NOVAS FUNCIONALIDADES CLOUD SUITE PMS/POS. NEWHOTEL 2017 software

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1 NOVAS FUNCIONALIDADES CLOUD SUITE PMS/POS NEWHOTEL 2017 software

2 Índice Front Office... 1 Novo Campo Relatório Gestão de Reservas... 1 Registo de Operações efetuadas nas Reservas... 2 Novo campo para comentário no Check-Out... 3 Menu de Faturas Expandido... 4 Aceder às Notificações através do Planning de Alojamentos... 5 Copiar Reserva através do Planning de Alojamentos... 7 Aceder a Movimentos da Reserva através do Planning de Alojamentos... 9 Mensagem de Alerta ao alterar reservas no Planning de Alojamentos Nova coluna em Hóspedes Bookmark para Nome e Apelido Movimentos Novo campo para manter janela de Novos Movimentos aberta Criar série de Faturas Proforma Emissão de Faturas Proforma Consulta de Faturas Proforma Criar série de Notas de Débito Emissão de Notas de Débito Tarifas Novo separador para criar exceções aos preços para crianças Criação de Allotments Garantidos Configurar Allotment Garantido para um determinado periodo de tempo / afectação da disponibilidade Visualização de Allotments no Room Planning (Planning de Alojamentos) Visualização de Allotments no Dashboard Criação de Reserva de Allotment dentro da Release Criação de Reserva de Allotment fora da Release Relatórios Novo Relatório Pickup Daily Next 5 Months Novo Relatório Commissions Report by Sales Person Novo Relatório Income Market Sources and Segments Novo Relatório Malfunction Novo Relatório Forecast USAH per Period Inserção de Budget no relatório: Pickup Daily Next 5 Months... 63

3 Novos campos adicionados ao relatório: Housekeeping Daily Configurações Visualização de três taxas de IVA no relatório Services Eliminar informação do campo profissão Criar e visualizar Quartos Virtuais Administração Limitar segmentos de Mercado por Origem Configuração para receber s enviados Desativar estados de Reservas Registo de operações que afectam disponibilidade Impossibilidade de fechar PMS sem POS encerrado Alteração de passwords de utilizadores Novos estados de Quartos Anular faturas no mês de emissão Exportação de um ficheiro XML para INE BackOffice POS Permissões para fecho do dia Registo de utilizador que realizou o fecho do dia... 93

4 Front Office Novo Campo Relatório Gestão de Reservas Aceder a Front-Office > Bookings Manager (Gestão de Reservas) O relatório Gestão de Reservas apresenta um novo campo, referente ao Tipo de reserva (Standard, House-use, Complementary). Selecionando a opção Print (Imprimir), pode escolher-se qual a informação que se pretende visualizar no relatório: Show Housekeeping (Mostrar Housekeeping); Show Comments (Mostrar Comentários); Show Guests (Mostrar Hóspedes). Após selecionar a informação pretendida, deverá clicar na opção: Print (Imprimir) e o relatório Manage Reservations (Gestão de Reservas) é apresentado. 1

5 Registo de Operações efetuadas nas Reservas Aceder a Front-Office > Bookings Manager (Gestão de Reservas) Agora no Booking Manager (Gestão de Reservas), acedendo a uma reserva, encontra-se disponível a opção Logs (Registos) que permite visualizar informação detalhada sobre a criação e alterações efetuadas na reserva em questão, apresentando os seguintes dados: Date (Data), Time (Hora), User (Utilizador), Operation (Operação) e Description (Descrição). Aceder a Bookings Manager (Gestão de Reservas) e selecionar a reserva em que pretende visualizar os registos de operações. Após entrar na reserva, selecionar a opção Logs (Registos). 2

6 Novo campo para comentário no Check-Out Aceder a Front-Office > Bookings Manager (Gestão de Reservas) Foi adicionado o campo/popup Comentários na janela Check-Out. Aceder a uma reserva no Bookings Manager (Gestão de Reservas) e selecionar a reserva a que se pretende efetuar Check-Out. É apresentado um popup no canto superior direito com a informação que se encontra na tab Comentários da reserva. Este campo também se encontra disponível na janela Checkout. 3

7 Menu de Faturas Expandido Aceder a Front-Office > Bookings Manager (Gestão de Rerservas) Neste momento quando se acede à opção de criação de Nova Reserva, o menu Invoice (Faturas) encontra-se expandido, permitindo assim uma visão e acesso rápido, a todas as funcionalidades deste menu. Aceder a Bookings Manager (Gestão de Reservas) e selecionar a reserva pretendida. O mesmo acontece se entrarmos diretamente no ecrã de criação de nova reserva. 4

8 Aceder às Notificações através do Planning de Alojamentos Aceder a Front-Office > Room Planning (Planning de Alojamentos) Neste momento existe um novo atalho no Room Planning (Planning de Alojamentos) para a ferramenta Notificações. Aceder ao Room Planning (Planning de Alojamentos) e clicar com o lado direito do rato em cima da reserva que se pretende aceder ao atalho das Notificações e enviar a notificação. Em seguida, selecionar a opção: Notifications (Notificações). 5

9 Após clicar sobre a opção Notifications (Notificações), é aberto um ecrã com as notificações configuradas. Neste ecrã deverá selecionar a notificação pretendida. 6

10 Copiar Reserva através do Planning de Alojamentos Aceder a Front-Office > Room Planning (Planning de Alojamentos) Agora existe uma funcionalidade que permite através do Room Planning (Plano de Alojamentos) copiar os dados de uma reserva para a janela de criação de nova reserva. Desta forma, pode efetuar-se uma nova reserva com os mesmos dados da selecionada no Room Planning (Planning de Alojamentos) com os dados preenchidos automaticamente. Aceder a Room Planning (Planning de Alojamentos), clicar com o rato do lado direito sobre a reserva que se pretende copiar e selecionar a opção Copy (Copiar). Após selecionar a opção Copy (Copiar), são apresentadas as opções que se pretendem copiar para a nova reserva na janela Reservation Copy Details (Cópia Detalhes de Reservas): Include Guests (Incluir Hóspedes) e Include Credit Cards (Incluir Cartões de Crédito). Após a seleção da informação que se pretende incluir, as informações são copiadas para a janela de criação de nova reserva. 7

