NOTA TÉCNICA SOBRE O PROCESSO DE REGISTRO DOS PROJETOS CO-FINANCIADOS

Transcrição

1 NOTA TÉCNICA SOBRE O PROCESSO DE REGISTRO DOS PROJETOS CO-FINANCIADOS Introdução Apesar de a Embrapa dispor de recursos próprios provindos do Tesouro Nacional para a realização dos projetos de pesquisa, transferência de tecnologia, comunicação e desenvolvimento institucional, existe a necessidade de um aporte de recursos extras, mediante a captação junto às fontes financiadoras por meio de projetos. A gestão da carteira de projetos é de fundamental importância para uma empresa de PD&I. Na Embrapa, especificamente, fornece elementos para a tomada de decisão estratégica por parte dos conselhos superiores e Diretoria Executiva, assim como das demais instâncias da empresa na priorização de atendimento a demandas, na alocação de recursos, no estabelecimento do perfil profissional dos empregados para futuras contratações e na prestação de contas perante a sociedade. O trabalho efetivo dessas instâncias depende, entre outros fatores, da qualidade das informações oriundas de cada um dos projetos, tanto daqueles financiados pela Embrapa como dos financiados por fontes externas, que estejam disponíveis nas bases de dados corporativas. Este documento tem a finalidade de esclarecer a importância da informação qualificada e disponível sobre os projetos financiados por fontes externas e, mais especificamente, de orientar sobre os procedimentos para o registro desses projetos e seus relatórios nas bases de dados da Embrapa. 1. O que são projetos co-financiados? São denominados projetos co-financiados aqueles aprovados por fontes financiadoras nacionais ou internacionais cuja finalidade seja o desenvolvimento de atividades que produzam resultados técnico-científicos ou que contribuam para o processo de transferência de tecnologia, desenvolvimento institucional ou comunicação. A captação de recursos para outras finalidades, tais como participação em congressos, organização de congresso científico, viagens a serviço e visitas técnicas, não será considerada como passível de registro por este processo. Considera-se que os projetos são co-financiados porque a execução do projeto envolve outros custos que são assumidos pela Embrapa (salário e encargos sociais dos pesquisadores e técnicos envolvidos, manutenção de infraestrutura, pagamento de água, energia elétrica, segurança, entre outros), com recursos oriundos do Tesouro Nacional.

2 2. Por que registrar os projetos co-financiados? Embrapa Sede Apesar de os projetos co-financiados por outras fontes não serem submetidos ao processo de avaliação previsto no SEG para projetos financiados com recursos da Embrapa, os co-financiados fazem parte da programação da empresa e contribuem para seus resultados. Dessa forma há necessidade de que a empresa disponha de informações estruturadas em suas bases de dados corporativas sobre as atividades sob a responsabilidade da empresa, os resultados comprometidos, os recursos humanos envolvidos e os recursos financeiros captados nestes projetos. Uma vez registrados, os projetos co-financiados adquirem visibilidade perante a empresa, dando oportunidade ao líder e sua equipe de serem avaliados por suas atividades e resultados. Para as Chefias, possibilita o gerenciamento mais eficaz dos recursos humanos e materiais necessários à realização dos trabalhos técnico-científicos, assim como da programação. A qualidade dos dados inseridos é muito importante, pois estas informações são consideradas em estatísticas, sistemas de monitoramento de ações e resultados de P&D e transferência de tecnologia, buscas para composição de parcerias, arranjos e portfólios, registro de responsabilidades dos empregados para os sistemas de desempenho institucional, programático, de equipe e individual, que podem compor relatórios de apoio à tomadas de decisão e relatórios de gestão para órgãos governamentais, como o Tribunal de Contas da União. 3. Em que chamadas devem ser registrados os projetos co-financiados? As chamadas que acolhem esse tipo de projeto são: 00/Ano e 20/Ano. A chamada 00/Ano recebe projetos já aprovados em fontes financiadoras nacionais (órgãos de fomento, instituições públicas ou privadas). A chamada 20/Ano é específica para Cooperação Internacional. Seu objetivo é incorporar ao SEG as informações sobre projetos e outras iniciativas de cooperação técnica ou científica, oriundos de acordos de cooperação internacional (Africa-Brazil Agricultural Innovation Marketplace; LAC-Brazil Agricultural Innovation Marketplace; Seventh Framework Programme for Research and Technological Development (FP7); LABEX; CGIAR; PCTs; entre outros), financiados por fontes nacionais ou internacionais, ou mesmo que não disponham de recursos financeiros explicitamente alocados às ações. Os projetos de interesse comum (PIC), dos pesquisadores do Labex, também devem ser registrados nesse tipo de chamada. 4. Quais são os procedimentos para registro dos projetos co-financiados? O candidato a buscar recursos em fontes financiadoras deve apresentar a proposta ao CTI e ao CLPI da sua Unidade para obter sua aprovação, de acordo com o procedimento de cada UD. Uma vez a proposta aprovada pela fonte financiadora, e de posse do documento comprobatório desta aprovação (termo de outorga; Grant agreement; contrato de cooperação técnica, etc.), o pesquisador deve preencher o formulário da Embrapa para registro dos projetos co-financiados, disponível no Ideare nas

