PDF significa portable document format. É um formato de documento

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1 RECURSOS BÁSICOS DE INFORMÁTICA PARA OFICIAIS DE JUSTIÇA Toda grande jornada começa com o primeiro passo. Utilizar ferramentas digitais e o processo eletrônico com desenvoltura exige uma formação básica de informática. Algumas técnicas para o trabalho com PDF e fotografia podem fazer a diferença para uma apresentação de qualidade e para o aumento da produtividade. Neste tutorial vamos tratar de 3 técnicas básicas, mas essenciais. É possível que muitos já dominem o s temas e até mesmo utilizem programas mais sofisticados, mas para aqueles que buscam simplicidade e resultados rápidos pode ser a informação que faltava para aperfeiçoar seu trabalho com recursos básicos que muitas vezes passam despercebidos. Serão apenas 3 técnicas: Como gerar um documento PDF; Como compactar uma fotografia; Como fazer um anexo de fot os para os autos; Muitas das técnicas básicas que vamos aprender neste tutorial servem também para os autos em papel, pois eles ainda existem nessa fase de transição para o mundo totalmente digital. COMO GERAR UM DOCUMENTO PDF PDF significa portable document format. É um formato de documento típico da internet e aceito pela maioria dos sistemas de processo eletrônico. Embora alguns sistemas de processo eletrônico aceitem outros formatos de arquivo, o PDF se apresenta como a opção mais interessante poi s mantém a formatação atribuída pelo autor, preserva o formato A4 com uma excelente qualidade de imagem, podendo ser visualizado em qualquer sistema. Até mesmo fotografias, tradicionalmente salvas em formato JPEG, podem ser apresentadas em uma folha A4 com as necessárias legendas e anotações. Certamente todos os Oficiais da Justiça Federal conhecem o procedimento para a geração de um arquivo PDF, mas ainda assim deixaremos registrado um tutorial para aqueles que possam ter alguma dificuldade em realizar esse procedimento em seu computador particular. Vários programas trazem a opção de salvar em PDF, mas existe uma maneira de gerar o documento em PDF através do comando de impressão que serve para qualquer programa, seja ele um editor de textos como o Word ou o BROffice ou um navegador de internet como o Explorer ou Firefox. Qualquer programa que tenha o comando de impressão pode gerar um PDF. Para isso é preciso instalar um impressora PDF. Não se trata de comprar uma impressora nova, não se preocupem. Trata-se de uma impressora virtual, ou seja um programa gerador de PDF que utiliza o comando imprimir e aparece como uma das impressoras em seu computador. Uma vez gerado o PDF ele pode também ser impresso na sua impressora normal se for necessária um cópia em pap el. É muito fácil instalar um impressora PDF. Há várias disponíveis para download na internet. Aconselhamos a Doro PDF Writer ou a PDF Creator. Para

2 baixar os arquivos e instalar você pode ir diretamente no site da Softonic ou escolher a impressoa, e clicar em DOWNLOAD GRÁTIS e nas páginas que forem abrindo clicar em DOWNLOAD NOW. Ao final do processo você já terá a impressora PDF como opção no comando impressão de qualquer programa. Para demonstração vamos utilizar a Doro PDF Writer. Abaixo a tela do Word-2007 mostrando a impressora PDF na janela de impressão: Depois de mandar imprimir (gerar o PDF), uma janela da Doro se abrirá (veja abaixo) para que você possa dar o nome que desejar a esse arquivo. Depois de escolher o nome, você deve escolher a pasta de destino, ou seja, uma pasta em seu computador onde você salvará s eus PDFs. Essa pasta você já deverá ter criado previamente com o nome Documentos PDF ou outro de sua preferência. Feito isso, basta clicar em criar e pronto. O PDF está criado. Você poderá encontrá-lo no seu gerenciador de arquivos (pastinha amarela na barra inferior) e anexá-lo a uma certidão no sistema, enviando o arquivo para os autos digitais.

3 Observe que o documento em PDF é igual àquele que você gerou no Word ou outro programa. Apenas o PDF não poderá ser editado num programa visualizador simples, pois é um arquivo fechado. Isso lhe garante que o PDF que você vai enviar manterá a formatação e a mesma cara que você lhe deu ao lavrar o documento. O PDF gerado por essa forma não irá assinado digitalmente, mas no momento em que o Oficial fizer o upload no sistema poderá assinar, da mesma forma como hoje os colegas da secretaria assinam digitalmente declarando que escanearam nossos documentos do original em papel. A única diferença é que nós mesmos poderemos gerar e assinar digitalmente. COMO COMPACTAR UMA FOTOGRAFIA Tendo em vista os limites de tamanho dos arquivos enviados aos autos digitais e ainda que as atuais câmeras produzem fotos de tamanho muito grande de 2 a 5 MB ou mais, o que se agrava se juntarmos várias fotos, é preciso saber reduzir o tamanho do arquivo de imagem. Para isso não é necessário nenhum programa novo ou cheio de recursos. Basta usar os recursos do próprio Windows. Faça assim: Ao chegar em casa com sua câmera ou celular cheio de fotos de bens penhorados, transfira as foto s para seu computador utilizando o método adequado a cada modelo de aparelho (em geral pelo cabo USB que veio com a câmera ou celular). Depois de baixar as fotos para o computador como faz normalmente, abra o gerenciador de arquivos (também chamado de Wind ows Explorer - Pastinha amarela) e navegue até a pasta onde guardou essas fotos. Vários arquivos de imagem aparecerão em forma de miniatura. Encontre a foto que deseja compactar e clique com o botão direito do mouse sobre ela. Um menu comprido deve se abrir. Vá na opção ABRIR COM e escolha o programa Microsoft Office Picture Manager. Veja a tela abaixo:

4 Ao clicar no Microsoft Picture Manager, a foto se abrirá imediatamente nesse programa. Já na interface do programa clique em Editar imagem. U ma caixa de ferramentas de edição se abrirá à direta da tela. Nessa caixa de ferramentas clique em compactar imagem. Ao clicar em compactar imagem, escolha a opção WebPage para o tamanho, o que lhe dará um tamanho médio para a foto e uma redução a 5% do tamanho original. Por exemplo: Uma foto de 1 mega deverá ficar com 60KB aproximadamente. A qualidade da imagem não será comprometida e ficará perfeita para ser vista na tela dos autos digitais. Escolhido o tamanho, clique em OK e a foto deverá aparecer reduzida na tela.

5 Para finalizar, não esqueça de salvar o trabalho. Vá no menu arquivo e clique em salvar. Pronto. Sua foto já está compactada e pronta para ser usada em seus documentos sem ocupar espaço em seu disco ou no processo eletrônico. Compactar foto é um recurso que não pode ser desfeito. Então, uma vez compactada, salva e fechado o programa de edição não é possível reverter a foto a seu estado anterior. Se quiser manter uma cópia em tamanho grande, você pode salvar o arquivo compactado com nome diferente (use a opção salvar como ) ou baixar novamente de sua câmera. COMO CRIAR UM ANEXO DE FOTOS Poderíamos simplesmente enviar o arquivo.jpeg para o sistema como uma foto anexa à certidão ou auto de penhora, mas para um trabalho com melhor acabamento bem como o limite de tamanho dos arquivos, devemos pensar em fazer uma folha de fotos anexa em formato A4, salva como PDF. Esse é o anexo perfeito para ser enviado aos autos digitais. Para criar uma folha de fotos em anexo, vamos utilizar as fotos compactadas que guardamos após o procedimento descrito acima. Primeiramente abra um novo documento em branco, preferentemente com o papel timbrado que você salvou como modelo. Abra o modelo de papel timbrado e comece identificando a Vara, o número dos autos e do mandado. Depois escreva o título FOTOS DOS BENS PENHORADOS, ou outro adequado à situação, centralizado logo no início da página. O espaço abaixo será destinado às fotorafias. Aconselhamos a colocar no máximo 4 fotografias por página para t ermos um tamanho razoável para visualização na tela. Trabalhando com fotos no Word 2007 Com o Word 2007 você pode colar fotos em seu documento em branco, redimensioná-las para o tamanho desejado, colocar uma moldura e uma legenda. O trabalho fica bem apresentável.

6 A partir do papel timbrado com os dados do processo como fizemos acima, tecle enter algumas vezes para dar o espaço necessário entre o título e a foto que você vai inserir. Dica: Para facilitar seu trabalho na movimentação d as fotos é interessante digitar Enter várias vezes para que a página possa ter vários pontos de inserção. Esse método é esp ecialmente indicado quando você deseja fazer u m anexo de fotos com uma, duas ou três fotos, pois nesse caso pod e colocar uma embaixo da outra e centralizar o alinhamento, pois as fotos seguem as margens do texto e se você escolher centralizar a foto ficará no meio da página. Com o cursor posicionado no local onde quer inserir a foto clique no menu Inserir e depois em imagem. Na janela que se ab re, escolha o arquivo de imagem que quer inserir. De preferência um arquivo já compactado que você guardou na pasta fotos compactadas. A foto deve aparecer na tela num tamanho relativamente grande, mas ajustada às margens. Você pode redimensioná -la movimentando os quadradinhos existentes nas margens da foto. Com a foto no tamanho desejado clique sobre ela para selecionar e depois no menu Formatar que aparece na barra de menus logo acima. Esse menu formatar só aparece quando há uma foto selecionada, pois se trata de formatar uma imagem e se não há imagem não há o menu formatar imagem.

