ESTRUTURA ORGÂNICA E RESPECTIVO CONTEÚDO FUNCIONAL

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1 ESTRUTURA ORGÂNICA E RESPECTIVO CONTEÚDO FUNCIONAL MAIO 2014

2 Introdução Missão dos SASULisboa Administrador dos Serviços de Ação Social Diretor Executivo da Ação Social Unidade de Apoios Sociais e Serviços Alimentares Área de Alojamento e Apoio à Infância Unidade de Alojamento Unidade de Apoio à Infância Núcleo de Alimentação Núcleo de Bolsas Departamento Administrativo e Financeiro Núcleo Administrativo Núcleo Financeiro Unidade de Aprovisionamento e Economato Departamento de Gestão de Património e Recursos Técnicos Núcleo de Conservação e Manutenção Unidade de Logística e Serviços Gerais Área de Apoio Unidade de Tecnologias de Informação Área de Aplicações e Sistemas de Informação Área de Infraestruturas e Comunicações Área de Suporte ao Utente Competências transversais aos serviços dos SASULisboa P 2/38

3 Introdução De acordo com o Artigo 1º dos seus Estatutos, os Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa, adiante designados por SASULisboa, são uma pessoa coletiva de direito público, dotada de personalidade jurídica e de autonomia administrativa e financeira, nos termos e âmbito definidos na lei e nos Estatutos da Universidade de Lisboa, vocacionados para assegurar a missão e as funções da ação social na Universidade de Lisboa. No Artigo 3º dos Estatutos está definido que compete aos SASULisboa, em coordenação com os Serviços Centrais e Escolas da Universidade de Lisboa, designadamente: a) Atribuir bolsas de estudo; b) Promover o acesso à alimentação em cantinas e bares; c) Promover o acesso ao alojamento; d) Promover o acesso a serviços de aconselhamento social; e) Conceder auxílios de emergência; f) Conceder apoios específicos aos estudantes; g) Desenvolver outras atividades que se enquadrem nos fins gerais de ação social no Ensino Superior, nomeadamente, promover a integração académica dos estudantes e conceder outros apoios de índole social. Para prossecução destes fins, os mesmos estatutos definem, entre o Artigo 8º e o Artigo 15º, que a estrutura orgânica dos SASULisboa se organiza da seguinte forma: Administrador dos Serviços de Ação Social; Diretor Executivo dos Serviços de Ação Social; Unidade de Apoios Sociais e Alimentares; P 3/38

4 Departamento Administrativo e Financeiro; Departamento de Gestão de Património e Recursos Técnicos; Área de Apoio; Unidade de Tecnologias de Informação. O conteúdo funcional de cada uma destas estruturas será apresentado, em detalhe, nos pontos seguintes. P 4/38

5 1. Missão dos SASULisboa Os Serviços de Ação Social da Universidade de Lisboa têm como missão proporcionar apoios sociais de forma a favorecer a igualdade de oportunidades no acesso e na frequência bem sucedida da ULisboa, contribuindo para a formação integral dos seus estudantes, em contexto académico de cidadania ativa. Não obstante o referido no ponto anterior, de modo a dar cumprimento à sua Missão, os SASULisboa organizam-se, funcionalmente, de acordo com o ilustrado na Fig. 1. Fig. 1 Organograma funcional dos SASULisboa Administrador dos SASULisboa Diretor Executivo dos SASULisboa Área de Apoio Unidade de Apoios Sociais e Serviços Alimentares Unidade de Tecnologias de Informação Área de Alojamento e Apoio à Infância Departamento Administrativo e Financeiro Departamento de Gestão de Património e Recursos Técnicos Área de Aplicações e Sistemas de Informação Unidade de Alojamento Núcleo de Alimentação Núcleo Administrativo Núcleo de Conservação e Manutenção Área de Infraestruturas e Comunicações Unidade de Apoio à Infância Núcleo de Bolsas Núcleo Financeiro Unidade de Aprovisionamento e Economato Unidade de Logística e Serviços Gerais Área de Suporte ao Utente P 5/38

6 2. Administrador dos Serviços de Ação Social Ao Administrador dos Serviços de Ação Social compete: a) Coordenar e dinamizar o funcionamento de todas as unidades dos SASULisboa; b) Assegurar a gestão corrente dos SASULisboa; c) Executar as decisões do Conselho de Gestão; d) Exercer as competências próprias previstas na lei, assim como as delegadas pelo Reitor nas áreas de recursos humanos, de gestão orçamental, de gestão patrimonial e de ação social. 3. Diretor Executivo da Ação Social O Diretor Executivo dos Serviços de Ação Social, que funciona na direta dependência do Administrador dos Serviços de Ação Social, é o responsável máximo pela Unidade de Apoios Sociais e Serviços Alimentares. 3.1 Unidade de Apoios Sociais e Serviços Alimentares A Unidade de Apoios Sociais e Serviços Alimentares, abreviadamente designada por UASSA, desenvolve a sua ação no âmbito dos apoios sociais diretos e indiretos aos estudantes, competindo-lhe nomeadamente: a) Promover o processo de candidaturas e propor a atribuição de alojamento nas residências universitárias afetas, em condições que propiciem um ambiente adequado ao estudo, bem-estar e integração no meio social e académico; P 6/38

