Unidade III COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

Transcrição

1 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Unidade III 3 OS NÍVEIS DE FALA E A COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL A língua é um código que permite uma diversidade de usos, e nós, falantes, adotamos o mais adequado às exigências situacionais da comunicação, a que chamamos de variações lingüísticas. Essas variações são decorrentes de vários fatores, entre os quais: As variações observadas na utilização da língua, individual ou social, são denominadas de variações lingüísticas. Fatores regionais (variações regionais = regionalismos): o português falado no Sul do país difere do falado no Norte. O regionalismo está circunscrito a regiões geográficas, isto é, é típico de cada região. Ex.: A la pucha, tchê! O índio está mais por fora do que cusco em procissão o negócio hoje é a tal de comunicação, seu guasca! Fatores culturais (ou sociológicos): o grau de escolarização e a formação cultural do indivíduo são também fatores que 1 determinam usos diferentes da língua. Uma pessoa culta, estudada, como dizem, utiliza a língua de maneira diferente da pessoa inculta ou com baixo grau de escolarização. Esses fatores também estão ligados à idade, sexo e profissão. Ex.: a) O senhô vai armoçá gorinha memo? Eu ponhei a chave bem dibaxo do tapetinho. Despois nóis vorta; b) Vós poderíeis dizer-me que estou equivocado. Entretanto, saberíeis dizer exatamente em que aspecto? 23

2 Unidade III Fatores contextuais (variações situacionais): dependendo do ambiente, assunto, ouvinte, relação entre os falantes, entre outros, o falante altera o registro de sua fala de acordo com a situação em que se encontra. Ex.: Cara, eu conheço ele desdos tempos do colégio! A gente vai almuçá sempre junto. Você já tinha visto ele? Na fala das pessoas, encontramos o reflexo desses fatores e isso gera os diferentes níveis de fala (ou de linguagem), que podem ser classificados em: Nível formal (culto): em que são obedecidas as regras prescritas pela gramática normativa. É próprio de discursos acadêmicos e trabalhos científicos. Também o encontramos na língua escrita, em textos literários e didáticos, cartas, documentos oficiais, entre outros; Os níveis de fala são gerados por influências geográficas, sociológicas ou contextuais. 1 Nível informal (coloquial ou popular): oposto ao formal, não segue estritamente a norma gramatical, apresentando gírias e formas contraídas. É a linguagem familiar ou espontânea, usada no dia-a-dia em bilhetes, cartas, diários íntimos, nas conversas com amigos, entre outros, e é o que a maioria das pessoas utiliza no cotidiano Alguns autores ainda fazem uma outra divisão, criando o nível: Técnico ou profissional: trata-se do jargão, ou seja, da linguagem específica de alguns grupos profissionais, como: economistas, advogados, analistas de sistemas, médicos, entre outros. da Norma vulgar: fala de quem tem instrução rudimentar. É bom observar que um nível não é melhor que o outro, ou seja, o formal não significa melhor que o informal. O importante é utilizar o nível adequado ao momento da comunicação. O ideal é que todo falante domine todos os níveis de linguagem, para empregá-los de acordo com as exigências do contexto. Veja que a mesma mensagem pode ser transmitida, usando-se diferentes Na comunicação empresarial, devese cuidar da qualidade: os textos devem ser claros, corretos gramaticalmente, objetivos, concisos, entre outros. Prioriza-se a norma culta ou o nível formal. 24

3 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL 1 níveis de linguagem: Que odor desagradável! ; Que mau cheiro! ; Que fedor! ; Que catinga!. O nível das comunicações empresarias deve ser o da norma culta, pois é o único nível que dá total segurança de entendimento com clareza quando, evidentemente, bem redigido ou falado. É o nível das comunicações oficiais, dos textos jurídicos, dos estudos em geral. (NADÓLSKIS, 03, p.78) 3.1 A comunicação escrita no cotidiano da empresa: tipos e modelos de redação Todo profissional que trabalha, necessita, em algum momento, utilizar-se da comunicação escrita, cujos principais objetivos são, segundo PIMENTA: obter e fornecer informação; promover uma ação específica; promover, manter ou encerrar relacionamentos comerciais; Antes de escrever (PIMENTA, p. 12): 2 pense: a) em seus objetivos: persuadir alguém a comprar produtos ou serviços? Sondar preços ou condições de pagamento? Desculpar-se por atrasos ou defeitos? Responder a alguma questão de um cliente?; b) no destinatário (público) de sua mensagem. A função e as características do destinatário determinam a escolha do veículo. consulte as correspondências anteriores, os relatórios financeiros e/ou documentação relacionada com o assunto da 2

