ORIENTADOR DO ACOMPANHAMENTO ORÇAMENTÁRIO

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1 ORIENTADOR DO ACOMPANHAMENTO ORÇAMENTÁRIO Brasília, fevereiro 2013

2 MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO MINISTRA DE ESTADO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO Miriam Belchior SECRETÁRIA-EXECUTIVA Eva Maria Cella Dal Chiavon SECRETÁRIA DE ORÇAMENTO FEDERAL Célia Corrêa SECRETÁRIO-ADJUNTO DE ORÇAMENTO FEDERAL GESTÃO CORPORATIVA Eliomar Wesley Ayres da Fonseca Rios COORDENADOR-GERAL DE INOVAÇÃO E ASSUNTOS ORÇAMENTÁRIOS E FEDERATIVOS Márcio Luiz de Albuquerque Oliveira ELABORAÇÃO TÉCNICA Leila Barbieri de Matos Frossard REVISÃO TEXTUAL Janaina Thaines Moreira REVISÃO TÉCNICA Juarez Lopes Prudente ÁREAS RESPONSÁVEIS PELOS PROCEDIMENTOS CONSTANTES DESTE DOCUMENTO Coordenação-Geral de Inovação e Assuntos Orçamentários e Federativos Coordenação-Geral de Tecnologia e da Informação DÚVIDAS, RECLAMAÇÕES E SUGESTÕES: leila.frossard@planejamento.gov.br Tel.: (61) Brasil. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Secretaria de Orçamento Federal. Roteiro do Processo Orçamentário: Acompanhamento Orçamentário. Brasília, p. 2

3 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO DIFERENÇA ENTRE ACOMPANHAMENTO E MONITORAMENTO PROCESSO DO ACOMPANHAMENTO ORÇAMENTÁRIO RESPONSABILIDADES PELO PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO COMENTÁRIOS DO SUBTÍTULO / LOCALIZADORES COMPILAÇÃO DOS RESULTADOS SISTEMA INFORMATIZADO CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES PARA 2012 / ANEXO I RELATÓRIO RESUMO DA EXECUÇÃO DAS AÇÕES ANEXO II RELATÓRIO ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO ANEXO III SITUAÇÃO DA COLETA ANEXO IV ESPELHO DA COLETA

4 1. INTRODUÇÃO 1.1 Com a nova estrutura do Plano Plurianual PPA , que apresenta Programas Temáticos, Objetivos, Metas e Iniciativas, além dos Programas de Gestão, Manutenção e Serviços ao Estado, buscouse evitar a sobreposição entre o Plano e o Orçamento, verificada anteriormente entre os dois instrumentos, e priorizar a relação de complementaridade existente entre eles. Os programas possuem Indicadores e Objetivos. Cada Objetivo é composto por Metas e Iniciativas que, no seu conjunto, expressa o que será feito, em que intensidade e quais os resultados pretendidos. As Iniciativas do PPA asseguram o vínculo com as ações orçamentárias, agora detalhadas apenas nas Leis Orçamentárias Anuais LOAs, vinculadas diretamente aos Programas (Temáticos ou de Gestão), quando se observa somente as LOAs, conforme figura abaixo: Figura 1. Esquema da integração atual entre PPA e LOAs 1.2 Como as ações constam apenas nos Orçamentos, e o Sistema de Informações Gerenciais e de Planejamento SIGPlan utilizado para registro e apoio às etapas do ciclo de gestão do PPA foi desativado, as informações acerca do monitoramento e avaliação do Plano foram incluídas em um novo módulo desenvolvido no Sistema Integrado de Planejamento e Orçamento SIOP. 1.3 Entretanto, permanecia a necessidade do acompanhamento físico-financeiro das ações orçamentárias, principalmente porque os bens e serviços ofertados à sociedade, oriundos das despesas orçamentárias, precisam ser mensurados. Ademais, é necessário verificar se o produto especificado e sua respectiva meta estão adequados com a descrição e implementação previstas nos atributos da ação. Para tanto, evidenciar o valor físico executado torna-se uma questão indispensável para que, entre outras finalidades, se possa aperfeiçoar os próximos orçamentos públicos a serem elaborados, com foco, sobretudo, em resultados. Por isso, a partir de 2012, a Secretaria de Orçamento Federal - SOF implementa um processo de acompanhamento físico-financeiro das ações orçamentárias, apoiado por uma solução em Tecnologia de Informação - TI, implementada em um módulo adicional no SIOP. 1.4 Para que o acompanhamento seja bem-sucedido, é necessária a participação dos Órgãos Setoriais de Orçamento (OS) e das Unidades Orçamentárias (UO). Assim, é de fundamental importância a capacitação das pessoas envolvidas no preenchimento do módulo do SIOP correspondente. 1.5 Esse trabalho de acompanhamento também servirá para o Órgão de Controle, cujo interesse é verificar se o que realmente foi previsto foi efetivamente realizado, ou seja, poderá acompanhar a execução da lei orçamentária (e suas alterações). 4

