Departamento de Pesquisa e Desenvolvimento DPD

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1 Departamento de Pesquisa e Desenvolvimento DPD NOTA TÉCNICA ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIOS NO INFOSEG 1. APRESENTAÇÃO O Formulário de Propostas do InfoSEG permite o preenchimento e a transmissão eletrônica de cartas-consulta, pré-propostas, propostas e apropriação de projetos, doravante referenciados genericamente como propostas nesse documento, visando organizar as informações necessárias aos processos de composição da programação do Sistema Embrapa de Gestão - SEG. 2. OBJETIVO O objetivo desta Nota Técnica é esclarecer as dúvidas mais freqüentes no preenchimento do Formulário do InfoSEG. 3. ORIENTAÇÕES 3.1 Versão do Formulário Antes de iniciar o preenchimento, o líder deve sempre atualizar a versão do Formulário de propostas e das regras, através do menu Ferramentas, sub-menu Atualizar..., opções Regras de Configuração e Tabelas de Domínio isso, para quem já tem o formulário instalado. Alternativamente, clicar nos ícones na barra de menu. Ainda, a última versão do formulário sempre estará disponível na página do DPD na opção Instalador de Formulários de Proposta no seguinte endereço: Nota: é imprescindível, antes de iniciar o preenchimento dos formulários, a leitura do conteúdo do menu Ajuda. 3.2 Criando uma Nova Proposta Para criar uma nova proposta, entrar no menu Arquivo e selecionar a opção Novo. Alternativamente, selecionar o ícone localizado a esquerda da barra de menu. 1

2 Em seguida escolher o Edital, o Macroprograma a respectiva linha temática e tipo de proposta (carta-consulta, pré-proposta ou proposta). No caso de apropriação de projetos, selecionar Edital 00/2007 Apropriação, escolher o Macroprograma, Linha Aberta e Projeto Apropriado-MPx. ou 3.3 Projeto / Descrição A Descrição Detalhada é incluída por meio de um arquivo anexado, padronizado por Macroprograma, e contempla os seguintes aspectos do projeto: caracterização do problema, estado da arte, estratégia de ação, impactos potenciais, referências bibliográficas e informações adicionais. Para acessar este arquivo, clicar no ícone NOVO, nomear o arquivo e clicar em ABRIR. O arquivo estará disponível para preenchimento de seu conteúdo. IMPORTANTE - é necessário salvar o arquivo sempre que interromper o trabalho, o que sempre garantirá sua incorporação à proposta. A opção EDITAR abre o arquivo já criado, para as alterações que se fizerem necessárias. A opção ASSOCIAR, atualmente, deve ser utilizada apenas para projetos apropriados, visando anexar um arquivo.doc com informações complementares, relativas a recursos aprovados e liderança. Para apropriação de projetos, o preenchimento do formulário é bem simples, bastando preencher os campos de identificação da proposta, dados gerais, descrição, áreas e setores, caracterização, somente 1 (um) plano de ação para que se possa descrever equipe e instituições parceiras na execução do projeto e resultados a serem alcançados. 3.4 Projeto Componente/Plano de Ação Este item deve conter os Projetos Componentes, no caso do Macroprograma 1, ou os Planos de Ação dos projetos dos demais Macroprogramas. O proponente deve abordar todas as etapas compreendidas na execução do projeto tais como: 2

