A Eficiência da Comunicação Interna no Campus da Universidade no Vale do Caí

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1 1 A Eficiência da Comunicação Interna no Campus da Universidade no Vale do Caí Resumo Marcio E. S. Corpes 1 Nicole Dominique Oliva 2 Vanessa Lermen Corpes 3 Jerônimo Becker Flores 4 Este artigo relata uma pesquisa de opinião realizada na Universidade de Caxias do Sul, especificamente no campus do Vale do Caí em São Sebastião do Caí RS, com a finalidade de verificar se a comunicação dentro do campus funciona de maneira adequada e eficiente. Após escolhido o tema a ser abordado, foi iniciado a construção dos objetivos que seriam os norteadores para a elaboração e o desenvolvimento do projeto em si. Num segundo momento, procurou-se justificar o porquê da escolha do tema, de forma a validar a proposta inicial de trabalho. Os objetivos contidos no projeto procuram provocar em meio ao Campus Vale do Caí, uma reflexão sobre o método de comunicação realizado pela instituição e como isso é visto e sentido pelos universitários. Este trabalho tem o simples intuito de buscar a melhor maneira de divulgar informações pertinentes aos estudantes do campus. Palavras-chave: Comunicação. Estudantes. Pesquisa. Introdução Os resultados da aplicação de um questionário entre os alunos do Campus Vale do Caí tem como enfoque analisar a situação comunicativa da instituição e buscar mostrar através de evidencias a importância de uma melhor interação junto aos universitários. Atualmente a área de comunicação nas empresas possui um papel extremamente importante, pois se passou a compreender a real necessidade e os ganhos com a imagem das empresas no mercado, pois antes apenas visto como um meio de lucro, agora com os planejamentos de marketing as organizações visam um relacionamento com a sua clientela. A grande preocupação atual do mercado empresarial é por manter os já atuais clientes, e de prospectar novos, para tanto há de haver um estudo aprofundando para o público em questão, pois a ideia e a forma de como a empresa se apresenta deve estar de acordo com o alvo a ser atingido, para não ocorrer o desperdício de tempo e de recursos de uma 1 Estudante de Administração de empresas, da Universidade de Caxias do Sul, Empresário no ramo de materiais elétricos. 2 Estudante de Administração de empresas, da Universidade de Caxias do Sul. 3 Estudante de Administração de empresas, da Universidade de Caxias do Sul, Empresária no ramo de materiais elétricos. 4 Mestre em Educação pela Universidade de Caxias do Sul, possui graduação em Matemática pela mesma instituição. Atualmente é bolsista e pesquisador CNPq e formador do curso NEPSO.

2 2 organização. E a Universidade como instituição de ensino, também necessita de uma forma ideal de comunicação para se apresentar a comunidade, a fim de captar o interesse de novos alunos. A Universidade de Caxias do Sul poderá através desta pesquisa, basear-se nas informações para melhorar sua comunicação interna, a fim de refletir positivamente na prospecção de novos estudantes. Para este projeto, a população estudada foi o número total de alunos da UCS Campus Vale do Caí, sendo considerada uma amostra de 102 alunos. Caracterização do Ambiente A Universidade de Caxias do Sul - UCS é uma instituição de ensino superior, de caráter comunitário e regional, com atuação direta na região nordeste do estado do Rio Grande do Sul, criada em 1967, sendo a mais antiga instituição de Ensino Superior da Região, construída pelo esforço coletivo da comunicada. 5 A UCS mantém unidades em nove cidades, atingindo diretamente mais de 70 municípios e mais de um milhão de habitantes. 6 Sua Matriz está localizada na cidade de Caxias do Sul no Rio Grande do Sul, um polo de desenvolvimento industrial com reconhecimento nacional. As filiais da instituição universitária estão localizadas nas cidades de Bento Gonçalves, Vacaria, Canela, Farroupilha, Guaporé, Nova Prata, Veranópolis e São Sebastião do Caí. A Missão e os princípios orientadores que norteiam a ação da Universidade de Caxias do Sul nos seus diferentes campos de atuação resultam de um amplo processo de participação que envolveu toda a comunidade acadêmica e balizam os planos de ação da instituição para os próximos dez anos, garantindo-lhe uma identidade própria e singular. Importância da Comunicação O projeto proposto ter por intuito melhorar os meios de comunicação oferecidos pelos Campus Universitários da Universidade de Caxias do Sul. No Campus Vale do Caí. 5 Fonte: Site da Universidade de Caxias do Sul. Disponível em: Acesso em: ago Fonte: Site da Universidade de Caxias do Sul. Disponível em: Acesso em: ago