4 Unidade III comunicação; para recuperar o que já foi discutido e realizado; assim, evitam-se repetições e otimiza-se o processo; analise, conjuntamente, seus objetivos, o destinatário e o tipo de veículo mais adequado. Na empresa, dependendo do objetivo, haverá uma correspondência adequada à situação Veículos da redação administrativa (PIMENTA, p. 13) Dentro da empresa, para cada necessidade, objetivo ou situação, há um veículo de comunicação adequado. As redações administrativas mais comuns são: Carta: correspondência utilizada para: informar aprovação em concurso; tratar de assuntos gerais com variadas instituições; solicitar ou agradecer colaboração; justificar atos ou atitudes; homenagear, censurar, advertir, entre outros. Componentes: cabeçalho, data, destinatário, assunto, vocativo, contexto, fecho, nome, cargo e assinatura (do emitente) e anexo (opcional). Circular: correspondência, produzida em várias vias, tratando de interesse amplo e dirigida a multidestinatários. Cada via deve ser assinada ou autenticada, para ter um caráter original. Seu conteúdo, em geral, é composto por orientações e recomendações. Componentes: cabeçalho, data, vocativo, contexto, fecho, nome, cargo e assinatura (do emitente). Memorando: correspondência interna para comunicações breves e menos solenes: avisos, consultas, entre outros. Componentes: cabeçalho, número de ordem, data, vocativo, assunto, contexto, fecho, nome, cargo e assinatura (do emitente). Relatório: Documento que contém informações, fatos, estatísticas ou recomendações coletadas por uma pessoa 26

5 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL 1 ou grupo, com o objetivo de melhorar processos ou serviços. Descreve fatos, registra observações, pesquisas, investigações, fatos ou historia a execução de serviços ou experiências. Há uma variação bastante útil que é o relatório de reunião. Os relatórios são escritos por várias razões e de várias formas. No entanto, é necessário, sempre, cuidar da organização, precisão, clareza, veracidade e boa apresentação das informações. Em geral, utilizam-se gráficos, tabelas, diagramas e estatísticas. Componentes: título, relator(es), introdução, referências, quem requisitou, objetivos, entre outros, período, procedimento para coleta de dados, corpo do relatório, informações propriamente ditas, conclusões, deliberações (quando for um relatório de reunião) e recomendações (se cabíveis). Tipos de relatório: O relatório pode ser: individual ou coletivo; simples ou complexo; parcial ou completo; periódico ou eventual; técnico, científico, administrativo, de estágio, visita, cursos realizados, apreciação sobre um tema, entre outros. Nas empresas, os veículos de comunicação mais utilizados são: Carta; Circular; Memorando; Relatório; Ata Seja qual for o tipo de relatório, ele deverá ser redigido em linguagem simples, correta, objetiva, concisa, denotativa e sem construções rebuscadas, pois, o mais importante, é que ele seja claro e objetivo, sem rodeios, porém contendo todas as informações importantes para a análise por parte do leitor. Requerimento: documento que serve para fazer solicitações a uma autoridade. Também chamado de petição. Componentes: vocativo, contexto, fecho, data e assinatura. Procuração: documento pelo qual uma pessoa confere poderes legais a outra, para tratar de negócios, ou agir em seu nome. Ofício: comunicação oficial expedida por autoridades da administração ou dirigida a particulares. Componentes: número do expediente e sigla do órgão ou departamento que o expede, local e data, vocativo, contexto, fecho, assinatura, nome e cargo do emitente. 27

6 Unidade III Notificação: documento por meio do qual se informa o destinatário, pessoa física ou jurídica, sobre procedimentos a serem tomados pelo interessado, ou medidas que serão tomadas pelo remetente. Componentes: cabeçalho, a expressão Notificação, contexto, data, assinatura, nome e cargo do emitente. Para a comunicação interna, o veículo que tem sido mais utilizado, são os s. Ata: documento de registro do desenvolvimento de uma reunião, assembléia ou sessão. Deve ser escrita com clareza, resumidamente. Os numerais (datas, entre outros) devem ser grafados por extenso. Boletim: texto produzido para informação interna ou externa. Em geral, é composto de resultados de pesquisa ou resumo de algum evento importante. 1 Manual: texto didático, para ser utilizado por várias pessoas, que apresenta informações e orientações em linguagem técnica. Jornal, revista: Devem seguir o mesmo formato, linguagem e qualidade técnica dos jornais e revistas em circulação, tratando de assuntos de interesse interno e externo à empresa. Os componentes dos três últimos tipos de veículos não são fixos, pois dependem também dos objetivos de seus realizadores e do público destinatário. 2 E mail ou correio eletrônico: é um recurso que possibilita a troca de mensagens e arquivos digitais de forma rápida e versátil por meio da Internet. Um dos meios que tem substituído algumas formas tradicionais de comunicação, intensamente usado nas empresas. 28

