O que vai mudar na nossa relação trabalhista e previdenciária? RECURSOS HUMANOS 1 Cartilha esocial
O que é o esocial? Nova forma de enviar ao Governo (Ministério do Trabalho, Receita Federal,, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um ÚNICO BANCO DE DADOS na internet. O esocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e mais detalhes estão no portal www.esocial.gov.br. Serão mais de 40 (quarenta) tipos de arquivos diferentes, com informações muito detalhadas sobre as relações trabalhistas. Todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil serão alterados em função do esocial. O esocial está previsto para começar para todas as empresas em 01 de Julho de 2018. Antes do início, vários procedimentos precisam ser mudados, pois haverá um detalhamento muito grande no envio das informações. Fique atento às NOVAS ORIENTAÇÕES sobre os procedimentos que precisarão ser seguidos para evitar AUTUAÇÕES e MULTAS a empresa! 2
Quais os objetivos do esocial? Para os trabalhadores: Garantia de Direitos. Os trabalhadores terão acesso a todos os dados da sua relação laboral com o empregador através da internet. Para o Governo: Maior poder de fiscalização na garantia de direitos dos trabalhadores e exigência do cumprimento das obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias pelo empregador. Para os empregadores: simplificação de processos, porém esta simplificação só virá quando todos os procedimentos estiverem adequados ao esocial. E é para apresentar estes PROCEDIMENTOS que elaboramos esta Cartilha, que deverá ser seguida pelos empregadores. 3
Evolução dos Direitos / Obrigações Trabalhistas e Previdenciários 4
Cenário Atual Termo de Rescisão Seguro Desemprego 5
E-Social Uma nova era nas relações entre empregadores, empregados e governo Cultura do Planejamento 6
Transparência do E-Social 7
Procedimentos e cuidados a serem observadas pelos Empregadores 8
Admissões As contratações nas empresas privadas serão informadas no esocial ANTES da Admissão! Os documentos completos dos novos empregados precisam chegar ao escritório DOIS DIAS ANTES da admissão. Ao empregado que será contratado, antes também deverá ser feita a QUALIFICAÇÃO CADASTRAL (batimento de PIS/CPF/NOME/DATA DE NASCIMENTO) no link www.esocial.gov.br. Orientaremos para que o próprio candidato ou o empregador faça. Caso dê algum erro, o candidato deverá corrigir os dados antes da contratação. O empregado já deverá ter feito o Exame Médico Admissional. 9
Desligamentos Os Pedidos de Demissão devem ser informados ao escritório no mesmo dia. Caso seja um Término de Contrato de Experiência, informe-nos 3 (três) dias antes, para elaborar a rescisão contratual. Nas dispensas (Aviso Prévio dado pelo Empregador), avise-nos também com 03 dias de antecedência para elaborar o aviso. Em todos os casos, o empregado deve fazer o Exame Demissional. 10
Folha de Pagamento As informações para a folha de pagamento devem chegar até o dia 25. Caso as informações sejam enviadas depois, poderá haver retrabalho e eventual cobrança de adicional 11
Declaração de Encargos de Família para fins de Imposto de Renda Todos os dependentes acima de 12 anos em 2017 e 6 anos em 2018 deverão ter CPF Em caso de dependentes em comum, a Declaração deverá ter a assinatura do cônjuge (IN RFB 1.500/14, artigo 90). Uma pessoa só pode ser dependente de uma outra. Exemplo: um filho só pode ser dependente do pai ou da mãe. Enviaremos modelo de Declaração para ser atualizado para todos os empregados. Quem paga pensão alimentícia não pode deduzir como dependente o próprio beneficiado com a pensão. Será obrigatório informar todos os dependentes no esocial. 12
Alterações Cadastrais Faremos uma atualização no cadastro de todos os trabalhadores. Sempre que houver alteração de endereço, estado civil, grau de instrução e outros, devemos ser informados no mesmo mês, para envio ao esocial. 13
