Política de presentes, refeições, entretenimento, viagens patrocinadas e outras cortesias de negócios

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1 Política de presentes, refeições, entretenimento, viagens patrocinadas e outras cortesias de negócios Política nº Função Autores Responsável pela política ETC.03 Ética e conformidade Mark Snyderman Mark Snyderman Data de aprovação Data de vigência Ciclo de revisão recomendado 01/10/ /10/ anos Revisão nº Data Descrição das alterações Solicitada por Aprovada por 1 1/11/2017 Revisão para adequação às Políticas Internas Mark Snyderman Conselho de Políticas

2 Índice 1. Contexto da política Objetivo Escopo Definições Relacionamento com outras políticas e leis locais Declaração da política Funções e responsabilidades Requisitos da política Desvios Referências Governança da política Responsabilidade Advertência por não conformidade Revisão Laureate Education, Inc. Confidencial e particular Página 2 de 8

3 1. Contexto da política Nome da política: 1.1. Objetivo Esta política aborda o oferecimento e o recebimento de cortesias comuns, refeições, presentes, entretenimento, viagem, despesas relacionadas a viagens, e despesas associadas a eventos como conferências, seminários, feiras universitárias e treinamento (coletivamente Cortesias de negócios ). Esta política se refere especificamente às cortesias oferecidas ou recebidas de Partes externas, por exemplo, o recebimento de refeições de fornecedores, presentes dados por alunos ou ainda a oferta de entretenimento a um funcionário de uma escola pública de ensino médio. Todas elas podem ser práticas legítimas e valiosas, mas também criam riscos à imagem da Laureate ou até mesmo de violação das leis contra suborno e corrupção Escopo Esta política se aplica a todos os gestores, diretores, funcionários em regime de período integral e meio período, membros do corpo docente, prestadores de serviços e estagiários da Laureate. Elas também se aplicam a todos os agentes, representantes, consultores, distribuidores, revendedores e demais terceiros conduzindo negócios em nome da Laureate ou de suas afiliadas. Esta Política abrange a Laureate Education, Inc. e as suas subsidiárias e afiliadas, incluindo todos os membros da rede Laureate International Universities, a seguir denominados simplesmente Laureate Definições Cortesias de negócios: refeições, presentes, entretenimento, viagens, despesas relacionadas a viagens, e despesas associadas a eventos como conferências, seminários, feiras universitárias e treinamento oferecido a ou recebido de Partes externas. Entretenimento: serão considerados entretenimento os eventos esportivos, teatrais e eventos outros similares em que um funcionário da parte ofertante também esteja participando. Oferecer ou receber tickets para um evento sem a participação de um funcionário da parte ofertante será considerado um presente, e se aplicarão as regras relacionadas a presentes. Funcionário do governo: inclui: Um representante ou funcionário de qualquer governo, secretaria, agência, ministério ou departamento de um governo de qualquer nível. Qualquer pessoa que atue em nome de um governo. Um partido político ou representante de um partido político, incluindo candidatos a cargos públicos. Um funcionário ou representante de uma empresa, órgão de serviço público ou organização controlado integral ou parcialmente pelo governo (por exemplo, uma empresa estatal de telecomunicações). Um representante ou funcionário de uma organização governamental internacional, como as Nações Unidas ou o Banco Mundial. Parte externa: qualquer pessoa que não seja funcionário da Laureate Laureate Education, Inc. Confidencial e particular Página 3 de 8

4 Eventos patrocinados: seminários, conferências de desenvolvimento de currículo e outras reuniões organizadas patrocinadas pela Laureate para promover os interesses da Laureate ou o desenvolvimento de oportunidade educacionais em uma instituição, país ou região. Tais eventos podem ser realizados para promover os objetivos da Laureate, aprofundar os objetivos educacionais em um país ou região e/ou criar boa vontade em relação à Laureate Relacionamento com outras políticas e leis locais Esta política é coerente e apoia os requisitos do Código de conduta e ética da Laureate. São complementares à essa política a Política anticorrupção (ETC.02) e a Política para o envolvimento de terceiros, que fornecem informações adicionais e padrões mais específicos sobre a prevenção e a detecção de suborno e de corrupção. Muitas instituições da Laureate estabeleceram políticas locais que impõem requisitos adicionais, relacionados, por exemplo, a presentes ou entretenimento aceitáveis. Se houver alguma diferença entre esta política e as políticas locais, se aplicarão os padrões mais restritivos. Da mesma forma, as leis anticorrupção em alguns países podem impor requisitos ou restrições específicas relacionadas, por exemplo, a interações com funcionários do governo específicos. Considerando que temos de cumprir todas as leis anticorrupção aplicáveis, devemos seguir os requisitos e restrições mais específicos nesses países. Se você tiver perguntas sobre a aplicabilidade de diferentes leis e políticas, pergunte ao seu Diretor de conformidade local ou ao Departamento jurídico. 2. Declaração da política 2.1. Funções e responsabilidades Diretor de ética e conformidade: é o responsável pelo monitoramento e garantia do cumprimento desta política e pode delegar essas atividades a outros, incluindo os Diretores de conformidade regionais e locais, se adequado. O Diretor de ética e conformidade pode se reportar diretamente ao Comitê de auditoria da Laureate, conforme necessário, a respeito de conformidade com esta política. Auditoria interna: realiza auditorias anticorrupção, recomenda melhorias de controle e monitora a eficácia dos controles criados para mitigar riscos de corrupção. Diretor jurídico: fornece conhecimento e orientações sobre leis anticorrupção. Diretores de conformidade locais: respondem a pedidos de aprovações segundo esta política, respondem a dúvidas sobre a conduta adequada segundo esta política e recebem relatórios de possíveis violações da política Laureate Education, Inc. Confidencial e particular Página 4 de 8

5 Gerentes: monitoram a conduta e encaminham possíveis violações desta política ao Diretor de conformidade local ou ao setor de Conformidade e ética corporativa Requisitos da política Orientações básicas Nunca devemos oferecer ou receber Cortesias de negócios em circunstâncias nas quais elas possam afetar, ou parecer afetar, a tomada de decisões. As Cortesias de negócios concedidas ou recebidas de fornecedores, alunos e outras partes exteriores à Laureate têm de estar associadas a uma finalidade legítima, sendo oferecidas ou recebidas sem expectativas de qualquer decisão favorável ou vantagem desleal. Consistente com o Código de conduta e ética da Laureate, os funcionários da Laureate podem oferecer ou receber Cortesias de negócios, contanto que sejam: relacionadas a uma finalidade legítima, tal como a promoção, demonstração ou explicação de produtos e serviços; fornecidas sem expectativa de qualquer decisão favorável, ação oficial ou vantagem desleal; razoáveis, ocasionais e de valor simbólico; não pagas em dinheiro ou equivalentes a dinheiro; apropriadas (ou seja, nenhum entretenimento adulto ) e consistentes com os costumes e práticas locais; documentadas com recibos e devidamente contabilizadas em nossos livros e registros; autorizadas como exigido por outras políticas e procedimentos relevantes, incluindo a Política de Viagem e Entretenimento da Laureate e consistentes com as leis aplicáveis. Documentação e aprovação. Todas as despesas de cortesias de negócios devem ser devidamente documentadas para refletir (a) a finalidade do presente ou de outra cortesia, (b) o beneficiário, (c) a empresa e o cargo do beneficiário, (d) uma descrição da cortesia de negócios, (e) a identidade dos outros participantes (se for uma refeição ou outro evento) e (f) o valor. Todas essas despesas devem ser aprovadas pelo gerente do funcionário que está oferecendo a cortesia. Se vários funcionários da Laureate comparecem a um evento, o funcionário de nível mais elevado deve pagar, e a aprovação deve vir do gerente desse funcionário Requisitos de aprovação Além das Orientações básicas acima, os seguintes requisitos de aprovação se aplicam a pagamentos, reembolso, provisão ou recebimento de Cortesias de negócios. As Orientações básicas estabelecidas acima se aplicam a todas as Cortesias de negócios. Os requisitos de aprovação adicional, os limites monetários e a orientação são estabelecidos abaixo para casos específicos. As instituições da Laureate podem desenvolver políticas de cortesias de negócios adaptadas a operações ou leis locais, desde que sejam aprovadas pelo Diretor de ética e conformidade da Laureate, sendo que os funcionários da Laureate devem seguir tal orientação para suas operações Laureate Education, Inc. Confidencial e particular Página 5 de 8

6 Observação sobre o oferecimento de Cortesias de negócios a Funcionários do governo Apesar desta política se aplicar ao oferecimento de Cortesias de negócios a uma Parte externa, os funcionários da Laureate devem ter especial cuidado com o pagamento, reembolso ou provisão de Cortesias de negócios a Funcionários do governo, já que eles frequentemente estão sujeitos a requisitos legais mais restritivos. Qualquer despesa paga ou reembolsada diretamente deve ser genuína, razoável e estar diretamente relacionada a uma atividade empresarial legítima da Laureate, e ser permitida pelas leis americanas e locais. Em muitos países os funcionários do governo não podem aceitar presentes ou outras cortesias de negócios, e tais cortesias não devem ser oferecidas a menos que tenha sido determinado de forma clara que nenhuma lei será violada. A. Presentes e itens promocionais: Os funcionários da Laureate podem oferecer itens promocionais contendo, ou outros presentes modestos, no valor de até US$ 50 para uma pessoa, uma vez por ano-calendário sem aprovação anterior, contanto que tais itens sejam fornecidos em consonância com as Orientações Básicas estabelecidas acima. O pagamento, reembolso ou oferecimento de todos os demais presentes e itens promocionais requer a aprovação antecipada do Diretor de conformidade local relacionado. Os funcionários da Laureate podem aceitar presentes no valor de até US$ 50 de qualquer fonte (fora da Laureate) em um ano-calendário, contanto que tais itens sejam fornecidos em consonância com as Orientações básicas estabelecidas acima. A aceitação de presentes que totalizem mais de US$ 50 de qualquer outra fonte (incluindo alunos) em um anocalendário precisa da aprovação do Diretor de conformidade local relevante. Se houver políticas locais aplicáveis que estabeleçam quantias de valores diferentes, os funcionários devem seguir essas políticas. B. Refeições e entretenimento: Os funcionários da Laureate podem oferecer refeições e entretenimento modestos, como almoços, jantares ou participação em eventos esportivos, não excedendo um valor total de US$ 75 por pessoa, contanto que as refeições e o entretenimento a qualquer indivíduo não exceda US$ 300 em um anocalendário e que o oferecimento de refeições e entretenimento seja consistente com as Orientações básicas estabelecidas acima. O pagamento, reembolso ou provisão de todas as demais refeições e entretenimento requer a aprovação antecipada do Diretor de conformidade loca relacionado. Os funcionários da Laureate podem aceitar refeições e entretenimento modestos, como almoços, jantares ou ingressos para eventos esportivos, não excedendo um valor total de US$ 75 por pessoa, contanto que as refeições e o entretenimento a qualquer indivíduo não exceda US$ 300 (total, de todas as fontes) em um ano-calendário, e o oferecimento de refeições e entretenimento seja consistente com as Orientações Básicas estabelecidas acima. A aceitação de todas as demais refeições e entretenimento de Partes externas (incluindo alunos) requer a aprovação do Diretor de conformidade local. Se houver políticas locais aplicáveis que estabeleçam quantias de valores diferentes, os funcionários devem seguir essas políticas. C. Refeições e demais cortesias relacionadas a Eventos patrocinados: O principal objetivo do Evento patrocinado deve ser consistente com os objetivos da Laureate de 2017 Laureate Education, Inc. Confidencial e particular Página 6 de 8