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12 Aceder a Movimentos da Reserva através do Planning de Alojamentos Aceder a Front-Office > Room Planning (Planning de Alojamentos) Agora existe uma funcionalidade que permite através do Room Planning (Planning de Alojamentos) aceder aos movimentos da reserva pretendida. Desta forma, pode aceder-se a todos os movimentos associados a essa reserva. Aceder a Room Planning (Planning de Alojamentos), clicar com o rato do lado direito sobre a reserva que se pretende aceder aos movimentos realizados e selecionar a opção Transactions (Movimentos). 9

13 Após a seleção da opção Transactions (Movimentos) é apresentada a janela de movimentos da reserva selecionada. Mensagem de Alerta ao alterar reservas no Planning de Alojamentos Aceder a Front-Office > Room Planning (Planning de Alojamentos) Agora ao efetuarmos alterações a reservas no Room Planning (Planning de Alojamentos), é apresentada uma mensagem de alerta, questionando o utilizador se pretende avançar com a alteração. Aceder ao Room Planning (Planning de Alojamentos) e arrastar a reserva para a data pretendida. Após a confirmação da alteração efetuada, a mesma passa a estar refletida no Room Planning (Planning de Alojamentos). 10

14 Nova coluna em Hóspedes Aceder a Front-Office > Guests (Hóspedes) Neste momento existe uma nova coluna no ecrã Guests (Hóspedes) - Client Type (Tipo de Cliente) que contém a informação do tipo de cliente configurado. Aceder à opção Hóspedes e visualizar no filter (Filtro) o campo Client Type (Tipo de Cliente) e na tabela de resultados a coluna com a informação do tipo de cliente. 11

15 Bookmark para Nome e Apelido Aceder a Front-Office > Templates (Mensagens) Foi adicionado nas mensagens um Bookmark (Marcador) para ser possível adicionar à notificação o Nome Próprio e o Apelido do Hóspede à notificação. Aceder a Templates (Mensagens), selecionar a notificação pretendida e em seguida nos Bookmarks (Marcadores) na opção Guests (Hóspedes) selecionar as opções: First Name (Nome) e Last Name (Último Nome). 12

16 Movimentos Novo campo para manter janela de Novos Movimentos aberta Aceder a Transactions (Movimentos) Agora encontra-se disponível uma opção que permite que a janela New Transaction (Novo Movimento) se mantenha aberta após inserir um novo movimento. Para isso, deverá ativar o novo campo: Keep Windows Opened. Aceder a Transactions (Movimentos) em seguida Search e selecionar a opção Insert (Inserir) e por fim, ativar a opção Keep Windows Opened. Após terminar a inserção do novo movimento, a janela de movimentos mantém-se aberta. 13

17 Criar série de Faturas Proforma Aceder a Settings (Configurações) > Series Neste momento, é possível utilizar a Fatura Proforma. Este é um documento, sem valor fiscal, que serve para orçamentar um ou mais serviços e que contém todos os detalhes da transação comercial entre o Hotel e o cliente/empresa/agência. Em primeiro lugar deverá criar a respetiva série para a fatura Proforma. Para utilizar esta funcionalidade deverá aceder a: No ecrã de series de documentos, deve criar uma nova serie de faturas proforma. 14

18 Para criar a nova serie de fatura proforma deve carregar no botão Insert (Inserir). No ecrã Document Series deve selecionar uma serie proforma já criada anteriormente, ou então carregar em (+) para adicionar a nova serie. 15

19 Após confirmar a operação com OK, é apresentado o seguinte ecrã onde devem ser preenchidos os dados apresentados em seguida: Data Information Prefix(number)/Prefixo(Número) Prefixo em formato numérico da serie de faturas proforma. Exemplo: 2017 Prefix(text)/Prefixo(Texto) Prefixo em formato texto da serie de faturas proforma. Exemplo: P Order/Pedido Selecionar o formato da serie Text+ Number / Number + Text. Exemplo: Text+ Number -> P2017 Series end/final Serie Número final ou Data final de término da serie de fatura proforma. Exemplo: Next Number/Proximo Nº Próximo número de fatura proforma. Neste caso iniciará em 1, mas caso já tenha uma sequência iniciada em outro sistema e seja dada continuidade no Cloud Pms, pode querer seguir a sequência anterior de faturação. Exemplo: 1 16

20 Após o preenchimento dos dados e a confirmação clicando no botão OK, e depois de preencher as informações solicitadas no ecrã em baixo, a operação é finalizada. Data Series/Series Document Type /Tipo Documento Default/Por Default Information Prefixo Text+ Number da serie Proforma. Exemplo: P2017 Tipo de serie de documentos. Deve selecionar para o efeito o tipo de documento de serie proforma Exemplo: Proforma invoice Marcar por Default, caso seja a serie de faturas proforma por default. Se tiver apenas uma serie, a serie única deve estar marcada. Exemplo: Default Após criada a série para a Fatura Proforma, pode proceder-se à Emissão da Fatura. Emissão de Faturas Proforma Aceder a Transactions (Movimentos) > Invoice Proforma (Fatura Proforma) Aceder ao ecrã de emissão. Este ecrã encontra-se dividido em 3 areas: A - Filtro de Pesquisa de dados B - Seleçao de Reservas para emissão de proforma C - Emissão de Fatura proforma 17

21 A Filtro de pesquisa de dados No filtro para pesquisa de reservas, temos os seguintes critérios para utilizar e obter o resultado pretendido: Data Arrival/Chegada Departure/Saida Number/Número Serie/Serie Company/Entidade Room Type/Tipo de Quarto Group/Grupo Information Permite filtrar reservas por data de chegada Permite filtrar reservas por data de saída Permite filtrar reservas por número de reserva Permite filtrar reservas por número da serie de reserva Permite filtrar reservas por Entidade de reserva Permite filtrar reservas por tipo de quarto reservado Permite filtrar reservas por Grupo ao qual a reserva pertence B- Seleção de Reservas para emissão de fatura proforma Depois de aplicado o filtro de pesquisa de dados com os critérios pretendidos, o resultado da pesquisa é apresentado no ecrã de seleção. 18

