ALOCAÇÃO DE ESPAÇOS: UMA APLICAÇÃO DE FACILITIES MANAGEMENT

1º Simpósio Brasileiro de Tecnologia da Informação e Comunicação na Construção 10º Simpósio Brasileiro de Gestão e Economia da Construção 8 a 10 de novembro de 2017 Fortaleza Ceará Brasil ALOCAÇÃO DE ESPAÇOS: UMA APLICAÇÃO DE FACILITIES MANAGEMENT TELES, Roberta (1); AMORIM, Arivaldo (2) (1) Mestre, UFBA, (71) 3283-5884, e-mail: arq.robertateles@gmail.com (2) Doutor, UFBA, e-mail: alamorim@ufba.br RESUMO Usualmente o gerenciamento, a operação e a manutenção de edificações estão associados ao emprego de métodos de pouca eficiência, que envolvem rotinas com baixo nível de automação e que dependem de grande quantidade de documentos nem sempre disponíveis. Este trabalho discute a utilização do Computer-aided Facility Management na operação de edificações, mais especificamente na alocação de espaços. Foi desenvolvida uma aplicação para a FAUFBA, visando melhorar a qualidade da gestão do espaço e do uso de equipamentos. Para a realização dos testes as edificações foram modeladas e as informações relativas à operação, tais como: classificação dos espaços, usos e capacidade, número de funcionários etc., foram compiladas. As mesmas foram tratadas utilizando técnicas de elicitação, onde foram identificados os requisitos para o desenvolvimento do sistema, seguindo-se a etapa de implementação na ferramenta Archibus. Na sequência foram realizados testes e simulações de reserva do espaço e equipamentos, bem como a extração de relatórios. Os resultados foram considerados satisfatórios confirmando o potencial da ferramenta para a gestão de espaços. Durante o desenvolvimento do sistema, desde a obtenção de dados em campo até a classificação dos espaços, foram reunidas as informações necessárias ao aumento da eficiência e da eficácia da gestão, visando oferecer dados e processos que levem à redução dos custos operacionais e de manutenção, maior agilidade nas atividades fins e administrativas, melhor conservação das instalações prediais e alocação dos usos. Palavras-chave: Computer-aided Facility Management (CAFM), Building Information Modeling (BIM), Facility Management (FM), Alocação de espaços. ABSTRACT Usually the management, operation and maintenance of buildings are associated with the use of inefficient methods, which involve routines with a low level of automation and which rely on a large amount of documents not always available. This paper discusses the use of Computer-aided Facility Management in the operation of buildings, more specifically in spaces allocation. An application was developed for FAUFBA, aiming at improving the quality of the space management and the use of equipment. In order to carry out the tests, the buildings were modeled and information related to the operation, such as: classification of spaces, uses and capacity, employees number, etc., were compiled. They were treated using elicitation techniques, where the requirements for system development were identified, followed by the implementation stage in the Archibus tool. Tests and simulations of space and equipment reservation were carried out, as well as the extraction of reports. The results were considered satisfactory confirming the potential of the space management tool. During the system development, from obtaining field data to the classification of spaces, the necessary information was gathered to increase the efficiency and effectiveness of the management, aiming to offer data and processes that lead to the reduction of operational and maintenance costs, greater agility in the purpose and administrative activities, better conservation of the building installations and allocation of uses. Keywords: Computer-aided Facility Management (CAFM). Building Information Modeling (BIM). Facility Management (FM). Spaces Allocation. 151

1 INTRODUÇÃO SIBRAGEC - SBTIC 2017 de 8 a 10 de Novembro FORTALEZA - CE A inovação e a evolução tecnológica no setor da construção civil se evidenciam no processo de troca de informações durante o ciclo de vida da edificação, proporcionando avanços econômicos e de qualidade. Da fase inicial à entrega da obra 1, são acumulados documentos com informações cruciais para a etapa de operação e manutenção, onde geralmente são aplicadas técnicas de pouca eficiência, envolvendo rotinas com baixo nível de automação que dependem de grande quantidade de documentos, muitas vezes indisponíveis quando requisitados. Com a adoção da Modelagem da Informação da Construção, a troca de informações no formato