CIGAM MÓDULOS DE COMPRAS WEB EPROCUREMENT

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1 CIGAM MÓDULOS DE COMPRAS WEB EPROCUREMENT MANUAL DE OPERAÇÃO Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 1

2 Sumário 1. INTRODUÇÃO CIGAM DESKTOP Solicitação de Compra (SOC) Envio do pedido de cotação Cotação Eletrônica Pregão e Cotação Eletrônicos CIGAM WEB Tela Inicial Visualizar cotações em aberto Criar Sessão Incluir Itens Iniciar a Sessão Analisar Propostas Administrar a Fase de Lances Suspensão da Sessão Tempo Randômico Tratamento diferenciado para ME/EPP Negociação Direta Recursos Ata Análise de Recursos, contra razões e registro do resultado final Alterar Responsável Atualizar Status CIGAM Desktop Ordem de Compra Consulta rápida Criação da Sessão Envio da SOC para web Inclusão dos itens na Sessão Análise de propostas Fase de lances Suspensão da sessão Tempo randômico Tratamento diferenciado de ME/EPP Negociação direta Habilitação Recurso Emissão da Ordem de Compra Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 2

3 1. INTRODUÇÃO Visando dar mais transparência a sua administração e atendendo às Leis e 13191, a CRM, em parceria com a CIGAM, desenvolveu uma ferramenta para realização de cotações e Pregões Eletrônicos, disponibilizando esses serviços na Internet a todos os interessados. O processo de compra usando a ferramenta segue os seguintes passos: Emissão da SOC (solicitação de compra) no CIGAM; Emissão de uma cotação no CIGAM, selecionando os fornecedores que deverão ser convidados por ; Criação de uma sessão na ferramenta web; Espera pelo o envio das propostas pelos fornecedores; Analise das propostas enviadas, gerenciamento da disputa de lances, negociação direta e recursos; Encerramento do processo, impressão e arquivamento da ata e todos os seus anexos; Todos os processos de compra eletrônicas (Pregões ou Cotações) serão tratados pela ferramenta como Sessões. Cada sessão tem uma data e hora limite para o fornecedor enviar a proposta, e pode reunir várias solicitações desde que todos os itens sejam do mesmo grupo e subgrupo. A proposta será enviada por item assim como a disputa de preços. As duas formas de compra (Pregão ou Cotação) apresentam diferenças no procedimento conforme descrito a seguir: Pregão Eletrônico O Pregão Eletrônico é montado pelo operador do pregão pessoa(s) que monta(m) o processo e o gerencia(m) até a publicação do mesmo e posteriormente é administrado pelo Pregoeiro designado como responsável pelo processo. Para fins didáticos a atuação dos responsáveis pelo processo serão divididas em 3 etapas Criação do processo quando são definidas as Solicitações de Compra que formarão o objeto da licitação, é incluída a sessão no Portal de compras Eletrônicas e é criado o processo impresso; Publicação e divulgação do processo Quando são enviados s de divulgação aos fornecedores, é registrado no portal a data e hora da sessão, são incluídos na sessão os itens que serão comprados e o processo é disponibilizado aos fornecedores na WEB; Condução do processo quando são recebidas e analisadas as propostas e são conduzidas as demais fases (disputa, negociação, recurso, etc.) do processo; Criação do Processo No CIGAM desktop Definição do número e título do Pregão Seleção e impressão das solicitações de compra (SOC) que comporão o objeto Montagem do processo físico (documentos) No Portal de Compras Criação da Sessão na web Publicação e divulgação (após a publicação da licitação na imprensa) No CIGAM desktop Registro da data e hora e número da sessão nas SOCs Envio de de divulgação para fornecedores No Portal de Compras Inclusão das cotações (SOCs) na sessão Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 3

4 - C O M P A N H I A R I O G R A N D E N S E D E M I N E R A Ç Ã O Registro da data e hora na sessão Disponibilização da sessão na web para acesso dos interessados Condução do Processo Cotação Eletrônica Análise das propostas Abertura, gerenciamento e encerramento de todas as fases seguintes do processo; o Lances o Tempo Randômico o Negociação direta o Recursos o Contra razões o Resultado da análise dos recursos o Encerramento do processo o Impressão da ata e todos os seus anexos e encaminhamento do processo para homologação O processo de Cotação Eletrônica é gerenciado do início ao fim pelo comprador que atuará em todas as etapas executando as atividades tanto no CIGAM como na web. Para fins didáticos o processo será dividido em duas fases: Criação e divulgação quando o processo é criado e os fornecedores convidados por Condução do processo quando são recebidas e analisadas as propostas e são conduzidas as demais fases (disputa, negociação, etc.) do processo Criação do Processo No Portal de Compras Criação da Sessão na web No CIGAM desktop Registro da data, hora e nº da sessão nas SOCs Envio de de divulgação para fornecedores No Portal de Compras Inclusão das cotações (SOCs) na sessão Registro da data, hora e responsável na sessão Disponibilização da sessão na web para acesso dos interessados Condução do Processo No Portal de Compras Análise das propostas Abertura, gerenciamento e encerramento de todas as fases seguintes do processo o Lances o Tempo Randômico o Encerramento do processo o Impressão da ata e todos os seus anexos Emissão da Ordem de Compra 2. CIGAM DESKTOP Solicitação de Compra (SOC) Etapas do processo de compra realizadas no CIGAM Desktop. Estes procedimentos também estão descritos no Manual do módulo de Compras do CIGAM. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 4

5 2.1. Envio do pedido de cotação Cotação Eletrônica Inicialmente deverão ser definidas as SOCs que formarão o objeto do processo, a data e hora limite para envio de propostas e deverá ser montado o TERMO DE COTAÇÃO ELETRÔNICA e este deve ser gravado na pasta \\cliov\dpto\eprocurement\edital Pregão e Cotação Eletrônicos Para que isso seja feito, a SOC deverá ser acessada no CIGAM desktop (menu: Suprimentos > Compras > Movimentos > Solicitação de Materiais), no modo modificar e deve ser registrada a data e hora limite para recebimento de propostas em cada um dos itens conforme setas 1 e 2 da tela a seguir. Esta data e hora deverão observar o prazo mínimo de 4 (quatro) horas para que os fornecedores interessados enviem suas propostas conforme determinado no art. 3º, 4º da Lei 13179/2009. Se o processo for um pregão eletrônico os campos de data e hora limite serão preenchidos após a publicação na imprensa. Depois de preenchidos os campos, clicar no botão Enviar e na tela seguinte, clicar no botão confirmar. Na tela a seguir aparecem todos os fornecedores credenciados para fornecimento de cada um dos itens seguidos do código dos itens da solicitação. Caso algum fornecedor não deva ser convidado a participar o box (1) da figura a seguir deve ser desmarcado. Finalizada a análise de quem deve ou não ser convidado, clicar no botão Confirmar (2). Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 5

6 3. CIGAM WEB - - C O M P A N H I A R I O G R A N D E N S E D E M I N E R A Ç Ã O Existem cinco perfis distintos de usuários do módulo de compras web. Comprador Usuário que pode criar novas Cotações Eletrônicas e administrar cotações que ele seja o responsável. Operador de Pregão Usuário que pode gerar novos pregões e alterar os mesmos enquanto estiverem na condição Inicial. Pregoeiro Usuário que pode administrar os processos de Pregão eletrônico em que seja o responsável e que pode alterar o responsável de qualquer processo de cotação ou pregão eletrônicos. Fornecedor Usuário que pode apresentar propostas e participar de disputas de Cotação ou Pregão eletrônicos. Usuário de pesquisa Usuário que pode consultar os processos de cotação e pregão eletrônicos, sem interferis nos mesmos Tela Inicial 1 Nome do usuário que está logado 2 Botão para encerrar o acesso ao módulo 3 Opções disponíveis para o usuário Ao clicar sobre qualquer uma das opções da lista será aberta uma janela com os recursos disponíveis. Inicio retorna à tela inicial Cotações em Aberto Itens de SOCs cujos s já foram enviados aos fornecedores mas ainda não foram incluídas em uma sessão de Pregão ou cotação Criar Sessão Janela que permite a criação de uma nova sessão de Pregão ou Cotação Abertas mostra todas as Cotações e Pregões ainda não encerrados; Encerradas mostra todas as Cotações e Pregões encerrados; Atualizar Status Tela onde é possível alterar o status da sessão Alterar Responsável Tela onde é possível alterar o responsável pela sessão (disponível apenas para os Pregoeiros) Trocar Senha Alteração da senha do usuário As opções do menu variam de acordo com o perfil do usuário, sendo visíveis apenas as opções que ele tem acesso. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 6

7 3.2. Visualizar cotações em aberto Clicar na opção Cotações em Aberto abre a tela a seguir, onde é possível a visualização de todos os itens de SOCs cujos s pedindo cotação já foram enviados pelo CIGAM desktop e ainda não foram incluídos em nenhuma sessão de Pregão ou Cotação Eletrônicos(1). Como ao gerar uma cotação no CIGAM são enviados s solicitando orçamento dos itens da SOC para os fornecedores cadastrados e selecionados pelo operador, clicando no botão (2) aparece a relação dos fornecedores para os quais foi enviado pedido de orçamento de cada um dos itens Criar Sessão Para que a cotação ou pregão fique disponível para andamento é necessário a criação da sessão na web. Clicando na opção Criar sessão aparece a tela a seguir, onde devem ser preenchidos os campos assinalados. 1 Tipo Cotação ou Pregão 2 Número Número do Pregão este campo não aparece se o tipo for Cotação 3 Data Data marcada início da sessão de análise de propostas e disputa 4 Hora Hora marcada início da sessão de análise de propostas e disputa 5 Tratamento ME/EPP Box que, quando marcado indica que será dado tratamento diferenciado a micro e pequenas empresas Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 7

8 6 Responsável Nome do comprador ou pregoeiro responsável pela condução da sessão O responsável por um Pregão precisa ter o direito de Pregoeiro e o responsável por uma cotação precisa ter o direito de Comprador 7 Título Título do pregão ou cotação 8 Caminho do Edital Nas cotações - Caminho onde está o arquivo com as especificações técnicas dos itens e as condições de participação na disputa, criado conforme item 2 desse manual Exemplo: \\cliov\dpto\eprocurement\editais\termo_ce-????.doc Nos pregões endereço do site da CRM onde pode ser baixado o Edital Exemplo: 9 Criar Sessão Botão de confirmação dos dados e criação da sessão Quando o operador cria uma sessão de Pregão, os campos de data e hora devem ficar em branco. Estes campos serão preenchidos apenas após a confirmação da publicação do Edital na imprensa. As sessões sem data marcada ficam com status Inicial e não são visíveis por fornecedores que acessem o site. Clicar no botão (9) cria o registro da sessão, mostra a tela a seguir e abre a possibilidade de alteração, inclusão de itens e iniciar a sessão. 1 Mensagens Permite a alteração dos textos de abertura e encerramento da ata da sessão 2 Incluir Itens Abre a relação de cotações já enviadas pelo CIGAM, mas ainda não incluídas em nenhum processo de compra permitindo sua inclusão como objeto da presente sessão 3 Salvar Salva as alterações feitas nos campos da sessão que aparecem nesta tela. 4 Iniciar Sessão Bloqueia a sessão de cotação ou pregão para alteração e disponibiliza o acesso a ela pelos fornecedores via página da CRM na web 5 Fornecedores Mostra a relação dos fornecedores que foram convidados e/ou enviaram proposta 6 Itens vinculados Mostra a relação de itens que fazem parte do objeto da sessão Importante: Somente aparecerão como convidados (5) os fornecedores para quem já tiver sido enviado o pelo CIGAM quando o item da SOC for incluído na sessão. Por isso é indispensável o envio dos s antes da inclusão dos itens na sessão. Importante: Assim a sessão for iniciada, nenhuma alteração pode ser feita na mesma, por isso é indispensável que todos os detalhes sejam revistos antes de clicar no botão Iniciar Sessão. Durante todo o processo, antes do encerramento, as mensagens poderão ser alteradas pelo responsável pela sessão. É importante que estas sejam escritas e gravadas antes do encerramento da sessão, pois neste momento a ata será gerada e não haverá mais possibilidade de alteração. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 8

9 3.4. Incluir Itens - C O M P A N H I A R I O G R A N D E N S E D E M I N E R A Ç Ã O Clicando no botão incluir itens são mostradas todas as cotações em aberto, ou seja, todos os itens de SOCs cujos s já foram enviados aos fornecedores mas ainda não foram incluídas em uma sessão de Pregão ou Cotação. Dados dos itens de SOC que já foram enviados por para os fornecedores e estão 1 disponíveis para inclusão na sessão (Nº da SOC, código do material, descrição do item, quantidade, Unidade de Negócio da SOC) 2 Box para ser marcado nos itens que devem ser incluídos na sessão 3 Clicar para visualizar a lista de fornecedores que foram convidados por 4 Quantidade de itens ainda não inclusos em sessão 5 Incluir itens Encerrar a seleção de itens e incluir os marcados na sessão 6 Fechar Fechar a tela e retornar à tela inicial deste. Posicionando o cursor do mouse sobre a descrição do item é possível visualizar toda a descrição 3.5. Iniciar a Sessão Após o preenchimento de todos os campos da sessão, a inclusão dos itens e a revisão de todas as informações, o operador deve clicar no botão Iniciar Sessão para disponibilizar o acesso dos fornecedores à mesma. Importante: Assim a sessão for iniciada, nenhuma alteração pode ser feita na mesma, pó isso é indispensável que todos os detalhes sejam revistos antes de clicar no botão Iniciar Sessão. Enquanto a sessão estiver na fase Abertura (a partir do momento em que foi iniciada até a data e hora marcada para início da análise das propostas), o responsável pela mesma poderá visualizar a relação dos fornecedores que enviaram propostas clicando no botão acesso da tela de sessões abertas, porém não poderá ver o conteúdo destas propostas. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 9

10 3.6. Analisar Propostas - C O M P A N H I A R I O G R A N D E N S E D E M I N E R A Ç Ã O Na data e hora marcadas para análise das propostas, o responsável pela sessão deve acessar a mesma a partir do botão Acesso da tela de Sessões Abertas, abrir para analisar as propostas e seus documentos anexos. 1 Botão para mostrar cada uma das propostas apresentadas para o item 2 Mensagens Permite a alteração dos textos de abertura e encerramento da ata da sessão 3 Encerrar sessão Permite o encerramento da sessão, fracassando-a sem passar pelas fases posteriores caso não tenha nenhuma proposta válida 4 Iniciar sessão Encerra a fase de análise de propostas e direciona o operador e todos os fornecedores que estiverem acompanhando esta análise para a sala de disputa (fase de lances) 5 Histórico das conversas por chat 6 Fornecedor para quem o operador quer enviar por chat a mensagem digitada no campo 7 Ao lado do nome de cada fornecedor será apresentado um marcador colorido indicando se o mesmo está online (verde) ou não (vermelho) 7 Texto a ser enviado para o(s) fornecedor(es) por chat 8 Clicar para enviar o texto escrito no campo 7 Clicando no botão (1) as propostas de todos os fornecedores participantes para o referido item são apresentadas como a seguir: Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 10

11 1 Fornecedor Nome do fornecedor 2 Valor unitário Valor unitário proposto para o item 3 Condição de pagamento Condição de pagamento 4 Tempo de entrega Prazo de entrega (em dias) 5 Observação Observação digitada pelo fornecedor 6 Arquivos anexos Relação de arquivos anexados à proposta pelo fornecedor (clicando sobre o nome do arquivo este será aberto) 7 Classificado Condição da proposta (classificada ou desclassificada Durante esta fase, o responsável deve examinar todas as informações constantes em cada um dos itens de cada uma das propostas bem como todos os documentos e arquivos anexos. Os anexos devem ser impressos para arquivamento junto com a ata da sessão. As propostas que não atenderem às condições estabelecidas para participação da disputa deverão ser desclassificadas. O fornecedor que tiver sua proposta desclassificada deverá ser informado pelo responsável da sessão por meio do chat. Sempre que mantiver uma conversa por chat, o responsável pela sessão deverá ter o cuidado de não citar nomes de vendedores ou da empresa porque até o encerramento da sessão, nenhuma empresa sabe os nomes de seus concorrentes. O encerramento do prazo para análise de propostas não é determinado previamente. O responsável pela sessão tem o tempo que julgar necessário para realização desta tarefa, podendo inclusive, consultar as diversas áreas da CRM. Caso esta tarefa demande mais de alguns minutos, é recomendável que o responsável passe alguma informação aos participantes por chat para evitar a perda de interesse por parte destes. Concluída a análise das propostas, o responsável pela sessão deve dar inicio à fase de disputa (fase de lances). Sendo dado inicio à fase de lances, o responsável e todos os fornecedores que estiverem com a sessão aberta serão redirecionados automaticamente para a sala de disputa. Importante: Apenas os fornecedores com propostas classificadas poderão participar da disputa. Caso não haja propostas o processo pode ser declarado Fracassado clicando no botão Deserto, sem necessidade de passar por todas as demais fases. Neste caso, antes de clicar para declarar o processo como fracassado, o responsável deve clicar em Mensagens e gravar os termos de abertura e encerramento da sessão. É importante que estas sejam escritas e gravadas antes de declarar a sessão fracassada, pois neste momento a ata será gerada e não haverá mais possibilidade de alteração Administrar a Fase de Lances Uma vez iniciada a fase de lances, o responsável (Comprador ou Pregoeiro) deve atuar como mediador da disputa entre os participantes garantindo a lisura e bom andamento do processo. Para esta tarefa o responsável tem a seu dispor a ferramenta de chat. Ela pode e deve ser usada para incentivar a oferta de lances, chamar a atenção dos participantes que não tiverem a conduta adequada, responder a questionamentos dos participantes e informar da necessidade de suspensão da sessão quando for o caso. Sempre que mantiver uma conversa por chat, o responsável pela sessão deverá ter o cuidado de não citar nomes de vendedores ou da empresa porque até o encerramento da sessão, nenhuma empresa sabe os nomes de seus concorrentes. chat. O responsável poderá recusar um lance ofertado. Esta recusa deverá ser justificada através do O participante que tiver seu lance para determinado item recusado não poderá mais ofertar lances para este item. O proponente poderá solicitar a recusa de seu lance, porém a decisão final de recusar ou não, cabe única e exclusivamente ao responsável pela sessão. Quando perceber que a disputa de preços chegou ao final ou que não está mais avançando, o responsável deverá encerrar o tempo normal de disputa iniciando o tempo randômico. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 11

12 1 Item Nº do item no objeto da sessão 2 Descrição Descrição do item que está sendo comprado. 3 Qtde Quantidade do item que está sendo comprado 4 Forn. Fornecedor que ofertou o menor lance posicionando o cursor do mouse sobre o nº do fornecedor aparece a razão social do mesmo 5 Menor lan. Menor lance ofertado para o item 6 Marcado para identificar que o lance deve ser desclassificado 7 Recusar Botão para confirmar a recusa do lance marcado no box 6 8 Chat Janela de conversa com os fornecedores por chat 9 Histórico de lances Histórico de todos os lances ofertados durante a disputa 10 Suspender / reiniciar Suspender a sessão passando a mesma a uma condição onde os fornecedores não poderão dar lance, apenas conversar por chat ou reiniciar a sessão se esta estiver suspensa 11 Anexos Permite a visualização dos arquivos enviados pelos fornecedores junto com suas propostas 12 Tempo Randômico Iniciar a fase de tempo randômico 13 Sair Sair da sessão de disputa (esta opção não encerra a disputa) Ao responsável cabe a decisão do momento de encerrar do tempo normal de disputa Suspensão da Sessão A qualquer momento, de acordo com a necessidade e interesse da CRM, o responsável, poderá suspender a sessão. Esta suspensão deverá ser comunicada aos participantes através do chat, assim como o prazo de suspensão ou a data e hora de retorno. Durante a suspensão os participantes não poderão ofertar lances, ficando habilitadas as janelas de chat e de edição de mensagens da ata. A sessão suspensa poderá ser retomada por iniciativa do responsável, sendo retomada na fase em que estava antes da suspensão. Na fase de tempo randômico não é possível a suspensão da sessão. Na fase de habilitação não tem a possibilidade de suspensão porque seu encerramento depende apenas da decisão do responsável, assim, sendo necessário suspender, basta informar por chat e não encerrar a fase. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 12

13 3.9. Tempo Randômico - C O M P A N H I A R I O G R A N D E N S E D E M I N E R A Ç Ã O Encerrado o tempo normal de disputa, iniciará automaticamente o tempo randômico. Um tempo aleatório, durante o qual a disputa continuará ocorrendo normalmente, porém com a diferença de que poderá encerrar a qualquer momento sem a interferência de ninguém, em um período que pode variar entre que 1 segundo e 30 minutos. Durante esta fase a atuação do responsável pela sessão deverá ser a mesma da fase de disputa Tratamento diferenciado para ME/EPP Se na sessão estiver marcado o box Tratamento ME/EPP, nesta fase será concedido tratamento diferenciado para microempresas e empresas de pequeno porte conforme previsto nos artigos 44 e 45 da Lei 123/2006. Na prática, nesta fase ocorre o seguinte: Se, na disputa restar vencedora uma empresa não enquadrada como ME/EPP e houver pelo menos uma empresa entre as participantes da sessão enquadrada como ME/EPP e cujo último lance seja menos de 5% (cinco por cento) maior que o lance vencedor, esta terá o prazo de 5 (cinco) minutos para ofertar um único lance inferior ao vencedor, passando assim à condição de vencedora da disputa. Neste caso o sistema incluirá automaticamente uma mensagem para a empresa beneficiada no chat informando que ela recebeu o benefício previsto na Lei. Caso a empresa não oferte o lance no tempo previsto, esta condição passa automaticamente para a próxima empresa que atenda a condição acima. O andamento desta fase independe de qualquer ação do responsável pelo processo Negociação Direta O fato de uma empresa vencer a disputa não assegura a ela certeza de venda para a CRM. Antes de iniciar o processo de compra, o responsável já deve ter uma idéia clara do valor estimado para cada item que está sendo adquirido, por isso, encerrada a disputa, o responsável deve comparar o melhor preço obtido na disputa com aquele estimado para a compra. Caso o preço ofertado seja maior que o estimado, o responsável pode chamar a empresa vencedora e negociar diretamente com ela buscando uma redução. Para isso, encerrado o tempo randômico, e o tratamento diferenciado para ME/EPP, aparecem na tela os botões Negociação Direta e Encerrar. Se o responsável optar por realizar a negociação direta, deverá clicar no botão Negociação Direta e em seguida no botão Convites. 1 Fornecedores Nome do fornecedor que ainda está na disputa 2 Box para marcação do fornecedor convidado para negociação do item 3 Último lance válido da cada fornecedor para o item 4 Sair Botão para encerramento da escolha dos fornecedores e salvamento da seleção feita Automaticamente o(s) fornecedor(es) convidado(s) a negociar receberá(ao) uma mensagem pelo chat informando o convite e para ele será aberta a possibilidade de ofertar lances para o(s) item(ns) negociado(s). Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 13

14 A negociação deverá ser conduzida através de troca de mensagens por chat e o fornecedor deverá registrar seu preço ofertando novo lance. Nas cotações, o encerramento desta fase leva automaticamente à geração da ata. Nos pregões, o encerramento desta fase leva à fase de recursos Recursos Esta fase existe somente nos pregões. Nela, todos os participantes da sessão têm a possibilidade de manifestar através do chat sua intenção e motivação para interpor recurso contra qualquer atitude do pregoeiro durante o processo. Assim que encerrar a fase de habilitação, o pregoeiro deverá questionar os participantes sobre seu interesse em interpor recurso. Isto deverá ser feito clicando no botão Recurso. Neste momento aos fornecedores que estiverem na sala de disputa será apresentada uma janela com a seguinte mensagem: O Sr. tem interesse e motivação de entrar com recurso contra qualquer ato praticado durante esta sessão? Caso positivo, o Sr. tem 5 minutos para fazer sua manifestação no espaço a seguir. Ausência de manifestação dentro do prazo estipulado será entendida como negativa de interesse em recorrer. Encerrado o prazo concedido, o pregoeiro deverá clicar no botão Interposição de Recurso (7) para marcar os prazos para recursos e contra razões. 1 Fornecedores Fornecedores participantes 2 Resposta do fornecedor ao questionamento sobre interesse em interposição de recursos 3 Recurso Data limite para anexação do documento de recurso ao processo 4 Contra razões Data limite para anexação do documento de contra razões ao processo 5 Salvar Salvar informações e encerrar sessão 6 X Fechar janela sem salvar informações O encerramento desta fase leva automaticamente à geração da ata. Havendo alguma manifestação de interesse em recorrer, mesmo encerrando a sessão esta permanece com status Recurso até que seja registrado o resultado da análise final. Caso nenhum fornecedor tenha manifestado intenção de recorrer os campos referentes às datas não serão habilitados para edição e por isso a janela deve ser fechada no botão (6) e a sessão deve ser encerrada no botão (8). Neste caso, a sessão é encerrada Ata Encerradas as fases anteriores, é gerada automaticamente a ata da sessão com todas as ocorrências da mesma, incluindo empresas participantes, propostas iniciais, lances, conversas do chat, horários das mudanças de fase, etc. Esta ata estará disponível na opção Atas da tela principal. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 14

