Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região Assessoria de Gestão Estratégica RELATÓRIO DA REUNIÃO DE ANÁLISE ESTRATÉGICA (RAE 01/2013)

Transcrição

1 RELATÓRIO DA REUNIÃO DE ANÁLISE ESTRATÉGICA (RAE 01/2013) Data: 17 de junho de 2013 Horário: das 14h40min às 16h10min Local: Salão Nobre da Presidência Participantes: Des. Maria Helena Mallmann (Presidente) Desa. Ana Rosa Sagrilo (Vice-Corregedora) Juiz Ricardo Fioreze (Juiz Auxiliar da Corregedoria) Onélio Luis Soares dos Santos (Secretário-Geral Judiciário) Luiz Fernando Taborda Celestino (Diretor-Geral) Rejane Escarrone Corrêa (Secretária-Geral da Presidência) Natacha Moraes de Oliveira (Diretora da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicações) Gabriel Pereira Borges Fortes Neto (Diretor da Secretaria de Comunicação Social) Mauro Baltar Grilo (Diretor da Secretaria de Gestão de Pessoas) Dalva Stracke Ferreira (Assessora de Gestão Estratégica) Des. Cláudio Antônio Cassou Barbosa (convidado, patrocinador do projeto estratégico Implantação do Processo Judicial Eletrônico ) Apoio: Andréa Buhl da Silva Giordana Kalisz de Oliveira Márcia Dias Ferreira Romy Bruxel Pauta: 1. Apresentação do SIGEST 2. Avanços dos Projetos Estratégicos, com destaque para o PJe-JT 3. Alinhamento dos projetos estratégicos com o PJe-JT 4. Alteração da Composição do Comitê de Gestão estratégica 5. Propostas e perspectivas da Gestão Estratégica 6. Outros assuntos 7. Considerações finais 1

2 Apresentação: A apresentação em powerpoint está disponível em T:\5 GESTÃO ESTRATÉGICA\5 RAEs\RAEs 2013\Apresentação RAE Deliberações: 1. Apresentação do SIGEST Foi acessado o SIGEST e as principais telas foram apresentadas: Mapa Estratégico, árvore de gráficos, exemplo de dashboard, lista de indicadores, lista de projetos estratégicos com farol e exemplo de cronograma de projeto. 2. Avanços dos Projetos Estratégicos, com destaque para o PJe-JT Des. Cassou expôs a situação atual da implantação do PJe-JT: - Em 2013 está sendo dada ênfase à estabilização das versões, com foco na correção de bugs. - Está ocorrendo um processo de descentralização do desenvolvimento do sistema, com maior participação dos Regionais. - Foi definido nacionalmente que serão priorizadas as capitais na implantação do PJe-JT. No RS, o PJe será implantado nas varas do trabalho de Canoas em julho/13 e em Porto Alegre em setembro/13. - Está sendo finalizada a integração do PJE-JT com o e-gestão. Até 28/06, 80% do trabalho estará concluído, permitindo às Corregedorias obter os dados de que necessitam para o acompanhamento de 1º Grau. - Estão previstas liberações de novas versões do PJe-JT nos meses de julho e dezembro de Uma das novas funcionalidades previstas é um módulo de execução trabalhista. Também estará disponível na próxima versão a integração com o Banco do Brasil e com a Caixa Econômica Federal, o que permitirá verificar a situação dos depósitos recursais e, posteriormente, melhorias na expedição de alvarás. - O Grupo coordenado pelo desembargador Cassou está trabalhando em três eixos: sensibilização (conversas com usuários dos sistemas), 2

3 capacitação (treinamento no uso da nova ferramenta) e atendimento (suporte aos públicos internos e externos). - O CSJT publicou Guia de Implantação do Processo Judicial Eletrônico, contendo mais de 400 itens que detalham o processo de implantação nas unidades judiciárias de 1º Grau. - Foi formalizada parceria entre a Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) e o CSJT, com o objetivo de atuarem em conjunto na capacitação dos advogados para a utilização do PJe-JT. - Está sendo criada Central de Atendimento em Porto Alegre (por meio de outro projeto estratégico, o Atendimento ao Público ), que dará suporte ao público externo na utilização do PJe-JT. 3. Alinhamento dos projetos estratégicos com o PJe-JT Foram destacados como sendo os projetos com relação mais estreita com o PJe-JT o Atendimento ao Público, o Desdobramento da Estratégia e o Promoção da Saúde Ocupacional. Os demais projetos, embora com vinculação menos óbvia, também estão sendo alinhados ao PJe-JT. Em relação ao projeto Sentença Líquida, a Desa. Ana Rosa expôs que existem varas em que tramitam poucos processos sumaríssimos. Defendeu que os juízes sejam orientados a conversar com os advogados para estimulá-los a ingressar com processos sumaríssimos, já que sua tramitação tende a ser mais rápida e a liquidação mais fácil. Ao ser apresentada a situação do projeto Melhoria da Qualidade de Vida, a Desa. Ana Rosa relatou que nas visitas correicionais que realiza, muitos servidores solicitam que seja disponibilizada ginástica laboral. Ficou satisfeita de saber que o projeto irá disponibilizar vídeos com ginástica laboral, que poderão ser acessados pela intranet. Em relação ao projeto Solução de Análise Associativa de Dados, que prevê o desenvolvimento de estatística de 1º Grau com o uso da ferramenta de BI, foi informado que será priorizado o desenvolvimento de painéis com informações gerenciais para a área administrativa. Natacha informou que já é possível agendar apresentação da parte referente ao 1º Grau. Informou que o desenvolvimento para a área administrativa ainda não iniciou, mas que essa área pode, em paralelo, definir as informações/ telas que julga necessárias. 3