Contratação de Estrangeiros Devemos informar a contratação de Estrangeiros com detalhes ao esocial. Antes da contratação de estrangeiros, avise-nos para solicitar as informações corretas. 14
Férias As férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência ao trabalhador, conforme consta na CLT. As férias devem ser pagas com dois dias antes do início do gozo. Os pagamentos serão informados no esocial, no mês do pagamento. O afastamento e o retorno das férias também serão informados no esocial. Enviaremos o relatório de vencimento de férias no mês de dezembro e a empresa deverá informar os períodos de fruição para o ano seguinte. Enviaremos os avisos com 40 dias de antecedência para o empregado ficar ciente das férias Caso haja alteração na escala, avise-nos. Caso não sejamos avisados com antecedência, o empregador pode ser autuado pela não informação, além da geração de retrabalho 15
Afastamentos Afastamentos com atestado médico a partir de 03 (três) dias deverão ser informados no esocial. Outros afastamentos como licençamaternidade, acidente de trabalho, etc também precisarão ser informados Envie-nos as informações tão logo ocorra, para gerar os dados ao esocial. Os empregados afastados por mais de 30 dias por doença, acidente de trabalho ou PARTO deverão fazer OBRIGATORIAMENTE o exame médico de retorno no primeiro dia de retorno ao trabalho. 16
Emendar Férias com Afastamentos superiores a 30 dias. Os empregados afastados por parto ou doença a partir de 30 dias deverão fazer o exame médico de retorno obrigatoriamente no primeiro dia de retorno (NR 7, item 7.4.3.3). Assim, como as férias devem ser pagas com dois dias de antecedência, as férias só poderão iniciar no 3º dia após o afastamento. Reforçamos que tanto o exame médico de retorno, quanto o pagamento e o afastamento de férias precisarão ser informados no esocial. 17
Contratação de Autônomos Será necessário solicitar ao contribuinte individual autônomo, varias informações antes da contratação, conforme um relação disponibilizada pelo RH Se declarar Dependentes, será necessário preencher a Declaração de Encargos para Fins de Imposto de Renda Identificar a atividade para o CBO. Se trouxer comprovante que já contribuiu para outras fontes, será necessário que esse comprovante identifique o CNPJ da empresa, o valor recebido e o valor descontado de INSS. 18
Contratação de MEI Microempreendedor Individual Contratando o MEI para os serviços de Hidráulica, Elétrica, Pintura, Carpintaria, Alvenaria, Manutenção ou Reparo de Veículos, o contratante deverá informá-lo no esocial Nos serviços citados, haverá o pagamento de contribuição patronal previdenciária no valor de 20% da remuneração paga ao MEI. Solicitar o número do PIS/PASEP ou NIT. Deve ser feita previamente a Qualificação Cadastral. 19
Exames Médicos Todos os empregados deverão fazer os exames médicos, que serão informados no esocial. Admissional: antes da admissão Periódicos: nos prazos previstos Demissional: logo após o comunicado do desligamento. Caso este exame dê o laudo de INAPTO, o empregado não poderá ser dispensado, devendo ser encaminhado para perícia médica do INSS. Exames complementares: conforme previsto nos laudos, se houver necessidade, o empregado deverá fazer os exames complementares dentro dos prazos previstos. 20
LTCAT Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho O LTCAT precisa ser atualizado, já que suas informações serão transmitidas ao esocial (descrição de todos os ambientes de trabalho, todos os riscos e uso de EPI). Na contratação de empresas terceirizadas com cessão de mão de obra os laudos deverão de entregues (cópia), para que a empresa informe o seu ambiente com riscos (IN RFB 971/09, art 291). Os EPI (Equipamentos de Proteção Individual) serão informações com seus respectivos CA (Certificados de Aprovação). 21