3 chamadas mencionadas acima, e submetê-lo ao CTI. Após revisão da qualidade da informação e adequação ao MP, o CTI submete o projeto ao MP. O gestor do respectivo MP verifica as informações exigidas pela chamada e a adequação ao MP e, estando o documento em conformidade, incorpora o projeto à programação do SEG, comunicando o código ao líder e CTI da Unidade líder. Além disso, é solicitado parecer de alinhamento aos Grupos Gestores de portfólios ou arranjos indicados pelo líder. 5. Como proceder quando o projeto em questão não é liderado por empregado da Embrapa? No caso de um pesquisador da Embrapa ter responsabilidades expressas em projeto liderado por outra instituição, esta participação deve ser também registrada no Ideare quando envolver o comprometimento efetivo de recursos humanos, recursos financeiros e previsão de resultados a serem gerados. Para fins de registro no Ideare, o líder do projeto é o pesquisador da Embrapa responsável pelas ações do projeto na empresa, ainda que o líder formal do projeto seja outra pessoa. Há um campo específico para se colocar o nome e outros dados do líder formal do projeto caso ele seja de outra instituição (Informações do líder do projeto quando for de outra instituição). Recomenda-se que nestes casos as pessoas inseridas na equipe, no Ideare, sejam somente os membros do projeto da Embrapa, no sentido de se evitar constrangimentos desnecessários com os parceiros nacionais ou internacionais (recebimento de notificações do sistema, explicações sobre procedimentos internos da Embrapa, etc.). Caso a equipe original do projeto não esteja explicitada no projeto original anexado, mencionar a equipe do projeto original em informações adicionais. Há necessidade de inserção no Ideare apenas das atividades assumidas por pesquisadores/analistas da Embrapa, como membros do projeto. No entanto, é essencial que o projeto original completo seja anexado ao formulário de registro. Não é necessário que se reproduza na íntegra o projeto co-financiado no formato de projetos do Ideare (planos de ação e atividades). Apenas o plano de ação gerencial é obrigatório, o qual pode conter apenas uma atividade genérica, como, por exemplo, Atividades de execução do projeto co-financiado na Unidade. Essa atividade genérica pode ser utilizada para relatar os resultados no Ideare (pois os objetos relatados têm que ser associados a atividades). Deve-se inserir demais planos de ação e atividades somente se isso for necessário para que conste nos processos de avaliação das pessoas. O líder deve discutir com o CTI sobre essa opção antes de iniciar o preenchimento do projeto co-financiado no Ideare. Da mesma forma, não é necessário que se reproduza detalhadamente o orçamento, como foi preenchido no formato da fonte financiadora. O sistema, inclusive, somente disponibiliza 2 tipos de itens de orçamento, que são Custeio-Outras fontes e Investimento-Outras fontes. Assim, basta que se coloque apenas um item de orçamento de cada tipo, com o valor total. Caso haja a participação de mais de uma Unidade da Embrapa em um projeto liderado por outra instituição, as equipes da Embrapa envolvidas no projeto devem

4 acordar previamente quem será o líder do projeto frente à empresa, para evitar duplicidade de registro no sistema. 6. Quais são os campos do formulário para registro dos projetos co-financiados? O formulário para o registro dos projetos co-financiados contém campos estruturados para o preenchimento com as informações que permitam compor as bases de dados corporativas e viabilizar buscas, com destaque para Nome do Líder, Título, Resumo, Objetivo Geral, Objetivos Específicos, Caracterização do Projeto, Resultados, Planos de Ação, Atividade, Orçamento e Fonte Financiadora. Mais detalhes no item Orientações para o preenchimento do Formulário desta NT. Como os mecanismos de busca na base de dados corporativa não permitem a busca de informações em documentos anexos, o mínimo de informações precisa estar em campos estruturados. No entanto, o projeto e documentos comprobatórios devem ser anexados, conforme a exigência da chamada, e podem ser importantes no caso de consultas pontuais. Os projetos submetidos à Chamada de Cooperação Internacional (20/Ano) devem apresentar a redação desses campos em português, para que os dados básicos estejam disponíveis para consultas na base de dados. 7. Quais são os critérios para avaliação e registro dos projetos co-financiados? Os projetos co-financiados não são avaliados nos Macroprogramas quanto aos méritos técnico e estratégico. Essas análises devem ser realizadas pelo CTI das Unidades antes da submissão do projeto à fonte financiadora e pelas próprias agências financiadoras. Os gestores dos Macroprogramas somente verificam a conformidade desses projetos aos critérios e exigências divulgados nas chamadas desenhadas para esse fim, quais sejam: a) Preenchimento adequado dos campos do formulário: os projetos serão verificados quanto ao preenchimento adequado (presença e qualidade da informação) dos campos do formulário, com atenção especial ao preenchimento dos resultados segundo a nova matriz de resultados e a verificação da presença, na Aba Anexos, do arquivo original do projeto na versão aprovada pela fonte financiadora. b) Aderência ao conceito do Macroprograma selecionado: os projetos serão verificados quanto à aderência ao Macroprograma a que foram submetidos. No caso de não estar em conformidade com as características e conceitos do Macroprograma, o Gestor indicará ao proponente a qual MP ele deve reencaminhar a submissão. Caso haja dúvidas do proponente ou do CTI, sugere-se contato com os gestores dos Macroprogramas.