15 3.14. Análise de Recursos, contra razões e registro do resultado final Até a data marcada como limite para anexação de documento de recurso, os fornecedores que manifestaram intenção de recorrer devem anexar um único arquivo com suas razões. A partir do dia seguinte a essa data, o arquivo fica disponível para consulta por todos os demais participantes da sessão e é aberta a possibilidade de que cada um dos participantes envie um arquivo com suas contra razões. O envio de documentos fica habilitado até a data marcada como limite para apresentação de contra razões. Passada essa data, todos os arquivos anexados ficam disponíveis para consulta por todos os participantes e a sessão permanece na situação Recurso até o registro do resultado final com a análise dos recursos e contra razões. Assim que tiver o resultado da análise dos recursos e contra razões, o pregoeiro deve anexar este arquivo ao processo e encerrar definitivamente a sessão clicando no botão Encerrar Alterar Responsável A partir do momento que uma sessão passa para o status Em Aberto, apenas o usuário (comprador ou pregoeiro) indicado na mesma como Responsável poderá atuar. Caso haja necessidade de troca do responsável, um dos pregoeiros poderá, através desse item do menu, acessar a sessão e trocar o responsável. Esta troca de responsável deverá obedecer ao critério de que apenas um Pregoeiro pode ser responsável por um pregão e um comprador poderá ser responsável por uma cotação. Havendo necessidade de substituição do responsável, um usuário com direito de Pregoeiro deverá acessar a opção Alterar Responsável, disponível na tela inicial, trocar o responsável e clicar em salvar Atualizar Status Esta opção do menu permite a alteração da situação atual da sessão. O status da sessão pode ser alterado para a próxima fase, para a condição Suspensa ou Recurso. Ao suspender a sessão, o responsável deve informar, por chat, aos participantes o motivo da suspensão e o prazo previsto para retorno. Caso seja necessário prorrogar este prazo, os participantes devem ser avisados por meio do chat da sessão. 4. CIGAM Desktop Ordem de Compra Encerrado o processo web da compra, o responsável deve imprimir todos os documentos contidos no processo (Termo de Participação na Sessão, s, anexos das propostas, ata, etc.) para arquivamento junto à Ordem de Compra. O CIGAM gera um acompanhamento na SOC que originou a sessão contendo como anexo o acesso à ata da sessão. Para criação da Ordem de Compra o processo é o mesmo usado nos casos em que não é feita a cotação. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 15