5 1.6 Este orientador está dividido em nove partes, a primeira é a introdução. Em seguida, apresenta-se a diferença entre acompanhamento e monitoramento. A terceira descreve o processo, como é desenvolvido e quais suas características. A seguir, são elencadas as responsabilidades da SOF e do Órgão Setorial no Acompanhamento Orçamentário. A quinta refere-se aos indicadores que serão utilizados no processo. A parte seguinte explicará como deverá ser preenchido o campo comentários do subtítulo/localizador. Os indicadores citados anteriormente precisarão ser compilados e a forma como isso será feito é apresentada na sétima parte. A oitava versará sobre o sistema: seus campos, os momentos existentes, as tramitações possíveis, os perfis e papéis existentes e o histórico. Na última parte, há um cronograma das etapas do Acompanhamento Orçamentário para 2012/2013. O orientador também conta com 4 anexos, que apresentam os exemplos dos relatórios que serão gerados automaticamente pelo sistema. 2. DIFERENÇA ENTRE ACOMPANHAMENTO E MONITORAMENTO 2.1 Em um contexto de limitação de recursos e de foco em resultados, a importância do acompanhamento e do monitoramento se maximiza. 2.2 Para auxiliar a compreensão dos dois conceitos, poder-se-ia comparar o acompanhamento a uma foto e o monitoramento a uma filmagem. O acompanhamento retrata uma situação passada que pode, portanto, não ser mais verdadeira no presente, mas que é de grande valia quando o recorte temporal se aproxima do período em que recursos são utilizados (ao final de um exercício financeiro, por exemplo). Já o monitoramento busca detectar as dificuldades que ocorrem durante a programação para corrigi-las oportunamente. 2.3 Quando se considera a amplitude, o foco está na extensão proporcionada por cada um dos conceitos. Assim, o acompanhamento das ações orçamentárias pressupõe uma visão geral do que está sendo acompanhado e o monitoramento, por sua vez, busca a especificidade. 2.4 Com relação à aplicação, o acompanhamento permite a obtenção de subsídios úteis para prestação de contas e transparência exigida pela sociedade, tal qual como previsto na Constituição. Como os dados fornecidos pelo acompanhamento são de conformidade para controle, eles são estáticos. O monitoramento traz subsídios para a tomada de decisão. Ao se identificar tempestivamente os pontos frágeis e as restrições, os dados são importantes para proporcionar intervenções corretivas por meio de uma ação proativa do gestor. Essa é uma atividade gerencial que maximiza os resultados. Os dados, por conseguinte, são dinâmicos. 2.5 Para fazer o acompanhamento orçamentário, que considera os valores físicos e financeiros das ações, são utilizados, como forma de medição, indicadores de eficiência e eficácia. O monitoramento, por sua vez, faz uso de indicadores de eficácia e os instrumentaliza para uma análise posterior na busca de sinais para efetividade, resultados e impactos, que são comumente buscados quando da avaliação de uma política pública. 2.6 A informação proporcionada pelo acompanhamento é perene e contribui para realização de monitoramento e avaliação. Por sua vez, as informações do monitoramento são transitórias (dinâmicas) e servem como subsídio para a avaliação. 2.7 Em relação à responsabilidade por executar o acompanhamento, esta recai legalmente sobre os administradores e demais responsáveis por bens, dinheiro e valores públicos. No caso do monitoramento, é atribuída aos administradores que precisam priorizar os projetos da sua pasta para garantir a efetiva realização. 2.8 O quadro abaixo apresenta o resumo das diferenças entre acompanhamento e monitoramento. Dimensões Acompanhamento Monitoramento Amplitude Pressupõe Visão Geral Pressupõe Especificidade Aplicação Dados de Conformidade - Controle (Estático) Subsídios para Prestação de Contas e Transparência Dados para intervenções corretivas/proativas Gerencial (Dinâmico) Subsídios para a tomada de decisão 5