CAT Comunicação de Acidente de Trabalho e PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário A CAT passará a ser elaborada dentro do esocial. Para isso, precisamos informar todos os acidentes de trabalho no mesmo dia (em caso de morte) ou no primeiro dia útil após o acidente. Informe-nos imediatamente para que possamos enviar as informações ao esocial. O PPP passará a ser eletrônico a partir do esocial e ele contém todas as atividades que o empregado desempenha. Caso haja alguma alteração de atividades ou risco do empregado, precisamos ser informados ainda dentro do mesmo mês, para envio ao esocial. O trabalhador terá acesso aos dados do seu PPP. 22
Contratação de Estagiários A contratação de estagiários deve obedecer à lei 11.788/08, que será exigida no esocial. Os estagiários devem fazer Exame Médico Admissional, Periódico e Demissional. O supervisor do estágio deve ter formação na área do curso do estagiário (se de nível superior) ou experiência profissional na área. O supervisor só pode supervisionar até 10 (dez) estagiários. Os contratos assinados no mês devem ser enviados ao setor no mesmo mês, antes de fechar a folha. 23
Cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD) Levantaremos todos os empregadores que devem cumprir as cotas de Aprendizes e Pessoas com Deficiência (PCD). Caso haja desligamento de algum aprendiz ou PCD, deve haver imediata contratação de outro, a fim de evitar autuações por parte do Ministério do Trabalho. 24
Processos Administrativos e Judiciais Caso haja algum processo para não tributação ou não retenção de tributos, devemos informar no esocial. Este processo deverá ser analisado pelo setor jurídico para avaliar a veracidade de informações e acompanhamento. 25
Tributações e Cláusulas de Convenção Coletiva Todas as empresas terão que informar ao esocial as tributações e reflexos. Não será permitido evitar tributação de INSS, FGTS ou Imposto de Renda que não esteja prevista na legislação (salvo se houver processo). Todas as cláusulas de Convenção Coletiva de Trabalho precisarão ser cumpridas. 26
Multas e Autuações DISPOSITIVO BASE LEGAL DA QUANTIDADE DE UFIR INFRAÇÃO INFRINGIDO MULTA MÍNIMO MÁXIMO Obrigatoriedade da CTPS CLT ART. 13 CLT ART. 55 378.2847 378.2847 OBSERVAÇÕES Falta de anotação da CTPS CLT ART. 29 CLT ART. 54 378.2847 378.2847 Falta de registro de Por empregado, dobrado na CLT ART. 41 CLT ART. 47 378.2847 378.2847 empregado reincidência Falta de atualização LRE/FRE CLT ART. 41 único CLT ART. 47 único 189.1424 189.1424 dobrado na incidência Falta de autenticação LRE/FRE CLT ART. 42 CLT ART. 47 único 189.1424 189.1424 dobrado na reincidência Venda CTPS/Semelhante CLT ART. 51 CLT ART. 51 1.134.8541 1.134.8541 Extravio ou Inutilização da CTPS CLT ART. 52 CLT ART. 52 189.1424 189.1424 Retenção da CTPS CLT ART. 53 CLT ART. 53 189.1424 189.1424 Não Comparecimento Audiência para anotação CLT ART. 54 CLT ART. 54 378.2847 3.782,847 CTPS Cobrança CTPS pelo sindicato CLT ART. 56 CLT ART. 56 1134.8541 1134.8541 Duração do trabalho CLT ARTs. 57 A 74 CLT ART. 75 37.8285 3.782,8472 Dobrado na reincidência, oposição ou desacato Salário Mínimo CLT ARTs. 76 A 126 CLT ART 120 37.8285 1.512,1389 dobrado reincidência Férias CLT ARTs. 129 A 152 CLT ART 153 160.0000 160.0000 por empregado, dobrado na reincidência,embaraço ou resistência Segurança do Trabalho CLT ARTs. 154 A 200 CLT ART. 201 630.4745 6.304,7453 Valor máximo na residência, embaraço, resistência, artifício ou simulação Medicina do Trabalho CLT ARTs 154 A 200 CLT ART. 201 378.2847 3.782,8471 embaraço, resistência, artifício ou simulação Duração e Condições Dobrado na reincidência, oposição ou CLT ARTs. 224 A 350 CLT ART. 351 37.8285 3.782.8471 Especiais do Trabalho desacato Nacionalização do Trabalho CLT ARTs. 352 A 371 CLT ART. 364 75.6569 7.565.6943 Trabalho da Mulher CLT ARTs. 372 A 400 CLT ART. 401 75.6569 756.5694 Valor máximo na reincidência, artifício, simulação ou fraude Trabalho do Menor CLT ARTs. 402 A 441 CLT ART. 434 378.2847 378.2847 por menor irregular até o máximo de 1.894.4236 ufir, dobrada na reincidência por empregado, limitado a 151.3140 Trabalho Rural LEI N.