7 Como você pode ver ao clicar no menu formatar, várias molduras pré - definidas são apresentadas. Aconselhamos escolher a nona moldura (Quadro Simples Preto) para não ficar uma coisa muito enfeitada. Imediatamente a foto receberá a moldura que você escolher e a moldura se adaptará ao tamanho da foto que você havia definido. Agora essa é uma foto com moldura e essa moldura a acompanhará. Ao clicar sobre a imagem você verá os pontos de redimensionamento. Eles lhe permitirão redimensionar a foto juntamente com a moldura para o tamanho que desejar. Para fazer uma cópia dessa foto com sua moldura você deve selecionar a foto e segurar a tecla CTRL. Observe que o po nteiro do mouse ganhou um sinal de +. Mantenha pressionada a tecla CTRL e arraste a figura para o ponto onde deseja fazer a cópia e só então solte o botão do mouse e em seguida solte

8 também a tecla CTRL. A nova foto deve aparecer no local desejado, exatame nte do mesmo tamanho que a anterior. Isso é interessante para que você tenha várias fotos exatamente do mesmo tamanho, de maneira que o trabalho fica uniforme e bem apresentado. Para substituir a foto anterior dentro desta moldura basta clicar com o botão direto do mouse e escolher a opção Alterar Imagem. Então escolha a nova foto a inserir e pronto. A nova foto deve assumir o mesmo tamanho e moldura da anterior. Para movimentar as fotos pela página você pode utilizar os controles de alinhamento como o centralizado ou justificado, ou ainda movimentá -las utilizando a barra de espaços ou a tecla Enter. Isso é possível porque você havia previamente enchido essa página com Enter e criado vários pontos de inserção. Utilizando os controles de alinhamento v ocê garante que as fotos ficarão perfeitamente alinhadas sem precisar contar a quantidade de espaços que inseriu ou ter habilidade para posicionar a foto perfeitamente alinhada manualmente. Se desejar que as fotos se movimentem livremente, independente do alinhamento da página para que você possa movimentá -las como desejar, você deverá dar-lhe as propriedades de uma caixa de texto. Faça assim: Com a foto selecionada clique com o botão direito do mouse e escolha quebra automática de texto envolver no texto e depois em quadrado. A foto agora ficou livre do alinhamento e você poderá movimentá -la para onde desejar. Esse recurso é interessante para você posicionar rapidamente uma foto em qualquer lugar da página, inclusive no meio do texto, mas observe que uma vez livre do alinhamento a foto não obedece mais os comandos de centralizar, justificar e aos comandos do teclado. Ela só poderá ser posicionada com o mouse e o alinhamento dependerá de sua habilidade visual. Fotos fora de alinhamento e com tamanhos irregulares deixam o documento feio.

9 Como inserir uma legenda? Você pode simplesmente inserir o cursor logo abaixo da foto e digitar uma legenda, mas para que essa legenda possa ser posicionada próxima da foto, ficando a própria legenda em sua caixa de texto, faça assim: com a foto selecionada clique com o botão direito do mouse e escolha inserir legenda. Uma caixa com as opções de legenda se abrirá. Escolha Nova legenda e digite o texto desejado. Você pode escolher a posição da legenda, acim a ou abaixo da foto e depois é só clicar em OK. A legenda aparecerá logo abaixo/acima da foto.

10 Depois de inserir as fotos na página e posicioná -las de forma organizada, basta salvar o arquivo no formato PDF utilizando a impressora Doro PDF writer que você instalou no primeiro tópico deste tutorial e o documento está pronto para ser enviado aos autos digitais como anexo de sua certidão. Esse anexo terá um tamanho reduzido (de 70 a 200 KB dependendo do número de fotos). Essa página anexo de fotos não pr ecisa ser feita a cada vez que você for anexar fotos. Basta salvar um modelo no Word para cada quantidade de fotos e depois inserir as fotos sobre as anteriores. A substituição de fotos é muito simples. Basta selecionar a foto a ser substituída e inserir o utra no lugar dela. A nova foto assume a formatação da anterior e nada mais precisa ser configurado. Fez todo esse trabalho mas esqueceu de usar fotos compactadas? Seu arquivo deve ter ficado muito grande. Não se preocupe. No próprio Word existe um recurso de compactar todas as fotos do documento de uma vez só. Com a página de fotos aberta no Word, clique sobre uma das fotografias para selecioná-la. O Menu formatar deve aparecer na barra superior. Clique em Formatar e então em Compactar Imagens.

11 Na janelinha de compressão de imagens que aparecer clique em opções e escolha o tamanho Tela que lhe dará uma compressão boa sem perder muita qualidade de imagem. Aplique essa compressão a todas as fotos do documento de uma vez só e não apenas àquela sel ecionada. Quando você salvar o documento as fotos serão todas comprimidas e o arquivo será reduzido. Como posso saber o tamanho de um arquivo? Em seu gerenciador de arquivos (pastinha amarela na barra inferior do Windows) também chamado de Windows Explorer, você deve localizar o arquivo que criou, preferentemente no modo de visualização ícones grandes para facilitar a identificação da foto. Então basta repousar o mouse sobre a foto e esperar que uma pequena tela informativa apareça.