Melhores Juntos: economize tempo, dinheiro e garanta tranquilidade com um pacote de colaboração integrado

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1 Melhores Juntos: economize tempo, dinheiro e garanta tranquilidade com um pacote de colaboração integrado

2 Introdução 2 Sua posição como responsável de TI exige prever constantemente as necessidades tecnológicas de sua empresa e responder a elas. Isso pode fazer com que você se sinta pressionado a avaliar, compreender e eventualmente adotar as melhores tecnologias para os membros de sua equipe. Você possivelmente encontrará dois tipos de funcionários: os que estão sempre pedindo novas ferramentas e até mesmo propondo instalá-las para resolver suas necessidades específicas, e os que estão cansados e céticos em aprender mais um aplicativo ou solução nova. Apesar de ser importante entender as necessidades de todos, seus funcionários precisam ser capazes de colaborar e comunicar entre si de forma segura, onde e com quem for necessário. Eles estão diariamente compartilhando arquivos, trabalhando remotamente e compartilhando conhecimento entre departamentos, por isso, as ferramentas usadas precisam considerar estas tarefas. Soluções fragmentadas e autônomas podem causar verdadeiras dores de cabeça à sua empresa. Soluções pontuais podem apresentar uma série de problemas, incluindo o aumento de custo e complexidade, brechas de segurança, falta de conformidade e escalabilidade limitada. Sua equipe de TI será responsável pela manutenção, segurança e administração de ferramentas de vários fornecedores, o que roubará tempo precioso de programas tecnológicos essenciais. Mesmo sem ter a complexidade de gerenciar dezenas de programas independentes, a eventual sobrecarga de informações de alto nível é suficiente para deixar qualquer um estressado. Como fazemos para oferecer o melhor da colaboração moderna, ao mesmo tempo que diminuímos os desafios da complexidade? Usando uma plataforma que combine perfeitamente a maior variedade possível de recursos em uma única experiência de usuário. Alan Lepofsky, vice-presidente e analista principal da Constellation Research 1 Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc.

3 Introdução 3 A solução? Um conjunto totalmente abrangente de ferramentas de colaboração que possibilite uma produtividade mais eficaz do que com soluções pontuais fragmentadas. Quando sua equipe tem as ferramentas necessárias para o sucesso de seus projetos funcionando perfeitamente em conjunto, todos saem ganhando. Desta forma, a produtividade de seus funcionários aumenta e sua equipe de TI se sente mais confiante, com a certeza de que cada ferramenta tem o devido suporte e proteção. Um relatório da Constellation Research observa que as plataformas se superam ao fornecer um conjunto comum de atributos, que pode ser valioso tanto para o departamento de TI, quanto para os usuários finais com pouca experiência em tecnologia. 1 1 Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc.

4 Introdução 4 Usar um conjunto totalmente abrangente de ferramentas de colaboração permite economizar tempo e dinheiro e garantir maior tranquilidade. Os funcionários poderão colaborar, comunicar e compartilhar com mais facilidade, pois todas as suas ferramentas estarão em uma única plataforma, melhorando as capacidades de pesquisa e eliminando a necessidade de alternar entre vários programas. Para a implementação, sua equipe de TI só precisará lidar com um fornecedor, em vez de dezenas, resultando em muito menos pedidos de suporte geral, atualizações, treinamento e redefinição de senha. A integração do SharePoint com o Office na nuvem, o Outlook e o Exchange Online, o Yammer e o OneDrive for Business destaca-o de toda a concorrência. A Gartner descreve o SharePoint como uma ferramenta com funcionalidades poderosas de colaboração e de equipe e observa que ele é frequentemente a base de funcionalidades sociais e de colaboração.² Ao adotar uma solução de pacote com ferramentas completas de produtividade e colaboração, seus funcionários terão tudo o que precisam. Eles poderão sentir na prática como as soluções funcionam bem em conjunto, promovendo uma colaboração impecável entre todos os departamentos. Com o Microsoft Office 365, você e seus funcionários podem se sentir confiantes com um pacote que contém algumas das melhores ferramentas do mercado, como o SharePoint, que foi classificado pela Gartner, em 2015, como líder em gerenciamento de conteúdo empresarial e portais horizontais.¹ Quer saber o que mais uma solução totalmente abrangente pode fazer por você? Conheça cinco razões essenciais que farão você querer migrar para um pacote de colaboração ideal para as suas necessidades de produtividade. 1 Magic Quadrant for Horizontal Portals, 2015, Gartner ² Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2015, Gartner