º 5.889/73, ART 9 quando o infrator for primário, Lei n.º 5.889/73, ART 3.7828 378.2847 dobrado na reincidência, oposição ou 18 desacato Anotação indevida na CTPS CLT ART. 435 CLT ART 435 378.2847 378.2847 Contrato individual de trabalho CLT ARTs. 442 A 508 CLT ART. 510 378.2847 378.2847 dobrado na reincidência Atraso de pagamento de CLT ART. 459, ART. 4º salário 1º LEI Nº 7.855/89 160,0000 160,0000 por empregado prejudicado Não pagamento de verbas rescisórias no prazo previsto CLT ART. 477. 8º CLT ART. 477. 8º 160.0000 160.0000 Contribuição sindical CLT ARTs. 578 A 610 CLT ART. 598 7.5657 7.565.6943 de 1(um) salário, corrigido, para o empregado Fiscalização CLT ARTs. 626 A 642 CLT ART. 630 6º 189.1424 1.891.4236 13º Salário LEI Nº 4.090/62 LEI Nº 7.855/89 ART. por empregado, dobrado na 160.000 160.000 3º reincidência Atividade Petrolífera LEI Nº 5.811/72 LEI Nº 7.855/89 ART. por empregado, dobrado na 160.0000 160.000 3º reincidência Trabalho Temporário LEI Nº 6.019/74 LEI Nº 7.885/89 ART. por empregado, dobrado na 160.0000 160.0000 3º reincidência Aeronauta LEI Nº 7.183/84 LEI Nº 7.885/89, por empregado, dobrado na 160.0000 160.0000 ART. 3º reincidência Vale-Transporte LEI Nº 7.418/85 LEI Nº 7.855/89 ART. por empregado, dobrado na 160.0000 160.0000 3º reincidência Seguro Desemprego LEI Nº 7.998/90 ART. LEI Nº 7.998/90 ART. 24 25 400,0000 40.000,0000 dobrado na reincidência, oposição RAIS: Não entregar no prazo previsto, entregar com erro, omissão ou declaração falsa DEC. Nº 76.900/75 ART. 7º, C/ LEI Nº 7.998/90, ART. 24 LEI Nº 7.998/90 ART 25 CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: Atraso Comunicação de 01 a LEI Nº 4.923/65 ART. LEI N.º 4.923/65 30 dias 10 Atraso Comunicação de 31 a LEI Nº 4.923/65 ART. LEI N7 4.923/65 60 dias 10 Atraso Comunicação acima LEI N.º 4.923/65 LEI N.º 4.923/65 de 60 dias ART. 10 Fundo de Garantia por Tempo de Serviço LEI Nº 8.036/90 ART. 23, LEI Nº 8.036/90, FGTS: Falta de depósito I ART. 23, 2º, "B" FGTS: omitir informações LEI Nº 8.036/90. ART. 23, LEI Nº 8.036/90 ART. sobre conta vinculada II 23 2º, "A" FGTS: Apresentar informações com erro ou omissões FGTS: Deixar de computar parcela da remuneração FGTS: Deixar de efetuar os depósitos após a notificação LEI Nº 8.036/90, ART. 23, LEI Nº 8.036/90, ART III 23 2º, "a" LEI Nº 8.036/90, ART. 23 LEI Nº 8.036/90 ART. IV 23 2º, "b" LEI Nº 8.036/90, ART. 23, V LEI Nº 8.036/90, ART, 23 2º, "b" 400,0000 40.000,000 desacato, gradação conforme Ports. MTb nºs 319, de 26.02.93, art. 6º e 1.127 de 22.11.96 4.2000 4.2000 por empregado 6.3000 6.3000 por empregado 12.6000 12.6000 por empregado 10.000 100,000 2,000 5,000 2,000 5,0000 10.000 100.0000 10,0000 100.0000 por empregado, dobrado na reincidência, etc. por empregado, dobrado na reincidência, ETC. por empregado, dobrado na reincidência, etc. por empregado, dobrado na reincidência, etc. por empregado, dobrado na reincidência, etc 27
Considerações Adequações no processo interno e na cultura organizacional das empresas A comunicação entre os profissionais de contabilidade e seus clientes deverá ser mais eficiente, mais imediata! Mudanças de práticas hoje adotadas. Acabou o jeitinho! O retroativo! Forma inovadora de prestar informações, com a simplificação dos processos e ganhos de produtividade Os profissionais envolvidos precisam se capacitar Ampliação da capacidade de fiscalização do Estado Instrumento mais efetivo para a formulação de politicas públicas Redução da burocracia e ganho de produtividade Melhorar o ambiente de negócios no país 28