FORMULÁRIOS O FORMULÁRIO É UM MÉTODO UTILIZADO PARA A ORGANIZAÇÃO ATINGIR DETERMINADO OBJETIVO.

Tamanho: px

Começar a partir da página:

Download "FORMULÁRIOS O FORMULÁRIO É UM MÉTODO UTILIZADO PARA A ORGANIZAÇÃO ATINGIR DETERMINADO OBJETIVO."

Norma da Mota Caiado
6 Há anos
Visualizações:

1 FORMULÁRIOS O FORMULÁRIO É UM MÉTODO UTILIZADO PARA A ORGANIZAÇÃO ATINGIR DETERMINADO OBJETIVO. OS MÉTODOS SÃO UTILIZADOS PELAS EMPRESAS PARA PROPORCIONAR MAIORES ÍNDICES DE LUCRATIVIDADE ALIADOS À REDUÇÃO DE CUSTOS. Prof- Daciane de Oliveira Silva

2 Formulários eletrônicos INTRODUÇÃO Documento que possui campos pré-impressos onde são preenchidos os dados e as informações que permite a formalização do fluxo das comunicações nas organizações. (D ASCENÇÃO, 2001) Documento que transporta dados e informações de uma pessoa, ou unidade, para outra. É a materialização do dado. (ARAUJO, 2001) Ineficiência da burocracia pode estar localizada: Má elaboração dos formulários Má utilização dos formulários TIPOS: Formulários planos Formulários contínuos

3 TIPOS DE FORMULÁRIOS Formulários planos: os campos são desenhados e préimpresso em papel padronizado pela ABNT Formulários contínuos: preenchidos por impressora de computador, em grande escala. Formulários eletrônico: são elaborados por software aplicativos, que tramitam na organização por meio das redes de computador, dispensando a utilização de papel.

4 IMPORTÂNCIA DOS FORMULÁRIOS Exigências legais e governamentais Importância dos dados e informações Armazenamento do histórico da organização; Recuperação eficiente e eficaz de dados e informações. Padronização da comunicação Facilitar as funções de administração: Planejamento Organização Coordenação Controle

5 OBJETIVOS DOS FORMULÁRIOS Proporcionar valor legal a determinadas operações Uniformizar os procedimentos administrativos Facilitar o controle dos processos Estabelecer que dados devem ser utilizados em um processo Evitar repetição de dados; Facilitar o tratamento de dados e informações. Facilitar o fluxo de informações Facilitar a compreensão dos dados e informações.

6 REQUISITOS PARA UM BOM FORMULÁRIO Uso agradável Espaço suficiente nos campos Sequência racional e fácil para preenchimento Destaque para os títulos e itens principais Preenchimento prático Visibilidade Legibilidade Reduzir a fadiga visual Sistema eficiente de arquivamento

7 REQUISITOS PARA UM BOM FORMULÁRIO Reduzir erros na utilização Incluir apenas os títulos e subtítulos indispensáveis Agrupar títulos e subtítulos do geral para o particular Realçar as diversas partes do formulário Evitar disposição diferente da existente na origem das informações Permitir economia (papel e impressão) Simplificar (uniformizar) os modelos existentes Reduzir a quantidade de vias (cópias) Selecionar o tipo e tamanho mais mais adequados de papel Selecionar o meio de impressão mais adequado

8 ELABORAÇÃO DE FORMULÁRIOS Levantamento e análise das necessidades Inventário dos formulários existentes Levantar o fluxo de trabalho e a presença das informações Estudar a viabilidade de aproveitar os formulários existentes Elaboração de novos formulários Identificar as informações importantes Desenhar o layout do formulário Tamanho e formato do papel Vantagens do formato padronizado Padrão ISO Padrão brasileiro Norma PB-4 (ABNT 1945)

9 ALGUNS FORMATOS DE PAPEL (ISO) A Folhas C Envelopes Format Tamanho Forma Tamanho A0 o 841 (mm) x C0 to 917 (mm) x A1 594 x 841 C1 648 x 917 A2 420 x 594 C2 458 x 648 A3 297 x 420 C3 324 x 458 A4 210 x 297 C4 229 x 324 A5 148 x 210 C5 162 x 229 A6 105 x 148 C6 114 x 162 A7 74 x 105 C7 81 x 114 A8 52 x 74 C8 57 x 81

10 ALGUNS FORMATOS DE PAPEL (ISO) B Cartazes Format B0 o Tamanho (mm) x B1 707 x B2 500 x 707 B3 353 x 500 B4 250 x 353 B5 176 x 250 A-5 A - 7 A - 8 A-3 A - 6 A-4 A-1 A-2

11 FORMATOS DE PAPEL BRASILEIROS Formato Ofício duplo Ofício simples Memorando Bloco Talão Bloco Papel 2 A Papel 2 B Cartolina Cartolina Tamanho (mm) 440 x x x x x x x x x x 76

12 ELABORAÇÃO DE FORMULÁRIOS Tipo e qualidade do papel Duração do formulário Importância Quantidade e destino das vias Uso ou finalidade do formulário Norma PB 530 (ABNT 1977) Peso do papel Quantidade de cópias Menores despesas postais Menor espaço para arquivamento Menor custo

13 ELABORAÇÃO DE FORMULÁRIOS Cores Diferenciar formulários Orde m 1 Impressão Preta Fundo (papel) Verde Diferenciar as vias Destaque para certos campos Verde Roxa Azul Branco Branco Branco Exigências da legislação Padrões da organização Branca Preta Amarela Azul Branco Preto Economia: Gráfica plana Impressão contínua Fácil reconhecimento Branca Branca Branca Roxa Verde Roxa Roxo Verde Preto Amarelo Roxo Verde

14 EXEMPLO

15 TÉCNICAS NA ELABORAÇÃO DE FORMULÁRIOS 1- Periférica Escalonamento das informações por prioridade de consulta; Ordenamento das informações segundo sua origem; Dimensionamento dos campos a serem preenchidos; Atender o contraste das cores; Cálculo de consumo e estabelecimento de estoque mínimo e máximo; Determinação do tempo de duração e frequência de manuseio do formulário;

16 TÉCNICAS NA ELABORAÇÃO DE FORMULÁRIOS 1- Corporativa Exige do responsável pelo estudo, um conhecimento acima do razoável, do funcionamento da organização; Através da análise e discussão da comparação dos itens do formulário permite várias alternativas de ações possíveis na sua reformulação.

17 FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS DCTF 3.0

18 FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS DIRPF2004

19 FORMULÁRIOS ELETRÔNICOS PJSI 2004

20 RECOMENDAÇÕES FINAIS * Em formulários de uso interno, o nome da empresa é dispensável, bastando apenas a utilização do logotipo; *A redação deve ser clara, objetiva e acessível a quem responde e não a quem pergunta; * Não usa terminologias específicas de certas áreas do saber; * Usar campos definidos para resposta; * Evitar linha pontilhada para resposta; * Considerar o custo final da confecção do formulário; * Usando siglas e significados e abreviações, seu significado.

Documentos relacionados

Administração de Processos FORMULÁRIOS. Prof. M.Sc. Aécio Flávio de Paula Filho

Administração de Processos FORMULÁRIOS Prof. M.Sc. Aécio Flávio de Paula Filho FORMULÁRIOS INTRODUÇÃO Documento que possui campos delineados para coleta e registro de dados e informações necessários ao