MANUAL DE ORIENTAÇÕES DO CADASTRO

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1 MANUAL DE ORIENTAÇÕES DO CADASTRO 1

2 2 A Unimed Grande Florianópolis desenvolveu o Manual de Orientação Cadastral visando auxiliar o entendimento do processo de Movimentação Cadastral e Reaproveitamento de Carências.

3 SUMÁRIO 1. MOVIMENTAÇÃO CADASTRAL INCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA NA INCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS INCLUSÃO DE TITULAR INCLUSÃO DE DEPENDENTES ALTERAÇÃO CADASTRAL DE BENEFICIÁRIOS DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA NA ALTERAÇÃO CADASTRAL DE BENEFICIÁRIOS EXCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA NA EXCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS EXCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS DE CONTRATOS COLETIVOS EMPRESARIAIS EXCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS DE CONTRATOS COLETIVOS POR ADESÃO RESOLUÇÃO NORMATIVA 412, DE 10 DE NOVEMBRO DE TRANSFERÊNCIA DE BENEFICIÁRIOS DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA NA TRANSFERÊNCIA DE BENEFICIÁRIOS TROCA DE FILIAL/AGRUPAMENTO SOLICITAÇÃO DE SEGUNDA VIA DE CARTÃO DOCUMENTOS VÁLIDOS PARA MOVIMENTAÇÃO CADASTRAL COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA COMPROVANTES VÁLIDOS EM NOME DO TITULAR BENEFICIÁRIO TITULAR RESIDE EM CASA DE TERCEIROS/ALUGUEL SEM CONTRATO BENEFICIÁRIO TITULAR RESIDE COM OS PAIS BENEFICIÁRIO TITULAR RESIDE EM RESIDÊNCIA DA EMPRESA COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA ESTÁ EM NOME DO CÔNJUGE OU COMPANHEIRO... 17

4 BENEFICIÁRIO TITULAR NÃO POSSUI COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA COMPROVANTE DE VÍNCULO EMPREGATÍCIO/ASSOCIATIVO VINCULO EMPREGATÍCIO - CONTRATO COLETIVO EMPRESARIAL FUNCIONÁRIOS COLABORADOR TEMPORÁRIO, ESTAGIÁRIO OU MENOR APRENDIZ SÓCIOS ADMINISTRADORES AGENTE POLÍTICO SERVIDORES PÚBLICOS (CONCURSADOS) VÍNCULO ASSOCIATIVO CONTRATO COLETIVO POR ADESÃO CONSELHOS PROFISSIONAIS E ENTIDADES DE CLASSE SINDICATOS, CENTRAIS SINDICAIS E RESPECTIVAS FEDERAÇÕES E CONFEDERAÇÕES, ASSOCIAÇÕES PROFISSIONAIS, COOPERATIVAS, CAIXAS DE ASSISTÊNCIA E FUNDAÇÕES DE DIREITO PRIVADO ENTIDADES PREVISTAS NA LEI Nº 7.395/1985 E OUTRAS PESSOAS JURÍDICAS DE CARÁTER PROFISSIONAL, CLASSISTA OU SETORIAL ASSOCIAÇÃO/SINDICATO DE CLASSE ECONÔMICA DEMAIS ORIENTAÇÕES DOCUMENTOS PREENCHIMENTO DOFORMULÁRIO DE MOVIMENTAÇÃO CADASTRAL (FORM-DVCR-01) PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS DE EXCLUSÃO CONTRATO COLETIVO EMPRESARIAL (FORM-DVCR-02) E CONTRATO COLETIVO POR ADESÃO (FORM-DVCR-22) FORM-DVCR-02: CONTRATO COLETIVO EMPRESARIAL FORM-DVCR-22: CONTRATO COLETIVO POR ADESÃO CANAL PARA ENVIO DAS MOVIMENTAÇÕES CADASTRAIS SGUWEB ACESSAR O MÓDULO SGUWEB MOVIMENTAÇÃO CADASTRAL DE BENEFICIÁRIOS...34

5 5 6. APROVEITAMENTO DE CARÊNCIAS E DECLARAÇÃO DE SAÚDE DEFINIÇÕES REGRAS PARA O APROVEITAMENTO DE DECLARAÇÃO DE SAÚDE NÃO REQUER O PREENCHIMENTO DE DECLARAÇÃO DE SAÚDE REGRAS PARA O APROVEITAMENTO DE CARÊNCIAS EMPRESAS AUTO GESTÃO (RN 137/2006) CLIENTES DE OUTRAS OPERADORAS E ADMINISTRADORAS DE BENEFÍCIOS E CLIENTES PROVENIENTES DOS BENEFÍCIOS FEA, PEA BFSC DE OUTRAS OPERADORAS RECÉM-NASCIDO DE OUTRAS OPERADORAS QUE SERÃO INCLUSOS EM CONTRATO PF INDEPENDENTE DA SEGMENTAÇÃO DO PLANO ANTERIOR CLIENTES UFSC COM RETORNO DE VIAGEM AO EXTERIOR (CONFORME DETERMINADO NO CONTRATO) EXCEÇÕES UNIMED GRANDE FLORIANÓPOLIS OUTRAS INFORMAÇÕES - REGRAS DA ANS NOVA CONTRATAÇÃO DE PLANO (novo contrato COLETIVO EMPRESARIAL INCLUSÃO EM PLANO COLETIVO EMPRESARIAL NOVA CONTRATAÇÃO DE PLANO (novo contrato COLETIVO POR ADESÃO INCLUSÃO EM PLANO COLETIVO POR ADESÃO CONTRATAÇÕES SEM INTERRUPÇÃO (SÚMULA NORMATIVA Nº 21) MIGRAÇÕES DE CONTRATO NÃO REGULAMENTADO INDIVIDUAL/FAMILIAR E COLETIVO POR ADESÃO (CONTRATO OU BENEFICIÁRIO) (RN 254/2011) RECÉM NASCIDO, FILHO NATURAL OU ADOTIVO, OU SOB GUARDA OU TUTELA SEGMENTAÇÃO DO PLANO: HOSPITALAR COM OBSTETRÍCIA MENORES DE 12 ANOS ADOTIVOS, SOB GUARDA PERMANENTE OU PROVISÓRIA, TUTELA OU RECONHECIMENTO DE PATERNIDADE (SÚMULA NORMATIVA Nº 25) INDEPENDENTE DA SEGMENTAÇÃO DO PLANO...59

6 1. MOVIMENTAÇÃO CADASTRAL 6

7 A movimentação cadastral de beneficiários consiste na realização dos procedimentos de Inclusão, Exclusão, Transferência, Alteração Cadastral e Solicitação de Segunda Via de Cartão. 1.1 INCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS Através da movimentação de Inclusão, novos beneficiários (titulares e dependentes) passam a integrar a base de dados de clientes da Unimed Grande Florianópolis e podem usufruir dos benefícios do plano de saúde DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA NA INCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS INCLUSÃO DE TITULAR Formulário de movimentação cadastral (FORM-DVCR-01) atualizado, carimbado e assinado pela Empresa Contratante e pelo beneficiário titular; Cópia dos documentos para comprovar RG, CPF, Data de Nascimento, Nome do Beneficiário e Nome da Mãe. São aceitos: Carteira de Identidade, cartão de CPF, Comprovante de Situação Cadastral do CPF, CTPS, CNH ou Declaração da Polícia Federal (emitida para estrangeiros) com estas informações; Comprovante de residência atualizado (emissão em até 90 dias) em nome do titular ou conforme critérios estabelecidos no item 2.1; Comprovante de vínculo com a empresa contratante, que contenha data de admissão e data de emissão (emissão em até 90 dias), conforme critérios estabelecidos no item 2.2; Quando o titular for Menor Aprendiz, necessária assinatura do titular e do responsável legal no formulário de movimentação cadastral. Além disso, necessário encaminhar documentação do responsável. 7

8 INCLUSÃO DE DEPENDENTES Formulário de movimentação cadastral (FORM-DVCR-01) atualizado, carimbado e assinado pela Empresa Contratante e pelo beneficiário titular; ESPOSO (A): Cópia dos documentos para comprovar RG, CPF, Data de Nascimento, Nome do Beneficiário e Nome da Mãe. São aceitos: Carteira de Identidade, cartão de CPF, Comprovante de Situação Cadastral do CPF, CTPS, CNH, Declaração da Polícia Federal (emitida para estrangeiros) com estas informações e Certidão de Casamento Civil, para comprovar o grau de parentesco; COMPANHEIRO (A): Cópia dos documentos para comprovar RG, CPF, Data de Nascimento, Nome do Beneficiário e Nome da Mãe. São aceitos: Carteira de Identidade, cartão de CPF, Comprovante de Situação Cadastral do CPF, CTPS, CNH, Declaração da Polícia Federal (emitida para estrangeiros) com estas informações e Contrato/Declaração de União Estável (assinadas pelo casal e reconhecidas em cartório) ou lavrada (registrada em cartório), para comprovar o grau de parentesco; FILHOS (AS) MENORES DE 18 ANOS: Cópia da Certidão de Nascimento para comprovar os dados e o grau de parentesco; FILHOS (AS) MAIORES DE 18 ANOS: Cópia dos documentos para comprovar RG, CPF, Data de Nascimento, Nome do Beneficiário e Nome da Mãe. São aceitos: Carteira de Identidade, Cartão de CPF, Comprovante de Situação Cadastral do CPF, CTPS, CNH, Declaração da Polícia Federal (emitida para estrangeiros) com estas informações para comprovar o grau de parentesco; FILHOS (AS) ADOTIVOS (AS): Encaminhar a mesma documentação prevista para filhos maiores e menores de 18 anos. Se ainda não tiver Certidão de Nascimento, apresentar documento de decisão judicial que comprove a guarda ou tutela do beneficiário titular; ENTEADOS (AS): Encaminhar a mesma documentação para filhos maiores e menores de 18 anos e comprovação de convivência do casal; 8

9 PAIS: Cópia dos documentos para comprovar RG, CPF, Data de Nascimento, Nome do Beneficiário e Nome da Mãe. São aceitos: Carteira de Identidade, Cartão de CPF, Comprovante de Situação Cadastral do CPF, CTPS, CNH, Declaração da Polícia Federal (emitida para estrangeiros) com estas informações. Encaminhar também, declaração de dependência financeira lavrada em cartório, ou ainda, declaração do imposto de renda para comprovação do grau de parentesco. FILHOS (AS) INCAPAZES: Encaminhar a mesma documentação para filhos maiores e menores de 18 anos. E também declaração emitida por órgão público e assinado por juiz de direito conforme Lei , artigo 3º, 4º; e capítulo II, artigo 1767 e 1768, para comprovação do grau de parentesco. OBS: A partir do dia 01 de fevereiro de 2017, o Cadastro de Pessoa Física (CPF) será obrigatório para efetivação das movimentações cadastrais de dependentes maiores de doze (12) anos. De acordo com a Instrução Normativa nº 1.688, publicada no Diário Oficial da União em 01 de fevereiro de 2017, o documento de CPF torna-se obrigatório para pessoas físicas com 12 anos ou mais, que constem como dependentes na declaração do imposto de renda IRPF e/ ou na declaração de serviços médicos e de saúde DMED. Dessa forma, para a efetivação de novas inclusões de beneficiários dependentes maiores de 12 anos, o número do CPF passará a ser uma informação obrigatória, validada pela Divisão de Cadastro e Regulação da Unimed Grande Florianópolis e, caso não seja encaminhada, implicará na recusa da movimentação de inclusão. Cabe ressaltar que a referida obrigatoriedade será válida somente para os contratos cuja emissão de mensalidade é realizada diretamente pela Cooperativa aos clientes finais do plano. Importante: Se o beneficiário (a) possui um plano anterior (PF ou PJ), a exclusão não ocorre automaticamente. 1.2 ALTERAÇÃO CADASTRAL DE BENEFICIÁRIOS A Alteração Cadastral possibilita a alteração, correção e complementação das informações cadastrais dos beneficiários. 9

10 1.2.1 DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA NA ALTERAÇÃO CADASTRAL DE BENEFICIÁRIOS Formulário de movimentação cadastral (FORM-DVCR-01) atualizado, carimbado e assinado pela Empresa Contratante e pelo beneficiário titular; Cópia do documento correspondente ao item alterado, quando for solicitada a alteração de: Nome, Data de Nascimento, Nome da Mãe, CPF, Sexo ou Endereço. 1.3 EXCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS Caso o beneficiário deseje cancelar seu vínculo no plano de saúde, seja desligado da empresa contratante ou venha a óbito, a movimentação cadastral que deve ser realizada é o processo de exclusão. Ao ser excluído do contrato, o beneficiário deixa de fazer parte do total de ativos da operadora, ou seja, deixa de usufruir do plano de saúde DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA NA EXCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS EXCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS DE CONTRATOS COLETIVOS EMPRESARIAIS Formulário de exclusão (FORM-DVCR-02) atualizado, preenchido, carimbado e assinado pela Empresa Contratante e pelo beneficiário titular; Termo de Ciência (RN 279/2011): obrigatório o envio para beneficiários que forem excluídos por Desligamento da Empresa, em Contratos Coletivos Empresariais, que tenham direito à manutenção do plano de saúde na condição de Ex-empregado, Exonerado ou Aposentado. OBS: Critérios para cumprimento dos requisitos para manutenção do plano de saúde na condição de Ex-empregado, Exonerado ou Aposentado conforme RN 279: a) Beneficiários oriundos de Contrato Coletivo Empresarial (Vínculo empregatício); b) Demitido ou Exonerado sem justa causa ou Aposentado; 10

11 c) Que contribuiu ou tenha contribuído com o pagamento da mensalidade do seu plano de saúde; d) Contratos regulamentados pela Agência Nacional de Saúde. Caso o beneficiário se enquadre nos critérios acima, além do termo de ciência preenchido e assinado, o preenchimento do questionário de exclusão é. Verificar item EXCLUSÃO DE BENEFICIÁRIOS DE CONTRATOS COLETIVOS POR ADESÃO Formulário de exclusão (FORM-DVCR-02) atualizado, preenchido, carimbado e assinado pela Empresa Contratante e pelo beneficiário titular RESOLUÇÃO NORMATIVA 412, DE 10 DE NOVEMBRO DE 2016 Conforme Resolução Normativa RN n.º 412/2016, publicada pela Agência Nacional de Saúde Suplementar ANS em 10 de novembro de 2016, os beneficiários titulares de Contratos Individuais/Familiares e Coletivos Empresariais ou por Adesão podem solicitar o cancelamento do seu contrato/ exclusão do plano de saúde com efeito imediato. A normativa entrou em vigor na data de 10/05/2017. Todas as solicitações realizadas pelo beneficiário titular terão efeito imediato, a partir da data de ciência da operadora; Contratos Coletivos por Adesão: O beneficiário titular de Contato Coletivo por Adesão poderá solicitar sua exclusão ou de seus dependentes à pessoa jurídica com a qual mantenha vínculo de caráter profissional, classista ou setorial; à administradora de benefícios; ou à Unimed Grande Florianópolis. Tanto as solicitações realizadas pela Pessoa Jurídica Contratante, pela administradora de benefícios ou diretamente à operadora terão efeito imediato, a partir da data de ciência da operadora. Contratos Coletivos Empresarial: O beneficiário titular deve solicitar à empresa onde trabalha a sua exclusão ou 11

12 a de seu dependente do plano de saúde. A empresa tematé 30 dias, a contar da data da solicitação, para cientificar a operadora da exclusão. Tanto as solicitações realizadas pela Pessoa Jurídica Contratante, pela Administradora de benefícios ou diretamente à operadora terão efeito imediato, a partir da data de ciência da operadora. Canais de Comunicação da Exclusão A exclusão de beneficiários do plano de saúde Coletivo Empresarial e Coletivo por Adesão, quando solicitada pelo beneficiário titular diretamente à operadora, poderá ocorrer das seguintes formas: a) Presencialmente, na sede da Unimed Grande Florianópolis, sito à Rua Dom Jaime Câmara, nº 94, Centro, Florianópolis/SC; b) Por meio de atendimento telefônico, disponibilizado pela operadora no telefone ; c) A partir de 10/09/2017 por meio do Portal do Cliente disponível no site da Unimed Grande Florianópolis: Ainda de acordo com a RN 412/2016, é OBRIGATÓRIO o envio do comprovante do recebimento da solicitação e efetivo cancelamento ao beneficiário titular. Este envio é realizado através de uma rotina automática do sistema e, portanto, é importante sempre informar o endereço e pessoal do beneficiário titular. 1.4 TRANSFERÊNCIA DE BENEFICIÁRIOS A transferência de beneficiários possibilita que o beneficiário mude seu plano (contrato), dentre os demais planos contratados pela empresa. O beneficiário titular e seus dependentes são excluídos do contrato origem e incluídos no contrato destino. OBS: Para empresas que possuem agrupamentos (filiais) cadastrados no contrato de venda e desejam apenas transferir beneficiários entre estes agrupamentos, mantendo o mesmo contrato, a operação de Transferência também pode ser realizada, mediante a apresentação da documentação necessária (Formulário de movimentação cadastral e comprovante de vínculo empregatício na nova filial). 12

13 1.4.1 DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA NA TRANSFERÊNCIA DE BENEFICIÁRIOS TRANSFERÊNCIA DE CONTRATO (PLANO) Formulário de movimentação cadastral (FORM-DVCR-01) atualizado, carimbado e assinado pela Empresa Contratante e pelo beneficiário titular; OBS: O formulário de movimentação deverá ser preenchido com os dados do contrato destino, ou seja, do novo plano. OBS 2: Além dos dados do titular, os dados do (s) dependente (s) que serão transferidos também devem estar preenchidos no formulário TROCA DE FILIAL/AGRUPAMENTO Formulário de movimentação cadastral (FORM-DVCR-01) atualizado, carimbado e assinado pela Empresa Contratante e pelo beneficiário titular; Comprovante de vínculo empregatício ou associativo com a nova filial/ agrupamento, onde conste a data de admissão, nome e CNPJ da nova filial/ agrupamento e data de emissão. OBS: Além dos dados do titular, os dados do (s) dependente (s) que serão transferidos também devem estar preenchidos no formulário. 1.5 SOLICITAÇÃO DE SEGUNDA VIA DE CARTÃO Operação realizada quando o beneficiário necessita solicitar a segunda via da sua carteirinha do plano de saúde. Quando a segunda via de cartão é solicitada via SGUWEB, não é necessário o envio do formulário de movimentação cadastral, somente o preenchimento dos campos do sistema. Quando a solicitação é realizada presencialmente, necessário encaminhar o formulário de movimentação cadastral (FORM- DVCR-01), com a opção 2ª Via Cartão assinalada. Caso o cartão seja solicitado somente para o beneficiário titular, preencher o formulário com os dados do titular. Se a solicitação de cartão for para algum dependente, além dos dados do titular, o formulário de movimentação cadastral deverá ser preenchido com os dados do dependente que necessita do cartão e sinalizado no campo observação que a solicitação é somente para o dependente. A assinatura do beneficiário titular é dispensada nos casos de solicitação de segunda via de cartão. 13

14 14 O prazo para receber a 2ª via da carteirinha do plano de saúde, via Correios, é de aproximadamente 15 dias úteis, ou 20 dias corridos. Caso o usuário não receba o cartão após esse prazo, a empresa poderá solicitá-lo novamente pelo SGUWEB ou atendimento presencial. Lembre-se de selecionar o motivo Não recebimento.

15 2. DOCUMENTOS VÁLIDOS PARA MOVIMENTAÇÃO CADASTRAL 15

16 2.1 COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA Os comprovantes de residência devem ter data de emissão/vencimento no prazo máximo de 90 (noventa) dias, conforme os seguintes critérios: COMPROVANTES VÁLIDOS EM NOME DO TITULAR Qualquer fatura recebida através dos Correios; Correspondência ou documento expedido por órgãos oficiais das esferas Municipal, Estadual ou Federal; Carnê do IPTU; Cópia do contrato de locação, devidamente assinado pelo locatário e locador, sem necessidade de firma reconhecida. Obrigatório constar o prazo de locação do imóvel; Residentes em área rural: Contrato de locação ou arrendamento da terra, nota fiscal do produtor rural fornecida pela Prefeitura Municipal ou documento de assentamento expedido pelo INCRA; OBS: Não serão aceitos cupons fiscais, notas fiscais, cupons de crediário, etc. OBS 2: Poderão ser encaminhadas as segundas vias das faturas de água, luz, telefone ou TV a cabo BENEFICIÁRIO TITULAR RESIDE EM CASA DE TERCEIROS/ALUGUEL SEM CONTRATO Comprovante de residência atualizado em nome do locador/proprietário do imóvel e declaração de residência datada e assinada pelo locador/ proprietário do imóvel. Na declaração, o locador/proprietário deve informar que o beneficiário titular reside em seu imóvel, especificando o endereço conforme comprovante encaminhado. Necessário encaminhar também, cópia do RG do locador/proprietário ou, em falta deste documento, reconhecer firma em cartório BENEFICIÁRIO TITULAR RESIDE COM OS PAIS Comprovante de residência em nome do pai ou da mãe do beneficiário titular. A validação será feita através do RG ou CNH do beneficiário titular, encaminhados para inclusão no plano de saúde. 16

17 BENEFICIÁRIO TITULAR RESIDE EM RESIDÊNCIA DA EMPRESA Comprovante de residência em nome da empresa e declaração contendo timbre/logo da empresa, data, carimbo e assinatura do responsável na empresa, declarando que o colaborador em questão reside no imóvel da contratante COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA ESTÁ EM NOME DO CÔNJUGE OU COMPANHEIRO Comprovante de residência em nome do esposo (a) e Certidão de Casamento Civil; Comprovante de residência em nome do companheiro (a) e Contrato/ Declaração de União Estável, assinada pelo casal e reconhecida ou lavrada (registrada) em cartório BENEFICIÁRIO TITULAR NÃO POSSUI COMPROVANTE DE RESIDÊNCIA Declaração de residência datada e assinada, conforme anexo X deste documento. Não há a necessidade de reconhecimento da assinatura em cartório. 2.2 COMPROVANTE DE VÍNCULO EMPREGATÍCIO/ ASSOCIATIVO Os documentos para comprovação do vínculo empregatício ou associativo do beneficiário titular devem seguir os seguintes critérios: VINCULO EMPREGATÍCIO - CONTRATO COLETIVO EMPRESARIAL FUNCIONÁRIOS Cópia da carteira de trabalho: página de identificação do funcionário e página de admissão, contendo a próxima página em branco; Cópia da ficha de registro de empregado, contendo: CNPJ da contratante (pode ser carimbo), nome completo do colaborador, data de admissão e data de emissão do documento. Caso o documento não possua data de emissão, 17