5 Razão 1: Poupar tempo e aumentar a produtividade 5 RAZÃO 1 Poupar tempo e aumentar a produtividade A possibilidade de acessar informações rapidamente e se comunicar de forma integrada em praticamente qualquer lugar, usando qualquer documento ou ferramenta, permite que as equipes trabalhem com mais rapidez e inteligência. Com um pacote de produtividade, é ainda mais fácil para funcionários e departamentos trabalhando em diferentes pisos e escritórios (ou mesmo ao redor do mundo), compartilhar ideias e se manter em sincronia. Uma implantação híbrida oferece à equipe de TI a flexibilidade para armazenar conteúdo localmente e na nuvem, enquanto os usuários podem acessar o conteúdo com facilidade onde quer que eles estejam. Com sistemas de servidor híbridos como o Microsoft SharePoint, os arquivos de sua empresa podem ser armazenados e compartilhados com segurança a qualquer momento. Armazenando conteúdos no Office 365 e conectando os serviços do ambiente local do SharePoint (desenvolvidos com o Office Graph e o Delve), os funcionários podem identificar os arquivos aos quais têm acesso, localizar conexões relevantes e então compartilhar e discutir esses arquivos diretamente com as equipes no Yammer. Quando os programas estão perfeitamente interligados, não há trabalho adicional ou tempo desperdiçado.

6 Razão 1: Poupar tempo e aumentar a produtividade 6 De acordo com o IDC, os aplicativos de colaboração na nuvem permitem que funcionários de diferentes departamentos, localizações e limites organizacionais trabalhem em conjunto.¹ Essa é uma ótima notícia tanto para as equipes locais, que procuram aumentar a produtividade, quanto para os funcionários remotos, ou guerreiros da estrada, que passam mais tempo fora do que dentro do escritório. De acordo com um relatório da Forrester sobre redução de custos de soluções colaborativas, após três anos de implementação de um software de colaboração, os funcionários remotos poderão economizar cerca de uma hora por dia.² ¹ Worldwide Content Collaboration Software Forecast, , 2015, IDC ² The Total Economic Impact of Microsoft Office 365: Enterprise Customers, 2015, Forrester Research

7 Razão 1: Poupar tempo e aumentar a produtividade 7 Temos que saber lidar com as preferências na forma de trabalhar de funcionários de diferentes gerações, que esperam estar sempre móveis, conectados e produtivos, em qualquer lugar e qualquer dispositivo. Esse é exatamente o tipo de ambiente de trabalho para o qual o Office 365 foi desenvolvido. Deborah Youmans, Gerente sênior de desenvolvimento de colaboração, Booz Allen Hamilton Histórias de clientes da Microsoft: Booz Allen Hamilton

8 Razão 2: Reduzir custos e a complexidade 8 RAZÃO 2 Reduzir custos e a complexidade As ferramentas de colaboração foram feitas para nos ajudar, mas os custos de licenciamento, as taxas de serviço, os recursos de TI e o tempo de inatividade dos funcionários podem acabar se acumulando. Talvez você queira poupar tempo e dinheiro para sua empresa acrescentando mais ferramentas de produtividade para seus funcionários acessarem, sem perceber os custos ocultos. Combinar várias ferramentas de colaboração em um só pacote pode ajudar a economizar muito dinheiro. A Constellation Research observa que o uso de um conjunto de APIs de um único fornecedor para criar aplicativos que distribuem informações e funcionalidades em uma plataforma pode reduzir significativamente os custos de licença e o tempo de atualização. As plataformas oferecem um contrato único para você não ter que lidar com vários fornecedores. Geralmente isso faz com que o preço total seja bem mais baixo do que quando você agrega os serviços de várias melhores soluções isoladas. E também elimina a carga administrativa de lidar com várias atualizações. ¹ $8.8m -$3.2m $5.6m Mudar para uma solução global pode resultar em: US$ 8,8 milhões em benefícios totais US$ 3,2 milhões em custos totais US$ 5,6 milhões em valor presente líquido (VAL) De fato, a Forrester Research revelou que mudar para uma plataforma global pode trazer benefícios totais de US$ 8,8 milhões para as empresas. Em média, os custos totais chegam a US$ 3,2 milhões em três anos, o que gera um valor presente líquido (VPL) de US$ 5,6 milhões.² ¹ Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc ² O Impacto Econômico Total do Microsoft Office 365: Clientes Corporativos, 2015, Forrester Research

