Manual do utilizador das funções avançadas do sistema de correio de voz Cisco Unity Express 7.0.2

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1 Manual do utilizador das funções avançadas do sistema de correio de voz Cisco Unity Express Última actualização: 12 March 2009 Este manual fornece informações sobre a utilização das funções de correio de voz avançadas do seu sistema de correio de voz Cisco Unity Express. Descreve a forma de aceder a essas funções através da marcação de números no sistema Cisco Unity Express utilizando o telefone IP Cisco Unified. São igualmente fornecidas informações sobre o sistema Cisco VoiceView Express. Utilize este manual em conjunto com os documentos indicados na secção "Documentação relacionada" na página 3. Índice Restrições, página 2 Documentação relacionada, página 3 Parte I: Sistema de correio de voz Cisco Unity Express (Recepção de chamadas) Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone, página 4 Iniciar sessão sem introduzir o PIN, página 4 Opções do correio de voz, página 5 Contactar o remetente da mensagem com a função Resposta em tempo real, página 5 Gerir mensagens de fax, página 6 Enviar mensagens a não assinantes, página 8 Aceder às opções de configuração, página 9 Gerir as saudações, página 9 Configurar a notificação de mensagens, página 12 Configurar a notificação em cascata, página 18 Utilizar listas de distribuição, página 20 Sede nas Américas: Cisco Systems, Inc., 170 West Tasman Drive, San Jose, CA USA 2009 Cisco Systems, Inc. Todos os direitos reservados.

2 Restrições Alterar a palavra-passe, página 28 Alterar o nome gravado, página 28 O que fazer quando receber notificações por telefone, página 29 Gravar uma conversa em tempo real, página 29 Receber mensagens de correio de voz por correio electrónico, página 30 Parte II: Sistema de correio de voz Cisco Unity Express (VoiceView Express) Aceder ao sistema Cisco Unity Express com o telefone IP Cisco Unified e com o VoiceView Express, página 33 Iniciar sessão no VoiceView Express, página 34 Obter e enviar mensagens no VoiceView Express, página 37 Imprimir um fax, página 38 Aceder à resposta em tempo real no VoiceView Express, página 39 Configurar o envio de mensagens a não assinantes, página 42 Gerir a caixa de entrada, página 43 Personalizar as suas definições, página 45 Iniciar sessão nas caixas de correio de envio geral, página 49 Administrar mensagens de difusão, página 49 Restrições O administrador do sistema deverá activar algumas das funções descritas neste manual (por exemplo, a recuperação das mensagens de correio de voz utilizando o endereço de correio electrónico, a configuração das notificações do correio de voz ou a utilização da resposta em tempo real). Se não conseguir aceder a uma função, contacte o seu administrador do sistema para se certificar de que essa função está activada no seu sistema. O sistema Cisco Unity Express está sujeito a um limite de inícios de sessão incorrectos definido pelo administrador do sistema. Há dois tipos de limites. Poderá haver um limite relativo ao número de inícios de sessão consecutivos incorrectos permitidos, pós o qual será necessário que o administrador do sistema restaure os direitos de acesso do utilizador. Dependendo da configuração feita pelo administrador do sistema, o início de sessão poderá ficar temporariamente desactivado para o utilizador, durante um determinado período de tempo, após várias tentativas consecutivas mal sucedidas de aceder ao sistema. Se estiver em curso uma sessão de correio de voz no Cisco Unity Express, não será possível iniciar uma segunda sessão para o mesmo utilizador. Esta situação não se aplica a sessões de correio de voz que sejam iniciadas por um cliente IMAP (Internet Message Access Protocol), tal como o Microsoft Office Outlook. Se iniciar uma sessão de correio de voz com o telefone IP Cisco Unified para contactar o sistema de correio de voz, a tentativa de início de sessão no VoiceView Express não terá precedência sobre a sessão de correio de voz. 2

3 Documentação relacionada Se já tiver iniciado uma sessão no VoiceView Express, a utilização do telefone IP Cisco Unified para contactar o sistema de correio de voz terá precedência sobre a sessão do VoiceView Express. A sessão do VoiceView Express é terminada automaticamente sem qualquer notificação. Se já tiver iniciado sessão no VoiceView Express, o início de uma segunda sessão do VoiceView Express, a partir de um telefone diferente, terá precedência sobre a primeira sessão. A primeira sessão do VoiceView Express é terminada automaticamente sem qualquer notificação. O VoiceView Express possui um parâmetro de limite de tempo de inactividade, após o qual a sessão do VoiceView Express é automaticamente terminada sem qualquer notificação. Se já tiver iniciado uma sessão no VoiceView Express com o seu telefone IP Cisco Unified e receber uma chamada, as informações dessa chamada serão apresentadas no visor do telefone. Se levantar o auscultador ou se premir a tecla do Auricular ou do Altifalante estabelecerá a chamada. Dependendo do telefone IP Cisco Unified na sua posse, poderá regressar à sessão do VoiceView Express se a chamada for concluída antes de a sessão ser terminada pelo parâmetro de tempo limite de inactividade. Caso contrário, a sessão do VoiceView Express será terminada automaticamente sem qualquer notificação. Para obter mais informações, consulte o manual do utilizador do telefone IP Cisco Unified. Consulte Documentação relacionada Tópico relacionado Informação necessária para utilizar o sistema de correio de voz Cisco Unity Express Configurar a caixa de correio de voz Aceder ao Cisco Unity Express por telefone Aceder ao Cisco Unity Express no computador Ouvir mensagens de voz Enviar mensagens de voz Personalizar as definições Informações necessárias para utilizar o VoiceView Express do sistema Cisco Unity Express Configurar a caixa de correio de voz Aceder ao VoiceView Express do sistema Cisco Unity Express Ouvir mensagens de voz Enviar mensagens de voz Personalizar as definições Título ou URL do documento Manual de iniciação rápida do sistema de correio de voz Cisco Unity Express em rel3_2/quick/guide/voic /enu/32vq_enu.pdf Manual de iniciação rápida do VoiceView Express do sistema Cisco Unity Express em rel3_2/quick/guide/vve/enu/32wq_enu.pdf 3