22 A informação visível de apoio para selecionarmos a/s reserva/s a emitir proforma é: Data Nº/Nº Holder/Titular Arrival/Chegada Departure/Saida Room/Quarto Room Type/Tipo alojamento Plan/Regime de Alimentação Pax/Pax Company/Empresa Contact/Contacto Voucher/Voucher Information Número de reserva Titular da reserva Data de chegada da reserva Data de saída da reserva Número do alojamento Tipo de alojamento reservado Regime de alimentação da reserva Quantidade de pax (Ad-Cr-Be) Nome da Entidade da reserva Contacto da reserva Número de Voucher da Reserva Quando se emite a Fatura Proforma podemos consultar a informação/detalhes adicionais da reserva que necessitamos fazer proforma. Para o efeito da consulta, temos disponivel no painel de seleção de dados o botao View (Visualizar). Para selecionar uma reserva para emissão da Fatura Proforma, deve ser usado o Botão Select (Selecionar) e a reserva passa de seguida para o painel C de Emissão de factura proforma. A seleção das reservas pode ser individualizada ou múltipla, podendo selecionar mais do que uma reserva para emissão de proforma. Caso o deseje efetuar, deverá carregar novamente no Botão Select (Selecionar) e as reservas selecionadas serão adicionadas à anterior. Para selecionar todas as reservas em simultaneo para o painel de emissão deverá carregar em Select all (Selecionar Todos). Esta opção aplica-se frequentemente quando necesitamos, por exemplo, de emitir a fatura proforma de várias reservas de uma mesma Entidade. 19

23 C- Emissão de Fatura proforma Para a emissão da fatura proforma deverá clicar no no botão Invoice Proforma/Fatura ProForma no painel de emissão de Faturas Proforma. Em seguida, a aplicação apresenta o ecrã de faturação onde apresenta todos os detalhes dos serviços previstos na reserva. Caso seja necessário alterar o agrupamento de dados, deve fazerse no sepadador: Grouping (Agrupar). Nesta secção deve estar selecionado um, vários ou todos os movimentos previstos para emissão da fatura proforma. Neste último ecrã de emissão de proforma, deve validar os dados do Titular da Factura proforma/selecionar outro titular(empresa/hóspede). 20

24 Validar todos os dado e carregar aceitar para guardar Se pretender imprimir deve carregar no botão Print Se pretender enviar por deve carregar no botão Pdf Se pretender Imprimir e enviar por deve carregar no botão Pdf&Print Depois de emitida a Fatura Proforma, é apresentada a seguinte mensagem que informa o número emitido: Consulta de Faturas Proforma Aceder a Transactions (Movimentos) > Search/ Invoicing Para consultar uma, varias ou todas as Faturas Proforma emitidas, deverá fazê-lo a partir do seguinte menu: 21

25 Para verificar faturas proforma devemos no painel de pesquisa selecionar em Document Type(Tipo Documento) = Proforma Invoice(Fatura Proforma): Para se visualizar o documento Fatura Proforma emitido, deverá aceder-ser à opção Print (Imprimir) disponibilizada no ecrã: 22

26 Criar série de Notas de Débito Aceder a Transactions (Movimentos) > Debit Notes (Notas de Débito) Neste momento temos disponível no PMS as Notas de Débito. 23

27 Esta funcionalidade foi criada para diminuir o montante a cobrar às entidades com as quais o hotel tem relações comerciais. Para que se possam criar Notas de Débito, em primeiro lugar deverá criar a respetiva série para a Nota de Débito. Para utilizar esta funcionalidade deverá aceder a: No ecrã de series de documentos, deve criar uma nova serie de Notas de Débito. Para criar a nova serie de Notas de Débito deve carregar no botão Insert (Inserir). 24

28 No ecrã Document Series deve selecionar uma serie de Nota de Débito já criada anteriormente, ou então carregar em (+) para adicionar uma nova serie. Após confirmar a operação com OK, é apresentado o seguinte ecrã onde devem ser preenchidos os dados apresentados em seguida: Data Information Prefix(number)/Prefixo(Número) Prefixo em formato numérico da serie de Notas de Débito. Exemplo: 2018 Prefix(text)/Prefixo(Texto) Prefixo em formato texto da serie de Notas de Débito. Exemplo: DB2 Order/Pedido Selecionar o formato da serie Text+ Number / Number + Text. Exemplo: Text+ Number -> DB

29 Series end/final Serie Next Number/Proximo Nº Número final ou Data final de termino da serie de fatura proforma. Exemplo: Próximo número de Nota de Débito. Neste caso iniciará em 1, mas caso já tenha uma sequência iniciada em outro sistema e seja dada continuidade no Cloud Pms, pode querer seguir a sequência anterior de faturação. Exemplo: 1 Após o preenchimento dos dados e a confirmação clicando no botão OK, e depois de preencher as informações solicitadas no ecrã em baixo, a operação é finalizada. Data Series/Series Document Type /Tipo Documento Default/Por Default Information Prefixo Text+ Number da serie de Notas de Débito. Exemplo: DB22018 Tipo de serie de documentos. Deve selecionar para o efeito o tipo de documento de serie proforma Exemplo: Debit Note Marcar por Default, caso seja a serie de Notas de Débito por default. Se tiver apenas uma serie, a serie única deve estar marcada. Exemplo: Default Após criada a série para as Notas de Débito, pode proceder-se à emissão da Nota de Débito. 26

30 Emissão de Notas de Débito Aceder a Transactions (Movimentos) > Debit Notes (Notas de Débito) Para criar uma nota de débito, deverá preencher os campos apresentados no seguinte ecrã: Holder (Titular): Deverá Inserir o nome ou selecionar o titular para emissão do documento. 27

31 Adress (Morada): Deverá inserir a Morada do titular. Fiscal No. (Nº Fiscal): Deverá inserir o número fiscal. Comments (Comentários): Poderá inserir um comentário adicional e que será apresentado posteriormente na Nota de Débito. Fiscal Register (Registo Fiscal): Deverá inserir o Registo Fiscal do Titular. Nota: Ao selecionar o titular correspondente, se esse titular registado no sistema conter todos os dados inseridos, os campos serão inseridos automaticamente com esses mesmos dados. Reason (Motivo): Deverá indicar o motivo que levou a emitir uma nota de débito. CheckBox Open or Unlock Accounts (Abrir ou Destrancar Contas): Deverá selecionar a CheckBox caso pretenda inserir ou alterar movimentos dentro da Conta Corrente definida. Nota: Caso a Conta Corrente já se encontra-se fechada, terá que selecionar a CheckBox - Open or Unlock Accounts (Abrir ou destrancar Contas) para abrir a Conta Corrente e proceder às respetivas operações, se aplicável. Transactions(Movimentos):É possível nesta opção, inserir novos movimentos/transações para emissão da Nota de Débito. Deverá clicar em Deverá clicar em da Nota de Débito. para adicionar um novo movimento para emissão da Nota de Débito. para remover os movimentos selecionados que não farão parte da emissão 28

32 Ao Clicar nesta opção (tab Movimentos), irá abrir uma nova janela - New Detail (Novo Detalhe) e deverá proceder à inserção de um novo Movimento, inserindo os respetivos dados nos campos disponíveis: Currency (Moeda): Deverá selecionar a moeda a aplicar ao novo movimento. Account Type) Tipo de Conta: Deverá selecionar o tipo de conta selecionada. - Deverá selecionar o número da reserva/conta. Department (Departamento): Deverá selecionar o Departamento a aplicar ao Movimento. Service (Serviço): Deverá selecionar o Serviço a aplicar ao Movimento. Meal Plan (Regime): Deverá selecionar a Modalidade de Pensão a aplicar ao Movimento. Quantity (Quantidade): Deverá inserir a quantidade de movimentos que pretende aplicar ao Movimento inserido. Valor Unitário (Unit Value): Deverá inserir o valor unitário do movimento. Amount (Quantia): Deverá inserir o valor do movimento. Tax Schema (Esquema de Impostos): Deverá selecionar o esquema de impostos a aplicar ao Movimento. CheckBox- Tax Included (Imposto Incluído): Deverá selecionar esta CheckBox caso pretenda que o valor do movimento inserido contenha já o imposto incluído (segundo configuração do próprio sistema PMS). 29

33 Clicar em OK (Aceitar) para que o movimento seja gerado dentro da Contra Corrente e para a emissão da Nota de Débito. Payments (Pagamentos): Nesta Tab, é possível selecionar o Método de Pagamento para emissão da Nota de Débito: Deverá clicar em Nota de Débito. para selecionar o mesmo Método de Pagamento da Fatura para emissão da Deverá clicar em para remover o Método de Pagamento definido. Na opção seguinte, deverá selecionar o método de pagamento: 30

34 Após todos os campos preenchidos, deverá clicar numa das opções apresentadas para emissão da Nota de débito: Na opção > Emitir + é possível emitir a Nota de Débito, gerar uma janela para gravar o Documento emitido em PDF e enviar por , para um de destino; Na opção > Emissão + Impressão é possível emitir a Nota de Débito e gerar uma janela para sua impressão ou gravá-la em PDF Na Nota de Débito emitida, irá apresentar o número correspondente e a indicação de que se trata do documento Original; Na opção > Emitir é possível emitir a Nota de Débito e gerar uma janela com a informação do número da Nota de Crédito emitida. 31

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36 Tarifas Novo separador para criar exceções aos preços para crianças Aceder a Rates (Tarifas) Agora existe um novo separador para que se possam criar exceções de preços para as crianças na tarifa definida. Selecionar a tarifa pretendida, a opção Food/Beverage (Comidas/Bebidas), o tipo de quarto e a data em que se pretende aplicar a exceção. Em seguida escolher o separador Children (Criança) e preencher com os preços pretendidos: 33

37 Criação de Allotments Garantidos Aceder a Rates (Tarifas)> Rooms/Allotments (Alojamentos/Allotments) Agora existe disponível a opção Guarantee (Garantia) nos Allotments. Para a criação de Allotments Garantidos, deve aceder-se a Rooms (Alojamentos)/Allotments. É apresentado o ecrã de criação de Allotments: Neste ecrã encontramos disponíveis as seguintes funcionalidades: Reset (Restabelecer) para atualizar toda a informação na janela Allotments. Insert (Inserir) para criar um Allotment. Edit (Editar) para editar o Allotment selecionado. Delete (Apagar) para remover o Allotment selecionado. Print (Imprimir) para imprimir ou exportar um Relatório com todos os Allotments criados no sistema. 34

38 Clicar na opção Insert (Inserir) e é apresentado o seguinte ecrã: Preencher os seguintes campos: Abbreviation (Abreviatura), deverá inserir Abreviatura para o Allotment a criar; Description (Descrição), deverá inserir a descrição para o Allotment a criar (esta descrição estará refletida em Room Planning (Planning de Alojamentos) > Planings (Planeamento). Type (Tipo), deverá selecionar o tipo de reserva a que se destina o Allotment, se para reservas Diretos ou para reservas de Entidade. Guarantee (Garantia), deverá selecionar esta opção caso o Allotment seja Garantido. Percent (Percentagem), deverá inserir a percentagem a considerar como ocupação critica do Allotment. Alarm (Alarme), deverá ativar esta opção para aplicar o alerta para quando a percentagem de uso definida for atingida. Clicar em OK (Aceitar) para confirmar a operação e guardar a informação no sistema. Nota: Após o Allotment ser criado, poderá alterá lo clicando na opção Edit (Editar) e proceder às alterações desejadas. Todos os campos se encontram desbloqueados para 35

39 edição menos o campo Guarantee (Garantido), pois uma vez que o Allotment seja criado como garantido, não pode ser alterado para contratado. Campo Guarantee (Garantia) Bloqueado a alterações: 36

40 Configurar Allotment Garantido para um determinado periodo de tempo / afectação da disponibilidade No exemplo em baixo foi configurado um determinado número de Allotments garantidos para duas tipologias de quartos para um dia em específico. A quantidade de quartos garantidos, significa que a Entidade garante pelo menos, o pagamento dessa mesma quantidade de Quartos definidos. Assim, o Hotel terá o direito de faturar a quantidade de quartos garantidos mesmo que a Entidade não os ocupe. Podemos verificar na imagem seguinte a disponibilidade de quartos do Hotel ainda sem a afetação na disponibilidade provocada pela existência de Allotments: Neste exemplo foram configurados 5 Allotments para a tipologia de quarto SM e 1 para TM para um dia em específico (8/11/2017): 37

41 Após confirmar a operação em OK (Aceitar), verifica se que os Allotments configurados para cada uma das tipologias são apresentados no ecrã: Tipologia SM: Tipologia TM: 38

42 Ao acedermos a Availability (Disponibilidade) são apresentados três campos que selecionados permitem visualizar a disponibilidade com algumas informações relevantes à afetação da disponibilidade provocada pela existência de Allotments: Allotments: É apresentada uma área no ecrã de disponibilidade com o número de allotments Garantidos e Contratados. By room Type: É apresentada uma área no ecrã de disponibilidade com o número de Allotments Garantidos e Contratados por tipologia de quarto. Take Remaining Allotments from availability: É apresentada a disponibilidade de quartos total do hotel conforme os Allotments Garantidos e Contratados existentes. Nas imagens seguintes podemos visualizar a afetação de disponibilidade conforme cada um destas opções selecionadas. Selecionando a opção Allotments, é apresentada a secção de disponibilidade de Allotments Contratados e Garantidos. Neste exemplo podemos verificar os 6 Allotments Garantidos configurados anteriormente. 39

43 Selecionando as opções Allotments e by room type, é apresentada a secção de disponibilidade de Allotments Contratados e Garantidos. Onde também podemos visualizar cada uma das tipologias de quarto existentes e os Allotments criados em cada uma delas. Neste exemplo podemos verificar para além do total de Allotments Garantidos que temos 5 Allotments para a tipologia SM e 1 para a tipologia TM. Selecionando as opções Allotments; by room type e Take Remaining Allotments from availability, é apresentada a secção de disponibilidade de Allotments Contratados e Garantidos. Onde podemos visualizar cada uma das tipologias de quarto existentes e a disponibilidade afetada pelos Allotments mediante a disponibilidade do hotel. 40

44 Em Rooms available (Quartos Disponíveis), podemos verificar a disponibilidade de quartos contabilizando os Allotments Contratados (caso estejam a ser utilizados e por consequência afectarem a disponibilidade) e os Garantidos. Visualização de Allotments no Room Planning (Planning de Alojamentos) Aceder a Room Planning (Planning de Alojamentos) > Plannings (Planeamento) Acedendo à opção Room Planning (Planning de Alojamentos) > Plannings (Planeamento), podemos visualizar quais os Allotments existentes, apresentando essa informação pelo nome do Allotment. No exemplo apresentado na imagem encontra se o número de quartos do Allotment criado e exemplificado anteriormente Allotment Newhotel. Aqui podemos verificar o número de Allotments, identificá lo pelo nome e a data para a qual os Allotments foram criados. 41

45 Associar Allotment a Entidade Aceder a Rates (Tarifas)> Contracts (Contratos) Para associar uma entidade a um Allotment, deve aceder ao menu Contracts (Contratos). Atribuir uma abreviatura; uma descrição; selecionar o Contract type (Tipo de Contrato); a rate (tarifa) a aplicar, o Allotment a associar e os restantes campos presentes no ecrã para preenchimento. Caso tenha restrições a aplicar, deverá preencher quais na área Restrictions (Restrições). Na tab Companies (Entidades), deverá clicar em Insert (Inserir) e selecionar a entidade a associar. 42

46 Criação de Reserva com Allotment Para se criar uma nova reserva com Allotment, deve selecionar se no ecrã New Reservation (Nova Reserva) a entidade que foi anteriormente associada ao Allotment. Ao selecionarmos a entidade, o campo contract (contrato) é preenchido automáticamente e a tarifa associada ao Allotment também (apresentado no capitulo anterior Associar Allotment a Entidade). 43

47 Deverá posteriormente preencher os restantes dados necessários à criação da reserva e clicar em OK (Aceitar). Após confirmar a criação da reserva, é apresentado o número da reserva criada para o Allotment. 44

48 Acedendo ao Bookings Manager (Gestão de Reservas), visualizamos a reserva criada anteriormente. Através do Room Planning (Planning de Alojamentos) também podemos visualizar esta reserva: 45

49 Nota: A disponibilidade através da Availability (Disponibilidade) não é afetada uma vez que já foi anteriormente com a criação do Allotment. A imagem seguinte demonstra que a disponibilidade não alterou após a reserva com Allotment (pode se consultar a disponibilidade antes da criação desta reserva no capitulo: Configurar Allotment Garantido para um determinado periodo de tempo / afectação da disponibilidade. 46

50 Criação de Reserva com Extra Allotment Para criarmos uma nova reserva com extra Allotment, devemos selecionar a entidade a associar ao Allotment e selecionar a opção Extra na criação da reserva. Ao selecionarmos a entidade, o campo Contract (Contrato) é preenchido automaticamente e a tarifa associada ao Allotment (apresentado no capitulo Associar Allotment a Entidade ). Após confirmar a criação da reserva, é apresentado o número da reserva criada para o Allotment. 47

51 Acedendo ao Bookings Manager (Gestão de Reservas), visualizamos a reserva criada anteriormente. Através do Room Planning (Planning de Alojamentos) também podemos visualizar esta reserva: 48

52 Nota: A disponibilidade visualizada através da Availability (Disponibilidade) é afetada uma vez que a reserva foi feita extra Allotment. A imagem seguinte demonstra que a disponibilidade alterou após a reserva com extra Allotment, diminuindo uma disponibilidade (uma vez que a reserva foi criada apenas por uma noite): Visualização de Allotments no Dashboard Quando entramos no PMS, temos a possibilidade de visualizar a percentagem de Allotments Garantidos por dia através do seguinte dashboard: 49

53 Também está disponível outro Dashboard que indica o número de Allotments Garantidos por dia: Criação de Reserva de Allotment dentro da Release Aceder a Rates (Tarifas)> Rooms/Allotments (Alojamentos/Allotments) Para criarmos uma nova reserva de Allotment dentro da release, em primeiro lugar devemos aceder a Rooms/Allotments e criar um Allotment Contratado com uma release definida. Neste menu estão disponíveis os seguintes campos para preenchimento: Abbreviation (Abreviatura), deverá inserir Abreviatura para o Allotment a criar; 50