7 b) Assegurar a gestão das residências, no cumprimento do respetivo regulamento de funcionamento e regras aplicáveis, assim como manter a inventariação atualizada das necessidades, por forma a promover a otimização de recursos e o bom funcionamento; c) Prestar os serviços de apoio à infância junto da comunidade académica, promovendo o desenvolvimento psicomotor e intelectual das crianças, numa articulação permanente entre a instituição e a família; d) Realizar todos os procedimentos necessários ao fornecimento de refeições; e) Assegurar o atendimento a estudantes e demais entidades, procedendo, quando necessário, ao seu encaminhamento para diferentes áreas dos SASULisboa; f) Analisar as candidaturas e propor a atribuição de bolsas de estudo, benefícios anuais de transporte, auxílios de emergência e apoios específicos aos estudantes com necessidades educativas especiais, que reúnam as condições para o efeito. A UASSA compreende a Área de Alojamento e Apoio à Infância, o Núcleo de Alimentação e o Núcleo de Bolsas. P 7/38

8 3.1.1 Área de Alojamento e Apoio à Infância A Área de Alojamento e Apoio à Infância, abreviadamente designada por AAAI, compreende a Unidade de Alojamento e a Unidade de Apoio à Infância Unidade de Alojamento A Unidade de Alojamento, abreviadamente designada por UA, desenvolve a sua atuação junto da comunidade estudantil e tem como missão providenciar aos estudantes condições propícias ao estudo, bem-estar e integração no meio social e académico, tendo como competências: a) Promover o processo de candidaturas e propor a atribuição de alojamento nas residências universitárias afetas; b) Assegurar o atendimento e o acompanhamento dos estudantes no sentido de identificar situações supervenientes de carência económica, desadaptação ao ambiente escolar, ou outras que possam influenciar o seu sucesso escolar e inserção social; c) Garantir a aplicação de regulamentos, normas e orientações relativas à utilização e funcionamento das residências; d) Proceder ao levantamento das necessidades de forma a otimizar o funcionamento das residências; e) Proceder ao controlo da manutenção das estruturas físicas e equipamentos das residências; P 8/38

9 f) Controlar a qualidade dos serviços de limpeza de instalações e serviços de lavandaria; g) Coordenar as entradas e saídas dos utentes, mantendo a respetiva base de dados atualizada Unidade de Apoio à Infância A Unidade de Apoio à Infância, abreviadamente designada por UAI, desenvolve a sua atuação junto da comunidade do ensino superior abrangida pelos SASULisboa e tem como objeto assegurar a prestação de serviços de apoio à infância, tendo como competências: a) Definir o projeto educativo e elaborar o consequente plano de atividades; b) Garantir a aplicação de regulamentos, normas e orientações relativas à utilização e funcionamento do Jardim de Infância; c) Assegurar a abertura e o funcionamento dos serviços de apoio à infância; d) Zelar pelo bom funcionamento dos equipamentos e das instalações afetas ao Jardim de Infância; e) Assegurar o aprovisionamento e gestão de materiais e bens necessários ao funcionamento do estabelecimento; P 9/38

10 f) Proporcionar o desenvolvimento psicomotor e intelectual das crianças que frequentam os serviços de apoio à infância, com base numa articulação permanente entre o Jardim de Infância, a família e a comunidade educativa; g) Assegurar ações que visem vigiar e cuidar das crianças durante a sua permanência no Jardim de Infância, proporcionando o seu desenvolvimento físico e mental Núcleo de Alimentação O Núcleo da Alimentação, abreviadamente designado por NA, tem como objeto a prestação de serviços no âmbito da alimentação, nutrição e qualidade alimentar, competindo-lhe, designadamente: a) Fornecer refeições confecionadas a preço social em cantinas, através da exploração direta ou concessão; b) Prestar serviços de restauração e bebidas em espaços de refeição alternativos (restaurante, bares, cafetarias, etc.) através da exploração direta ou locação dos espaços; c) Providenciar pela abertura e assegurar o funcionamento das unidades de restauração; d) Garantir a aplicação de regulamentos, normas e orientações relativas à utilização e funcionamento das unidades de restauração; P 10/38

