Certificação de Software. SOFTWARE PHC JÁ CERTIFICADO Perguntas mais frequentes das sessões de Certificação de software

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1 Certificação de Software SOFTWARE PHC JÁ CERTIFICADO Perguntas mais frequentes das sessões de Certificação de software

2 O programa vai deixar alterar documentos? Existe algum documento com a informação dos campos inalteráveis pelo utilizador/programação, após a gravação inicial do documento assinado digitalmente? Se temos uma factura já assinada quais são os campos a que posso fazer um update? Se fizer um update ao campo Identificação Interna, numa factura já assinada, esse update não vai alterar o campo Hash do ficheiro saft-pt? No caso de uma reestruturação da codificação de artigos, podem ser alterados apenas os códigos dos artigos em documentos já assinados? Por vezes temos que alterar preços de custo à posteriori. Vamos poder continuar a fazê-lo? Uma vez gravado um documento assinado digitalmente quais as possibilidades de alteração desse documento? Nas séries de documentos configuradas para assinar digitalmente, apenas será permitido alterar dados que não resultem em alterações nos seguintes campos: Nº do documento; Data do documento; Total do documento; Nome do cliente; Morada do cliente; Designação das linhas; Quantidade; Preço unitários; Descontos; Motivo de isenção de IVA; Taxa de IVA; IVA incluído. Em documentos assinados, podem ser alteradas designações de linhas não valorizadas? Não. A designação das linhas é um dos campos que não pode ser alterado. Na resposta anterior identifico todos os campos que não podem ser alterados depois de gravado o documento.

3 E para o ano, as condições de isenção são as mesmas ou só muda a dos para ? Como norma transitória, em 2011, o valor da alínea c) é de Ou seja, são excluídas as empresas que tenham tido no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a Ao anular um documento de facturação criado por cópia de documentos, o documento de origem fica anulado automaticamente? Não. Apenas ficará anulado o documento final, em que constará inclusive o texto Documento Anulado no cabeçalho do registo. Todos os dossiers internos que dão origem a documentos de facturação (Encomendas) tem que estar assinados digitalmente? Quais os tipos de dossiers internos em que é necessário inserir este campo? Deverão ser assinados digitalmente os dossiers internos respeitantes a documentos valorizados, que sejam entregues ao cliente como comprovativo de uma transacção de bens ou prestação de serviços. Logo, as encomendas não necessitam de ser assinadas digitalmente. Após activação dos parâmetros dos documentos de facturação, ao elaborar o mesmo, surge a anomalia Erro : Class definition CHILKAT.PRIVATEKEY is not found. Erro : CHILKAT.PRIVATEKEY. A que se deve este erro? Este erro ocorre caso não tenha instalado no posto o RsaActiveX, necessário para a criação da assinatura digital. Tem duas formas de instalar este componente:

4 Corre o Setup actual da aplicação Ou Corre o setup do RsaActiveX que instala apenas este componente no posto. Quais as configurações que tenho de alterar no CORPORATE além dos IDU's? Para além de substituir nos IDUs o texto Processado por computador pelo campo de Cabeçalho Texto com nº de certificação para IDU, deverá: Activar nos dossiers internos a assinar digitalmente a opção série de documento a ser assinada digitalmente e preencher o Tipo para assinatura digital com dois dígitos alfanuméricos; Activar nos documentos de facturação a assinar digitalmente a opção série de documento a ser assinada digitalmente e preencher o Tipo para SAFT. Com a nova versão PHC 2011, a activação da assinatura digital fica automaticamente configurada ou somos nós a efectuar a configuração dos documentos? Não, caso a empresa esteja ao abrigo da Portaria 363/2010, será o utilizador o responsável por efectuar a configuração dos documentos a assinar digitalmente, bem como das respectivas impressões. Além das guias de remessa que posteriormente serão facturadas, as guias de transporte também devem ser certificadas? Uma vez que estes documentos normalmente servem para transporte (por exemplo entre armazéns) ou para levar mercadoria de demonstração ou para os técnicos transportarem peças para reparar equipamentos? Não. Desde que não seja um documento valorizado, entregue ao cliente como suporte da transacção de bens ou serviços, não necessita de ser assinado digitalmente.

5 Uma Empresa que não venda a particulares está dispensada de assinar os documentos mesmo tendo instalada a versão 2011 actualizada? Sim está dispensada. A venda exclusiva a empresas é uma das exclusões da obrigatoriedade de utilização de software certificado, de acordo com a alínea d) do nº 2 do Artº2º da Portaria 363/2010. No caso de desenvolvimentos específicos, vai existir alguma função interna PHC que permita gerar a chave e assinatura? Em que gamas? E quando? Efectivamente está prevista a criação de uma função para versão Enterprise que vai permitir introduzir Facturas assinadas digitalmente por código da Framework PHC. A encomenda de cliente, a guia de transporte e os dossiers de consignação têm de ser assinadas digitalmente? Não. Os documentos obrigados a conter assinatura são os documentos valorizados, qualquer que seja a sua designação, que contenham a indicação dos bens ou serviços prestados e sejam entregues ao cliente como comprovativo da transacção. Quem facture a um consumidor final é obrigado a ter software certificado independentemente do volume de facturação? Não. Se o utilizador facturar exclusivamente a Empresas consumidoras finais, está excluído. Se facturar a Particulares consumidores finais está obrigado. A anulação de um documento só é possível com nota de crédito ou é possível anular directamente o documento?

6 É possível anular o documento de facturação directamente pela opção existente no ecrã. O documento manterá todas as linhas e ficará identificado como Documento Anulado. No caso de uma emissão de uma venda a dinheiro, após a impressão pode-se alterar o modo de pagamento? Sim pode, o Modo de pagamento não é um dos campos de valorização ou relevância fiscal. Apenas esses não se podem alterar depois do documento gravado. A Certificação é apenas uma por empresa produtora de Software ou uma por cada empresa utilizadora desse Software? A certificação é por aplicação de facturação. Independentemente da quantidade de bases de dados em que trabalha com a mesma aplicação. No caso da PHC, a certificação para a plataforma CS tem o nº 6. Uma Empresa que não venda a particulares está dispensada de assinar os documentos mesmo tendo instalada a versão 2011 actualizada? Correcto, por não efectuar vendas a particulares, inclui-se numa das exclusões previstas pela Portaria 363/2010, pelo que está dispensada de assinar digitalmente os seus documentos. A empresa vendeu ao consumidor final em 2010 mas em 2011 não vai vender. Precisa de certificação? Se o utilizador facturar exclusivamente a Empresas consumidoras finais, está excluído da obrigação de utilização de software certificado. Se facturar a Particulares consumidores finais está obrigado.