3 3 Sentiu-se a necessidade de informações a partir de uma análise efetuada sob a divulgação do próprio projeto NEPSO, em que poucos estudantes universitários do campus, conseguiram participar do projeto no ano de 2013, pois não obtiveram informação a tempo de ingressar no programa governamental. Outro aspecto a evidenciar é o quão importante é a utilização eficiente dos meios ofertados pela instituição, visando uma melhor relação estudantil entre a entidade e os estudantes. Segundo Mafei e Cecato (2011, p.106) [...] comunicação interna é um dos braços da comunicação corporativa de uma empresa. Portanto, busque sempre um alinhamento para que todas as ações tenham um objetivo comum. Os autores expõem o quão necessário é para uma organização, uma informação chegar clara e correta às pessoas, independente do meio de comunicação, pois mesmo em uma universidade o acesso à informação e o meio como a comunicação é efetuada são extremamente importantes para fortalecer o senso de compreensão dos alunos, possibilitando que todos possam usufruir dos recursos disponibilizados pela instituição, a fim de ampliar o conhecimento dos alunos e propagar o nome da universidade para demais pessoas, prospectando novos ingressantes na instituição. O levantamento de dados obtido a partir do questionário efetuado no Campus tem por objetivo expor a opinião de toda uma população a partir da análise de uma amostra. Plano de Marketing De acordo com Cobra (1992, p. 87) um planejamento de mercado é o desenvolvimento de ações programadas para atingir os objetivos e as ações esperadas da empresa, através de processos analíticos, avaliativos e seletivos das melhores oportunidades, porém, o planejamento não é previsão e estas duas ações não podem ser confundidas, embora a previsão seja uma das partes necessárias nesse processo, pois o planejamento lida com o futuro. Ainda para este autor, o planejamento é encarado como uma ferramenta de trabalho da gerência de marketing, se tornando um plano da integração de todas as funções e recursos para a obtenção dos objetivos da empresa, o então chamado Plano de Marketing. O plano de marketing é uma ferramenta de comunicação que integra todos os elementos do composto mercadológico (produto, marca, embalagem, preço, assistência ao cliente, vendas, propaganda, promoção...), identificando as oportunidades mais promissoras para o negócio da empresa, definindo metas, princípios, procedimentos e métodos que

4 4 determinam o futuro, tornando-se efetivo com o comprometimento de toda a equipe, desde o presidente ao funcionário da expedição, por exemplo (COBRA, 1992). Cobra (1992) descreve alguns benefícios na utilização desta ferramenta em uma empresa: a) Estabelece responsabilidades e planeja tarefas; b) Coordena e unifica esforços; c) Facilita o controle e a avaliação de resultados das atividades; d) Identifica oportunidades de mercado; e) Facilita o avanço progressivo em direção às metas. Para Toledo, Prado e Petraglia (2007, p. 285) o plano de marketing não é a solução para todos os problemas de uma empresa, esta ferramenta tem a capacidade de auxiliar na antecipação dos acontecimentos futuros desejados, direcionando/mostrando o caminho a ser seguido, e é sobre tudo, um instrumento facilitador, integrador e potencializador das estratégias empresariais, em cenários competitivos caracterizados por crescente complexidade, volatilidade e incerteza. Segundo Ambrósio (2012, p. 1), o plano de marketing é o documento que resume o Planejamento, ou seja, é um processo que engloba o raciocínio e a coordenação de pessoas, recursos financeiros e materiais em que o foco é somente a satisfação do cliente, visando ajudá-lo a sentir-se melhor com sua compra, em consequência, gerando um retorno positivo para a comunidade e a organização. Ainda para ele, planejamento é a reflexão sobre a realidade, já o plano é um guia, uma linha central que nos leva para o objetivo, ou em outras palavras, quando a empresa tem um planejamento bem feito, consegue rapidamente solucionar o problema, com ações rápidas e precisas. E para o plano de marketing, quando aparecem obstáculos imprevistos, ele consegue orientar a empresa para a melhor situação. Um plano de marketing é o ponto alto do processo, que consegue aproveitar uma oportunidade oferecida pelo mercado, abrangendo todas as atividades da organização, visando atender as necessidades específicas dos clientes em seu produto, portanto, ele é a base das ações da empresa no mercado, e para que um plano tenha êxito, o profissional que o executa precisa ter total domínio sobre todo o processo, a fim de reduzir incertezas e riscos na tomada de decisão, principalmente no momento de investir na organização ou vender seu produto, pois o mercado está sempre em movimento, ou seja, constantes mudanças, e para que a empresa continue ativa no setor em que atua, precisa se aperfeiçoar e estar também em movimento (AMBRÓSIO, 2012).