54 Description (Descrição), deverá inserir a descrição para o Allotment a criar (esta descrição estará refletida em Room Planning (Planning de Alojamentos) > Planings (Planeamento). Type (Tipo), deverá selecionar o tipo de reserva a que se destina o Allotment, se para reservas Diretos ou para reservas de Entidade. Percent (Percentagem), deverá inserir a percentagem a considerar como ocupação critica do Allotment. Alarm (Alarme), deverá ativar esta opção para aplicar o alerta para quando a percentagem de uso definida for atingida. Guarantee (Garantia), esta opção deverá estar desativada pois estamos a criar um Allotment Contratado. Para configurar as releases dos Allotments, deverá clicar em Insert (Inserir) para criar um novo Allotment contratado e colocar a release a considerar. Após este menu acedido e devidamente preenchido, podem visualizar se os Allotments criados e os dias de Release configurados para cada um deles. Os dias de Release são utilizados para definir um contrato de Allotment do Hotel com uma empresa e o limite de dias antes da data de chegada das reservas que a empresa deve respeitar para efetuar as reservas. 51

55 Desta forma, o hotel não é obrigado a aceitar as reservas que são recebidas com menos dias de antecipação do que os definidos nos dias de Release. Para criar nova reserva para o Allotment Contratado, deverá aceder a New Reservation (Nova Reserva) e desabilitar a opção Fix Rules(Fixar Regras) para poder selecionar o Allotment Contratado a utilizar. No exemplo apresentado, foi criado um Allotment com release de 7 dias para a tipologia SM. Tendo em conta que a data de trabalho é dia 7/11/2017, criou se uma nova reserva com data de entrada de dia 14/11/2017 e data de saída de dia 20/11/2017 (dentro da release configurada para o allotment). A reserva foi criada com sucesso não tendo afetado a disponibilidade do hotel. 52

56 Criação de Reserva de Allotment fora da Release Aceder a Rates (Tarifas)> Rooms/Allotments (Alojamentos/Allotments) Para criarmos uma nova reserva de Allotment fora da release, em primeiro lugar devemos aceder a Rooms/Allotments e criar um Allotment Contratado com uma release definida. 53

57 Neste menu estão disponíveis os seguintes campos para preenchimento: Abbreviation (Abreviatura), deverá inserir Abreviatura para o Allotment a criar; Description (Descrição), deverá inserir a descrição para o Allotment a criar (esta descrição estará refletida em Room Planning (Planning de Alojamentos) > Planings (Planeamento). Type (Tipo), deverá selecionar o tipo de reserva a que se destina o Allotment, se para reservas Diretos ou para reservas de Entidade. Percent (Percentagem), deverá inserir a percentagem a considerar como ocupação critica do Allotment. Alarm (Alarme), deverá ativar esta opção para aplicar o alerta para quando a percentagem de uso definida for atingida. Guarantee (Garantia), esta opção deverá estar desativada pois estamos a criar um Allotment Contratado. Para configurar as releases dos Allotments, deverá clicar em Insert (Inserir) para criar um novo Allotment contratado e colocar a release a considerar. Após este menu acedido e devidamente preenchido, podem visualizar se os Allotments criados e os dias de Release configurados para cada um deles. 54

58 Os dias de Release são utilizados para definir um contrato de Allotment do Hotel com uma empresa e o limite de dias antes da data de chegada das reservas que a empresa deve respeitar para efetuar as reservas. Desta forma, o hotel não é obrigado a aceitar as reservas que são recebidas com menos dias. Para criar nova reserva para o Allotment Contratado, deverá aceder a New Reservation (Nova Reserva) e desabilitar a opção Fix Rules(Fixar Regras) para poder selecionar o Allotment Contratado a utilizar. 55

59 No exemplo apresentado, foi criado um Allotment com release de 7 dias para a tipologia SM. Tendo em conta que a data de trabalho é dia 7/11/2017, criou se uma nova reserva com data de entrada de dia 12/11/2017 e data de saída de dia 20/11/2017 (fora da release configurada para o allotment). A reserva foi criada com sucesso, apresentando uma mensagem alertando que a reserva está a ser criada fora da release e por consequência a disponibilidade do hotel é afetada. 56

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61 Relatórios Novo Relatório Pickup Daily Next 5 Months Aceder a Reports (Relatórios) > Report Manager (Gestão de Relatórios) Foi adicionado um novo relatório diário para visualizar informações mediante as reservas dos próximos cinco meses: Pickup Daily Next 5 Months. Neste relatório podemos consultar as seguintes informações para os próximos cinco meses: N% Occupied rooms Total Rooms * 100 Rev Revenue (only accomodation); PU Pick Up; RevPU Revenue Pick Up; RN Room Nights; RNPU Room Nights Pick Up; ARR Average Room Rate; Al All Inclusive; AlPax Count of AI Pax Occupancy % is based on Total Rooms Conditional Format applied when Occupancy > = 84.5 % and < = 99 % is "Green" Occupancy > 99.5 % is "Red" & Occupancy < 84.5 % is "Default" Values ex VAT, commissions included. Aceder ao relatório: 58

62 Consulta/Impressão do Relatório Novo Relatório Commissions Report by Sales Person Aceder a Reports (Relatórios) > Report Manager (Gestão de Relatórios) Foi adicionado um novo relatório, onde se pode consultar o total de comissões por vendedor num intervalo de datas: Commissions report by sales person. Aceder ao relatório: 59

63 Consulta/Impressão do Relatório Novo Relatório Income Market Sources and Segments Aceder a Reports (Relatórios) > Report Manager (Gestão de Relatórios) Foi adicionado um novo relatório onde se pode consultar a receita de segmentos e origens de mercado: Income Market Sources and Segments. Aceder ao relatório: 60

64 Consulta/Impressão do Relatório: Novo Relatório Malfunction Aceder a Reports (Relatórios) > Report Manager (Gestão de Relatórios) Foi adicionado um novo relatório onde se pode consultar as Avarias registadas no menu Housekeeping/Avarias: Malfunction. Este relatório pode ser retirado num intervalo de datas, por tipo de problema, pela área afetada ou pela causa desse problema. 61

65 Aceder ao relatório: Consulta/Impressão do Relatório: Novo Relatório Forecast USAH per Period Aceder a Reports (Relatórios) > Report Manager (Gestão de Relatórios) Foi adicionado um novo relatório onde se pode consultar num intervalo de datas, a previsão da receita do hotel para o período estabelecido: Forecast USAH* per Period *USAH Uniform System of Accounts for Hotels 62

66 Aceder ao relatório: Consulta/Impressão do Relatório: Inserção de Budget no relatório: Pickup Daily Next 5 Months Aceder a Revenue Manager > Budget (Orçamento) Agora, no relatório: Pickup Daily Next 5 Months, foi contemplado a comparação de Budget. 63