7 Posso ter uma serie de facturas para actividades empresariais não assinada e outra serie exclusiva para consumidores finais assinada? Não. Todas as empresas que sejam obrigadas a assinar digitalmente os seus documentos de facturação ou equivalentes, terão que o fazer em todas as suas vendas, independentemente da entidade a quem se destina cada documento de facturação. Facturo 3 milhões de Euros e só faço 10 documentos de facturação. Tenho de ter software certificado? Não. O número de documentos emitidos no ano anterior é um dos factores de exclusão. Se no ano anterior não tiver emitido mais de 1000 documentos de facturação, talões ou equivalentes, não é obrigado a utilizar software certificado. Quando dizem que não se pode alterar um documento depois de emitido, estão a falar do documento depois de gravado ou depois de impresso? Estamos a falar do documento depois de gravado. É no momento que o documento é gravado que será gerada a respectiva assinatura. A partir desse momento não é permitido apagá-lo. No caso de uma empresa trabalhar com particulares e não facturar por exemplo mais do que 1000 documentos, tem que ter sw certificado? Não. O facto de não ter emitido, no período de tributação anterior, um número de facturas, documentos equivalentes ou talões de vendas igual ou superior a 1000 unidades é um factor de exclusão.

8 Quem facturar manualmente ou com uma registadora tem obrigação de usar software certificado? Imaginem uma pastelaria. actualmente usa registadora. Factura > EUR, >1000 talões etc... Necessita de software certificado? Ou só necessita se já usar software para o efeito? Não. A Portaria 363/2010 abrange apenas os programas informáticos, utilizados por sujeitos passivos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS) ou de imposto sobre o rendimento das pessoas colectivas (IRC), para emissão de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, nos termos dos artigos 36.º e 40.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA). Clientes que usem software de gestão e ao mesmo tempo emitam Talões em Registadoras (+ que 1000), poderão continuar a usar a registadora? Sim, poderão continuar a utilizar a registadora. Mas se os documentos de facturação emitidos no software de gestão no ano anterior totalizar 1000 ou mais unidades, então o software de gestão tem que ser certificado. Para o total limite de 1000 documentos contam também as Guias de Remessa? Os documentos de facturação ou equivalentes são facturas, vendas a dinheiro, guia de remessa, ou é só fact e vd.? E é a soma de todos ou 1000 de cada? Não, as Guias de remessa são consideradas documentos de conferência de entrega de mercadoria ou da prestação de serviços, susceptíveis de entrega aos clientes pelo que

9 estão sujeitas às mesmas regras da emissão da factura mas não são consideradas para o somatório dos documentos de facturação emitidos no na anterior. Temos um dossier interno Devolução ao Fornecedor que refere quantidade e valor. Necessita de ter assinatura digital? Não, apenas os documentos de clientes necessitam de ser assinados digitalmente. Dos documentos de compra apenas as Facturas de Auto-facturação emitidas em nome de fornecedores obrigados a assinar digitalmente as suas vendas. Se um estabelecimento de uma empresa não trabalha com particulares, mas a empresa mãe trabalha, os documentos do estabelecimento precisam de terem certificado? Se a empresa mãe e o estabelecimento têm o mesmo nº de sujeito passivo de IRC, todos os documentos de facturação, sejam emitidos pela empresa mãe ou pelo estabelecimento, necessitam de ser assinados digitalmente. Então uma empresa que se encontre dentro dos parâmetros do 363/2010, ou seja, que emita + que 1000 talões ou facture + que poderá continuar a usar APENAS livros de facturação manual? Exacto. Uma vez que não são abrangidos pela Portaria 363/2010. Num IDU de uma Factura de uma empresa que não seja obrigada a assinar digitalmente os seus documentos, poderá substituit o texto: Documento processado por computador pelo texto: Software PHC Processado por software certificado (...)? A nossa empresa emite menos de 1000 facturas por ano, logo esta excluída das novas regras. Assim sendo as facturas deverão continuar a

10 ter o texto "Documento processado por computador" ou deveremos efectuar alguma alteração? Pode efectuar a substituição, apesar de não ser obrigado. Até porque a empresa pode num ano ser obrigada a assinar digitalmente os seus documentos e no ano seguinte não ser, por se incluir numa das exclusões previstas pela Portaria 363/2010. Nos documentos de POS na impressão de talões têm de aparecer o certificado? Tem que aparecer o conteúdo do campo Texto com nº de certificação para IDU que inclui 4 posições da assinatura digital no caso dos documentos assinados. No caso de ter um documento facturação usado no POS que depois é facturado por outro documento tenho de certificar o primeiro documento? Se o 1º documento emitido no POS tiver indicação de bens ou serviços prestados e correspondentes importâncias e for entregue ao adquirente, como suporte da operação efectuada, então tem que ser assinado digitalmente. Caso contrário, apenas a Factura final tem que ser assinada. Pelo que foi dito se um cliente fizer um GR que até pode ter valores mas que necessita antes de facturar ajustar por ex descontos esta então não deverá ser assinada, certo? Não. A GR valorizada entregue ao cliente tem que ser assinada, logo, não mais poderá ser alterada. Qualquer alteração poderá ser feita ao emitir a Factura por cópia da GR.

