Departamento de Informática / Desenvolvimento Projeto de Ouvidoria

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1 ORDEM DOS ADVOGADOS DO BRASIL SECÇÃO DE SÃO PAULO Departamento de Informática / Desenvolvimento Sistema de Ouvidoria Desenvolvido: 15 / 07 / 2004 Atualizado: 03 / 08 / 2004 Versão: 1.0 Desenv. Versão: 1.0 1

2 Índice Informações Adicionais...03 Instruções do usuário Departamentos Internos...04 Manual detalhado Departamento de Ouvidoria...08 Cadastro de Processos (Intranet)...10 Cadastro de Processos (Internet)...11 Encaminhar para Departamento...12 Acompanhamento do Processo...13 Pareceres/Conclusão do Processo...14 Processos Sem Departamento Reclamado...16 Relatório por Departamento...16 Relatórios Estatísticos...17 Desenv. Versão: 1.0 2

3 Informações Adicionais O que é Ouvidoria Ouvidoria é um canal de comunicação para receber reclamações, denúncias, críticas, sugestões e elogios dos advogados e estagiários inscritos na Entidade. Por meio dele, poderão opinar sobre atos considerados arbitrários, vindos de membros do conselho, diretores, comissões, departamentos e funcionários da Ordem. Estrutura da Ouvidoria A Ouvidoria será instalada na Seccional, convenientemente estruturada para atingir a sua finalidade, contando com profissionais devidamente preparados, conhecedores do cotidiano da OAB SP. Quais são as atribuições da Ouvidoria Constitui atribuição precípua da Ouvidoria representar o associado junto à Entidade, defendendo seus legítimos interesses e o sentimento de participação. Cabendo-lhe, ademais, promover estudos e elaborar propostas, objetivando ao aprimoramento organizacional da Seccional. Como funciona a Ouvidoria A Ouvidoria está apta a receber críticas e sugestões sobre os serviços e atendimentos prestados pela OAB SP, pessoalmente, por telefone, ou via , registrando-as, de imediato, para posterior resposta, de forma clara e eficaz. Quem pode se valer da Ouvidoria Advogados, estagiários e o cidadão comum poderão se socorrer da Ouvidoria, por meio de manifestações, necessariamente identificadas (Constituição Federal de 1988, cap. I, art 5º, parágrafo IV), com os seguintes dados: Identificação do manifestante; Endereço completo; Meios disponíveis para contato (fone, fax e ); Informações sobre o fato e sua autoria ; Indicações das provas de que tenha conhecimento; Data e assinatura do manifestante. Excepcionalmente, quando for requerido sigilo, será preservada a identificação do manifestante. Como Proceder Ouvidoria As manifestações poderão ocorrer diretamente no Site da OAB, via , telefone, carta, fax encaminhado diretamente para a Ouvidoria. R. Senador Feijó, 143 Cep: São Paulo SP Telefones: (11) / 1192 / 1193 Fax: Endereço eletrônico: ouvidoria@oabsp.org.br Horário de atendimento: De segunda a sexta, das 9 às 18 horas. Desenv. Versão: 1.0 3

4 INSTRUÇÕES DO USUÁRIO DEPARTAMENTOS INTERNOS OAB Sistema de Ouvidoria Desenv. Versão: 1.0 4

5 Manual prático para utilização do Sistema Departamentos Internos 1. Utilizando a Intranet Acesse a Intranet da OABSP, digitando: <Login> e <senha>. 2. HomePage Localize na HomePage o Sistema de Ouvidoria, em seguida os itens <consultas>, <Relatório de Pendências>. Desenv. Versão: 1.0 5

6 3. Relatório de Processos Pendentes Escolha uma das opções para visualização e resposta. Em seguida <Pesquisar>. Observe o tipo de manifestação que foi encaminhada para o departamento, e as datas de cadastro e limite, para que seja encaminhada a resposta ao Departamento de Ouvidoria. Em seguida acesse o link <Responder>. Desenv. Versão: 1.0 6

7 4. Respondendo a uma manifestação Após a escolha da manifestação observe o conteúdo da mesma no campo específico. Em seguida elabore a resposta. Vale lembrar que todas as respostas serão encaminhadas primeiramente para o Departamento de Ouvidoria antes de seguirem para seu destino final advogado, estagiário, cidadão comum. Para visualizar a resposta clicar no item. Para finalizar o processo utilizar o botão < Enviar >. Desenv. Versão: 1.0 7

8 MANUAL DETALHADO SISTEMA DE OUVIDORIA ESPECÍFICO PARA DEPARTAMENTO DE OUVIDORIA Desenv. Versão: 1.0 8

9 Manual Sistema de Ouvidoria O Departamento de Informática, desenvolveu um sistema para a Ouvidoria, visando atender as necessidades do mesmo, de acordo com o disposto na Resolução N.º 03/2004, do dia 23/03/2004. O Sistema possibilita: Cadastrar processos. Encaminhar processos aos departamentos. Emitir relatórios estatísticos. Controlar processos em papel. Receber processos cadastrados através do site da OAB. Enviar aviso de novas manifestações, aos departamentos. Controlar processos pendentes. Acompanhar o andamento dos processos. Departamento de Desenv. Versão: 1.0 9

10 Cadastro de Processos (Intranet) Processo Eletrônico: Permite ao Departamento de Ouvidoria dar o parecer se o processo for seguir por papel. É obrigatório informar o número de inscrição na OAB do reclamante. se não for cadastrado não será possível enviar a resposta por . Processos Anteriores: exibe os processos cadastrados para o mesmo número e tipo de inscrição. Desenv. Versão:

11 Cadastro de Processos (Internet) Segurança: É obrigatório informar o número da carteira brochura ou o número de segurança da nova carteira. todo cadastro via Internet precisa do para ser realizado. Desenv. Versão:

12 Encaminhar para Departamento Seleção dos departamentos. Data limite para resposta. Aviso por . Desenv. Versão:

13 Acompanhamento do Processo Histórico do Processo. Enviar processo a outros departamentos. Visualizar pareceres. Desenv. Versão:

14 Pareceres/Conclusão do Processo Desenv. Versão:

15 A conclusão do processo é feita, obrigatoriamente, pela Ouvidoria. Envio de aviso por de processos pendentes. A Ouvidoria só responderá o processo que não for eletrônico. Desenv. Versão:

16 Processos Sem Departamento Reclamado Processos sem definição de departamento em geral. Processos recebidos pela Internet (Site OAB/SP). Relatório por Departamento É obrigatório informar qual departamento será consultado e as datas inicial e final. O tipo e a forma de manifestação são opcionais. Desenv. Versão:

17 Relatórios Estatísticos Total anual de manifestações. Quantidade mensal de manifestações (por tipo ou forma de manifestação). Relatório mensal de departamentos que mais sofreram reclamação. Desenv. Versão:

18 Visto o trabalho elaborado pelo Departamento de Informática, é possível precisar o quão importante tornase este projeto para a Ouvidoria, equiparando suas necessidades atuais e os recursos oferecidos no sistema. Tais recursos proporcionam total controle dos processos, seja pelo número do protocolo ou pelo número de inscrição na OAB-SP, além de agilizar o atendimento e ampliar os meios pelos quais o Departamento de Ouvidoria poderá receber as manifestações. Entretanto, modificações e aperfeiçoamentos são essenciais para a manutenção do sistema, afinal, por se tratar de um departamento recém criado, acredita-se que novas situações ocorrerão e será preciso adicionar controles ao sistema; tornando necessária a colaboração da Ouvidoria quanto as novas informações, visando sempre obter bons resultados com este projeto. Desenv. Versão: