Ferramenta fluxograma para mapeamento de processos. Macro - Fluxo. Fluxo Detalhado. Diagrama de Blocos

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1 Módulo 2 Módulo 2 Fluxograma utilizado para mapeamento e modelagem de processos, Exemplos, Exercício, Outras metodologias para mapeamento de processos e Como utilizar o software MS Visio Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor.

2 Ferramenta fluxograma para mapeamento de processos Macro - Fluxo Fluxo Detalhado Diagrama de Blocos

3 Ferramenta fluxograma para mapeamento de processos Macro-fluxos: Um macro-fluxo cria uma simples fotografia de um processo usando dois níveis de detalhe. O primeiro nível captura os maiores passos no processo, e o segundo nível lista os sub-passos que estão dentro de cada passo maior. O Macro-fluxo: Não requer símbolos especiais ou ferramentas Não mostra atrasos, pontos de decisão e realimentação ( feedback ) Normalmente é seguido por uma técnica de fluxo mais detalhada Manufatura de panelas: Recebimento do Pedido Produção da panela Acabamento e Armazenamento Entrega da panela Projeta a panela Detalha a especificação Programa a produção Organiza a linha de produção Prepara os componentes Produz a panela Organiza a linha de polimento Dá polimento na panela Prepara o material de embalagem Embala Programa o transporte Carrega o caminhão Checa o destino

4 Ferramenta fluxograma para mapeamento de processos Como criar um Macro-fluxo: 1. Identifique um ponto de início e de fim do processo 2. Identifique de quatro a oito passos maiores ou fases para escrever o processo do início ao fim 3. Liste estes passos horizontalmente pela folha de fluxo 4. Liste três a sete sub-passos sob o passo maior correspondente 5. Reveja o fluxo e faça as correções necessárias. Rearranje passos, combine subpassos, ou revise as descrições dos passos maiores ou sub-passos tão acuradamente quanto necessário para descrever o processo 6. Combine um formato de apresentação para o fluxo

5 Ferramenta fluxograma para mapeamento de processos Fluxos detalhados: Fluxos detalhados mostram todos os passos do processo numa ordem seqüencial. Símbolos, como os mostrados na legenda abaixo, são usados para ilustrar o fluxo do processo, pontos de decisão, atrasos e re-trabalho. Fluxos detalhados geralmente levam tempo para serem preparados, mas são extremamente úteis no entendimento de um processo antes de propor melhoramentos. Fluxos detalhados requerem entradas de pessoas familiarizadas com cada área do processo. Reprovado Arquiva comprovante de pagamento Não Sim Inspeção do material O material é aceito? Sim Envia NF para contas a pagar NF foi paga? Não Verifica processo

6 Metodologia para criação de um fluxograma Finalidade do fluxograma: identificar o caminho real e ideal para um produto ou serviço com o objetivo de identificar os desvios. O fluxograma é uma ilustração seqüencial de todas as etapas de um processo, mostrando como cada etapa é relacionada. Ele utiliza símbolos facilmente reconhecidos para denotar os diferentes tipos de operações em um processo. Os símbolos geralmente aceitos serão apresentados a seguir: Conector de página Caso um fluxograma não caiba em uma página, coloca-se um símbolo para indicar que existe continuação. Dentro do símbolo coloca-se o número da página que dá continuidade ou uma referência para localização. Na outra página, em sentido contrário, coloca-se a referência ou o número da página anterior.

7 Metodologia para criação de um fluxograma Conector de rotina ou de fluxo O conector de rotina permite simplificar a vinculação de sub-rotinas e/ou fluxogramas sem que haja intercessões de linhas. Portanto, dentro do símbolo deve ser colocada uma letra ou outro sinal que permita a identificação de onde se encontra a continuação da rotina. Operação ou atividade Dentro do símbolo deve ser descrita, de forma sucinta, a operação ou atividade que é realizada. Sub-processo Indica que toda uma rotina é realizada neste ponto e que, para simplificar o fluxo, esta rotina foi desenhada em outra página ou está em outro arquivo.