11 Para mudar de servidor basta transferir a base de dados ou é preciso transferir mais qualquer coisa? Basta transferir a base de dados e instalar o software PHC. Nós temos facturação gerada através de contratos, facturas que depois são várias vezes alteradas, nomeadamente colocando nº de horas, etc. É possível gerar os contratos num documento que não seja factura e só depois de estarem trabalhados transformar na facturação definitiva? Não só é possível como é precisamente o que recomendamos. Se tiver que emitir uma factura com 200 linhas, tenho que fazê-lo de uma só vez? No caso de criar uma factura sem assinatura para poder ser alterada, quando fizermos a versão final, basta alterar o tipo de documento para Factura Certificada, e mantêm-se as linhas inalteráveis? Porque utilizamos o módulo projectos, e cada factura tem muitos artigos associados ao processo associados à factura. Não. Deverá ter um documento (que não esteja configurado para ser assinado digitalmente) onde vai lançando as linhas e quando estiver terminado copia-o para a Factura configurada para ser assinada. O que a PHC recomenda para que no dia 2 Jan 2011 todas as Parametrizações e IDU s estejam prontos a funcionar em todos os clientes dado ser impossível os técnicos estarem nos clientes todos, Usar template e activar na data pretendida?

12 Pode efectivamente utilizar templates a importar nessa data ou pode previamente criar séries de documentos configurados para serem assinados digitalmente, bem como IDU s em que o campo Processado por computador foi já substituído pelo Texto com nº de certificação para IDU como sendo o IDU por defeito a utilizar por essas novas séries de documentos e informar o cliente que no início do ano deverá começar a utilizar essas séries de documentos. Nas configurações dos dossiers internos após activar a opção de assinado digitalmente no campo Tipo que fica visível quais as designações a utilizar nesse campo, no vídeo para guias de REMESSA utiliza GR e se for outro tipo de documento? Deverá utilizar quaisquer combinações de 2 caracteres alfanuméricos que sejam facilmente identificados com o documento a que respeitam. Faço a facturação das guias de forma automática através da rotina do software. Aí posso depois alterar as facturas, visto que são gravadas automaticamente? Não. As Facturas depois de emitidas não podem ser alteradas. Caso exista a necessidade de efectuar ajustamentos depois de emitidas as Facturas, então deverá efectuar a emissão automática para uma série que não esteja configurada para assinar digitalmente e depois copiar para uma série assinada digitalmente. O próprio software PHC assina os documentos digitalmente ou é necessário a aquisição de certificado digital? No caso dos documentos ao abrigo da Portaria 363/2010, a própria aplicação gera a assinatura digital que fica guardada no campo Assinatura da respectiva tabela. Apenas a Factura electrónica continua a necessitar do referido certificado digital pois não é abrangida por esta portaria.

13 Os dados não fiscais podem ser alterados? E os fiscais podem mas a alteração fica registada? É suposto a PHC gerar um Log sempre que é feita a alteração. Aonde posso consultar o Log? Os dados que se podem alterar são apenas os dados sem relevância fiscal. Sempre que a aplicação permite a alteração de um campo num documento assinado digitalmente, é gerado um registo na tabela de Log de utilizador, acessível através das opções diversas dos registos assinados digitalmente. Caso se trate de um campo a tabela de cabeçalhos, fica identificado o campo alterado. Caso se trate de um campo da tabela de linha, fica apenas o registo de que existiu uma alteração no documento. Será possível dar entrada de uma compra, em 2 ou 3 vezes? Ou seja as compras são tão extensas que não dá para inserir de uma vez só, isto será possivel na nova certificação? Os documentos de compra não são abrangidos pela Portaria 36/2010. Excepção feita para as compras em regime de Auto-facturação, caso em que deverá utilizar um documento que não seja assinado digitalmente para ir lançando as linhas e no final copiar para a Compra de auto-facturação. Nas versões antigas a anulação de um documento de facturação só procedia à eliminação das linhas. Nesta versão mantém-se? Não, todos os dados do documento anulado se mantêm inalterados, passando a surgir a informação Documento anulado no cabeçalho do registo. São no entanto removidos os movimentos de stocks, produtos vendidos, conta corrente, previsões de tesouraria, etc., gerados pelo documento e deixa de ser considerado nas análises de documentos de facturação e produtos vendidos.

14 Temos guias (valorizadas) feitas num software externo, que são importadas para o PHC e darão origem a facturação. Pelo que percebemos a guia será assinada pelo software externo. E as facturas são assinadas normalmente? Exactamente, as Facturas geradas no PHC serão assinadas aquando da sua emissão. Os n/ documentos de facturação foram ligeiramente adaptados, em termos de layout. Podemos correr o risco de ao actualizarem o exe. perder alguma das configurações? Não. O executável nunca altera registos. Uma vez que utilizam IDU s personalizados, deverá aceder ao desenho dos mesmos e substituir o texto Processado por computador pelo campo Texto com nº de certificação para IDU. Caso exista um cliente que opte só fazer upgrade por exemplo ao longo do mês de Janeiro corre algum risco? Todos os Documentos emitidos desde o dia 1 de Janeiro terão de estar certificados. Pelo que se o cliente emitir facturas não certificadas após 1 de Janeiro estará a incorrer numa violação da portaria 363/2010 incorrendo nos respectivos incumprimentos. Podemos gravar a factura sem assinatura? até termos a versão final? ou quando se grava atribui automaticamente a assinatura? Ao gravar é automaticamente atribuída a assinatura, pelo que após a gravação não a pode alterar. Se pretender poderá fazer um documento interno, não assinado, para

15 conferência. Após concluído o documento de conferência poderá copiá-lo para uma Factura certificada. Imaginei que o cliente tem 4 balanças que emitem talões não tem software de backoffice, e as balanças não gravam em disco só te epprom, mas factura mais de e mais de 1000 e particulares. Tem de certificar os talões das balanças? Esta é uma questão que só pode ser respondida pela DGCI. Na nossa opinião um equipamento que não guarda documentos de facturação, não permite aceder-lhes após impressos e não tira o SAF-T-PT, não é um Software de Facturação e cai na Categoria de Caixas Registadoras. As caixas registadoras não estão abrangidas pela portaria 363/2010. No caso da factura electrónica, actualmente a mesma série tem facturas electrónicas e não! Como resolver? 2 séries: 1 para as electrónicas (não assinada) e outra para as não electrónicas (assinadas)? A certificação de Software não permite que coexistam na mesma série de documentos de facturação, Facturas Certificadas com Facturas não Certificadas. No caso referido, as Facturas electrónicas terão de existir numa série de documentos autónoma da série das facturas Certificadas. As Facturas electrónicas não estão abrangidas pela portaria 363/2010. Será que podemos já configurar a certificação nos clientes que possuem a versão 2011 de forma a não ter um volume de trabalho tão intenso no dia 1? Podem configurar desde já novas Séries para documentos de facturação assinados. Poderão começar a usar estas novas séries já, ou somente a partir do dia 1 de Janeiro.