6 Forma de Medição Informação Dimensões Acompanhamento Monitoramento Indicadores de Eficiência e Eficácia Perene: contribui para o Monitoramento e Avaliação Indicadores de Eficácia e sinais para a Efetividade, Resultados Impactos Transitória: subsídios para Avaliação Responsabilidade Atribuída legalmente aos administradores e demais responsáveis por bens, dinheiro e valores públicos Atribuída aos administradores que precisam priorizar os projetos para garantir a efetiva realização Quadro: Dimensões do Acompanhamento e do Monitoramento 3. PROCESSO DO ACOMPANHAMENTO ORÇAMENTÁRIO INFORMAÇÕES GERAIS 3.1 O acompanhamento será executado em nível de subtítulo das ações orçamentárias considerando a execução física e financeira, para os Orçamentos Fiscal e da Seguridade Social, e expresso por meio dos indicadores que se encontram no SIOP, além das informações prestadas pelos órgãos ou unidades setoriais de orçamento constantes do Sistema. 3.2 Os objetivos do acompanhamento da execução física e financeira são gerar informações que possibilitem o aperfeiçoamento das ações orçamentárias e, por consequência, aprimorar os orçamentos dos respectivos órgãos setoriais; subsidiar a elaboração da prestação de contas anual do Presidente da República e a transparência na utilização dos recursos públicos para a sociedade, bem como a apuração de custos, especificamente no que se refere à realização física do orçamento da União. 3.3 Serão acompanhados, semestralmente, todos os subtítulos das ações orçamentárias que tenham produtos com metas associadas. Não serão acompanhadas ações sem produtos, ações do orçamento de investimentos (esfera 30) 1 e ações não orçamentárias. Para o ano de 2012, será considerado o período acumulado de janeiro a dezembro. A partir de 2013, esse acompanhamento será feito duas vezes ao ano, ou seja, para o período de janeiro a junho e para o acumulado de janeiro a dezembro. 3.4 Estão previstos, no módulo de acompanhamento orçamentário do SIOP, campos para comentários gerais a respeito de execução dos subtítulos das ações orçamentárias, que deverão ser preenchidos para a obtenção de informações acerca da evolução no alcance da meta estabelecida e sobre o seu alcance efetivo. 3.5 Para 2012, a meta física poderá ser reprogramada por ocasião da abertura do módulo de acompanhamento orçamentário. Para execução de 2013, essa reprogramação física deverá ser feita duas vezes, no meio e no final do ano. Sendo de caráter somente gerencial, ela tem por finalidade mensurar, de forma mais precisa, os ajustes necessários à apuração dos resultados da ação orçamentária no decorrer do exercício financeiro. 3.6 Também haverá a reprogramação financeira, que corresponderá ao limite de empenho (orçamentário) que foi disponibilizado pelo órgão aos subtítulos das ações que estão sendo acompanhadas. Essa reprogramação pode incluir, além do limite de empenho, os créditos adicionais dados aos subtítulos das ações, nos casos em que as metas físicas relacionadas a estes créditos não tenham sido atualizadas à época da concessão. 3.7 Os ajustes podem ocorrer por três situações: Por conta do emendamento, pois o Congresso Nacional altera a LOA em termos financeiros, mas não as metas físicas; 1 O Orçamento de Investimentos possui seu próprio processo e módulo de acompanhamento no SIOP, desenvolvido pela SOF, mediante a solicitação do Departamento de Coordenação e Governança das Empresas Estatais - DEST. 6