67 Desta forma, em primeiro lugar tem que ser feita a configuração do Budget no menu Revenue Manager > Budget (Orçamento). Para realizar esta configuração deverá proceder às seguintes tarefas: Aceder a Revenue Manager > Budget (Orçamento) Clicar em inserir para criar um budget (orçamento) para que se proceda às configurações do mesmo. No ecrã Financial Budget, deverá preencher os campos Description (Descrição) e Year (ano) e selecionar a opção Net Values (Valores líquidos) caso seja esse o caso. Estes campos são meramente informativos para que quando se utilize o Budget criado se tenha o conhecimento das suas características (Nome; Ano e se os valores são líquidos ou não). Em seguida, deverá clicar em Add (Adicionar) e no ecrã Budget Itens selecionar um grupo (Group) a utilizar e por fim confirmar a operação na opção OK (Aceitar). No grupo selecionado, deverá escolher os itens que deverão ser contemplados no Budget criado e em seguida preencher os valores em cada um dos meses apresentados no ecrã e o Total Value (Valor Total). 64

68 Os itens necessários para a comparação de Budget (Orçamento) no relatório: Pickup Daily Next 5 Months são: Rooms (Occupied) Occupancy % (inventory) Average Room Rate Rooms Income Ao confirmar as configurações na opção OK (Aceitar), o Budget criado e configurado está pronto a ser utilizado e será refletido nos valores apresentados no relatório: Pickup Daily Next 5 Months com Budget. Neste exemplo iremos evidenciar no relatório a comparação do budget 2017 Novembro. Aceder a Reports (Relatórios) > Report Manager (Gestão de Relatórios) 65

69 Aceder ao relatório: Pickup Daily Next 5 Months e selecionar a Data e o Budget que pretende extrair os dados do relatório. Clicar no símbolo para imprimir o relatório e é apresentado o seguinte pop up onde deverá selecionar a Data e o Budget pretendidos para obter dados no relatório. O target irá calcular com base nos quartos disponíveis a tarifa que tem de ser cobrada para atingir a receita esperada no Budget (Orçamento). Como estamos no dia de trabalho 7 Novembro, apenas vamos considerar os restantes dias do mês. Após clicar na opção Print (Imprimir), o relatório é apresentado no ecrã: 66

70 Neste momento podemos ainda consultar a legenda do relatório, sendo esta uma informação adicional à que havia anteriormente. Novos campos adicionados ao relatório: Housekeeping Daily Aceder a Reports (Relatórios) > Report Manager (Gestão de Relatórios) Foram adicionados os seguintes novos campos ao relatório Housekeeping Daily : Room Block (Hotel) Data Número da Reserva Três campos de Preenchimento Manual: Nº Pax Checked (Pessoa que se encontra fisicamente no local) Cleaned by (Funcionária que fez a limpeza ao quarto) Remarks (Observações/ Notas a acrescentar sobre o quarto) 67

71 Aceder ao relatório: Clicar no símbolo para imprimir o relatório e é apresentado o seguinte pop up onde deverá preencher os dados a extrair do relatório. 68

72 Em seguida deverá clicar em Print (Imprimir) e o relatório é apresentado no ecrã com os novos campos adicionados: 69

73 Configurações Visualização de três taxas de IVA no relatório Services Aceder a Settings (Configurações) > Services (Serviços) > Filter (Filtro) Agora é possível visualizar e imprimir três taxas de IVA relativas a cada um dos serviços disponíveis. Aceder a Services (Serviços) e visualizar informação apresentada: Imprimir informação com taxas de IVA: 70

74 É apresentado o relatório Services (Serviços): Eliminar informação do campo profissão Aceder a Settings (Configurações) > Contacts (Contactos) Atualmente existe a possibilidade de eliminar os dados inseridos no campo profissão na área de Contactos. 71

75 Aceder a Contacts (Contactos) e visualizar informação dos contactos existentes: Editar ou inserir um contacto e em Properties (Propriedades) eliminar a informação adicionada no campo Profession (Profissão) através do icone. 72

76 Criar e visualizar Quartos Virtuais Aceder a Settings (Configurações) > Rooms (Quartos) > Virtual Rooms (Quartos Virtuais) Agora é possível criar quartos virtuais agregando um ou mais quartos à reserva e visualizar a reserva com quarto virtual no Room Planning (Planning de Alojamentos). Aceder a Virtual Rooms (Quartos Virtuais) e visualizar todos os quartos virtuais criados até ao momento: Inserir (Insert), editar (Edit) ou eliminar (Delete) um quarto virtual: Ao selecionar a opção Insert (Inserir), as informações relativas ao quarto virtual e quartos que o compõem deverão ser preenchidas. Em details (Detalhes), é preenchida a informação geral do quarto virtual que se está a criar: 73

77 Em Rooms (Quartos), são inseridos os quartos que se pretendem agregar para darem origem ao quarto virtual. Caso se pretendam eliminar quartos, existe a opção delete (Apagar) para o fazer. Em Characteristics (Características), são inseridas as características pretendidas para o quarto virtual. Existe também a possibilidade de eliminar alguma(s) características do quarto virtual inseridas. 74

78 Ao aceder ao Room Planning (Planning de Alojamentos), visualizam se as reservas que se encontram associadas aos quartos virtuais. Podemos ver em particular a reserva efectuada no quarto virtual criado anteriormente: Ainda no Room Planning (Planning de Alojamentos), podemos visualizar que os quartos que constituem o quarto virtual : 100 ( 008 e 009) foram descontados da disponibilidade. Room Planning (Planning de Alojamentos) antes de reserva feita com quarto virtual 100: 75

79 Room Planning (Planning de Alojamentos) depois de reserva feita com quarto virtual 100: 76

80 Administração Limitar segmentos de Mercado por Origem Aceder a Administration (Administração) > Settings (Configurações) Agora existe a possibilidade de limitar os Segmentos de Mercado por cada Origem de Mercado. Aceder às Settings (configurações) e no menu na área de reservas (Reservation), ativar a opção: Link between sources and market segments. Depois deste parâmetro estar ativo, deve proceder-se à configuração dos Segmentos por cada Origem de Mercado. 77

81 Aceder a Segments (Segmentos) > Sources (Origens) e é apresentado o ecrã das Origens (Sources) onde se pode estabelecer a relação entre as Origens e os Segmentos de mercado. Com esta configuração, quando se estiver a criar uma nova reserva, o segmento vai estar disponível conforme a origem selecionada e o inverso também irá acontecer. 78