16 Mas se este ano os documentos de facturação não estão obrigados a ser certificados, não posso ter em 2010, documentos da mesma série certificado e não certificados? Porquê? As regras da portaria 363/2010 não permitem que coexistam na mesma série Documentos Assinados com Documentos não Assinados. Os dossiers podem ser alterados ou eliminados? Qualquer Dossier não assinado pode ser alterado ou eliminado. Um Dossier assinado não pode ser eliminado e só lhe podem ser alterados dados sem relevância fiscal. Para o caso de existirem cliente que queiram começar de imediato a utilizar a certificação, pode? apesar da data ser Podem começar imediatamente a usar séries de documentos certificados. Posso fazer update para a versão certificada e só proceder à geração da chave a partir de ? Só a partir de 1 de Janeiro de 2011 é obrigatório assinar os documentos de Facturação. Até lá poderão usar a aplicação sem assinar os documentos de facturação. Caso nos seja solicitado uma segunda via de 1 documento de facturação após , a re-impressão do mesmo deixa de ser legal?

17 A reimpressão de uma 2ª via de uma documento de facturação continuará a ser legal, qualquer que seja a data do documento de facturação. Como se procede no caso em que facturamos determinados produtos, mas a entrega é feita posterior através de guias de transporte (com datas superiores à data da factura)? Ambos os documentos, Factura e Guia de Remessa devem ser assinadas digitalmente. Quais as possibilidades existentes para numeração no ano 2011 em documentos a assinar digitalmente? Existem 3 opções: Criar uma nova configuração de documentos de facturação com outro nome de documento. Utilizar a configuração já existente mas começar a numeração do 1 em 2011 (fiscalmente é considerada uma nova série de facturação) Utilizar a configuração já existente e continuar a numeração que vem de 2010 mas criando um prefixo que gere um intervalo bastante significativo na numeração, como por exemplo: Último documento de º documento de (fiscalmente é considerada uma nova série pela existência de uma quebra significativa na numeração dos documentos). A série a ser configurada para certificação, pode seguir a numeração do ano 2010? Apenas pode seguir a numeração de 2010 se for precedida de um prefixo diferente e novo, que assegura que se trata de uma nova série.

18 Temos muitos clientes que normalmente todos os anos começam a numeração por o ano ou seja 2011xxxxx, continua a puder ou tem mesmo de ser o numero 1? Se o prefixo é diferente, fiscalmente, tal significa que se trata de uma nova série. Pelo que pode fazê-lo. Se um cliente tiver a meio do ano que certificar o documento Factura, pode usar o mesmo documento ou tem de criar uma nova série para a factura? Terá de usar uma nova série, por as regras acessórias à portaria 363/2010 impedem a coexistência de documentos assinados com documentos não assinados, na mesma série. Tendo em conta as regras de funcionamento da certificação de software, todo e qualquer documento a ser realizado posteriormente a uma factura, que faça alteração à mesma, por crédito ou débito deve ser sempre criado usando a funcionalidade de cópia do documento de facturação? Sempre que o documento de origem exista no sistema de facturação usado, a nota de crédito deve ser efectuada por cópia do documento de origem. Se as facturas forem emitidas a agrupamentos de produtores de animais ou de cereais, é obrigatório utilizar facturas assinadas digitalmente? Os agrupamentos não são agricultores, mas recebem os animais e os cereais que depois vão vender.

19 Um dos critérios de Exclusão determina que se uma empresa vende exclusivamente a clientes que exercem exclusivamente actividades de produção, então não está obrigada a utilizar software certificado. Portanto, se este utilizador vender exclusivamente a agrupamentos de produtores de animais, não necessita de ter software certificado. O caso da primeira venda ao publico, obriga de imediato a certificação Como os documentos anteriores não eram certificados, logo tem de ser criada outra série, certo? Se assim não for, como resolver depois os erros no SAFT de documentos não assinados, quando a configuração diz que sim? Correcto; terá de ser criada uma nova série. Nas notas de crédito que anulam facturas emitidas em outro local, podemos adicionar manualmente a informação da factura original? Se o documento original não existe no sistema que está a usar, terá de introduzir a informação manualmente. Ao anular documento por emissão de n/crédito, devido a engano, é necessário o documento ser carimbado e assinado pelo cliente? Sim. Essas regras já existiam e mantêm-se. Mesmo tendo os dois tipos de NC e ND, podemos continuar apenas com 1 série ou temos que ter, obrigatoriamente 2 séries? O Software PHC não permite ter Notas de Crédito e Notas de Débito na mesma série.

20 No POS, quando há enganos, ao emitir uma devolução por copia da VD, é necessário pedir assinatura ao cliente final (consumidor)? Sim. Essas regras já existiam e mantêm-se. Qual o controlo da assinatura digital pela DGCI, ou seja, a visualização desta assinatura é feita apenas no SAFT? A DGCI tem uma ferramenta que verifica a validade das assinaturas. Para anular um documento é obrigatório por nota de crédito? Ou podemos criar um documento do tipo crédito para estornar a factura? Um documento do tipo crédito para estornar uma factura é uma Nota de Crédito. Essa é uma das formas de anular uma factura. Também o pode fazer usando a opção de ANULAR existente no ecran da Factura sem necessidade de emitir uma nota de crédito. Isto, apenas no caso de a Factura ainda não ter sido entregue ao cliente. E clientes que só façam vd's e que se enganem como fazem? Se fizer um doc. a um cliente errado, tenho que enviar a NC ao cliente? Tem duas alternativas. Se se enganou e não entregou o documento produzido ao cliente, então pode anulá-lo e fazer o documento correcto. Se já entregou o documento ao cliente, então terá de fazer uma nota de crédito para o anular. Clientes com duas áreas de negócio, que usem software de gestão para uma e ao mesmo tempo emitam Talões em Registadoras para outra área de negócio, poderão continuar a usar a registadora? Podem continuar a usar a registadora.