5 5 Existem dois tipos de plano de marketing: planos anuais de marketing (concentra-se nas estratégias empresarias e nos orçamentos dos planos) e planos de lançamento de novos produtos (após aprovação, o plano de lançamento do novo produto é integrado ao plano anual), a escolha do melhor modelo depende de vários fatores, como por exemplo, características do ramo em que a empresa atua e seus clientes (AMBRÓSIO, 2012). Metodologia A metodologia de um projeto de pesquisa indica os caminhos que serão trilhados no seu desenvolvimento, fundamentando os passos segundo determinado referencial: se de natureza quantitativa ou se de natureza qualitativa. No caso deste projeto de pesquisa, utilizaremos a metodologia da pesquisa de opinião, considerando ser o caminho mais adequado para se fazer um estudo exploratório e para levantar as representações dos entrevistados. (MONTENEGRO e RIBEIRO, 2002, p.25). A pesquisa de opinião permite: averiguar a existência de algum problema; confirmar a continuidade de uma ação que já está em andamento; compreender a visão que as pessoas têm de um fato ou de alguma ação em curso; detectar a dimensão de algum problema ou de alguma ação; refletir sobre como agir, como mudar, como superar, ou como reafirmar as posições ou caminhos já escolhidos (MONTENEGRO e RIBEIRO, 2002, p.25). Já para Prodanov e Freitas (2009), a metodologia é a aplicação do método através de suas técnicas. Por sua vez, o método é um caminho ordenado e sistemático para chegarmos a um fim, ou seja, como fazer para chegar a este fim, e a técnica, que é a forma de aplicação do método. A metodologia de pesquisa tem uma série de regras, através das quais o conhecimento é obtido. O segmento dessas regras atribui um alto grau de confiabilidade ao trabalho, pois a produção cientifica permite a comprovação daquilo que afirma, baseados nos dados da realidade, não sendo o conhecimento gerado apenas por suposições, afirmam os autores. Técnicas e Procedimentos de Pesquisa Conforme Mattar (1998) há dois tipos básicos de análise que podem ser feitos, descrição dos dados e inferências a partir dos dados. Os métodos correspondentes denominam-se métodos descritivos e métodos inferenciais.

6 6 O autor diz que os métodos descritivos têm o objetivo de proporcionar informações sumarizadas dos dados contidos no total de elementos da amostra estudada. De acordo com Mattar (1998), a escolha do método de análise é o número de variáveis, outro fator determinante a serem conjuntamente analisado pode ser respectivamente uma, duas ou mais de duas, o pesquisador encontrará métodos específicos aplicáveis a cada situação, denominados respectivamente de: uni variados, bivariados e multivariados. Também é determinante, na escolha do método, o número de amostras que será considerado na análise e o grau de relacionamento que existe entre elas. Segundo este fator, pode-se ter as seguintes possibilidades: amostra simples, duas amostras relacionadas, duas amostras não relacionadas, amostras múltiplas relacionadas e amostras múltiplas não relacionadas. Conforme a finalidade desta pesquisa, podemos identificar a necessidade de utilização do método de pesquisa descritiva. Para tanto, abordaremos a definição de pesquisa descritiva. Pesquisa descritiva Para Prodanov e Freitas (2009), a utilização de técnicas padronizadas de coleta de dados, tais como questionário e a observação sistemática, a característica mais significativa deste método. Incluem-se entre as pesquisas descritivas a maioria das desenvolvidas nas ciências humanas e sociais. As pesquisas de opinião, as mercadológicas, os levantamentos socioeconômicos e psicossociais são habitualmente usadas por empresas comerciais quando nas pesquisas de aceitação de novas marcas e novos produtos. A pesquisa foi realizada entre os dias 28/06/2013 e 04/07/2013, por meios eletrônicos. Ela foi elaborada através da ferramenta chamada Google docs 6, e foi distribuída por para os alunos do Campus do Vale do Caí, obteve-se um retorno considerado satisfatório, com mais de cem questionários respondidos. Antes porém realizou-se um pré teste com dez alunos, para verificar se as questões eram de fácil compreensão, também resultado satisfatório. Desenvolvimento da pesquisa 6 Aplicativo do Google, que possibilita a criação e o de formulários de pesquisa, recebendo e tabulando as respostas automaticamente.

