atendam aos objetivos propostos; Arquivos intermediários e permanente (se necessário); Recursos humanos (pessoal habilitado e suficiente); Recursos financeiros (verbas suficientes).

Tipos de arquivamento Horizontal documentos uns sobre os outros (caixas ou estantes), mais usado em arquivos permanentes ou de custódia; Vertical documentos uns ao lado dos outros; consulta mais ágil. Mais utilizado nos arquivos corrente (ocupam menor espaço, fácil de executar, econômicos). Rotativo - meio eletrônico.

Material de arquivo De consumo pasta, ficha, guia divisória, tira de inserção, etc. (menor durabilidade); Permanente arquivos, armário de aço, estante, fichário, etc. (maior durabilidade).

DICA DE PROVA: O termo acessório deve ser associado a material de consumo. Exemplo de acessórios de arquivo: ficha, guia divisória, etc.

Comentário sobre as guias: Função das guias primária indica a 1ª divisão de uma gaveta (ex.: M) secundária subdivisão da primária (ex.: MA) subsidiária subdivisão da secundária (ex.: MAR) especial mostra a localização de um nome ou assunto muito pedido (ex.: Marilena, marcenaria) Obs.: - identifica-se a função das guias pela sua notação; - projeção: saliência na parte superior da guia divisória.

Correspondências De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

Comentários 1º) Já vimos no Capítulo 3 o que é a documentação ostensiva (acesso pleno) ou sigilosa (acesso restrito); 2º) Comunicação escrita pertence ao gênero textual ; 3º) Exemplos de correspondências internas: memorandos, circulares, etc. 4º) Exemplos de correspondências externas: ofícios, telegramas, etc.

Tipos de correspondência Existem vários tipos de correspondências utilizadas pela Administração Pública, dentre elas, as mais importantes estão destacadas no Manual de Redação Oficial da Presidência da República. (vide apostila)

Atividades dos arquivos correntes protocolo expedição arquivamento empréstimo e consulta

Protocolo (definição) Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; Número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

Divisão do Protocolo Recebimento e classificação; Registro e movimentação. ligado às atividades de controle.

Atividades de Protocolo Recebimento; Classificação; Registro; Autuação; Distribuição; Movimentação (trâmite, fluxo); Expedição.

Protocolo entrada de documentos Expedição saída de documentos

Arquivamento na fase corrente Etapas: Inspeção Análise Ordenação Arquivamento

Empréstimo e consulta assinatura de um recibo uso da guia-fora Prazo de empréstimo: até 10 dias Follow-up : fichários de lembrete de controle de prazo de empréstimo.

EXERCÍCIOS

1. As atividades típicas do protocolo não incluem o (a): a) recebimento de correspondência. b) abertura de processo. c) distribuição de documentos. d) preparação de instrumentos de descrição.

2. São rotinas dos serviços de protocolo: a) recebimento de correspondência e elaboração de inventários topográficos da documentação. b) autuação de processos e reprodução do material a ser descartado. c) coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelas de temporalidade. d) ações de conservação preventiva e montagem de guia do acervo. e) distribuição de correspondência e controle de tramitação dos documentos.

3. O arquivista desenvolve as atividades de separar os documentos recebidos em oficial ostensivo ou sigiloso e particular, além de analisar e determinar o assunto do documento, atribuindo-lhe um código numérico de referência e assim por diante. Essas atividades são próprias de: a) protocolo. b) arranjo. c) descrição. d) arquivo. e) destinação.

4. O setor que funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos é conhecido como setor de: a) arquivo e microfilmagem. b) registro e movimentação. c) transferência e recolhimento. d) destinação e custódia. e) codificação e transposição.

5. A secretaria da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao Diretor Administrativo da empresa. Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com informações sobre o empréstimo. Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia: a) física. b) especial. c) subsidiária. d) dentro. e) fora.

6. A saliência que fica na parte superior da guia é denominada: a) guia divisória. b) projeção. c) notação. d) jaqueta. e) ilhó.

7. Quanto ao gerenciamento da informação, assinale a opção em que todas as atividades apresentadas, referentes a documentos e processos, são de responsabilidade do setor de protocolo: a) autuação, encaminhamento e arquivamento. b) recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição. c) classificação, descrição, arquivamento e expedição. d) registro, classificação, destinação e avaliação. e) autuação, registro, organização e descrição.