eletrônico, poderá assegurar maior eficiência na etapa de operação e manutenção da edificação. Uma aplicação FM deverá contribuir para a redução de custos operacionais e de manutenção, propiciar maior agilidade nos processos administrativos, melhorar a conservação das instalações prediais, melhorar a apropriação de alocação e uso de todos os espaços, entre outras aplicações. Este trabalho discute a utilização da tecnologia Computer-aided Facility Management (CAFM) na operação de edificações, com enfoque na alocação de espaços. Foi desenvolvida uma aplicação para a Faculdade de Arquitetura da UFBA, visando melhorar a qualidade da gestão do espaço e o uso de equipamentos. Para o experimento as edificações foram modeladas em Revit compatíveis com o LOD 300, a partir dos desenhos disponíveis. Foram coletados dados dos processos administrativos, capacidade e uso dos espaços, serviços, equipamentos e funcionários vinculados aos setores e salas de aula. Em seguida os dados foram modelados e inseridos no Archibus, onde foi desenvolvida uma aplicação para a reserva de espaços. 2 METODOLOGIA A pesquisa foi configurada como estudo de caso de alocação de espaços na FAUFBA, com o propósito de melhor gerir a reserva e a utilização dos seus espaços. Procurou-se identificar os problemas recorrentes, tais como: visualização do espaço com auxílio de plantas (localização e layout), classificação dos setores responsáveis, identificação dos equipamentos disponíveis e informações do estado geral da sala a ser reservada. Para especificar os procedimentos necessários à implementação do Sistema de Alocação de Espaços (SAE) da FAUFBA, o trabalho foi organizado em três etapas: Embasamento teórico sobre o tema, abordando os conceitos de gestão de facilidades, CAFM, BIM, manutenção e operação de edifícios. Levantamento de campo onde procurou-se conhecer os espaços e as necessidades, visando estabelecer os requisitos para o desenvolvimento do SAE. Desenvolvimento e testes do protótipo do SAE. Na aplicação foram priorizadas informações dos setores, dos professores, das disciplinas e horários, dos recursos disponíveis nos espaços e os seus códigos de identificação. As informações foram associadas aos modelos Revit, através do plugin para o Archibus. 2.1 Os modelos Revit (BIM) Foram simplificados os detalhes construtivos, sem prejuízo das informações técnicas, definindo-se os templates e as famílias para cada uma das edificações. O fator 1 Comissionamento. 152

determinante para a escolha do LOD foi o seu uso, que depende diretamente das funções previstas para o SAE. Empregou-se a escala do Instituto Americano de Arquitetos (AIA, 2008), onde recomenda-se o LOD 300 para a alocação de espaços. Entretanto, é importante salientar que os modelos desenvolvidos para os testes não representam o as-built das edificações por não estarem devidamente atualizados. 2.1.1 Protótipo do Sistema de Alocação de Espaços (SAE-FAUFBA) Adotou-se o Archibus em função da parceria existente entre o fornecedor e a FAUFBA, que disponibilizou as licenças com o objetivo de fomentar a formação em CAFM, incentivar a pesquisa, o desenvolvimento de aplicações e treinamento na ferramenta. Segundo Kimmel e Stevens (2003), um SAE precisa ser constantemente atualizado com dados precisos. São exemplos de informações para compor o banco de dados: código dos espaços, área de cada ambiente, equipamentos associados aos espaços ou às pessoas, mobiliário e seus respectivos números de tombo 2, especificações, vigência e termos de garantias, manuais de uso e manutenção de equipamentos etc. As informações necessárias foram organizadas em planilhas, para compor a base de dados da aplicação. Na sequência foram realizados os testes de alocação dos espaços. 3 A APLICAÇÃO FM EM CONTEXTO BIM A operação e a manutenção das edificações requerem informações precisas, que deverão estar disponíveis ao longo do ciclo de vida, constituindo o modelo as is. Este modelo deverá ser alimentado continuamente, mantendo a sua integridade e isomorfia. Na operação e manutenção estão envolvidas várias disciplinas e aspectos, que podem ser melhor equacionados numa abordagem FM-BIM. O uso de modelos BIM em aplicações FM constitui um desafio, visto que os profissionais estão acostumados ao uso de desenhos e justificam esta atitude pela ausência de aplicações consolidadas utilizando modelos BIM. Usualmente são encontrados exemplos de aplicações nas etapas do ciclo de vida da edificação, que não contemplam a operação e a manutenção. O sistema por si só