O que vai mudar na nossa relação trabalhista e previdenciária? Cartilha esocial
O que é o esocial? Nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet. O esocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e mais detalhes estão no portal www.esocial.gov.br. Serão mais de 40 (quarenta) tipos de arquivos diferentes, com informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas..
O E-Social abrangerá todos aqueles que contratam trabalhadores, incluindo empresas de pequeno, médio e grande portes, microempreendedores individuais (MEI), produtores rurais, profissionais liberais e empregadores domésticos que utilizarão o sistema para registrar os eventos relativos às relações de trabalho. Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos e prazos que precisarão ser seguidos para evitar FISCALIZAÇÕES e MULTAS para sua empresa.
Quais os objetivos do esocial? Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet. Para o Governo: Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador. Para os empregadores: simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao esocial. E é para apresentar estes PROCEDIMENTOS que elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida pelos empregadores.
Admissões As contratações devem ser informadas no esocial pelo menos 01 dia ANTES da Admissão. O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional e esse exame deve estar dentro dos requisitos do esocial com todas as informações. Os documentos completos dos novos empregados precisam chegar ao escritório ALIANÇA pelo menos 05 DIAS ANTES do registro da admissão.
IMPORTANTE: Antes de enviar a documentação de admissão para o escritório Aliança, o setor responsável na empresa, deverá fazer a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL dos dados do candidato a vaga (conferência de PIS/CPF/NOME/DATA DE NASCIMENTO) no link www.esocial.gov.br. Caso seja apontado algum problema, a empresa deverá informar ao candidato a vaga, para que resolva tudo antes da contratação. Dependentes de qualquer idade devem ter CPF.
Desligamentos Os pedidos de demissão devem ser transmitidos ao esocial no mesmo dia. Para que não ocorra atrasos, solicitamos ao setor responsável das empresas que organizem as questões internamente com seus funcionários pelo turno da manhã e que enviem os avisos assinados para ALIANÇA antes do meio dia, para que no turno da tarde seja organizado o envio da informação ao esocial. Caso seja um Término de Contrato de Experiência, informe-nos pelo menos 3 (três) dias antes, para elaborar a rescisão contratual.
Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), avisenos também com 03 dias de antecedência para elaborar o aviso. Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional, e uma cópia deve ser enviada para o escritório Aliança.
Folha de Pagamento Quando o esocial entrar em vigor, não será possível fazer o fechamento da folha antes do final do mês. O período liberado pelo sistema será entre o 1º e 5º dia útil do mês seguinte a cada competência. Devido ao curto espaço de tempo, solicitamos que EMPRESAS DE MAIOR PORTE enviem seus dados até dia 25 do mês de referência e os dados do dia 26 até dia 30 sejam enviados no 1º dia do mês seguinte a referida competência. EMPRESAS MENORES podem enviar os dados completos do fechamento da folha no dia 1º dia do mês seguinte a cada competência.
Toda alteração cadastral de empregados deve ser comunicada no mesmo dia. Exemplo: Alteração de função, cargo, salário, endereço, mudança de nome, estado civil... (Não esperar para informar essas alterações junto com o fechamento da folha, pois, a folha não poderá ser processada nem encerrada sem antes fazer essas atualizações, que podem levar tempo e dependem de um prazo maior para processamento no sistema do esocial). Atualizações de cadastro são pré-requisito para o encerramento da folha, então, para que ela seja encerrada no prazo é importante observar essas recomendações. As NF com retenções devem chegar no máximo até o dia 01 do mês seguinte a cada competência. Se a sua empresa possuir quantidade elevada de NF pode ser enviado até o dia 25 e só o saldo dos 5 dias enviado no dia 01.
Alterações Cadastrais Faremos uma atualização no cadastro de todos os trabalhadores que estão admitidos até 31/08/2018. Pendencias no cadastro de empregados já admitidos serão passadas pela ALIANÇA ao setor responsável da empesa para que notifique o empregado quanto as providencias de regularização no devido prazo. Novas admissões deverão ter essa conferência feita na empresa antes do envio da documentação para ALIANÇA.
Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, devemos ser informados no mesmo mês, para envio ao esocial, mas, ATENÇÃO, essas atualizações devem ser feitas antes do final do mês, ou seja, antes do período do fechamento da folha. Penalidades ou Multas por informações fora do prazo, incompletas, incorretas, ou impossibilidade de envio/fechamento no prazo por pendências cadastrais já informadas a empresa e que não tiveram retorno com regularização, serão uma responsabilidade assumida pela empresa.
Contratação de Estrangeiros Devemos informar a contratação de Estrangeiros com detalhes ao esocial. Antes da contratação de estrangeiros, entre em contato conosco para solicitar as informações pertinentes.
Férias As férias devem ser avisadas ao trabalhador, com 30 dias de antecedência, conforme consta na CLT. As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo. É vedado o início das férias no período de dois dias que antecede feriado ou dia de repouso semanal remunerado. Os pagamentos serão informados no esocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no esocial. Caso não sejamos avisados com antecedência, o empregador pode ser autuado pela não informação, além do retrabalho de informar, que poderá ser cobrado.
Afastamentos Afastamentos com atestado médico deverão ser informados no esocial. Outros afastamentos como licença-maternidade, acidente de trabalho, etc também precisarão ser informados. Envie-nos as informações tão logo ocorra, para gerar os dados ao esocial. Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou PARTO deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho.