4 Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone Tópico relacionado Utilizar a interface gráfica do utilizador (GUI) do sistema Cisco Unity Express para: Aceder às definições do correio de voz, incluindo as notificações Gerir as subscrições de grupos de correio de voz Alterar a palavra-passe Gerir as listas de distribuição do correio de voz Obter documentação Obter assistência Directrizes de segurança Título ou URL do documento Ajuda online para o utilizador do Cisco Unity Express (prima a tecla "ajuda" quando utilizar a interface gráfica do utilizador (GUI) do sistema Cisco Unity Express) Para obter informações sobre como obter documentação e suporte, fornecer comentários à documentação, directrizes de segurança, bem como aliases recomendados e documentos gerais da Cisco, consulte mensalmente a secção Novidades na documentação de produto da Cisco, a qual lista toda a documentação técnica nova e revista da Cisco em: whatsnew.html Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone Marque o número de telefone interno ou externo para contactar o sistema Cisco Unity Express. Se lhe for solicitada a introdução de um PIN, introduza-o e prima #. Se estiver a contactar o sistema a partir de outro telefone, prima * para introduzir a sua própria ID (normalmente a sua extensão) e prima #. De seguida introduza o PIN e prima novamente a tecla #. Se lhe for solicitada a sua ID (normalmente a extensão do seu telefone), introduza-a e prima #. De seguida introduza o PIN e prima novamente a tecla #. Iniciar sessão sem introduzir o PIN Poderá iniciar sessão na caixa de correio de voz do sistema Cisco Unity Express a partir de qualquer telefone (configurado com as definições da sua caixa de correio) sem introduzir o seu PIN. Marque o número de telefone interno ou externo para contactar o sistema Cisco Unity Express: Será direccionado para a sua caixa de correio sem que lhe seja solicitada a introdução do PIN. Se estiver a contactar o sistema a partir de outro telefone, prima * para introduzir a sua própria ID (normalmente a sua extensão) e será direccionado para a sua caixa de correio. 4

5 Opções do correio de voz Opções do correio de voz Depois de marcar o número de acesso ao sistema Cisco Unity Express, poderá seleccionar as opções seguintes no menu principal: Opção Descrição 1 Ouvir as mensagens novas. Consulte o Manual de iniciação rápida do sistema de correio de voz Cisco Unity Express para obter mais informações. Aceder à função Resposta em tempo real. Consulte a secção "Contactar o remetente da mensagem com a função Resposta em tempo real" na página 5. Gerir as mensagens de fax. Consulte a secção "Gerir mensagens de fax" na página 6. 2 Enviar uma mensagem. Consulte o Manual de iniciação rápida do sistema de correio de voz Cisco Unity Express para obter mais informações. Aceder à função de envio a não assinantes. Consulte a secção "Enviar mensagens a não assinantes" na página 8. 3 Ouvir as mensagens antigas. Consulte o Manual de iniciação rápida do sistema de correio de voz Cisco Unity Express para obter mais informações. 4 Aceder às opções de configuração, tais como a saudação do correio de voz, as listas de distribuição, as palavras-passe, a notificação de mensagens e as notificações em cascata. Consulte a secção "Aceder às opções de configuração" na página 9. Contactar o remetente da mensagem com a função Resposta em tempo real Para contactar o remetente da mensagem com a função de resposta em tempo real, deverá começar por solicitar ao seu administrador de sistema que active essa função. Quando ouvir uma mensagem, poderá solicitar ao sistema que marque o número do remetente da mensagem para iniciar uma conversa em tempo real. Esta função está disponível sempre que ouvir mensagens de voz novas, guardadas ou eliminadas, de assinantes ou de não assinantes, se a ID do remetente estiver disponível. Para aceder à função de resposta em tempo real, prima 44 (prima duas vezes a tecla 4) no teclado de marcação enquanto ouve a mensagem. O sistema Cisco Unity Express tenta estabelecer uma chamada para o remetente da mensagem. Dependendo das informações de identificação contidas na mensagem, ouvirá uma mensagem com algumas, ou todas, das informações seguintes: "a chamar <nome falado> na extensão <número da chamada> em <identificador do local remoto>." Se activar esta função, não será redireccionado para a sua sessão de correio de voz após a conclusão da chamada. Deverá marcar novamente o número de acesso ao correio de voz. 5

6 Gerir mensagens de fax Gerir mensagens de fax O sistema Cisco Unity Express consegue receber e processar mensagens de fax através do sistema de correio de voz. Tal como acontece com as mensagens de voz normais, poderá reencaminhar, marcar como novos, guardar, eliminar e anular a eliminação dos faxes. Além disso poderá enviar mensagens de fax a partir de uma caixa de correio para uma máquina de fax local para impressão. Os clientes IMAP suportados conseguem receber os faxes sob a forma de ficheiros.tif, anexados a uma mensagem de correio electrónico. Os clientes IMAP permitem aos assinantes transferir a mensagem e guardar o anexo com o fax numa estação de trabalho local, onde pode ser visualizado e impresso com um leitor padrão de ficheiros.tif. Deverá compor e enviar o fax a partir de uma máquina de fax analógica. Não é possível compor um fax através do sistema de correio de voz Cisco Unity Express. Se o administrador do sistema configurar uma extensão dedicada para chamadas de fax, estas chamadas não tocarão na extensão do assinante. No entanto, o administrador do sistema poderá configurar uma extensão que permita receber chamadas de fax e de voz. Nesse caso, quando o assinante atender uma chamada recebida que é um fax, será audível um tom de identificação. O sistema monitoriza esses tons e envia automaticamente o fax para a caixa de correio designada, concluindo a etapa vocal da chamada. O administrador do sistema deverá activar a função de fax numa caixa de correio e numa extensão. O número de fax poderá ser o mesmo da extensão do correio de voz de um assinante ou poderá configurar-se uma extensão de fax dedicada. Para gerir as mensagens de fax: Marque o número de acesso ao sistema Cisco Unity Express. O comando de voz resume a quantidade de mensagens novas e guardadas na sua caixa de correio. Prima 1 para ouvir as mensagens novas. O comando de voz identifica um fax na sua caixa de correio e lista as respectivas propriedades como, por exemplo, a hora e a data de envio e o local de origem. O comando de voz indica igualmente se há alguma mensagem de voz anexada ao fax. Se o fax tiver sido reencaminhado por outro assinante, poderá existir uma mensagem de voz anexada pelo assinante que reencaminhou o fax. Seleccione o fax. 6