3 a) mencionar cada um dos Projetos Componentes ou Planos de Ação, descrevendo como eles estão inter-relacionados e a contribuição de cada um para alcançar os objetivos do projeto; b) identificar os tempos, marcos e eventos críticos na vinculação e sincronismo dos Projetos Componentes ou Planos de Ação, que, se não forem cumpridos, comprometem, parcial ou integralmente, o atingimento de metas ou objetivos do projeto; c) caracterizar a natureza do envolvimento e a responsabilidade de cada instituição (fornecer informações sobre experiência em P&D, a infra-estrutura e outros recursos que cada instituição disporá para a execução do projeto e quais as necessidades adicionais de competências que deverão ser buscadas, através de consultoria); d)descrever ações de validação de tecnologia e de difusão dos resultados; e) explicitar o envolvimento e a forma de participação no projeto de clientes e/ou beneficiários dos resultados. Observações específicas para o Macroprograma1: Respeitando os procedimentos estabelecidos pelo CTI da Unidade e, com a finalidade de o líder do Projeto em Rede consolidar seu orçamento e elaborar o Plano Gerencial, o líder do Projeto Componente deve gerar o arquivo.pra e enviá-lo, por e- mail, ao líder do Projeto em Rede. O líder do Projeto em Rede, verifica a conformidade e a consistência do Projeto Componente e consolida o Plano Gerencial do Projeto em Rede Em seguida, o líder do Projeto em Rede envia o Plano Gerencial pelo InfoSEG, recebendo um número de protocolo. O líder do Projeto em Rede, constatando que os projetos componentes estão em conformidade com o inicialmente planejado para a Rede, autorizará os líderes dos Projetos Componentes a enviá-los diretamente de sua Unidade, fornecendo-lhes o número do protocolo gerado pelo InfoSEG para o Plano Gerencial. É facultado ao líder do Projeto em Rede enviar de sua Unidade de origem, além do Plano Gerencial todos os demais Projetos Componentes do Projeto em Rede. Os líderes de Projetos Componentes poderão enviar seus projetos, via InfoSEG, informando esse número de protocolo. Esta informação é fundamental para a devida vinculação dos Projetos Componentes ao Projeto em Rede no InfoSEG. Observações gerais: No caso do Projeto Componente de Gestão do MP 1 ou do Plano de Ação de Gestão do Projeto dos demais MPs, descrever o modelo e a forma de gestão do projeto (grupo gestor do projeto, reuniões de planejamento, acompanhamento e avaliação, modelo e mecanismos de comunicação, etc...). A inclusão da equipe do projeto pode ser feita no próprio Projeto Componente, Plano de Ação ou mesmo, previamente, clicando no ícone, na barra de menu, para fazer a manutenção da tabela de membros. Os membros externos à Embrapa, tanto pessoas físicas quanto jurídicas, devem ser previamente cadastrados no SIPF e no SIPJ, respectivamente. Toda unidade da Embrapa possui um ou mais funcionários com permissão para incluir pessoas nas referidas bases. Para a inclusão de uma 3

4 pessoa no SIPF são necessárias as seguintes informações: Nome, CPF, Endereço e e- mail. O cadastramento do Responsável de um Plano de Ação deve ser, apenas, um dos membros da equipe do Plano de Ação. Um mesmo pesquisador ou analista pode ser responsável por mais de um plano de ação do projeto. Apenas uma Instituição pode ser indicada como Responsável por Plano de Ação. Unidades da Embrapa, participantes da proposta, que não são responsáveis por Plano de Ação, devem ser indicadas como Responsável por Atividade, quando for o caso, ou como colaboradora. A atividade no Plano de Ação deve ser apresentada de forma agregada englobando as tarefas que a compõem e que contribuam para a realização do Plano de Ação. Somente um membro da equipe que executará as atividades pode ser designado como Responsável por Atividade. Da mesma forma, somente uma instituição pode ser Responsável por cada Atividade. 3.5 Metas As metas são resultados quantificados no tempo e/ou espaço, a serem alcançados pelo projeto. Estas devem ser incluídas na tabela apropriada, contida nos formulários de propostas de cada Macroprograma, fornecendo as seguintes informações: a) descrição da Meta (Resultado quantificado ou Estado do sistema a ser alcançado); b) duração (N de meses necessários para alcance da meta contados a partir do início do projeto); O campo identificação da meta deve conter uma sucinta descrição da mesma (não preencher como Meta 1, Meta 2,...). O detalhamento pode ser feito no campo descrição. Deve-se destacar que é obrigatória a indicação de METAS GERAIS DO PROJETO, e não apenas a indicação de metas dos planos de ação. 3.6 Resultados Descrever os resultados e/ou produtos esperados do projeto tecendo considerações sobre impactos positivos e negativos, confrontando a realidade atual com as modificações esperadas diante do que será obtido. Desse modo, espera-se uma indicação bem objetiva dos resultados esperados, técnicos e físicos. Portanto, o Líder do Projeto deverá se preocupar com os seguintes aspectos: É OBRIGATÓRIA A APRESENTAÇÃO DE, NO MÍNIMO, UM INDICADOR DE DESENVOLVIMENTO DE PRODUTOS, TECNOLOGIAS E PROCESSOS. avaliar junto com a equipe do projeto, antes de submetê-lo, a real aderência dos 4