não garante a fidelidade das informações. As vantagens no gerenciamento da edificação somente serão alcançadas se o sistema for implementado, alimentado e utilizado corretamente (TELES, 2016). A falta de dados necessários nas aplicações FM no contexto BIM, bem como a falta de atualização do modelo em função das alterações durante a construção, são obstáculos para o aproveitamento do modelo BIM em uma aplicação FM. Estes aspectos remetem a questões como: a quem pertence o modelo BIM? Quem vai se responsabilizar pelas atualizações durante e após a conclusão da obra? Aparentemente o mais sensato seria atribuir esta função à equipe de FM, que conduzirá as atividades de operação e manutenção da edificação (TELES, 2016). Há uma diferença na sistematização e inclusão de informações quando o modelo BIM não está associado a um sistema FM (processo mais comum), e em casos onde há essa associação. Por exemplo, a especificação de materiais como o piso cerâmico, na fase inicial do projeto enfatizam características do tipo: dimensões, cor, natureza da superfície, qualidade, resistência e linha do produto. Entretanto, se este mesmo modelo é utilizado para FM, deveriam ser adicionadas informações de contatos do fornecedor, lote do produto, número de série, período da compra, garantias, prazo de validade do 2 Número patrimonial que identifica unicamente cada objeto. 153

produto, condições de uso e de manutenção, dentre outras. Entregar o modelo com estas informações deveria ser exigência contratual, sendo o modelo as-built uma réplica da edificação construída. Entretanto, esta é ainda uma questão a ser resolvida. Eastman e colaboradores (2011) consideram o modelo as-built, como uma fonte precisa de informações sobre os espaços e sistemas construídos e fornecem um ponto de partida essencial para o gerenciamento e a operação da edificação. Um modelo de informações da construção deve suportar os sistemas de controle em tempo real e proporcionar uma interface natural para sensores e operação remota de gerenciamento de facilities. Muitas dessas capacidades ainda não estão disponíveis, mas o paradigma BIM fornece um contexto ideal para isto. As informações advindas do modelo ajustado após as fases iniciais do ciclo de vida são passadas à etapa de operação e manutenção. E, com base nestas informações é possível reduzir o tempo dos serviços, obter maior durabilidade dos componentes, equipamentos e sistemas, reduzindo os gastos desnecessários. Para determinar informações necessárias para modelo na etapa de operação e manutenção é preciso identificar: Os dados dos espaços e zonas que serão trabalhados; As informações que serão exibidas graficamente; O nível de detalhe necessário para cada elemento do modelo; As propriedades dos componentes construtivos. Definir o sistema de classificação da informação para o intercâmbio de dados: OminiClass; Uniformat; MasterFormat; Unified Classification for the construction Industry (Uniclass); Electronic Product Information Cooperation (EPIC). 4 ETAPAS DE DESENVOLVIMENTO DO SAE A compreensão das necessidades do sistema foi o eixo central para a elicitação dos requisitos que auxiliaram o desenvolvimento e os testes da aplicação (Figura 1). Figura 1 Etapas de desenvolvimento do SAE Fonte: TELES (2016) 154

5 IMPLEMENTAÇÃO DO PROTÓTIPO SIBRAGEC - SBTIC 2017 de 8 a 10 de Novembro FORTALEZA - CE Etapas do desenvolvimento de uma aplicação CAFM para a alocação de espaços, tendo como referência um modelo LOD 300. Entretanto, este não é considerado um modelo as-built, devido à falta de precisão dos documentos disponíveis. As ferramentas utilizadas foram o Revit para a elaboração do modelo e o Archibus, para desenvolvimento da aplicação CAFM. 5.1 Modelo BIM Quando se trata de edificações mais antigas, a precisão das informações se transforma em uma grande dificuldade durante o desenvolvimento do modelo para ser utilizado na etapa de facilities (Figura 2). Levantamento da documentação das edificações da FAUFBA; Definição do nível de desenvolvimento dos modelos para a aplicação de facilities; Análise do grau de dificuldade para a elaboração dos modelos. Figura 2 Modelo BIM da Faculdade de Arquitetura da UFBA Fonte: Pedro Mariano, 2016. 5.2 Desenvolvimento do protótipo FM Etapas de classificação dos espaços: Identificação dos espaços por 12 caracteres; Classificação dos espaços; Inventário do espaço (departamentos, utilização, área comum); Método de classificação das áreas; Funcionários: atribuição dos espaços; Estrutura hierárquica da organização de acordo com os setores / departamentos; Aplicação de reserva de espaço (disponíveis); Condições de utilização: capacidade, horário, cancelamento, ativos, serviços etc. Padrões de recursos a serem utilizados (café, cadeiras, projetor etc.); Emissão de relatórios operacionais, de controle da gestão ou de gestão estratégica. 6 DISCUSSÃO DOS RESULTADOS No desenvolvimento do experimento realizou-se a coleta de dados e informações necessárias à modelagem e alimentação do SAE. Na sequência foi elaborado o arquivo template para o Revit e estabelecidos os critérios de modelagem das edificações. 155