7 Gerir mensagens de fax Prima um dos seguintes números para aceder às opções do fax: Opção Descrição 1 Repetir as propriedades do fax. 2 Guardar o fax. Consulte o Manual de iniciação rápida do sistema de correio de voz Cisco Unity Express. 3 Eliminar o fax. Consulte o Manual de iniciação rápida do sistema de correio de voz Cisco Unity Express. 4 Responder, através de uma mensagem de voz, ao assinante que enviou o fax. Consulte o Manual de iniciação rápida do sistema de correio de voz Cisco Unity Express. 5 Reencaminhar o fax. Consulte o Manual de iniciação rápida do sistema de correio de voz Cisco Unity Express. 6 Marcar o fax como uma mensagem nova. Consulte o Manual de iniciação rápida do sistema de correio de voz Cisco Unity Express. 8 Enviar o fax para uma impressora local. Consulte a secção "Configurar e utilizar uma impressora de fax" na página 7. * Cancelar. 0 Ajuda. Configurar e utilizar uma impressora de fax Para identificar a impressora de fax e imprimir um fax: Marque o número de acesso ao sistema Cisco Unity Express e prima 1 para ouvir as mensagens. Seleccione o fax e prima 8 para enviar o fax para uma impressora local. O sistema irá solicitar a introdução do número da impressora de fax. Efectue uma das seguintes acções: Prima 1 para enviar para uma impressora de fax já configurada. Se efectuar uma pausa antes de premir a tecla 1, uma mensagem do sistema fornece o número da última impressora (se existente) configurada. Prima 2 se não houver qualquer impressora configurada ou se desejar imprimir numa impressora diferente. Introduza o número de telefone da impressora de fax e prima #. Prima * para cancelar a impressão do fax. Se o número introduzido ou seleccionado não pertencer a uma impressora de fax aceitável, uma mensagem do sistema indicará que não é possível concluir a acção seleccionada. 7

8 Enviar mensagens a não assinantes Enviar mensagens a não assinantes Poderá compor mensagens de voz para enviar para números externos ou para não assinantes. Poderá configurar as datas de envio com o período máximo de um ano de antecipação. Execute os passos descritos na secção "Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone" na página 4 para aceder ao meu principal do correio de voz. Passo 5 Prima 2 para aceder ao menu Enviar. Prima #4 para aceder ao menu de Envio de mensagens a não assinantes. Introduza o número de telefone do destinatário. Depois de o sistema indicar que o não assinante foi adicionado, seleccione uma das seguintes opções: Opção Descrição 1 Adicionar outro destinatário. 2 Aceder às opções da Mensagem. Consulte a secção "Aceder às opções da mensagem" na página 8. # Gravar a mensagem. Consulte a secção "Gravar a mensagem" na página 9. * Cancelar. Aceder às opções da mensagem Depois de identificar os destinatários não assinantes, poderá especificar os parâmetros da mensagem. No menu Opções da mensagem, poderá seleccionar uma das seguintes opções: 1: Alterar o endereço 2: Gravar a mensagem (consulte a secção "Gravar a mensagem" na página 9) 3: Alterar o envio especial Marcar a mensagem como urgente (1): Não disponível no envio para não assinantes Marcar a mensagem como privada (3): Não disponível no envio para não assinantes Seleccionar uma data e hora de entrega futuras (4) 4: Rever a mensagem Se não tiver gravado qualquer mensagem, ser-lhe-á solicitado que grave a sua mensagem. #: Enviar a mensagem Se não tiver gravado qualquer mensagem, ser-lhe-á solicitado que grave a sua mensagem. *: Cancelar 8

9 Aceder às opções de configuração Gravar a mensagem No menu de envio a não assinantes, prima # para gravar a sua mensagem. Prima # quando concluir a gravação. Prima 1 para aceder às Opções da mensagem. Consulte a secção "Aceder às opções da mensagem" na página 8. Prima 2 para enviar a mensagem. Aceder às opções de configuração Depois de marcar o número de acesso ao sistema Cisco Unity Express, e de premir 4 para aceder às opções de configuração, seleccione uma das seguintes opções: Opção Descrição 1 Gerir as saudações. Consulte a secção "Gerir as saudações" na página 9. 2 Configurar ou alterar as definições da mensagem. Consulte a: secção "Configurar a notificação de mensagens" na página 12 secção "Configurar a notificação em cascata" na página 18 secção "Utilizar listas de distribuição" na página 20 3 Configurar as definições pessoais. Consulte a: secção "Alterar a palavra-passe" na página 28 secção "Alterar o nome gravado" na página 28 4 Configurar as opções de idiomas (não disponível em todos os sistemas). Contacte o administrador do sistema para obter mais informações. Gerir as saudações Esta secção contém os seguintes procedimentos: Gerir as saudações, página 10 Gravar novamente a saudação actual, página 10 Activar e desactivar as saudações alternativas, página 11 Gravar novamente a saudação padrão, página 11 Gravar novamente a saudação alternativa, página 11 Consultar todas as saudações, página 12 9

10 Aceder às opções de configuração Gerir as saudações As saudações são mensagens que os autores das chamadas ouvem quando chegam à sua caixa de correio de voz. Poderá utilizar as seguintes saudações: Saudação padrão: Saudação normal reproduzida aos autores das chamadas quando estes chegam ao seu correio de voz. Esta pode ser a saudação predefinida do sistema ("Lamentamos, <a extensão xxxx>/<nome de utilizador> não está disponível") ou uma saudação gravada por si e seleccionada como saudação padrão. Saudação alternativa: Saudação alternativa gravada por si e activada ou desactivada utilizando o menu do correio de voz. Esta saudação é utilizada como uma alternativa à saudação padrão; por exemplo, quando estiver de férias, poderá gravar uma saudação especial que será reproduzida a todos os autores de chamadas durante o seu período de férias. Execute os passos descritos na secção "Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone" na página 4 para aceder ao meu principal do correio de voz. Prima 4 para aceder ao menu Opções de configuração. Prima 1 para aceder ao menu Saudações. A sua saudação activa é reproduzida. Para gravar novamente a saudação actual, prima 1. Consulte a secção "Gravar novamente a saudação actual" na página 10. Para activar ou desactivar a saudação alternativa, prima 2. Consulte a secção "Activar e desactivar as saudações alternativas" na página 11. Para editar uma saudação, prima 3. Consulte a secção "Gravar novamente a saudação padrão" na página 11 e a secção "Gravar novamente a saudação alternativa" na página 11. Para ouvir todas as saudações, prima 4. Consulte a secção "Consultar todas as saudações" na página 12. Gravar novamente a saudação actual Depois de reproduzir a saudação actual, prima 1 para gravar novamente a mesma. Após o sinal sonoro, grave a saudação. Quando concluir, prima #. A saudação que acabou de gravar é reproduzida. Para gravar novamente, prima 1. 10