11 e) Propor atividades inovadoras no âmbito dos serviços prestados. 1. No âmbito da segurança alimentar e dos requisitos técnicos e funcionais de fornecimento de refeições confecionadas, compete-lhe: a) Desenvolver e implementar o sistema de segurança alimentar com base na análise de perigos e controlo de pontos críticos (HACCP) nas unidades de exploração direta; b) Informar o Departamento de Gestão de Património e Recursos Técnicos sobre o estado de conservação das instalações e equipamentos das unidades alimentares; c) Realizar auditorias higio-sanitárias; d) Verificar o cumprimento dos requisitos técnicos e funcionais estabelecidos contratualmente com as empresas de restauração; e) Verificar a adoção de boas práticas de higiene e controlos de segurança na receção e armazenagem dos géneros alimentícios e sua distribuição às unidades alimentares. 2. No âmbito da nutrição e qualidade alimentar, compete-lhe: a) Estabelecer normas no que respeita aos critérios a adotar para a elaboração das ementas, tendo em vista o equilíbrio nutricional; b) Propor mecanismos que garantam a qualidade dos serviços de restauração e definir os critérios e meios para a sua avaliação; P 11/38

12 c) Zelar pelo cumprimento das normas de disciplina instituídas para a utilização e funcionamento das diversas unidades de restauração, nomeadamente no que respeita aos mecanismos de acesso a este serviço; d) Implementar as regras e normas de funcionamento e de acesso aos refeitórios e bares, mediante elaboração de regulamentos e manuais de boas práticas; e) Analisar e tratar as reclamações e não conformidades assinaladas pelos utentes dos serviços de alimentação. 3. No âmbito administrativo, compete-lhe: a) Acompanhar todos os processos inerentes à aquisição dos bens e serviços em cooperação com o Departamento Administrativo e Financeiro; b) Manter permanentemente atualizado um sistema de controlo de utilização, de consumos e de serviços prestados; c) Participar no processo de planeamento e na elaboração técnica dos cadernos de encargos dos concursos de produtos alimentares; d) Enviar aos serviços competentes os documentos comprovativos da cobrança de receita; e) Gerir e dar resposta aos pedidos de acesso aos refeitórios por parte de utentes ou entidades externas e coordenar com as unidades alimentares; P 12/38

13 f) Remeter para a Unidade de Aprovisionamento e Economato, com a periodicidade definida, a informação relativa à aquisição dos bens alimentares e não alimentares necessários ao fornecimento de refeições; g) Garantir a divulgação atempada e atualizada do funcionamento das unidades alimentares com recurso aos meios tecnológicos disponíveis; h) Programar e gerir os serviços de catering à comunidade universitária e entidades externas Núcleo de Bolsas Ao Núcleo de Bolsas, abreviadamente designado por NB, compete propor a atribuição de apoios sociais diretos, de forma a favorecer a igualdade de oportunidades no acesso e na frequência bemsucedida na ULisboa, tendo como competências: a) Analisar e propor a atribuição de bolsas de estudo, benefícios anuais de transporte, auxílios de emergência e apoios específicos aos estudantes com necessidades educativas especiais, que reúnam as condições para o efeito; b) Promover o controlo dos processos de candidatura a bolsa de estudos com vista à verificação de informações e declarações prestadas pelos candidatos; c) Acompanhar com a Unidade de Alojamento, os processos de candidatos a bolsa que requeiram aquele apoio social; P 13/38

14 d) Prestar apoio e acompanhamento ao funcionamento das Residências com incidência na relação comportamental dos estudantes alojados, face aos serviços prestados; e) Assegurar o atendimento a estudantes e demais entidades, e proceder ao seu encaminhamento, quando necessário, para diferentes áreas dos SASULisboa e/ou da ULisboa; f) Manter o sítio da Internet atualizado, no que concerne a informações relevantes no âmbito dos apoios sociais diretos; g) Propor e desenvolver outros apoios de índole social e participar em projetos e estudos, com enquadramento nos objetivos da ação social; h) Prestar apoio técnico, elaborar informações e emitir pareceres de apoio à gestão, no âmbito dos apoios sociais, com enfoque nos diretos. P 14/38

15 4. Departamento Administrativo e Financeiro O Departamento Administrativo e Financeiro, abreviadamente designado por DAF, desenvolve a sua atuação no âmbito dos domínios da gestão financeira e administrativa competindo-lhe, nomeadamente: a) Proceder à organização e instrução de processos relativos ao pessoal; b) Processar as remunerações; c) Organizar e manter atualizado o arquivo e documentação, e assegurar o expediente; d) Fazer a gestão do processo de avaliação de desempenho; e) Gerir o aprovisionamento e economato necessários ao funcionamento dos serviços; f) Executar todos os procedimentos contabilísticos; g) Elaborar toda a documentação e promover a liquidação e cobrança de receitas; h) Instruir processos de despesa; i) Preparar toda a documentação de prestação de contas às várias entidades. P 15/38