18 a empresa deverá inserir a data e assinar o documento. Se a empresa não tiver carimbo, necessário informar o nome completo do responsável e função na empresa. Este documento tem validade de 90 (noventa) dias da data de solicitação de inclusão/envio do lote de movimentação para a Unimed; Contracheque, folha de pagamento com data de admissão, emitida em até 90 (noventa) dias da data de solicitação de inclusão/envio do lote de movimentação para a Unimed; COLABORADOR TEMPORÁRIO, ESTAGIÁRIO OU MENOR APRENDIZ Cópia do Contrato de trabalho vigente. Caso o contrato de trabalho por período temporário ou de experiência esteja vencido, não será aceito sem que haja um termo aditivo; Cópia da carteira de trabalho: página de identificação do funcionário e página de admissão, contendo a próxima página em branco; OBS: Somente serão aceitas inclusões de beneficiários que possuam vínculo direto com a contratante, não sendo permitidas inclusões de colaboradores que possuam vínculo firmado através de agências de estágio ou trabalho temporário, como CIEE, IEC, etc SÓCIOS Cópia do Contrato Social; Cópia do Certificado de Micro Empreendedor Individual; Cópia do Requerimento de Empresário ADMINISTRADORES Cópia do Contrato Social, onde deverá constar a figura do Administrador; OBS: Não serão aceitos outros documentos (inclusive procuração) AGENTE POLÍTICO Somente documento de diplomação; SERVIDORES PÚBLICOS (CONCURSADOS) Portaria de nomeação, podendo conter assinatura/certificação digital). 18

19 IMPORTANTE: Não serão aceitas inclusões de Síndicos, uma vez que não possuem elegibilidade para participar na condição de titular de Contratos Coletivos Empresariais. O vínculo entre o Síndico e a Pessoa Jurídica Contratante não é empregatício VÍNCULO ASSOCIATIVO CONTRATO COLETIVO POR ADESÃO Para Contratos Coletivos por Adesão, além do comprovante de vínculo associativo, encaminhar também documento que comprove a elegibilidade do beneficiário em relação à Associação/Sindicato/Entidade a que ele está vinculado CONSELHOS PROFISSIONAIS E ENTIDADES DE CLASSE Carteira de exercício profissional com data de validade ou documento equivalente, expedido pelo respectivo órgão. Cópia do diploma de formação profissional SINDICATOS, CENTRAIS SINDICAIS E RESPECTIVAS FEDERAÇÕES E CONFEDERAÇÕES, ASSOCIAÇÕES PROFISSIONAIS, COOPERATIVAS, CAIXAS DE ASSISTÊNCIA E FUNDAÇÕES DE DIREITO PRIVADO, ENTIDADES PREVISTAS NA LEI Nº 7.395/1985 E OUTRAS PESSOAS JURÍDICAS DE CARÁTER PROFISSIONAL, CLASSISTA OU SETORIAL Holerite de recebimento pelo órgão ou secretaria governamental; Declaração de vínculo da associação/sindicato, contendo timbre/logo da instituição, nome completo do beneficiário, CPF, data e assinatura do responsável na instituição. Se a instituição não tiver carimbo, necessário informar o nome completo do responsável e função na instituição. Este documento tem validade de 90 (noventa) dias da data de solicitação de inclusão/envio do lote de movimentação para a Unimed. 19

20 ASSOCIAÇÃO/SINDICATO DE CLASSE ECONÔMICA: Carteira profissional do Conselho Profissional; Declaração de vínculo com a entidade (?), contendo timbre/logo da instituição, nome completo do beneficiário, CPF, data e assinatura do responsável na instituição. Se a instituição não tiver carimbo, necessário informar o nome completo do responsável e função na instituição. Este documento tem validade de 90 (noventa) dias da data de solicitação de inclusão/envio do lote de movimentação para a Unimed DEMAIS ORIENTAÇÕES DOCUMENTOS Documentos Estrangeiros: Não poderão ser aceitos documentos estrangeiros. O documento deverá ser traduzido pelos seguintes órgãos: Consulado, Cartório ou Tradutor Juramentado (Tradutor Oficial). Após a tradução, o documento deverá ser registrado no Cartório de Títulos e Documentos. Quando o nome do beneficiário e/ou nome da mãe estiverem abreviados no documento de identificação, o nome completo deverá ser escrito a mão, na cópia do próprio documento. Ausência de preenchimento dos campos do formulário, descritos nos itens 3 e 4, poderão gerar recusa. São consideradas rasuras: Descrição por cima de outra palavra ou letra já descrita (borrado); parte do documento digitada e parte escrita à mão (somente as assinaturas são escritas a mão); utilização de corretivo; cópia de formulário onde se perceba indícios de rasura e qualquer outra situação que torne as informações questionáveis. 20

21 3. PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DE MOVIMENTAÇÃO CADASTRAL (FORM-DVCR-01) 21

22 O Formulário de Movimentação Cadastral (FORM-DVCR-01) será utilizado exclusivamente para as seguintes movimentações: Inclusão Titular, Inclusão Dependente, 2ª Via Cartão, Alteração Cadastral ou Transferência. Importante: Quando for realizada a solicitação de alteração cadastral: É necessário descrever no campo observação o que deve ser alterado; Importante: Na Transferência de beneficiários, é necessário preencher os campos obrigatórios do formulário com os dados do novo plano/contrato. Importante: Não serão aceitos formulários de movimentação cadastral com qualquer indício de rasura. Para as movimentações que exigem o envio do formulário de movimentação cadastral (FORM-DVCR-01), todos os campos do formulário são de preenchimento obrigatório, com atenção aos itens abaixo: Operação: ASSINALAR SOMENTE A OPERAÇÃO DESEJADA, de acordo com o tipo de movimentação cadastral que será solicitada à Unimed. São estas: Inclusão Titular, Inclusão Dependente, 2ª Via Cartão, Alteração Cadastral ou Transferência. Formulários com mais de uma operação selecionada, serão criticados para correção. Nome da Empresa Contratante; Contrato de Venda: Este campo deve ser preenchido com o número do contrato da empresa, referente ao plano selecionado pelo beneficiário, no formato de sete dígitos. (Ex: ); Código do Centro de Custo PREENCHER SOMENTE QUANDO FOR NECESSÁRIO: Este campo é de preenchimento exclusivo para empresas que classificam seus beneficiários por setores, regiões, etc. (APENAS NOMENCLATURA). Plano Contratado (Número do Registro ou Nome do Plano): Esse campo deverá ser preenchido com o número de registro do plano (ex: ) ou seu nome completo (ex: tipo de acomodação + co-participação + abrangência). No caso dos contratos não regulamentados (UNIPLAN), cujos planos não possuem número de registro na ANS, a empresa deverá informar no referido campo, o nome completo do plano, destacando o módulo contratado pelo beneficiário (ex: UNIPLAN Básico + 123). Ressaltamos que, havendo alguma informação relevante ao plano optado 22

23 pelo beneficiário, o contratante ainda dispõe do campo observação para realizar as ponderações necessárias. Código ou Nome da Filial (Lotação) PREENCHER SOMENTE QUANDO FOR NECESSÁRIO: Este campo deve ser preenchido com o código ou nome da lotação/filial integrante da empresa, da qual o beneficiário faz parte. Nome do beneficiário titular: Informar nome completo; CPF; Sexo; Estado Civil; Número de telefone: Obrigatório informar pelo menos um número de telefone, com DDD. Se o número informado for um celular, inserir o nono dígito na frente do número. Data de início de vigência: Obrigatório o preenchimento para as solicitações de Inclusão (titular e dependentes), para qualquer data e no prazo máximo de até dez dias retroativos ao recebimento da solicitação na Unimed ou data do envio do lote, para movimentações encaminhadas via SGUWEB; e Transferência, sempre para o primeiro dia do mês futuro. Para as operações de Alteração Cadastral e 2ª Via de Cartão, o preenchimento deste campo não deve ser realizado. Carimbo/Assinatura da Contratante; Assinatura do Beneficiário Titular: Para beneficiários titulares menores de 18 anos, o formulário de movimentação cadastral também deverá ser assinado pelo responsável legal. Após análise da movimentação recebida, a Unimed poderá identificar possíveis inconsistências, como ausência de documentação necessária, documentação ilegível, preenchimento incorreto dos formulários, rasura, etc. Ao ter a sua movimentação recusada, a empresa deve regularizar a pendência informada pela Divisão de Cadastro e Regulação. Quando a movimentação for encaminhada via lote do SGUWEB e apresentar qualquer inconsistência que não possibilite o seu processamento, o lote será criticado, apontando os itens que necessitam ser ajustados e posteriormente devolvido, para que a empresa providencie os devidos ajustes. O prazo para o processamento da movimentação após os ajustes é de cinco dias úteis, salvo algumas exceções. 23

24 Importante: Nas movimentações de Inclusão de titular e/ou dependentes, caso o lote seja criticado e devolvido para que a empresa realize os devidos ajustes, o campo Data da Solicitação de Inclusão deve ser atualizado com a data da correção e novo envio do lote, sob pena de ter o lote recusado novamente. Quando a movimentação for entregue presencialmente na Unimed Grande Florianópolis e apresentar qualquer inconsistência que não possibilite o seu processamento, a Divisão de Cadastro e Regulação encaminhará um de pendências, através do endereço pendência.cadastro@unimedflorianopolis. com.br, sinalizando os itens que necessitam ser ajustados, para que a empresa realize os devidos ajustes. O retorno com as devidas correções deve ser encaminhado para o endereço documentos.cadastro@unimedflorianopolis. com.br, no prazo de até 24 horas úteis. Caso o envio ultrapasse este prazo, a movimentação encaminhada por não será processada e a empresa deverá encaminhar toda a documentação novamente, não somente o item que estava inconsistente. 24

25 4. PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS DE EXCLUSÃO CONTRATO COLETIVO EMPRESARIAL (FORM-DVCR-02) E CONTRATO COLETIVO POR ADESÃO (FORM-DVCR-22) 25

26 Para as movimentações de exclusão de beneficiários de Contratos Coletivos Empresariais e Contratos Coletivos por Adesão, é obrigatório o envio do formulário de exclusão: FORM-DVCR-02, para Contratos Coletivos Empresariais e FORM-DVCR-22, para Contratos Coletivos por Adesão. Seguem orientações de preenchimento: Importante: Não serão aceitos formulários de movimentação cadastral com qualquer indício de rasura. 4.1 FORM-DVCR-02: CONTRATO COLETIVO EMPRESARIAL: Nome da Empresa Contratante: Campo de preenchimento obrigatório; da Empresa Contratante: Campo de preenchimento obrigatório para exclusões solicitadas por iniciativa do beneficiário titular; Nome do Titular: Campo de preenchimento obrigatório; do Titular: Campo de preenchimento obrigatório para exclusões solicitadas por iniciativa do beneficiário titular. Informar o do próprio beneficiário; Número de telefone: Informar pelo menos um número de telefone, com DDD. Se o número informado for um celular, inserir o nono dígito na frente do número. Logradouro: Campo de preenchimento obrigatório; Bairro: Campo de preenchimento obrigatório; Cidade: Campo de preenchimento obrigatório; Estado: Campo de preenchimento obrigatório; CEP: Campo de preenchimento obrigatório; Complemento: Campo de preenchimento obrigatório; Motivos de Exclusão (Por iniciativa do Beneficiário Titular): SEMPRE obrigatório constar a assinatura da Contratante e do beneficiário titular: 41 Rompimento do Contrato por Iniciativa do Beneficiário: Deve ser utilizado nos casos em que a solicitação não se enquadrar em nenhum dos demais motivos Exclusão do dependente por perda de vínculo com o titular (a pedido do Titular): Nos casos em que o dependente deixar de preencher as condições de admissão como dependente (Ex.: separação/divórcio, filho completou a idade máxima prevista no contrato, etc.) Migração para outra operadora: Utilizado nos casos de troca de Operadora, 26

27 mesmo sem preencher os requisitos da portabilidade; 76 - Migração ou mudança de plano na mesma Unimed: Quando deseja migrar para outro plano da Operadora; 77 - Viagem ou mudança de domicílio: Em razão de viagem ou mudança de Cidade/Estado/País; 78 - Dificuldades com a rede/agendamento: Em razão de insatisfação com a rede assistencial da Operadora e/ou prazos de atendimento; 79 - Dificuldades na autorização: Em razão de insatisfação pelas dificuldades na autorização de procedimentos; 81 - Insatisfeito com o atendimento do plano: Em razão de insatisfação no atendimento; 82 - Plano está muito caro: Em razão do valor da mensalidade/co-participação. Motivos de Exclusão (Por iniciativa da Contratante): A assinatura da Contratante SEMPRE é obrigatória. A assinatura do beneficiário titular não é obrigatória (os formulários de exclusão por iniciativa da Contratante que forem assinados pelo titular podem ser aceitos): 42 Desligamento da Empresa (Contrato Coletivo Empresarial): Esse motivo deverá ser utilizado exclusivamente para os Contratos Coletivos Empresariais Exclusão do dependente por perda de vínculo com o titular (a pedido da Contratante): Nos casos em que a Empresa Contratante tomar conhecimento que o beneficiário deixou de preencher as condições de admissão como dependente (Ex.: separação/divórcio, filho completou a idade máxima prevista no contrato, etc.). 84 Beneficiário inadimplente com a Contratante: Em razão de inadimplência do beneficiário com a Empresa Contratante. 44 Óbito: Utilizado nos casos de falecimento do titular e/ou dependentes. É imprescindível o preenchimento da data do óbito, uma vez que, nesses casos, o beneficiário é excluído no dia posterior à data informada. É obrigatório, ainda, o envio da certidão de óbito, para fins de comprovação e devolução de valores pro rata que porventura existam. a) Caso o óbito seja do titular: Obrigatória a assinatura somente da Contratante, desde que seja apresentada a certidão de óbito. 27 b) Caso o óbito seja de um dos dependentes: Obrigatória a assinatura da Contratante e do Beneficiário Titular, desde que seja apresentada a certidão de óbito.