8 Metodologia para criação de um fluxograma Observação Dentro do símbolo devem ser indicadas observações, se houverem. Decisão Símbolo utilizado quando no fluxo de informações existe mais de um caminho a seguir. Neste caso, uma pergunta deve ser feita dentro do símbolo, de forma resumida. As respostas a esta pergunta devem ser preferencialmente sim ou não, que nascem em dois ângulos diferenciados e seguem caminhos alternativos. Área de arquivo físico Símbolo utilizado para representar arquivo definitivo de documentos físicos. Dentro dele deve ser colocado o local de arquivamento.

9 Metodologia para criação de um fluxograma Emissão de relatório Utilizado quando determinada etapa do processo deve incluir a emissão de relatório. Tela de programa Utilizado quando determinada etapa do processo é realizada através de uma tela de programa de computador. Terminação Utilizado quando queremos indicar o início ou o fim de uma rotina ou de um fluxograma.

10 Fluxograma - Exemplo Início Fase do Processo e Responsável Decisão Fim

11 Metodologia para criação de um fluxograma Para iniciar a preparação de um fluxograma de processo é sempre útil obter-se a rotina do processo. Você deve familiarizar-se o máximo que puder com o processo e coletar informações do operador, supervisor, pessoal de compras, financeiro, etc. Também será bom que a pessoa que tenha maior conhecimento do processo participe da elaboração do fluxograma. Descubra o que puder sobre as atividades. Trabalhe com fatos e dados, não com opiniões. Organize as informações em um ou mais fluxogramas. Os fluxogramas também podem ser elaborados para qualquer seqüência de eventos de natureza administrativa, tais como: trajeto de uma fatura, fluxo de materiais, etapas em um processo de alteração técnica, liberação de cota, colocação de pessoal, venda ou assistência técnica de um produto.

12 Fluxograma - Exemplo Início Inspeção de um setor da empresa 1 Chegada ao setor Definir gargalos Verificar controle Sim Há atraso? Verificar documentação Relatório parcial Não Inspeção linha 2 Não Em ordem? Verificar erros Apurar responsabilidades Relatório final Sim Inspeção linha 1 Relatório parcial Fim 1

13 Metodologia para criação de um fluxograma Vantagens do fluxograma: Turn TV On Does picture come on? No Is TV plugged in? Yes No Como ferramenta de análise de processos, o fluxograma apresenta vantagens que o qualificam como eficaz no trabalho a que se propõe: Yes Yes Is picture good? No Adjust knobs Watch program Yes Plug in TV Does picture come on? Is picture good? Yes No Call TV repair man No É uma ferramenta gráfica. Um retrato, quadro ou desenho, sendo muito mais representativo do que centenas de palavras escritas. Permite uma visão global de todo o processo analisado. Os integrantes de cada atividade passam a ver-se como componentes do processo e não como uma atividade isolada. Passam a ver como podem influenciar ou ser influenciados pelas atividades antecedentes ou subseqüentes. Mostra oportunidades de aperfeiçoamento no processo com clareza. Define exatamente o pessoal envolvido nas atividades do processo, identificando muitas vezes clientes negligenciados em análises anteriores. As informações sobre o processo são mais claras, permitindo explicá-lo para os elementos que não tomam parte dele. Permite fixar limites com maior facilidade.