11 Aceder às opções de configuração Activar e desactivar as saudações alternativas Para activar ou desactivar a saudação alternativa, prima 2 no menu Saudações. Se a sua saudação alternativa estiver activa, o sistema reproduz a mesma. Prima 2 para desactivar a saudação alternativa. Se a sua saudação alternativa estiver desactivada, prima 2 para a activar. Se ainda não tiver gravado uma saudação alternativa, ou se quiser gravar novamente a saudação alternativa, siga os passos descritos na secção "Gravar novamente a saudação alternativa" na página 11. Gravar novamente a saudação padrão Para gravar novamente a sua saudação padrão: No menu Saudações, prima 3. Prima 1 para gravar novamente a saudação padrão. Após o sinal sonoro, grave a saudação. Quando concluir, prima #. A saudação padrão que acabou de gravar é reproduzida. Para aceitar esta saudação e continuar, prima #. Para gravar novamente, prima 1. Gravar novamente a saudação alternativa Para gravar novamente a sua saudação alternativa: No menu Saudações, prima 3. Prima 3 para gravar novamente a saudação alternativa. Após o sinal sonoro, grave a saudação. Quando concluir, prima #. A saudação alternativa que acabou de gravar é reproduzida. Para gravar novamente, prima 1. 11

12 Aceder às opções de configuração Consultar todas as saudações Para ouvir todas as saudações, prima 4 no menu Saudações. A saudação padrão, a saudação alternativa e a saudação actual são reproduzidas. Poderá realizar as acções seguintes: Para gravar novamente a saudação actual, prima 1. Para activar ou desactivar a saudação alternativa, prima 2. Para gravar novamente outras saudações, prima 3. Para repetir a consulta de todas as saudações, prima 4. Configurar a notificação de mensagens Esta secção contém os seguintes procedimentos: Aceder ao menu Notificação, página 13 Seleccionar o dispositivo a notificar, página 13 Alterar o número de telefone da notificação, página 14 Definir dígitos adicionais, página 15 Configurar a programação da notificação, página 15 Alterar as preferências da notificação, página 18 Poderá configurar o sistema Cisco Unity Express para o notificar das mensagens de correio de voz novas recebidas por telefone, pager ou correio electrónico. O sistema Cisco Unity Express contacta o seu telefone para o informar de que recebeu uma mensagem de correio de voz. Poderá ainda configurar uma opção de notificação em cascata, na qual o sistema Cisco Unity Express envia as mensagens de correio de voz não atendidas para os dispositivos de destinatários de primeiro nível especificados e posteriormente para os dispositivos de destinatários adicionais, caso a mensagem continue a apresentar um estado de não lida. Esta secção descreve a utilização do sistema de correio de voz do telefone para configurar apenas as notificações para telefones ou pagers numéricos. Poderá utilizar as ferramentas seguintes para configurar as notificações para pagers alfanuméricos e correio electrónico (além dos telefones e dos pagers numéricos): VoiceView Express do sistema Cisco Unity Express: Utilize o seu telefone IP Cisco para configurar as notificações para telefones, pagers alfanuméricos ou correio electrónico. Consulte a secção "Personalizar as suas definições" na página 45 para obter mais informações. Interface gráfica do utilizador (GUI) do sistema Cisco Unity Express: Utilize o seu computador para configurar as notificações para telefones, pagers alfanuméricos ou correio electrónico. Aceda à interface gráfica do utilizador com o Microsoft Internet Explorer (versão 5.5 ou superior) para ligar ao servidor do sistema Cisco Unity Express e inicie sessão com a ID de utilizador e a palavra-passe alfanuméricas. Contacte o administrador do sistema se não souber o endereço do servidor, a ID de utilizador ou a palavra-passe. Consulte a ajuda online para obter mais informações sobre a utilização da interface gráfica do utilizador (GUI) para configurar as notificações (prima a tecla "ajuda" quando utilizar a interface gráfica do utilizador (GUI) do sistema Cisco Unity Express). 12

13 Aceder às opções de configuração Aceder ao menu Notificação Execute os passos descritos na secção "Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone" na página 4 para aceder ao meu principal do correio de voz. Prima 4 para aceder ao menu Opções de configuração. No menu Opções de configuração, prima 2 para aceder à opção Configurações da mensagem. Prima 1 para configurar a notificação de mensagens. O sistema indicará se a notificação está activada e, em caso afirmativo, para que dispositivo. Seleccionar o dispositivo a notificar No menu Notificação de mensagens, prima um dos seguintes números para seleccionar o dispositivo a notificar: 1: Pager 2: Telefone de casa 3: Telefone do trabalho 4: Telemóvel 13