28 Data de Exclusão: a) A exclusão por iniciativa do beneficiário tem efeito imediato a partir da data de ciência da operadora. É proibida a exclusão programada (data futura) quando o pedido ocorrer por iniciativa do beneficiário. No SGUWEB: Data de envio do lote = Data de solicitação de exclusão. No atendimento presencial: Data de entrega da documentação = Data de solicitação de exclusão. b) Nos pedidos de exclusão por iniciativa do (a) Contratante, a exclusão deverá ser programada (data futura) para o primeiro dia do mês futuro. c) Nas exclusões por óbito, a data de exclusão é o dia seguinte ao óbito do beneficiário. Questionário de Exclusão Manutenção do plano para Demitidos e/ou Exonerados sem Justa Causa ou Aposentados: Deve ser preenchido conforme as orientações que constam no FORM-DVCR FORM-DVCR-22: CONTRATO COLETIVO POR ADESÃO: Nome da Empresa Contratante: Campo de preenchimento obrigatório; da Empresa Contratante: Campo de preenchimento obrigatório para exclusões solicitadas por iniciativa do beneficiário titular; Nome do Titular: Campo de preenchimento obrigatório; do Titular: Campo de preenchimento obrigatório para exclusões solicitadas por iniciativa do beneficiário titular. Informar o do próprio beneficiário; Número de telefone: Informar pelo menos um número de telefone, com DDD. Se o número informado for um celular, inserir o nono dígito na frente do número. Logradouro: Campo de preenchimento obrigatório; Bairro: Campo de preenchimento obrigatório; Cidade: Campo de preenchimento obrigatório; Estado: Campo de preenchimento obrigatório; CEP: Campo de preenchimento obrigatório; Complemento: Campo de preenchimento obrigatório; Motivos de Exclusão (Por iniciativa do Beneficiário Titular): SEMPRE obrigatório constar a assinatura da Contratante e do beneficiário titular: 28

29 41 Rompimento do Contrato por Iniciativa do Beneficiário: Deve ser utilizado nos casos em que a solicitação não se enquadrar em nenhum dos demais motivos Exclusão do dependente por perda de vínculo com o titular (a pedido do Titular): Nos casos em que o dependente deixar de preencher as condições de admissão como dependente (Ex.: separação/divórcio, filho completou a idade máxima prevista no contrato, etc). 74 Portabilidade de Carências (exclusivo para Contratos Coletivos por Adesão): Nos casos de exclusão para trocar de plano de saúde, sem cumprir carências no novo plano; 75 - Migração para outra operadora: Utilizado nos casos de troca de Operadora, mesmo sem preencher os requisitos da portabilidade; 76 - Migração ou mudança de plano na mesma Unimed: Quando deseja migrar para outro plano da Operadora; 77 - Viagem ou mudança de domicílio: Em razão de viagem ou mudança de Cidade/Estado; 78 - Dificuldades com a rede/agendamento: Em razão de insatisfação com a rede assistencial da Operadora e/ou prazos de atendimento; 79 - Dificuldades na autorização: Em razão de insatisfação pela demora na autorização de procedimentos; 81 - Insatisfeito com o atendimento do plano: Em razão de insatisfação no atendimento dos profissionais cooperados e rede assistencial (hospitais, laboratórios, clínicas, etc.); 82 - Plano está muito caro: Em razão do valor da mensalidade/co-participação. Motivos de Exclusão (Por iniciativa da Contratante): A assinatura da Contratante SEMPRE é obrigatória. A assinatura do beneficiário titular não é obrigatória (os formulários de exclusão por iniciativa da Contratante que forem assinados pelo titular podem ser aceitos): 70 Desligamento da Empresa (Contrato Coletivo por Adesão): Esse motivo deverá ser utilizado exclusivamente para os Contratos Coletivos por Adesão Exclusão do dependente por perda de vínculo com o titular (a pedido da Contratante): Nos casos em que a Empresa Contratante tomar conhecimento que o beneficiário deixou de preencher as condições de admissão como dependente (Ex.: separação/divórcio, filho completou a idade máxima prevista no contrato, etc.). 84 Beneficiário inadimplente com a Contratante: Em razão de inadimplência 29

30 do beneficiário com a Empresa Contratante. 44 Óbito: Utilizado nos casos de falecimento do titular e/ou dependentes. É imprescindível o preenchimento da data do óbito, uma vez que, nesses casos, o beneficiário é excluído no dia posterior à data informada. É OBRIGATÓRIO, ainda, o envio da certidão de óbito, para fins de comprovação e devolução de valores pro rata que porventura existirem. a) Caso o óbito seja do titular: Obrigatória a assinatura somente da Contratante, desde que seja apresentada a certidão de óbito. b) Caso o óbito seja de um dos dependentes: Obrigatória a assinatura da Contratante e do Beneficiário Titular, desde que seja apresentada a certidão de óbito. Data de Exclusão: a) A exclusão por iniciativa do beneficiário tem efeito imediato a partir da data de ciência da operadora. É proibida a exclusão programada (data futura) quando o pedido ocorrer por iniciativa do beneficiário. No SGUWEB: Data de envio do lote = Data de solicitação de exclusão. No atendimento presencial: Data de entrega da documentação = Data de solicitação de exclusão. b) Nos pedidos de exclusão por iniciativa do (a) Contratante, a exclusão deverá ser programada (data futura) para o primeiro dia do mês futuro. c) Nas exclusões por óbito, a data de exclusão é o dia seguinte ao óbito do beneficiário. Após análise da movimentação recebida, a Unimed poderá identificar possíveis inconsistências, como ausência de documentação necessária, documentação ilegível, preenchimento incorreto dos formulários, rasura, etc. Ao ter a sua movimentação recusada, a empresa deve regularizar a pendência informada pela Divisão de Cadastro e Regulação. Quando a movimentação for encaminhada via lote do SGUWEB e apresentar qualquer inconsistência que não possibilite o seu processamento, o lote será criticado, apontando os itens que necessitam ser ajustados e posteriormente devolvido, para que a empresa providencie os devidos ajustes. O prazo para o processamento da movimentação após os ajustes é de cinco dias úteis, salvo algumas exceções. 30

31 31 Quando a movimentação for entregue presencialmente na Unimed Grande Florianópolis e apresentar qualquer inconsistência que não possibilite o seu processamento, a Divisão de Cadastro e Regulação encaminhará um de pendências, através do endereço pendência.cadastro@unimedflorianopolis. com.br, sinalizando os itens que necessitam ser ajustados, para que a empresa realize os devidos ajustes. O retorno com as devidas correções deve ser encaminhado para o endereço documentos.cadastro@unimedflorianopolis. com.br, no prazo de até 24 horas úteis. Caso o envio ultrapasse este prazo, a movimentação encaminhada por não será processada e a empresa deverá encaminhar toda a documentação novamente, não somente o item que estava inconsistente.

32 5. CANAL PARA ENVIO DAS MOVIMENTAÇÕES CADASTRAIS 32

33 5.1 SGUWEB O Módulo SGUWEB é uma ferramenta desenvolvida pela Unimed Federação, com o objetivo de agilizar e facilitar as solicitações cadastrais realizadas pelas empresas contratantes. A utilização do módulo SGUWEB é simples e rápida e não requer instalação, uma vez que o acesso é online, através da web. O login e senha para primeiro acesso ao SGUWEB deverão ser solicitados através do loginsgu@unimedflorianopolis.com.br. Nesta solicitação, a empresa deverá informar: Nome completo do usuário do sistema, do usuário do sistema, Razão Social e CNPJ da empresa contratante. A empresa receberá o login e senha do sistema através de ACESSAR O MÓDULO SGUWEB Link de acesso: Usuário: Conforme informado Senha: Conforme informado OBS: O Módulo SGUWEB é testado e homologado para o Google Chrome. Manter o navegador atualizado é fundamental para o seu funcionamento correto. O sistema também funciona no navegador Mozilla Firefox, porém, no primeiro o desempenho é melhor. OBS 2: Problemas no computador do usuário podem vir a ocasionar erros de desempenho e funcionamento do Módulo SGUWEB. Testar o mesmo ou outro acesso (login) e o mesmo processo em outro computador ajuda a identificar a causa do erro. OBS 3: Instabilidades nos provedores de Internet prejudicam o funcionamento adequado do SGUWEB, bem como a navegação como um todo. Redes mal configuradas ou com bloqueios de acesso podem ocasionar dificuldades na utilização. OBS 4: Caso o navegador esteja atualizado em todos os computadores, a Internet esteja em perfeito funcionamento (verificar com a TI) e o SGUWEB apresentar algum erro, possivelmente é necessária a limpeza da memória cache do navegador. Se o usuário não se sentir apto a realizar este procedimento, deve procurar a sua TI. 33