De posse dos requisitos, o Sistema de Alocação de Espaços foi modelado e linkado com os modelos das edificações, e por fim foram carregados atributos necessários para o funcionamento do SAE. Finalizado o sistema e carregados os dados foram realizados os testes no Archibus. O Quadro 1 sintetiza a avaliação do sistema quanto aos diversos aspectos do trabalho. Aquisição de dados em campo Desenvolvimento do modelo BIM Sistema de alocação de espaços Ferramenta Archibus Fonte: adaptado de TELES 2016. Quadro 1 Avaliação do sistema Documentação desatualizada Dificuldade em classificar os espaços Modelos imprecisos Necessidade de seguir um padrão pré-estabelecido Geometria x informações semânticas Acesso prévio às informações dos espaços no início da aplicação Controle do espaço e informações (ativos e pessoal) Localização do funcionário (professor não possui local fixo) Planejamento do departamento (disciplina x demanda conforme espaço); Programação da limpeza (gestão de serviços) Programação da manutenção no intervalo de aula Grande potencial no processo de gestão A versão em português é um grande avanço Número elevado de funções e aplicações além da reserva de espaço Os documentos desatualizados produziram um modelo impreciso, mas para a implementação do SAE não interferiu nos resultados. Na realização dos testes foi possível identificar os espaços, o uso, os professores e os departamentos vinculados às salas de aula. O SAE permitiu controlar o uso do espaço e ainda extrair informações de ativos e pessoal associadas aos espaços. No caso dos professores a aplicação permitiu a identificação do local onde os professores estão alocados em dado momento. O sistema de alocação de espaços (SAE) apresentou vantagens consideráveis durante a realização dos testes, dentre elas: identificação dos espaços ociosos e recursos disponíveis (equipamentos e serviços), gráficos de vacância, atribuição da responsabilidade de utilização dos serviços por departamento, localização de funcionários, planejamento de ocupação e visualização das plantas dos espaços para alocação. Vale ressaltar que é um repositório de informações, que precisa ser confiável para que os resultados alcancem os objetivos. Por outro lado, pode-se considerar desvantagem o elevado custo para implementação do sistema. Embora a tendência do surgimento de novas ferramentas, avanços nas aplicações CAFM, e maior divulgação tendem a reduzir o custo. Por fim, pode-se destacar outro fator que dificulta a adoção desta tecnologia: o não conhecimento da sua potencialidade, a necessidade de recursos tecnológicos, e a capacitação das equipes que lidam diretamente com a gestão da edificação. A partir da literatura e da realização dos testes foi possível evidenciar a importância do Facility Management para o ciclo de vida das edificações. No entanto, a sua eficácia depende da gestão, dos objetivos reais da instituição e como os agentes influenciam nos resultados que são interessantes para a organização. 156

Por fim, foram identificadas diversas aplicações para desenvolvimento futuro, como: o controle dos equipamentos, identificar os espaços disponíveis para o planejamento de novas turmas, programação da equipe de limpeza e material necessário para a realização dos serviços entre os blocos de aulas, assim como a programação de serviços necessários à manutenção nos espaços considerando os horários de atividades. Para garantir a consolidação da tecnologia é necessário investimento em software, hardware e treinamento. Não é uma tarefa simples, sendo necessário empenho e dedicação de modo a colher resultados satisfatórios. 