4 Passando-se para o projeto Boas Práticas, foi informado que o Banco passará a ser gerenciado pela Corregedoria. A desa. Ana Rosa relatou que identifica muitas boas práticas quando realiza correições, e que costuma fazer referência a elas nos relatórios. Gabriel reforçou que no Portal do TRT existe uma área de editoria chamada Boas Ideias, onde pode ser dada publicidade a esse tipo de informação. Rejane salientou que o trabalho da Secretaria de Comunicação Social é importante para a divulgação das boas práticas. 4. Alteração da Composição do Comitê de Gestão estratégica Foi exposto que a composição atual do Comitê de Gestão Estratégica não contempla representante do 1º Grau. Decidiu-se incluir como membros do Comitê o juiz auxiliar da Corregedoria, um diretor de Vara de Trabalho e um juiz de 1º Grau que esteja na jurisdição. Os dois últimos serão indicados pela Presidente do TRT. Rejane observou que não há no Comitê ninguém do 2º Grau que atue na área judiciária e sugeriu incluir um servidor dessa área. Decidiu-se que seria incluído um assessor de gabinete de desembargador. 5. Propostas e perspectivas da Gestão Estratégica Foi apresentada proposta de realização de reuniões de análise estratégica trimestrais. Após considerações diversas, houve concordância com essa periodicidade. Em relação ao formato das RAEs, foi sugerido que seja alterado, deixando de ter caráter informativo e passando a ter caráter decisório. O Diretor-Geral ponderou que é mais importante discutir as dificuldades que estão sendo enfrentadas do que simplesmente trazer informações, com as decisões já tomadas. A Secretária-Geral da Presidência sugeriu que quando algum projeto estiver em dificuldade sejam convidadas as pessoas envolvidas (patrocinador, gerente, equipe) para participar da RAE. A sugestão foi acatada. Dalva informou que foi solicitado local apropriado para a realização de reuniões das equipes de projetos, para a realização das RAEs e para centralizar informações estratégicas, transformando-se em um local de referência para os assuntos ligados à gestão estratégica. A Assessora expôs também que está sendo gestionada a criação de um Escritório de Processos de Trabalho, vinculado à AGE, com o objetivo de tratar da otimização das 4

5 rotinas de trabalho, dando prosseguimento ao trabalho iniciado com a Escola de Engenharia da UFRGS. 6. Outros assuntos Foi solicitado à SECOM que o ícone para acesso ao SIGEST, que atualmente está disponível apenas no Portal da Estratégia, passe a constar na página inicial da intranet. Dalva relatou que esteve em Brasília nos dias 13 e 14 de junho, quando participou de encontro para revisão do Plano Estratégico do Poder Judiciário Federal. Na ocasião, foi indicada para representar os tribunais de grande porte (SP, RJ, MG, Campinas e RS) na revisão do referido Plano. A fim de esclarecer o papel de cada instância envolvida no gerenciamento dos projetos estratégicos, foi disponibilizado no Anexo excerto do Manual de Gerenciamento de Projetos contendo os papéis do Comitê de Gestão da Estratégia, do Escritório de Projetos Estratégicos, dos patrocinadores, gerentes e equipe dos projetos. A íntegra do Manual de Gerenciamento de Projetos está disponível em 7. Considerações Finais A próxima Reunião de Análise da Estratégia está agendada para o dia 23/09/2013 e terá caráter eminentemente deliberativo. Para essa reunião serão convidados os novos integrantes do Comitê de Gestão Estratégica. 5

6 Relação de pendências: Pendência Responsável Data limite 1 Solicitar à Presidente a indicação de um diretor de VT, um juiz de 1º grau e um assessor de gabinete para integrar o Comitê de Gestão Estratégica 2 Elaborar nova versão de Portaria, alterando a composição do Comitê de Gestão Estratégica 3 Solicitar à SECOM que disponibilize ícone para acesso ao SIGEST a partir da intranet Dalva 31/07/2013 Romy 05/08/2013 Giordana 31/07/2013 6