7 3.7.2 Por motivo das alterações orçamentárias, que porventura não tenham sido atualizadas por ocasião da efetivação da alteração orçamentária ocorrida no exercício. Cabe observar que, no caso das ações de benefícios aos servidores, o ajuste é obrigatório no ato da alteração; e Revisão do planejamento físico. 3.8 Os dados a serem acompanhados são: Como dados físicos: a meta LOA, a meta Reprogramada e o Realizado Os dados financeiros, por sua vez, serão: Dotação Inicial, Dotação Atual, Limite (reprogramação financeira), Empenhado, Liquidado e Pago. 3.9 Para ações que apresentam valores de metas físicas com caráter de acumulação como, por exemplo, a de benefícios aos servidores, ressaltamos que os valores a serem preenchidos como reprogramação e de realização da meta física devem ser a média do período, ou seja, 6 meses quando considerado de jan-jun e de 12 meses para jan-dez. Portanto, este preenchimento deve obedecer o mesmo critério de quando foi inserida a meta na LOA Será objeto do acompanhamento, além dos dados solicitados acima, a execução física das ações referentes aos Restos a Pagar Não Processados que forem efetivamente liquidados. Para tanto, o físico das ações, cujos empenhos foram inscritos em restos a pagar não processados, deverá ser informado em campo próprio do módulo de acompanhamento do SIOP. Salienta-se que pela possível ocorrência de alterações nas classificações institucional, funcional e programática e/ou de produto e/ou unidade de medida, os campos com valores financeiros de Restos a Pagar Não Processados podem vir zerados e assim, as UO e os OS devem registrar os dados efetivos de execução física, caso tenham ocorrido, no campo RAP Não Processado / Físico / Realizado, e preencher em seguida o campo Justificativa. FLUXO DAS ATIVIDADES DO ACOMPANHAMENTO 3.10 Os dados serão captados no SIOP primeiramente pela UO e, depois, pelo OS, nos prazos estabelecidos pela SOF, a partir de uma janela de tempo cadastrada, ou seja, uma data início e uma fim para a execução da tarefa. A divisão do prazo estabelecido pela SOF entre a UO e o OS ficará a critério do OS, desde que respeitado o seu prazo final No primeiro período, após a armazenagem dos dados no SIOP, o OS fará a sua formalização. Em seguida, o OS extrairá do sistema o Relatório Resumo da Execução das Ações do período Janeiro a Junho (Anexo I) e providenciará sua divulgação (por exemplo, no seu sítio da Internet) para dar conhecimento à sociedade do andamento das políticas do órgão. Este relatório traz dados sobre o acompanhamento orçamentário, que são extraídos automaticamente do SIAFI e do cadastro vigente da ação orçamentária, bem como a meta física realizada que é informada na captação Quanto ao segundo período, da mesma forma que no primeiro, após a captação dos dados, o OS fará a sua formalização e, em seguida, extrairá o mesmo relatório, dessa vez para o período Janeiro a Dezembro (correspondendo ao 1 o e 2 o semestres acumulados) e o divulgará Existe outro relatório, a saber: Relatório Acompanhamento da Execução (Anexo II), que pode ser extraído para os dois períodos já citados: Janeiro a Junho ou Janeiro a Dezembro. Além dos dados que compõe o Relatório Resumo da Execução, este traz informações acerca dos dados inseridos na captação referentes ao reprogramado físico e financeiro e os seus respectivos indicadores Será obrigatório o preenchimento de dados físicos dos subtítulos com produto e execução financeira, além do preenchimento da justificativa dos subtítulos com execução financeira, mas com físico ZERO. Também será necessário o preenchimento de justificativa nos casos em que o físico seja diferente de ZERO e não haja execução financeira Durante o período da captação, a SOF poderá, caso deseje, fazer seu acompanhamento por meio de consulta ao sistema ou por meio de dois relatórios, a saber: a Situação da Coleta (Anexo III) e o Espelho da Coleta (Anexo IV). Com isso, será possível a comunicação com o OS para saber os motivos da não captação ou das falhas na mesma O OS poderá também fazer uso desses relatórios de forma a contatar as UO s para saber os motivos da não captação ou das falhas na mesma. 7

8 3.17 O órgão de Controle Interno poderá fazer o acompanhamento, tanto por meio de consultas ao sistema quanto dos mesmos relatórios citados anteriormente. 8

9 UO OS SOF ÓRGÃOS DE CONTROLE Estabelecimento da janela para a captação dos dados no SIOP Consolidação das informações fornecidas pelas UOs INÍCIO 1ºP Estabelecimento dos prazos para a captação dos dados no SIOP - janela Em paralelo Possibilidade de Acompanhamento da captação 20d 1º período 01-20/junho* Dados armazenados pela UO no SIOP 1º período 20/jun-15/julho Dados armazenados pelo OS no SIOP 25d Em paralelo Extração de Relatórios: Espelho da coleta e Situação da Coleta Formalização dos dados Extração de Relatório Resumo da Execução Possibilidade de consultas por meio dos relatórios do SIOP Avaliação da Execução Publicação do Relatório Resumo da Execução - 1º Semestre Extração de Relatórios: Resumo da Execução e Acompanhamento da Execução Fim 1ºP 30d Ano Acumulado 15/dez - 15/jan do ano subsequente* Dados armazenados pela UO no SIOP 30d Estabelecimento da janela para a captação dos dados no SIOP Consolidação das informações fornecidas pelas UOs Ano Acumulado 16/jan - 15/fev do ano subsequente Dados armazenados pelo OS no SIOP Formalização dos dados INÍCIO 2ºP Estabelecimento dos prazos para captação dos dados no SIOP - janela Em paralelo Possibilidade de consultas por meio dos relatórios do SIOP Em paralelo Possibilidade de Acompanhamento da captação Extração de Relatórios: Espelho da coleta e Situação da Coleta Avaliação da Execução * Datas sugeridas Extração de Relatório Resumo da Execução Publicação do Relatório Resumo da Execução - Acumulado Extração de Relatórios: Resumo da Execução e Acompanhamento da Execução Fim 2ºP Fim Anual Responsável: CGOFI Elaboração: dezembro 2012 Relatórios Processo Dados Armazenados Terminação Acompanhamento Orçamentário Figura 2. Fluxo do processo de acompanhamento orçamentário 9