7 desenvolvimento de prospectos educacionais, e não realizado para fins de entretenimento, para conferir qualquer benefício pessoal, como uma recompensa ou favorecimento para realizar negócios com a Laureate ou comparecer a uma instituição da Laureate. É admissível se o objetivo incluir destacar o método de educação da Laureate, mas não especificamente para induzir os participantes a fazer negócios com a Laureate em troca de presentes, refeições ou entretenimentos exuberantes ou excessivos. Os valores e requisitos de aprovação da diretriz para a oferecimento de presentes, refeições e entretenimento em Eventos patrocinados são os mesmos que aqueles estabelecidos nas seções A. e B. acima. D. Viagens e despesas relacionadas a viagens: Como parte de um Evento patrocinado, de uma reunião, ou demonstração de produtos ou serviços, podemos, sob as circunstâncias apropriadas, fornecer tarifas aéreas ou outras formas de transporte e acomodações para Partes externas. Todas estas despesas requerem a aprovação antecipada do Diretor de conformidade local relacionado e devem ser fornecidas de acordo com as Orientações Básicas estabelecidas acima, e também os seguintes requisitos adicionais. A viagem deve ser para uma finalidade legítima, tais como reuniões para visitar uma universidade da Laureate ou observar ou discutir programas da Laureate; As despesas devem estar relacionadas totalmente ao objetivo legítimo (por exemplo, familiares do beneficiário não podem viajar custeados pela Laureate) e não devem incluir nenhum entretenimento exuberante ou excessivo como passeios adicionais, paradas desnecessárias, ou outras atividades não relacionadas ao objetivo legítimo da viagem (a menos que o colaborador pague pela totalidade das despesas); As despesas de viagem somente podem ser reembolsadas com a apresentação dos recibos apropriados ou documentação equivalente; Os pagamentos devem ser feitos diretamente ao hotel, linha aérea ou provedor de serviços, sempre que possível. Se um indivíduo ou funcionário de governo pagar despesas que a Laureate concordou em cobrir, essa pessoa deverá preencher um relatório de despesa e enviá-lo a seu empregador, para que a Laureate possa reembolsar o empregador. Observação: O requisito de aprovação antecipada não se aplica a pagamentos de viagens relacionados a: fornecedores cujas despesas com viagens devam ser reembolsadas conforme contrato aprovado, de acordo com os processos de aprovação contratual regulares palestrantes acadêmicos convidados para lecionar ou discursar no campus viagens de candidatos para fazer entrevistas Os funcionários da Laureate não podem aceitar viagens ou despesas relacionadas a viagens de Partes externas sem a aprovação do Diretor de conformidade local relacionado. Este requisito de aprovação antecipada não se aplica a pagamento de viagens recebido por membros do corpo docente convidados para discursar em outras instituições Tratamento de pedidos para pagamento e ofertas de Cortesias de negócios Se alguma parte externa solicitar um pagamento direto ou indireto de algo de valor que esta política não autorize especificamente, os funcionários da Laureate devem recusar de modo 2017 Laureate Education, Inc. Confidencial e particular Página 7 de 8

8 educado e firme. Os funcionários da Laureate devem assegurar que todas as partes agindo em nome da Empresa também se recusem a fazer tais pagamentos. Os funcionários da Laureate que receberem um pedido de pagamento indevido devem denunciar a questão imediatamente ao Diretor de conformidade local relacionado ou pela Linha de apoio de ética da Laureate. Os funcionários da Laureate que receberem ofertas de presentes ou outras Cortesias de negócios que excedam esta política devem recusá-las educadamente e explicar a Política da Laureate. Se a devolução de um presente for ofender o remetente, ou se as circunstâncias impedirem sua devolução, os funcionários da Laureate poderão aceitar o presente, mas deverão notificar o Diretor de conformidade local relacionado. O Diretor de conformidade local pode providenciar a doação do item para caridade, ou sua distribuição, ou fazer uma rifa do item entre um grande grupo de pessoas Desvios Não há desvios aprovados atualmente para esta política Referências Os funcionários da Laureate que tiverem dúvidas se uma ação é consistente com esta política e com a lei aplicável, ou que souberem de uma conduta que possa ser uma violação desta política ou da lei, devem levar a questão à administração, ao Departamento de conformidade local, a alguém do Departamento jurídico ou ao Diretor de ética e conformidade da Laureate. Os funcionários da Laureate também podem buscar orientações ou relatar uma possível violação usando a Linha de apoio de ética confidencial da Laureate em de modo anônimo, se desejarem. 3. Governança da política 3.1. Responsabilidade É responsabilidade do Diretor de ética e conformidade monitorar e garantir o cumprimento desta política Advertência por não conformidade Os funcionários que violarem esta política estarão sujeitos a ação disciplinar, incluindo até mesmo demissão Revisão Esta política deve ser revisada pelo Conselho de políticas a cada três anos para manter a clareza, precisão e relevância Laureate Education, Inc. Confidencial e particular Página 8 de 8