14 Aceder às opções de configuração Depois de seleccionar o dispositivo que pretende configurar, poderá seleccionar as acções seguintes através do respectivo número: Opção Descrição 1 Activar a notificação de mensagens (se estiver desactivada) ou desactivar a notificação de mensagens (se estiver activada). 2 Ouvir as definições actuais da notificação. 3 Alterar o número de telefone da notificação (o número do seu telefone ou pager). O sistema Cisco Unity Express marca este número para enviar a notificação de recepção de novas mensagens de correio de voz. Consulte a secção "Alterar o número de telefone da notificação" na página Ouvir a programação da notificação actual. Configure a hora do dia a que pretende receber as notificações; por exemplo, poderá desejar desactivar as notificações durante o período da noite. Consulte a secção "Configurar a programação da notificação" na página Alterar as preferências de notificação (envio de notificações para todas as mensagens ou apenas para as mensagens urgentes). Consulte a secção "Alterar as preferências da notificação" na página 18. Alterar o número de telefone da notificação Depois de premir 3 no menu Notificação de mensagens para alterar o número de telefone da notificação, o sistema indicará se já existe algum número de telefone atribuído ao dispositivo (telefone ou pager). Se já existir um número de telefone atribuído, execute uma das seguintes acções: Prima * para manter o número actual. Introduza o novo número e prima #. Se ainda não existir um número de telefone atribuído, introduza o novo número e prima #. Só poderá introduzir dígitos entre 1 e 9. Não é possível introduzir pausas, quebras ou outras variáveis especiais no número de telefone. Depois de introduzir o número: Se introduziu um novo número permitido pelo sistema de correio de voz, o sistema repete o número. Se introduziu um número que não é permitido pelo sistema (tal como um número gratuito), receberá uma mensagem de erro. Prima * para manter o número, ou se quiser introduzir um novo número, introduza-o e prima #. Prima * para continuar. O sistema indica-lhe se estão definidos dígitos adicionais. Os dígitos adicionais são números enviados pelo sistema Cisco Unity Express depois do telefone ou do pager atenderem a chamada de notificação. Por exemplo, poderá utilizar os dígitos adicionais para chegar a uma determinada extensão depois de marcar um número de acesso principal. Para definir os dígitos adicionais, consulte a secção "Definir dígitos adicionais" na página 15. Para sair, prima *. 14

15 Aceder às opções de configuração Definir dígitos adicionais Os dígitos adicionais são números enviados pelo sistema Cisco Unity Express depois do telefone ou do pager atenderem a chamada de notificação. Por exemplo, poderá utilizar os dígitos adicionais para chegar a uma determinada extensão depois de marcar um número de acesso principal. Se estiverem definidos dígitos adicionais, o sistema reproduz esses dígitos. Se não estiverem definidos dígitos adicionais, o sistema fornecerá essa indicação. Prima 1 para definir dígitos adicionais. Introduza os dígitos adicionais e prima #. Para incluir uma pausa de um segundo, prima *. O sistema reproduz os dígitos adicionais que acabou de introduzir. Prima # para manter esses dígitos, ou regresse ao. O sistema reproduz os dígitos adicionais que acabou de definir. Configurar a programação da notificação Poderá configurar uma programação da notificação para activar ou desactivar as notificações em horas específicas do dia, em dias específicos da semana, ou todos os dias. Por exemplo, poderá querer desactivar as notificações durante a noite. Por predefinição, as notificações estão activas de Segunda a Sexta-Feira, entre as 8 horas e as 17 horas. Depois de premir 4 no menu Notificação de mensagens para configurar a hora do dia a que pretende receber as notificações, prima um dos seguintes números: Opção Descrição 1 Ouvir a programação de notificações actual. Consulte a secção "Ouvir a programação actual" na página Alterar a programação da notificação para todos os dias. Consulte a secção "Alterar a programação para todos os dias" na página Alterar a programação da notificação para um dia específico. Consulte a secção "Alterar a programação para um dia específico" na página 17. Ouvir a programação actual Depois de premir 1 no menu Notificação de mensagens para ouvir a programação de notificações actual, introduza um dos seguintes números para seleccionar o dia: Opção Descrição 1 Domingo 2 Segunda-feira 3 Terça-feira 4 Quarta-feira 5 Quinta-feira 6 Sexta-feira 7 Sábado 15

16 Aceder às opções de configuração Se configurou a notificação para pelo menos meia-hora desse dia, o sistema reproduz a programação da notificação. Introduza um número para ouvir a programação de outro dia ou prima * para sair e regressar ao menu Notificação de mensagens. Alterar a programação para todos os dias Depois de premir 2 no menu Notificação de mensagens para alterar a programação da notificação para todos os dias, execute os passos seguintes: Prima #. Introduza a hora de início do envio das notificações. Deverá introduzir a hora no formato de dois dígitos; por exemplo, para seleccionar as 9:00 horas, deverá introduzir "09." Consoante o número introduzido, proceda do seguinte modo: Se introduziu Prima 0 1 para iniciar as notificações à meia-noite. 2 para iniciar as notificações às 12: para iniciar as notificações à meia-noite. 2 para iniciar as notificações às 00:30. 3 para iniciar as notificações ao meio-dia. 4 para iniciar as notificações às 12: para iniciar as notificações a uma hora exacta, no período da manhã. 2 para iniciar as notificações a uma meia-hora, no período da manhã. 3 para iniciar as notificações a uma hora exacta, no período da noite. 4 para iniciar as notificações a uma meia-hora, no período da noite para iniciar as notificações a uma hora exacta, no período da noite. 2 para iniciar as notificações a uma meia-hora, no período da noite. Passo 5 Prima #. Passo 6 Introduza a hora de fim do envio das notificações. Deverá introduzir a hora no formato de dois dígitos; por exemplo, para seleccionar as 9:00 horas, deverá introduzir "09." Consoante o número introduzido, proceda do seguinte modo: Se introduziu Prima 0 1 para parar as notificações à meia-noite. 2 para parar as notificações às 12: para parar as notificações à meia-noite. 2 para parar as notificações às 00:30. 3 para parar as notificações ao meio-dia. 4 para parar as notificações às 12:30. 16

17 Aceder às opções de configuração para parar as notificações a uma hora exacta, no período da manhã. 2 para parar as notificações a uma meia-hora, no período da manhã. 3 para parar as notificações a uma hora exacta, no período da noite. 4 para parar as notificações a uma meia-hora, no período da noite para parar as notificações a uma hora exacta, no período da noite. 2 para parar as notificações a uma meia-hora, no período da noite. Passo 7 Se introduziu uma hora válida, o sistema indicar-lhe-á as horas seleccionadas para as notificações. Prima um dos seguintes números: 1: Guardar a programação. De seguida, proceda do seguinte modo: Prima 1 para definir uma programação adicional. Consulte o passo 1. Prima # para deixar de adicionar programações. O sistema indicará que a programação está definida. 2: Alterar a programação que acabou de introduzir. Consulte o passo 1. Alterar a programação para um dia específico Depois de premir 3 no menu Notificação de mensagens para alterar a programação da notificação para um dia específico, execute os passos seguintes: Introduza um dos números seguintes para seleccionar o dia: Opção Descrição 1 Domingo 2 Segunda-feira 3 Terça-feira 4 Quarta-feira 5 Quinta-feira 6 Sexta-feira 7 Sábado Siga os passos descritos na secção "Alterar a programação para todos os dias" na página