7 7 Após análise geral da pesquisa, selecionaram-se as questões mais relevantes para propor uma solução para o problema em questão. O gráfico 1, mostra que, predomina os alunos do curso de administração com 73% das respostas, sendo 12% do curso de Ciências Contábeis, 15% do curso de Direito e outros 1% de cursos na modalidade EAD. Este questionamento foi importante, pois pode-se entender que a maioria dos estudantes do Campus são acadêmicos do curso de Administração. Gráfico 1- Cursos respondentes Fonte: Próprios autores Administração 74 73% Ciências 12 12% contábeis Direito 15 15% Outro 1 1% Verificando o Gráfico 2, percebe-se que 28% dos entrevistados costumam visualizar os murais com frequência, já outros 41% somente às vezes, 12% raramente e 19% não demonstram interesses pelas informações disponibilizadas. Gráfico 2 Visualização das informações nos murais

8 8 Fonte : Próprios autores Observando o Gráfico 3, percebe-se que 60% dos entrevistados consideram importante o uso do AVA, 36% acessa às vezes, 4% acessa raramente e 1% não costumam utilizar. Gráfico 3 Utilização do Ambiente Virtual de Aprendizagem Fonte: Próprios autores Sim, frequentemente 62 60% Sim, as vezes 37 36% Sim, raramente 4 4% Não costumo utilizar o AVA 1 1% Analisando o gráfico 4, pode-se perceber que a maioria, cerca de 80% dos entrevistados, buscam por cursos ofertados pela Universidade.

9 9 Gráfico 4 Busca por cursos Fonte: Próprios autores Sim, frequentemente 14 14% Sim, as vezes 67 66% Sim, raramente 18 18% Não 3 3% No Gráfico 5 apresentam-se os locais de melhor divulgação na opinião dos estudantes entrevistados e verifica-se uma preferência de 60% pelo AVA (Ambiente Virtual de Aprendizagem), contra 24% através de s, 8% na secretária do Campus, 5% nos murais e 3% em outros tipos variados de divulgação. Gráfico 5- Melhor forma de divulgação Fonte: Próprios autores

10 10 AVA 62 60% Murais 5 5% Secretaria 8 8% % Outros 3 3% No Gráfico 6 expõe-se a necessidade de divulgar mais cursos disponibilizados pelo Campus, onde 77% dos entrevistados informa que já deixaram de participar de eventos da instituição, em comparação aos 23% que recebem/ visualização a informação. Gráfico 6 Percentual de Participação nos cursos Fonte: Próprios autores No Gráfico 7, ilustra-se o grau de satisfação quanto a comunicação interna no Campus de S. S. do Caí. Conforme pode ser observado 65% dos entrevistados informam estar satisfeitos, contra uma totalidade de 37% que informam não estar satisfeitos. Gráfico 7 Grau de satisfação na comunicação

11 11 Fonte: Próprios autores Muito Satisfeito 6 6% Satisfeito 59 58% Insatisfeito 35 34% Muito Insatisfeito 2 2% Considerações Finais Após realizada a pesquisa de opinião, no Campus do Vale do Caí, percebe-se que a maior parte dos alunos entrevistados estão satisfeitos com a comunicação dentro da universidade, e que em muitos casos, pode-se verificar a falta de interesse dos próprios alunos, quanto a procura por informações pertinentes à realização de cursos, palestra e eventos ofertados pela instituição, porém, em alguns casos a universidade também falha, visto que no exemplo citado neste trabalho, não houve divulgação dentro campus, e muitos estudantes deixaram de participar do curso NEPSO. Verificou-se também que a grande maioria dos alunos utiliza o AVA como principal meio de informação e que poucos tem o habito de olhar os murais do campus.

12 12 Referências AMBRÓSIO, V. Plano de marketing: um roteiro para a ação. 2.ed. São Paulo: Pearson, COBRA, M. Administração de marketing: 2.ed. São Paulo: Atlas, MAFEI, M.; CECATO, V.. Comunicação Corporativa: Gestão, Imagem e Posicionamento. 1ª ed. Editora Contexto: São Paulo, MALHOTRA, N.K.. Pesquisa de marketing: uma orientação aplicada. Porto Alegre: Bookman, MALHOTRA, N.K. Pesquisa de marketing: foco na decisão. 3. ed. São Paulo: Pearson, MATTAR, F. N. Pesquisa de marketing: execução e análise. 2. ed. São Paulo: Atlas, MONTENEGRO, F.; RIBEIRO, V. M. (Eds). Nossa Escola Pesquisa Sua Opinião: manual do professor. 2 Ed. São Paulo: Global PRODANOV, C. C.; FREITAS, E. C. Metodologia do trabalho científico: métodos e técnicas da pesquisa e do trabalho acadêmico. Nono Hamburgo, RS: Feevale, SAMARA, B. S.; BARROS, J. C.. Pesquisa de marketing: conceitos e metodologia. 4. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, TOLEDO, A. T.; PRADO, A. L. P. K.; PETRAGLIA, J. O plano de marketing: um estudo discursivo. Comportamento Organizacional e Gestão, v.13, n.2, p , UCS Universidade de Caxias do Sul. Site oficial. Disponível em: acessado em 29/07/2013.