34 OBS 5: Erros e instabilidades no Módulo SGUWEB deverão ser comunicados, para tratativa junto à TI da Unimed Grande Florianópolis. Suporte à rede e/ou computadores da empresa contratante não são de nossa responsabilidade. OBS 6: Todas as informações preenchidas no SGUWEB deverão estar de acordo com as informações preenchidas no formulário de movimentação cadastral e nos documentos encaminhados nos lotes, sujeitas a análise e devolução, em caso de divergências MOVIMENTAÇÃO CADASTRAL DE BENEFICIÁRIOS Para realizar a movimentação cadastral, a empresa deverá selecionar o contrato desejado. Quando existir mais de uma opção de plano contratado, todos eles aparecerão na tela Início, para seleção. Em caso de dúvidas a respeito da escolha, ao clicar sobre o contrato aparecerão os Dados do Contrato de Venda, com as principais informações do contrato selecionado, tais como: Número do contrato, número do produto registrado na ANS e descrição do plano, nome da Empresa Contratante e Vendedor (conforme tela abaixo): Após a seleção do contrato, o próximo passo é definir o tipo de Movimentação Cadastral que será realizada, na aba Movimentar Contrato, opção Gerar novo movimento : Inclusão, Exclusão, Transferência, Alteração Cadastral, 2ª Via de Cartão ou Solicitação de Exclusão (Beneficiário). Botão Incluir Beneficiário No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Incluir Beneficiário : 34

35 a) Inclusão de novo titular: Selecionar o grau de dependência Titular ; b) Inclusão de novo dependente: Selecionar o grau de dependência desejado, conforme definido em contrato. OBS: Para o processamento da inclusão de dependentes, é necessário selecionar e vincular o respectivo titular. Para localizar o titular, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização do beneficiário através do nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo. a) Preenchimento dos dados pessoais do novo beneficiário (Dados de Pessoa): CPF: O preenchimento do número de CPF é obrigatório para todos os titulares e para dependentes com 12 anos ou mais. Nome Completo: Deve ser preenchido conforme documento oficial e atualizado do beneficiário. Não poderá conter abreviações. Nome da Mãe: Deve ser preenchido conforme documento oficial e atualizado do beneficiário. Não poderá conter abreviações. Data de Nascimento Sexo 35

36 Estado Civil: Em caso de inclusão de dependentes com grau de dependência Companheiro (a), o Estado Civil deverá ser União Estável. País de Origem b) Preenchimento dos Documentos de Identificação Selecionar o documento que será inserido e preencher o campo Nr. Documento para registrar a alteração. Caso seja necessário excluir o documento informado, clicar no botão, localizado no lado direito da página, conforme imagem abaixo: O preenchimento dos demais documentos é opcional e devem ser preenchidos sempre que disponível. c) Preenchimento dos Dados Empregatícios do Beneficiário: Data de Admissão/Vinculação: Preenchimento obrigatório quando o grau de dependência for Titular. Tipo do Colaborador: Preenchimento obrigatório quando o grau de dependência for Titular. Matrícula do Colaborador: Preenchimento opcional, quando o grau de dependência for Titular. Código do Agrupamento: Preenchimento obrigatório quando o grau de 36

37 dependência for Titular. Centro de Custo: Preenchimento obrigatório quando o grau de dependência for Titular. d) Preenchimento dos Dados do Beneficiário: Data Termo de Guarda: Preenchimento obrigatório quando o grau de dependência for Filhos Adotivos ou Filhas Adotivas. Data de Solicitação de Inclusão: É preenchido automaticamente com a data de envio do lote para a Unimed. Quando o movimento for criticado e devolvido para que a empresa ajuste, esta data deve ser atualizada manualmente, com a data do novo envio do lote. Data de Início de Vigência: A partir desta data, o beneficiário passa a ter direito de utilizar o plano de saúde. Não é permitida a data de vigência com mais de 10 dias retroativos a data de envio do lote. Convênio da Farmácia: Não está disponível para o contrato. e) Preenchimento dos Dados de Endereço Ao preencher o CEP, o SGUWEB irá preencher o nome da rua, bairro e cidade automaticamente. Quando o CEP for geral, o endereço deverá ser preenchido manualmente. É obrigatório o preenchimento dos campos: CEP, Logradouro, Número, Bairro, Cidade e Estado. OBS: O endereço sempre ficará vinculado ao titular e será replicado automaticamente aos dependentes. 37

38 f) Preenchimento dos Dados de Contato O registro dos dados de Contato do beneficiário deverá ser realizado na tela Contato Titular, conforme imagem abaixo: IMPORTANTE: Na inclusão de um beneficiário titular é obrigatório o preenchimento de um número de telefone para contato, em atendimento às normas da ANS. g) Anexar os documentos para envio à Unimed Para anexar o formulário e os documentos correspondentes aos beneficiários, é necessário clicar na aba Anexos e selecionar a opção Alterar. O sistema abrirá a tela Grava Documentos para selecionar o arquivo a ser anexado, conforme imagem abaixo: 38

39 OBS: Poderão ser anexados arquivos nas seguintes extensões:.pdf;.jpg;.doc e.htm Após a inserção do anexo, o movimento deverá ser Concluído, para envio à Unimed. Botão Alterar Beneficiário No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Alterar Beneficiário : 39

40 Para localizar o beneficiário, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização através do nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo. Após a seleção do beneficiário, deverá ser processada a alteração solicitada. Os dados que podem ser alterados: a) Titular Nome do beneficiário Data de nascimento Nome da mãe Sexo Estado civil Data de admissão Documentos de identificação Endereço Telefone de contato b) Dependente Nome do beneficiário Data de nascimento Nome da mãe Sexo Estado civil Documentos de identificação OBS: É obrigatório o envio do documento que comprova a necessidade de alteração do cadastro do beneficiário. 40

41 Após a inserção do anexo, o movimento deverá ser Concluído, para envio à Unimed. Botão Excluir Beneficiário No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Excluir Beneficiário. Para localizar o beneficiário, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização através do nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo. Com o beneficiário selecionado, iniciar o preenchimento dos dados de exclusão, na aba Dados para Exclusão, conforme imagem abaixo: OBS: Esta tela deverá ser usada somente quando a solicitação de exclusão for por iniciativa da Empresa Contratante OBS: Todos os motivos de exclusão estão descritos no item 4 deste documento. 41

42 Quando selecionado o motivo 42 - DESLIGAMENTO DA EMPRESA (CONTRATO COLETIVO EMPRESARIAL) é obrigatório o preenchimento dos campos, conforme abaixo: a) O titular contribuiu no pagamento da mensalidade do seu plano? Não : Não é obrigatório o preenchimento dos demais campos. Sim : É obrigatório o preenchimento dos itens Tempo de contribuição no plano de saúde e Motivo Desligamento Empresa. b) Motivo Desligamento Empresa Outros : Não é obrigatório o preenchimento dos demais campos. Aposentadoria ou Demissão/Exoneração sem Justa Causa : É obrigatório o preenchimento dos itens Optou pela manutenção do plano na condição de ex-empregado? ; Ciência Plano Ex-empregado e Aposentou e continuou trabalhando sem interrupção do contrato de trabalho?. Quando selecionado o motivo 44 ÓBITO, é obrigatório o preenchimento dos campos Data do óbito e Motivo do óbito. Importante: Nas exclusões solicitadas por motivo 44 ÓBITO, a data de exclusão deverá ser preenchida com um dia após o óbito. Ex: Beneficiário faleceu em 15/09/2016. O formulário e o SGUWEB deverão estar preenchidos com a data de exclusão de 16/09/2016. Para anexar o formulário e os documentos correspondentes aos beneficiários, é necessário clicar na aba Anexos e selecionar a opção Alterar. O sistema abrirá a tela Grava Documentos para selecionar o arquivo a ser anexado. OBS: Poderão ser anexados arquivos nas seguintes extensões:.pdf;.jpg;.doc e.htm Após a inserção do anexo, o movimento deverá ser Concluído, para envio à Unimed. Botão Transferir Beneficiários No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Transferir Beneficiário. 42