18 Aceder às opções de configuração Alterar as preferências da notificação Poderá alterar as preferências da notificação para especificar os tipos de mensagens sobre as quais pretende ser notificado. Por exemplo, pode optar pelo envio de notificações para todas as mensagens ou apenas para as mensagens urgentes. Sugestão A capacidade de definir o envio de notificações para todas as mensagens deve ser atribuída pelo administrador do sistema. Depois de premir 5 no menu Notificação de mensagens para configurar as preferências da notificação, o sistema indica-lhe se as notificações estão definidas para todas as mensagens ou apenas para as mensagens urgentes. Se as notificações estiverem definidas para todas as mensagens, e desejar alterar esta definição, prima 1 para definir o envio de notificações apenas para as mensagens urgentes. Se as notificações estiverem apenas para as mensagens urgentes, e desejar alterar esta definição, prima 1 para definir o envio de notificações para todas as mensagens. Se o sistema lhe permitir alterar as preferências da notificação para todas as mensagens, surgirá uma mensagem a indicar que as suas preferências foram alteradas. Se o sistema não lhe permitir alterar as preferências da notificação, surgirá uma mensagem de erro. Prima * para sair e regressar ao menu Notificação de mensagens. Configurar a notificação em cascata Esta secção contém os seguintes procedimentos: Reproduzir as regras da notificação em cascata, página 19 Adicionar regras de notificação em cascata, página 19 Alterar regras de notificação em cascata, página 20 Eliminar regras de notificação em cascata, página 20 Poderá configurar as regras da notificação em cascata que lhe vão permitir notificar outros utilizadores em relação às mensagens não lidas, após um período de tempo especificado. Por exemplo, poderá definir regras para que outro utilizador seja notificado, num dispositivo específico e após um número de minutos específico, em relação às mensagens não lidas presentes na caixa de correio. Poderá ainda especificar que um segundo utilizador seja notificado após um determinado período adicional caso as mensagens continuem a apresentar um estado não lido. Execute os passos descritos na secção "Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone" na página 4 para aceder ao meu principal do correio de voz. Passo 5 Prima 4 para aceder ao menu Opções de configuração. Prima 2 para aceder às Definições da mensagem. Prima 1 para aceder ao menu Notificação de mensagens. Prima 5 para aceder ao menu Regras de notificação em cascata. 18

19 Aceder às opções de configuração Passo 6 Depois de premir 5, prima um dos seguintes números: Opção Descrição 1 Reproduzir as definições da regra de notificação em cascata. Consulte a secção "Reproduzir as regras da notificação em cascata" na página Alterar as definições da regra de notificação em cascata. Consulte a secção "Adicionar regras de notificação em cascata" na página 19, a secção "Alterar regras de notificação em cascata" na página 20 e a secção "Eliminar regras de notificação em cascata" na página 20. Reproduzir as regras da notificação em cascata Utilize o menu de reprodução das definições da notificação em cascata para reproduzir as regras de notificação em cascata actuais. A reprodução indica os assinantes definidos para receberem as notificações relativas a mensagens novas, não ouvidas e os parâmetros temporais associados a essas notificações. Se não existirem regras de notificação em cascata, o sistema indicará que não estão definidas quaisquer regras de notificação em cascata. Após a reprodução, prima 2 para definir novas regras ou para alterar as regras existentes. Adicionar regras de notificação em cascata Para adicionar novas regras de notificação em cascata, siga os passos seguintes. Para adicionar uma nova regra de notificação em cascata, prima 2 no menu Alterar definições da notificação em cascata. Introduza o nome ou a extensão do assinante. (A predefinição do sistema corresponde à introdução do nome.) Para introduzir o nome, utilize o teclado de marcação para soletrar o apelido, seguido de #. Em alternativa, para introduzir a extensão do assinante, prima ##, de seguida o número da extensão e finalmente #. Sugestão Para a letra Q, prima 7. Para a letra Z, prima 9. Passo 5 Passo 6 O sistema lista as correspondências compatíveis com a informação introduzida. Seleccione o assinante correspondente e prima #. Introduza a hora na qual o primeiro assinante deverá receber uma notificação de mensagem, seguida de #. Poderá seleccionar entre 5 e 1440 minutos. Após a resposta do sistema, prima 1 para alterar a introdução da hora ou prima * se a entrada for aceitável. O sistema indicará que a regra foi adicionada com sucesso, designando o assinante, a extensão e o intervalo de tempo. Prima # para sair ou prima 1 para adicionar outra regra de notificação em cascata. 19

20 Aceder às opções de configuração Alterar regras de notificação em cascata Para alterar uma regra de notificação em cascata, prima 2 no menu Alterar definições da notificação em cascata. O sistema enuncia o nome e a extensão dos assinantes com uma regra de notificação em cascata. No teclado de marcação, introduza o número do assinante que deseja alterar. Siga as mensagens do sistema para alterar a hora da notificação. Para aceitar as alterações, prima 1. Passo 5 Prima * para continuar. Eliminar regras de notificação em cascata Para eliminar uma regra de notificação em cascata, prima 3 no menu Alterar definições da notificação em cascata. O sistema enuncia o nome e a extensão dos assinantes com uma regra de notificação em cascata. No teclado de marcação, introduza o número do assinante que deseja eliminar. Quando surgir a mensagem do sistema, confirme a eliminação do assinante seleccionado. Prima * para sair. Utilizar listas de distribuição Utilize as listas de distribuição para enviar uma mensagem de correio de voz a vários utilizadores do sistema em simultâneo. Os membros das listas podem ser uns dos seguintes: Endereços não identificados Caixas de correio de envio geral Grupos Outras listas privadas Outras listas públicas Utilizadores remotos Utilizadores Os membros das listas privadas não podem ser membros das listas públicas. Só podem ser membros de outras listas privadas que tenha na sua posse. 20