9 Razão 2: Reduzir custos e a complexidade 9 Nossas equipes operacionais aproveitam o SharePoint para reunir as informações em uma única visualização, em vez de ter que ficar acessando vários sistemas. Allen Chang, Gerente de inovação e tecnologia em TI da Air Canada Histórias de clientes da Microsoft: Air Canada

10 Razão 3: Garantia de segurança e conformidade avançadas 10 O custo total médio consolidado de uma violação de dados em 2015 foi de US$ 3,8 milhões, um aumento de 23% desde 2013.¹ RAZÃO 3 Garantia de segurança e conformidade avançadas Com o crescente risco de ataques aos seus dados, sua equipe de segurança provavelmente está apreensiva com a postura da sua empresa em torno da segurança da informação. E você também deveria estar. Os hackers estão mais sofisticados do que nunca, prejudicando a estabilidade financeira das empresas, sua reputação e as relações com os funcionários. Além disso, as ameaças podem vir de dentro, quando algum funcionário coloca a empresa em risco sem querer, ao clicar em links mal-intencionados ou compartilhando informações sigilosas com alguém de fora ao usar um aplicativo desprotegido.¹ Usar um pacote de ferramentas de colaboração não só é mais simples, mas também mais seguro. "Você sabe onde os dados da empresa são armazenados, quem tem acesso a eles e quais métodos de segurança e conformidade são usados para protegê-los", explica Alan Lepofksy da Constellation Research. Além disso, quando você associa várias ferramentas, as informações vão e vêm de um fornecedor para outro, em vez de serem controladas a partir de uma única fonte. ² ¹ 2015 Cost of Data Breach Study, 2015, IBM Corporation ² Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc.

11 Razão 3: Garantia de segurança e conformidade avançadas 11 Os recursos de privacidade e proteção integrados do Microsoft Office 365 estão disponíveis em todos os dispositivos para que as empresas não precisem se preocupar com a segurança. Você pode criar políticas de gerenciamento e configurações para ajudar a controlar quem tem acesso ao Microsoft Office 365 e aos seus vários programas compatíveis para dispositivos móveis. Com o Gerenciamento de Dispositivos Móveis disponível no Office 365 Enterprise, você também pode apagar informações armazenadas em qualquer dispositivo pessoal ou da empresa que tenha sido perdido ou roubado. Além disso, a Proteção Avançada contra Ameaças do Exchange Online examina todos os s que entram e saem da empresa contra ataques sofisticados, anexos perigosos e links maliciosos. A Microsoft nos acompanhou de perto para garantir que estamos trabalhando em um ambiente empresarial com o mínimo de risco. Seu foco está claramente na segurança das informações na nuvem. Michael Waters, Diretor de segurança de informações empresariais da Booz Allen Hamilton

12 Razão 4: Escale no seu próprio ritmo 12 RAZÃO 4 Escale no seu próprio ritmo Implementar uma solução de pacote pode ser desgastante. Afinal, preparar sua equipe de TI e treinar seus funcionários pode parecer uma tarefa difícil, mas o Microsoft Office 365 permite que você migre no seu próprio ritmo. Com um pacote de ferramentas disponíveis para implementar, você decide se deseja migrar seus funcionários por grupos ou por programa. Por exemplo, com o Skype for Business, é possível iniciar uma conferência de vídeo com um número ilimitado de pessoas, e ainda compartilhar arquivos usando o OneDrive for Business. A capacidade de implementar uma distribuição estável permite que sua equipe trabalhe ao seu próprio ritmo, além de proporcionar redução de custos e aumento de produtividade que ajudam a sua empresa a se adaptar a novas soluções simplificadas ao longo do tempo. Além disso, o FastTrack da Microsoft oferece aos clientes um suporte prático para incentivar a implantação e a adoção no seu próprio ritmo. No caso da Air Canada, cliente da Microsoft, não era possível distribuir imediatamente todas as soluções do pacote para seus funcionários internacionais e distribuídos por todo o mundo. Nos primeiros estágios da migração para o Office 365, a Air Canada trabalhou com o Microsoft Consulting Services para implantar o Active Directory e o Office 365 ProPlus e, depois, migrar para o Exchange Online e implantar o Skype for Business e o SharePoint Online. Em seguida, o Yammer foi distribuído para toda a empresa (a implantação começou em uma única unidade e foi se expandindo a partir daí) e os funcionários começaram a usar o OneDrive for Business. A distribuição total aconteceu nos primeiros dez meses do contrato da Air Canada. Allen Chang, Gerente de inovação em IT, reconhece que a equipe do Microsoft Consulting Services reuniu vários fornecedores terceirizados e fez com que eles trabalhassem juntos para cumprir o cronograma [de implantação]. ¹ ¹ Histórias de clientes da Microsoft: Air Canada