8. O registro e o controle dos documentos devem ser realizados por meio de: a) requerimento. b) memorando. c) carta. d) protocolo. e) ofício.

9. São considerados acessórios de um arquivo: a) sistema alfanumérico. b) arquivo rotativo. c) fichários. d) guias.

10. O sistema de vigilância contínua que visa fornecer um controle eficaz de informações e providências a serem tomadas em datas determinadas é conhecido como: a) follow-up. b) alfanumérico. c) variadex. d) alfabético.

11. O registro no protocolo da saída da correspondência e demais documentos é o procedimento relativo à fase de: a) recepção de correspondência. b) expedição de correspondência. c) arquivamento de correspondência. d) recebimento de correspondência.

12. Entre as atividades apresentadas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma atividade desenvolvida nos serviços de protocolo: a) registro. b) avaliação. c) autuação. d) expedição. e) recebimento.

13. Por diagnóstico de arquivos entende-se: a) o recolhimento da massa documental acumulada. b) a elaboração de planos de destinação de documentos. c) a execução das determinações das tabelas de temporalidade. d) a aplicação das normas ISAD(G). e) a análise das informações básicas sobre arquivos.

14. Ao setor de protocolo cabe, entre outras atribuições, receber os documentos e promover: a) sua destinação e transferência. b) seu registro e movimentação. c) sua redação e classificação. d) seu recolhimento e arquivamento. e) sua certificação e encaminhamento.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). As etapas de trabalho a serem desenvolvidas, visando a organização e administração de arquivos, incluem o(a): 1. planejamento. 2. descrição de acervos. 3. implantação e acompanhamento. 4. levantamento de dados. 5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). As etapas de trabalho a serem desenvolvidas, visando a organização e administração de arquivos, incluem o(a): 1. planejamento. C 2. descrição de acervos. 3. implantação e acompanhamento. 4. levantamento de dados. 5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). As etapas de trabalho a serem desenvolvidas, visando a organização e administração de arquivos, incluem o(a): 1. planejamento. C 2. descrição de acervos. E 3. implantação e acompanhamento. 4. levantamento de dados. 5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). As etapas de trabalho a serem desenvolvidas, visando a organização e administração de arquivos, incluem o(a): 1. planejamento. C 2. descrição de acervos. E 3. implantação e acompanhamento. C 4. levantamento de dados. 5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). As etapas de trabalho a serem desenvolvidas, visando a organização e administração de arquivos, incluem o(a): 1. planejamento. C 2. descrição de acervos. E 3. implantação e acompanhamento. C 4. levantamento de dados. C 5. elaboração de instrumentos de pesquisa.

15. Julgue os itens abaixo (certo ou errado). As etapas de trabalho a serem desenvolvidas, visando a organização e administração de arquivos, incluem o(a): 1. planejamento. C 2. descrição de acervos. E 3. implantação e acompanhamento. C 4. levantamento de dados. C 5. elaboração de instrumentos de pesquisa.e

Capítulo 5 Métodos de Arquivamento

Classes Básicos Padronizados

Métodos básicos Alfabético principal elemento: nome; Geográfico local ou procedência; Numérico número; - simples - cronológico - dígito-terminal Ideográfico assunto. - alfabético (enciclopédico/dicionário) - numérico (duplex/decimal/unitermo ou indexação coordenada)

Métodos padronizados Variadex (colorido) Automático Soundex Mneumônico Rôneo Não são cobrados em concursos de nível médio.

Sistemas de arquivamento Direto busca direta, sem auxílio de índice (método alfabético e geográfico); Indireto necessário utilizar um índice alfabético (métodos numéricos).

Método Alfabético É o mais simples e prático; Elemento principal é o nome (arquivo onomástico) Fichas ou pastas em ordem alfabética (regras de alfabetação)

Método Alfabético utiliza um nome do documento; organiza-se de forma alfabética; utiliza-se todas as letras do nome; método direto (não usa índices).

Vantagens X Desvantagens Desvantagens Vantagens Rapidez na informação; Maior incidência de erros de arquivamento. Custo baixo; Sistema direto; Fácil implantação.