21 Aceder às opções de configuração Para aceder às listas de distribuição, pode: Utilizar o seu telefone; consulte a secção "Aceder ao menu Listas de distribuição" na página 21. Utilizar a interface gráfica do utilizador (GUI) do sistema Cisco Unity Express. Aceda à interface gráfica do utilizador com o Microsoft Internet Explorer (versão 5.5 ou superior) para ligar ao servidor do sistema Cisco Unity Express e inicie sessão com a ID de utilizador e a palavra-passe alfanuméricas. Contacte o administrador do sistema se não souber o endereço do servidor, a ID de utilizador ou a palavra-passe. Aceder ao menu Listas de distribuição Para aceder ao menu Listas de distribuição, execute os passos seguintes: Execute os passos descritos na secção "Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone" na página 4 para aceder ao meu principal do correio de voz. Prima 4 para aceder ao menu Opções de configuração. No menu Opções de configuração, prima 2. Prima 4 para aceder às listas de distribuição do correio de voz. No menu Listas de distribuição, poderá seleccionar as acções seguintes pelo respectivo número: Opção Descrição 1 Consultar as listas de distribuição privadas. Consulte a secção "Consultar as listas de distribuição privadas" na página Adicionar ou alterar os membros da lista de distribuição privada ou os nomes gravados. Consulte a secção "Adicionar uma lista de distribuição privada" na página 22 ou a secção "Alterar uma lista de distribuição privada" na página Eliminar uma lista distribuição privada. Consulte a secção "Eliminar uma lista de distribuição privada" na página Consultar as listas de distribuição públicas. Consulte a secção "Consultar as listas de distribuição públicas" na página Adicionar ou alterar os membros da lista de distribuição pública ou os nomes gravados. Consulte a secção "Adicionar uma lista de distribuição pública" na página 26 ou a secção "Alterar uma lista de distribuição pública" na página Eliminar uma lista distribuição pública. Consulte a secção "Eliminar uma lista de distribuição pública" na página

22 Aceder às opções de configuração Configurar listas de distribuição privadas Esta secção contém os seguintes procedimentos: Consultar as listas de distribuição privadas, página 22 Adicionar uma lista de distribuição privada, página 22 Alterar uma lista de distribuição privada, página 23 Eliminar uma lista de distribuição privada, página 25 Consultar as listas de distribuição privadas No menu Listas de distribuição, prima 1 para ouvir a listagem das suas listas de distribuição privadas. Introduza o número da lista (1 a 5) para ouvir os membros presentes na lista. Durante a consulta das listas, poderá seleccionar as acções seguintes através do respectivo número: Opção Descrição 3 Eliminar um membro. Prima este número durante a reprodução do nome do membro. Prima 1 para confirmar a remoção. 7 Repetir a reprodução do membro anterior. 77 Recuar para o início da lista. 8 Interromper a reprodução. 9 Avançar para o membro seguinte. 99 Avançar para o membro final da lista. Adicionar uma lista de distribuição privada No menu Listas de distribuição, prima 2. Introduza o número de uma lista vazia, não configurada (1 a 5). Siga as instruções da secção "Alterar uma lista de distribuição privada" na página 23 para adicionar um ou mais membros à lista, ou para gravar um nome da lista. A lista é guardada e fica criada a nova lista de distribuição. 22

23 Aceder às opções de configuração Alterar uma lista de distribuição privada No menu Listas de distribuição, prima 2. Introduza o número da lista (1 a 5). Seleccione uma das seguintes acções, através do respectivo número: Opção Descrição 1 Adicionar um membro à lista. Consulte a secção "Adicionar um membro a uma lista de distribuição privada" na página Reproduzir os nomes dos actuais membros da lista. Consulte as opções na secção "Consultar as listas de distribuição privadas" na página 22 ou prima # para sair. 3 Remover um membro. Consulte a secção "Remover um membro de uma lista de distribuição privada" na página Gravar o nome da lista. Consulte a secção "Gravar o nome de uma lista de distribuição privada" na página 24. Adicionar um membro a uma lista de distribuição privada Passo 5 Passo 6 Passo 7 No menu Listas de distribuição, prima 2 e seleccione o número da lista. Prima 1 para adicionar um membro. Introduza o nome do membro( predefinição) ou prima ## para alternar entre o endereçamento pelo nome e o endereçamento pelo número. Prima # após cada introdução. Prima # para adicionar um novo membro ou * para iniciar uma nova procura. Se estiverem presentes vários nomes de membros, seleccione o membro pelo número. Prima * para deixar de adicionar membros. 23

24 Aceder às opções de configuração Remover um membro de uma lista de distribuição privada No menu Listas de distribuição, prima 2 e seleccione o número da lista. Prima 3 para eliminar um membro. Seleccione uma das seguintes acções, através do respectivo número: Opção Descrição 1 Reproduzir os nomes dos actuais membros da lista e remover durante a reprodução. Consulte as opções na secção "Consultar as listas de distribuição privadas" na página 22. Prima # para sair. 2 Remover um membro da lista pelo nome ou pela extensão: 1. Introduza o nome do membro (predefinição) ou prima ## para alternar entre o endereçamento pelo nome e o endereçamento pelo número. 2. Prima # após cada introdução. 3. Prima 1 para remover o membro. 4. Se estiverem presentes vários nomes de membros, seleccione o membro pelo número. 5. Prima * para iniciar uma nova procura. Gravar o nome de uma lista de distribuição privada No menu Listas de distribuição, prima 2 e seleccione o número da lista. Prima 4 para gravar o nome da lista. Após o sinal sonoro, grave o nome da lista. Sugestão Grave o número e o nome da lista. Durante a gravação, poderá seleccionar uma das acções seguintes, através do respectivo número: Opção Descrição 1 ou * Parar gravação. A gravação é reproduzida. Prima 1 para gravar novamente ou * para manter o nome gravado. 2 Guardar a gravação. A gravação é reproduzida. Prima 1 para gravar novamente ou * para manter o nome gravado. 24