16 O DAF compreende o Núcleo Administrativo, o Núcleo Financeiro e uma Unidade de Aprovisionamento e Economato. 4.1 Núcleo Administrativo O Núcleo Administrativo, abreviadamente designado por NAd, desenvolve as suas atividades no âmbito dos Recursos Humanos/Expediente, competindo-lhe designadamente: a) Coordenar e executar os procedimentos concursais de admissão de pessoal; b) Gerir e operacionalizar todos os procedimentos necessários ao cumprimento do estabelecido pelo sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na administração pública, no que respeita aos funcionários dos SASULisboa; c) Gerir e operacionalizar todos os processos de mobilidade interna e externa, cessação e alteração de contratos de trabalho em funções públicas, bem como demissão e aposentação dos trabalhadores, de acordo com a legislação aplicável; d) Elaborar e implementar o programa anual de formação profissional, em articulação com os departamentos, no âmbito do desenvolvimento das áreas de negócio, bem como as áreas de suporte; e) Processar vencimentos, abonos e trabalho extraordinário; P 16/38

17 f) Efetuar todas as operações relacionadas com a prestação de informação interna e externa relativa a remunerações e descontos dos funcionários; g) Proceder ao registo e controlo da assiduidade dos trabalhadores, bem como levar a cabo todos os procedimentos decorrentes da matéria em causa; h) Elaborar o mapa de férias, de forma integrada e tendo em conta as necessidades da organização; i) Instruir, organizar e coordenar os processos referentes a acidentes de trabalho e doenças profissionais; j) Organizar e manter atualizado o registo individual de cada trabalhador; k) Organizar, instruir, informar, solicitar, emitir os processos de contagem de tempo de serviço, aposentação e junta médica; l) Assegurar o processo administrativo da Medicina do Trabalho; m) Recolher e tratar para fins estatísticos e de gestão dados relativos a encargos salariais, trabalho extraordinário, comparticipações nas eventualidades de doença, acidentes de trabalho, subsídios e outros; n) Providenciar informação e apoio jurídico, no âmbito dos Recursos Humanos, quer no apoio à decisão, quer no contacto e relação com os trabalhadores; P 17/38

18 o) Efetuar a receção, classificação, registo e distribuição da correspondência interna e externa recebida, bem como assegurar a expedição da correspondência; p) Organizar e manter atualizado o arquivo geral dos SASULisboa bem como a documentação à sua guarda. 4.2 Núcleo Financeiro O Núcleo Financeiro, abreviadamente designado por NF, que abrange a Contabilidade, Tesouraria e Património, tem como atribuições: a) Proceder à escrituração de todas as movimentações respeitantes à contabilidade orçamental, patrimonial e analítica dos SASULisboa, de acordo com a legislação em vigor; b) Preparar o orçamento e as alterações orçamentais e proceder ao seu registo contabilístico; c) Promover e organizar a documentação relativa à prestação de contas e dados estatísticos a remeter às várias entidades oficiais; d) Acompanhar a execução orçamental e prestar a informação obrigatória mensal, trimestral e anual, de acordo com as normas e regras legais em vigor; e) Efetuar o apuramento e envio às várias entidades da informação relativa a impostos, descontos e resultados de faturação; P 18/38

19 f) Elaborar registos contabilísticos com a finalidade de apurar os resultados por centros de custos; g) Instruir processos de despesa com vista à sua cabimentação; h) Processar as despesas com o pessoal e respetivo pagamento, e proceder à conferência e pagamento dos diversos descontos obrigatórios e facultativos; i) Manter atualizado o arquivo das declarações da situação contributiva e tributária dos fornecedores; j) Processar as constituições, reconstituições e encerramentos dos fundos de maneio atribuídos aos vários sectores; k) Elaborar as requisições de fundos e proceder aos respetivos registos contabilísticos; l) Elaborar toda a faturação e processamento da receita dos serviços, nomeadamente da área do alojamento, alimentação, Jardim de Infância e outras prestações de serviços; m) Arrecadar, verificar, controlar e escriturar toda a receita; n) Planear as necessidades de tesouraria de acordo com os compromissos e cobranças a efetuar; P 19/38

20 o) Efetuar os pagamentos previamente autorizados e constantes das autorizações de pagamentos emitidas, e enviar aos interessados os respetivos comprovativos de pagamento; p) Controlar e proceder à circularização das contas correntes dos devedores; q) Controlar as contas bancárias e efetuar mensalmente as respetivas conciliações bancárias; r) Proceder ao depósito das importâncias arrecadadas; s) Zelar pela guarda e segurança dos valores em cofre; t) Organizar e manter atualizado o inventário e cadastro dos bens móveis e imóveis dos serviços de acordo com as disposições legais, bem como proceder à etiquetagem dos bens; u) Registar os autos de abate; v) Proceder mensalmente ao cálculo e verificação das amortizações dos bens inventariados; w) Elaborar os mapas patrimoniais constantes da prestação de contas; x) Assegurar o expediente da área financeira; P 20/38