43 Para localizar o beneficiário, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização através do nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo. Com o beneficiário selecionado, iniciar o preenchimento dos dados de transferência, na aba Dados Contrato Destino, conforme imagem abaixo: a) Preenchimento dos Dados Contrato Destino: Contrato de Venda: Selecionar o contrato para transferência do beneficiário. Código do Agrupamento Centro de Custo Data de início de Vigência: Nos casos de transferência, deverá ser preenchida SEMPRE com o primeiro dia do mês futuro. b) Anexar os documentos para envio à Unimed Para anexar o formulário e os documentos correspondentes aos beneficiários, é necessário clicar na aba Anexos e selecionar a opção Alterar. O sistema abrirá a tela Grava Documentos para selecionar o arquivo a ser anexado. OBS: Poderão ser anexados arquivos nas seguintes extensões:.pdf;.jpg;.doc e.htm Após a inserção do anexo, o movimento deverá ser Concluído, para envio à Unimed. 43

44 Botão Solicitar 2ª Via do Cartão No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Solicitar 2ª Via do Cartão : Para localizar o beneficiário, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização através do nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo. Com o beneficiário selecionado, clicar na aba Motivo da 2ª Via do Cartão, conforme imagem abaixo e selecionar a opção desejada: EXTRAVIO ROUBO LIBERAÇÃO DE CARÊNCIA OUTROS CARTEIRA NÃO RECEBIDA: Só pode ser utilizado nos casos em que a carteirinha não foi recebida em até 60 dias. Lembrando que as solicitações realizadas por esse motivo durante esse período não são cobradas. As emissões realizadas após 60 dias, serão cobradas normalmente. OBS: Nas solicitações de 2ª Via de Cartão não é necessário encaminhar documentos anexos. Após a conclusão do movimento, enviar o lote para a Unimed. Botão Exclusão Solic. Beneficiário No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Exclusão Solic. Beneficiário : Para registrar a solicitação de exclusão por iniciativa do beneficiário, selecionar o beneficiário desejado, que poderá ser localizado através da opção Filtrar, a partir do seu número de carteira, CPF e/ou nome de beneficiário. 44

45 Com o beneficiário selecionado, clicar em Próximo, para prosseguir com a solicitação: No Passo 2, consta um link com o conteúdo do Art. 15 da RN 412/2016, onde são listadas as implicações previstas no cancelamento/exclusão do plano de saúde: No Passo 3, a solicitação de exclusão é registrada no sistema. Selecionar o beneficiário que pretende ser excluído e o motivo de exclusão solicitado: 45

46 Após a seleção do beneficiário e motivo de exclusão, preencher TODOS os dados de endereço do beneficiário, inclusive o endereço de . Na opção Confirmação do Cancelamento, sempre selecionar o campo , se o beneficiário desejar receber a confirmação do cancelamento via ou Correspondência, se o beneficiário desejar receber a confirmação do cancelamento via carta. Anexar o formulário de exclusão devidamente preenchido, conforme o SGUWEB e clicar em PRÓXIMO : Após a criação do movimento de exclusão, enviar lote para a Unimed. Botão Alterar Movimento As movimentações cadastrais de Inclusão, Alteração, Exclusão, Transferência ou 2ª Via de Cartão poderão ser alteradas antes do envio do lote à Unimed, conforme orientação a seguir. Para realizar tais alterações, a empresa deverá selecionar o contrato desejado e, na aba Movimentar Contrato, clicar na opção Alterar Movimento. 46

47 Para iniciar a alteração do movimento, selecionar o beneficiário desejado, que poderá ser localizado através da opção Filtrar, a partir do seu número de carteira, CPF e/ou nome de beneficiário. Após a localização do beneficiário, para que o movimento seja alterado, selecionar a opção Alterar. Em caso de desistência da movimentação registrada, a mesma poderá ser excluída, selecionando o movimento e a opção Excluir : O preenchimento dos campos na alteração de movimento registrado deverá estar de acordo com as orientações anteriores para Inclusão, Alteração, Exclusão, Transferência e 2ª Via de Cartão. Todas as movimentações registradas estarão com a coluna Efetivação com status Válido. Botão Enviar Lote para a Unimed As movimentações cadastradas via SGUWEB serão encaminhadas à Unimed através de lotes de movimentação. Para o envio do mesmo é necessário que todas as movimentações registradas estejam com status Válido. Com o contrato selecionado, acessar a aba Movimentar Contrato e depois, Enviar Lote para a Unimed. Os lotes pendentes de envio serão listados na tela Selecionar Lote, conforme imagem abaixo: 47

48 Selecionar o lote que será enviado para a Unimed e seguir para a próxima etapa. Na tela Emitir Documentos Pendentes, seguir para o próximo passo, pois não haverá emissão de documentos pendentes neste campo. Na tela Enviar lote, confirmar o envio do lote para a Unimed: Botão Listar Pendências O envio das movimentações de Inclusão, Alteração, Exclusão, Transferência e 2ª Via de Cartão serão encaminhados através dos lotes, cujo preenchimento das informações será validado em sistema e conferido com a documentação correspondente. Em caso de digitação de informações divergentes, que necessitem de correção, o lote é devolvido para a empresa. Com o contrato devidamente selecionado, acessar o item Movimentar contrato, opção Listar Pendências : 48

49 Para correção, selecionar o lote com a movimentação devolvida e listar as críticas dos movimentos detectados na conferência. Para visualizar as críticas dos lotes que foram devolvidos pela Unimed, clicar em Listar críticas e o sistema abrirá a janela com a seguinte configuração: Neste momento, a movimentação criticada deverá ser alterada, para que o lote possa ser retornado à Unimed, para processamento. 49

50 Botão Relatórios Ao selecionar o contrato de venda, é possível extrair dois tipos de relatório: Beneficiários: Possibilita a geração de relatório com o total de beneficiários ativos, inativos ou todos. Na aba Filtros e opções, é possível selecionar a informação desejada para a composição do relatório. Na aba Documentos Gerados, é possível baixar o documento gerado pelo SGUWEB. O formato deste documento é planilha.csv Lotes Movimento: Possibilita a geração de relatório dos lotes criados e enviados para a Unimed. Pode ser filtrado por contrato (de/até), número de lote, data de envio (de/até), data de conclusão (de/até), situação do lote e nome completo do beneficiário. O formato deste documento pode ser planilha.csv ou.pdf OBS: Em caráter excepcional, a Unimed Grande Florianópolis disponibiliza um canal para entrega de movimentações cadastrais de forma presencial. Atualmente, os dias e horários de atendimento são: Segundas, quartas e sextas feiras, das 13h15min às 16h45min, na Sede da Unimed Grande Florianópolis (Rua Dom Jaime Câmara, 94, Centro, Florianópolis). Caso haja alguma pendência na documentação entregue no atendimento presencial, a empresa receberá a solicitação de correção através do pendencia.cadastro@unimedflorianopolis.com.br para tratativa. O documento corrigido deverá ser encaminhado em até 24 horas úteis, para o documentos.cadastro@unimedflorianopolis.com.br. Caso a pendência não seja corrigida, a movimentação cadastral com erro apontado é arquivada e a empresa deverá encaminhar nova documentação. 50

51 6. APROVEITAMENTO DE CARÊNCIAS E DECLARAÇÃO DE SAÚDE 51