25 Aceder às opções de configuração Eliminar uma lista de distribuição privada No menu Listas de distribuição, prima 3. Introduza o número da lista (1 a 5) ou prima ## para alternar entre a introdução pelo número e a introdução pelo nome. Soletre o nome da lista de distribuição. O nome da lista de distribuição é o nome configurado na interface gráfica do utilizador do sistema Cisco Unity Express e não o nome gravado que criou para a lista, seguindo os passos da secção "Gravar o nome de uma lista de distribuição privada" na página 24. Se forem encontradas várias listas, seleccione o número da lista. Se apenas for encontrada uma lista, prima # para eliminar a lista. Prima * para iniciar uma nova procura. Configurar listas de distribuição públicas Esta secção contém os seguintes procedimentos: Consultar as listas de distribuição públicas, página 25 Adicionar uma lista de distribuição pública, página 26 Alterar uma lista de distribuição pública, página 26 Eliminar uma lista de distribuição pública, página 28 Consultar as listas de distribuição públicas No menu Listas de distribuição, prima 4. Introduza o número da lista que pretende consultar. Durante a consulta das listas, poderá seleccionar as acções seguintes através do respectivo número: Opção Descrição 3 Eliminar um membro. Prima este número durante a reprodução do nome do membro. Prima 1 para confirmar a remoção. Deverá ser o proprietário de uma lista de distribuição pública ou possuir o privilégio de Gerir listas públicas para poder eliminar membros da lista. Contacte o administrador do sistema. 7 Repetir a reprodução do membro anterior. 77 Recuar para o início da lista. 8 Interromper a reprodução. 9 Avançar para o membro seguinte. 99 Avançar para o membro final da lista. 25

26 Aceder às opções de configuração Adicionar uma lista de distribuição pública Deverá possuir o privilégio de Gerir listas públicas para adicionar uma lista de distribuição pública. Contacte o administrador do sistema. No menu Listas de distribuição, prima 5. Introduza o número de uma lista vazia, não configurada (1 a 5). Siga as instruções da secção "Alterar uma lista de distribuição pública" na página 26 para adicionar um ou mais membros à lista, ou para gravar um nome da lista. A lista é guardada e fica criada a nova lista de distribuição. Alterar uma lista de distribuição pública Esta secção contém os seguintes procedimentos: Adicionar um membro a uma lista de distribuição privada, página 23 Remover um membro de uma lista de distribuição privada, página 24 Gravar o nome de uma lista de distribuição privada, página 24 Deverá ser o proprietário de uma lista de distribuição pública ou possuir o privilégio de Gerir listas públicas para poder alterar a lista. Contacte o administrador do sistema. Adicionar um membro a uma lista de distribuição pública Passo 5 Passo 6 No menu Listas de distribuição, prima 5 e seleccione o número da lista. Prima 1 para adicionar um membro. Introduza o nome do membro (predefinição) ou prima ## para alternar entre o endereçamento pelo nome e o endereçamento pelo número. Prima # após cada introdução. Se surgirem vários nomes de membros, seleccione o membro pelo número. Prima # para deixar de adicionar membros. 26

27 Aceder às opções de configuração Remover um membro de uma lista de distribuição pública No menu Listas de distribuição, prima 5 e seleccione o número da lista. Prima 3 para eliminar um membro. Seleccione uma das seguintes acções, através do respectivo número: Opção Descrição 1 Reproduzir os nomes dos actuais membros da lista e remover durante a reprodução. Consulte as opções na secção "Consultar as listas de distribuição públicas" na página 25. Prima # para sair. 2 Remover um membro da lista pelo nome ou pela extensão: 1. Introduza o nome do membro (predefinição) ou prima ## para alternar entre o endereçamento pelo nome e o endereçamento pelo número. 2. Prima # após cada introdução. 3. Se estiverem presentes vários nomes de membros, seleccione o membro pelo número. Gravar o nome de uma lista de distribuição pública No menu Listas de distribuição, prima 5 e seleccione o número da lista. Prima 4 para gravar o nome da lista. Após o sinal sonoro, grave o nome da lista. Sugestão Grave o número e o nome da lista. Durante a gravação, poderá seleccionar uma das acções seguintes, através do respectivo número: Opção Descrição 1 ou * Parar gravação. A gravação é reproduzida. Prima 1 para gravar novamente ou * para manter o nome gravado. 2 Guardar a gravação. A gravação é reproduzida. Prima 1 para gravar novamente ou * para manter o nome gravado. 27

28 Aceder às opções de configuração Eliminar uma lista de distribuição pública Deverá ser o proprietário de uma lista de distribuição pública ou possuir o privilégio de Gerir listas públicas para poder eliminar a lista. Contacte o administrador do sistema. No menu Listas de distribuição, prima 6. Introduza o número da lista (1 a 5) ou prima ## para alternar entre a introdução pelo número e a introdução pelo nome. Soletre o nome da lista de distribuição. Se forem encontradas várias listas, seleccione o número da lista. Se apenas for encontrada uma lista, prima # para eliminar a lista. Prima * para iniciar uma nova procura. Alterar a palavra-passe Para alterar a palavra-passe do correio de voz, execute os passos seguintes: Também poderá alterar a palavra-passe utilizando a interface gráfica do utilizador (GUI) do sistema Cisco Unity Express. Aceda à interface gráfica do utilizador com o Microsoft Internet Explorer (versão 5.5 ou superior) para ligar ao servidor do sistema Cisco Unity Express e inicie sessão com a ID de utilizador e a palavra-passe alfanuméricas. Contacte o administrador do sistema se não souber o endereço do servidor, a ID de utilizador ou a palavra-passe. Execute os passos descritos na secção "Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone" na página 4 para aceder ao meu principal do correio de voz. Passo 5 Prima 4 para aceder ao menu Opções de configuração. Prima 3 para aceder às suas definições pessoais. Prima 1 para alterar a palavra-passe. Introduza a nova palavra-passe. Prima # quando concluir. Passo 6 Introduza novamente a nova palavra-passe para confirmar e prima #. Alterar o nome gravado Para alterar o nome gravado, ou o nome que o identifica perante os autores da chamadas, execute os passos seguintes: Execute os passos descritos na secção "Aceder ao sistema Cisco Unity Express por telefone" na página 4 para aceder ao meu principal do correio de voz. Prima 4 para aceder ao menu Opções de configuração. Prima 3 para aceder às suas definições pessoais. 28