16 5. Consulta rápida 5.1. Criação da Sessão Nos pregões Na web, entrar na opção Criar sessão e informar tipo (pregão), número, responsável, tratamento diferenciado para ME/EPP (desmarcar apenas em casos excepcionais) e título. Gravar no campo Edital da sessão o endereço Clicar em incluir Itens e marcar todos os produtos que devem compor a sessão. Clicar em mensagens para gravar os termos de abertura e encerramento da sessão. Depois de definida a data, da sessão, clicar em Editar sessão e informar data e hora. Depois de confirmar a publicação do Edital, clicar em iniciar sessão para tornar pública a sessão e permitir aos fornecedores o envio de propostas. Nas cotações Na web, entrar na opção Criar sessão e informar tipo (cotação), responsável, tratamento diferenciado para ME/EPP (desmarcar apenas em casos excepcionais) data e hora limite para envio de propostas. Fora da web, criar o arquivo com o Termo de Participação na Cotação dando a este o nome de TERMO_CE_????.doc onde??? é o nº da sessão. Gravar o arquivo na pasta \\cliov\dpto\eprocurement\edital Gravar no campo Edital da sessão o endereço seguido do nome do arquivo (sem espaços entre as duas informações) Envio da SOC para web Informar a Data e hora limite para envio de proposta e o nº da sessão em cada item da SOC. Clicar no botão Enviar da SOC para enviar de todos os itens ou do item para enviar apenas o item selecionado. Confirmar critérios de seleção. Desmarcar os fornecedores que não devem receber Inclusão dos itens na Sessão Na web, entrar na opção Abertas, localizar a sessão clicar no botão acesso. Clicar em incluir Itens e marcar todos os produtos que devem compor a sessão. Clicar em mensagens para gravar os termos de abertura e encerramento da sessão. Clicar em iniciar sessão para tornar pública a sessão e permitir aos fornecedores o envio de propostas Análise de propostas Na data e hora marcada, o responsável pela sessão entrar na opção análise de propostas, localizar a sessão desejada, clicar no penúltimo botão a direita dos dados da sessão. A seguir, clicar em cada item para examinar a proposta de cada um dos fornecedores, inclusive lendo, examinando e imprimindo os arquivos enviados pelos mesmos. As propostas que não atenderem às especificações devem ser desclassificadas. Nesta fase é possível a troca de mensagens por chat entre o responsável e os fornecedores. Nesta fase é possível a alteração das mensagens dos termos de abertura e encerramento da ata. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 16

17 5.5. Fase de lances - C O M P A N H I A R I O G R A N D E N S E D E M I N E R A Ç Ã O Encerrada a análise das propostas, o responsável deverá voltar à tela inicial da análise de propostas e clicar no botão mais à direita da sessão desejada para iniciar a disputa. O responsável poderá recusar lances dos fornecedores. O fornecedor que tiver um lance recusado não poderá ofertar novos lances para esse item. Nesta fase é possível a alteração das mensagens dos termos de abertura e encerramento da ata Suspensão da sessão A qualquer momento o responsável pode suspender a sessão. Nesta fase apenas o chat fica habilitado. Sempre que a sessão for suspensa o responsável deve informar por chat a todos os participantes sua previsão de retorno. Nesta fase é possível a alteração das mensagens dos termos de abertura e encerramento da ata Tempo randômico Esta fase pode durar entre 1 segundo e 30 minutos e o responsável não tem qualquer controle sobre seu encerramento. Nela a disputa continua normalmente. Para iniciar esse tempo o responsável deve clicar no botão tempo randômico. Nesta fase não é possível suspender a sessão. Nesta fase é possível a alteração das mensagens dos termos de abertura e encerramento da ata Tratamento diferenciado de ME/EPP Se, for previsto o tratamento para ME/EPP e na disputa restar vencedora uma empresa não ME/EPP e uma ME/EPP tiver lance menos de 5% maior que o lance vencedor, esta terá o prazo de 5 minutos para ofertar um único lance inferior ao vencedor, vencendo a disputa. Esse fornecedor é informado por chat. Nesta fase é possível a alteração das mensagens dos termos de abertura e encerramento da ata Negociação direta Se o preço do vencedor for maior que o esperado pelo responsável esse poderá ser chamado a negociar. Para tanto é preciso clicar em Negociação direta, em Convidar e marcar o menor preço ofertado para o item que será negociado e clicar em confirmar. Assim o fornecedor poderá ofertar novos lances Habilitação Nesta fase o pregoeiro fará a análise da documentação enviada pelo fornecedor vencedor pelo sistema Recurso Nesta fase o pregoeiro deverá informar por chat a abertura do prazo para manifestação da intenção de recorrer. Nesta fase é possível a alteração das mensagens dos termos de abertura e encerramento da ata. Havendo participantes interessados em recorrer, o Pregoeiro deve clicar em XXXXX e assinalar as empresas que manifestaram essa intenção bem como as datas limite para envio das razões de recurso e de contra recurso. Encerrada essa fase NÃO é mais possível a alteração das mensagens dos termos de abertura e encerramento da ata Emissão da Ordem de Compra Encerrado o processo, o responsável deverá imprimir todos os documentos devem ser impressos para arquivo junto à Ordem de Compra, e esta deve ser emitida efetivando uma Solicitação. Rev /05/12 CRM - CIGAM - Compras web 17