Regras de ordenação (Alfabetação) Letra por letra Palavra por palavra DEL PRETE, Alfredo DE PENEDO, Carlos DE PENEDO, Carlos DEL PRETE, Alfredo (as letras D e E se repetem. O L vem antes do P) (o DE é mais reduzido que o DEL)

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

1. Nomes de pessoas físicas último sobrenome e depois o prenome Frank Menezes Edson Pereira dos Santos Marcos Roberto Araújo da Silva Arquivam-se: Menezes, Frank Santos, Edson Pereira dos Silva, Marcos Roberto Araújo da

Sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Carmem Corrêa Miranda Fábio Corrêa Miranda Daniele Firme Miranda Veneza Firme Miranda Arquivam-se: Miranda, Carmem Corrêa Miranda, Daniele Firme Miranda, Fábio Corrêa Miranda, Veneza Firme

2. Sobrenomes compostos ou ligados por hífen não se separam. Joaquim da Boa Morte Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Boa Morte, Joaquim da Castelo Branco, Camilo Villa-Lobos, Heitor

3. Santa, Santo ou São regra dos sobrenomes compostos. Ricardo Santa Rita João do Santo Cristo José Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Ricardo Santo Cristo, João do São Paulo, José Carlos

4. Iniciais abreviativas de prenomes têm precedência E. Silva Estevão Silva Everaldo Silva Arquivam-se: Silva, E. Silva, Estevão Silva, Everaldo

5. Artigos e preposições não são considerados Pedro de Almeida Ricardo d Andrade Lúcia de Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do

Ou ainda; José Ferreira Silva José dos Santos Silva Arquivam-se: Silva, José Ferreira Silva, José dos Santos Observe que a partícula dos não foi considerada no momento em que os nomes foram organizados.

6. Grau de parentesco são considerados parte do último sobrenome. Edison Miranda Júnior Osório Miranda Neto Márcio Cerqueira Sobrinho Arquivam-se: Cerqueira Sobrinho, Márcio Miranda Júnior, Edison Miranda Neto, Osório

7. Títulos não são considerados Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Coronel Émerson Pontes Doutor Raimundo Torres Arquivam-se: Cardoso, Jorge (Ministro) Fernandes, Carlos (Professor) Pontes, Émerson (Coronel) Torres, Raimundo (Doutor)

8. Nomes estrangeiros (último sobrenome) exceto nomes espanhóis e orientais. George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se: Bush, George Walker Chaplin, Charles Hitler, Adolf

9. Partículas dos nomes estrangeiros São consideradas quando iniciadas com letra maiúscula. Pepino di Capri...CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo...DE PENEDO, Sandra

10. Nomes espanhóis (penúltimo sobrenome sobrenome de família do pai) Enrico Gutierrez Salazar Maria Pereira de la Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se: Gutierrez Salazar, Enrico Pereira de la Fuente, Maria Puentes Hernandez, Pablo

11. Nomes orientais são registrados como se apresentam Li Yutang (chinês) Osama Bin Laden (árabe) Sasazaki Yonoyama (japonês) Arquivam-se: Li Yutang Osama Bin Laden Sasazaki Yonoyama

12. Firmas e empresas (como se apresentam, não se considerando os artigos e preposições) Embratel Antônio Silva & Cia. Fundação Bradesco A Tentação The Washington Post Companhia Petrolífera Nacional Associação dos Jornalistas Associação Educacional do DF El País

Arquivam-se: Antônio Silva & Cia. Associação Educacional do DF Associação dos Jornalistas Companhia Petrolífera Nacional Embratel Fundação Bradesco País (El) Tentação (A) Washington Post (The)

13. Títulos de congressos, conferências, reuniões, etc. os números deverão aparecer no fim, entre parênteses. II Encontro Nacional de Arquivistas Quinto Congresso de Biblioteconomia 3º Curso de Ciências Contábeis Arquivam-se: Congresso de Biblioteconomia (Quinto) Curso de Ciências Contábeis (3º) Encontro Nacional de Arquivistas (II)

Método Geográfico Elemento principal: local de procedência (cidade, estado, país) Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar. Desvantagens: duas classificações (local e interessado)

Formas de ordenação a) Estado Cidade Correspondente b) Cidade Estado Correspondente c) País Cidade Correspondente

Ordenação por: Estado-Cidade-Correspondente Ordem alfabética dos estados, priorizando-se as capitais. Bahia Ilhéus SANGALO, Ivete Minas Gerais Belo Horizonte VALENTE, Mário Minas Gerais Araxá ARAÚJO, Ruth Minas Gerais Varginha RIBEIRO, João de Sá São Paulo Campinas MESQUITA, Júlia

Comentário: É a forma de ordenação mais cobrada em concursos; a banca quer avaliar se o candidato sabe que deve-se priorizar a capital do estado e, se estes forem repetidos, olhamos as cidades; se estas forem repetidas olhamos os correspondentes; levando em conta a alfabetação.