21 Se tivermos um dossier orçamento e guias de transporte baseadas neste. As facturas são efectuadas com base no orçamento com códigos de serviços. Neste caso as guias não são facturadas. Estas guias nunca são copiadas para facturas. As guias devem ser certificadas e como trata-las? Se as guias não são entregues ao cliente, então não terão de ser assinadas. Se forem entregues ao cliente e forem valorizadas, terão de ser assinadas. O envio de EDI é necessário ser assinado digitalmente? O envio de documentos por EDI não permite enviar originais de documentos de facturas, apenas cópias de documentos. Portanto, os originais deverão ser assinados. O envio de uma cópia desse original por EDI não está contemplado na portaria 363/2010. Supondo que temos duas bases de dados para áreas diferentes da empresa podemos ter facturação separada e certificar os documentos? Sim, podem ter diferentes sistemas de facturação separados dentro da mesma empresa. No entanto, se a empresa estiver obrigada a usar software certificado, todos os sistemas terão de ser certificados. A série actual de facturas, digamos, que esteja na numeração 1345 posso iniciar uma nova série iniciando em 1346? Não, as séries têm de se iniciar no nº 1. Quem apesar de usar software para facturar, emita guias e transporte ou de remessa manualmente, pode continuar a fazê-lo?

22 Sim. Pode continuar a emitir documentos manuais ao mesmo tempo que emite documentos por software. Os operadores logísticos emitem muita vez facturas em nome do seu cliente. Exportam mais tarde por xml os documentos para o erp do seu cliente, obedecendo a ordem sequencial e cronológica. A certificação vai obrigar a que os operadores certifiquem o seu sw? Os Operadores logísticos que emitam facturas em nome do seu cliente, terão que o fazer por intermédio de software certificado. A menos que estejam dentro de um dos 4 critérios de exclusão da portaria 363/2010. Documentos Electrónicos - XML Padrão está preparado? As facturas electrónicas são reguladas por legislação própria e não estão abrangidas pela certificação de software da portaria 363/2010. Ao enviarmos uma guia de remessa ou factura por xml o código tem de levar a "assinatura" digital? Não. Uma cópia de um documento original não tem de levar a assinatura. O Original sim, tem de ter a assinatura. Nós utilizamos um sistema proprietário de facturação que integra com o PHC. A nossa facturação fica certificada pelo PHC? Senão como devemos proceder? Facturas emitidas fora do software PHC não são certificadas pela PHC. O próprio software que emite as facturas terá de ser certificado pela DGCI.

23 Por termos um software proprietário registado nos direitos de autor que migra os dados para o PHC, O software proprietário necessita gerar o ficheiro SAFT? Ou pode ser gerado pelo PHC? O ficheiro SAFT tem sempre que ser gerado pela aplicação que produz as facturas. Não pode nunca ser gerado por uma aplicação externa. O executável de 29 de Junho de 2010 da gama Advanced já contempla estas alterações? Não. Apenas os executáveis PHC CS com datas superiores a meados do mês de Outubro, contemplam as modificações para a certificação do software. Vai aparecer alguma mensagem nos dossiers internos como nos documento de facturação que é crime a alteração ou apagar o documento? Não. Os dossiers internos podem ser modificados. Apenas aqueles que forem assinados não podem ser modificados nos dados que entram para a assinatura. Neste momento está a ser possível alterar a configuração de um documento de facturação já configurado com assinatura. Esta situação irá manter-se? Sim. Uma série de documentos de facturação pode deixar de ser assinada ou passar a ser assinada. A legalidade dessa operação é responsabilidade do utilizador. A PHC não poderia arranjar uma solução que facilitasse a alteração em todos os IDUS da referência à certificação?

24 Cada utilizador tem um layout diferente e vai pretender colocar o texto relativo à certificação num local diferente, pelo que seria inviável uma alteração automática. Afinal é possível anular documentos assinados digitalmente? Sim. Se se enganou e não entregou o documento ao cliente pode anulá-lo. O programa vai deixar alterar documentos? Podem-se alterar documentos assinados no que diz respeito a dados sem relevância fiscal. Vendedor, centro analítico, etc. Não se podem alterar dados com relevância fiscal: Nº do documento; Data do documento; Total do documento; Nome do cliente; Morada do cliente; Designação das linhas; Quantidade; Preço unitários; Descontos; Motivo de isenção de IVA; Taxa de IVA; IVA incluído. Podemos já implementar a certificação do software nas séries de documentos existentes? Não. Os documentos assinados têm que iniciar uma nova série. Com a nova versão PHC 2011, a activação da assinatura digital fica automaticamente configurada ou somos nós a inserir manualmente? O utilizador pode usar os layout s de impressão fornecidos pela PHC ou modificar ele próprio os layout s de impressão.

25 Vai ser possível anular documentos de compra (auto-facturação) assinados digitalmente? Actualmente não é possível, no software PHC. Está no entanto prevista a disponibilização desta funcionalidade no futuro. No caso de uma factura anulada, posso emitir uma nova factura com a mesma data da anulada ainda que já tenha emitido facturas posteriores? Não. A emissão de facturas tem de obedecer a uma sequência cronológica. Esta regra sempre existiu e não se modificou com a certificação de software. Para anular uma Factura fiscalmente é necessário mantê-la sem alterações no sistema, e criar uma Nota de crédito compilando-a a partir da Factura. Esse procedimento é feito pelo utilizador como o PHC já permite (ex: ir à Factura e seleccionar Copiar para outro Documento e criar desta forma a Nota de crédito), ou foi criada alguma opção especial para o efeito? Esse procedimento existe no software PHC. Uma cadeia de lojas com POS: compro na loja de Odivelas e devolvo na loja de gaia. Se a nota de credito tem de ser por copia da factura, como se processa a esta nota de credito? Se o documento original não existe no sistema que está a usar, terá de introduzir a informação manualmente. Não podendo copiar do documento de origem.