10 4. RESPONSABILIDADES PELO PROCESSO DE ACOMPANHAMENTO DA SECRETARIA DE ORÇAMENTO FEDERAL (SOF) 4.1 Organizar o processo de captação das informações acerca da execução orçamentária, no que diz respeito ao aspecto da programação física das ações orçamentárias. 4.2 Elaborar e disponibilizar módulo específico no SIOP para inserção de dados a respeito do acompanhamento da execução físico-financeira das ações orçamentárias. 4.3 Definir o método, a dinâmica e periodicidade da inserção de dados no SIOP. 4.4 Treinar os órgãos setoriais quanto ao novo módulo, possibilitando a capacitação suficiente para o funcionamento do sistema. DOS ÓRGÃOS SETORIAIS DE ORÇAMENTO (OS): 4.5 Acompanhar a execução físico-financeira das ações orçamentárias, cujos subtítulos possuam produtos e metas físicas associados, observando o alinhamento da execução com o planejado na LOA. 4.6 Coordenar o preenchimento e o envio dos dados no módulo de acompanhamento orçamentário do SIOP, além dos comentários, quando for o caso, dos subtítulos que tiveram execução financeira, mas que não realizaram o respectivo parâmetro físico da programação. 4.7 Organizar, disciplinar e difundir a sistemática de acompanhamento da execução física e financeira do órgão ou da entidade, seguindo normas e orientações técnicas da SOF. 4.8 Coordenar o processo de acompanhamento físico e financeiro das ações orçamentárias, visando a qualidade do preenchimento das informações da unidade setorial constante do módulo do SIOP, inclusive perante os órgãos centrais que compõem os Sistemas de Contabilidade Federal e de Controle Interno, conforme estabelece a Lei n o , de 6 de fevereiro de 2001, e o Controle Externo, conforme consta na Lei n o 8.443, de 16 de julho de Garantir que as metas físicas constantes da LOA estejam atualizadas no módulo específico do SIOP, inclusive quando da efetivação de alterações orçamentárias no decorrer do exercício financeiro vigente Acompanhar e demonstrar a evolução dos indicadores previstos no SIOP, que serão apresentados nos relatórios gerenciais do módulo de acompanhamento orçamentário gerados pelo sistema Editar normas complementares para disciplinar o processo junto as suas unidades orçamentárias Os servidores que desenvolverão as atividades previstas acima serão designados por ato próprio das Subsecretarias de Planejamento, Orçamento e Administração dos órgãos setoriais e os respectivos atos deverão ser informados em campo específico no SIOP. 5. INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO 5.1 Os indicadores são medidas que operacionalizam um conceito abstrato ou processo decisório. Sendo uma medida, uma forma de mensuração, um parâmetro, o indicador é um instrumento que sintetiza um conjunto de informações em um "número", auxiliando na interpretação da realidade. Dessa forma, o acompanhamento da execução física e financeira será expresso por meio de indicadores com as seguintes especificações: Indicadores de Eficiência - Eficiência em relação à meta na LOA (EFLOA) e Eficiência em relação à meta após a reprogramação (EFREP): 10

11 a) para a meta constante da LOA-2012: esse indicador permitirá verificar se a meta física prevista na LOA foi alcançada com os recursos da dotação atual (LOA + Créditos), com a seguinte fórmula de cálculo: EFLOA = Valor da Dotação Atual (em R$ 1,00) / Meta Física na LOA x 100 Valor Liquidado (em R$ 1,00) / Meta Física Realizada b) para a meta física reprogramada, considerada apenas no nível gerencial: esse indicador permitirá verificar se a meta física reprogramada foi alcançada com os recursos da reprogramação financeira, com a seguinte fórmula de cálculo: EFREP = Valor da Reprogramação Financeira (em R$ 1,00) / Meta Física Reprogramada x 100 Valor Liquidado (em R$ 1,00) / Meta Física Realizada Indicadores de Eficácia - Eficácia em relação à meta da LOA (ECLOA) e Eficácia em relação à meta após a reprogramação (ECREP): a) para a meta física constante da LOA-2012: esse indicador permitirá verificar se a meta prevista na LOA foi alcançada, com a seguinte fórmula de cálculo: ECLOA = Meta Física Realizada x 100 Meta Física na LOA b) para a meta física reprogramada, considerada apenas no nível gerencial: esse indicador permitirá verificar se a meta física reprogramada foi feita corretamente, ou seja, se o gestor ao reprogramar a meta, por um dos três motivos citados anteriormente, se aproximou mais da realidade, com a seguinte fórmula de cálculo: ECREP = Meta Física Realizada x 100 Meta Física Reprogramada 5.2 Esses indicadores serão gerados automaticamente pelo sistema. Na maioria das situações, os gestores devem buscar obter valores maiores que 100% para esses indicadores. Sabe-se que, para alguns casos 2, a polaridade destes indicadores deve ser invertida. Portanto, nos casos em que o melhor resultado para o indicador seja ficar abaixo dos 100%, esta situação deve ser mencionada no campo de comentários previsto no módulo de acompanhamento orçamentário do SIOP. 6. COMENTÁRIOS DO SUBTÍTULO / LOCALIZADORES 6.1 O acompanhamento orçamentário pode ser um instrumento importante para verificar se os produtos entregues estão em consonância com as especificações e se suas respectivas metas foram alcançadas. Com isso, é possível elaborar orçamentos focados em resultados e propiciar melhor utilização e controle dos recursos neles aplicados, proporcionando uma gestão pública mais eficaz. Desse modo, o orçamento público estará adequado ao planejamento governamental. 2 Por exemplo, quando a safra de algum produto agropecuário é muito grande, o mercado paga um valor menor que o preço mínimo definido por lei. Então, o governo garante a sustentação do preço mínimo na comercialização desses produtos. Essa situação independe do gestor governamental e, quando ocorre, a meta física realizada é superior à prevista na LOA e, consequentemente, o indicador fica maior que 100%. 11