Ordenação por: Cidade-Estado-Correspondente Ordem alfabética das cidades (inclusive as capitais) Areal Rondônia VALENTINI, Mário Carapebus Rio de Janeiro CUNHA, Sideir Ilhéus Bahia SILVA, Lucinda da Quissamã Rio de Janeiro PINTO, Sérgio Dias Rio de Janeiro Rio de Janeiro SILVA, Jorge

Ordenação por: País-Cidade-Correspondente Ordem alfabética dos países (a capital deve vir primeiro) França Lorena Unesco Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel Portugal Coimbra ALBUQUERQUE, Joaquim

Método Numérico numérico simples numérico cronológico numérico dígito-terminal

Característica Sistema indireto deve-se recorrer a um índice alfabético remissivo para localizar a informação Vantagem erros reduzidos de arquivamento; Desvantagem exige pesquisa a índices (sistema indireto)

a) Numérico simples Prático e simples; Pasta arquivada em ordem numérica; Registro em livro ou ficha; Nº de pasta mais número sequencial.

b) Numérico cronológico Usado em sistemas de protocolo; Numera-se os documentos e não as pastas; Primeiro usa-se ordem cronológica e após, numérica (data e número)

c) Numérico dígito-terminal Elemento principal: número Usado quando há um volume grande de documentos; Três grupos formando pares, lidos da direita para a esquerda. Obs.: Primeiro olhamos o Grupo Ex.: GT GS GP 32 55 87 Primário (GP), depois leva-se em 28 57 87 consideração o Grupo Secundário 03 18 92 (GS) e por último o Grupo Terciário (GT).

Método Ideográfico Alfabético - dicionário - enciclopédico Numérico - duplex - decimal - unitermo

Alfabético - Dicionário Rígida ordem alfabética de assuntos Ex.: Arquivo corrente Arquivo intermediário Arquivo permanente Documento usado com frequência Histórico Pré-arquivo Setorial

Alfabético - Enciclopédico Relação mútua entre os assuntos (geral/específicos). Rígida ordem alfabética. Ex.: ARQUIVO CORRENTE Documento usado com frequência Setorial ARQUIVO INTERMEDIÁRIO Pré-arquivo ARQUIVO PERMANENTE Histórico

Numérico - Duplex Os temas são divididos em classes e subclasses Ex.: 1 ARQUIVO CORRENTE 1-1 Documento usado com frequência 1-2 Setorial 2 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 2-1 Pré-arquivo 3 ARQUIVO PERMANENTE 3-1 Histórico

Duplex O agrupamento de assuntos neste método é feito em classes, tendo capacidade ilimitada. A divisão dos assuntos também parte do geral para o específico e as novas classes podem ser abertas à medida que houver necessidade. Atribui aos assuntos divididos em classes uma numeração sequencial e, dentro destas classes, forma subclasses também ordenadas por números.

Numérico - Decimal Sistema decimal de Melvil Dewey, que divide o saber humano em 9 classes principais e uma décima geral. Classes de 3 algarismos divididas por ponto Desvantagens: - limitação de 10 classes para a classificação; - necessita preparo e muita atenção do arquivista.