21 y) Zelar pela segurança dos documentos em arquivo durante o período legal fixado. 4.3 Unidade de Aprovisionamento e Economato A Unidade de Aprovisionamento e Economato, abreviadamente designada por UAE, funciona na dependência direta do Diretor do DAF e tem como competências, designadamente: a) Assegurar os procedimentos de contratação relativos à aquisição de bens e serviços e de empreitadas de construção e obras de manutenção, de acordo com as normas em vigor; b) Elaborar, registar e arquivar os contratos, mantendo organizado um sistema de monitorização dos prazos de vigência, de modo a assegurar o funcionamento dos vários serviços com respeito pelos princípios da legalidade, eficácia, eficiência e economia; c) Proceder à prospeção do mercado, organizando e centralizando os processos de consulta e de aquisições, nos termos das disposições legais em vigentes; d) Submeter a decisão superior os respetivos processos de contratação; e) Assegurar a aquisição dos bens necessários ao funcionamento dos vários sectores, em conformidade com as suas necessidades e planos de abastecimento em vigor; f) Assegurar a gestão dos serviços de economato administrativo, tendo em vista a racionalização das aquisições e o controlo dos stocks; P 21/38

22 g) Assegurar o funcionamento, controlo e racionalização dos suportes de informação utilizados nos vários sectores; h) Elaborar e manter atualizados ficheiros de fornecedores na sequência dos processos de pré-qualificação e avaliação; i) Colaborar na definição da política de contratação e na elaboração dos planos de abastecimentos; j) Assegurar a armazenagem, distribuição e conservação dos géneros, materiais e outros bens através da adaptação de métodos e processos convenientes; k) Criar e manter atualizado o sistema de registo de entradas e saídas de bens, com vista à manutenção do inventário permanente, assim como criar os controlos, quantitativos e qualitativos necessários e garantir o stock mínimo; l) Remeter aos serviços competentes, em tempo oportuno e devidamente conferida e sistematizada, toda a documentação justificativa dos registos efetuados; m) Promover a elaboração periódica dos inventários de existências de economato; n) Gerir a carteira de seguros dos serviços. P 22/38

23 5. Departamento de Gestão de Património e Recursos Técnicos O Departamento de Gestão de Património e Recursos Técnicos, abreviadamente designado por DGPRT, desenvolve a sua atuação no âmbito da gestão operacional de todo o património afeto aos SASULisboa e no âmbito da logística e serviços gerais, competindo-lhe nomeadamente: a) Promover e operacionalizar a gestão integrada dos recursos físicos, infraestruturas e equipamentos; b) Fazer a gestão de oficinas, e coordenar as equipas e procedimentos de manutenção; c) Promover e implementar melhorias do desempenho energético e ambiental; d) Colaborar nos processos de contratação, inventário e gestão do património; e) Assegurar e gerir a vigilância, segurança, limpeza e higiene das instalações; f) Assegurar a gestão dos processos de logística e serviços gerais. O DGPRT é composto pelo Núcleo de Conservação e Manutenção e por uma Unidade de Logística e Serviços Gerais. P 23/38

24 5.1 Núcleo de Conservação e Manutenção O Núcleo de Conservação e Manutenção, abreviadamente designado por NCM, desenvolve as suas atividades atuando nas áreas de Conservação e Manutenção, Gestão Energética e Ambiental e ainda Sistemas de Segurança. 1. No âmbito da Conservação e Manutenção compete-lhe designadamente: a) Identificar anomalias estruturais e construtivas nos edifícios, promover e/ou realizar os estudos necessários, definir as medidas corretivas, conceber e dirigir a sua execução, e elaborar pareceres e estudos sobre aspetos tecnológicos de determinação dos materiais; b) Zelar pela manutenção e conservação de bens e equipamentos e dos stocks que lhe estão afetos e colaborar com o DAF na atualização do inventário e cadastro de equipamentos e bens móveis, dando parecer relativamente ao abate e/ou alienação de bens deteriorados e/ou sem interesse funcional; c) Providenciar a aquisição de bens indispensáveis à execução das reparações e/ou beneficiações, de caracter urgente e não programado, necessárias em todos os equipamentos e bens móveis existentes nos serviços; d) Elaborar as condições técnicas gerais e especiais a integrar nos procedimentos de contratação que, pela sua natureza, sejam promovidos em articulação com o Núcleo Administrativo do DAF; P 24/38