12 6.2 Assim, os campos para comentários são importantes para que o gestor apresente informações sobre a evolução do alcance da meta estabelecida e do alcance efetivo. Com isso, ter-se-á informações úteis para mensuração das entregas efetivas. Isso possibilitará identificar possíveis correções necessárias nos próximos orçamentos ou, até mesmo, a exclusão da programação. 6.3 É importante mencionar que, caso a execução física realizada não esteja compatível com o que foi efetivamente programado, devem ser registrados no campo comentários os motivos e fatores pelos quais isso ocorreu. Outro aspecto relevante é que o registro de desempenho físico igual a zero, nos casos em que há execução financeira, também deverá ser explicado pelo responsável pelo OS, mediante preenchimento do campo justificativa com indicação das razões. É bom lembrar que também é preciso justificar nos casos em que o físico for diferente de ZERO e não houver execução financeira. 6.4 As metas físicas deverão ser atualizadas no SIOP. Conforme mencionado no item 3.7, o gestor também poderá explicar as razões da reprogramação, que podem acontecer por três motivos: (i) quando ocorrem emendas ao Projeto de Lei Orçamentária Anual - PLOA no Congresso Nacional, não são alteradas as metas físicas; (ii) por motivo das alterações orçamentárias, que porventura não tenham sido atualizadas por ocasião da efetivação da alteração orçamentária ocorrida no exercício. Cabe observar que, no caso das ações de benefícios aos servidores, o ajuste é obrigatório no ato da alteração; e (iii) o próprio órgão refazer seu planejamento. FATORES QUALIFICADORES DA INFORMAÇÃO 6.5 Alguns fatores são essenciais para qualificar a informação no campo de comentários. Dessa forma, avaliar aspectos gerenciais pode ser positivo para o alcance das metas das ações e de seus subtítulos na medida em que o gerente esteja mobilizado para apoiar a equipe e acompanhar a grande quantidade de ações e respectiva descentralização de recursos e localização geográfica. O gestor imbuído desse espírito busca instrumentos gerenciais, tais como sistemas informatizados de apoio (infrassistemas de informações gerenciais específicos para o órgão ou para a ação), ou ainda a utilização intensiva de novas formas de contratação pública autorizadas por lei. 6.6 Na mesma linha da gestão, as decisões judiciais podem causar interrupção na execução das ações. Contudo, deve-se observar se o departamento jurídico do órgão está munido de todas as informações relevantes, para resolver a questão o mais breve possível, de modo a não comprometer o alcance da meta ao final do exercício financeiro. 6.7 Quanto aos aspectos relacionados a auditorias, tanto interna (unidades de auditoria do próprio órgão ou da Controladoria-Geral da União) quanto externa (Tribunal de Contas da União), as mesmas emitem recomendações, instruções e outros tipos de orientações que podem aperfeiçoar determinada ação e assim melhorar os resultados dos respectivos produtos relacionados. 6.8 Cabe observar que, para aqueles empreendimentos inseridos no PPA que são identificados por meio de Iniciativas Individualizadas e possuem apenas uma ação e um subtítulo correspondente 3, as informações inseridas neste campo (subtítulo da ação) serão automaticamente disponibilizadas no módulo de monitoramento temático do PPA, também disponível no SIOP. Portanto, as instruções do Guia de Monitoramento PPA deverão ser respeitadas. Dessa forma, retrata-se, a seguir, a recomendação desse guia: [...] compreende informações sobre o andamento do empreendimento, destacando: em que fase se encontra a execução; os desafios enfrentados (legislação, operacional, recurso, evento natural, etc.); as entregas parciais feitas à sociedade; os ganhos provenientes de novos arranjos de gestão (ex: adoção do Regime Diferenciado de Contratações Públicas, compatibilidade com o planejamento setorial, aderência a projetos sociais); as pactuações realizadas com a sociedade, com os entes federados, com a iniciativa privada, com os trabalhadores; o andamento das medidas institucionais vinculadas à iniciativa e outras informações pertinentes à característica do empreendimento [...]. 6.9 Por fim, observa-se, do apresentado neste capítulo, a importância do acompanhamento físico-financeiro das ações orçamentárias, bem como a constante análise dos fatores que podem causar diferenças entre o planejado e o executado, já que o acompanhamento contribuirá para melhoria dos orçamentos a serem elaborados nos próximos anos proporcionando foco em resultados. 3 No módulo de acompanhamento orçamentário do SIOP, estarão identificadas as ações cujo empreendimento corresponde a uma iniciativa individualizada no PPA Disponível em: < 12