7 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL 3.3 Vantagens e desvantagens da comunicação verbal e não-verbal nas empresas Alguns psicólogos têm feito estudos e constatado que importa mais o que fazemos ou o que deixamos de fazer, enquanto falamos, do que o conteúdo de nossa mensagem. A leitura do não-verbal complementa a compreensão da comunicação verbal, muitas vezes. Com isso, vemos que o sucesso da nossa comunicação não depende só da habilidade com que usamos as palavras. Tudo que envolve o processo da comunicação é importante: o que falar ou escrever e como o fazemos. 1 O ser humano faz uso de muitos signos universais da comunicação. A palavra é fundamental, mas apenas um desses signos. Existem outras importantes formas, como os gestos, os movimentos com a cabeça, a expressão dos olhos e da face, a postura, a aparência e outros símbolos. A comunicação nãoverbal, muitas vezes, tem a solução do que queremos realmente falar, seja oralmente, seja verbalmente. Tanto a comunicação verbal quanto a não-verbal têm a sua importância; basta saber usá-las adequadamente. O sucesso da comunicação não depende apenas do conteúdo e da habilidade como usamos as palavras. Vejamos os meios de comunicação utilizados pelas empresas e observaremos que o casamento entre a comunicação verbal e a não-verbal é que possibilitará o sucesso da comunicação empresarial Meios de comunicação: a) Verbal / Oral: Telefone; Reuniões, palestras, debates, seminários, conferências, convenções e cursos; Encontros; Bate-papos; Reuniões sociais; Conversas com clientes, superiores e subordinados; Existem diversos meios de comunicação: Verbal / Oral; Verbal / Escrito; Não-verbal. 29

8 Unidade III 1 Entrevista para emprego. b) Verbal / Escrito: s; Memorandos (de / para); Bilhetes, lembretes; Avisos internos; Declaração de missão, visão e valores; Manual interno; Portarias (Governo); Cartas / ofícios / memo; Avisos e placas; Jornal interno. c) Não-verbal: Gestual, comportamental, olhar, expressões faciais, riso e sorriso, aparência, postura, distância, pontualidade, velocidade da fala, dicção, entonação de voz e ênfase; Avisos sonoros, campainhas; Cartão de ponto; Comunicação visual; Telefone muito baixo ou muito alto; Uniformes, vestuário; Toque; Orientação e proximidade; Paralinguagem. Referência NADÓLSKIS, Hêndricas. Comunicação Redacional Atualizada. São Paulo: Saraiva, 03. Muitas vezes, será a comunicação não-verbal que terá a solução do que queremos realmente falar. 30

9 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL 3.4 Anexos Modelo de Memorando Sintético: Modelo de CI: 31

10 Unidade III Modelo de Requerimento: 32

11 COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL Modelo de Carta: 33

12 Unidade III Modelo de Ata: Aos oito dias do mês de maio de dois mil e quatro, às oito horas, na sala de reuniões da Escola Estadual de Primeiro Grau, situada na Avenida, sem número, em Porto Alegre, Rio Grande do Sul, realizou-se uma reunião de professores sob a presidência da Professora, Diretora do Colégio, para tratar de assuntos relativos ao Sistema de Avaliação. Estiveram presentes os Professores e do Departamento de ensino da Faculdade de da Universidade, além de professores e técnicos da Escola. Aberta a sessão, usou de palavra a Diretora da Escola, apresentando os palestrantes e o tema que seria tratado. Expostos e debatidos aspectos fundamentais do assunto abordado, concluiu-se pela realização de nova reunião, a efetivar-se no dia vinte e sete do mês em curso, quando serão planejados e elaborados instrumentos de avaliação a serem utilizados até o final do semestre. Nada mais havendo a tratar, foi encerrada a reunião, e eu,, lavrei a presente Ata, que, após lida e aprovada, será por mim assinada, pelas autoridades e pelos demais presentes. Porto Alegre, oito de maio de dois mil e quatro. (Assinaturas) Modelo de Circular: PREFEITURA MUNICIPAL DE 2 CIRCULAR Nº 001/0 Informo aos diversos setores da Secretaria Municipal de Finanças que todo e qualquer tipo de pagamento de taxas e tributos municipais, assim como outros recolhimentos, deve ser realizado exclusivamente junto ao Caixa da Tesouraria. Esclareço, outrossim, que permanece inalterado o sistema de recolhimento à rede bancária. Prefeitura Municipal de, de de. FULANO DE TAL, PREFEITO. 34