000 Administração Geral 100 200 300 400 destinam-se aos assuntos relativos 500 às atividades-fim do órgão. 500 600 700 800 900 Assuntos Diversos

A classe 000 Administração Geral, tem como subclasses: 010 Organização e funcionamento 020 Pessoal 030 Material 040 Patrimônio 050 Orçamento e finanças 060 Documentação e informação 070 Comunicações 080 Vaga 090 Outros assuntos referentes à Administração Geral

Classes: 0 Geral 1 Departamento Pessoal 2 - Arquivo Subdivisão da Classe 1: 100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110 Admissão 111 Exame médico 112 Documentos 112.1 Documentos recebidos 112.2 Documentos pendentes 113 Assinatura de contrato 120 Férias 130 Demissão 200 ARQUIVO... subdivisão da classe 2

A classe 900 Assuntos diversos 910 Solenidades, comemorações, homenagens 920 Congressos, conferencias, seminários, simpósios, encontros, convenções, ciclos de palestras, mesas redondas. 930 Feiras, salões, exposições, mostras, festas e concursos 940 Visitas e visitantes 990 Assuntos transitórios 991 Cartas de apresentação e recomendação 992 Comunicação e informes 993 Convites diversos 994 Felicitações, agradecimentos, pêsames, despedidas 995 Protestos, reivindicações, sugestões 996 Associações: culturais, de amigos e de servidores 997 Pedidos, oferecimentos e informações diversas

Plano de Classificação GRUPO SUBGRUPO SÉRIE SÉRIE SUBSÉRIE SUBSÉRIE 022 Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 Cursos 022.11 Promovidos pela instituição 022.12 Promovidos por outras instituições 022.121 No Brasil 022.122 No Exterior 284

CLASSE 000 Administração Geral Subclasse 010 Subclasse 020 Organização e funcionamento Pessoal Subclasse 030 Material Grupo 023 Grupo 021 Grupo 022 Recrutamento e seleção Aperfeiçoamento e treinamento Quadros, tabelas e políticas de pessoal Subgrupo 022.2 Subgrupo 022.1 Estágios Cursos Série 022.11 Série 022.12 Promovidos pela instituição Promovidos por outra instituição Subsérie 022.121 Subsérie 022.122 No Brasil No Exterior 285

Numérico - Unitermo Também conhecido por indexação coordenada; Analogia; Fichas em ordem alfabética (ficha índice); 10 colunas em cada ficha (0 a 9); Assuntos de um único termo. Não é cobrado em concursos de nível médio.

Exercício Método Alfabético ORDENAÇÃO

( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) ) Renata Peres de Morais O Popular 17º Campeonato de Futsal Marechal Alberto Castelo Branco Ricardo d Almeida Jerônimo Carlos São Cristóvão Bill Clinton Liu Chi Watanabe The New York Times Segundo Simpósio de Identificação Militar Carrefour S/A Federico Garcia Lorca Roberto Augusto de Santa Cruz A. Carlos Silva Papelaria Brasil Paulo Cândido Neto Antônio Carlos Silva Professor Weber Artiaga Sousa Coronel Paulo Édison Vieira Júnior XXI Encontro de Professores de Física Raquel Peres de Morais

EXERCÍCIOS

Capítulo 6 Lei nº 8.159, de 08/01/1991 Gestão de Documentos Avaliação e Destinação Tabela de Temporalidade

Lei nº 8.159 de 08/01/1991 Lei mais importante da área arquivística; Dispõe sobre arquivos públicos e privados no Brasil; Muito cobrada em concursos públicos.

LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º. Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (JÁ CAIU EM PROVA)

Art. 4º. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º. A administração pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma da Lei. Art. 6º. Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II DOS ARQUIVOS PÚBLICOS Art. 7º. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 1º. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 2º. A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. (*JÁ CAIU MAIS DE UMA VEZ) Art. 8º. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. (COSTUMA CAIR A DEFINIÇÃO DE UM DELES) 1º. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. 2º. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. 3º. Consideram-se permanentes os conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. (JÁ CAIU EM PROVA) Inalienável é o documento cujos direitos não podem ser transferidos ou cedidos a terceiros, devido ao seu valor secundário. Imprescritível, como o próprio nome nos sugere, é o documento que não é passível de prescrição, pois será preservado para sempre, devido ao seu valor permanente.

CAPÍTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social.

CAPÍTULO IV DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 1º. São arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. 2º. São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 3º. São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 4º. São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 5º. Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Observa-se, neste artigo, a menção ao Poder Executivo Federal. ISSO JÁ FOI EXPLORADO EM PROVA.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o aceso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e nesta Lei.