26 Existe alguma forma de validar o ficheiro SAFT produzido pela aplicação? Sim, a DGCI disponibiliza no seu site um validador que pode ser usado por qualquer contribuinte. Como é que se faz uma nota de crédito de uma factura que foi lançada por movimentos directos em conta corrente (introdução de saldos iniciais num arranque de sistema)? Se o documento original não existe no sistema que está a usar, terá de introduzir a informação manualmente. Não podendo copiar do documento de origem. Como faço uma nota de crédito de um documento proveniente de auto-venda? Se o documento original não existe no sistema que está a usar, terá de introduzir a informação manualmente. Não podendo copiar do documento de origem. Pelo que percebi não é possível alterar um documento de facturação já emitido, uma vez que a chave Hash é gerada com base no documento anterior. Contudo será possível alterar o último documento emitido, correcto? Não. As regras da DGCI não o permitem. Qual vai ser o procedimento recomendado para a emissão automática de facturas por forma a obedecer a estas novas regras. Inclusive em versão Corporate ou Advanced?

27 A emissão automática de facturas é uma funcionalidade do software PHC que gera documentos certificados. Logo cumpre com as regras obrigatórias. Os documentos emitidos são assinados. No caso de facturas criadas a partir da facturação automática de dossiers, se se dá um erro (por exemplo dossier com um valor errado gera uma factura errada) como devo proceder? não posso apagar e emiti-la de novo? Se ainda não entregou o documento ao cliente, pode anulá-lo. Caso contrário terá de emitir notas de crédito. Com a certificação, a opção "Apagar" vai deixar de existir, verdade? Não. Continua a existir. Mas só funciona para documentos não certificados. Não podemos alterar os campos fiscais ou o próprio PHC não deixa que se efectue essa alteração? O software PHC não deixa modificar estes campos. É possível apagar a última factura emitida, de forma a ser novamente gerada com nova chave Hash? Não. As regras da DGCI não o permitem. Temos uma implementação que emite um documento de facturação (NC) automaticamente através da factura. Como podemos garantir a certificação dessa NC. (Corporate e Advanced)?

28 Se existirem desenvolvimentos específicos na aplicação, e que implicam a criação de documentos a serem assinados, irá existir alguma função interna PHC para a criação da assinatura? Em que gamas? E para quando? A única forma de emitir documentos certificado no software PHC é usando as próprias funcionalidades do software PHC. Encontra-se previsto, para o futuro, a disponibilização de uma função xbase para emitir facturas certificadas. Esta função só poderá ser usada na gama Enterprise. Ao fazer uma guia de transporte com o objectivo de facturar esta deve assinada digitalmente. Normalmente neste documento não se define preços e /descontos. Como tal como posso proceder para alterar estes dados para fazer a factura correcta. Se a guia é valorizada e entregue ao cliente, terá de ser assinada. E nesse caso não poderá ser alterada. Poderá alterar os dados da factura ao emitir a mesma. No caso da impressão instantânea no POS através duma tecla, esta não é certificada. Vai haver alguma opção idêntica mas certificada? Sim. Já existe essa opção dentro da software PHC desde a versão Documentos criados por CRIABOBI (função que cria Dossiers Internos programáticamente) ficam assinados digitalmente? Não. No entanto está previsto que venham a sê-lo no futuro. Se tivermos um terminal com uma aplicação específica, se alterarmos a nosso programação e passarmos a usar o b2b.dll, os documentos emitidos são certificados?

29 Um terminal com uma aplicação específica que emite Facturas, ter de ser certificado. Essas Facturas terão de ser emitidas logo certificadas. Se eventualmente o que o terminal emite não é uma Factura mas uma ordem de facturação, então essa ordem pode ser importada para o software PHC emitindo facturas certificadas no software PHC. Isso poderá ser feito por uma das formas de importação de Facturas recomendada: Conector, XML, Módulo terminais. A importação usando a b2b.dll é possível mas não recomendada. A sua utilização é suportada apenas por compatibilidade com implementações antigas. Eventos a correr para as tabelas FT/FI tipo (u_tabupdate) que alteram e recalculam os dados podem continuar a correr? Não. Os eventos correm após a gravação da factura, pelo que se modificarem algum dado com relevância fiscal irão tornar a assinatura inválida, logo a factura ilegal. Se pretenderem podem executar modificações à factura em Valores por defeito, pois estes são executados antes de a factura ser validada, assinada e gravada. Neste caso a factura emitida fica legal. Como poderei identificar a assinatura digital de um documento, de forma a perceber se o mesmo foi ou não alterado? Não é possível. Apenas a PHC e a DGCI têm acesso á chave que permite essa verificação. Se fizer um update via SQL num dos campos que não podem ser alterados, a chave é alterada? Ao fazer isto estará a adulterar a factura. A assinatura fica inválida e a factura fica ilegal. Quem é obrigada a ter software certificado?