5 c) Verificação do nível de sobreposição de atividades: são adicionados na carteira de projetos da Embrapa, recebendo códigos de registro do SEG, somente aqueles projetos aprovados em fontes financiadoras em que a maioria das atividades e resultados previstos não esteja contemplada em projetos já em andamento no SEG. O líder do projeto deve esclarecer essa informação no item Outros Projetos e Financiamentos, na aba Detalhamento do formulário de projetos da Embrapa. Essa providência evita o registro duplicado de projetos semelhantes. Observação: Quando a maior parte do que está previsto no projeto co-financiado já estiver contemplada em projeto em andamento no SEG, considera-se que o recurso captado é complementar ao do projeto em andamento e não receberá novo código SEG. Essa informação deve ser adicionada ao projeto original em andamento no SEG. O próprio líder deve fazer o registro de captações externas adicionais que ocorram durante a vigência do projeto no Ideare. Na tela 'Relatórios de projetos', há uma aba 'Captação, Metas e Arquivos', onde essas informações Fonte; Valor; PA/Atividade; Mês/ano do início do uso; Mês/ano do fim do uso) podem ser registradas durante toda a vigência do projeto. A informação pode ser utilizada pela empresa na composição de indicadores de desempenho do projeto, ou de carteiras de projeto (MPs, portfólios, arranjos). Portanto, para se evitar perda de tempo e frustrações, o líder deve fazer essa verificação antes de preencher e enviar o formulário. No caso de um projeto aprovado primeiramente em uma fonte financiadora e já registrado como co-financiado no Ideare ser posteriormente submetido e aprovado em chamadas da Embrapa, cancela-se o primeiro código fornecido, sendo que a informação dos recursos da fonte financiadora externa deve ficar registrada no projeto do SEG, em Outras Fontes. Caso o projeto não atenda aos itens de verificação de conformidade mencionados acima, o projeto é recusado por não conformidade, retornando ao líder para que se façam os ajustes necessários e em seguida, ser feita nova submissão. 8. Qual a necessidade do preenchimento de relatórios dos projetos co-financiados no Ideare? Apesar de terem financiamento externo, os projetos co-financiados são executados total ou parcialmente dentro da Embrapa, cobrindo a Unidade executora das responsabilidades de acompanhamento da execução e entrega dos resultados comprometidos. Além disso, os projetos comprometem tempo e esforço dos recursos humanos e contribuem para a obtenção de resultados da Embrapa e, por isso, devem ser acompanhados. Dessa maneira, com a implementação do módulo de relatórios do Ideare, esses projetos devem reportar os seus resultados, progressos e dificuldades para a Embrapa, assim como o fazem para a fonte financiadora. As informações solicitadas nos relatórios do Ideare podem ser respondidas de forma bem objetiva, anexando também o relatório enviado à fonte financiadora. Dessa

6 maneira, o Ideare serve como repositório de documentos para a equipe do projeto e também para os CTIs, que têm a responsabilidade do acompanhamento destas ações. 9. Orientações para o preenchimento do Formulário. O proponente deve acessar o Ideare no Menu Submissões, na aba Elaborar/Consultar Submissões. Na tela aberta, iniciar clicando no botão Nova Submissão para abrir o formulário e seguir o preenchimento das abas. 10. Dúvidas e sugestões No caso de persistirem dúvidas sobre o processo e procedimentos discutidos neste documento, favor entrar em contato com o DPD. Contatos: Coordenadoria de Gestão da Programação dpd.programacao@embrapa.br Coordenadoria de Gestão da Informação dpd.informacao@embrapa.br; suporte.ideare@embrapa.br Gestores dos Macroprogramas gestor.mp1@embrapa.br gestor.mp2@embrapa.br gestor.mp3@embrapa.br gestor.mp4@embrapa.br gestor.mp5@embrapa.br gestor.mp6@embrapa.br