25 e) Promover e acompanhar o lançamento dos processos de concurso e contratação referentes a empreitadas de construção e de obras de conservação e garantir a existência de adequada fiscalização e o cumprimento atempado da sua execução física, bem como zelar pela necessária contenção de custos; f) Elaborar e coordenar a celebração de termos adicionais aos contratos de empreitada, quando se justifique, e providenciar pela sua aprovação; g) Promover, acompanhar, fiscalizar e avaliar as obras de conservação, manutenção, reabilitação, requalificação e ampliação das instalações dos serviços, a nível técnico e financeiro, e elaborar os necessários relatórios; h) Preparar para cada exercício económico uma previsão das necessidades dos serviços de reparação e manutenção (assistência técnica) a contratar ao exterior, equipamentos, máquinas, utensílios, materiais, ferramentas e outros bens necessários ao desenvolvimento da atividade normal das oficinas e remetê-la ao Diretor do DGPRT para aprovação superior e elaboração do orçamento; i) Promover, potenciar e programar todos os trabalhos de manutenção preventiva e/ou corretiva a levar a efeito pela equipa das oficinas; j) Proceder a vistorias periódicas para avaliação de anomalias; P 25/38

26 k) Manter atualizado um ficheiro de trabalhos executados e um plano de trabalhos a executar, com indicação dos recursos a afetar, nomeadamente, de mão-de-obra e materiais; l) Zelar pela conservação e manutenção do equipamento, ferramentas e instalações que lhes estão confiados, nomeadamente das oficinas, assim como assegurar a otimização dos recursos; m) Cumprir e fazer cumprir as normas de segurança relativas a espaços, bens e equipamentos. 2. No âmbito da Gestão Energética e Ambiental compete-lhe designadamente: a) Promover e implementar uma melhoria do desempenho energético e ambiental; b) Promover, coordenar e monitorizar as ações e medidas tendentes a assegurar o cumprimento das exigências legais em matéria de gestão ambiental e energética; c) Implementar, apoiar e monitorizar a política de gestão ambiental e desenvolver ações de sensibilização; d) Divulgar informação e resultados ambientais e propor procedimentos para a melhoria contínua; e) Implementar e manter um programa de recolha de resíduos; P 26/38

27 f) Promover e coordenar as ações tendentes à racionalização dos consumos de energia e a adequação das fontes de energia à evolução das exigências funcionais e conjunturais. 3. No âmbito dos Sistemas de Segurança compete-lhe designadamente: a) Manter uma base de dados, em permanente atualização, dos diferentes sistemas de segurança existentes nos edifícios; b) Zelar pela manutenção e conservação dos diferentes sistemas e equipamentos de segurança; c) Promover a avaliação prévia de riscos por tipo de sistema de segurança instalado, quanto à utilização, locais e categorias de risco; d) Proceder ao estudo das diferentes instalações técnicas nos aspetos relacionados com a segurança contra o risco de incêndios e indicação das deficiências e, eventualmente, soluções para as eliminar; e) Definir os equipamentos e meios necessários para atenuar os riscos encontrados e adequá-los à legislação vigente; f) Promover o dimensionamento de cada um dos meios necessários (RIA, sistemas automáticos de deteção e/ou extinção, extintores, bocas de incêndio, SADI, sinalização, iluminação de emergência, CCTV, controlo de acessos, etc.); P 27/38

28 g) Promover: a. A implantação dos equipamentos; b. O traçado dos caminhos e vias de evacuação; c. O traçado das redes elétrica e hidráulica de interligação e alimentação dos equipamentos; h) Promover a elaboração de projetos de plantas de emergência (definição da estrutura adequada); i) Promover a instalação e implementação de diferentes medidas de proteção e segurança, de forma a assegurar e controlar os aspetos de segurança das instalações, equipamentos e ocupantes; j) Promover ações com vista à instrução dos utilizadores da forma correta de utilização dos sistemas e equipamentos de segurança; k) Estabelecer procedimentos normalizados que conduzam a metodologias de implementação de condições de higiene e segurança nos locais de trabalho. 5.2 Unidade de Logística e Serviços Gerais A Unidade de Logística e Serviços Gerais, abreviadamente designada por ULSG, funciona na dependência direta do Diretor do DGPRT e tem como competências, designadamente: P 28/38

29 a) Zelar pela segurança e higiene das instalações, auditando e fazendo cumprir os respetivos contratos de prestação de serviços; b) Colaborar com o Núcleo Administrativo do DAF, na prospeção dos mercados e colaborar nos processos administrativos de aquisição de bens e equipamentos específicos ou serviços necessários ao cumprimento das obrigações da Unidade, nomeadamente vigilância/segurança e higiene e limpeza das instalações, elaborando as condições técnicas gerais e especiais a integrar nos processos de concurso, bem como garantir a existência de adequada fiscalização do cumprimento adequado da sua execução dos respetivos contratos; c) Gerir nos termos da legislação em vigor, a frota automóvel, incluindo a respetiva carteira de seguro automóvel a contratar nos termos legais e o controlo do consumo de combustíveis, manutenção e quilometragem das viaturas; d) Elaborar o Regulamento do parque automóvel, bem como normas e procedimentos inerentes à utilização do mesmo; e) Promover a atualização do parque automóvel de acordo com as necessidades dos serviços e em cumprimento da legislação em vigor; f) Assegurar os serviços de transporte de pessoas e bens que lhe sejam solicitados, controlando e fornecendo aos serviços competentes dados estatísticos sobre consumo e quilometragem das viaturas; P 29/38