5 resultados e/ou produtos esperados aos objetivos do projeto e sua contribuição para a solução do problema. Deixar esta aderência bem explicitada no texto, no item Descrição; 3.7 Recursos Este grupo contém pastas relacionadas a informações específicas sobre os recursos solicitados, contrapartida ou recursos de outras fontes. Recursos - Custeio/Capital Solicitado Nesta ficha devem ser indicados os recursos do tipo custeio/capital a serem solicitados para a Embrapa. As propostas devem incluir no seu orçamento um percentual de 15% do valor total de custeio destinado a cada Unidade participante, a título de custos adicionais de manutenção que o projeto gerará em sua execução (exceto parceiros externos). Para as Propostas, sugere-se que o recurso solicitado em cada item de dispêndio (material de consumo, diárias, bolsas, passagens...) seja inserido uma única vez, para cada ano fiscal, por Plano de Ação. No caso de Pré-propostas, deve ser inserido uma única vez, para todo o período de execução do projeto, o recurso solicitado em cada item de dispêndio, por Plano de Ação. Recursos - Custeio/Capital - Contrapartida Nesta ficha devem ser indicados os recursos do tipo custeio/capital financiados pelas instituições que participam da execução de componentes do projeto, como contrapartida. A contrapartida refere-se a recursos financeiros diretamente alocados por parceiros, ou seja, instituições externas à Embrapa que participam da execução do projeto. Recursos - Custeio/Capital Outras Fontes Nesta ficha devem ser indicados os recursos do tipo custeio/capital financiados por outras fontes (Ex: Fundações de Amparo à Pesquisa, CNPq, FINEP, Empresa Privadas, etc). 4. VERIFICAÇÃO DE PENDÊNCIAS E ENVIO DA PROPOSTA 4.1 Verificação de pendências Preenchida a proposta, total ou parcialmente, é possível testar a consistência das informações prestadas. A Verificação de pendências é subdividida em: Verificação local lista as pendências e inconsistências encontradas considerando apenas as informações prestadas nas fichas do formulário. Verificação remota informa as pendências e inconsistências encontradas através de comparações de algumas informações prestadas nas fichas do formulário com informações armazenadas nas bases de dados da Embrapa (SIRH, SIPF e SIPJ). 5

6 Ao acionar a verificação de pendências, o sistema fará o exame da proposta, apontando as pendências e inconsistências encontradas. A utilização desta funcionalidade pode ser feita, diretamente, clicando sobre os ícones barra de menu ou, no menu Arquivo, a opção. Será aberta uma janela exibindo o resultado da verificação de pendências locais e remotas. 4.2 Envio da proposta Encerrado o preenchimento da proposta e verificadas as eventuais pendências, o usuário deverá enviá-la a Embrapa. A forma de envio é, exclusivamente, via Internet, seguindo os passos abaixo: na 1. Assegure-se que o seu computador está conectado à Internet; 2. O envio pode ser feito, diretamente, pelo ícone na barra de menu ou selecionando no menu Arquivo a opção Enviar O sistema verifica se a proposta possui pendências e, caso não existam, o envio é realizado e o sistema emite um recibo deste envio. 6