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS Ao longo da pesquisa, tornou-se evidente a necessidade de envolver a equipe de facilities desde a fase de projeto e construção. Isso permitirá definir critérios de armazenagem das informações, estabelecer métodos de trabalho, discutir melhores soluções visando a etapa de operação e manutenção, especificar normas adequadas ao novo processo de gestão de facilities no contexto BIM, tornando evidente as vantagens em detrimento aos problemas e o tempo de implementação de aplicações CAFM. Foram discutidas as dificuldades quanto ao desenvolvimento dos modelos usados na aplicação; a importância em elaborar um plano de ação antes de inserir os dados na aplicação, e considerar os aspectos do trabalho que envolve uma equipe multidisciplinar. Estas informações foram sumarizadas no Quadro 2. Quadro 2 Procedimentos de implantação FM Definições preliminares Aplicação FM Conhecer o espaço físico a ser trabalhado e atividades Entender o problema: quais questões podem ser trabalhadas? Entender o negócio: o que o sistema CAFM tem a oferecer? Identificar as pessoas envolvidas no processo Como o modelo BIM pode ser usado na etapa FM? Equipe multidisciplinar (projetistas, FM, funcionários e consultores) Definir o programa de requisitos do BIM - critérios de execução (normas, nomenclatura dos arquivos, listas de parâmetros e outros requisitos necessários ao FM) Definir template e sistema de classificação da informação 300 Avaliar necessidade de detalhamento de acordo com a aplicação FM 500 Nível de desenvolvimento as-built Equipe de projeto alinhada com a de FM Armazenagem das informações para a etapa de operação e manutenção Comissionamento - documentação de acordo com o construído as-built Transferência das informações para o modelo FM - COBie Cadastro por medição direta ou atualização de desenhos existentes as-built Levantamento das informações semânticas da edificação e ativos Ajustes do modelo com atualizações de campo - modelo as is Requisitos de banco de dados FM (formatação, divisão de responsabilidades, localização, padronização, características dos espaços, listagem de funcionários e ativos) Como é armazenada? Informações Onde? Quem tem acesso? Sincronização do modelo à ferramenta FM Desenvolver um aplicativo que atenda às necessidades da instituição Elicitação LOD Edificação Nova Existente Requisitos de modelagem BIM Fonte: TELES 2016. Necessidade de dados FM 157

No caso de edificações existentes o desafio é maior, não só pela dificuldade de levantamento da geometria da edificação (incluindo objetos ocultos como instalações), como também quanto às informações semânticas associadas aos elementos que a compõem, bem como o histórico de manutenção dos equipamentos em uso. A implantação de sistemas CAFM em edificações complexas e de grande porte representa um grande avanço nos processos de gestão. No entanto, a construção do modelo BIM adequado às necessidades da aplicação, constitui um grande desafio. Um modelo completo é capaz de atender uma gama maior de aplicações. Entretanto, o tempo e o custo para seu desenvolvimento pode inviabilizar seu uso. Assim, a construção do modelo deve ser adequada à aplicação em vista. Acredita-se que este trabalho possa contribuir na divulgação da adoção da tecnologia CAFM numa abordagem integrada com o BIM, junto a profissionais que trabalham no setor AECO. REFERÊNCIAS AIA THE AMERICAN INSTITUTE OF ARCHITECTS. National Documents Committee. DocumentE202 Building Information Modeling Protocol Exhibit. Washington, DC, 2008. Disponível em: <http://www.fm.virginia.edu/fpc/contractadmin/profsvcs/ BIMAIASample.pdf>. Acesso em: 18 jun. 2016. EASTMAN, C. M. et al. BIM Handbook: a guide to Building Information Modeling for Owners, Managers, Designers, Engineers and Contractors. 2. ed. New Jersey: John Wiley & Sons, 2011. 684 p. KIMMEL, P. S.; STEVENS, R. FM Technology Users Forum: World Workplace. FM Link, 2003. Disponível em: <http://www.fmlink.com/aec-sfp/worldworkplace2003.html>. Acesso em: 8 set. 2015. TELES, R. P. Sistema de Alocação de Espaços para a FAUFBA: uma aplicação de Facilities Management. 250 f. il. 2016. Dissertação (Mestrado em Arquitetura e Urbanismo) Faculdade de Arquitetura, Universidade Federal da Bahia, Salvador, 2016. ORIGEM DO ARTIGO O presente artigo é originado de uma pesquisa de mestrado desenvolvida no programa de Pós Graduação em Arquitetura e Urbanismo da Faculdade de Arquitetura da Universidade Federal da Bahia. AGRADECIMENTOS Os autores expressam os seus agradecimentos à Archibus pela cessão do software usado no experimento e ao arquiteto Rogério Suzuki pelo suporte técnico necessário; Ao Prof. Fabiano Mikalauskas de Souza Nogueira e aos alunos Pedro Mariano e Thiago Mata, pelo apoio no desenvolvimento dos modelos da Faculdade de Arquitetura da UFBA. 158