30 g) Em articulação com o Núcleo Administrativo do DAF, efetuar previsões de consumos relacionados com as atividades da área, calcular quantidades de encomenda, assegurar a existência de stocks mínimos e manter permanentemente atualizado um sistema de controlo de utilização e de consumos e um inventário das existências; h) Organizar e promover a rentabilização de espaços e salas, através de aluguer a terceiros. 6. Área de Apoio A Área de Apoio, abreviadamente designada por AA, desenvolve a sua atuação no âmbito do apoio à direção e aos órgãos de gestão, e compete-lhe nomeadamente: a) Desenvolver estudos e pareceres solicitados pela direção e órgãos de gestão e/ou pelos demais serviços dos SASULisboa; b) Elaborar os relatórios e planos de atividades e gestão, nomeadamente: a. Plano de Atividades dos SASULisboa; b. Relatório de Atividades dos SASULisboa; c. Relatório de Contas e Gestão dos SASULisboa, em colaboração com o Departamento Administrativo e Financeiro; d. Outros documentos que venham a ser solicitados pela direção e órgãos de gestão; P 30/38

31 c) Elaborar todas as ferramentas de gestão e organizar a sua publicitação, designadamente: a. Plano Estratégico dos SASULisboa; b. Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) dos SASULisboa; c. Ferramentas de avaliação previstas ao nível do SIADAP I; d. Ferramentas de auxílio à avaliação ao nível do SIADAP II; e. Outras que venham a ser solicitadas pela direção e órgãos de gestão; d) Acompanhar, junto dos Departamentos e Unidades, a execução das atividades dos SASULisboa previstas nos documentos a que se refere a alínea anterior, designadamente através do desenvolvimento de mecanismos de recolha e análise periódica da informação; e) Identificar, junto dos vários serviços, os processos críticos para a organização, mapeá-los e auxiliar na definição dos respetivos procedimentos, com vista à organização e implementação dos manuais de procedimentos; f) Gerir o sistema de controlo interno; g) Colaborar com os demais serviços na recolha e tratamento da informação necessária à elaboração de relatórios periódicos de acompanhamento das várias áreas de intervenção dos SASULisboa; h) Apoiar o desenvolvimento, implementação e gestão de projetos transversais aos SASULisboa. P 31/38

32 7. Unidade de Tecnologias de Informação A Unidade de Tecnologias de Informação, abreviadamente designada por UTI, desenvolve a sua atuação no âmbito do apoio e desenvolvimento de ferramentas de tecnologias de informação com vista ao suporte de todas as unidades dos SASULisboa, e compete-lhe nomeadamente: a) Acompanhar a implementação dos sistemas e tecnologias de informação de suporte ao desenvolvimento dos SASULisboa; b) Implementar sistemas que melhorem o funcionamento dos serviços e agilizem o acesso dos utilizadores; c) Assegurar a gestão da infraestrutura de rede, comunicações e dos equipamentos informáticos; d) Assegurar o apoio (helpdesk) a todos os utentes dos SASULisboa. A UTI é composta pela Área de Aplicações e Sistemas de Informação (AASI), pela Área de Infraestruturas e Comunicações (AIC) e pela Área de Suporte ao Utilizador (ASU). 7.1 Área de Aplicações e Sistemas de Informação À Área de Aplicações e Sistemas de Informação compete: a) Acompanhar a implementação dos sistemas e tecnologias de informação, assegurando a sua gestão, formação dos utilizadores e continuada adequação aos objetivos da P 32/38

33 organização, bem como a normalização dos modelos de dados e a estruturação dos conteúdos e fluxos informacionais; b) Administrar todos os sistemas aplicacionais existentes e prestar acompanhamento técnico e suporte, reunindo conhecimentos nas seguintes áreas: a. Contabilidade orçamental, patrimonial e analítica; b. Armazéns e movimentação de existências; c. Desenvolvimentos de processos de receita e despesa pública; d. Orçamento; e. Imobilizado; f. Gestão de pessoal e recursos humanos; g. Processamento de vencimentos; h. Gestão de tesouraria; i. Gestão documental; j. Alojamento; k. Alimentação; l. Apoio à Infância; m. Atribuição de bolsas do Ensino Superior Público; n. Etc; c) Realizar os estudos de suporte às decisões de implementação de processos e sistemas informáticos e especificação e contratação de tecnologias de informação e comunicações (TIC) através da análise de requisitos, especificando as aplicações, desenvolvendo os testes necessários e a avaliação de protótipos; P 33/38