CAPÍTULO V (REVOGADO) DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. 1º. Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos. 2º. O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. (JÁ CAIU EM PROVA) 3º. O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. (JÁ CAIU EM PROVA) Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos SINAR. 1º. O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. (JÁ CAIU EM PROVA) 2º. A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário. Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República. Fernando Collor Jarbas Passarinho

Art. 23, Lei 8.159 de 08/01/1991. 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originalmente sigilosos.

IPC 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

IPC 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produção. (improrrogável)

CONARQ Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional. Define a política nacional de arquivos públicos e privados.

SINAR Função: promover o intercâmbio permanente entre os arquivos públicos e privados do país. Implementa a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental

SIGA Art. 1º do Decreto 4.915/2003. Art. 1º Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.

Gestão de Documentos Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Art 3º da Lei 8.159/1991

Gestão de documentos Da produção (nascimento) até a eliminação Destinação final ou recolhimento

Objetivo garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos (de forma racional, econômica).

Fases da Produção gestão Utilização Destinação

Etapas da Gestão de Documentos 1ª Etapa (Produção) - ato de elaborar os documentos. 2ª Etapa (Utilização) - fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa. 3ª Etapa (Destinação) - análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos (eliminação ou preservação)

Avaliação e destinação de documentos (Objetivos) Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; Aumentar o índice de recuperação da informação; Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; Conquistar espaço físico; Aproveitar melhor os recursos humanos e materiais.

a avaliação deve ser feita na FASE CORRENTE. Etapa primeiro observamos o VALOR PROBATÓRIO dos documentos

Competência Comissão de avaliação e destinação documental.

Comissão Permanente de Avaliação Responsável por elaborar a Tabela de Temporalidade e aplicá-la nas fases corrente e intermediária.

Na tarefa de avaliar, devem-se constituir equipes técnicas integradas por profissionais que conheçam a estrutura e o funcionamento da instituição. Composição: Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos; Autoridade administrativa conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão; Profissionais da área jurídica; Profissional da área financeira; Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos (historiador, economista, engenheiro, médico, sociólogo etc.)

Prazo de Guarda dos Documentos Período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediários. Não há que se falar em Prazo de Guarda permanente, uma vez que na 3ª fase não há prazo de guarda, o documento é guardado de forma definitiva.

Prazo de guarda (características dos documentos) Guarda eventual; Guarda temporária; Guarda permanente (não possui prazo de guarda).

Instrumentos de destinação Tabela de temporalidade; Lista de eliminação.

TABELA DE TEMPORALIDADE Define prazos de guarda e destinação de documentos. Determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.

Tabela de temporalidade (Principais elementos) Tipo e/ou assunto dos documentos; Período (datas-limites); Quantificação; Prazos de retenção (1ª e 2ª idades); Destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou eliminação); Observações.

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL 322

Tabela de Temporalidade Cód. Assunto do Documento Prazo de Guarda Corrente Intermediário Destinação Final 011.1 Requisição de Material 2 anos - Eliminação 023.2 Termo de Posse 5 anos 95 anos Eliminação 045.4 Normas e Regulamentos 5 anos 10 anos Permanente 050.1 Regimento Interno Enquanto vigorar - Permanente

1ª situação Cód. 011.1 Fase corrente eliminação Fase Intermed. eliminação Fase Permanente

2ª situação Cód 023.2 Fase corrente Transferência Fase Intermed. eliminação Fase Permanente

3ª situação Cód. 045.4 Fase Corrente Transferência Fase Intermed. Recolhimento Fase Permanente

4ª situação Cód. 050.1 Fase Corrente Fase Intermed. Recolhimento Fase Permanente

Ciclo vital dos documentos Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Transferência Arquivo Permanente Recolhimento Arquivos Setoriais R e c o l h i m e n t o Arquivo Central Eliminação na Fase corrente Eliminação na Fase intermediária

Destinação final dos Documentos Eliminação Guarda permanente

Eliminação Destruição ou expurgo de documentos que não tenham valor permanente.

Formas de eliminação Fragmentação Maceração Alienação por venda ou doação Incineração (não recomendada)

Lista de eliminação Especificação dos documentos Quadros de horários Requisição de xérox Convites Datas 1987-1989 1991-1993 1994-1999 Quantidades 6 caixas 4 caixas 11 caixas contém a relação de documentos a serem eliminados em uma única operação. tem que ser aprovada por autoridade competente.