7 ANEXO: Papéis e responsabilidades quanto ao gerenciamento dos projetos estratégicos (Conforme Manual de Gerenciamento de Projetos, constante no anexo da Portaria nº 2.218/2013, de 05 de abril de 2013, da Presidência do Tribunal) Os envolvidos no processo de Gerenciamento de Projetos Estratégicos são: - Comitê de Gestão Estratégica - Escritório de Projetos Estratégicos - Patrocinadores - Gerentes - Membros de equipes A estrutura de tomada de decisão quanto aos projetos estratégicos pode ser representada da seguinte forma: 7

8 A seguir, estão relacionadas as responsabilidades de cada um dos envolvidos: a) Comitê de Gestão Estratégica Selecionar e priorizar os projetos estratégicos a serem executados, alterando a composição do portfólio, quando necessário. Autorizar o início, a alteração de escopo e o encerramento dos projetos estratégicos. Designar os patrocinadores e os gerentes de projetos. Garantir os recursos humanos, financeiros e materiais necessários à execução dos projetos. Monitorar o portfólio de projetos estratégicos, verificando os resultados alcançados e provendo os direcionamentos necessários à execução dos projetos. Supervisionar e prestar apoio institucional ao Escritório de Projetos Estratégicos. b) Escritório de Projetos Estratégicos 1 Definir diretrizes para o gerenciamento de projetos. Desenvolver e implementar metodologia padrão para o gerenciamento de projetos. Propor alterações de escopo e ações necessárias ao redirecionamento de projetos estratégicos que tendem a não atingir seus objetivos. Prestar suporte aos patrocinadores, gerentes e equipes quanto à gestão de projetos e ao uso da metodologia. Monitorar o desempenho dos projetos, propondo ações corretivas em caso de desvios com relação ao planejado. Consolidar informações sobre os projetos e reportar sua situação à e ao Comitê de Gestão Estratégica. Comunicar as realizações dos projetos e garantir a disponibilização das informações sobre o andamento e desempenho às partes interessadas. Prestar suporte quanto ao uso do sistema informatizado de acompanhamento dos projetos. 1 Inclusive quanto aos projetos estratégicos desenvolvidos em áreas que possuem Escritórios de Projetos Setoriais. 8

9 Promover, em conjunto com a área de capacitação, treinamentos para o desenvolvimento de competências necessárias ao gerenciamento de projetos. Fomentar o uso da metodologia de gerenciamento de projetos pelas demais áreas do Tribunal. b.1) Coordenador do Escritório de Projetos Estratégicos: Coordenar e responsabilizar-se pelas atividades do Escritório de Projetos. Alocar os Representantes do Escritório de Projetos Estratégicos aos projetos, apoiando-os no desenvolvimento das suas atividades. Apoiar a atuação do Comitê de Gestão Estratégica nas atividades relativas aos projetos priorizados para execução. Responsabilizar-se pela comunicação entre o Escritório de Projetos e o Comitê de Gestão Estratégica. Fornecer suporte, treinamento e tutoria ao gerente e à equipe do projeto em relação à metodologia e melhores práticas de gestão, quando não houver Representante alocado. b.2) Representantes do Escritório de Projetos Estratégicos: Fornecer suporte, treinamento e tutoria ao gerente e à equipe do projeto em relação à metodologia e melhores práticas de gestão. Acompanhar todas as etapas das fases de planejamento, execução, monitoramento e encerramento do projeto. Propor medidas em relação à gestão do projeto, quando necessárias, para correção de projetos que apontem tendência de não atingimento de seus objetivos dentro do prazo, custo e escopo estabelecidos. Atuar como mediador entre o patrocinador, gerente, equipe e partes interessadas, quando necessário. Consolidar os resultados dos projetos sob sua tutoria e reportar ao Escritório de Projetos Estratégicos. c) Patrocinador do projeto Fornecer o apoio institucional necessário ao desenvolvimento do projeto. Negociar a liberação de recursos humanos, financeiros e materiais para o projeto. 9

10 Acompanhar o andamento e os resultados do projeto estratégico sob sua responsabilidade e reportar a sua situação ao Comitê de Gestão Estratégica. Atuar na gestão de conflitos com as partes interessadas no projeto. Definir prioridades no âmbito do projeto estratégico sob sua responsabilidade. d) Gerente de projeto Planejar e gerenciar o projeto sob sua responsabilidade, de acordo com o Manual de Gerenciamento de Projetos do TRT 4ª Região. Definir e gerenciar os recursos (humanos, financeiros e materiais) necessários à implementação do projeto. Monitorar os resultados alcançados, adotando contramedidas em caso de resultados não satisfatórios. Relacionar-se com as partes interessadas no projeto sob sua responsabilidade, de forma a garantir sua viabilidade. Reportar a situação do projeto ao patrocinador do projeto e ao Escritório de Projetos Estratégicos. Manter atualizadas no sistema informatizado de gerenciamento de projetos as informações referentes ao andamento do projeto, assim como a documentação pertinente. e) Equipe de projeto Auxiliar o gerente no planejamento do projeto. Executar as tarefas designadas pelo gerente do projeto. Reportar ao gerente do projeto o andamento das tarefas sob sua responsabilidade. 10