13 7. COMPILAÇÃO DOS RESULTADOS 7.1 A média ponderada dos indicadores dos subtítulos será considerada para apurar o grau de eficiência e eficácia das ações orçamentárias. Para efeito de cálculo da ponderação dos indicadores, será considerado o valor relativo de dotação atual de cada subtítulo. Como exemplo de ponderação para a Ação 1, tem-se: Subtítulo 1 Dotação Atual: R$ Indicador de eficiência: 85,6% Subtítulo 2 Dotação Atual: R$ Indicador de eficiência: 90% O Indicador de eficiência da Ação 1 seria calculado da seguinte forma: (0,856* ,90* ) / ( ) = 87,4% 7.2 A média ponderada dos indicadores das ações será considerada para apurar o grau de eficiência e eficácia das unidades orçamentárias. Para efeito de cálculo da ponderação dos indicadores, será considerado o valor relativo de dotação atual de cada ação. Supondo-se que a Unidade Orçamentária 1 tenha duas ações, tem-se: Ação 1 Dotação Atual: R$ Indicador de eficiência: 87,4% Ação 2 Dotação Atual: R$ Indicador de eficiência: 90,6% O Indicador de eficiência da Unidade Orçamentária 1 seria calculado da seguinte forma: (0,874* ,906* ) / ( ) = 89,3% 7.3 Seguindo o mesmo raciocínio, para se calcular o indicador de eficiência do OS com duas UOs, tem-se: Unidade Orçamentária 1 Dotação Atual: R$ Indicador de eficiência: 89,3% Unidade Orçamentária 2 Dotação Atual: R$ ,00 Indicador de eficiência: 70% (0,893* ,70* ) / ( ) = 81% 8. SISTEMA INFORMATIZADO 8.1 Os dados serão captados no SIOP em um módulo criado para permitir o acompanhamento da execução do planejamento físico e financeiro previsto na LOA. Os dados da execução financeira serão obtidos do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI. 13

14 CAMPOS DO SISTEMA 8.2 O acompanhamento orçamentário será feito por meio de dados físicos e financeiros dos subtítulos das ações. O módulo do SIOP no qual será feito esse acompanhamento apresentará primeiramente informações sobre as ações a serem acompanhadas: dados financeiros da LOA e do RAP não processado. Os campos correspondentes à dotação inicial, dotação atual, empenhado, liquidado e pago não precisarão ser preenchidos porque virão automaticamente, ou do SIOP, ou do SIAFI. As informações sobre o RAP não processado serão o inscrito líquido, liquidado e pago. 8.3 As contas relativas aos dados obtidos do SIAFI são: Empenhado Empenho Liquidado + Empenho a Liquidar ( XX ) + ( ) Liquidado Empenho Liquidado - Empenho Liquidado por Inscrição RAP NP ( XX ) - ( ) Pago ( ) Restos a Pagar não processado inscrito líquido Restos a Pagar inscrito não processado + Restos a Pagar de Exercícios Anteriores + Restos a Pagar cancelados não processados* ( ) + ( ) + (19514XXXX) * O valor da conta de "Restos a Pagar cancelados não processados" está somado, pois o saldo é negativo. O resultado apresentado subtrai o Resto a Pagar Cancelado do Resto a Pagar Inscrito. Restos a Pagar não processado liquidado a pagar ( ) Restos a Pagar pago não processado ( ) 8.4 Quanto ao acompanhamento por subtítulo, existem três tipos de dados que serão obtidos, ou pelo preenchimento do gestor, ou diretamente do SIAFI: físico e financeiro. Para o físico, a meta da LOA virá automaticamente, mas o reprogramado da meta, o realizado e a data de apuração serão de responsabilidade do gestor informá-los. Essa data de apuração corresponde à data em que a informação de realizado foi obtida. Destaca-se aqui que a reprogramação acontecerá nos dois períodos de acompanhamento. Sob o ponto de vista financeiro, os dados - empenhado e liquidado virão automaticamente do SIAFI, porém haverá, conforme já citado, um campo a ser preenchido com a reprogramação financeira. Existirá também um campo para comentários a respeito da execução do localizador a ser preenchido. 8.5 Para as ações que participam de iniciativas individualizadas no PPA com apenas um subtítulo, os dados e comentários que forem preenchidos no Módulo do Acompanhamento Orçamentário serão aproveitados e transpostos para o Módulo de Monitoramento do SIOP. 8.6 Para o RAP não processado, o acompanhamento será do dado físico e do financeiro. O dado físico realizado e data de apuração, neste caso será preenchido pelos gestores. Os financeiros inscrito líquido, liquidado e pago virão diretamente do SIAFI. MOMENTOS EXISTENTES E TRAMITAÇÕES POSSÍVEIS 8.7 Os momentos existentes são: OS, UO e formalização. 8.8 As tramitações possíveis são os movimentos que podem ser feitos pelos gestores, como: Enviar, Retornar, Resgatar e Capturar as ações. 14