34 d) Acompanhar o desenvolvimento de sistemas aplicacionais externos ao organismo mas com os quais se relaciona, estudando e desenvolvendo novas formas de comunicação e integração de modo a aumentar a performance do organismo, rigor e nível de integridade da informação; e) Estudar o impacto dos sistemas e das tecnologias de informação na organização do trabalho e no sistema organizacional, propondo medidas adequadas para a introdução de inovações na organização e funcionamento dos serviços; f) Administrar e desenvolver do portal institucional; g) Proceder à criação e gestão de uma arquitetura de serviços que suporte a desmaterialização de processos administrativos e o acesso à informação, dando resposta de forma flexível e eficiente a alterações organizacionais e regulamentares; h) Efetuar a normalização interna de documentos e produzir toda a documentação do organismo em língua inglesa. 7.2 Área de Infraestruturas e Comunicações À Área de Infraestruturas e Comunicações compete: a) Criar, gerir e manter uma infraestrutura de comunicações unificada e de elevado desempenho para todos os serviços dos SASULisboa, que possibilite a oferta de disponibilidade permanente e transversal a todos os locais; P 34/38

35 b) Gerir os contratos de equipamentos de comunicações fixas e móveis do organismo, suporte e manutenção à tecnologia VoIP; c) Gerir todo o parque informático, incluindo a instalação de componentes de hardware e software em servidores, dispositivos de comunicações, redes, estações de trabalho, periféricos e suporte lógico utilitário, assegurando a respetiva manutenção, atualização e documentação; d) Planificar a exploração, parametrizar e acionar o funcionamento, controlo e operação dos sistemas, computadores, periféricos e dispositivos de comunicações instalados, atribuir, otimizar e desafetar os recursos, identificar as anomalias e desencadear as ações de regularização requeridas; e) Zelar pelo cumprimento das normas de segurança física e lógica, pela manutenção do equipamento e dos suportes de informação, e desencadear e controlar os procedimentos regulares de salvaguarda da informação, nomeadamente cópias de segurança, de proteção da integridade e de recuperação da informação; f) Administrar do domínio sas.ulisboa.pt. P 35/38

36 7.3 Área de Suporte ao Utente À Área de Suporte ao Utente compete: a) Constituir a linha de apoio e contacto da UTI com o universo de utentes nacionais e estrangeiros dando apoio transversal em todas as áreas de atuação dos SASULisboa, sendo composta por dois níveis de atendimento (1ª e 2ª linha); b) Apoiar os vários utentes na operação das ferramentas existentes e resolução dos respetivos problemas; c) Acompanhar e testar todos os processos dos SASULisboa que decorram online, sendo esta a área responsável pelo apoio e resolução de dúvidas dos utentes nacionais e estrangeiros; d) Proceder ao diagnóstico de problemas e eventuais necessidades, e canalizar a informação e apoio para as áreas respetivas; e) Formar e prestar apoio aos utentes na execução de procedimentos associados à operação das ferramentas e aplicações disponíveis assegurando a resolução dos respetivos problemas. P 36/38

37 8. Competências transversais aos serviços dos SASULisboa Não obstante as atribuições específicas de cada uma das estruturas funcionais que compõem os SASULisboa, são competências transversais a todas elas, designadamente: a) Prestar o apoio técnico solicitado pelas diferentes estruturas funcionais; b) Elaborar informações, estudos e projetos nas respetivas áreas de atuação; c) Emitir pareceres e recomendações nas respetivas áreas de competência e atuação; d) Elaborar os clausulados técnicos para procedimentos concursais de aquisições de bens e/ou serviços ao exterior e participar nas comissões e júris dos concursos para que sejam nomeados, dentro das respetivas áreas de atuação; e) Elaborar e manter atualizados os diversos mapas estatísticos referentes às respetivas áreas de atuação; f) Elaborar relatórios periódicos de avaliação dos serviços prestados, nas áreas de atuação em que tal se aplique; g) Elaborar e manter atualizados os manuais de procedimentos, regulamentos internos e demais normas de funcionamento; h) Manter atualizado o expediente, com particular relevância no que se refere ao expediente relativo a fornecedores; P 37/38

38 i) Sempre que se aplicar, elaborar e manter atualizados os ficheiros de fornecedores; j) Remeter para os serviços competentes, em tempo oportuno e devidamente registada, toda a documentação justificativa das despesas realizadas; k) Acompanhar e responder às solicitações dos auditores, em quaisquer auditorias em que lhes seja solicitada a colaboração; l) Efetuar vistorias periódicas nas áreas de atuação em que tal se aplique; m) Propor e otimizar processos de melhoria; n) Propor um plano de formação anual para os colaboradores; o) Assegurar a gestão dos recursos humanos afetos. P 38/38