82 Configuração para receber s enviados Aceder a Administration (Administração) > Settings (Configurações) Existem dois novos campos para configurar o para onde deverá ser enviada uma cópia de todos os s que são enviados para os clientes: - Reply to Address; - BCC Address. Aceder à opção Hotel Settings (Configurações do Hotel) e configurar o(s) s pretendidos. Com esta parametrização efetuada, todos os s enviados pelo hotel para os clientes, irão ser recebidos também nas caixas de correio configuradas. 79

83 Desativar estados de Reservas Aceder a Administration (Administração) > Settings (Configurações) Agora é possível aceder à Gestão de Reservas e as opções: Excl. Canceladas, Excl. No-Shows e Excl. Check-Out estarem desativas. Antes da disponibilização desta funcionalidade, as opções apresentavam-se ativas por Default. Aceder à opção Hotel Settings (Configurações do Hotel) e ativar a opção Booking Manager que se encontra na secção Prevent autoload on select screens. Após esta opção ser ativada, deverá clicar no botão Aceitar, para guardar as alterações efetuadas, sair e voltar a aceder ao Cloud PMS para que a funcionalidade se encontre disponível. 80

84 Registo de operações que afectam disponibilidade Aceder a Administration (Administração) > Log/Availability (Registo/Disponibilidade) Atualmente existe a possibilidade de guardar/consultar o registo das operações que afetam a disponibilidade. 81

85 Impossibilidade de fechar PMS sem POS encerrado Aceder a Administration (Administração) > Settings (Configurações) Encontra-se disponivel um parâmetro que impossibilita efetuar o Auditor Noturno no Cloud PMS, enquanto o mesmo procedimento não for efetuado no Cloud POS. Aceder à opção Hotel Settings (Configurações do Hotel) e ativar a opção Prevent Daily close with active stands still unclosed. Esta funcionalidade só tem o resultado esperado, depois da mesma configuração ser efectuada no Cloud POS. 82

86 Para efectuar a configuração no POS, deverá aceder ao Backoffice do POS e proceder às seguintes configurações: Aceder a Settings (Configurações) >Stands (POS) Selecionar o Stand (POS) pretendido e ativar a opção Include this stand on PMS daily close checks e confirmar na opção OK (Aceitar). 83

87 Alteração de passwords de utilizadores Aceder a Administration (Administração) > User (Utilizador) Agora é possível realizar a troca de password dos utilizadores POS/PMS. Com o novo parâmetro disponibilizado, o administrador consegue alterar as passwords dos utilizadores PMS e POS. Aceder à opção User (utilizador) e selecionar o utilizador pretendido. Na opção Permission (Permissão), no Group Administration, na permissão Control Access, colocar o campo Security Code com o nível de permissões Full Access. 84

88 Para alterar a password de um utilizador, deverá aceder a Administration (Administração) > User (Utilizador) É apresentado um ecrã onde deve selecionar o utilizador que se pretende alterar a password, clicando em seguida na opção Password e no pop-up que surge alterar para a password pretendida: 85

89 Novos estados de Quartos Aceder a Administration (Administração) > Settings (Configurações) Agora é possível escolher para além de Limpo/Sujo, mais dois estados de quartos, Em limpeza e Verificar : Aceder à opção Hotel Resources (Recursos do Hotel) e selecionar uma das opções disponíveis na lista dentro da opção: Room status used. Também é possível optar por mais regras de mudança de estado de quarto: - Night Auditor (Apenas no auditor nocturno); - Check Out (Apenas no check-out); - Check-In (Apenas no check-in); - Always Sempre (check-in/check-out/auditor nocturno); - Never (Nunca); - Check-in and night auditor (No check-in e no auditor nocturno); - Check-out and night auditor (No check-out e no auditor nocturno). 86

90 Desta forma, sempre que for configurado um destes estados, quando as reservas se encontrarem no estado selecionado, o quarto passará automaticamente para Dirty. Aceder à opção Hotel Resources (Recursos do Hotel) e selecionar um dos valores disponibilizados na lista dentro da opção: Change room status to Dirty at. 87

91 Anular faturas no mês de emissão Aceder a Administration (Administração) > Settings (Configurações) Foi adicionado um parâmetro que permite anular faturas apenas durante o mês de emissão. Aceder à opção Invoice (Fatura) e ativar a opção Cancel Invoices only in current month. 88

92 Exportação de um ficheiro XML para INE Aceder a Administration (Administração) > Settings (Configurações) Agora existe uma opção que permite fazer a exportação de um ficheiro XML para enviar para o INE (Portugal e Espanha). Após a exportação deste ficheiro, este deverá ser enviado através dos seguintes sites: Portugal: Espanha: Aceder a Export (Exportar) e em seguida selecionar a opção: INE e preencher os dados necessários. Voltar ao menu inicial e aceder a Reports (Relatórios) e selecionar a opção Regionals (Regionais). Nesta opção deverá selecionar Portugal ou Espanha (conforme o país onde se encontre) e clicar na opção Export to INE (Exportar para INE). 89

93 Indicar o mês e ano a exportar os dados, confirmar e o ficheiro é exportado. 90

94 BackOffice POS Permissões para fecho do dia Aceder a Backoffice POS > Administration (Administração) Agora é possível dar permissão para executar o fecho do dia apenas para alguns utilizadores. 91

95 Aceder à opção User (Utilizador) dentro da Administração. Selecionar o utilizador pretendido e selecionar a opção Edit (Editar). No separador Newhotel POS, na secção Group: Settings (Group: Configurações POS) POS, alterar o Security Code (Código de Segurança) da permissão: Close Day (Fechar dia) para Full Acess (Acesso Total). 92

96 Registo de utilizador que realizou o fecho do dia Aceder a Backoffice POS > Logs (Registos) Agora podemos consultar através dos Logs (Registos) o utilizador que realizou o fecho do dia. Aceder à opção Logs (Registos) dentro da Administração. Selecionar o utilizador pretendido e selecionar a opção Edit (Editar). No separador Newhotel POS, na secção Group: Settings (Group: Configurações POS) POS, alterar o Security Code (Código de Segurança) da permissão: Close Day (Fechar dia) para Full Acess (Acesso Total). 93