15 Retornar Iniciativa OS Figura 3. Tramitações possíveis no Acompanhamento Orçamentário 8.9 Quanto aos movimentos possíveis para cada um dos atores do processo: Órgão Setorial - Enviar para Momento Posterior - Capturar de Momento Anterior - Retornar para Momento Anterior - Resgatar de Momento Posterior Unidade Orçamentária - Enviar para Momento Posterior SOF e Órgão de Controle - Não tramitam Iniciativa OS UO OS Formalização Enviar Iniciativa UO Capturar Iniciativa OS Resgatar Enviar Iniciativa OS PERFIS E PAPÉIS EXISTENTES 8.10 Os perfis existentes são: Órgão de Controle, SOF, Controle de Qualidade SOF, Acompanhamento Orçamentário OS e Acompanhamento Orçamentário UO. Os papéis são tramitador e gestor do acompanhamento. Abaixo estão apresentadas as ações possíveis para cada tipo de perfil e papel: Perfil Leitor de Controle - Não poderá tramitar as ações - Consultará as ações de acompanhamento - Poderá obter relatórios Perfil SOF - Não poderá tramitar as ações - Consultará as ações de acompanhamento - Poderá obter relatórios Perfil Controle de Qualidade (CQ) SOF - Poderá, caso tenha o papel de Gestor do Acompanhamento, gerenciar janela do período de captação - Consultará as ações de acompanhamento - Poderá obter relatórios Perfil Acompanhamento Orçamentário OS - Consultará as ações de acompanhamento - Poderá obter relatórios - Poderá captar a execução física - Poderá, com o papel de Tramitador do Acompanhamento: - Enviar ações para Formalização - Resgatar ações do momento Formalização para momento OS 15

16 - Retornar ações no momento OS para momento UO - Capturar ações no momento UO e passá-las para Momento OS - Captar a execução física - Poderá, caso tenha o papel de Gestor do Acompanhamento: - Gerenciar janelas dos momentos UO - Preencher o campo ato de designação onde constaram informações do ato expedido - pelo SPOA ou equivalente - Enviar ações para Formalização - Resgatar ações do momento Formalização para momento OS - Retornar ações no momento OS para momento UO - Capturar ações no momento UO e passá-las para Momento OS - Captar a execução física Perfil Acompanhamento Orçamentário UO - Consultará as ações de Acompanhamento - Poderá obter relatórios - Não poderá Capturar ou Formalizar ações - Poderá captar a execução física - Poderá, com o papel de Tramitador do Acompanhamento, enviar ações e captar a execução física HISTÓRICO 8.11 O sistema registrará todo o histórico das operações realizadas com informações tais como: data, autor, texto alterado e, no caso dos resgates, capturas e retornos, e os motivos para fazê-los. ATO DE DESIGNAÇÃO 8.12 Em atendimento ao item 4.12, criou-se no módulo uma funcionalidade para registrar o ato de designação que deverá ser preenchida pelo OS com, pelo menos, as seguintes informações: a) tipo de ato b) data do ato c) forma de publicação d) número do ato Esse ato de designação pode ser de qualquer espécie: portaria, boletim interno, entre outros. 16

17 9. CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES PARA 2012 /

18 ANEXO I RELATÓRIO RESUMO DA EXECUÇÃO DAS AÇÕES EXEMPLO Brasília, fevereiro 2013

19 ANEXO II RELATÓRIO ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO EXEMPLO 19

20 ANEXO III SITUAÇÃO DA COLETA EXEMPLO Brasília, fevereiro 2013

21 ANEXO IV ESPELHO DA COLETA EXEMPLO Brasília, fevereiro 2013

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