30 Quem facture a um consumidor final é obrigado a ter Software certificado independentemente do volume de facturação? Não percebi, um dos requisitos para ter um software certificado é a empresa facturar 1000 talões por ano? Se sim onde posso obter esse documento a comprovar isso. De acordo com a Portaria 363/2010, os programas informáticos, utilizados por sujeitos passivos de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS) ou de imposto sobre o rendimento das pessoas colectivas (IRC), para emissão de facturas ou documentos equivalentes e talões de venda, nos termos dos artigos 36.º e 40.º do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA), devem ser objecto de prévia certificação pela Direcção-Geral dos Impostos (DGCI). Excluem-se do disposto no número anterior os programas de facturação utilizados por sujeitos passivos que reúnam algum dos seguintes requisitos: a) Utilizem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual sejam detentores dos respectivos direitos de autor; b) Tenham operações exclusivamente com clientes que exerçam actividades de produção, comércio ou prestação de serviços, incluindo os de natureza profissional; c) Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a (euro) ; d) Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de facturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a 1000 unidades. O cliente tem que fazer algum pedido a DGCI? Não. A responsabilidade do pedido de certificação será sempre do produtor de software. Os contribuintes obrigados à utilização de software certificado apenas deverão assegurar a utilização de uma solução mencionada no Portal das Finanças e não cabe a estes o pedido de qualquer certificação. Caso existam dúvidas quanto a essa conformidade poderão os utilizadores ou potenciais adquirentes indagar dessa conformidade no Portal das Finanças, em lista que elencará os programas e respectivas versões certificadas, identificando ainda os respectivos produtores. Esta lista será constantemente actualizada, não só com os novos programas ou versões certificados,

31 mas também com as revogações de certificações anteriormente concedidas. Uma empresa que não seja obrigada a utilizar software certificado (ex: não chega aos 1000 documentos), mas tenha a versão PHC 2011, pode assinar os seus documentos de facturação? Sim. Pode assinar mesmo que não seja obrigado a fazê-lo. Se para o ano, as condições de isenção são as mesmas ou só muda a dos para Sim, para o ano de 2012, caso os artigos da portaria 363/2010 não seja alterada ou as regras da DCGI não sejam modificadas, a única alteração que está prevista é o volume de negócios superior a em vez dos ª Pergunta - posso fazer upg a empresas que não sejam obrigadas ter certificação, correcto? E podem facturar com certificação, correcto? Sim pode. A nossa empresa emite menos de 1000 facturas por ano, logo esta excluída das novas regras. Assim sendo as facturas deverão continuar a ter o texto "Documento processado por computador" ou deveremos efectuar alguma alteração? Pode colocar um dos textos, não é obrigada a colocar o novo campo. Mas aconselhamos a colocar pois pode passar a ter essa obrigação e já tem os IDU s configurados.

32 Os documentos que devemos colocar como assinados digitalmente são só os documentos considerados contabilisticamente ou temos que considerar outros documentos? São obrigados a conter assinatura as facturas ou documentos equivalentes e os talões de venda, incluindo, portanto, os seguintes documentos: Factura, Nota de Débito, Venda a dinheiro, Factura-recibo, Talão de venda, Nota de crédito, Talão ou Nota de devolução. São ainda obrigados a conter assinatura os documentos, qualquer que seja a sua designação, que contenham a indicação dos bens ou serviços prestados e correspondentes importâncias, susceptíveis de serem apresentados ao adquirente (consumidor final) como suporte da operação efectuada (p.ex. Guias de Remessa), de acordo com o n.º 2 das Regras Técnicas divulgadas. Não estão obrigados os documentos correspondentes, por exemplo, a orçamentos porque não dizem respeito, ainda, a uma evidência de transacção. Uma alteração numa factura assinada num dos campos sem relevância fiscal pode ser feita. Isso altera a assinatura original? Continua a ser um documento legal junto da DGCI? Sim, pode ser feita, continuando a ser um documento legal junto da DCGI e ficando gravado na tabela de Logs a alteração efectuada. Pode-se alterar a posteriori o descritivo do corpo da factura e/ou uma nota de refª numa linha, quando este não tem valor? Não é possível alterar. Para correcção de uma informação em qualquer um dos campos com relevância fiscal, terá que ser anulado o documento e criado um novo, garantindo a sequência existente.

33 A nossa empresa utiliza as Guias de Remessa para transportar os produtos do n/ armazém principal em Ribeirão para os restantes armazéns, Porto e Alcanena. Essas GR não têm valor, têm a indicação em observações "só para efeito de transporte" e como tal não são facturadas. Estas GR precisam de ser assinadas digitalmente? Não. Porque para além dessas GR não serem valorizadas, não correspondem a uma evidência de transacção. Tenho 800 Facturas informaticamente e 300 vd manuais. é necessário ter o sw certificado? Sim. Porque o número de facturas, documentos equivalentes ou talões de venda, efectuados pela empresa, é superior a 1000 unidades. Sejam eles emitidos de forma manual ou informaticamente. No caso de Guias de Transporte sem valor, a serem copiadas para factura, estas guias deverão ser assinadas? A guia de remessa ou transporte não tem valor mas é entregue ao cliente. Tem de ser certificada? Não, essas Guias de Transporte não necessitam de ser assinadas digitalmente, apenas as facturas originadas por cópias destas têm que ser assinadas digitalmente. Guias de Remessa e Guias de Transporte valorizadas e assinadas, quando copiadas para factura, podem ser alterados os seus valores? Sim, ao ser copiada para a factura e antes de gravar esse documento pode alterar os valores.

34 Se um orçamento for feito num dossier interno tem que ser assinado digitalmente? Nos documentos de facturação temos um documento que se chama Devolução que apenas serve para lançar cheques devolvidos. Tem que ser assinado digitalmente? No caso de uma usarmos uma Guia de Consignação para um parceiro ou cliente temos de certificar este documento? Uma guia de empréstimo de material, que é entregue ao cliente não é facturada precisa de ser assinadas? O dossier quebras também é assinado digitalmente? Os documentos internos como consumo interno têm que ser assinados digitalmente? Os inventários são assinados digitalmente? Além das guias de remessa que posteriormente serão facturadas as guias de transporte também devem ser certificadas? uma vez que estes documentos normalmente servem para transporte por exemplo entre armazéns ou para levar mercadoria de demonstração ou para os técnicos transportarem peças para reparar equipamentos? Guias de Transferência de armazém, entre localidades, também têm de ser assinadas digitalmente? Uma nota de encomenda (dossier interno) como é valorizada e entregue ao cliente, tem que ser assinada digitalmente? Não, esses documentos não necessitam de ser assinados, porque não correspondem a uma evidência de transacção. Temos uma serie própria para a exportação de produtos (Paises Terceiros e Países Intracomunitários), Estas facturas também têm de ser assinadas?