Seleção de Documentos para destinação Eliminação Transferência Recolhimento

ESPÉCIE DOCUMENTAL X TIPOLOGIA DOCUMENTAL Espécie Documental Função Tipologia Documental Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação Formulário Adquirir material de consumo Formulário de aquisição - PIM Ata Registrar assembléia Ata de assembléia Contrato Prestação de serviço Contrato de prestação de serviço Proposta de patrocínio Carta de apresentação de proposta de 336 patrocínio Carta

Profissionais da Arquivologia Arquivista (nível superior) Técnico de Arquivo (nível médio)

Capítulo 7 Arquivos Permanentes / Conservação e Restauração de Documentos

Atividades de um arquivo permanente Destinação; Arranjo; Descrição e publicação (facilitar o acesso aos documentos por meio dos instrumentos de pesquisa); Conservação; Referência (política de acesso e uso dos documentos).

Arranjo Ordenação dos documentos em fundos. Tarefas intelectuais análise documental Tipos Tarefas físicas arrumação dos papéis FUNDO: Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Fundo aberto: recebe novos documentos. Fundo fechado: não recebe novos documentos.

Regras do Arranjo a) Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em b) c) d) e) ordem de: procedência, data, número, assunto e nome; O método de arranjo deve ser sempre baseado na primitiva organização; No arranjo de um documento deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária; Caso o documento original esteja em boas condições, cópias espalhadas podem ser destruídas; Documentos desaparecidos de um conjunto, quando a ele retornam, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.

Princípios arquivísticos Princípio da organicidade; Princípio da unicidade; Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística; Princípio da cumulatividade; Princípio do respeito à ordem original.

Instrumentos de pesquisa (muito cobrado em concursos) Básicos Guia Inventário Catálogo Repertório (ou catálogo seletivo) Auxiliares Índice Tabela de equivalência ou concordância

- Básicos Guia Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização dos fundos integrantes do acervo de um arquivo permanente. É o mais abrangente dos instrumentos de pesquisa, pois utiliza uma linguagem simples, capaz de atingir pessoas com os mais variados interesses. O guia dá ao pesquisador uma visão de conjunto dos serviços arquivísticos.

Inventário As unidades de arquivamento de um fundo são identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada (analítico). O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é de suma importância e deve ser o 1º instrumento a ser criado para os fundos dos arquivos públicos e privados. O analítico exige pleno conhecimento do tema a ser descrito.

Catálogo Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, descreve unilateralmente os documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma resumida.

Repertório (ou catálogo seletivo) Descreve, detalhadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. No repertório há um juízo de valor, determinando ou não a inclusão de documento específico. Os itens são descritos minuciosamente.

- Auxiliares Índice Lista sistemática e minuciosa dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem a fim de indicar sua localização no texto.

Tabela de equivalência ou concordância Estabelece uma correspondência entre diferentes notações, por ter havido mudanças no sistema de arranjo.

ATENÇÃO Em relação ao assunto arquivos permanentes, instrumentos de pesquisa é um dos tópicos mais pedidos pelas bancas organizadoras. Sobretudo o guia e o repertório ou catálogo seletivo.

PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS

ATIVIDADES DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 352

CONSERVAÇÃO: visa aumentar a vida útil do documento. RESTAURAÇÃO: visa recuperar a originalidade do documento.

Agentes exteriores que danificam os documentos FÍSICOS Luminosidade (luz solar e reprodução); Temperatura (ideal - 22º a 25º); Umidade (ideal - 55%).

QUÍMICOS Poluição atmosférica (poeira e fumaça); Tintas (caneta); Gordura e oleosidade (uso de luvas de algodão); Objetos metálicos (usar clipes e colchetes de plástico).

BIOLÓGICOS Insetos (baratas, traças e brocas); Microorganismos (fungos); Roedores (ratos); Homem

RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) Desinfestação - combate insetos (fumigação); Limpeza - pano macio, escova ou aspirador; Alisamento - documentos passados a ferro; Banho de gelatina - aumenta a durabilidade (sujeito a fungos); Tecido - usa-se pasta de amido (traz insetos); Silking - difícil e caro; Laminação - torna imune o documento a fungos e pragas (com a alta temperatura há risco de prejudicar as características do documento); Laminação manual - usa acetona e não tem alta temperatura nem pressão; Encapsulação - películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento (mais moderno).