14 Metodologia para criação de um fluxograma Como criar um fluxo detalhado: 1. Determinar o nível de detalhe necessário se o processo é extenso, exclua detalhes que não acrescentarão valor ao entendimento do processo 2. Determine o conjunto de símbolos a ser usado 3. Identifique cada atividade relacionada ao processo na ordem em que ocorre. Pergunte: O que ocorre depois? 4. Selecione o símbolo correto para cada ação e use-o para gravar os passos do processo 5. Use setas para indicar a direção do fluxo do processo 6. Mantenha feedback, revise e edite antes da reprodução e distribuição

15 Mapeamento de processos usando o fluxograma O conceito básico para quem irá realizar um Mapeamento de Processos é imaginar-se como uma entrada na primeira etapa de um processo e seguir fisicamente por todas as etapas do processo até seu limite. Durante a caminhada deve-se coletar informações sobre cada passo do processo. Informações úteis geralmente incluem: tempos de trabalho e de espera, tipos de atividades (operação, revisão, re-trabalho, etc.), nível de defeitos observados e outros problemas de qualidade, volume processado, capacidade do processo, gargalos, entre outros. Caminhar fisicamente pelo processo, além de proporcionar um consistente entendimento, possibilitará também identificar sugestões de melhorias preliminares e permitir o contato direto com as pessoas realmente envolvidas no processo.

16 Fluxograma - Exercício Desenhe um fluxograma detalhado do processo: Dar partida no carro e sair dirigindo. Neste fluxograma indique: as ações do motorista as decisões que devem ser tomadas para o motorista colocar o carro em movimento Um exemplo de como este fluxograma poderia ser elaborado será mostrado no próximo slide.

17 Exercício - Resposta PROCEDIMENTO PARA DAR PARTIDA NO CARRO E SAIR DIRIGINDO INÍCIO Motorista Pega a chave, abre a porta do carro, entra, senta no banco e fecha a porta Está em ponto morto? Sim Carro deve sair p/ frente ou p/ trás? Para trás Não Para frente Motorista Engata a ré, olha no espelho retrovisor verificando espaço de passagem Motorista Pisa na embreagem, coloca em ponto morto e dá a partida Motorista Engata a primeira, olha para frente verificando espaço de passagem Motorista Pisa no freio, coloca em ponto morto e espera o obstáculo sair Sim Não Há obstáculo? Motorista Solta a embreagem e sai dirigindo FIM

18 Padrões de representação de processos Fluxogramas IDEF UML BPMN Os fluxogramas constituem uma das técnicas mais antigas e mais utilizadas para representar a execução de tarefas É o modelo apresentado nos slides anteriores Integration DEFinition language Modelo para a modelação das atividades e do sistema de informação de suporte, desenvolvidas pela Força Aérea dos Estados Unidos Transformou-se em um padrão de referência internacional para o desenvolvimento de sistemas de Tecnologia da Informação Unified Modeling Language É a padronização da linguagem de desenvolvimento orientado a objetos para visualização, especificação, construção e documentação de sistemas Muito voltada para modelar softwares Business Process Modelling Notation BPMN define um diagrama de processo contendo elementos gráficos. Estes elementos representam atividades e o fluxo de controle que determina a ordem de execução destas atividades Está se transformando em um modelo padrão para a definição de softwares/sistemas integrados para atender ao conceito de BPM Outras Rede Petri, Event-driven Process Chains (EPC)

19 Softwares para desenhar fluxogramas Algumas das ferramentas disponíveis no mercado são: ARIS, Microsoft Visio, BizAgi Modeler, ARPO Process Modeler, ferramentas da Proforma Corporation, ProVision, Synthis Process Modeler, etc. Ferramenta mais conhecida: Microsoft Visio Download versão experiência de 60 dias sional&culture=pt-br Softwares específicos para fluxograma mais baratos:

20 MS Visio Apresentação Interface

21 MS Visio Criando um fluxograma simples

22 MS Visio Inserindo informações no fluxograma

23 Fluxograma Funcional Processo de Publicação Cliente Requisição Pedido recebido Depto Impressao A informação a ser publicada é coletada Processo de impressão Depto Fechamento O material é encadernado Depto Qualidade Verificação de gramática Pronto para distribuição? Envio Processo de preenchimento do pedido

24 MS Visio Criando Fluxograma Funcional

25 Fim Módulo 2 Fim Módulo 2 Todos os direitos de cópia reservados. Não é permitida a distribuição física ou eletrônica deste material sem a permissão expressa do autor.