13 Razão 4: Escale no seu próprio ritmo 13 De aproximadamente funcionários, moveram 6 terabytes de dados para o OneDrive for Business em 8 meses. O compartilhamento de informações para estimular a inovação alcançou uma máxima histórica na Booz Allen. Joseph Atwell, Arquiteto técnico, Booz Allen Hamilton Histórias de clientes da Microsoft: Booz Allen Hamilton

14 Razão 5: Controle o back-end 14 RAZÃO 5 Controle o back-end A maior dúvida da área de TI ainda costuma ser: Isso parece ótimo, mas será que consigo gerenciar a transição e manter essa plataforma com meus recursos atuais? A resposta é: sim, você pode. Com as atualizações automáticas e a facilidade de uso, a área de TI economiza tempo quando faz a migração com um único fornecedor. Com o Microsoft Office 365 como pacote escolhido, você também tem acesso a uma equipe de especialistas que prestam auxílio em cada etapa do processo. O gerente de inovação e tecnologia de TI da Air Canada, Allen Chang, descobriu que a implementação era muito mais rápida com o Microsoft Office 365 e percebeu que, nesse ritmo, eles só conseguiriam gerenciar patches e atualizações simples. Com o Office 365, observa ele, recebemos as melhorias e podemos nos concentrar em desenvolver aplicativos que tirem proveito delas.¹

15 15 Com programas mais simples e uma interface de usuário familiar, os funcionários dependem menos da área de TI para a infraestrutura. Com os Grupos do Office 365, os funcionários podem criar seus próprios grupos e aliases para colaborar e se conectar com rapidez, sem precisar da ajuda do TI. E muita autonomia significa melhorias para os negócios como um todo. Da mesma forma, a implementação de atualizações de software na nuvem permite que a equipe de Ti se concentre em outros trabalhos que não sejam as atualizações de produtos. A Constellation Research observa que as plataformas de colaboração podem lançar novas versões de software com mais facilidade, várias vezes ao ano, ao contrário das ferramentas independentes, que lançam atualizações uma vez a cada vários anos.² Isso libera a equipe de TI para que ela priorize as operações da empresa, em vez de passar dias atualizando aplicativos. ² Why Your Organization Should Buy a Collaboration Platform Instead of Best-of-Breed Solutions, 2015, Constellation Research, Inc. A Microsoft está sempre introduzindo novos recursos e mais armazenamento. Enviávamos solicitações de recursos e parecia que elas já tinham sido atendidas quando voltávamos a usar o programa. Allen Chang Gerente de inovação e tecnologia de TI Air Canada

16 16 Sua empresa merece o melhor, e várias soluções diferentes simplesmente não proporcionam os serviços necessários quando são reunidas. Implementar um pacote de ferramentas de colaboração pode satisfazer os funcionários que estão na vanguarda da inovação e aqueles que resistem às mudanças, enquanto mantém as solicitações ao departamento de TI sob controle. Com uma única infraestrutura que poupa tempo e dinheiro da sua empresa e garante maior tranquilidade para seus funcionários, o pacote de ferramentas do Microsoft Office 365 é a solução simples que ajuda sua equipe a colaborar com facilidade. Comunique e compartilhe arquivos pelo Yammer e pelo OneDrive for Business, crie um repositório de gerenciamento de conteúdo com o SharePoint, configure reuniões online com o Skype for Business, envie e receba s seguros pelo Outlook e pelo Exchange. Quer saber o que o Office 365 pode fazer pela sua empresa? Faça o tour guiado ainda hoje e explore o que há de mais novo na experiência e nos recursos dos produtos, incluindo os principais recursos de colaboração do pacote.