35 Sim, são obrigados a conter assinatura as facturas ou documentos equivalentes e os talões de venda, bem como os documentos, qualquer que seja a sua designação, que contenham a indicação dos bens ou serviços prestados e correspondentes importâncias, susceptíveis de serem apresentados ao adquirente (consumidor final) como suporte da operação efectuada. Não distinguido se esses documentos são para países terceiros ou intracomunitários. Posso ou devo recusar uma factura de um fornecedor que não esteja assinada? não tenho forma de saber se ele usa sw próprio para emitir facturas ou esteja abrangido por qualquer exclusão, certo? em suma, não incorro em coima por aceitar documento não certificado? É verdade. O consumidor final não tem forma de saber se a empresa que emitiu a Factura está obrigada ou não a ser certificada. Nas empresas de construção civil, os autos de medição deverão ser assinados digitalmente? Na nossa opinião, não deve ser assinado, pois um Auto de Medição apenas comprova se a tarefa foi realizada, não existindo qualquer transacção de mercadorias ou serviços. Ou seja um Auto de Medição não corresponde a uma transacção de bens e serviços, mas sim a uma confirmação que a tarefa/trabalho foi ou não executado. Empresários em nome individual são considerados consumidores finais? A alínea de exclusão b) diz que estão excluídas as empresas que tenham operações exclusivamente com clientes que exerçam actividades de produção, comércio ou prestações de serviços incluindo os de natureza profissional; independentemente de ser ou não consumidor final.

36 Uma empresa agrícola que emita os seus documentos de facturação utilizando o software phc, e que não tenha facturado no ano anterior mais de é obrigada a utilizar já em 2011, facturas assinadas digitalmente? Não é obrigada, pois está dentro da exclusão de um dos requisitos do Artigo 2º da portaria 363/2010. Excluem-se do disposto no número anterior os programas de facturação utilizados por sujeitos passivos que reúnam algum dos seguintes requisitos: Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a (euro) Se facturarmos material a empresas (para uso próprio) os documentos tb têm q ser assinados (apesar de não ser um particular)? Se só fizer vendas a clientes que exerçam actividades de produção, comércio ou prestações de serviços incluindo os de natureza profissional;, não necessita de assinar digitalmente os seus documentos, independentemente do fim que o cliente dá aos bens ou serviços adquiridos. As notas de débito relativas a juros e comissõs de letras, bem como de arrendamento de instalações agrícolas também necessitam de ser assinadas digitalmente? Se a empresa emite esses documentos e são equivalentes a documentos de facturação, têm que ser assinados digitalmente. Os documentos facturados sem IVA (Clínicas) são obrigados a certificação? Sim.

37 Em caso de Guias de Remessa configuradas em Dossiers Internos e assinadas digitalmente não existe a opção de ANULAR. Como poderei alterar, apagar ou anular? Neste caso, como não existe conceito de anular, esse Dossier Interno deve ser fechado. Vai existir algum manual para configurar o PHC com a nova certificação? Sim. Existe documentação disponível que pode pedir ao seu parceiro. Nomeadamente artigos técnicos e filmes que vão ao encontro das necessidades pretendidas. As versões disponibilizadas a partir de agora já têm os IDU's preparados com as alterações? Sim. Para novas empresas a BD já vai preparada com os IDU s certificados. Caso uma empresa já estejam em produção pode solicitar ao seu parceiro os layouts default da PHC e importar os mesmos para a sua base dados. No pos o que vai acontecer ao documentos suspensos? Os documentos suspensos mantêm-se com o mesmo comportamento. Pois o conceito do suspenso é que a venda anda não foi efectivada, logo não têm que ser assinados. Clientes que só façam vd's e que se enganem como fazem? Se me enganar numa nota de crédito "certificada" como devo corrigir?

38 Neste caso, existe a opção de anulação de documentos de facturação, opção essa que se encontra na barra do ecrã, no icon com um A e uma Cruz. Neste caso as linhas do documento não são apagadas e passou a surgir um texto com essa indicação Documento anulado ao lado do número do documento. Esse documento anulado não é integrado para a contabilidade. Ou seja esta rotina de anular documentos assinados digitalmente apenas serve para os enganos que acontecem no momento. Esses documentos anulados também vão para o SAFT-T-PT como já iam com a indicação com o Status=A (anulado) <InvoiceNo>FT 27/1</InvoiceNo> <InvoiceStatus>A</InvoiceStatus> Posso usar dossiers internos temporários para depois serem importados para os para os documentos oficiais assinados e depois apagar esses dossiers temporários? Sim, esse procedimento é possível. Nesse caso na configuração desses dossiers internos não pode ser activada a opção Série de documento a ser assinada digitalmente. É necessário criar regras para evitar a alteração dos documentos assinados digitalmente, ou o software impede esta alteração de base? Não é necessário, pois esse controlo é feito pelo Software PHC. Ou seja a partir de Janeiro de 2011, e após activar as configurações e parametrizações necessárias, apenas é permitido modificar dados, nos documentos assinados digitalmente, que não resultem em alteração nos seguintes campos: Nº do documento; Data do documento; Total do documento; Nome do cliente; Morada do cliente; Designação das linhas;

39 Quantidade; Preço unitários; Descontos; Motivo de isenção de IVA; Taxa de IVA; IVA incluído. Não é permitido alterar/apagar documentos de uma série assinada digitalmente. No entanto caso não tenha entregue a factura ao cliente é possível anular o documento, em caso de enganos ou erro, essa anulação só é possível porque a mesma mantêm intacta toda a informação. Cenário: 3 Facturas para o mesmo cliente. O cliente devolve-me 1 produto da 1ª, 2 produtos da 2ª e 2 Produtos da 3ª factura. Como Proceder para a emissão da respectiva Nota de Crédito? Deverá introduzir a Nota de crédito e copiar para lá as linhas em causa de cada Factura. Se a alteração for alterada directamente na base de dados, a alteração fica registada no Log? Não. É ilegal fazer alterações directamente na base de dados, via query s de utilizador, ficando esse registo/documento ilegal perante a DCGI.