Emendar Férias com Afastamentos Superiores a 30 dias Os empregados afastados por parto ou doença acima de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7, item 7.4.3.3). Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as férias só poderão iniciar no 3º dia após o afastamento. Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no esocial.
Exames Médicos Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados no esocial. Admissional: antes da admissão Periódicos: nos prazos previstos (empregados com idade entre 18 e 45 anos a cada 2 anos e os demais a cada 1 ano OU conforme LAUDO do engenheiro ou técnico de segurança do trabalho). Demissional: logo após o comunicado do desligamento. Caso o resultado do exame seja INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS.
Exame de Mudança de Cargo: deve ser feito antes da mudança. Exames complementares: conforme previsto nos laudos do PCMSO, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos.
Contratação de Estagiários A contratação de estagiários deve obedecer à lei 11.788/08, que será exigida no esocial. Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional. O supervisor do estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se de nível superior) ou experiência profissional na área. O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários. Os contratos assinados no mês devem ser enviados ao setor até o dia 1º do mês seguinte.
Processos Administrativos e Judiciais Caso haja algum processo para não tributação ou não retenção de tributos, devemos informar no esocial. Este processo deverá ser analisado pelo setor jurídico da empresa, para avaliar a veracidade de informações e acompanhamento.
OBRIGAÇÕES PARA 01/2019: Os programas abaixo serão exigidos a partir de 01/2019. Casosuaempresaaindanãotenha,jácomeceaprovidenciarjuntoa empresa especializada. LTCAT LAUDO TÉCNICO DAS CONDIÇÕES AMBIENTAIS DE TRABALHO O LTCAT precisa ser atualizado e suas informações serão transmitidas ao esocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI). Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra a contratante deverá entregar a contratada uma cópia dos laudos, para que a empresa informe no esocial o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art 291).
Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informados com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação) expedidos pela empresa fornecedora do material.
OBRIGAÇÕES PARA 01/2019: PPRA PROGRAMA DE PREVENÇÃO DE RISCOS AMBIENTAIS É um documento de ação contínua, um programa de gerenciamento. O documento-base, previsto na estrutura do PPRA, permanecerá na empresa a disposição da fiscalização, junto com um roteiro das ações a serem empreendidas para atingir as metas do Programa. Em resumo, se houver um excelente PPRA mas as medidas não estiverem sendo implementadas pela empresa e avaliadas pelo técnico de segurança, o PPRA, na verdade, não existirá. O PPRA deve ser elaborado por engenheiro ou técnico de Segurança do Trabalho.
OBRIGAÇÕES PARA 01/2019: PCMSO PROGRAMA DE CONTROLE MÉDICO DE SAÚDE OCUPACIONAL O PCMSO é um programa que deve ser elaborado e implantado em todas as empresas que possuam funcionários registrados. O objetivo do PCMSO é se estabelecer um sistema de detecção precoce de doenças relacionadas ao trabalho. Não existe PCMSO sem que antes a empresa tenha providenciado o PPRA (as empresas especializadas clínicas precisam antes receber o PPRA para depois gerar o PCMSO).
ORGANIZE-SE INTERNAMENTE! Para que tudo corra bem e dentro dos prazos, sugerimos que: Programe suas contratações! Sugerimos que sejam feitas após a conferência de todos os dados do empregado no link anteriormente informado. Se tiver algum problema, comunique o candidato à vaga para que ele regularize e retorne na empresa. Quando tudo estiver correto, envie a documentação para ALIANÇA 05 dias antes da data da contratação (registro) para que possamos fazer a informação ao esocial sem transtornos.
Faça uma cartilha interna para informar a todos os colaboradores da empresa sobre a importância de cumprir com os novos procedimentos e prazos e qual a consequência do não cumprimento. Exemplos para a cartilha: Pedidos de demissão (fazer no turno da manhã); Atestados médicos deverão ser entregues no mesmo dia; Acidentes de trabalho, benefícios, afastamento com a previdência devem ser informados imediatamente e preferencialmente enviando a carta de concessão com todas as informações. Etc...
IMPORTANTE! MULTAS: Existe previsão legal de multa para todo e qualquer evento realizado fora do prazo, ou que, esteja em desacordo com a legislação. As multas possuem valores expressivos e estamos enviando uma lista em anexo para sua ciência, mas, segue relação das principais: Admissão fora do prazo = R$ 3.000,00 (empresas normais) ou R$ 800,00 (ME e EPP) Pagamento de Rescisão Fora do Prazo de 10 dias = 1 salário para o empregado + R$ 170,26 Pagamento de Férias fora do prazo: 1 valor de férias para o empregado Jornada do Trabalho = R$ 4.025,33 Medicina do Trabalho (não fazer exames médicos) = R$ 4.025,33 Segurança do Trabalho (não fazer laudos) = R$ 6.708,59 Deixar de informar os afastamentos = R$ 181.284,63
IMPORTANTE! A Aliança está capacitada e estruturada para atender todas as suas necessidades, entretanto, toda e qualquer penalidade pelo atraso, informação incompleta ou inexata será de inteira responsabilidade da empresa, quando não respeitados os prazos de envio dos documentos necessários! Quanto a forma de enviar as informações e documentos, envie sempre para o e-mail do colaborador do setor pessoal da Aliança que atende a sua empresa!
Muito Obrigado! Núcleo de atendimento ao esocial Contatos: E-mail: alianca@aliancaassessoria.com Fone: (51) 2112.3412